Ứng dụng văn phòng trong excel

4.2 Excel4.1.1 Soạn thảo nội dung trong Excel MicroSoft Excel-Bảng tính điện tử giúp người dùng thực hiện: • Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng tính, biểu diễn mối quan hệ dữ liệu dưới dạng

Nhập môn Công nghệ thông tin

CHƯƠNG 4:

ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG

Chương 4: Ứng dụng Văn phòng

4.1 Word

4.1.1 Soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word 4.1.2 Định dạng văn bản

4.1.3 Các thao tác với bảng 4.1.4 Các thao tác nâng cao 4.1.5 In văn bản

4.2 Excel

4.2.1 Soạn thảo nội dung trong Excel 4.2.2 Nhập liệu và định dạng

4.2.3 Công thức và hàm 4.2.4 Biểu đồ và đồ thị 4.2.5 Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn

4.3 Powerpoint

4.3.1 Các thao tác vào/ra với Presentation 4.3.2 Các thao tác cơ bản với Slide

4.2 Excel

4.1.1 Soạn thảo nội dung trong Excel

MicroSoft Excel-Bảng tính điện tử giúp người dùng thực hiện:

• Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng tính, biểu diễn mối quan hệ dữ liệu dưới dạng dãy, bảng hai chiều

• Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu

• Lọc và trích xuất thông tin

• Tính toán, phân tích dữ liệu

• Các hàm dựng sẵn, các biểu đồ,

• Tự động hóa công việc bằng Macro.

4.1.1 Soạn thảo nội dung trong Excel

• Một số khái niệm trong Excel

– Tệp tin-Bảng tính-WorkBook

– Trang tính-WorkSheet: <255 sheet/workbook

– Dòng-Row: Max=1048756

– Cột-Column: Max=16384

– Ô-Cell: đánh địa chỉ tương đối, tuyệt đối

– Vùng-Range: tập hợp các ô liền nhau

4.2.2 Nhập liệu và định dạng

• Nhập liệu: Thiết kế bảng tính để nhập liệu Có một số dữ liệu chính sau:

– Kiểu ký tự (văn bản): ABC

– Kiểu số: 0 9

– Kiểu logic: True False

– Kiểu mã lỗi: Error: #DIV/0!, #VALUE!

• Định dạng dữ liệu:

– Home/Font

– Alignment

– Number

– Cells

– Editing

Một số thao tác cơ bản

• Chọn đối tượng: Dòng, cột, vùng, nhiều đối tượng khác nhau, toàn trang

• Chèn ô, loại bỏ ô.

• Sao chép, cắt, dán dữ liệu

• Lấp đầy dữ liệu:

• Sắp xếp dữ liệu

• Lọc dữ liệu: Auto filter, Advanced Filter

• Tổng con –Tổng hợp nhiều vùng:

• Nhập dữ liệu

• Định dạng dữ liệu(điểm, chữ ký, bằng chữ)

2

• Tính toán các thông số còn thiếu

• Nhập tự động kết quả “trượt/qua” vào cột ghi chú

3 • Thực hành bài tập 2

Thực hành bài tập 1

4.2.3 Công thức và Hàm

• Công thức và địa chỉ:

– Dấu =, +, -, *, /

– Toán hạng

– Địa chỉ: tương đối, tuyệt đối, hỗn hợp; A1 & $A$1

• Hàm: <Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)

– Đối số có thể là

• Giá trị kiểu số, xâu,…

• Địa chỉ ô hoặc vùng ô

• Một hàm khác

– Hàm mẫu:

• Hàm toán học

• Hàm logic

• Hàm thống kê

• Hàm ký tự

• Hàm ngày tháng

Một số hàm cơ bản

• Hàm toán học:

– SUM(number1, number2, )

– LN(number)

– EXP(number)

– FACT(number)

– MOD(number, division)

– ROUND(number, number_digits)

– TRUNC(number, [number_digits])

– PRODUCT(number1, number2, )

– SUMPRODUCT(array1, array2, )

Hàm toán học

• SUMIF

– Cú pháp: SUMIF(vùng ước lượng, điều kiện, vùng tính toán)

– Tính tổng theo điều kiện

– Nếu bỏ qua vùng tính toán thì hàm tính toán trên vùng ước lượng

Một số hàm cơ bản

• Hàm logic

– AND(logic1, logic2, )

