Dù thích hay không, bàn nhiều hay ít, thì PowerPoint vẫn là vũ khí lợi hại nhất hiện nay để mọi người trình diễn. PowerPoint không tập trung bổ sung các chức năng mới, mà tập trung vào việc biến PowerPoint thành một thế giới trình diễn thực, dựa trên những nền tảng đã có sẵn ở các phiên bản trước, nghĩa là thay đổi cảm giác cảm nhận của người dùng khi xem trình diễn. Cũng nhắc lại, giao diện Metro cũng theo chân PowerPoint 2013. Do nắm bắt được nhu cầu của người dùng khi dùng PowerPoint chủ yếu để vẽ hình, các dạng sơ đồ khối, các dạng biểu đồ, nên PowerPoint đã tăng cường thêm công cụ tạo hình dạng và khả năng chỉnh sửa hình dạng đó. Để có cảm giác tốt hơn khi xem trình diễn, PowerPoint đã tích hợp công cụ chọn màu tự động. Chức năng mới mẻ này giúp người dùng phối màu dễ dàng và tốt hơn trong tập tin trình diễn của mình. Ngoài ra, PowerPoint 2013 cũng tăng cường rất nhiều định dạng mẫu (templates) để người dùng có nhiều lựa chọn hơn. Các định dạng video nhúng trong PowerPoint 2013 cũng phong phú hơn. Đặc biệt, một đoạn nhạc có thể dùng để phát trong toàn bộ slide.
Trang 1TRÌNH CHIẾU ĐIỆN TỬ 4.1 Giới MICROSOFT POWERPOINT 2013
Microsoft PowerPoint là một ứng dụng trong bộ Microsoft Office, hỗ trợ đắc lực cho việc trình chiếu Với khả năng tạo tập tin trình chiếu nhanh chóng, chuyên nghiệp, hiện nay Microsoft PowerPoint là lựa chọn hàng đầu trên thế giới khi thực hiện thuyết trình Giao diện hoàn toàn mới so với các phiên bản trước đó, PowerPoint 2013 bổ sung nhiều công cụ giúp tạo bài trình chiếu ấn tượng hơn, hỗ trợ nhiều chủ đề và các biến thể, cho phép chèn văn bản, hình ảnh và video từ nhiều nguồn khác nhau
PowerPoint 2013 hỗ trợ thêm nhiều chủ đề ở nhiều lĩnh vực khác nhau như: Bussiness (kinh doanh), Education (giáo dục), Calendar (lịch), và các chủ đề này sẽ được thay đổi gợi ý theo mốc thời gian nếu máy tính của bạn có kết nối Internet
4.1.1 Khởi động chương trình
Tùy theo phiên bản Windows đang sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint
sẽ khác nhau đôi chút Trong Window 7 thì thông thường các bước khởi động như sau:
Từ cửa sổ Windows chọn Start
Chọn All Programs
Tiếp theo lựa Microsoft Office 2013
Click chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2013
Sau khi khởi động, màn hình Start sẽ xuất hiện Từ đây, có thể tạo ra một bài trình chiếu
mới (chọn Blank Presention hoặc click vào một mẫu), mở bài trình chiếu đã có hoặc
truy cập vào các bài trình chiếu gần đây
Trang 24.1.2 Màn hình làm việc
a Quick Access Toolbar – thanh công cụ truy cập nhanh (QAT)
Chứa các lệnh thông dụng như Save, Undo, … Có thể thêm/bớt các lệnh tùy theo yêu cầu sử dụng bằng cách:
Click vào nút mũi tên bên phải thanh QAT
Chọn lệnh muốn thêm hoặc bớt trong danh sách xổ xuống (có thể mở rộng danh
Trang 3dàng sử dụng
b Title Bar – thanh tiêu đề
Cho biết tên chương trình đang sử dụng và tên của bài trình chiếu hiện hành
c Slide Navigation Pane – cửa sổ chuyển hướng slide
Cho phép xem và làm việc với các slide trong bài trình chiếu Tại đây có thể thêm, xóa, sao chép và sắp xếp lại các slide Slide được chọn (slide hiện hành) sẽ hiển thị trong cửa sổ bên phải
d Slide Pan – cửa sổ slide
Hiển thị slide được chọn Tại đây có thể xem và chỉnh sửa nội dung của slide hiện hành
e Status Bar – thanh trạng thái
Cho biết các thông tin liên quan đến trạng thái của bài trình chiếu
f Notes – ghi chú
