HƯỚNG DẪN LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS

HƯỚNG DẪN LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS [Xuất bản lần I Tài liệu lưu hành nội bộ] Tài liệu này chỉ nên sử dụng để thực hành trên lớp với sự phân tích chi tiết của giảng viên... T

HƯỚNG DẪN

LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS

[Xuất bản lần I

Tài liệu lưu hành nội bộ]

Tài liệu này chỉ nên sử dụng để thực hành trên lớp với sự phân tích chi tiết của giảng viên

Nguyễn Duy Tuân

[08/05/2011]

MỤC LỤC

PHẦN I: LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS 3

1 Tạo tên – Define Name 3

2 Kiểm soát nhập liệu - Data Validation 5

3 SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện 10

4 Kỹ thuật lọc dữ liệu - AutoFilter 12

5 Phương pháp tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán trên Excel Phân tích nghiệp vụ và luồng dữ liệu kế toán Mối quan quan hệ dữ liệu giữa các sổ 14

5.1 Thiết lập các sổ danh mục 14

5.2 Sổ nhật ký (NKC - Details) 15

5.3 Sổ kho (KHO – Details) 16

5.4 Tổng hợp chứng từ (ChungTu-Header) 16

5.5 Mối quan hệ giữa các sổ kế toán của một doanh nghiệp 17

6 Phân tích nghiệp vụ và lập sổ kế toán tổng hợp TK: 131, 331, 156 - Ứng dụng công thức mảng 22 6.1 Lập sổ tổng hợp 131 22

6.2 Lập sổ tổng hợp 331 24

6.3 Lập sổ tổng hợp 156 24

7 Phân tích nghiệp vụ và lập sổ cái - Ứng dụng AutoFilter 25

8 Tìm hiểu hàm BS_SQL của A-Tools và phương pháp khai báo SQL 28

Hướng dẫn sử dụng hàm BS_SQL 31

9 Ứng dụng hàm các hàm BS_SQL, IF, SUM để lập các sổ kế toán 32

Ví dụ về làm sổ cái 32

PHẦN II: CHIA SẺ FILE EXCEL CHO NHIỀU NGƯỜI DÙNG CHUNG TRÊN MẠNG, PHÂN QUYỀN TRUY CẬP CỦA NGƯỜI DÙNG 34

1 Tạo máy chủ và Quản trị máy chủ 34

2 Chức năng máy khách (Excel Client) - Kết nối tới máy chủ 39

Các chức năng hỗ trợ soạn thảo và cập nhật dữ liệu lên máy chủ 43

PHẦN I: LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS

1 Tạo tên – Define Name

Cách tạo Name:

+ Name là một tên được định nghĩa bởi người dùng, nó tham chiếu tới một địa chỉ ô trong bảng tính – Gọi là Name tĩnh, hay gán tên cho một công thức – Gọi là Name động Trong công thức, thay vì dung địa chỉ thì ta dung Name sẽ dễ hiểu

và linh động hơn

Để tạo Name chúng ta làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn vùng địa chỉ cần gán Name

Bước 2: Vào menu Insert->Name->Define… ta được màn hình dưới đây:

Mục “Names in workbook:” bạn đặt tên, ví dụ THANH_TIEN , nhấn nút “Add”

để hoàn tất việc tạo Name

Lưu ý: ký tự đầu của tên bắt buộc phải là chữ (A, B, Z)

Để tính tổng cột thành tiền, bình thường ta dung công thức

=SUM(I4:I63)

Vậy ta có thể dùng công thức sau để thay thế

=SUM(THANH_TIEN)

Tạo Name động

Name động là địa chỉ tham chiếu của nó tư thay đổi theo tình huống nào đó của

dữ liệu người dùng Ví dụ dưới đây là tạo Name có tên DanhSachMa Name này

sẽ tham chiếu vào vùng MaHang nếu ô C4 trong sổ cái là “1561”, tham chiếu vào MAKH – Mã khách hàng nếu C4 là “131”

Trong thiết kế Sổ kế toán SQL, tác giả thiết kế sổ cái động với sự tham gia của Name động Danh sách đối tượng theo dõi chi tiết sẽ thay đổi tự động khi tài khoản thay đổi

Tại sao chúng ta lại nên dùng Name trong Excel?

