tài liệu tự học excel 2007 chuẩn

Các thành phần chính trong cửa sổ Excel Sau khi khởi động xong, cửa sổ làm việc chính của Excel Hỡnh 3.2 xuấthiện và có dạng như sau: Hỡnh 3.2: Cửa sổ làm việc chính của Excel Cửa sổ làm

Bài 3 BẢNG TÍNH EXCEL

Microsoft Excel (Excel) là một phần mềm bảng tính điện tử nằm trong góiphần mềm Microsoft Office của hóng phần mềm Microsoft Microsoft Excelchạy trên môi trường Windows và được dùng phổ biến trong công tác vănphũng, trong quản lý bởi tính đơn giản, trực quan và dễ sử dụng của nó

Microsoft Excel đó phỏt triển qua nhiều phiờn bản nhằm đáp ứng nhu cầu

sử dụng ngày càng cao của người dùng: Excel 1.0, Excel 95, Excel 97, Excel

2000, Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010,… Hiện nay, Excel 2007 được sửdụng phổ biến nhất Trong giỏo trỡnh này, chỳng tụi trỡnh bày cỏc thao tỏc cơbản với Microsoft Excel dựa trên nền Excel 2007

I CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN MICROSOFT EXCEL

1 Khởi động và thoát khỏi Excel

a Khởi động Excel

Để khởi động Excel, có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

- Cách 1: Kích chuột lên Menu Start  Chọn All Program  Chọn Microsoft Office  Chọn Microsoft Office Excel 2007.

- Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng đường tắt (Shortcut) của

chương trỡnh Excel trờn màn hỡnh nền của Windows (nếu cú)

b Thoát khỏi Excel

Để thoát khỏi Excel, có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

- Cỏch 1: Bấm vào nỳt cú ký hiệu “X”ở gúc trờn bờn phải màn hỡnh

"Do you want to save the change…?" (Bạn có lưu lại những thay đổi trêntập tin “Book1” không?)

- Nếu chọn Yes: Lưu tập tin rồi đóng Excel lại

- Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin

- Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel

2 Cấu trúc bảng tính

a Các thành phần chính trong cửa sổ Excel

Sau khi khởi động xong, cửa sổ làm việc chính của Excel (Hỡnh 3.2) xuấthiện và có dạng như sau:

Hỡnh 3.2: Cửa sổ làm việc chính của Excel

Cửa sổ làm việc chính của Excel cũng gồm các thành phần cơ bản của cửa

sổ chương trỡnh:

- Nút Office: Chứa các lệnh làm việc với tập tin: Open, New, Save, Print…(Hỡnh 3.3)

Bộ công cụ Ribbon

Ô hiện hành

Tiêu đề hàng

Tiêu đề cột

Thanh công thức

Vùng bảng tính Nút

Office

- Thanh công thức (Formula bar): Chứa tên địa chỉ ô và ô công thức

Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị,…

và lưu trữ dữ liệu Một Workbook có thể chứa nhiều Sheet, do vậy có thể tổchức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin.Mỗi Workbook chứa rất nhiều Worksheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính

Worksheet: Có khi được gọi là "Sheet" hay "bảng tính", là nơi lưu trữ

và làm việc với dữ liệu Một Worksheet cú nhiều ụ và cỏc ụ cú chứa cỏc cột vàdũng Worksheet được lưu trong workbook Trong Excel 2007, một Worksheetchứa được 16,384 cột và 1,048,576 dũng, thay vỡ 256 cột và 65,536 dũng củaphiờn bản cũ

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc trái dưới

của cửa sổ Workbook Bạn có thể di chuyển từ Sheet này sang Sheet khác bằngthao tác đơn giản là kích chuột vào tên Sheet cần đến trong thanh Sheet tab.(Hỡnh 3.8)

Hỡnh 3.8: Sheet tabs

Ô (cell): Là giao của cột và dũng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa

các ô có lưới phân cách Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột

b Mở tập tin đó cú trờn đĩa

Thực hiện lần lượt theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn nút Office | Open hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+O Xuất hiện hộp thoại Open:

Hỡnh 3.6: Hộp thoại Open

- Bước 2: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin muốn mở Nội dung của thưmục được chọn sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới

- Bước 3: Chọn tệp tin muốn mở

- Bước 4: Kích nút Open (hoặc ấn Enter) để mở tệp (Kích đúp chuột vào

tập tin muốn mở)

c Ghi lại (lưu) tệp tin bảng tính

Thực hiện lần lượt theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn nút Office | Save hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+S hoặc kích chuột vào nút Save trên thanh tiêu đề Xuất hiện hộp thoại Save as:

Hỡnh 3.7: Hộp thoại ghi tệp Save As

- Bước 2: Chọn ổ đĩa và thư mục sẽ chứa tệp tin cần ghi

- Bước 3: Trong hộp File name: Gừ vào tờn tệp tin cần ghi.

