Làm quen với acess

C ửa sổ bảng của chế độ thiết kế được chia làm hai khung:  Nửa phía trên là tên các tên, kiểu dữ liệu tương ứng bạn có thể `nhập và lời miêu tả có thể không có của các trường.. Xin g

Làm quen với môi trường

ACCESS

CHƯƠNG 2

Nội dung chính của chương 2

 Làm quen với môi trường MS Access

 Các thao tác trên bảng dữ liệu trong Access

 Tìm hiểu bộ lọc (filter)

 Tạo CSDL và các mối liên kết giữa các bảng

được quản lý bởi Access

Để mở MS Access bạn vào Start → Programs → Microsoft Access (Hình 1).

Hiện ra hộp thoại sau đây (Hình 2):

Chọn Blank access Database để tạo mới cơ sở dữ liệu trống Chọn Access Database Wizards, pages and Projects để tạo mới cơ sở dữ liệu sử

dụng đồ thuật

Chọn Open an existing file để mở file có sẵn.

Hình 1

Hình 2

 Giả sử ta đã có sẵn cơ sở dữ liệu có tên Tuyển sinh đại học.

 Nếu tên file không có trong danh sách phía dưới thì chọn More files…→ Open.

 Tìm đến đúng đường dẫn chứa file

 Để mở file ta chọn tên file Kết quả thi đại học rồi nháy kép chuột hoặc ấn Open.

Nháy đúp

2.1.1 Khởi động Access:

Cửa sổ cơ sở dữ liệu

sau khi mở file sẽ hiện ra cửa sổ dưới đây: Cửa số gồm các đối tượng Tables,

Querries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules nằm trong tập tin đơn

lẻ Database Mỗi database phải chứa ít nhất một bảng, nó có thể chứa (hoặc

không) một hay nhiều đối tượng khác Muốn truy cập vào đối tượng nào, Click

vào tên đối tượng tương ứng nằm dưới mục Objects Trước hết chúng ta xem

xét các đối tượng này là gì?

Các đối tượng

Database

2.1.2

Các đối tượng (Objects).

Table (Bảng):

Là nơi lưu trữ dữ liệu Bảng được tổ chức theo các hàng, các cột Mỗi cột là một trường (Field), chứa một kiểu thông tin cụ thể, trường là phần tử trong cơ sở

dữ liệu Mỗi hàng là một bản ghi (Record) tạo thành từ các trường

Trong hình dưới đây, họ tên, ngày sinh, STT, quê quán, số báo danh, mã ngành là các trường Còn một bản ghi là một hàng có chứa tất cả yếu tố của các trường

• Mỗi bảng có khóa chính (Primary key)

• Các bảng liên kết với nhau thông qua

khóa (khóa ngoài)

• Có thể có các ràng buộc khác nữa

2.1.2

Một số chú ý về các bảng

Form (Mẫu biểu):

Là cửa sổ cho phép xem các bản ghi có sẵn hoặc tạo ra bản ghi mới vào bảng trong CSDL Có thể tạo ra biểu mẫu làm việc với một hay nhiều bảng cùng một lúc và in ra hoặc hiển thị biểu mẫu Dưới đây là ví dụ khi bạn nhập liệu trong Form:

Queries: Dùng để tìm và gọi ra đúng dữ liệu phù hợp với các điều

kiện mà bạn đặt ra, bao gồm các dữ liệu ở các bảng phức tạp tạo ra một truy vấn Một truy vấn cũng có thể cập nhật hoặc xoá bỏ đi bản ghi trong cùng một lúc.

Bảng truy vấn đơn giản

2.1.2

Report (Báo biểu):

Là đối tượng trình bày biểu mẫu, tương tự biểu mẫu Nhưng ứng dụng chủ yểu trong việc in ấn, không dùng cho mục đích nhập liệu.

Thủ tục viết bằng Visual Basic for Application (VBA), là

ngôn ngữ lập trình cơ sở của Access.

2.1.2

Design View và Datasheet view

Để chuyển đổi giữa 2 chế độ này (theo ví dụ minh họa):

Từ cửa sổ Database, chọn Tables rồi nháy đúp vào trang hồ sơ sẽ bật ra bảng ở chế độ

xem bản dữ liệu (Hình 6)

Để chuyển sang chế độ thiết kế: Nhấn View → Design View (hình 7) hoặc nhấn vào

biểu tượng thước kẻ xanh trên thanh công cụ Table Datasheet (hình 8).