Nhập ghi chú cho slide hiện hành
g Slide View Option – tùy chọn chế độ xem slide
Normal: được chọn mặc định, chế độ này hiển thị cửa sổ chuyển hướng slide và
slide được chọn
Slide Sorter: hiển thị phiên bản nhỏ hơn của tất cả các slide trong bài trình chiếu
Reading View: che dấu tất cả các công cụ chỉnh sửa chỉ hiển thị nội dung của bài
trình chiếu
Slide Show: phát các slide như một bài trình chiếu thực tế
h Zoom Control
Điều khiển phóng to hoặc thu nhỏ cửa sổ bằng cách kéo thanh trượt Có thể Click vào
nút + hoặc – để thay đổi
i Ribbon
Thành phần này thay thế cho các trình đơn và thanh công cụ chuẩn có trong các phiên bản trước Được tổ chức thành nhiều tab theo chức năng trong quá trình xây dựng bài trình chiếu Trong mỗi tab lại được tổ chức thành nhiều nhóm lệnh giúp người dùng dễ
- Tab FILE: được chọn mặc định bất cứ khi nào bạn mở PowerPoint
o Info: chứa thông tin bài trình chiếu hiện tại và cho phép thiết lập các chế độ bảo vệ
o New: tạo một bài trình chiếu mới
o Open: mở các bài trình chiếu gần đây hoặc các bài trình chiếu đã lưu vào SkyDrive
Trang 4o Save và Save As: lưu bài trình chiếu vào máy tính hoặc vào SkyDrive
o Print: cho phép xem trước, thay đổi các thiết lập in và in bài trình chiếu
o Share: chia sẽ bài trình chiếu Có thể chia sẻ bằng cách gửi email và xem nó như là
một tập tin đính kèm
o Export: export bài trình chiếu sang các định dạng khác như: PDF/XPS, video, …
o Close: đóng bài trình chiếu hiện hành
o Account: truy cập thông tin tài khoản Microsoft
o Options: thay đổi tùy chọn PowerPoint
- Tab HOME: chứa các lệnh thông dụng như: sao chép, cắt, dán, thêm slide, định
dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh về tìm kiếm, thay thế…
- Tab INSERT: cho phép chèn hình ảnh, biểu đồ, bảng, hình vẽ, văn bản, video, …
- Tab DESIGN: cho phép áp dụng các mẫu định dạng (màu sắc, font, hiệu ứng, …),
hiệu chỉnh nền, kích cỡ và chiều hướng của các slide, handout, …
- Tab TRANSITIONS: cho phép áp dụng các hiệu ứng chuyển slide và thiết lập các
thông số cho các hiệu ứng đó
- Tab ANIMATIONS: tạo hiệu ứng cho các đối tượng trên slide, sao chép hiệu ứng
giữa các đối tượng, thiết lập thời gian cũng như các sự kiện cho các hiệu ứng
- Tab SLIDE SHOW: cung cấp các công cụ giúp bài trình chiếu mịn màng và chuyên
nghiệp hơn Bao gồm các tùy chọn về định thời gian, thiếp lập các thông số cho các màn hình hiển thị khi trình diễn, …
Trang 5- Tab REVIEW: ghi chú cho các slide trong bài trình chiếu, so sánh và trộn nội dung
giữa các bài trình chiếu và kiểm tra lỗi chính tả
- Tab VIEW: chuyển đổi qua lại giữa các chế độ hiển thị; cho hiển thị hoặc ẩn thước,
các đường lưới; điều chỉnh kích thước vùng soạn thảo; chuyển đổi giữa các chế độ màu hiển thị; sắp xếp các cửa sổ, …
- Tab theo ngữ cảnh: xuất hiện khi một đối tượng nào đó được chọn Các tab này chứa các nhóm lệnh đặc biệt giúp định dạng các đối tượng được chọn
4.1.3 Tạo tập tin mới
Chọn tab FILE
Click vào New ở phía bên trái của cửa sổ
Chọn Blank Presentation (nếu tạo một tập tin trống) hoặc chọn một mẫu sẵn có ở
phía bên phải
Nếu tạo tập tin bằng cách chọn từ một mẫu có sẵn thì sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép lựa
chọn một kiểu cho mẫu đó, sau đó click vào Create
Ngoài ra có thể tạo một tập tin mới bằng cách chọn biểu tượng New trên thanh Quick
Trang 64.1.4 Lưu tập tin
