ly thuyet

Cách tạo hoặc chuyển đổi giữa các loại địa chỉ Cách 1: Nhập trực tiếp bằng cách gõ vào bàn phím dấu $ vào trước tên cột hoặc số dòng mà bạn muốn cố định, cách này có khuyết điểm là dễ g

MỤC LỤC

Bài 1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 2

Bài 2 NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 4

I.CÁC LOẠI DỮ LIỆU 4

Dạng thức chọn 5

II.NHẬP DỮ LIỆU 5

Giá trị ban đầu 6

Giá trị ban đầu 6

Giá trị ban đầu 6

Giá trị ban đầu 6

III.ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 7

IV.SẮP XẾP DỮ LIỆU 9

PHẦN 3

MICROSOFT EXCEL 2003

Bài 1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1 Tập tin bảng tính (Workbook)

Một bảng tính chính là một tập tin tài liệu của Excel, có phần mở rộng là xls

Một bảng tính tối đa 255 trang bảng tính (Worksheet) riêng biệt

Tập tin bảng tính là tập hợp các bảng tính như: dữ liệu, đồ thị, macro…có liên quan với nhau

Excel không giới hạn số tập bảng tính được mở cùng 1 lúc, điều này chỉ phụ thuộc vào bộ nhớ của máy tính

2 Trang bảng tính (Worksheet)

Mỗi trang là 1 bảng được phân chia thành nhiều cột và nhiều hàng, lập thành các đơn vị dùng để tính toán gọi là ô (cell) có 16.777.216 ô (256Cột x 65.536Hàng) dùng để chứa dữ liệu một cách độc lập, thực hiện các yêu cầu về tính toán, tạo biểu mẫu, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu

Mỗi bảng tính được Excel gán sẵn một tên là Sheet# (# là số thứ tự) và người sử dụng có thể tự đặt

lại tên khác

3 Cột (Column)

Cột là tập hợp tất cả các ô theo chiều dọc

Bề rộng mặc nhiên của 1 cột là 9 ký tự

Khi bề rộng của 1 cột bằng 0, bạn sẽ không nhìn thấy cột cũng như tiêu đề cột Khi ấy cột bị che dấu (Hidden)

Trong một bảng tính có thể có tối đa 256 cột Mỗi cột được ký hiệu bằng 1 hoặc 2 chữ cái ghép lại

(gọi là tên cột) VD: A-> Z, AA->AZ, BA->BZ, ……., IA->IV

4 Dòng (Row)

Dòng là tập hợp các ô theo chiều ngang bảng tính

Chiều cao của dòng phụ thuộc vào kích thước của Font chữ đã chọn

Tương tự như cột, khi chiều cao của một dòng bằng 0 bạn sẽ không nhìn thấy dòng này Khi ấy dòng

bị che dấu (Hidden)

5 Ô (Cell)

Ô là giao của dòng và cột

6 Địa chỉ ô

a Địa chỉ tương đối

Ký hiệu: <tên cột><số dòng>, VD: A1

Đây là loại địa chỉ có thể thay đổi Nếu trong công thức có chứa địa chỉ tương đối, khi thực hiện lệnh sao chép công thức đến vị trí mới, Excel sẽ thay đổi cho phù hợp Chẳng hạn, cho bảng điểm sau:

Ở ô D2 bạn lập công thức cho cột Điểm TB: (B2+C2)/2, nếu muốn dùng công thức này chung cho các ô còn lại trong cột Điểm TB (bằng cách sao chép công thức), các ô tiếp theo sẽ là (B3+C3)/2,

(B4+C4)/2…

b Địa chỉ tuyệt đối

Ký hiệu: $A$1

Đây là loại địa chỉ không thay đổi trong bất kỳ tình huống nào Nếu trong công thức có chứa địa chỉ tuyệt đối, khi thực hiện lệnh sao chép công thức đến vị trí mới, Excel sẽ không làm thay đổi địa chỉ này