C ửa sổ bảng của chế độ thiết

kế được chia làm hai khung:

 Nửa phía trên là tên các tên,

kiểu dữ liệu tương ứng bạn có

thể `nhập và lời miêu tả (có

thể không có) của các trường.

 Nửa phía dưới liệt kê các

thuộc tính của của trường

được chọn tương ứng ở phía

trên.

Trong phần tiếp theo chúng ta

sẽ nói tới các kiểu dữ liệu và

thuộc tính trường.

Bảng trong chế độ thiết kế

Đối với mỗi trường tương ứng ta có thể xác lập kiểu dữ

liệu bằng cách nhấn chuột vào phần tương ứng ở cột Data

Type Xin được giới thiệu một số kiểu dữ liệu là:

 Text: Bao gồm các chữ cái, chữ số, và các ký tự như &,

%, = và ? Text là kiểu dữ liệu phổ biến nhất

 Memo: Tương tự như Text, nhưng có thể chứa 65 535 ký

tự, trong khi Text chỉ có thể dài 256 ký tự

 Number: Gồm Byte, Integer, Long Integer, Single,

Double

 Date/time: Ngày giờ lưu trữ theo dạng thức đặc biệt được

xác lập trong phần thuộc tính

 Autonumber: Access sẽ tự động điền trị số cho từng bản

ghi mới bổ xung Có thể dùng để xác lập làm trường khóa

chính Chý ý là nếu tùy chọn này được chọn thì khi bạn

xóa một bản ghi nào đó thì bạn sẽ bị mất số vị trí của bản

ghi đó Ví dụ bạn có 3 bản ghi đánh số tự động là 3,4,5

Bạn xóa bản ghi 4 thì từ đây bạn sẽ bị khuyết vị trí này vì

bản ghi số 5 không chuyển xuống vị trí số 4

 Yes/No: Dùng cho các trường chỉ có hai giá trị Đúng/Sai

Thuộc tính của trường làm cho định

nghĩa về trường thêm chi tiết, số

lượng của thuộc tính phụ thuộc vào

kiểu dữ liệu Xin giới thiệu một vài

thuộc tính được sử dụng thường

xuyên:

 Field Size: Xác lập độ lớn cho các

dạng dữ liệu là Text và số.Khi bạn cố

gắng nhập một giá trị trường dài hơn

độ dài đã định thì Access tự động

không cho bạn nhập tiếp Còn nếu

text, số đã nhập vào từ trước mà lại

dài hơn độ dài bạn định xác lập lại thì

phần dài hơn sẽ bị cắt đi Do vậy

trước khi ghi vào đĩa, Access luôn hỏi

 Format:

Là thuộc tính xác định phương thức hiển thị trên màn hình của các ký tự đã được nhập vào trong một trường Tuỳ theo loại dữ liệu mà có các kiểu định dạng khác nhau

Dưới đây là ví dụ về format của trường có kiểu dữ liệu Date/Time (Hình 1):

2.1.3

 Input Mask:

Nhằm kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu, người ta dùng mặt nạ nhập liệu Nó xác lập cách thức mà dữ liệu nhập vào đều có dạng như thế

Ví dụ như trường số điện thoại ta xác lập Input mask là: 99\-000\-000

Khi nhập số điện thoại ví dụ 09123456 thì nó hiển thị là: 09 123 456

 Requiring Entries (Bắt buộc nhập liệu): Để đảm bảo các thông tin then chốt

luôn được nhập đầy đủ, ta có thể ấn định trường đó bắt buộc phải nhập

Làm điều này bằng cách chọn trường cần bắt buộc, chọn Required, Yes và sau

đó Save lại Dưới đây là một ví dụ mà access đưa ra thông báo lỗi bắt buộc người dùng phải nhập đầy đủ và nhập không đúng kiểu dữ liệu

Trạng thái dòng hiện tại trong bảng.

 Khi chúng ta nhập mới, sửa dữ liệu trong một bảng xuất hiện ký hiệu chọn bảng ghi ở cạnh bản ghi hiện tại để chỉ ra trạng thái của

nó Một tam giác chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa (hình 1), cái bút chì cho biết ta đang làm việc với bản ghi đó (hình 2) Khi ta dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, cái bút chì sẽ chuyển thành tam giác để chỉ ra bản ghi vừa làm việc đã được lưu vào đĩa

Hình 1

Hình 2

Hình 4 Hình 3

2.1.4

Trạng thái dòng hiện tại trong bảng.