Sau khi tạo một trình chiếu, cần lưu lại bài trình chiếu để có thể sử dụng cho lần sau Có thể lưu bài trình chiếu đã có với một tên mới, lưu tại một vị trí khác hoặc với một định dạng khác PowerPoint cung cấp hai cách để lưu một tập tin: Save và Save As
Save: Sử dụng khi tạo hoặc chỉnh sửa nội dung một bài trình chiếu Lệnh này được
sử dụng thường xuyên trong thời gian thiết kế bài trình chiếu Khi lưu một tập tin,
chỉ cần chọn tên tập tin và vị trí lưu lần đầu tiên Sau đó, chỉ cần click vào lệnh Save
để lưu lại với cùng tên và vị trí
Save As: Sử dụng lệnh này để tạo ra một bản sao của một bài trình chiếu trong khi
vẫn giữ nguyên bản gốc Khi bạn sử dụng Save As, cần phải chọn một tên và/hoặc
vị trí khác cho các phiên bản sao chép
a Lưu bài trình chiếu mới
Click nút Save trên thanh Quick Access Toolbar
Hoặc chọn tab FILE, sau đó chọn Save hoặc nhấn
b Lưu bài trình chiếu đã có với một tên mới hoặc tại vị trí khác
Chọn tab FILE, sau đó chọn lệnh Save As
Xuất hiện hộp thoại Save As
Nhập tên mới tại File name
Chọn vị trí lưu mới
Click nút Save
4.1.5 Mở tập tin đã có
Từ tab FILE, chọn lệnh Open
Hoặc: Chọn biểu tượng
Open trên thanh Quick
Access Toolbar hoặc nhấn
tổ hợp phím Ctrl + O
Chọn Computer
Click vào Browse
Xuất hiện cửa sổ Open
Chọn đường dẫn đi đến
nơi lưu trữ tập tin cần mở
Chọn tập tin cần mở
Click Open
Trang 7Click nút Close trên Title bar
Hoặc chọn biểu tượng PowerPoint và chọn Close hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F4
4.2 Xây dựng bài trình chiếu
Bài trình chiếu được tạo thành từ một hoặc nhiều slide Các slide sẽ được chiếu theo thứ
tự từ trên xuống dưới cho đến hết Slide chứa các thông tin mà bạn muốn trình chiếu cho người xem Các thông tin đó có thể là: hình ảnh, văn bản, video, âm thanh,… và đặc biệt có thể tạo các hiệu ứng như bay lượn, chớp tắt, lượn sóng, … giúp cho các thành phần trong slide đẹp hơn và dễ gây chú ý hơn
4.2.1 Tìm hiểu slide
Khi một slide mới được chèn nó thường có các vùng gọi là placeholder để chứa các nội dung khác nhau Một số vùng dành riêng cho văn bản, hoàn toàn có thể thay đổi nội dung của văn bản đó Ngoài ra còn có các biểu tượng hình thu nhỏ cho phép chèn hình ảnh, biểu đồ, video, …
Các slide có thể có cách bố trí các vùng khác nhau tùy thuộc vào nội dung của từng slide Do vậy, khi tạo một slide mới cần chọn dạng slide có bố trí phù hợp với nội dung cần hiển thị
4.2.2 Thao tác trên slide
4.2.2.1 Chèn slide mới
Từ tab HOME, chọn New Slide trong nhóm Slides
Các biểu tượng thu nhỏ Vùng chứa văn bản
Trang 8 Chọn dạng slide từ danh sách sổ xuống
Slide mới xuất hiện Click vào vùng bất kỳ và bắt đầu gõ để thêm văn bản hoặc click
vào biểu tượng hình ảnh để thêm các nội dung khác
Lưu ý:
- Để thay đổi cách bố trí của slide hiện hành click vào lệnh Layout và lựa chọn cách
bố trí mới như mong muốn
- Muốn thêm một slide mới với cách bố trí giống như slide được chọn chỉ cần click
vào biểu tượng New Slide trong nhóm
Slides
4.2.2.2 Nhân bản slide
Nếu muốn sao chép slide một cách nhanh chóng,
có thể nhân bản slide
Các thao tác để nhân bản slide:
Chọn slide muốn nhân bản
Right-click, sau đó chọn Duplicate Slide
4.2.2.3 Sao chép slide
Right-click vào slide muốn sao chép, sau đó click Copy
Right-click vào vị trí mới và lựa chọn phương thức dán trong Paste Options
Trang 9o Use Destination Theme : slide mới di chuyển sẽ mang định dạng của slide trước
nó (tại vị trí mới)
o Keep Source Formatting : giữ nguyên định dạng của slide di chuyển
