GIỚI THIỆU CHUNG - Đơn vị đăng ký dự thi: Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa - Tên sáng kiến cải cách hành chính: “Ứng dụng Google Drive trong quản lý hồ sơ một cửa lĩnh vực tài
Trang 1SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH KHÁNH HÒA
CUỘC THI “MÔ HÌNH, SÁNG KIẾN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG CHỨC,
VIÊN CHỨC TRẺ NĂM 2013”
ĐỀ CƯƠNG THUYẾT MINH
ỨNG DỤNG GOOGLE DRIVE TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ
MỘT CỬA LĨNH VỰC TÀI NGUYÊN NƯỚC
NGƯỜI THỰC HIỆN: ĐỖ THỊ HOÀNG DUNG
KHÁNH HÒA, THÁNG 9 NĂM 2013
Trang 2I GIỚI THIỆU CHUNG
- Đơn vị đăng ký dự thi: Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa
- Tên sáng kiến cải cách hành chính: “Ứng dụng Google Drive trong quản lý hồ
sơ một cửa lĩnh vực tài nguyên nước”
- Người thực hiện: Đỗ Thị Hoàng Dung
+ Chức vụ: Nhân viên Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn
+ Ngày sinh: 08/09/1983
+ Giới tính: Nữ
+ Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ Khí hậu học và Khoa học khí quyển
+ Thời gian công tác tại Sở Tài nguyên và Môi trường: 02 năm (từ tháng 09/2011 đến nay)
+ Nhiệm vụ chuyên môn chính:
- Hướng dẫn, thẩm định các hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Hướng dẫn, thẩm định hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động trong lĩnh vực khí tượng thủy văn trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Triển khai thực hiện các nhiệm vụ, dự án và các hoạt động thuộc Chương trình mục tiêu quốc gia ứng phó với biến đổi khí hậu trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Triển khai thực hiện các dự án điều tra, đánh giá tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh theo sự phân công của trưởng đơn vị;
- Tham gia kiểm tra hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước của các đơn vị, tổ chức, các nhân hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên nước và khí tượng thủy văn trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Tham gia và tổ chức các hoạt động tuyên truyền, phổ biến kiến thức về tác động của biến đổi khí hậu và bảo vệ tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Lập báo cáo công tác tháng, báo cáo cải cách hành chính tháng và các báo cáo định kỳ liên quan
- Lưu trữ hồ sơ và công văn của Phòng
Trang 3II ĐẶT VẤN ĐỀ
Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa là cơ quan tham mưu của UBND tỉnh Khánh Hòa đối với hoạt động quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường nói chung và lĩnh vực tài nguyên nước nói riêng Năm 2006, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa thành lập Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn để thực hiện các chức năng chuyên môn về lĩnh vực tài nguyên nước và khí tượng thủy văn, trong đó có việc hướng dẫn và thẩm định hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động tài nguyên nước của các tổ chức, đơn vị, cá nhân trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa Từ đó đến nay, việc thẩm định, cấp phép hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước và xả nước thải vào nguồn nước trên địa bàn tỉnh được thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất và đúng luật định