 Dấu sao xuất hiện bản ghi trắng ở cuối mỗi bảng Khi ta đang thêm một

bản ghi vào cuối bảng dữ liệu đưa vào sẽ xuất hiện tại điểm nhận còn ký

hiệu chọn bảng ghi là cái bút chì Dấu sao sẽ chuyển xuống bản ghi trắng

ở cuối bảng sau khi nhập bất kỳ ký tự vào bản ghi mới (Hình 3).

 Mỗi bảng nhất thiết phải có một khóa chính (Primary Key) Đó là một

trường hoặc một nhóm các trường có giá trị khác nhau trên toàn bảng

ghi Nếu xem trong chế độ Design View thì trường khóa chính có ký hiệu

chiếc chìa khóa bên trái bản ghi (Hình 4).

Hình 1

Hình 2

Hình 4 Hình 3

M I CÁC ANH CH Ờ Ị

Các thao tác cơ bản

trên bảng dữ liệu

Di chuyển con trỏ trong bảng

• Dùng các phím mũi tên để di chuyển theo hướng đã định.

• Tab/Enter : chuyển sang ô kế tiếp trên dòng Nếu đang ở cuối

dòng, con trỏ tự động nhảy xuống dòng dưới của bảng.

• Shift + Tab : chuyển sang ô phía trước cùng dòng Nếu đang ở

đầu dòng và dòng hiện thời không phải là dòng đầu tiên, con trỏ

tự động nhảy lên dòng trên của bảng.

• Home: Chuyển con trỏ về đầu dòng.

• End: Chuyển con trỏ về cuối dòng.

• Ctrl + Home: Chuyển con trỏ về ô trên cùng bên trái bảng.

• Ctrl + End: Chuyển con trỏ về ô dưới cùng bên phải bảng.

2.2.1

Hình tam giác trên lề thể hiện rằng bản ghi đang được chọn

Lựa chọn một trường

Di chyển con trỏ và click lên tên

của trường để lựa chọn nó Trường đang được chọn bị bôi đen

2.2.3

Lựa chọn một hay nhiều ô

Sửa đổi dữ liệu của một bản ghi

Click vào ô cần sửa đổi dữ liệu, con trỏ nhấp nháy thể hiện việc sẵn sàng nhận

Biểu tượng bút chì cho biết dữ

liệu trong bản ghi hiện thời

đang bị thay đổi

Click chuột hoặc dùng phím di chuyển sang một bản ghi bất kì khác để xác nhận sự thay đổi

dữ liệu.

Dữ liệu vừa thay đổi lúc này đã được ghi vào đĩa

Copy, Cut, Paste trong phạm vi ô

Dùng chuột bôi đen

dữ liệu trong ô, click

phải chuột, một

menu

xuất hiện

Chọn Copy, hoặc Cut để đưa dữ liệu vào clipboard.

*Chú ý: Chỉ nên chọn Cut khi trường có

thuộc tính Require=False và Alow zero

length=False (Đối với Text) (Xem phần II)

Phải chuột vào vị trí sẽ

dán dữ liệu, menu xuất

hiện.

Chọn Paste để dán

*Chú ý: Chỉ Paste được dữ liệu vào một ô thuộc trường cùng kiểu hoặc kiểu Text

Click phải chuột, chọn Paste để hoàn tất

2.2.7

Khi sao chép miền, vì sao chọn hai miền kích cỡ khác

nhau mà vẫn Paste được?

Miền được sao chép Miền sẽ bị chép đè

Access đặt hai ô trên

cùng bên trái của 2

miền trên trùng lên

nhau Giao 2 miền

chính là miền kết quả.

Sử dụng Main Edit và Toolbar

Ngoài cách dùng Popup menu khi bấm phải chuột, tất cả các thao tác Cut, Copy, Paste và Undo ( Huỷ

bỏ thay đổi gần nhất) đều có thể thực hiện trên cả menu Edit và Standar ToolBar.