+ Linh hoạt: trong thực tế ta có nhiều công thức tham chiếu vào vùng địa chỉ I4:I63, nếu vùng nayàthay đổi thì trong các công thức đó ta phải thay đổi lại, sẽ mât nhiều time cho việc này Theo phương pháp dung Name thì ta chỉ cần làm một việc duy nhất là sửa lại Name tham chiếu lại vào vùng địa chỉ thay đổi tất cả các công thức tự thay đổi ngay

+ Trực quan: nhìn vào công thức =SUM(THANH_TIEN) ta biết ngay là tính tổng cột thành tiền Còn =SUM(I4:I63) đến lúc nào đó ta có thể không còn nhớ tính tổng của cái gì

+ Linh động: Chúng ta xem ví dụ về Name động thấy rõ điều này

2 Kiểm soát nhập liệu - Data Validation

Data Validation là chức năng cho phép người dùng kiểm soát giá trị nhập vào bảng tính theo điều kiện rang buộc nào đó, nếu không thỏa mãn thì cảnh báo hoặc không cho nhập Chức năng này rất quan trọng, giúp cho chúng ta nhập dữ liệu đúng giá trị cần nhập, tránh nhập dữ liệu sai Ví dụ: cần nhập số lượng bán hàng từ 1->10; ngày phải <= ngày hiện tại; nhập mã hàng trong một danh sách xác định;…

Để tạo Data Validation, làm theo trình tự như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm soát

Bước 2: Vào menu “Data”->”Validation”

Sau khi chọn xong ta được màn hình dưới đây:

+ Allow: chúng ta chọn loại kiểm soát:

 Whole number: kiểm soát số nguyên

 Decimal: kiểm soát số lẻ

 List: kiểm soát trong danh sách

 Date: kiểm soát giá trị ngày

 Time: kiểm soát giá trị kiểu thời gian

 Text length: kiểm soát số ký tự/độ rộng của văn bản

 Custom: kiểm soát bằng công thức

+ Input Message: thông báo khi nhập dữ liệu tại ô

+ Error Alert: thong báo khi nhập sai, tức là không đúng điều kiện thiết lập Bây giờ chúng ta sẽ làm thử 3 ví dụ về ứng dụng Validation dưới đây:

Ví dụ 1.1: Chỉ cho nhập số nguyên từ 0->10 trong vùng A3:A8

Bước 1: Chọn vùng A3:A8

Bước 2: Vào menu Data->Validation

Mục Tại tab “Setting” thiết lập như sau:

+ Mục “Allow” chọn “Whole number”

+ Mục “Data” chọn “between”

+ Mục “Minimum” chọn 0

+ Mục “Maximum” chọn 10

Bỏ qua giá trị trống

Loại kiểm soát

Nhấp nhận những thay đổi cho tất cả các ô có cùng thiết lập

Xóa Validation

Về cơ bản thế là xong, chọn nút “Ok” để kết thúc Đầy đủ hơn ta làm tiếp các thiết lập dưới đây:

Chọn tab “Input Message”, thiết lập theo màn hình dưới đây:

Chọn tab “Error Alert”, thiết lập theo màn hình dưới đây:

Mục “Style” người dùng có thể chọn 1 trong 3 giá trị:

+ Stop: thông báo với biểu tượng “ngừng” và không cho nhập tiếp

+ Warning: thông báo với biểu tượng “cảnh báo” và vẫn cho nhập liệu giá trị

+ Information: thông báo với biểu tượng “thông báo” và vẫn cho nhập giá trị

Ví dụ đặt con trỏ trong vùng ta sẽ thấy thông báo “Lưu ý” đó là do ta thiết lập trong “Input Message” Nhập giá trị 15 Màn hình “Lỗi nhập liệu” xuất hiện

