KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ THUYẾT PHỤC

Kỹ năng thuyết trình  Chuẩn bị thuyết trình  Cấu trúc bài thuyết trình  Giao tiếp phi ngôn từ  Công cụ hỗ trợ  Câu hỏi và hồi đáp ý kiến thính giả... Kỹ năng thuyết trình  Chuẩn bị

Kü n¨ng ThuyÕt tr×nh & ThuyÕt phôc

Ts Phan Quèc ViÖt NguyÔn Huy Hoµng

Kỹ năng thuyết trình

 Chuẩn bị thuyết trình

 Cấu trúc bài thuyết trình

 Giao tiếp phi ngôn từ

 Công cụ hỗ trợ

 Câu hỏi và hồi đáp ý kiến thính giả

Kh«ng chuÈn bÞ lµ

chuÈn bÞ cho thÊt b¹i

Giới hạn các vấn đề

 Cô lập và phân biệt gốc rễ vấn đề

 Chi tiết hoá bằng các thông số

 Đơn giản hoá tình huống

 Chia thành các phần có thể thực hiện

§¸nh gi¸ m«i tr êng bªn ngoµi

 Th«ng tin th êng xuyªn cËp nhËt

 Nh÷ng g× ®ang x¶y ra trong lÜnh vùc

 Nh÷ng g× ®ang x¶y ra ë lÜnh vùc liªn quan

 Sù ¶nh h ëng ë ph¹m vi quèc gia, quèc tÕ

Đánh giá văn hoá tổ chức

 Phong cách giao tiếp trang trọng hay không

 Ăn mặc chuyên nghiệp hay không

 Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động

 Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc

 Thái độ an toàn hay mạo hiểm

Phân tích thính giả

 Thu thập thông tin về cá nhân, nghề nghiệp

 Xác định thái độ về: chủ đề, diễn giả,

BiÕt m×nh biÕt ng êi,

tr¨m trËn tr¨m th¾ng

Ba thêi ®iÓm quan träng

 Tr íc khi thuyÕt tr×nh

 Giê gi¶i lao

 Sau khi thuyÕt tr×nh

Chuyªn s©u t¹o nªn

sù kh¸c biÖt

Khởi tạo ý t ởng - Động não

 Phát triển bởi Alex Osborne vào năm 1938

 Tiếp cận nhóm để tạo ra các ý t ởng, giải pháp

Ph ơng pháp động não

 Giúp các thành viên thảo luận bằng cách:

 Xây dựng ý kiến theo kinh nghiệm của họ

 Tìm các cách khác nhau để giải quyết một vấn đề

 Dùng để khởi tạo ý t ởng

Mục đích

 Lập đ ợc một danh mục các giải pháp lựa chọn

 Thảo luận, phân tích điểm mạnh, điểm yếu

 Tìm giải pháp tối u

Các b ớc tiến hành

 Trình bày vấn đề

 Đề nghị đ a ra các giải pháp

 Nêu 3 nguyên tắc của ph ơng pháp động não

 Bài tập khởi động ph ơng pháp động não

Ưu điểm Nh ợc điểm

 Dựa trên kinh nghiệm

 Sáng tạo sai mục đích

 Dễ sinh mâu thuẫn

Tôi không bao giờ dạy học trò, tôi chỉ tạo điều kiện để họ tự học

Albert Einstein (1879 – 1955)

Xác định mục tiêu

 Mục tiêu cụ thể của bài trình bày

 Phụ thuộc vào mục đích

 Phụ thuộc vào các phân tích

 Phụ thuộc vào nhu cầu của diễn giả

 Đảm bảo yêu cầu SMART

Phân tích cơ hội

 Ai sẽ truyền đạt thông điệp?

 Khi nào thì truyền đạt thông điệp?

 Truyền đạt thông điệp ở đâu?

 Truyền đạt thông điệp nh thế nào?

Tinh thÇn cña con ng êi chØ cã thÓ

tiÕn xa víi ®iÒu kiÖn: võa kiªn

nhÉn võa thinh lÆng, t t ëng c¸

nh©n thªm vµo t t ëng c¸c thÕ hÖ.

Nãi lµ b¹c,

l¾ng nghe lµ kim c ¬ng

im lÆng lµ vµng,

C¸i g× còng chÐp còng ghi

Kh«ng biÕt th× hái tù ti lµm g×

MÈu bót ch× h¬n trÝ nhí tèt

TrÝ nhí ®Ëm kh«ng b»ng nÐt mùc mê

S.O.S.

Significance Of Simplicities

K.I.S.S.

Keep It Short & Simple

I N T R O

C O N C L U

Q U O T E

Q U O T E

Nãi cã s¸ch, m¸ch cã chøng.

Tr¨m nghe kh«ng b»ng mét thÊy

Back

Thao tr ờng đổ mồ hôi, chiến tr ờng ít đổ máu.

