Tập huấn Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện 2011 -12 -11

Nguyễn Huy Toàn – Project ManagerHọc thực tiễn, Làm chuyên nghiệp About me… • Project Manager – BMG Internationa l Education • Chủ nhiệm tổ chức VVO – Vietname se Volunteer Organization

Trang 1

Tp HCM 2011/12/11

Trang 2

Nguyễn Huy Toàn – Project Manager

Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp

About me…

• Project Manager – BMG Internationa l Education

• Chủ nhiệm tổ chức VVO – Vietname se Volunteer Organization

• Phó chủ nhiệm CLB Marketer Việt N am

• Trưởng Ban Sự Kiện Diễn đàn Binh Son.net

• Giám đốc Công ty SOTO Tech

• Thành viên của một số nhóm, tổ chứ c khác…

Trang 4

Mục tiêu của buổi huấn luyện

• Hiểu rõ thế nào là tổ chức sự kiện

• Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện

• Có kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Trang 6

Trang 7

Sự kiện là gì?

• Họp báo (cũng là một loại sự kiện)

• Hội nghị, hội thảo

Trang 8

Tại sao phải tổ chức sự kiện?

• Đối với Doanh nghiệp: Hoạt động Marketing - PR

• Đối với Công tác Đoàn Hội

1 Công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho đoàn viên thanh niên:

2 Công tác hỗ trợ học tập cho đoàn viên thanh niên

3 Công tác tổ chức hoạt động phong trào cho đoàn viên thanh niên

Trang 9

Chân dung người tổ chức sự kiện?

Trang 10

Các bước tổ chức sự kiện

Trang 11

Các bước tổ chức sự kiện?

Mục đích

Ý tưởng

Kế hoạch

Sản xuất Quảng bá

Diễn ra

Đánh giá

Phù hợp

Độc đáo

Hiệu quả

Trang 12

Mục đích

Ý tưởng

Kế hoạch

Diễn ra

Đánh giá

KIỂM SOÁT

Check List

Rủi ro

Trang 13

Mục đích

Ý tưởng

Kế hoạch

Diễn ra

Kết thúc

Đánh giá

Phù hợp

Độc đáo

Hiệu quả

KIỂM SOÁT

Check List

Sự cố

Rủi ro

Trang 14

1 Mục đích

Trang 15

Mục đích tổ chức sự kiện?

Trang 16

2 Ý tưởng

Trang 17

Ý tưởng

Trang 18

3 Lên kế hoạch

Trang 19

3 Lên Kế hoạch tổ chức sự kiện

• Mục tiêu chương trình

• Đối tượng tham gia

• Nội dung chương trình – Cấu trúc sơ lược

• Các thiết kế chính trong chương trình

Trang 20

Kịch bản chương trình

Có 3 loại kịch bản cơ bản:

1. Kịch bản ý tưởng (Concept): thể hiện ý tưởng chủ đạo, nội dung chính của event

2. Kịch bản đề cương (Program Flow):

• Hình thành cấu trúc & trình tự chương trình

• Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình tự

• Ước đoán thời gian/thời lượng của từng nội dung/tiết mục

• Ước đoán thời gian/thời lượng của toàn bộ chương trình

3. Kịch bản thực hiện :

• Bảng liệt kê theo trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện,

• Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, lúc nào

• Mô tả cụ thể diễn biến

• Nêu đích danh người phụ trách từng diễn biến

• Toàn bộ diễn biến trong sự kiện được tái hiện đầy đủ trên giấy

• Đề cao trách nhiệm cá nhân & phối hợp tập thể.

• Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hoàn hảo

Trang 21

Kịch bản đề cương (Program Flow)

 Diễn giả diễn thuyết

 Giao lưu hỏi đáp

19.15-19.30

Bế mạc

 Cảm ơn và tặng hoa diễn giả

 bố kết thúc

Trang 22

1

Tiền sảnh

Đón khách

18h00 19h0

-0 60’ Đón khách PGs Nhạc nhẹ

Vàng nh

Trang 23

Quảng bá cho sự kiện

Trang 24

Quảng bá cho sự kiện

• Xác định rõ mục đích truyền thông là gì?

• Thông điệp chính của chương trình là gì?

• Chiến lược triển khai ra sao? Sử dụng các kênh, phương tiện nào?

• Thời gian cụ thể triển khai

• Khi thể hiện bằng bảng biểu, toàn bộ các phương tiện truyền thông tham gia quảng bá cho chương trình phải được liệt kê đầy đủ theo thứ tự từ thấp đến cao, theo từng loại riêng biệt để có thể dễ dàng theo dõi.

• Từng hoạt động quảng bá phải chỉ rõ cách thức và thời gian, địa điểm cụ thể đảm bảo hiệu quả thu hút đối tượng tham gia sự kiện.

Trang 25

Kế hoạch quảng bá truyền thông

Mẫu 2 : Quảng bá chương trình

Tên công ty/ đơn vị tổ chức :

Tờ rơi A5 Thư mời A4 Banner 0.8m x 1.8m Bandrole 1.2m x 1.8m

2 Báo chí

Tuổi Trẻ Bài viết 1/2 trang Thanh Niên

3 Truyền hình

VTV TVC HTV TVC

Trang 26

Xây dựng Check list Event

• Là một bảng tổng hợp (Danh sách) các hoạt động cần thiết cùng các yêu cầu đặt ra để tiến hành một sự kiện hiệu quả, đạt mục tiêu

đề ra.

Trang 27

Check list Event

Tên công ty/đơn vị tổ chức :

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Trang 28

Trang 30

Trang 31

Các thành phần trong một checklist

Tiệc

• Các loại nước uống

• Bữa điểm tâm

Trang 32

Trang 34

Trang 35

Dự trù ngân sách

Trang 36

Mẫu 3 : Dự trù chi phí

Tên công ty tổ chức :

CHƯƠNG TRÌNH:

THỜI GIAN: ĐỊA ĐIỂM:

Stt Khoản mục Mô tả chi tiết ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Giấy phép 2 Địa điểm, Địa điểm 3 Chi phí sản xuất Poster, … .

Thư mời

Bandrole

CỘNG .

4 Chi phí thuê ngoài Sân khấu .

Âm thanh, ánh sáng .

CỘNG

5 Chi phí biểu diễn MC .

Ca sĩ .

CỘNG

6 Chi phí khác Thiết kế .

Vận chuyển, set up .

CỘNG

7 Chi phí dự phòng .

TỔNG CỘNG

Trang 37

Lập Tiến độ công việc – Timeline chi tiết

• Là tổng thời gian cần thiết kể từ thời điểm lập kế họach tổ chức đến khi thực hiện và kết thúc chương trình.

• Là tập hợp từng khoản thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc cụ thể.

• Cần dự trù dư ra một khoảng thời gian so với dự kiến để đảm bảo đối phó sự cố nếu có xảy ra.

Trang 38

Tiến độ công việc - Timeline

Mẫu 4 : Tiến độ thực hiện (Time-frame)

Tên công ty tổ chức :

CHƯƠNG TRÌNH:

THỜI GIAN: ĐỊA ĐIỂM:

St t Khoản mục Chi tiết W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11 W12 1 Proposal

2 Kế họach thực hiện

5 Giấy phép

6 Địa điểm, đặt tiệc

8 Thiết kế

12 Sản xuất

14 Thư mời

15 Làm việc nhà cung cấp

18 Dàn dựng

19 Kiểm tra/Chạy thử chương trình

20 Chương trình chính thức

21 Kết thúc

Trang 39

Tiến hành Sản xuất & truyền thông

Trang 40

4 Tiến hành Sản xuất & truyền thông

Trang 41

Tiến hành Sản xuất & truyền thông

Trang 42

Tiến hành Sản xuất & truyền thông (tt)

• Thực hiện đúng chức năng từng bộ phận.

• Đảm bảo tiến độ thời gian (Time-frame)

• Kiểm soát chi phí (Dự kiến chi phí)

• Họp định kỳ cập nhật tình hình

• Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên

• Đặt biệt lưu ý: CHẠY THỬ

Trang 43

5 Diễn ra sự kiện

Trang 44

Các công cụ cần thiết

• Kịch bản chương trình: Kịch bản đề cương, kịch bản thực hiện (kịch bản

MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản VDO, kịch bản chi tiết tổng

Trang 45

Thực hiện sự kiện

Trang 46

• Tiên liệu và ngăn ngừa sự cố có thể xảy ra

• Nhanh chóng tìm ra giải pháp tối ưu, xử lý hậu quả tức thời.

• Không được chủ quan cho dù là những sự cố rất nhỏ.

• Rút kinh nghiệm

Trang 47

6 Kết thúc & đánh giá

Trang 48

Kết thúc sự kiện

• Dọn dẹp nơi tổ chức, bào quản vật dụng đã sử dụng

• Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp

• Tổng hợp các phiếu đánh giá của người dự (nếu có)

• Họp rút kinh nghiệm

• Tổng hợp báo cáo

Trang 50

Trang 51

5 Bí quyết thành công trong tổ chức sự kiện

• Thành công trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thành công

Thất bại trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại

• Double Check

• Rehearsal (Chạy thử chương trình)

• Hãy tưởng tượng thật rõ nét

• Quy tắc ngược

Trang 52

Định dạng
Số trang	53
Dung lượng	2,06 MB