Hiện nay, quy trình cấp phép hoạt động tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa được áp dụng theo Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 Theo đó, các bước tiếp nhận, thẩm định, xử lý, lưu trữ và trả kết quả hồ sơ “1 cửa” thuộc lĩnh vực tài nguyên nước đã được quy định chi tiết cả về thời gian lẫn nội dung thực hiện Đối với lĩnh vực tài nguyên nước, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa đã xây dựng được 11 quy trình xử lý, thẩm định hồ sơ như: Hồ sơ đề nghị cấp phép xả nước thải vào nguồn nước; hồ sơ đề nghị cấp phép khai thác, sử dụng nước dưới đất; hồ sơ đề nghị cấp phép khai thác và sử dụng nước mặt; hồ sơ đề nghị cấp phép hành nghề khoan nước dưới đất; hồ sơ đề nghị cấp phép thăm dò khoan nước dưới đất
Theo quy định tại các quy trình này, để theo dõi, kiểm soát và tra cứu số lượng, thời gian nhận, xử lý và trả kết quả của hồ sơ, chuyên viên phòng chuyên môn (Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn) phải lập “Sổ theo dõi tiếp nhận và xử lý hồ sơ” (gọi tắt là
Sổ theo dõi), đồng thời phải liên tục cập nhật, ghi chép đầy đủ thông tin về quy trình tiếp
nhận, xử lý hồ sơ vào Sổ theo dõi
Từ trước đến nay, việc cập nhật Sổ theo dõi được thực hiện bằng cách viết tay và được lưu trữ bởi các chuyên viên của phòng chuyên môn Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng chuyên môn hoặc các đoàn thanh, kiểm tra, các chuyên viên phòng chuyên môn sẽ thống kê thông tin từ Sổ theo dõi để lập báo cáo về số lượng cũng như chất lượng giải quyết hồ sơ (sớm hẹn, đúng hẹn, trễ hẹn)
Vì Sổ theo dõi được cập nhật bằng viết tay nên khi thống kê về số lượng, phần trăm, loại, chất lượng giải quyết… chuyên viên phải thực hiện các phép đếm và tính toán thủ công
để có được thông tin cần thiết Thao tác này đôi khi mất nhiều thời gian và cho kết quả không chính xác, đặc biệt khi thống kê hồ sơ trong thời đoạn dài và từ các sổ khác nhau
Trang 4Bên cạnh đó, vì Sổ theo dõi được quản lý và lưu trữ bởi các chuyên viên phòng chuyên môn nên Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn khó kiểm soát, theo dõi tiến
độ giải quyết hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động tài nguyên nước của các chuyên viên, dễ dẫn đến việc giải quyết hồ sơ bị trễ hẹn hoặc chưa phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Đặc biệt, tại những thời điểm mà số lượng hồ sơ tiếp nhận nhiều, tính chất hồ sơ phức tạp, thì việc thực hiện quy trình càng dễ gặp sai sót, chậm trễ
Vì vậy, việc theo dõi, nhắc nhở thường xuyên từ Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn là rất quan trọng để các chuyên viên giải quyết hồ sơ đúng quy trình, đúng hẹn
Để làm được điều đó, thông tin trong Sổ theo dõi tiếp nhận và xử lý hồ sơ không chỉ được quản lý, cập nhật bới chuyên viên phòng chuyên môn mà còn cần được chia sẽ thường xuyên với Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn để tiện theo dõi Với phương pháp cập nhật Sổ theo dõi bằng cách viết tay như hiện nay, việc thống kê số liệu
về hồ sơ và theo dõi, quản lý, cập nhật của nhiều đối tượng liên quan chưa được thực hiện một cách hiệu quả Do vậy, vấn đề đặt ra là cần tìm một phương pháp khoa học, hiện đại để các đối tượng liên quan (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn/Chuyên viên phòng chuyên môn) có thể truy cập, cập nhật thông tin và thống kê số liệu về tình trạng giải quyết hồ sơ một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất, đảm bảo tính minh bạch, trong suốt về thông tin giải quyết hồ sơ cấp phép hoạt động tài nguyên nước
Hình 1: Sổ theo dõi hồ sơ 1 cửa lĩnh vực tài nguyên nước được cập nhật được viết tay
hiện nay Hình bên trái: Sổ theo dõi hồ sơ một cửa từ năm 2011 trở về trước; Hình bên phải: Sổ
theo dõi hồ sơ từ năm 2012 trở về sau.