Ví dụ 1.2: Chỉ cho phép nhập giá trị ngày <= ngày hiện tại của máy tính

Chúng ta thiết lập theo như màn hình dưới đây:

Ví dụ 1.3: thiết lập cho phép chọn mã hàng trong danh sách

Chúng ta thiết lập theo như màn hình dưới đây:

MAHH là tên đặt (Define Name) tham chiếu tới vùng có danh sách mã hàng Vùng chỉ được phép có một cột

Màn hình nhập mã hàng như dưới đây:

3 SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện

Giá trị kiểu logic chỉ cho ra 1 trong 2 giá trị là TRUE/1, FALSE/0

Phép toán logic:<, >, <>, =, >=, <=, Not()

AND(2>3,3>1,4>3) Ít nhất một logic=False thì kết quả sẽ là False hay 0

* Logic hoặc - OR

=(2>3)+(3>1)+(4>3)=False+True+True=0+1=True/1 tương đương với hàm

OR(2>3,3>1,4>3) Ít nhất một logic=True thì kết quả sẽ là True hay 1

Lưu ý tổng của các giá trị là True=True=1)

*) Tính tổng có nhiều điều kiện:

Xét trên từng dòng trong mảng (array)

dòng1: (c1="Cam")=true nên lấy A1*B1=2*20

dòng2: (c2="Cam")=false nên lấy 0 (theo cách của lấy của hàm IF)

dòng3: (c3="Cam")=true nên lấy A3*B3=4*25

Sau khi chạy hết các dòng, EXCEL sẽ dùng hàm SUM để tính tổng kết quả tính được ở từng dòng=2*20+0+2*25=140 Nếu trong công thức là hàm khác hàm SUM thì cách tính sẽ theo hàm đó

number <> array  Khác nhau về kiểu giá trị

Nếu SUMPRODUCT(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) rồi ENTER là đúng vì đối số của nó phải là mảng - Array

Nếu công thức =SUM(A1:A3*B1:B3*(C1:C3="Cam")) rồi ENTER kết quả là #VALUE! lỗi vì A1:A3 là một array chứ không phải là một number

-Nếu nhấn tổ hợp CTRL+SHIFT+ENTER Với cách làm này EXCEL sẽ phân tích như sau: Xét trên từng dòng trong mảng (array)

*) Hàm SUMPRODUCT chỉ có thể tính tổng theo nhiều điều kiện

*) Công thức mảng - Formula Array ngoài việc tính tổng có nhiều điều kiện còn làm rất nhiều phép tính khác do cách sử dụng hàm mà thôi

4 Kỹ thuật lọc dữ liệu - AutoFilter

Chức năng AutoFilter giúp cho chúng ta tạo lọc dữ liệu ngay trên bảng tính theo điều kiện nào đó

Cách làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: chọn toàn bộ bảng dữ liệu (gồm cả dòng tiêu đề)

Bước 2: vào menu Data->Filter->AutoFilter

Sau khi thực hiện lệnh trên menu ta có màn bảng với dòng tiêu đề có nút trỏ xuống để lọc Chúng ta làm ví dụ lọc NOTK (nợ tài khoản) là “131”, MA_KH (mã khách hàng) là

“KH001”

Kết quả lọc như màn hình dưới đây:

Dấu hiệu bảng lọc là các nút có màu xanh là có điều kiện lọc ở đó, các dòng không thỏa mãn điều kiện bị ẩn

Để hiện lại toàn bộ dữ liệu, vào menu Data->Filter->Show All

1 – Chọn vùng

2 – Chọn menu

Để bỏ chức năng AutoFilter trên bảng tính này, vào menu Data->Filter, bỏ chọn

AutoFilter

Các tính năng khác cũng như vận dụng AutoFilter tôi sẽ trình bày kỹ hơn trên lớp “Học

sổ kế toán trên Excel & A-Tools” do công ty Cổ phần BLUESOFTS tổ chức

5 Phương pháp tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán trên

Excel Phân tích nghiệp vụ và luồng dữ liệu kế toán Mối quan quan hệ dữ liệu giữa các sổ

