Các quá trình quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án bao gồm 3 quy trình chính: - Ước tính chi phí Estimate Cost: là quá trình tính toán và tạo lập một giá trị ước tính về nguồn tiề
Trang 1TÌM HIỂU VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management) là một trong các lãnh vực luôn được sự quan tâm của các Giám đốc dự án và có sự tác động lớn đến sự thành bại của một dự án Việc nắm rõ các quy trình quản lý chi phí sẽ giúp cho việc quản lý dự án được tiến triển trôi chảy, đúng theo kế hoạch và giảm thiểu những phát sinh làm tăng giá thành dự án Trong bài viết này chúng ta sẽ điểm qua những quá trình và một vài khái niệm liên quan đến quản lý chi phí
Các quá trình quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án bao gồm 3 quy trình chính:
- Ước tính chi phí (Estimate Cost): là quá trình tính toán và tạo lập một giá trị ước tính về nguồn tiền cần thiết để hoàn thành từng công việc riêng lẻ
- Xác định ngân sách (Determine Budget): là quá trình xác lập mức chuẩn về chi phí (Cost baseline) của toàn bộ dự án bằng cách cộng dồn tất cả các giá trị ước tính chi phí của từng hoạt động
- Kiểm soát Chi phí (Control Cost): là quá trình giám sát tình trạng của dự án để cập nhật lại nguồn ngân sách của dự án đồng thời quản lý những thay đổi xảy ra so với mức chuẩn về chi phí
Đọ chính xác của các giá trị ước tính
Nếu như được hỏi về con số chính xác cuối cùng về chi phí của một dự án thì chắc không ai có thể trả lời được Hay nói một cách khác, ước tính chi phí của từng công việc và của dự án luôn có một độ chinh xác (accuracy) nào đó
Trước khi tiến hành lập dự toán, cần xác định việc ước tính nhằm phục vụ cho mục tiêu gì Điều hiển nhiên là một dự toán có giá trị càng gần với giá trị thật luôn là mong muốn của bất cứ nhà quản lý nào Tuy nhiên việc xác lập một giá trị ước tính càng chính xác thì càng đòi hỏi nhiều công sức, thời gian và do đó làm cho công tác lập dự toán trở nên không hiệu quả so với mục đích yêu cầu Thông thường khoảng độ chính xác của giá trị dự toán tùy thuộc vào các giai đoạn của dự án:
- Trong giai đoạn khởi lập (Initiating) là giai đoạn khi mà dự án chỉ mới có những ý tưởng sơ phác, giá trị ước tính có thể dao động trong khoảng -25 đến +75% Thí dụ như một người chủ hộ sẽ được một nhà thầu báo giá sơ khởi dựa trên ước tính từ đơn giá của một mét vuông sàn xây dựng
- Trong giai đoạn lập kế hoạch (Planning) là giai đọan mà các thành phần công việc và các chi phí liên quan đã được liệt kê, tính toán đầy đủ từ những dữ liệu của dự án Trong giai đoạn này chi phí ước tính có thể dao động trong khoảng -10 đến +25% Tiếp theo thí dụ trên thì chi phí trong giai đoạn này chính là các chi phí được tính toán từ các dữ liệu từ bản
vẽ thiết kế và các yêu cầu kỹ thuật khác
- Trong giai đoạn thực hiện (Executing) khi các điều kiện, các ràng buộc, các giả định, các ước tính trong quá trình lập kế hoạch được cập nhật, cụ thể, chi tiết hơn thì khoảng dao động về chi phí sẽ thu hẹp bớt Trong giai đoạn này các chi phí có thể dao động từ -5 đến +10%
Trang 2Nói tóm lại, giá trị ước tính của một dự
án sẽ có một khỏang dao động từ giá trị thấp nhất đến giá trị cao nhất trải qua quá trình phát triển của dự án Khoảng dao động này càng giảm dần khi dự án tiến triển
và sẽ bằng không khi dự án kết thúc Lúc đó giá trị thật của dự án mới được xác định
Khoản mục kiểm soát chi phí (Control Account)
Trong một dự án lớn có từ hàng trăm cho dến hàng ngàn công viêc hay hoạt động riêng lẻ được thể hiện qua Cấu trúc Phân rã Công việc (Work Breakdown Structure) Người quản lý dự án không thể và cũng không nên quản lý từng thành phần công việc riêng lẻ Khi đó cần phải xác định những khoản mục kiểm soát để phục vụ cho việc quản lý chi phí Các khoản mục kiểm soát chủ yếu để phục vụ trong quá trình kiểm soát chi phí, khi mà dự án đã và đang thực hiện
Những khoản mục kiểm soát thường là sự kết hợp về phạm vi công việc, tiến độ và chi phí Thí dụ như hạng mục móng, cột, sàn, tường xây hay phần hoàn thiện của một hạng mục công trình Các khoản mục kiểm soát sau đó sẽ được phân công cho các nhân sự hay bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát và báo cáo về mức độ hoàn thành của chúng Một khoản mục kiểm soát có thể được phân công cho nhiều người và một người cũng có thể theo dõi nhiều khoản mục kiểm soát cùng lúc