VD: Để tính số liệu cho cột Đổi ra VND, tại ô B5 bạn lập công thức A5*$A$2 và phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối vì muốn rằng khi sao chép xuống ô B6 thì công thức phải là A6*$A$2

c Địa chỉ hỗn hợp

Ký hiệu: $A1 (cột là tuyệt đối, dòng là tương đối), hoặc A$1 (cột là tương đối, dòng là tuyệt đối) Đây là địa chỉ kết hợp của hai loại địa chỉ trên Nếu trong công thức có chứa địa chỉ hỗn hợp, khi thực hiện lệnh sao chép công thức đến vị trí mới, Excel sẽ giữ nguyên phần tuyệt đối, chỉ làm thay đổi phần tương đối

VD: Để tính số liệu cho ô D2, bạn lập công thức B2-A2, tuy nhiên công thức này khi sao chép sang ô E2 sẽ là C2-B2 (Sai!), do đó tại ô D2 bạn phải sử dụng địa chỉ hỗn hợp là B2-$A2

d Cách tạo hoặc chuyển đổi giữa các loại địa chỉ

Cách 1: Nhập trực tiếp bằng cách gõ vào bàn phím dấu $ vào trước tên cột hoặc số dòng mà bạn muốn

cố định, cách này có khuyết điểm là dễ gây lỗi trong công thức khi bạn đang làm việc với Font chữ tiếng Việt VNI Chẳng hạn, gõ $A4 sẽ trở thành $E4

Cách 2: Di chuyển điểm chèn về vị trí sát với địa chỉ muốn đổi thành địa chỉ tuyệt đối, sau đó nhấn

phím F4 cho đến khi được địa chỉ như ý muốn (từng bước nhấn phím F4)

A1 -> $A$1 -> A$1 -> $A1 -> A1

7 Vùng (Range)

a Địa chỉ vùng

Vùng là tập hợp gồm những ô kế cận nhau và được xác định bởi địa chỉ của ô đầu tiên (ở góc trên _ trái) và địa chỉ của ô cuối cùng (ở góc dưới _ phải) của vùng đó Địa chỉ của 1 vùng gồm địa chỉ của ô

đầu và địa chỉ của ô đầu và địa chỉ của ô cuối cách nhau dấu hai chấm ( : ), chẳng hạn vùng A1:C2 là

phạm vi gồm các ô A1, A2, B1, B2, C1, C2 Bạn có thể đặt tên cho một vùng và sử dụng tên này như là một địa chỉ (địa chỉ tuyệt đối) Vùng có thể là một ô hoặc một nhóm ô hay toàn bộ bảng tính Trong Excel, bạn có thể lựa chọn và làm việc với nhiều vùng khác nhau cùng một lúc

b Đặt tên cho vùng: theo các bước sau:

Xác định phạm vi ô muốn đặt tên

Nhấp chuột tại nút địa chỉ ô

Nhập vào tên muốn đặt

Enter

c Xóa tên vùng

Menu Insert/Name/Define

Chọn tên vùng muốn xóa, nhấn nút Delete

Nhấn nút OK.

Bài 2 NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

I CÁC LOẠI DỮ LIỆU

1 Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) : Là dữ liệu chứa chữ cái, chữ số và các kí hiệu khác

Ví dụ: Tổng cộng , Quí 1, 0001

- Có thể thực hiện một số phép toán đặc biệt dành cho dữ liệu kiểu chuỗi như: so sánh, ghép 2 chuỗi kí tự với nhau…

- Mặc nhiên, dữ liệu kiểu chuỗi được canh sát lề bên trái của ô

 Dạng thức thể hiện: Phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi trong ô.

+ Nếu độ dài của chuỗi nhỏ hơn hoặc bằng độ rộng của cộtâ: nội dung của chuỗi sẽ được hiển thị đầy đủ

+ Ngược lại thì có 2 trường hợp xảy ra:

• Nếu ô kế bên phải của ô đang nhập còn trống chưa có dữ liệu thì chuỗi sẽ được hiển thị lấn qua

• Nếu ô kế bên phải của ô đang nhập đã có chứa dữ liệu thì chuỗi chỉ được hiển thị 1 phần đến lề phải của ô Để nhìn được đầy đủ chuỗi trong ô ta thay đổi độ rộng của cột chứa ô đó

Cách thay đổi độ rộng cột:

 Chọn lệnh trong menu Format/ Column/ Width, nhập độ rộng vào hộp thoại

 Chọn lệnh Format/ Column/ Autofit Selection: tự động dãn cột vừa khít

 Đặt chuột tại cạnh bên phải của tiêu đề cột chứa ô đang có dữ liệu bị che khuất và nhấp đúp chuột để dãn cột vừa khít với ô có nội dung dài nhất trong cột đó

 Đặt chuột tại cạnh bên phải của tiêu đề cột chứa ô đang có dữ liệu bị che khuất (khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai đầu ↔) nhấn và giữ nút trái chuột, kéo chuột theo chiều từ trái sang phải để tăng/ giảm độ rộng cột tùy ý

2 Dữ liệu kiểu số: là dãy gồm các số từ 0, 1, …, 9; các dấu (+), (-) ở phía trước dãy số chỉ số

dương hoặc số âm; dãy số được đặt trong cặp dấu ( ) ngầm hiểu là số âm; dấu % dùng để chỉ phần trăm; dạng số khoa học có kí tự E

Ví dụ: 1500; +38; -162; (162); 100%

- Có thể thực hiện các phép tính số học và đại số

- Mặc nhiên, dữ liệu kiểu số được canh sát lề bên phải của ô

 Dạng thức thể hiện: Phụ thuộc vào chiều dài của dãy số trong ô

 Nếu dãy số nhỏ hơn bề rộng của ô, thì dãy số được hiển thị đầy đủ trong ô

 Ngược lại, dãy số được tự động chuyển sang dạng số khoa học (AE±B), hoặc độ rộng cột quá nhỏ thì

ta sẽ chỉ thấy các kí hiệu ### trong ô

Ví dụ: số khoa học

5.2E+09 = 5.2*109 (= 5,200,000,000)

1.5E-02=1.5*10-2 (= 0.015)

 Ghi chú:

♦ Để thể hiện đầy đủ giá trị của số trong ô (làm mất dạng ### hay dạng số khoa học) ta chỉ cần thay đổi độ rộng cột

♦ Khi nhập số không cần nhập các dấu phân cách hàng ngàn, hàng triệu, hàng tỉ chỉ cần định dạng lại kiểu dữ liệu là số, nhưng dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân thì phải nhập

♦ Nếu nhập dữ liệu kiểu số không hợp lệ thì Excel sẽ hiểu là kiểu Text

♦ Khi nhập dữ liệu kiểu số, nên sử dụng vùng bàn phím số bên phải của bàn phím

3 Dữ liệu kiểu Ngày/ Giơ :ø đây làkiểu dữ liệu số đặc biệt nên mặc định cũng được căn lề bên

phải ô

- Dữ liệu ngày tháng được chuyển đổi từ các số nguyên Chương trình quy định ngày 1/1/1900 là số 1 và cứ mỗi ngày số này tăng thêm 1 đơn vị

- Có thể trình bày dữ liệu ngày tháng theo nhiều dạng khác nhau Tương tự như trong Control Panel/

Regional Options

 Dạng thức thể hiện: dùng 1 trong 2 dấu “ / “ hoặc dấu “ – “ để làm dấu phân cách giữa Ngày,

Tháng, và Năm

Dạng thức chọn Dạng thức thể hiện

4 Dữ liệu dạng công thức và các toán tử

 Qui tắc nhập:

Dữ liệu dạng công thức luôn được bắt đầu bởi dấu bằng (=), sau đó là các thành phần của công

thức

Thành phần của công thức bao gồm các toán tử sau: +, -, *, /, ^, %, (), các hằng số (Constant), địa chỉ ô hay tên vùng, các toán tử so sánh như: <, <=, >, >=, <>, =, các hàm, toán tử nối chuỗi (dấu &) Độ ưu tiên của các toán tử tính toán xếp theo thứ tự như sau: cao nhất là dấu (), rồi đến ^ (luỹ thừa), *, /, +, -

Toán tử nối chuỗi (&) được dùng để ghép nối chuỗi với chuỗi, chuỗi với số, số với số.