Trang 5
III MỤC TIÊU
Mục tiêu chung
Mục tiêu chung của sáng kiến cải cách hành chính này là xây dựng công cụ giúp các chuyên viên Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn tiết kiệm thời gian trong việc thống
kê, tra cứu thông tin về hồ sơ tài nguyên nước; đồng thời giúp Lãnh đạo đơn vị/Chánh văn phòng/Lãnh đạo phòng kiểm soát, theo dõi tiến trình thẩm định hồ sơ của các chuyên viên một các hiệu quả hơn
Mục tiêu cụ thể
Mục tiêu cụ thể của sáng kiến cải cách hành chính là tạo một môi trường làm việc trực tuyến cho người kiểm soát (Lãnh đạo Sở/Chánh văn phòng/Lãnh đạo phòng chuyên môn) và người thực hiện quy trình giải quyết hồ sơ (chuyên viên phòng chuyên môn) bằng cách xây dựng “Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến”, cho phép các đối tượng sử dụng cùng đọc, biên tập, ghi chú, nhắc nhở, tra cứu thông tin tự động về hồ sơ cấp phép hoạt động tài nguyên nước tại mọi lúc, mọi nơi trên môi trường có kết nối internet
Mục tiêu xây dựng “Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến” có các tính năng sau:
+ Hiển thị thông tin về số lượng, loại, chất lượng giải quyết, tên các đơn vị đề nghị cấp phép, ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày nộp lệ phí thẩm định, ngày kiểm tra thực địa, ngày
bổ sung hồ sơ, nội dung cần bổ sung, ngày trình Lãnh đạo Sở, ngày trình UBND tỉnh, ngày trả hồ sơ, file (scan) của giấy phép được cấp (đối với hồ sơ đã được cấp phép)… của mỗi hồ sơ
+ Thống kê tự động số lượng, loại, tình trạng giải quyết các hồ sơ trong khoảng thời gian yêu cầu của người sử dụng
+ Chỉ cho phép người được cung cấp mật khẩu hoặc được cài đặt ứng dụng của
Sổ theo dõi trên máy tính cá nhân mới có thể truy cập vào Sổ theo dõi trực tuyến
+ Cho phép các chuyên viên phòng chuyên môn cập nhật, biên tập, chỉnh sửa, in, tra cứu thông tin trên Sổ theo dõi trực tuyến từ các máy tính cá nhân của chuyên viên, nhân viên “1 cửa” tại cùng một thời điểm
+ Cho phép người theo dõi (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn) đọc, in,
chèn các câu ghi chú nhắc nhở nhưng không được phép biên tập, chỉnh sửa thông tin trên
Sổ theo dõi trực tuyến
Trang 6+ Dựa vào quy trình thẩm định theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008, tính toán thời hạn hẹn trả hồ sơ, đánh giá chất lượng hồ sơ và cảnh báo (hiển thị bằng màu) đối với các hồ sơ đã quá thời hạn giải quyết
Hình 2: Sơ đồ hoạt động của Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến
IV GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
1 Môi trường trực tuyến
Để tạo ra môi trường làm việc trực tuyến cho các đối tượng sử dụng gồm các chuyên viên và người theo dõi (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng), tác giả sử dụng dịch vụ Google Drive Googe Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng hóa tập tin được cung cấp miễn phí bởi Google từ tháng 4 năm 2012 Dịch vụ này cho phép người sử dụng chia sẽ tập tin, tải tập tin và cùng nhau biên tập tập tin vào cùng thời điểm Các đối tượng sử dụng có thể làm việc trên cùng một file dữ liệu trên các thiết bị khác nhau có kết nối internet như máy tính cá nhân, laptop, máy tính bảng và điện thoại di động