- Bước 4: Ấn nút Save (hoặc ấn Enter) để ghi tệp tin.

d In tài liệu

Bước 1: Lựa chọn vùng văn bản muốn in

Bước 2: Mở hộp thoại Print (Hỡnh 3.8) với lệnh Ctrl+P hoặc Office button | Print

Hỡnh 3.8: Hộp thoại Print

Trong đó:

- Khung Printer: Cho phép chọn máy in cần in

- Nút Properties: Cho phép người dung thiết lập thuộc tính máy in

- Khung Pape range: Cho phép thiết lập phạm vi trang in.

+All: In toàn bộ trang trên tệp tài liệu.

+Trong Pages(s): From: Trang bắt đầu in, To: Kết thúc in

-Khung Copies: Chỉ ra số bản in trong hộp Number of Copies

-Khung Print what: Chọn in cỏi gỡ.

+ Selection: Chỉ in những vùng đó lựa chọn

+ Active sheets: Chỉ những vùng chứa dữ liệu

+ Entire workbook:

+ Table:

II Hàm và sử dụng hàm trong Excel

1 Tên, địa chỉ của ô và vùng

số cột Sao chép theo chiều dọc: thay đổi chỉ số dũng

- Địa chỉ tuyệt đối

Có dạng $<tên cột>$<chỉ số dũng>.

Ví dụ: $A$1, $B$5, $H$6Địa chỉ tuyệt đối không thay đổi khi sao chép công thức

- Địa chỉ tuyệt đối hỗn hợp

Tuyệt đối cột: $<tên cột><chỉ số dũng>

Vùng bao gồm một ô hoặc nhiều ô kế cận nhau Địa chỉ vùng có dạng như

sau: Địa chỉ ô đầu : Địa chỉ ô cuối

Ví dụ: A2:B4 là địa chỉ vùng bao gồm các ô A2, A3, A4, B2, B3, B4.(Hỡnh

3.9)

Hỡnh 3.9: Địa chỉ vùng

Địa chỉ vùng có thể là tương đối, tuyệt đối hay hỗn hợp như địa chỉ ô

c Tên của ô hoặc vùng

Thay vỡ gọi theo địa chỉ của ô hoặc vùng, ta có thể đặt tên cho ô hoặc têncho vùng

Ví dụ: Từ công thức = C3*F3 Có thể đặt tên cho ô F3 là LUONGCB và sửa lại công thức là = C3*LUONGCB

Đặt tên cho ô hoặc vùng:

- Bước 1: Chọn ô hoặc vùng cần đặt tên

- Bước 2: Gừ tờn cần đặt trong hộp Name rồi nhấn phím Enter hoặc chọn Formulas | Define Name  Đặt tên vào ô Names | OK.(Hỡnh 3.10)

Hỡnh 3.10: Đặt tên cho ô Chỳ ý: Khi đó ô hoặc vùng sẽ có hai cách gọi, bằng địa chỉ hoặc bằng tên

vừa mới đặt Tên sẽ tương ứng với địa chỉ tuyệt đối

2 Nhập và sửa đổi dữ liệu trong bảng tính

a Phân loại dữ liệu

Dữ liệu khi nhập vào Excel được phân ra làm các loại sau:

- Kiểu số (Number)

Phải bắt đầu bằng 1 số hoặc các dấu +,-,$

Dữ liệu kiểu số tự động căn phải ô

Dữ liệu số có thể là 1 trong các dạng sau: General, Number, Currency,Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific

Nếu độ rộng của ô không đủ chứa số sẽ được hiển thị ở dạng ##### hoặc #####

dạng khoa học

- Kiểu chuỗi (Text)

Phải bắt đầu bằng 1 ký tự

Nếu chuỗi là 1 dóy số thỡ ký tự đầu tiên phải là dấu nháy đơn (‘)

Dữ liệu kiểu chuỗi được Excel tự động canh trái.

Nếu độ rộng của ô không đủ chứa chuỗi sẽ được hiển thị sang ô bên cạnh

(nếu ô bên cạnh không có dữ liệu).