2.2.8

Trong khi muốn tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong CSDL lớn thì việc sử

dụng Find, replace là rất cần thiết Để vào hộp thoại Find:

 Edit → Find

 Nhấn vào biểu tượng ống nhòm trên thanh công cụ

 Dùng phím tắt Ctrl + F

Hộp thoại Find (gồm cả Replace) xuất hiện như sau:

Find, Replace trong MSAccess.

Giải thích về các tùy chọn của hộp thoại Find/Replace:

 Look in: Thông thường thì giá trị mặc định là tên trường mà con trỏ đang

đứng, ngoài ra còn có lựa chọn khi bạn trỏ vào hộp này là toàn bộ bảng

 Match (Sự phù hợp):

* Whole Field: Tìm từ bạn đánh vào trùng khớp hoàn toàn với mục của

trường

* Any part of Field: Nếu bạn không nhớ toàn bộ tên của từ cần tìm thì hãy

nhấn chuột vào Match rồi chọn Any part of Field Kết quả là Access sẽ tìm

kiếm tất cả các mục của trường có chứa từ bạn đánh vào.*- Start of Field: Lựa

chọn này tương tự như Any part of Field nhưng chỉ so sánh từ bạn đánh vào với các ký tự đầu tiên của trường

 Để có tùy chọn khác bạn nhấn chuột vào nút More>>

* Match case: Nếu được chọn tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa chữ thường.

* Search: Bạn có thể tìm xuống phía dưới (down), phía trên (up) nơi đặt con

BỘ LỌC VÀ SẮP XẾP (FILTER AND SORT)

Bạn có thể áp dụng bộ lọc trong ba cách sau:

Filter by Selection: lọc theo lựa chọn ( hay filter excluding selection: lọc bỏ các giá trị theo tiêu chuẩn được chọn ).

Filter by Form: lọc theo bảng biểu.

Advanced Filter/Sort: lọc/lựa chọn nâng cao.

2.3.2 Các thao tác cơ bản

đối với bộ lọc.

Click để định vị trường trong bản ghi chứa giá trị bạn muốn dùng để lọc bảng.

Ví dụ, bạn muốn xem những thí sinh nào chọn ngành thi là QHIT thì bạn phải chọn trường “Mã ngành”

Filter by Selection

Ta được kết quả như hình: Có 2 thí sinh chọn ngành thi QHIT.

Bạn cũng có thể lọc bỏ các giá trị phù hợp với tiêu chuẩn được chọn.

Ví dụ, bạn muốn lọc bỏ các thí sinh dự thi ngành QHIT, bạn làm các thao tác như trên, nhưng thay vì chọn Filter by Selection, bạn chọn Filter Excluding Selection Ta được kết quả:

Ta có thể chọn điều kiện để lọc là một phần của giá trị của bản ghi.

Ví dụ bạn chỉ chọn điều kiện là lọc ra các thí sinh có họ Nguyễn, bạn bôi đen “Nguyễn”, sau đó nhấn biểu tượng Filter by Selection trên toolbar

Ta được kết quả là 4 thí sinh có họ Nguyễn:

2.3.2

Sau khi bạn đã hoàn thành việc xem xét các bản ghi được lọc, bạn trở

lạivới bảng ban đầu bằng cách chọn Remove Filter/Sort trong Drop down list hoặc chọn Records > Remove Filter/ Sort

Click chuột

phải, chọn

Remove Filter/Sort

Hoặc nhấn vào biểu tượng Remove trên

toolbar

FILTER BY FORM

Đây là phương thức lọc mạnh hơn Filter by Selection VớiFilter by Form, bạn có thể lọc dựa trên nhiều tiêu chuẩn khác nhau cùng một lúc.

2.3.2

Click chọn Filter by

Form trên toolbar

Một biểu mẫu xuất hiện, là một bảng tính rỗng với một hàng bản ghi.

Click vào trường bạn muốn đặt làm tiêu chuẩn 1 danh sách xổ xuống, nhấp chuột vào giá trị bạn muốn trong danh sách Ở ví dụ

này, ta chọn trường “Mã ngành”, và tiêu chuẩn QHB.

Bạn cũng có thể gõ giá trị trực tiếp vào trong trường nếu muốn.