o Picture : biến slide thành một ảnh và không thể chỉnh sửa nội dung
4.2.3.1 Thay đổi kích thước slide
Chọn tab DESIGN và sau đó click vào Slide Size
Kế tiếp click chọn kích thước mong muốn từ menu hoặc click Custom Slide Size
nếu muốn tùy chỉnh kích thước
4.2.3.2 Định dạng slide
a Sử dụng theme
Khi tạo bài trình chiếu mới theo dạng blank thì PowerPoint sẽ áp dụng theme mặc định Tuy nhiên, có thể thay đổi sang theme khác cho bài trình chiếu bất kỳ lúc nào Các bước thực hiện:
Mở bài trình chiếu cần áp dụng theme
Chọn tab DESIGN
Mở rộng nhóm Themes và chọn kiểu theme muốn áp dụng
Trang 10b Sử dụng hình và màu làm nền cho slide
Sử dụng màu nền hoặc các hình ảnh để làm nền cho các slide trong bài trình chiếu được ứng dụng rất phổ biến Với các màu, hiệu ứng tô nền và các hình ảnh được chọn lựa kỹ sẽ mang đến một phong cách độc đáo và sáng tạo cho bài trình chiếu
Dùng hình làm nền cho slide
Chọn một hoặc nhiều slide muốn chèn hình nền
Chọn tab DESIGN
Chọn nhóm Customize và chọn Format Background
Xuất hiện cửa sổ Format Background
Chọn Picture or texture fill
Mọi điều chỉnh sẽ được thể hiện ngay trên slide được chọn Nếu muốn áp dụng cho tất
cả các slide thì nhấn nút Apply to All hoặc trả về trạng thái ban đầu bằng cách click
Reset Background
Trang 11 Dùng màu làm nền cho slide
Chọn mục Solid Fill từ cửa sổ Format Background
Chọn màu tô tại Color
Nhấn nút More Colors nếu muốn chọn màu khác từ bảng màu cơ bản
Tùy chỉnh độ trong suốt của màu tại thanh trượt Transparency
Tô nền chuyển sắc
Ngoài kiểu tô nền một màu, PowerPoint còn cho phép tô nền với nhiều màu phối hợp với nhau tạo nên các hiệu ứng màu đẹp mắt
Để thực hiện tô nhiều màu phối hợp cho slide
ta thực hiện như sau:
Chọn các slide cần tô màu nền
Chọn mục Gadient Fill từ cửa sổ Format
Background
Chọn mẫu phối màu tại Preset gradients
Chọn kiểu phối màu tại Type
Chọn hướng phối màu tại Derection
Tại Angle: nhập góc nghiêng
Chọn màu để phối với bộ màu đã chọn ở
bước trên tại Position
Thiết lập thêm các thông số tại Brightness
và Transparency bằng cách vừa điều chỉnh
vừa quan sát kết quả trên các slide
được chọn
Trang 12 Tô nền với các mẫu có sẵn
Trong PowerPoint cung cấp các mẫu tô với nhiều
họa tiết khác nhau cho phép tô màu nền một cách
nhanh chóng
Để thực hiện tô màu với các mẫu có sẵn cho slide
ta thực hiện như sau:
Chọn các slide cần tô màu nền
Chọn mục Pattern Fill từ cửa sổ Format
Background
Chọn các mẫu tô có sẵn tại Pattern
Chọn màu cho các đường nét của mẫu tô tại
Foreground
Chọn màu nền cho mẫu tô tại Background
4.2.4 Chèn văn bản vào slide
a Thêm Text Box
Chọn tab INSERT, sau đó chọn lệnh Text Box trong nhóm Text
Drag trên slide tạo vùng cho text box
Soạn thảo và định dạng text box
Trang 13 Nhập nội dung và định dạng WordArt
Lưu ý:
Có thể thay đổi hiệu ứng chữ cho WordArt bằng
cách:
Chọn WordArt cần thay đổi hiệu ứng
Chọn lệnh Text Effects trong nhóm WordArt
Styles có trong tab FORMAT
Chọn Transform và chọn kiểu hiệu ứng mong
muốn
c Định dạng văn bản
Chọn vùng văn bản cần định dạng
Chọn tab HOME
Nhóm Font cho phép định dạng font: font,
kích thước, kiểu chữ (in đậm, in nghiêng,
gạch dưới, đổ bóng, gạch ngang), giãn cách
ký tự, thay đổi kiểu chữ (in thường, in hoa,
tiêu đề,…), màu chữ,…
Nhóm Paragraph cho phép định dạng đoạn:
Bullets, Numbering, hướng văn bản, canh lề văn
bản theo chiều đứng, ngang, chia cột văn bản,