- Kiểu công thức (Formula)

Phải bắt đầu bởi dấu =

Giá trị hiển thị trong ô không phải là công thức mà là kết quả của côngthức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thôngbáo lỗi)

Công thức gồm các phép toán và các toán hạng Toán hạng có thể là dữliệu số, chữ, công thức, hàm, địa chỉ

Các phép toán trong công thức:

+ Phép toán số học (Trả về số): +, - , *, /, ^, %

+ Phép toán so sánh (Trả về giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)) : >,

<,=, >=, <=, <>

+ Phép toán nối 2 chuỗi (trả về 1 chuỗi): &

Để nhập dữ liệu vào một ô trong bảng tính, thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập

- Bước 2: Nhập dữ liệu vào ô

- Bước 3: Kết thúc quỏ trỡnh nhập bằng phớm Enter, hủy bỏ dữ liệu đang nhập bằng phím Esc.

Chỳ ý: Để hiệu chỉnh dữ liệu có thể kích đúp trực tiếp vào ô, hoặc chọn ô

và nhấn phím F2

c Định dạng bảng tính

- Định dạng font chữ

Chọn vùng cần định dạng  Kích phải chuột chọn Format Cells…  Font Hoặc chọn Font trên tab Home.(Hỡnh 3.11)

Hỡnh 3.11: Định dạng Font

- Căn chỉnh vị trí dữ liệu trong ô

+ Chọn vùng chứa dữ liệu cần căn chỉnh vị trí  Kích phải chuột chọn

Format Cells…  Aligment (Hỡnh 3.12)

Hỡnh 3.12: Căn chỉnh vị trí

+ Chọn căn chỉnh theo chiều ngang trong ô tại nút lệnh Horizontal: Left, Right, Center.

+ Chọn căn chỉnh theo chiều dọc trong ô tại nút Vertical.

+ Mặc định dữ liệu số được căn phải, dữ liệu text được canh trái

- Kẻ khung

+ Chọn vùng muốn kẻ khung  Kích phải chuột chọn Format Cells… 

- Khái niệm

Hàm (Function) được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiệncác tính toán chuyên biệt

Mỗi hàm có công dụng để giải quyết một công việc nhất định

Mỗi hàm trả về một giá trị duy nhất

- Cú pháp chung

= Tên hàm ([Danh sách đối số])

Trong đó:

Tên hàm: là một từ tiếng Anh, mô tả chức năng của hàm đó

Danh sách đối số: là dữ liệu đầu vào mà hàm dùng để tính toán Sau khitính toán xong hàm sẽ trả về một giá trị tùy theo chức năng của hàm Nếu hàm

có nhiều đối số thỡ giữa cỏc đối số phải được phân cách bằng ký hiệu phân cáchđược quy định trong Windows (thường sử dụng dấu phẩy)

Đối số của hàm có thể là:

+ Các giá trị số: =SUM(10, 12, 6, 8, -7)+ Địa chỉ ô, địa chỉ vùng:=MAX(A2, A4, C3, D2:D5, 6)+ Một chuỗi ký tự: =RIGHT(“Trung tõm tin học”, 8)+ Một biểu thức logic: =IF(A4 >= 5, “Đậu”, “Rớt”)+ Một hàm khác: =IF(C2>=0,SQRT(C2),“Số âm không có căn bậc hai!”)+ Tên của một vùng: =A4 * DON_GIA

- Cách sử dụng hàm:

Nếu công thức bắt đầu là một hàm, thỡ phải cú dấu = (hoặc dấu @, hoặcdấu +) ở phớa trước Nếu hàm là đối số của một hàm khác thỡ khụng cần nhậpcác dấu trên

Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím

+ Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm

+ Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +)

+ Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp

+ Nhấn Enter để kết thúc

Cách 2: Thông qua hộp thoại Insert Function

+ Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm

+ Kích chuột Tab Fomulas  Inser Function hoặc gừ tổ hợp phớm Shift+F3 Hộp thoại Paste Function xuất hiện (Hỡnh 3.15):

Hỡnh 3.15: Hộp thoại nhập hàm

+ Chọn nhóm hàm trong danh sách Or select a category.

+ Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Select a function.