5.1 Thiết lập các sổ danh mục

Trong doanh nghiệp có nhiều đối tượng để quản lý như: khách hành, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa, tài khoản, ngân hàng,…các đối tượng này sẽ tham gia trong các giao dịch và thể hiện trên các chứng từ tài chính Chúng cần thiết phải tạo, mỗi loại đối tượng ta cần một sheet để tạo sổ cho chung, gọi là danh mục

Cấu trúc của sổ danh mục thường, cột đầu tiên là cột mã (giá trị mã không dduwwocj trùng nhau), cột thứ 2 là tên đối tượng, từ cột thứ 3 sẽ thể hiện các thông tin cũng như đặc tính của đối tượng

Ví dụ cấu trúc của danh mục nhà cung cấp (người bán)

Quy trình tạo một sổ danh mục:

 Tạo sheet mới, đặt tên sheet theo tên của danh mục bằng chữ viết tắt, như là DMNB (danh mục người bán) Các sổ danh mục nên đặt tên với 2 ký tự đầu là

DM làm cơ sở phan biệt

 Tạo cấu trúc sổ, hãy nhớ là cột đầu tiên nên là Mã Vì hàm VLOOKUP với

nguyen tắc tìm là ở cột đầu tiên trong bản dữ liệu

 Đặt tên cho vùng dữ liệu (Define Name) Theo như hình vẽ trên, ta chọn vùng

A3:F7, và menu Insert->Name->Define Name và đặt một cái tên là DMNB

Mối quan hệ giữa các sổ

Các sổ danh mục khác bạn tạo tương tự như như với DMNB Các bạn hãy tham khảo file “Sổ kế toán SQL”

amp-A-Tools-Cong-thuc-mo-amp-Mien-phi-?p=182#post182

http://bluesofts.net/forum/threads/124-So-ke-toan-SQL-Bo-so-ke-toan-tren-Excel-5.2 Sổ nhật ký (NKC - Details)

Sổ NKC - Details dùng để ghi lại các giao dịch cùng với định khoản kế toán NKC là

nguồn dữ liệu để tạo ra các sổ kế toán khác

Cấu trúc sổ NKC theo hình dưới đây:

Theo như file “Sổ kế toán SQL” thì đặt tên NKC=A3:J63

5.3 Sổ kho (KHO – Details)

Sổ kho được dùng để ghi chi tiết các mặt hàng nhập, xuất Cơ sở ghi chép từ các phiếu nhập, phiếu xuất Về cơ bản giống như NKC nhưng nó được thêm các cột

+ MA_VLSPHH: để nhập mã hàng

+ SLG: số lượng trên phiếu

+ Dongia: giá nhập/xuất đơn vị

+ DTCF: để ghi mã thanh phẩm, nếu trong sản xuất thì khi xuất NVL cho sản xuất thành phẩm vào thì phải chỉ rõ mã thanh phẩm trong cột DTCF để làm cơ sở sau này tập hợp chi phí theo đối tượng

+ KHO: chỉ ra nhập hay xuất ở kho nào

Các cột trong sổ KHO cần thiết phải được đặt tên để sau này dung công thức Tên các cột nên trùng với tên ở dòng tiêu đề cột để đảm bảo sự thống nhất và dễ nhớ

5.4 Tổng hợp chứng từ (ChungTu-Header)

Nếu làm kế toán một cách bài bản thì nên ghi các thông tin chung của chứng từ như: so_ct ,ngay_ct, ma_kh, ma_nv, ma_vlsphh, kho, dien_giai Theo cách này thì quy trình nhập 1 chứng từ như sau Nhập các thông tin chung váo sổ ChungTu-Header, sau đó định khoản vào NKC-Details, nếu là chứng từ liên quan tới phiếu nhập, xuất thì vào sổ