chuyển đổi văn bản sang SmartArt,
Trang 14Lưu ý:
- Có thể nhập văn bản trong một hình vẽ Khi hình vẽ xuất hiện trong slide, chỉ việc
gõ nhập văn bản Sau đó có thể sử dụng các tùy chọn định dạng trên tab HOME để
thay đổi font, kích cỡ hoặc màu sắc của văn bản
- Ngoài ra, có thể thay đổi hình vẽ thành hình vẽ với phong cách, màu sắc khác và có thể có thêm hiệu ứng bóng, … bằng việc định dạng hình vẽ được thực hiện thông
qua các lệnh có trong tab FORMAT
4.2.6 Chèn hình ảnh vào slide
Thêm hình ảnh có thể làm cho bài trình chiếu thêm thú vị và hấp dẫn Có thể chèn một hình ảnh từ một tập tin trên máy tính vào bất kỳ slide nào PowerPoint 2013 còn bao gồm các công cụ phục vụ cho việc tìm kiếm hình ảnh trực tuyến và thêm ảnh chụp màn hình vào bài trình chiếu của bạn
4.2.5.1 Các bước chèn hình ảnh
Chọn tab INSERT sau đó click Pictures trong nhóm Images
Hộp thoại Insert Picture xuất hiện
Chọn file ảnh muốn chèn sau đó click Insert
Ngoài ra, trong PowerPoint 2013 cho phép bạn chèn cả một album hình vào trong trình
chiếu bằng cách bấm vào nút Photo Album
4.2.5.2 Định dạng hình ảnh
Có nhiều cách khác nhau để định dạng hình ảnh trong slide của bạn PowerPoint hỗ trợ các công cụ giúp hình ảnh được định dạng một cách dễ dàng Ứng dụng cho phép thay đổi kiểu và hình dạng của ảnh, thêm đường biên, cắt và nén hình ảnh, thêm hiệu ứng nghệ thuật, …
a Cắt hình ảnh
Khi cắt hình ảnh, một phần của hình ảnh được bỏ đi Cắt xén hữu ích khi một bức ảnh
có nhiều phần và chỉ muốn lấy một phần của nó
Chọn hình muốn cắt, tab FORMAT xuất hiện
Chọn lệnh Crop trong nhóm Size
Các điều khiển cắt sẽ xuất hiện xung quanh hình ảnh Click và drag một điều khiển
bất kỳ để cắt ảnh
Trang 15 Click lệnh Crop một lần nữa để hình ảnh được cắt
Lưu ý:
Có thể cắt hình ảnh theo một khuôn dạng sẵn có bằng cách sử dụng chức năng Crop
to Shape trong nhóm Size
b Thêm đường biên
Chọn hình ảnh muốn thêm đường biên, sau đó chọn
Trang 164.2.7 Chèn các đối tượng khác vào slide
a Chèn âm thanh
PowerPoint cho phép thêm âm thanh vào bài trình chiếu Ví dụ, có thể thêm nhạc nền cho một slide, một hiệu ứng âm thanh khác hoặc thậm chí ghi lại lời tường thuật hay lời bình của riêng bạn
Có thể chèn âm thanh từ một tập tin trên máy tính hoặc duyệt bộ sưu tập âm thanh của PowerPoint trên mạng Sau đó có thể chỉnh sửa âm thanh theo ý của bạn
Chọn tab INSERT
Chọn lệnh Audio trong nhóm Media, sau đó click vào Audio on My PC…
Chọn tập tin audio cần chèn
Lưu ý:
- Nếu muốn chèn từ bộ sưu tập audio của PowerPoint thì chọn Online Audio…
Không những vậy, PowerPoint còn cho phép ghi lại lời bình của tác giả nhưng đòi hỏi phải có microphone kết nối với máy tính Tính năng này được thực hiện thông
qua việc chọn Record Audio…
- Sau khi chèn, trên slide sẽ có biểu tượng cái loa Khi đưa chuột lại thì sẽ xuất hiện nút Play để phát nhạc Có thể tuỳ chỉnh chi tiết hơn bạn bấm vào biểu tượng này và
trên thanh Ribbon bạn chọn tab PLAYBACK
Chọn Play in Background trong nhóm Audio Styles nếu không muốn biểu tượng
Play xuất hiện khi trình chiếu
Chọn Automatically tại Start trong nhóm Audio Options nếu muốn audio tự động chạy
Có thể tùy chỉnh âm lượng tại Volume trong nhóm Audio Options
Với tính năng Trim Audio, chúng ta có thể cắt bỏ bớt các đoạn âm thanh không cần
thiết và chỉ chừa lại một phần của tập tin audio Thiết lập đoạn âm thanh cần lấy tại
Start Time và End Time và nhấn nút OK sau khi hoàn tất