Máy tính cá nhân hoặc
Tài khoản truy cập của
Nhân viên tiếp nhận hồ
sơ tại bộ phận “1 cửa”
Máy tính cá nhân hoặc Tài khoản truy cập của Chuyên viên thẩm định
hồ sơ
Máy tính cá nhân hoặc tài khoản truy cập của người theo dõi (Lãnh đạo Sở/ Chánh Văn phòng/ Trưởng đơn vị chuyên
môn)
Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến
(được lưu tại Google Drive, dung lượng tối
đa 15GB)
Cập nhật, biên tập, chỉnh sửa, tra cứu
Cập nhật, biên tập, chỉnh sửa, tra cứu
Nội dung chỉnh sửa, ghi chú từ các đối tượng sử dụng khác
Nội dung chỉnh sửa, ghi chú từ các đối tượng sử dụng khác
Đọc, ghi chú, nhắc nhở
Nội dung chỉnh sửa, ghi chú từ các đối tượng
sử dụng khác
Trang 7Đặc biệt, Google Drive cho phép thiết lập mức độ truy cập của từng đối tượng sử dụng khác nhau, bao gồm: Đối tượng được phép xem, chỉnh sửa, in và nhận xét; đối tượng được phép xem, in, nhận xét nhưng không được phép chỉnh sửa; đối tượng được phép xem, in nhưng không được phép nhận xét và chỉnh sửa Tính năng này của Google Drive phù hợp với mục tiêu đặc ra của sáng kiến, đó là chỉ có các chuyên viên mới được phép điều chỉnh, bổ sung thông tin về hồ sơ 1 cửa trong Sổ theo dõi trực tuyến, còn người theo dõi chỉ được phép nhận xét, ghi chú nhắc nhở mà không chỉnh sửa Điều kiện này giúp cho dữ liệu trong Sổ theo dõi trực tuyến không bị chỉnh sửa một cách tùy tiện
Tác giả tạo tài khoản Google Drive với mật khẩu riêng cho từng đối tượng sử dụng bao gồm:
- Đối tượng kiểm soát: Phó Giám đốc Sở (phogiamdocso), Phó Chánh văn phòng phụ trách văn phòng (chanhvanphong), Chuyên viên Văn phòng Sở (chuyenvienso), Trưởng Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn (truongphongnuoc) là những đối tượng có
thể đọc, in ấn, chèn các câu ghi chú, nhắc nhở vào Sổ theo dõi trực tuyến nhưng không được phép chỉnh sửa, biên tập nội dung của Sổ
- Đối tượng thực hiện: 02 chuyên viên của Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn
(tài khoản chuyenvienhao và chuyenviendung) là đối tượng có thể đọc, in ấn, biên tập,
chỉnh sửa, tra cứu thông tin và chèn các câu ghi chú vào Sổ theo dõi trực tuyến
Tài khoản chủ của Sổ theo dõi trực tuyến là chuyenviendung Các bước điều chỉnh,
bổ sung, nhận xét của các đối tượng sử dụng trên đều được lưu lại trong danh sách “lịch
sử thảo tác” của tài khoản chủ nên tài khoản chủ có thể dễ dàng xác định được người sử dụng nào đã thực hiện thao tác gì và vào thời điểm nào trên Sổ theo dõi trực tuyến
Dung lượng của mỗi tài khoản Google Drive là 15GB Khi tải các file scan của giấy phép hoạt động tài nguyên nước lên tài khoản, mỗi file giấy phép có dung lượng khoản dưới 200 KB Nếu tính trung bình năm có khoảng 100 giấy phép, thì việc tải các file giấy phép tài nguyên nước lên tài khoản Google Drive gần như không bị giới hạn vì dung lượng cho phép của tài khoản là rất lớn
2 Sổ theo dõi hồ sơ
Để lập Sổ theo dõi hồ sơ một cửa trực tuyến, tác giả sử dụng công cụ Google Bảng tính (Google Spreadsheet) được tích hợp trong dịch vụ Google Drive Các tính năng của Google Bảng tính gần giống với các tính năng của Microsoft Excel, cho phép người dùng lập các hàm, công thức tính toán, thống kê, tra cứu dữ liệu
Một ưu điểm nổi bật của Google Bảng tính so với Microsoft Excel là Google Bảng tính (và cả Google Drive) có phiên bản tiếng Việt, giúp người sử dụng dễ dàng thao tác
Trang 8khi sử dụng dịch vụ Trong quá trình thao tác, Google Bảng tính lưu từng thao tác biên tập, thay đổi của người sử dụng ngay tức khắc lên Google Drive, do vậy, vấn đề mất dữ liệu do quên lưu “save” như trong Microsoft Excel sẽ không xảy ra đối với Google Bảng tính
Các hàm, chức năng của Google Bảng tính đã được tích hợp để xây dựng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến bao gồm:
- Các hàm về ngày, tháng: NETWORKDAYS; TODAY; WORKDAY; DATE
- Các hàm logic: TRUE; FALSE; AND; OR; NOT
- Các hàm dữ liệu: COUNTIF; COUNTBLANK; IF
- Các hàm tính toán: MINUS; SUM
- Định dạng có điều kiện: CONDITIONAL FORMATTING
- Hàm liên kết: HYBERLINK
- Chèn nhận xét: INSERT COMMENTS
Một số ví dụ về tích hợp các hàm để xây dựng tính năng của Sổ theo dõi:
+ Tình trạng giải quyết:
=IF( H17 ="",IF(OR(NETWORKDAYS( $G17 ,TODAY())<1,AND(NOT( K17 =""), L17 =""),AND(NOT( N17 =""), P17 ="
"),AND(NOT( O17 =""), Q17 ="")),"Đang GQ","GQ quá hạn"),IF(NETWORKDAYS( $G17 , $H17 )=1,"Đúng hạn",IF(NETWORKDAYS( $G17 , $H17 )<1,"Sớm hạn",IF(NETWORKDAYS( $G17 , $H17 )>1,"Trễ hạn"))))
+Tính toán số ngày thực hiện nghĩa vụ tài chính và bổ sung hồ sơ:
=IF(AND(NOT( K19 =""), L19 =""),"",IF(AND(NOT( N19 =""), P19 =""),NETWORKDAYS( $K19 , $L19 ,DATA!
$B$5:$B$31),IF(AND(NOT( O19 =""), Q19 =""),NETWORKDAYS( $K19 , $L19 ,DATA!
$B$5:$B$31)+NETWORKDAYS( $N19 , $P19 ,DATA!$B$5:$B$31), NETWORKDAYS( $K19 , $L19 ,DATA!
$B$5:$B$31)+NETWORKDAYS ( $N19 , $P19 ,DATA!$B$5:$B$31) +NETWORKDAYS( $O19 , $Q19 ,DATA!
$B$5:$B$31))))
V KẾT QUẢ THỰC HIỆN
1 Kết quả xây dựng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến
Dựa vào các tính năng của Google Drive và Google Bảng tính, tác giả đã xây dựng được Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến với các tính năng theo yêu cầu mục tiêu đặt ra, bao gồm:
Trang 9a) Tính toán tự động “Ngày hẹn trả hồ sơ”
Theo Quy trình ISO 9001:2008, mỗi loại hồ sơ có thời hạn giải quyết khác nhau,
ví dụ thời hạn giải quyết hồ sơ cấp phép khai thác nước dưới đất là 27 ngày làm việc, xả thải vào nguồn nước là 42 ngày làm việc… chưa kể thời gian thực hiện các nghĩa vụ tài chính hoặc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ Vậy thời hạn giải quyết hồ sơ thực tế là số ngày làm việc theo quy định của ISO cộng với số ngày mà tổ chức/cá nhân đề nghị cấp phép chưa thực hiện các nghĩa vụ tài chính hoặc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu
Trong Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến, khi Chuyên viên nhập ngày nhận hồ sơ, dựa vào Quy trình ISO 9001:2008 Sổ tự động tính toán ngày hẹn trả ứng với từng loại hồ sơ (trong đó tự động cập nhật và trừ đi các ngày lễ năm, các ngày cuối tuần và cộng thêm các ngày mà đơn vị đề nghị cấp phép chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc điều chỉnh,