– OR(logic1, logic2, )

– IF(Logical_test, value_if_true, value_if_false)

– VLOOKUP

– HLOOKUP

Hàm logic

• VLOOKUP

– Cú pháp: VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, cột trả lại kết quả, sắp xếp vùng đối chiếu)

– Trả lại kết quả trên cùng hàng với giá trị tìm kiếm trong vùng bảng tham chiếu tại cột trả lại kết quả

– Chú ý:

• Vùng bảng đối chiếu để ở địa chỉ tuyệt đối

• Cột trả lại kết quả phải nhỏ hơn tổng số cột trong vùng bảng tham chiếu

• Sắp xếp vùng đối chiếu chỉ nhận giá trị logic 0 hoặc 1, nếu bỏ qua thì nhận giá trị 1

• Nếu để giá trị 0: tham chiếu chính xác và vùng bảng tham chiếu không cần sắp xếp

• Nếu để giá trị 1: tham chiếu tương đối và vùng bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột tham chiếu (cột trái ngoài cùng của vùng bảng tham chiếu)

Một số hàm cơ bản

• Hàm thống kê

– AVERAGE(number1, number2, )

– COUNT(value1, value2, )

– MAX(number1, number2, )

– MIN(number1, number2, )

• COUNTIF

– Cú pháp: COUNTIF(vùng ước lượng, điều kiện)

– Đếm theo điều kiện

Một số hàm cơ bản

• Hàm ký tự:

– LEN(text)

– LEFT(text, num_chars)

– RIGHT(text, num_chars)

– MID(text, start, num_chars)

Một số hàm cơ bản

• Hàm ngày tháng

– TODAY()

– DAY(serial_number)

– MONTH(serial_number)

– YEAR(serial_number)

4.2.4 Biểu đồ và đồ thị

• Một số dạng biểu đồ cơ bản:

– Biểu đồ vùng-Area: biểu đồ phản ánh sự đóng góp của mỗi dãy vào tổng các dãy

– Biểu đồ cột-Column: Biểu đồ tốt nhất để so sánh các dãy dữ liệu với nhau (các đối tượng biến đổi theo thời gian)

– Biểu đồ đường-Line: là biểu đồ thể hiện xu hướng thay đổi giữa các điểm dữ liệu với nhau

– Biểu đồ Bánh-Pie: biểu đồ tốt nhất để biểu diễn tỷ lệ của mỗi dãy dữ liệu trong tổng giá trị của các dãy

4.2.4 Biểu đồ và đồ thị

• Các thành phần của biểu đồ

– Thanh tiêu đề-Title: định tên biểu đồ hoặc nhãn các trục đồ thị

– Trục tọa độ-Axis: đường thẳng đứng, nằm ngang

– Điểm dữ liệu-DataPoint: biểu diễn cho giá trị cụ thể của dữ liệu

– Dãy dữ liệu-Data Series: là một tập hợp dữ liệu có mối quan hệ với nhau như cùng biểu diễn cho một đối tượng nào đó

– Chú thích-Legend: Dùng giải thích cho mỗi dãy dữ liệu đang được biểu diễn dưới dạng nào đó trong biểu đồ

– Dấu-Marker:

– Đường lưới-Gridline: là các đường thẳng song song với các trục, được dùng để xác định tọa

độ các điểm trên biểu đồ

4.2.4 Biểu đồ và đồ thị

• Các bước xây dựng biểu đồ:

– Xác định dạng biểu đồ sử dụng

– Lựa chọn vùng dữ liệu được biểu diễn

– Vào Insert/Chọn biểu đồ cần thiết

• Hiệu chỉnh biểu đồ-Chart Tool

– Design: cho phép thay đổi kiểu biểu đồ, cách biểu diễn, dãy dữ liệu tham gia vào biểu đồ, vị trí đặt

– Layout: Cho phép đưa thêm các thành phần vào biểu đồ

– Format: cho phép định dạng các thành phần của biểu đồ

– Loại bỏ/đưa thêm dữ liệu vào biểu đồ

4.2.5 In ấn

• Xem trước trang: Print Preview

• Thiết lập trang in: Page Setup

• Tỷ lệ in ấn:

• Đặt tiêu đề trang:

– Header

– Footer

• Đặt thuộc tính in: