QT kiem soat ho so dich vụ

QT kiem soat ho so dich vụ

CÔNG TY KÝ HIỆU TÀI LIỆU : HD –4.24AD

NGƯỜI CHẤP THUẬN : Trần Phương

MA

HƯỚNG DẪN NGƯỜI XEM XÉT :

Nguyễn Thị Nga

AD

KIỂM SOÁT HỒ SƠ DỊCH VỤ

TẠI PHÒNG AD

NGƯỜI SOẠN THẢO : Phạm văn Chương

AD

NGÀY BAN HÀNH : 10/06/2015

LẦN BAN HÀNH/ SOÁT XÉT: 4/0

1

định Soát

xét

Ngày

sửa đổi

Nội dung sửa đổi

Đại diện lãnh đạo về chất lượng X Tổ quản lý chất lượng X Nhân viên kiểm soát tài liệu (bản gốc) X

Phòng Hành chính Quản trị, X Phòng Tổ chức Đào tạo,

Phòng Kế hoạch Kinh doanh X Phòng Tài chính Kế toán

Phòng Giám định Nông sản X Phòng Giám định Công nghiệp X

Phòng Giám đinh Hàng hải X

Phòng Phân tích Hóa sinh X Phòng Phân tích Cơ lý X

1 00000000Mục đích

Tài liệu này quy định cách thức thực hiện và kiểm soát quá trình lưu gIữ hồ sơ dịch vụ, nhằm cung cấp đầy đủ thông tin, bằng chứng khách quan về các dịch vụ do thực hiện phù hợp với yêu cầu của hệ thống chất lượng

2 Phạm vi

Aùp dụng đối với : các bộ hồ sơ dịch vụ của FCC

3 Tài liệu tham khảo

• TT- 4.2.4 : Thủ tục kiểm soát hồ sơ chất lượng

4 Diễn giải

Hồ sơ dịch vụ của FCC bao gồm : Hồ sơ giám định/khử trùng/phân tích BGĐ : Ban Giám đốc

ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo về chất lượng

Phòng BP : Phòng Kế họach – Kinh doanh

5 Nội dung

5.1 Tiếp nhận hồ sơ :

Đơn vị giao hồ sơ :

- Sắp xếp hồ sơ vào hộp/bó, theo cách lưu của mỗi đơn vị mình, và dán nhãn vào hộp/bó ( biểu mẫu HD-4.2.4AD/BM01 : nhãn hồ sơ )

- Lập Biên bản giao nhận hồ sơ trong đó có chi tiết danh mục các hồ sơ bàn giao, thành 3 bản(1 dán vào hồ sơ, 1người giao giữ, 1 người nhận giữ ) (xem PhụLục 2– Quy định các yếu tố phải có trong Biên bản giao nhận hồ sơ)

Nhân viên lưu trữ phòng AD :

- Kiểm tra lại các chi tiết trên Biên bản giao nhận hồ sơ và ký nhận bàn giao hồ sơ

- Đặt ký hiệu cho hồ sơ và đưa vào ngăn kệ lưu giữ

- Cập nhật danh mục và vị trí hồ sơ lưu giư.õ

5.2 Lưu giữ, bảo quản :

- Phương pháp lưu : theo từng loại hình dịch vụ và từng đơn vị thiết lập, hồ

sơ có thể lưu theo mặt hàng giám định, khách hàng, hoặc thời gian

- Thời hạn lưu : 5 năm kể từ ngày hồ sơ được thiết lập Hồ sơ được để ở phòng BP 1 tháng, sau đó sẽ chuyển sang bộ phận lưu trữ để lưu tiếp cho đến khi hết hạn lưu giữ Khi cần thiết BGĐ có thể điều chỉnh tăng thêm thời gian lưu

- Điều kiện bảo quản : Hồ sơ phải được lưu giữ trong trong tình trạng sạch sẽ, khô ráo, thông thoáng, không bị ẩm ướt, chuột, dán,mối mọt cắn phá, hoặc ánh nắng chiếu trực tiếp

- Bộ phận lưu trữ phải luôn có sẵn danh mục hồ sơ lưu giữ hiện hành để phục vụ việc tra tìm Định kỳ hàng tháng kiểm tra tình hình kho lưu giữ ( dùng các biểu mẫu HD-4.2.3/BM02 : Phiếu kiểm tra định kỳ kho lưu giữ HD-4.2.3/BM03 : Danh mục tài liệu/hồ sơ bị hư hỏng )

5.3 Sử dụng :

Hồ sơ dịch vụ, sau khi đưa vào phòng lưu trữ, chỉ có thể mượn tham khảo

tại chỗ, không được đem ra khỏi phòng lưu trữ nếu không có sự đồng ý của BGĐ

Trường hợp cần phải mượn hồ sơ ra khỏi nơi lưu giữ ( để sao chụp theo yêu cầu của khách hàng, hoặc để làm marketing vv….), người mượn hồ sơ điền vào Phiếu mượn ( HD-4.2.4AD/BM03 Phiếu mượn hồ sơ ), trình trưởng đơn vị của mình và BGĐ ký duyệt, sau đó giao phiếu cho nhân viên lưu trữ để nhận hồ sơ Khi trả hồ sơ,ø ghi xóa việc mượn trên phiếu mượn

Định kỳ hàng tháng, nhân viên lưu trữ kiểm tra lại các phiếu mượn và nhắc người mượn trả lại nếu đã quá hạn

5.4 Huỷ hồ sơ :

Hàng năm nhân viên lưu trữ kiểm tra lại thời hạn lưu giữ của các hồ sơ Hồ sơ nào hết hạn lưu giữ, lập “ Giấy đề nghị huỷ hồ sơ “(HD-4.2.4AD/BM02 ), tham khảo ý kiến các phòng liên quan, sau đó trình Ban Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành huỷ

Phương pháp huỷ : đốt, cắt vụn Sau khi hồ sơ đã huỷ xong, Giấy đề nghị huỷ hồ sơ và Danh mục hồ sơ huỷ (TT-4.2.4/BM02 ) có xác nhận của người huỷ sẽ được giữ lại làm bằng chứng

6 Biểu mẫu và phụ lục

6.1 Biểu mẫu sử dụng

6.2 Phụ lục

- PL1 - Quy ước về cách đặt ký hiệu lưu giữ hồ sơ tại phòng Lưu trữ

- PL2 – Quy định các yếu tố phải có trong Biên bản giao nhận hồ sơ

&