KHO-Details nhập chi tiết từng mặt hàng Vậy một chứng từ chúng ta phải nhập ít nhất

2 sổ đó là ChungTu-Header, NKC-Details

Nếu bạn muốn đơn giản thì chỉ cần 2 sổ NKC-Details và KHO-Details cũng được

5.5 Mối quan hệ giữa các sổ kế toán của một doanh nghiệp

Trong file “Sổ kế toán SQL” thì chúng ta có các sổ để nhập dữ liệu gồm:

+ Các sổ danh mục: DMTK, DMKH, DMNB, DMNV, DMVLSPHH

+ Các sổ ghi chứng từ: ChungTu-Header, NKC-Details, KHO-Details

Thực tế các đối tượng khi ghi vào các sổ chứng từ thì chỉ ghi mã của chung, tức là khi nhập hóa đơn mua hàng của công ty TNHH Bắc Á thì chỉ nhập mã NB001 vào cột

MA_NB chứ không phải nhập tên Các báo cáo sau này ta dùng hàm VLOOKUP hay BS_SQL của A-Tools để lấy thông tin chi tiết của đối tượng

Mối quan hệ của các sổ danh mục và chứng từ như bảng dưới đây:

Tên sheet Nội dung Quan hệ

DMNV Nhập danh sách các nhân viên: Ma_NV,

Ten,… Ma_NV quan hệ với cột Ma_NV trong sổ

DMVLSPHH Nhập danh sách các hàng hóa:

Ma_VLSPHH, Ten,… Ma_VLSPHH quan hệ với cột Ma_VLSPHH

trong sổ KHO

DMTK Nhập danh sách các tài khoản: MaTK,

Ten,… MaTK quan hệ với cột NOTK, COTK trong sổ

sổ NKC – Details

+ Các cột nhập mã trong sổ này có quan

hệ với các cột mã trong các sổ danh mục

NKC-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản, chi tiết

cho các đối tượng Ngày của dư đầu phải <

ngày đầu kỳ (NGAY1)

+ Nhập các chứng từ - định khoản các số tiền phát sinh

(Tóm lại, sổ NKC ghi tất cả các số dư đầu

kỳ và các giao dịch bằng tiền trong kỳ.)

+ Cột So_CT quan hệ với cột So_CT trong

sổ “ChungTu-Header” – Tổng hợp chứng từ + Các cột nhập mã trong NKC có quan hệ với các cột mã trong các sổ danh mục

KHO-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản kho 15*,

chi tiết cho các vật liệu, hàng hóa Ngày của dư đầu phải < ngày đầu kỳ (NGAY1)

+ Nhập các chứng từ kho chi tiết: mã hàng,

số lượng, đơn giá, thanh tiền

+ Cột So_CT quan hệ với cột So_CT trong

sổ “ChungTu-Header” – Tổng hợp chứng từ + Các cột nhập mã trong NKC có quan hệ với các cột mã trong các sổ danh mục

Ví dụ đơn giản dùng SQL Builder của A-Tools để lấy ra trong sổ NKC:

SO_CT,NGAY_CT,THANH_TIEN, Tên người bán

Tên người bán không có trong NKC, trong NKC có MA_NB (mã người bán), vì thể chúng

ta cho 2 sổ DMNB và NKC quan hệ với nhau thong qua trường (cột) MA_NB Với việc liên kết này chúng ta có thể lấy dữ liệu từ các sổ để ra một sổ mới

Chọn nút “Run Query” trên màn hình SQL Builder ta có bảng kết quả dưới đây:

Run Query

Trước khi thực hiện lập sổ sách và làm công thức, chúng ta cần thực hiện việc đặt Name cho các sổ chứng từ và danh mục