Ngay từ khi lập kế hoạch kế hoạch quản lý chi phí, nói riêng và kế hoạch quản lý dự án, nói chung các khoản mục kiểm soát cần được xác định sớm để được theo dõi và đánh giá kịp thời Ngoài ra cũng cần đưa ra các quy tắc để đo lường mức độ hoàn thành của các khoản mục kiểm soát Một trong những cách áp dụng phổ biến là đánh giá phần trăm hoàn thành của chúng
Mức chuẩn về Chi phí (Cost Performance Baseline)
Mức chuẩn về chi phí là một công cụ trực quan rất hữu hiệu trong việc lập kế hoạch và quản lý chi phí của dự án Thực chất Mức chuẩn về chi phí là một dạng của đường cong chữ S (S-Curve) trình bày quan hệ giữa giá trị tích lũy của chi phí theo thời gian
Trang 3Đường cong chữ S có
tên gọi xuất phát từ hình
dạng của chúng với hai
đầu thường có độ dốc ít
(lúc dự án bắt đầu và kết
thúc) và có độ dốc lớn ở
phần giữa (khi phần lớn
các công việc trong dự
án đang được thưc hiện)
Dạng đường cong này
cũng có thể sử dụng để
thể hiện các quan hệ về khối lượng công việc hoàn thành hoặc các đại lượng khác theo thời gian nhằm cung cấp cho người được báo cáo một cái nhìn nhanh chóng về tiến triển của dự án, nói chung
Mức chuẩn về chi phí được hoàn tất trong quá trình lập kế hoạch và sau đó được sự phê chuẩn của các lãnh đạo Một khi đã được phê duyệt, mức chuẩn về chi phí sẽ là cơ sở để đánh giá mức
độ hoàn thành của đội ngũ dự án thông qua sử dụng công cụ Quản lý Giá trị đạt được (Earned Value Management) Với các kết quả đo lường từ phương pháp này, người quản lý dự án có thể đánh giá được cùng lúc mức độ hoàn thành về phạm vi công việc, tiến độ và chi phí
Ngưỡng kiểm soát chi phí
Ngưỡng kiểm soát chi phí là mức khác biệt đã được thỏa thuận về chi phí giữa thực tế với mức chuẩn, mà khi vượt qua mức này thì người quản lý dự án cần thực hiện những hành động nào đó theo quy trình kiểm soát Có thể nói rằng đây chính là câu trả lời cho việc chi phí sẽ được kiểm soát như thế nào trong quá trình thực hiện dự án Thí dụ như “Liệu chúng ta có cần phải hành động gì không khi có sự khác biệt về chi phí khoảng 50.000 đồng giữa thực tế và kế hoạch?” Trong kế hoạch quản lý về chi phí, ngưỡng kiểm soát sẽ được xác định rõ để giúp cho đội ngũ quản lý dự án tuân theo trong quá trình thực hiện Còn khi vượt qua ngưỡng kiểm soát này và cần phải làm gì là thuộc về quy trình quản lý thay đổi
Rủi ro về chi phí
Cũng giống như bản thân của dự án, sự ước tính chi phí luôn ẩn chứa một số điều không chắc chắn Chúng có thể xuất phát từ sự không rõ ràng hay thiếu thông tin về nhu cầu công việc, đặc tính kỹ thuật, biện pháp thi công, chất lượng, đơn giá của vật tư hay máy móc thiết bị, lạm
phát…Do đó cùng sản xuất ra một sản phẩm có thể có những chi phí khác nhau vào những thời điểm khác nhau, tại những địa điểm khác nhau hoặc do những con người khác nhau tạo ra Một chi phí thành phần của dự án thông thường sẽ có các giá trị thấp nhất, thường hay xảy ra và cao nhất Những sự kết hợp không xác định trước của các chi phí thành phần sẽ dẫn đến nhiều kết quả khác nhau về chi phí của dự án Trong quản lý chi phí dự án, người ta sẽ cố gắng tìm ra được xác suất xảy ra của một giá trị hoặc một khoảng giá trị về chi phí của dự án Khả năng xảy ra của một giá trị chi phí ước tính đã định được gọi là Rủi ro về Chi phí
Một dự toán hay ước tính chi phí tốt sẽ giảm thiểu rủi ro về chi phí cho quá trình thục hiện dự án
Trang 4Ước tính chi phí là một quá trình được lặp lại
Hai quá trình Ước tính chi phí và Xác định ngân sách được thực hiện và hoàn tất trong giai đoạn lập kế hoạch trong khi quá trình Kiểm soát chi phí sẽ được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện
dự án Tuy nhiên việc ước tính chi phí và xác lập ngân sách vẫn phải được lặp lại khi có những thông tin mới được cập nhật, bổ sung
Thông thường khi ước tính chi phí cho một công việc vào thời điểm lập dự toán, không phải lúc nào người lập dự toán cũng có đầy đủ thông tin Các thông tin này dần dần sẽ được chi tiết thêm,
cụ thể hơn trong quá trình lập kế hoạch và cả sau khi dự án đã bắt đầu triển khai
Chính vì vậy người lập dự toán cần phải lặp lại các quá trình này một cách thường kỳ khi có thêm những thông tin mới về khối lượng, đơn giá hoặc những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án Nhờ đó các giá trị ước tính chi phí của từng công việc và ngân sách sẽ được cập nhật ngày càng chi tiết hơn và do đó sẽ càng gần với giá trị đúng trong thực tế hơn
Hẹn gặp lại các bạn trong phần tiếp theo
NGUYỄN VĂN TRUNG, PMP