Ví dụ: =SUM(1,2,3,4) = 10

- Hàm SUMIF: Tính tổng có điều kiện

Cú pháp: =SUMIF (cột chứa giá trị điều kiện, điều kiện, cột cần tính

tổng): Tính tổng các giá trị trong cột cần tính tổng mà những giá trị trong cộtchứa giá trị điều kiện thoả món điều kiện

Ví dụ: Tính tổng doanh thu đối với mặt hàng ti vi.(Hỡnh 3.16)

= SUMIF(B2:B7,"Ti vi",D2:D7) C9  fx = SUMIF(B2:B7, “Ti vi”, D2:D7)

1 STT Tên hàng Ngày bán Giá

Hỡnh 3.16: minh họa Hàm Sumif

- Hàm AVERAGE: Trả về giỏ trị trung bỡnh

Cú pháp: =AVERAGE (Number1, Number2,…, Number n): Tớnh giỏ trị

trung bỡnh cỏc số trong danh sỏch tham số

- Hàm MAX: Trả vê giá trị lớn nhất

Cú pháp: =MAX(Number1, Number2,…Number n): Cho giỏ trị lớn nhất

trong dóy số

Ví dụ: =MAX(2,4,6,8,9) = 9

- Hàm COUNT: Đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số

Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2, …): Hàm COUNT đếm các ô chứa

dữ liệu kiểu số trong dóy

Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dóy dữ liệu

Ví dụ: =COUNT(1,2,3,4,“A”,5) = 5

- Hàm COUNTIF: Đếm các ô có điều kiện

Cú pháp: =COUNTIF (vùng cần đếm, điều kiện đếm): Đếm trong vùng

cần đếm xem cú bao nhiờu giỏ trị thoả món vựng điều kiện đếm

Ví dụ: Đếm số SV thi lại (Hỡnh 3.17)

= COUNTIF(D2:D6,"<5")

Hỡnh 3.17: Minh họa Hàm Countif + Hàm RANK: Trả về thứ hạng của số trong khối

Cú pháp: =RANK(x, khối, n): Trả về thứ hạng cho giá trị x trong khối.

Trong đó n là tham số quy định cách sắp xếp:

Khối: Phải là địa chỉ vùng tuyệt đối

Nếu n = 0 (Hoặc khụng cú tham số này) thỡ kết quả sắp xếp theo kiểu lớnđứng trước, nhỏ đứng sau

Nếu n<>0 thỡ kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau

Vớ dụ minh họa về hàm RANK (Hỡnh 3.18)

Hỡnh 3.18: Minh họa hàm RANK + Hàm LEFT:

Cú pháp: =LEFT(s,n): Trớch ra n ký tự của chuỗi s kể từ bờn trỏi

Ví dụ: =LEFT(“Excel”,2) = Ex

=LEFT(“Excel”,4) = Exce

Cú pháp: = AND (biểu thức lôgic1, biểu thức lôgic2,…, biểu thức lôgic n)

Nếu tất cả các biểu thức đều đúng thỡ trả về giỏ trị “TRUE” Nếu 1 trongcác biểu thức logic sai thỡ trả về giỏ trị “FALSE”

Vớ dụ minh họa về hàm AND (Hỡnh 3.19)

Hỡnh 3.19: Minh họa hàm AND

Hàm AND có thể kết hợp với hàm IF như sau:

Ví dụ: Điền vào cột Học bổng với điều kiện là: Nếu ĐTB lớn

hơn hoặc bằng 7.5 và không bị thi lại môn nào thỡ đạt học bổng 200000

= IF(AND(G2>=7.5,D2>=5,E2>=5,F2>=5),200000,0)

- Hàm OR: hoặc

Cú pháp: =OR(biểu thức lôgic1, biểu thức lôgic2, …,biểu thức lôgic n)Nếu 1 trong các biểu thức logic đúng thỡ trả về giỏ trị “TRUE” Nếu tất cảcỏc biểu thức đều sai thỡ trả về giỏ trị “FALSE ”

Vớ dụ minh họa về hàm OR (Hỡnh 3.20)

Hỡnh 3.20: Minh họa hàm OR

Hàm OR có thể kết hợp với hàm IF như sau:

Ví dụ: Điền vào cột Điểm ưu tiên với điều kiện: Nếu hoàn cảnh là

con em thương binh hoặc là con em liệt sĩ thỡ được ưu tiên 1 điểm

=IF(OR(E2="TB",E2="LS"),1,0)

- Hàm IF: Kiểm tra biểu thức kiện

Cú pháp: = IF(Biểu thức điều kiện, Kết quả khi giả thiết đúng, Kết quảkhi giả thiết sai)

Kiểm tra biểu thức điều kiện, nếu biểu thức điều kiện đúng (True) thỡ kếtquả của hàm IF bằng Kết quả khi giả thiết đúng, cũn lại thỡ kết quả của hàm IFbằng Kết quả khi giả thiết sai

Ví dụ: Kiểm tra kết quả Điểm TB.(Hỡnh 3.21)

=IF(G2>=5.0,"Lên lớp","Lưu ban")

