ky nang to chuc su kien

KĨ NĂNGTỔ CHỨC SỰ KiỆN TRAINING 2013 MARKETING DEPARTMENT MS... TỔ CHỨC SỰ KIỆN Định nghĩa “sự kiện”  Phân loại sự kiện  Nhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện TCSK  Kế hoạch + Quy t

Trang 1

KĨ NĂNG

TỔ CHỨC SỰ KiỆN

TRAINING 2013

MARKETING DEPARTMENT

MS CLAUDIA VU

Trang 2

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Định nghĩa “sự kiện”

 Phân loại sự kiện

 Nhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện (TCSK)

 Kế hoạch + Quy trình TCSK

 Quy trình quản lý TCSK

Trang 3

Đ NH NGHĨA “S KI N” Ị Ự Ệ

“Một phần của PR, các hoạt động nhằm quảng bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp; hoặc xây dựng, duy trì mối quan hệ với cổ đông, nhân viên, đối tượng mục tiêu.”

Trang 4

PHÂN LO I S KI N Ạ Ự Ệ

 Đối ngoại – Đối nội:

+ Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng…

+ Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán bộ nhân viên…

 Mức độ trang trọng:

Very formal – Smart casual – Conference/Seminar - Casual

 Mục đích:

+ Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ…

+ Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…

 Địa lý, bản chất:

Chính trị XH – Văn hóa – Từ thiện – Thể thao – Cấp TP – Cấp QG

Trang 5

NHI M V NG Ệ Ụ ƯỜ I T CH C S KI N Ổ Ứ Ự Ệ

1 Hiểu biết cặn kẽ về:

 Mục đích, tính chất sự kiện

 Thành phần tham dự, đối tượng sự kiện hướng đến

2 Khả năng bao quát, quản lý các vấn đề liên quan đến sự kiện:

 Địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện (nếu có)

 Các đơn vị cung cấp hậu cần: âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt, bàn ghế, hoa, nước uống…

 Nhân viên tham gia tổ chức sự kiện, an ninh, nghệ sĩ, khách mời…

Trang 6

NHI M V NG Ệ Ụ ƯỜ I T CH C S KI N Ổ Ứ Ự Ệ

3 Lường trước các sự cố

Lập sẵn các kế hoạch dự phòng trong các trường hợp xấu

liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật có thể xẩy ra

4 Quản lý tốt về truyền thông

- Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp

- Thu thập, chọn lọc ảnh của các nhà báo làm tư liệu

5 Khả năng đáp ứng cao nhất các vấn đề phát sinh

- Điện áp, các thiết bị dự trù

- Thời gian tổ chức sự kiện phải đẩy sớm/lùi lại

- Phương án bổ sung, thay thế khi cháy chương trình do sự cố phát sinh

Trang 7

Xây d ng ý t ự ưở ng

L p đềề án chi tiềết kèm ngân sách s ậ ơ

bộ

L p đềề án chi tiềết kèm ngân sách s ậ ơ

bộ

Kềế ho ch th c hi n chi tiềết ạ ự ệ

Tiềến hành s ki n – Qu n lý ự ệ ả

ngân sách

Tiềến hành s ki n – Qu n lý ự ệ ả

ngân sách

Báo cáo t ng kềết – đánh giá ổ

Trang 8

QUY TRÌNH T CH C S KI N Ổ Ứ Ự Ệ

1 XÂY D NG Ý T Ự ƯỞ NG:

 M c đích t ch c s ki n? ụ ổ ứ ự ệ

 Các thành phâền tham gia?

 Tính châết, quy mô s ki n?ự ệ

 Th i gian, đ a đi m t ch c s ki n?ờ ị ể ổ ứ ự ệ

 Ngân sách đ nh m c dành cho s ki n? ị ứ ự ệ

 Ý tưởng ch đ o, đi m nhâến cho s ki n?ủ ạ ể ự ệ

BRAINSTORM

Trang 9

2 L P ĐỀỀ ÁN T CH C S KI N Ậ Ổ Ứ Ự Ệ :

 L a ch n ý tự ọ ưởng ch đ o, xây d ng k ch b n s ki nủ ạ ự ị ả ự ệ

 Phác th o kềế ho ch truyềền thông, qu ng bá s ki nả ạ ả ự ệ

 Li t kề các v t t , nhân l c câền thiềết cho s ki nệ ậ ư ự ự ệ

 Check giá các h ng m c đã li t kề, l p b ng d trù kinh phí trình lãnh đ o phề duy tạ ụ ệ ậ ả ự ạ ệ

 Lền ý tưởng thiềết kềế các m u giâếy m i, bandroll, phẫ ờ ướn, banner, t r i, backdrop, video ờ ơ clip… dùng đ qu ng báể ả