12 DMKH_MA_KH =DMKH!$A$4:$A$100 Data Validation-List

13 TU_TAO_NAMES ='SETUP-SHEET MỚI'!$A$4:$C$30 Tự tạo Name trong VBA

21 DMVLSPHH_MA_VLSPHH =DMVLSPHH!$A$5:$A$100 Data Validation-List

22 GIAMDOC =SETUP!$C$16 Tên người in trong sổ

23 KETOAN =SETUP!$C$19 Tên người in trong sổ

24 KETOANTRUONG =SETUP!$C$17 Tên người in trong sổ

25 THUQUY =SETUP!$C$18 Tên người in trong sổ

26 TKDM ='SETUP-TKDM'!$F$17:$J$30 Dùng cho Name động

30 KHO ='KHO-Details'!$A$4:$R$100 BS_SQL

31 KHO_COTK ='KHO-Details'!$L$5:$L$100 Dùng cho các sổ kho

32 KHO_DONGIA ='KHO-Details'!$I$5:$I$100 Dùng cho các sổ kho

33 KHO_NGAY_CT ='KHO-Details'!$B$5:$B$100 Dùng cho các sổ kho

34 KHO_NGAY_GHI ='KHO-Details'!$Q$5:$Q$100 Dùng cho các sổ kho

35 KHO_NOTK ='KHO-Details'!$K$5:$K$100 Dùng cho các sổ kho

36 KHO_SLG ='KHO-Details'!$H$5:$H$100 Dùng cho các sổ kho

37 KHO_THANH_TIEN ='KHO-Details'!$M$5:$M$100 Dùng cho các sổ kho

38 KHO_VLSPHH ='KHO-Details'!$G$5:$G$100 Dùng cho các sổ kho

39 MAKH =IDs!$B$5:$B$9 Data Validation-List

40 MANB =IDs!$C$5:$C$9 Data Validation-List

41 MANV =IDs!$D$5:$D$8 Data Validation-List

42 MATK =IDs!$A$5:$A$19 Data Validation-List

43 MAVLSPHH =IDs!$E$5:$E$9 Data Validation-List

44 NKC ='NKC-Details'!$A$3:$J$100 BS_SQL

45 NKC_COTK ='NKC-Details'!$H$4:$H$100 Dùng cho các sổ KT

46 NKC_MA_KH ='NKC-Details'!$D$4:$D$100 Dùng cho các sổ KT

47 NKC_MA_NB ='NKC-Details'!$E$4:$E$100 Dùng cho các sổ KT

48 NKC_MA_NV ='NKC-Details'!$F$4:$F$100 Dùng cho các sổ KT

49 NKC_NGAY_GHI ='NKC-Details'!$J$4:$J$100 Dùng cho các sổ KT

50 NKC_NOTK ='NKC-Details'!$G$4:$G$100 Dùng cho các sổ KT

51 NKC_THANH_TIEN ='NKC-Details'!$I$4:$I$100 Dùng cho các sổ KT

52 SC_NKC_TEN_COT

=IF('So Cai'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,5,0)))

Sổ cái

53 SC_TK_DM

=IF('So Cai'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,2,0)))

Sổ cái

54 SC_TK_MA

=IF('So Cai'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,3,0)),"",INDIRECT(VLO OKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,3,0))))

Sổ cái

55 SC_TK_NKC_MA

=IF('So Cai'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLO OKUP('So Cai'!$C$4,TKDM,4,0))))

Sổ cái

56 SCT_NKC_TEN_COT

=IF('So Chi Tiet'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi

Sổ chi tiết

Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)))

57 SCT_TK_DM

=IF('So Chi Tiet'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi

Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)))

Sổ chi tiết

58 SCT_TK_MA

=IF('So Chi Tiet'!$C$4="","",INDIRECT(VLOOKUP('S

o Chi Tiet'!$C$4,TKDM,3,0)))

Sổ chi tiết

59 SCT_TK_NKC_MA

=IF('So Chi Tiet'!$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi

Tiet'!$C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VL OOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,4,0))))