VD: “Microsoft” & “ “ & “Excel” -> “Microsoft Excel”

45&12 -> 4512

Toán tử so sánh trả về kết quả TRUE hoặc FALSE

 Ghi chú: Khi trong các địa chỉ ghi công thức có chứa dữ liệu kiểu Text thì trong nhiều trường

hợp Excel sẽ báo lỗi #Value! (Nghĩa là không tính được hoặc không có giá trị).

II NHẬP DỮ LIỆU

1 Nhập dữ liệu cho 1 ô

- Di chuyển vệt sáng đến ô cần nhập liệu, gõ dữ liệu theo đúng quy ước

- Để kết thúc việc nhập dữ liệu cho 1 ô, thực hiện 1 trong các cách sau:

o Nhấn phím Enter: dữ liệu được ghi vào ô, vệt sáng di chuyển đến ô kế bên dưới

o Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter hoặc nhắp chuột vào nút Enter trên thanh công thức: dữ liệu được ghi vào ô, vệt sáng đứng yên tại chỗ

o Nhắp chuột vào ô bất kỳ

o Dùng các phím mũi tên để di chuyển vệt sáng đi chỗ khác

 Ghi chú:

- Nếu muốn huỷ bỏ việc nhập liệu đang thực hiện, nhấn phím ESC hoặc nhắp chuột lên nút Cancel trên thanh công thức

- Độ dài tối đa của 1 chuỗi dữ liệu kiểu Text trong 1 ô là 32.000 ký tự Nếu dữ liệu là kiểu công thức thì độ dài tối đa là 1024 ký tự

- Khi nhập dữ liệu vào ô đã có chứa dữ liệu, dữ liệu mới sẽ ghi đè lên dữ liệu cũ

2 Nhập dữ liệu cho nhiều ô

- Đánh dấu chọn những ô sẽ chứa cùng một dữ liệu

- Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên theo đúng quy ước

- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, nhấn tổ hợp phím CTRL + ENTER

3 Nhập dữ liệu có tính tăng - giảm dần

 Điền nhanh một dãy dữ liệu số, ngày vào khối ô

- Nhập giá trị đầu tiên của dãy vào ô đầu tiên của khối

- Nhập giá trị thứ hai của dãy vào ô kế tiếp

- Hiệu của 2 giá trị trên là bước nhảy của dãy (nếu dương: dãy tăng, nếu âm: dãy giảm)

- Đánh dấu 2 ô này, giữ chuột trên dấu hình vuông nhỏ ở góc phải dưới khối (chuột có dạng dấu +) kéo đến ô cần điền dữ liệu tới

Ngoài ra, có thể điền dữ liệu vào khối ô hàng hay cột bằng lệnh đơn:

- Nhập giá trị đầu tiên của dãy vào ô đầu tiên của khối

- Chọn phạm vi khối ô hàng hay cột cần điền dữ liệu

- Chọn Edit/ Fill/ Series

Sau đây là các giá trị mà Excel có thể tự động điền :

 Đối với dữ liệu kiểu Date

Giá trị ban đầu Các giá trị mở rộng của dãy

 Đối với trường AutoFill

Giá trị ban đầu Các giá trị mở rộng của dãy

 Đối với các dãy tuyến tính và nhân (Linear and Growth series)

Giá trị ban đầu Dãy tuyến tính mở rộng

Giá trị ban đầu Dãy nhân mở rộng

Trong quá trình thiết lập bảng tính đôi khi có một dãy giá trị nào đó mà bạn sử dụng nhiều lần, thay vì phải thực hiện sao chép hay nhập lại nó, bạn chỉ cần định nghĩa những giá trị cần nhập là 1 dãy để sau

này khi muốn nhập lại, chỉ cần nhập 1 giá trị của dãy và dùng chức năng điền vào khối ô bạn chọn Để tạo mới dãy:

- Nhập trước các giá trị của dãy trong bảng tính hay là sẽ khai báo trong cửa sổ khai báo danh sách của dãy