Trang 10

3 KỀẾ HO CH TH C HI N CHI TIỀẾT: Ạ Ự Ệ

 Xin giâếy phép t ch c s ki n (nềếu câền), làm vi c tr ổ ứ ự ệ ệ ướ c v i c quan qu n ớ ơ ả

lý hành chính

 Duy t m u thiềết kềế và cho in các m u giâếy m i, bandroll, ph ệ ẫ ẫ ờ ướ n,

backdrop, poster…

 Tri n khai kềế ho ch truyềền thông qu ng bá s ki n ể ạ ả ự ệ

 Hoàn tâết các h p đôềng v i các nhà cung câếp đ có đâềy đ v t t , nhân l c ợ ớ ể ủ ậ ư ự cho t ch c s ki n ổ ứ ự ệ

Trang 12

 Th o hôề s xin tài tr và tiềến hành liền h xin tài tr / c ng tác ả ơ ợ ệ ợ ộ

 Thi công các h ng m c câền thiềết: lắếp đ t sân khâếu, dàn âm thanh – ánh sáng, cắng khung ạ ụ ặ backdrop, trang trí…

 L p b ng phân công nhân s c th , chi tiềết L a ch n MC, PG, an ninh, h u câền… c n th n ậ ả ự ụ ể ự ọ ậ ẩ ậ

 G i giâếy m i khách VIP, g i đi n confirm ử ờ ọ ệ

Trang 13

 Quan tâm đềến danh sách khách m i, chu n b phờ ẩ ị ương án tiềếp đón VIP, bài di n vắn ễ

c a VIP…ủ

 Quan tâm đềến quà t ng cho khách sau s ki nặ ự ệ

 Ki m soát, điềều ch nh ngân sách th c tềế, các kho n phát sinh Gi hóa đ n, l p b ng ể ỉ ự ả ữ ơ ậ ả

bi u rõ ràng ể

 Ráp nôếi, t ng duy t chổ ệ ương trình

 Chú ý xem th i tiềết!ờ

Trang 14

 Ngay tr ướ c s ki n: ự ệ

 Check l i k ch b n, l i d n c a MC, bài di n vắn c a đ i bi uạ ị ả ờ ẫ ủ ễ ủ ạ ể

 Check lâền cuôếi âm thanh, ánh sáng, trang trí…

 Ch nh đôến trang ph c theo đúng quy đ nhỉ ụ ị

 Nhắếc nh kĩ vi c tiềếp đón VIP, v trí ngôềi c a VIPở ệ ị ủ

 Tiềếp đón, chu n b kĩ càng khu v c tác nghi p c a báo chíẩ ị ự ệ ủ

 Ph biềến l i yều câều đôếi v i b ph n ch p nh, quay phimổ ạ ớ ộ ậ ụ ả

Trang 15

 Trong s ki n: ự ệ

 Luôn đ ng gâền sân khâếu đ ki m soát các tình huôếngứ ể ể

 Theo sát k ch b n chị ả ương trình

 Cắết c ngử ườ ứi đ ng tr c t i khu đ i bi uự ạ ạ ể

 Liền h v i đ a đi m tiềếp theo (nềếu có)ệ ớ ị ể

Trang 16

 Sau s ki n: ự ệ

 C m n, ti n VIP ho c đ a VIP đềến đ a đi m kềế tiềếpả ơ ễ ặ ư ị ể

 Nhanh chóng thu th p nh, clip c a PV Ch n l c nh ng hình nh có giá tr làm t li u ậ ả ủ ọ ọ ữ ả ị ư ệ

g i báo chíử

 Thanh toán cho các nhà cung câếp

Trang 17

Trang 18

 Ekip t ch c s ki n nhóm h p t ng kềết, nh n xét khâu t ch c, rút kinh nghi m ổ ứ ự ệ ọ ổ ậ ổ ứ ệ

 Chôết l i b ng li t kề chi phí th c chi g i b ph n kềế toán ạ ả ệ ự ử ộ ậ

 L p báo cáo t ng kềết g i lãnh đ oậ ổ ử ạ

Trang 19

TH C HÀNH Ự

Lên kêế ho ch t ch c các s ki n sau: ạ ổ ứ ự ệ

1. L khai m c gi i bóng đá SV New Ocean Cup 2013ễ ạ ả

2. Event “Chào xuân 2013” khuâếy đ ng không khí t i c s 2, Trâền Đ i Nghĩa c a Anh ng ộ ạ ơ ở ạ ủ ữ

New Ocean

3. Tri n lãm giáo d c quôếc tềế New Ocean 2013ể ụ

4. T a đàm t vâến tuy n d ng, họ ư ể ụ ướng nghi p gi a New Ocean và sinh viền ĐH Thệ ữ ương

M iạ

5. Gala liền hoan cuôếi nắm c a New Oceanủ

6. Bu i team-buiding nhân d p t p th New Ocean đi ngh hèổ ị ậ ể ỉ

Trang 20

~ Gracias por atención~

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	1,18 MB