Hỡnh 3.21: Minh họa hàm IF

Hàm IF cho phép lồng nhau tối đa là 7 cấp

Ví dụ: Dùng công thức điền vào cột xếp loại Tại ô H2, nhập công thức

sau: = IF(G2>=9,"Xuất sắc", IF(G2>=8,"Giỏi", IF(G2>=7,"Khỏ",

IF(G2>=6.5,"TB Khỏ", IF(G2>=5,"Trung bỡnh","Yếu")))))

- Hàm VLOOKUP: Tỡm kiếm theo chiều dọc

Cú pháp: = VLOOKUP(X, vùng tham chiếu, cột lấy giá trị, kiểu dũ tỡm)

X: Giá trị mang ra để tỡm kiếm trờn cột đầu tiên của vùng tham chiếu Vùng tham chiếu (bảng phụ): Bảng lấy dữ liệu, cột bên trái nhất được tính

là cột 1,vùng tham chiếu phải dùng địa chỉ tuyệt đối

Cột lấy giá trị: Cột tham chiếu để lấy giá trị, thứ tự cột này tính theo cột

bên trái nhất của vùng tham chiếu (bảng phụ)

Kiểu dũ tỡm: 0 | 1 Xác định việc tỡm kiếm là chớnh xỏc hay gần đúng

Ngầm định là 1: Range_lookup =1 (TRUE) Hàm sẽ dũ tỡm giỏ trị bằngvới giỏ trị X trong Vùng tham chiếu, nếu khụng tỡm thấy, hàm sẽ trả về giỏ trịlớn nhất tiếp theo mà nhỏ hơn X (lookup_value) Điều kiện là cột đầu tiên trongVùng tham chiếu (table_array) phải sắp xếp tăng dần

Nếu chọn 0: Range_lookup = 0 (FALSE) Hàm sẽ dũ tỡm giỏ trị bằng vớigiỏ trị X (lookup_value) trong Vùng tham chiếu

Ví dụ: Yêu cầu điền dữ liệu vào cột Chức vụ với điều kiện cho trong

bảng dưới.(Hỡnh 3.22)

=VLOOKUP(C2,$A$12:$B$15,2,0)= Giám đốc

Hỡnh 3.22: Hàm tỡm kiếm theo chiều dọc VLOOKUP

- Hàm HLOOKUP: Tỡm kiếm theo chiều ngang

Cú pháp: =HLOOKUP(X, vựng tham chiếu, cột lấy giỏ trị, kiểu dũ tỡm)

í nghĩa cỏc tham số tương tự như trong hàm Vlookup

Ví dụ: Yêu cầu tính số tiền phụ cấp mà mỗi người được hưởng,

mức phụ cấp tương đương được cho trong bảng phụ phía dưới.(Hỡnh3.23)

Hỡnh 3.24: Hộp thoại sắp xếp

Hỡnh 3.25: Sắp xếp dữ liệu

Excel cung cấp ràng buộc (điều kiện) cho việc ưu tiên sắp xếp Nếu dữ liệu trong mục Sort by giống nhau thỡ Excel ưu tiên sắp xếp theo điều kiện trong cột Then by.

- Sort by: Cột ưu tiên thứ nhất trong khoá sắp xếp.

- Then by: Cột ưu tiên thứ hai và thứ ba trong khoá sắp xếp

- A to Z: Sắp xếp tăng dần

- Z to A: Sắp xếp giảm dần

- My data has header: Chứa dũng tiờu đề trong việc sắp xếp

Hỡnh 3.26: Kết quả sau khi sắp xếp

2 Lọc dữ liệu

Mục đích là lấy ra những dữ liệu có ích thoả món một vài điều kiện nào

đó nhằm phục vụ cho việc thống kê, lập báo cáo chi tiết… Excel cung cấp 2dạng lọc là lọc tự động và lọc nâng cao

a.Lọc tự động (AutoFilter)

Sử dụng phương pháp lọc tự động, những bản ghi thoả món điều kiện lọc

sẽ được hiển thị, cũn những bản ghi khụng thoả món điều kiện sẽ bị ẩn đi.Phương pháp này áp dụng khi điều kiện lọc nằm trên một trường (cột) Các bướcthực hiện

- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc

- Bước 2: Vào Tab Data | AutoFilter, bên cạnh tên các trường xuất hiện

các mũi tên màu đen

- Bước 3: Chọn mũi tên chứa tên trường muốn đặt điều kiện lọc Trường

hợp lọc có 2 điều kiện trở lên, Chọn mũi tên chọn Text filter chọn Custom filter, hộp thoại Custom AutoFilter hiện ra.