2.3.2

Nếu muốn chọn nhiều tiêu chuẩn khác nhau thì bạn click vào tab Or, sau đó chọn

Bạn có thể chọn nhiều tiêu chuẩn ở cùng một trường hoặc các tiêu

chuẩn ở các trường khác nhau

Ví dụ, bạn chọn thêm tiêu chuẩn về

số báo danh

Hoặc bạn có thể chọn nhiều tiêu chuẩn

cùng được thỏa mãn, tức phép toán

logic AND, thì trong look for, bạn nhắp

chọn các tiêu chuẩn đó

Chú ý : có thể chọn tiêu chuẩn là các toán tử chứ không buộc phải là dữ liệu chính xác.

Các toán tử được dùng: Có thể là chữ (như mã ngành), có thể là các phép toán (>, <, =, …), có thể là một phần của giá trị của bản ghi trong trường được chọn ( VD: Like “Nguyễn*” sẽ xác định được các thí sinh

mang họ Nguyễn )…

2.3.2

Chú ý

Nếu bạn dùng toán tử like thì trong dấu ngoặc cũng phải tính đến dấu cách, tức dấu cách cũng được xem là kí tự được kể đến

Ở hình bên, trường “Quê quán” có kiểu kí tự là text, nếu khi dùng like,

bạn lại gõ like “ Hải*” thì sẽ không có bản ghi nào thỏa mãn Vì trước

Hải bạn dùng 1 dấu cách, nhưng trong bảng thì không có dấu cách nào

đứng trước Hải

Trong trường hợp hình bên, bạn muốn căn phải cho chữ bằng cách

dùng các dấu cách Khi dùng lệnh like bạn lại gõ like “Hải*” hoặc trước

Hải số dấu cách không trùng với trong bản ghi thì bạn cũng sẽ nhận

được một bảng trống

Nếu bạn nhấn nhầm một trường mà bạn

không muốn chọn làm tiêu chuẩn thì bỏ đi

bằng cách: trong danh sách xổ xuống khi

click chuột phải, bạn nhấn Delete Tab

Ví dụ bạn không muốn chọn tiêu chuẩn về

quê quán thì thao tác như hình trên

2.3.2

Để thực hiện lọc, bạn

nhấn Apply Filter trên

toolbar hoặc trong

Drop-down list

Có thể nhập các bản ghi vào bảng theo một thứ tự logic nào đó, nhưng nếu có thể thay đổi thứ tự các bản ghi trong bảng theo tiêu chuẩn để thuận lợi cho khai thác thông tin.

Sử dụng Sort, có thể sắp xếp lại các bản ghi trong bảng trên cơ

sở một trường bất kỳ của bảng (phức tạp hơn, Sort cũng cho phép sắp xếp trên nhiều trường).

Chú ý: Có thể sắp xếp trong khung nhìn Form, nhưng trong

khung nhìn Datasheet thì tốt hơn vì nó cho ta tất cả các bản ghi trong bảng theo thứ tự mới của chúng.

Cách sắp xếp nhanh nhất là bạn nhấn vào biểu tượng Sort

Ascending ( tăng ) hoặc Sort Descending ( giảm ) trên toolbar.

Tuy nhiên, cách này chỉ giúp ích khi bạn chỉ cần sắp xếp trên một trường dữ liệu của bảng.

Khi muốn sắp xếp dựa trên nhiều trường thì sẽ thao tác phức tạp hơn một chút.

Sort Descending

2.3.3

Sort

Ascending

Giả sử ta có bảng họ và tên như hình bên.

Ở ví dụ này ta sắp xếp trường tên theo chiều từ A đến Z.

2.3.3

Ta được kết quả:

Bây giờ ta xét sắp xếp trên nhiều trường khác nhau.

Chức năng này chỉ áp dụng trực tiếp được cho các trường nằm kề nhau trong bảng Tuy nhiên, cũng có thể sắp xếp trên các trường cách nhau bằng cách di chuyển chúng lại gần nhau.

Để sắp xếp được nhiều trường thì bạn phải nhắp chọn các trường bằng cách bôi đen chúng.

Bôi đen một cột, giữ phím

Shift và nhắp con trỏ vào cột

cuối cùng, hoặc bạn có thể kéo

con trỏ trên hàng tên trường từ

trường đầu đến trường cuối

Vẫn giữ phím Shift, nhắp chuột phảI và chọn cách sắp xếp mong muốn

Hoặc nhanh nhất là nhấp vào biểu tuợng trên thanh

toolbar

2.3.3