- Vào menu Tools/ Options, nhắp chọn tab Custum Lists

- Nếu đã đưa dãy giá trị vào bảng tính, bạn khai báo phạm vi ô chứa các giá trị của dãy cần định nghĩa trong khung Import List From Cells và nhắp nút chọn Import

- Nếu giá trị mới chưa nhập trong bảng tính, chúng ta có thể tạo bằng cách: chọn New List trong khung Custom Lists, nhập giá trị cho dãy trong khung List Entries, mỗi giá trị của dãy nằm trên mỗi hàng khác nhau Cuối cùng bằng cách nhắp nút Add (trong hộp thoại bên trên có khai báo dãy mới: Thu hai, Thu ba, Thu tu, Thu nam, Thu sau, Thu bay, Chu nhat)

III ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

1 Chọn, sao chép, di chuyển, xóa

CHỌN:

- Ô đơn (ô hiện hành):

C1: dùng chuột nhắp trực tiếp lên ô cần chọn

C2: dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cần chọn

- Khối ô kề nhau (phạm vi ô)

C1: chọn ô đầu tiên của khối, dùng chuột nhấn và kéo chuột đến ô cuối cùng của khối cần chọn, nhả chuột

C2: di chuyển đến ô đầu tiên của khối chọn, nhấn và giữ phím Shift đồng thời dùng các phím mũi

tên di chuyển đến ô cuối cùng của khối

Lưu ý: khi khai báo phại vi ô trong công thức phải khai báo địa chỉ ô ở góc trái trên của khối và địc chỉô ở góc phải dưới của phạm vi khối, ngăn cách 2 ô địa chỉ là dấu ‘:’ Ví dụ: B3:D4

C3: đánh dấu khối chọn toàn bộ bảng tính: nhắp trên ô giao giữa 2 thanh tiêu đề cột và dòng để chọn

toàn bộ (hoặc Ctrl + A hoặc Ctrl + Shift + Spacebar)

- Các khối không kề khau: chọn ô hay khối thứ nhất, giữ phím Ctrl và chọn ô hay khối khác

- Chọn toàn bộ 1 cột hoặc 1 hàng: dùng chuột nhắp trực tiếp lên thanh tiêu đề hàng hay cột muốn chọn (Có thể chọn nhiều hàng hay nhiều cột, ngoài ra có thể chọn bằng bàn phím như sau: chọn

ô bất kỳ nằm trên hành hay cột cần chọn, ấn Shift + Spacebar để chọn hàng, Ctrl + Spacebar để

chọn cột)

SAO CHÉP DỮ LIỆU ĐẾN CÁC Ô KỀ NHAU TRÊN CÙNG HÀNG HOẶC CỘT

- Chọn ô chứa dữ liệu cần sao chép

- Đặt chuột tại ô vuông nằm ở góc phải dưới của ô này, khi này chuột có dạng dấu +, kéo chuột đến ô cần sao chép đến, nhả chuột

Lưu ý:

o Nếu dữ liệu có kiểu nhãn nhưng có ký tự số ở cuối ô thì khi sao chép các ký tự số trong nhãn tự động tăng lên

o Nếu dữ liệu có kiểu số, khi sao chép đến những ô kế tiếp mà không muốn tự động tăng lêrn

thì khi kéo trên dấu hình vuông phải giữ thêm phím Ctrl.

DI CHUYỂN HOẶC SAO CHÉP DỮ LIỆU:

- Chọn ô, hoặc khối ô cần sao chép

- Menu Edit/ Cut để di chuyển

- Menu Edit/ Copy để sao chép

- Xác định ô đích, chọn menu Edit/ Paste để dán dữ liệu vào

XÓA:

C1: Chọn ô có dữ liệu cần xoá, nhấn phím Delete (hoặc nhắp phải chuột chọn Clear Contents)

C2: Chọn ô có dữ lêịu cần xoá, chọn menu Edit/ Clear…, sẽ có 4 trường hợp để chọn lựa:

All : xoá toàn bộ gồm định dạng, dữ liệu, chú thích

Formats : chỉ xó định dạng của ô

Content : chỉ xoá phần dữ liệu trong ô

Comments : chỉ xoá phần chú thích của ô

2 Xử lý ô, cột, dòng

a Chèn thêm ô, cột, dòng: (Tương tự như xử lý đối với Table trong Word2000)

( Chèn thêm ô:

Thao tác: chọn ô hoặc các ô muốn chèn thêm các ô trống vào phía trên hay bên trái (chọn bao nhiêu ô sẽ chèn thêm bấy nhiêu ô)

- Chọn lệnh Insert/ Cells…

( Chèn thêm cột/ dòng:

b Xóa ô, cột, dòng: (Tương tự như xử lý đối với Table trong Word2000)

3 Chọn Font

- Chúng ta có thể xác định Font hoặc kích cỡ Font, màu chữ bằng các nút lệnh trên thanh công cụ

Formatting Hoặc dùng lệnh Format/ Cells

o Chọn tab Font

o Chọn Font trong khung FontStyle

o Chọn kích cỡ chữ trong khung Size

o Chọn màu chữ trong khung Color

o Chọn lại Font chữ mặc nhiên đánh dấu Normal Font

o Chọn kiểu gạch dưới chữ trong khung Underline

o Ngoài ra còn có thể quy định các hiệu ứng khác

4 Kẻ khung, tô nền

a Kẻ khung: chọn ô hoặc khối dữ liệu cần kẻ khung viền

C1: Nhắp vào nút Border trên thanh công cụ, chọn các thành phần tuỳ chọn

C2: chọn lệnh Format/Cells, chọn tab Border

- Outline : chỉ đóng khung các cạnh ngoài của khối chọn

- Inside : đóng khung cả những cạnh bên trong lẫn bên ngoài khối

b Tô nền

C1: chọn nút FillColor trên thanh công cụ

C2: chọn lệnh Format/ Cells, chọn tab Patterns

5 Sử dụng Style

Style là tập hợp nhiều thành phần liên quan đến

dạng thức như Font, Size, dạng thể hiện số, Border…

và được đặt 1 tên riêng Chúng ta có thể sử dụng các

Style có sẵn của Excel hoặc tạo thêm các Style theo

ý muốn

Thao tác tạo mới Style:

- Dùng lệnh Format/ Style…xuất hiện hộp thoại

Style

o Style name: đặt tên cho Style mới

o Style includes: chứa các dạng thức có thể tạo 1 style

o Modify: mô tả các dạng thức ,ới chủa Style

o Add: thêm style đang mô tả vào danh sách

6 Định dạng có điều kiện

- Chọn khối ô cần định dạng

- Chọn lệnh Format/ Conditional Formatting…

- Để sử dụng các giá trị định dạng trong khối ô chọn làm tiêu chuẩn định dạng, chọn Cell Value Is trong Condition 1 và chọn kiểu so sánh, sau đó xác định các giá trị (công thức bắt đầu bằng dấu =) trong các hộp khai báo tương ứng

- Để đánh giá dữ liệu hoặc xác định các điều kiện khác với giá trị trong khối ô chọn, ta chọn Formular

Is nằm trong Condition 1 làm tiêu chuẩn định dạng và khai báo công thức tron ghộp bên phải

- Nhắp nút Format và chọn các định dạng cần quy định cho các ô thoả điều kiện tiêu chuẩn

- Để khai báo điều kiện cho các định dạng khác Nhắp nút Add và thực hiện các bước như trên Có thể xác định đến 3 điều kiện định dạng

IV SẮP XẾP DỮ LIỆU

1 Sắp xếp dữ liệu trong danh sách theo nội dung của 1 cột

- Chọn ô bất kỳ tại cột cần sắp xếp

- Nhắp vào 1 trong 2 nút lệnh Sort Ascending hoặc Sort Descending trên thanh công cụ

2 Sắp xếp danh sách dựa trên nội dung của 2 hay nhiều cột (tương tự như trong Word)

- Nhắp chọn ô bất kỳ trong danh sách cần sắp xếp

- Chọn lệnh Data/ Sort, xuất hiện hộp thoại

- (Chọn các thông số tương tự như sắp sếp trong Word2000)