Kỹ năng thuyết trình

 Chuẩn bị thuyết trình

 Cấu trúc bài thuyết trình

 Giao tiếp phi ngôn từ

 Công cụ hỗ trợ

 Câu hỏi và hồi đáp ý kiến thính giả

Kh«ng lËp kÕ ho¹ch

lµ lËp kÕ ho¹ch cho thÊt b¹i

Mô hình “tin xấu“

 Chuẩn bị tinh thần cho thính giả

 Chuyển đổi h ớng nghe của thính giả

 Truyền đạt tin xấu

 Giải thích các nguyên nhân

 Đề xuất các ph ơng án lựa chọn

 Tr×nh bµy kÕt qu¶ (Results)

 §Ò xuÊt ý kiÕn kh¸c (Recommendations)

Më ®Çu

 Thu hót sù chó ý cña thÝnh gi¶

 Giíi thiÖu kh¸i qu¸t môc tiªu

 Giíi thiÖu lÞch tr×nh lµm viÖc

 ChØ ra c¸c lîi Ých bµi thuyÕt tr×nh mang l¹i

C¸c c¸ch t¹o sù chó ý

 VÝ dô, minh häa hoÆc c¸c mÈu chuyÖn

 C¸c c©u/ t×nh huèng g©y sèc

 Sè thèng kª, c©u hái hoÆc trÝch dÉn

 C¶m t ëng cña b¶n th©n

 Hµi h íc hoÆc liªn t ëng

 KÕt hîp nhiÒu c¸ch

Không có cơ hội thứ hai

để gây ấn t ợng ban đầu

Th©n bµi

 Lùa chän néi dung quan träng

 S¾p xÕp theo thø tù l«gic

 Lùa chän thêi gian cho tõng néi dung

 Chia thµnh c¸c phÇn dÔ tiÕp thu

Giíi h¹n c¸c ®iÓm chÝnh

§a th lo¹n t©m

Nãi dµi -> Nãi dai -> Nãi d¹i

BiÕt nhiÒu kh«ng b»ng biÕt ®iÒu

DiÔn gi¶ thùc sù kh«n ngoan

kh«ng ph« tr ¬ng sù th«ng th¸i cña m×nh, mµ khÝch lÖ ng êi nghe ph¸t huy trÝ tuÖ cña chÝnh hä.

§iÒu cuèi cïng

sÏ sèng cïng

A.B.C.

Always Be Closing

Kỹ năng thuyết trình

 Chuẩn bị thuyết trình

 Cấu trúc bài thuyết trình

 Giao tiếp phi ngôn từ

 Công cụ hỗ trợ

 Câu hỏi và hồi đáp ý kiến thính giả

Giao tiÕp phi ng«n tõ

 Kh¸i niÖm

 C¸c lo¹i phi ng«n tõ

Khái niệm phi ngôn từ

Hữu thanh Vô thanh

Phi ngôn từ

Giọng nói(chất giọng, âm l ợng,

độ cao ), tiếng …

thở dài, kêu la

Điệu bộ, dáng vẻ, trang phục, nét

mặt, ánh mắt,

đi lại, mùi… Ngôn từ Từ nói Từ viết

Søc m¹nh cña th«ng ®iÖp

Ng«n tõ hay phi ng«n tõ?

Sù kh¸c biÖt

Ng«n tõ Phi ng«n tõ

§¬n kªnh §a kªnh

Kh«ng liªn tôc Liªn tôc

KiÓm so¸t ® îc Khã kiÓm so¸t

Giao tiÕp phi ng«n tõ

 Kh¸i niÖm

 C¸c lo¹i phi ng«n tõ

Kh«ng nghÜ

b»ng miÖng

NhÊt d¸ng, nh× da,

thø ba nÐt mÆt

¡n cho m×nh mÆc cho ng êi

GÇn nÓ bông, nÓ d¹ L¹ nÓ ¸o, nÓ quÇn.

Võa m¾t m×nh

¦a m¾t ng êi

MÆc sang h¬n

thÝnh gi¶ mét bËc

MC  WC

MÆt

 ThÓ hiÖn c¶m xóc (250 000)

 T ¬i c êi

Mét nô c êi b»ng m êi thang thuèc bæ

Nh×n mÆt mµ

b¾t h×nh dong

Trêi sinh con m¾t lµ g ¬ng

Ng êi ghÐt ngã Ýt, kÎ th ¬ng ngã nhiÒu

W

M¾t lµ cöa sæ t©m hån

Mïi

 §èi víi nam

 §èi víi n÷

Kỹ năng thuyết trình

 Chuẩn bị thuyết trình

 Cấu trúc bài thuyết trình

 Giao tiếp phi ngôn từ

 Công cụ hỗ trợ

 Câu hỏi và hồi đáp ý kiến thính giả

Tr¨m nghe kh«ng

b»ng mét thÊy

Trang chiếu

 Trang chiếu đ ợc chuẩn bị tr ớc

 Hai loại:

 Trang chiếu dùng cho đèn chiếu OHP

 Trang chiếu trên máy tính chiếu qua LCD

H ớng dẫn làm trang chiếu

 Trang chiếu phải có tiêu đề

 Một trang chiếu không trình bày quá một chủ đề

 Số nội dung không quá 6

 Một nội dung không quá 2 dòng

 Ngôn từ nhất quán

H ớng dẫn làm trang chiếu

 Dùng gam màu và hình ảnh thích hợp

 Thiết kế trang chiếu cân đối

 Viết chữ cỡ tối thiểu 5mm

 Có thể copy để làm trang chiếu

 Có thể làm khung để trang chiếu không bị cong

C-130J bay với Tốc độ cao hơn

trong Khoảng thời gian dài

hơn và Chở đ ợc nhiều hơn

C-130J không Đắt đối với mọi

ng ời

TìM HIểU Về CáC đối thủ CạNH TRANH của công ty

 định nghĩa từ hẹp đến rộng nh “vận chuyển bằng xe tải” đến “hệ

thống vận tải” về các đối thủ cạnh tranh của ta.

 các nhóm chiến l ợc, các hồ sơ chiến l ợc đầy đủ/ sơ l ợc, các loại chi phí, sự khác biệt, sự chuyên biệt CủA Họ Là gì?

 Xác định mục tiêu của các đối thủ cạnh tranh (Tăng tr ởng theo h

ớng tấn công, tối đa hoá lợi nhuận, ng ời khởi x ớng ý t ởng mới).

 thị phần, tiềm lực tài chính, uy tín sản phẩm, đội ngũ bán hàng, các

điều kiện thuận lợi và dịch vụ của đối thủ có gì yếu mạnh?

 Dự kiến phản ứng của các đối thủ cạnh tranh NHƯ hành vi trong quá khứ, những hoạt động hiện tại, và DANH TIếNG trong kinh doanh.

 lập hệ thống, thu thập số liệu, phân tích ĐốI THủ CạNH TRANH (ngân

hàng thông tin - dữ liệu về các đối thủ cạnh tranh)

 quan sát và theo dõi XEM ĐốI THủ mạnh hay yếu, xa hay gần, có thể

dự đoán hay không thể dự đoán Về Họ.

 TA Cân đối THế NàO giữa VIệC PHụC Vụ khách hàng và định h ớng CạNH TRANH VớI đối thủ (sản phẩm, thị tr ờng, đối thủ cạnh tranh và khách hàng).

Phân tích đối thủ cạnh tranh

 Xác định đối thủ cạnh tranh

 Tìm hiểu chiến l ợc của các đối thủ

 Xác định mục tiêu của đối thủ cạnh tranh

 Xác định điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ

Phân tích đối thủ cạnh tranh

 Dự đoán phản ứng của đối thủ

 Lập cơ sở dữ liệu về đối thủ cạnh tranh

 Lựa chọn đối thủ chính để theo dõi

 Cân đối định h ớng giữa khách hàng và đối thủ

Đèn chiếu OHP

 Dùng để chiếu trang chiếu đã chuẩn bị sẵn

 Dùng phát triển bài trình bày

 Dùng để viết những ghi chú

H ớng dẫn sử dụng OHP

 Xếp các trang chiếu theo thứ tự từ trên xuống

 Có thể kẹp lại với nhau theo chủ đề

 Kiểm tra dây dẫn và độ nét, hình ảnh tr ớc

 Đứng bên cạnh đèn chiếu (ng ợc tay thuận)

§Ìn chiÕu OHP

ThuËn lîi:

 DÔ chuyÓn, sö dông

 §èi diÖn víi thÝnh gi¶

 MÊt thêi gian chuÈn bÞ

 Ph¶i bá c¶ trang khi söa

Đèn chiếu LCD

 Dùng để chiếu trang chiếu đã chuẩn bị sẵn

 Công cụ chiếu đ ợc mọi thứ có trên máy tính

 Kết hợp đ ợc với âm thanh

 Kết hợp đ ợc với công cụ khác: camera, video

H ớng dẫn sử dụng LCD

 Nối vào máy tính tr ớc khi khởi động máy tính

 Kiểm tra dây dẫn và độ nét, hình ảnh tr ớc

 Nên đứng phía tr ớc hoặc bên cạnh máy chiếu

 Bấm chuột hoặc phím bất kỳ để chuyển trang

 Dùng điều khiển từ xa -> di chuyển linh động

 Tắt nguồn sau khi quạt tắt

 Tên, chủ đề, tiếng n ớc ngoài, kết quả

 Phác hoạ để minh hoạ

B¶ng tr¾ng kh«ng phï hîp víi

 Bµi tr×nh bµy dµi cÇn nhiÒu kh«ng gian, thêi gian

 Bµi tr×nh bµy qu¸ nhá khã nhËn biÕt

B¶ng tr¾ng

ThuËn lîi:

 Gi¸ thÊp, th«ng dông

 DÔ chuyÓn, sö dông

 NhiÒu kho¶ng trèng

 DÔ söa ch÷a lçi

BÊt lîi:

 Mùc g©y bÈn thØu

 Thêi gian lau b¶ng l©u

 Khi viÕt quay l ng l¹i

 Kh«ng l u l¹i ® îc

H ớng dẫn sử dụng giấy A0

 Hình ảnh minh hoạ phải đơn giản

 Mỗi bản chỉ chứa một chủ đề hay hình minh hoạ

 Số màu sắc dùng vừa phải

 Tiêu đề cho mỗi bản

ChuÈn bÞ tr×nh bµy b»ng giÊy A0

 ThÝnh gi¶ cã thÓ nh×n thÊy râ:

 M« h×nh cöa sæ“ ”

 Che tõng phÇn

 Cã thÓ vÏ h×nh b»ng c¸ch chiÕu h×nh lªn vµ t«

Kỹ năng thuyết trình

 Chuẩn bị thuyết trình

 Cấu trúc bài thuyết trình

 Giao tiếp phi ngôn từ

 Công cụ hỗ trợ

 Câu hỏi và hồi đáp ý kiến thính giả

Kỹ năng đặt câu hỏi

 Mục đích đặt câu hỏi

 Các nguyên tắc đặt câu hỏi

Mục đích đặt câu hỏi

 Đặt câu hỏi là công cụ hữu hiệu để

 Tăng c ờng nhiệt tình

 Thu thập các thông tin cần thiết

 Dẫn ch ơng trình đi đúng mục tiêu

 C©u hái liªn hÖ s©u

Need payoff question

 C©u hái xung quanh gi¶i ph¸p

 Hoµn thiÖn c©u

 Hoµn thµnh c©u chuyÖn

 Hoµn thµnh bøc tranh

§Æt c©u hái theo h×nh phÔu

Điều cần chú ý khi đặt câu hỏi

 Phải chuẩn bị câu hỏi từ tr ớc

 Hỏi có mục đích rõ ràng

 Lấy dữ kiện

 Lấy ý kiến

 Hỏi câu hỏi phù hợp với đối t ợng

 Đi từ tổng quan đến chi tiết

Điều cần chú ý khi đặt câu hỏi

 Câu hỏi ngắn, rõ, mỗi câu chỉ hỏi một vấn đề

 Phải kết nối với trả lời của ng ời bị chất vấn

 Không đ ợc ngắt lời khi ng ời khác trả lời

Một số nguyên tắc đặt câu hỏi

 Không đ ợc lãng phí các câu hỏi

 Chấp nhận các ph ơng pháp thay thế

 Ng ời bị hỏi không muốn trả lời

 Ng ời bị hỏi không biết cách trả lời

 Ng ời bị hỏi là kẻ hay lừa dối

 Không chấp nhận vòng vo

Một số nguyên tắc đặt câu hỏi

 Không chấp nhận câu trả lời gián tiếp

 Không cho phép dùng nhiều đại từ nhân x ng

 Kiểm tra việc chú ý lắng nghe

 Im lặng là vàng, lắng nghe là kim c ơng

No Question is Stupid Question

Kỹ năng thuyết trình

 Chuẩn bị thuyết trình

 Cấu trúc bài thuyết trình

 Giao tiếp phi ngôn từ

 Công cụ hỗ trợ

 Câu hỏi và hồi đáp ý kiến thính giả

Vương

NhấtTâm

Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu

Lắng nghe cũng là hùng biện

NhiÖt t×nh

Suy cho cùng, cuộc đời là một chuỗi các thuyết phục Vì vậy thành công trong cuộc sống phụ thuộc rất nhiều vào cách

ta ăn nói, ứng xử, cách ta hùng biện.

Phát biểu

hay

đọc bài phát biểu

Giảng bài

hay

đọc bài giảng

Nếu ta cứ tiếp tục thuyết trình nh cũ,

ta sẽ tiếp tục nhận đ ợc kết quả nh cũ.

Hãy thay đổi để thành công!

§Õn víi nhau chØ lµ sù khëi ®Çu Lµm viÖc cïng nhau lµ sù tiÕn bé Gi÷ ® îc nhau míi lµ thµnh c«ng

Henry Ford

C«ng ty §µo t¹o & T vÊn T©m ViÖt

§/c: P205 nhµ B, Sè 347 §éi CÊn, Ba §×nh, Hµ Néi