bổ sung hồ sơ nếu có) Công thức tính được lập như sau: “Ngày hẹn trả hồ sơ = Số ngày làm việc hẹn trả theo ISO 9001:2008 + Số ngày thực hiện nghĩa vụ tài chính + Số ngày đơn vị chưa điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu”
Ngày hẹn trả hồ sơ trong Sổ theo dõi trực tuyến được tự động điều chỉnh căn cứ vào tiến trình giải quyết hồ sơ
b) Thông báo tự động về “Chất lượng giải quyết hồ sơ”
Chất lượng giải quyết hồ sơ được phân ra thành 02 nhóm:
+ Đối với các hồ sơ đã được giải quyết: Bao gồm “giải quyết sớm hạn” (trả hồ sơ trước ngày hẹn trả), “giải quyết đúng hạn” (trả hồ sơ đúng ngày hẹn trả) và “giải quyết trễ hạn” (trả hồ sơ sau ngày hẹn trả)
+ Đối với các hồ sơ đang giải quyết: Bao gồm “đang trong thời hạn giải quyết” (tính đến thời điểm hiện tại chưa đến ngày hẹn trả hồ sơ) và “đã quá hạn giải quyết” (tính đến thời điểm hiện tại đã quá ngày hẹn trả hồ sơ)
Dựa vào ngày hẹn trả hồ sơ đã được tính tự động và ngày trả hồ sơ thực tế, Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến thông báo tự động tình trạng, chất lượng giải quyết của mỗi loại
hồ sơ là “giải quyết sớm hạn”, “giải quyết đúng hạn”, “giải quyết trễ hạn”, “đang trong thời hạn giải quyết” hay “đã quá hạn giải quyết” Trước đây, khi chuyên viên cần thống
kê chất lượng giải quyết hồ sơ thì cần phải tính toán lại ngày hẹn trả đối với từng hồ sơ (vì có cộng thời gian nghĩa vụ tài chính, bổ sung) để so sánh với ngày trả hồ sơ thực tế Với cách tính tự động trong Sổ theo dõi trực tuyến, chuyên viên Phòng chuyên môn tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc tổng hợp, thống kê
Trang 10Đối với các hồ sơ chưa giải quyết mà đã quá thời hạn thẩm định theo quy định của Quy trình ISO 9001:2008, Sổ trực tuyến sẽ in chữ vàng đậm vào ô “chất lượng giải quyết” của các hồ sơ đó để nhắc nhở chuyên viên lưu ý đối với các hồ sơ này
Hình 3: Các thông tin chính của sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến Các thông tin được đánh
dấu trong vòng tròn xanh là thông tin do người sử dụng tự nhập; các thông tin được đánh dấu
trong vòng tròn đỏ là thông tin Sổ theo dõi trực tuyến tính toán tự động.
c) Thống kê thông tin tự động
Sổ theo dõi trực tuyến được xây dựng tính năng tra cứu thông tin tự động Khi người sử nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời đoạn bất kỳ vào Sổ theo dõi trực tuyến, người sử dụng sẽ nhận được kết quả tra cứu về “Tổng số hồ sơ”, “Số hồ sơ nhận trong kỳ”, “Số hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang”, “Số hồ sơ đã giải quyết”, “Số hồ sơ chưa giải quyết”, bao nhiêu phần trăm sớm hạn, đúng hạn, trễ hạn, giải quyết quá hạn
Việc lựa chọn các thông số tra cứu như trên vào biểu mẫu báo cáo cải cách hành chính quý, báo cáo cải cách hành chính năm, trong đó yêu cầu thống kê các thông tin về
“Tổng số hồ sơ”, “Số hồ sơ nhận trong kỳ”, “Số hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang”, “Số hồ
sơ đã giải quyết”, “Số hồ sơ chưa giải quyết”, bao nhiêu phần trăm sớm hạn, đúng hạn,
