Quy tắc Ứng xử của PMI

Hãy ghi nhớ các quy định sau  Hiểu biết về các tiêu chuẩn về pháp lý và tiêu chuẩn của Công ty áp dụng đối với công việc của bạn  Làm theo các tiêu chuẩn này — luôn luôn  Hãy hỏi nếu

Quy tắc Ứng xử của PMI

Quy tắc Ứng xử của Philip Morris International

Chính trực – Luôn làm điều đúng

Hỏi trước khi làm

 Việc đó có hợp pháp không?

 Việc đó có tuân theo chính sách của Công ty không?

 Việc đó có phải là điều đúng đắn không?

 Những người ngoài Công ty sẽ nhìn nhận việc làm đó như thế nào?

Ví dụ: việc làm đó sẽ được khách hàng, những người làm việc cùng chúng ta và cộng đồng nói chung nhìn nhận như thế nào?

Hãy ghi nhớ các quy định sau

 Hiểu biết về các tiêu chuẩn về pháp lý và tiêu chuẩn của Công ty áp dụng đối với công việc của bạn

 Làm theo các tiêu chuẩn này — luôn luôn

 Hãy hỏi nếu bạn không chắc việc làm nào là đúng để thực hiện

 Hãy tiếp tục hỏi cho đến khi bạn có câu trả lời

Quy tắc ứng xử tại Philip Morris International áp dụng cho Philip

Morris International Inc và các công ty con trực tiếp hoặc gián tiếp của Philip Morris International, dưới đây sẽ được gọi chung là Philip Morris International, PMI, hay Công ty.

Left-hand page

Thông điệp của Chủ tịch Gửi các nhân viên của Philip Morris International:

Tôi rất tự hào là một nhân viên của Philip Morris International Trong thời gian làm việc của mình, tôi nhận ra rằng những người làm việc cho PMI là những người tốt Hôm nay, tôi viết thư này để một lần nữa xác nhận những kỳ vọng của Ban Quản lý

và của tôi về việc tuân thủ Bản Quy tắc này

Nguyên tắc đơn giản ẩn sau mọi điều chúng ta làm là:

Chúng ta theo đuổi các mục tiêu kinh doanh với sự chính trực

và tuân thủ đầy đủ mọi quy định của pháp luật.

Đây là điều đúng đắn để làm và có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh Bằng cách làm việc chính trực, chúng ta sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng, người tiêu dùng, cổ đông, đồng nghiệp, cơ quan chức năng, nhà cung cấp và cộng đồng nơi chúng ta đang sống và làm việc — và phải có được lòng tin của những người này chúng ta mới thành công

Philip Morris International có một Giám đốc Tuân thủ, chịu trách nhiệm theo dõi việc thực hiện chương trình về vấn đề Tuân thủ và Chính trực trên toàn PMI, hợp tác làm việc với quản lý nghiệp vụ và các chức năng trung tâm

Quy tắc Ứng xử này tại Philip Morris International là tài nguyên quan trọng trong

cam kết chính trực của chúng ta Quy tắc này giải thích rất nhiều quy định cơ bản

áp dụng trong quá trình kinh doanh của chúng ta và mỗi chúng ta có trách nhiệm báo cáo nếu có cơ sở chắc chắn để tin rằng việc làm nào đó có vẻ như không đúng xảy ra

Hãy đọc kỹ Quy tắc này Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng những hành động của bạn không bao giờ vi phạm cam kết của PMI là luôn làm điều đúng

Không có gì quan trọng hơn cam kết về sự tuân thủ và chính trực của chúng ta — không mục tiêu tài chính nào, không mục tiêu tiếp thị nào, và không nỗ lực nào có thể vượt lên trong cuộc cạnh tranh này Không có mong muốn làm hàilòng giám đốc nào quan trọng hơn cam kết căn bản đó Cam kết về sự tuân thủ và chính trực của chúng ta luôn phải được đặt lên trên hết

Quy tắc này sẽ cho biết chúng ta là ai và chúng ta chọn trở thành ai Quy tắc này cũng nói về cách chúng ta làm việc — mọi nơi và mọi lúc Đồng thời, bằng việc tuân theo lời văn cũng như tinh thần của Quy tắc, chúng ta có thể đảm bảo rằng được làm việc cho Philip Morris International là một niềm tự hào lớn lao của chúng ta

Trân trọng,

Louis C Camilleri Chủ tịch

Philip Morris International Inc

Tháng 3 năm 2008

Mục lục Điều bạn nên biết về Quy tắc Ứng xử của PMI

2 Mục đích của quy tắc là gì?

2 Ai cần tuân thủ quy tắc này?

3 Cam kết cá nhân luôn làm điều đúng

3 Cam kết của những người có trách nhiệm quản lý người khác?

3 Quy tắc có giải thích tất cả các tiêu chuẩn mà tôi cần biết không?

4 Việc tuân thủ theo luật pháp khác nhau ở các nước khác nhau?

Đặt câu hỏi và nêu lên lo ngại

4 Trách nhiệm báo cáo của bạn

Nơi yêu cầu trợ giúp

5 Tôi cần liên lạc với ai để được trợ giúp?

5 Chúng tôi sẽ không tha thứ mọi hành vi trả thù

6 Đường dây trợ giúp về vấn đề tuân thủ

6 Điều gì sẽ xảy ra khi tôi liên hệ với đường dây trợ giúp?

7 Tôi có thể nêu lên lo ngại mà không cần nói tên không?

Chương trình về vấn đề tuân thủ và chính trực tại PMI — Nhiệm vụ của chương trình?

7 Kết cấu của chương trình tuân thủ

Môi trường làm việc

8 Mục tiêu của chúng ta

8 Cơ hội việc làm bình đẳng và đa dạng

8 Môi trường làm việc không có quấy rối

9 Sức khoẻ, an toàn và an ninh của nhân viên

9 Tính bảo mật của nhân viên

10 Chất gây nghiện và rượu tại nơi làm việc

Mâu thuẫn quyền lợi, quà tặng và tiếp đãi

11 Mục tiêu của chúng ta

11 Mâu thuẫn quyền lợi

13 Nhận quà tặng và tiếp đãi

16 Tặng quà và tiếp đãi

Tiến hành kinh doanh

18 Mục tiêu của chúng ta

18 Luật cạnh tranh

21 Thông tin về đối thủ cạnh tranh

22 Rửa tiền và buôn lậu

23 Hạn chế thương mại, kiểm soát xuất khẩu và luật tẩy chay

25 Hải quan và thuế gián thu

25 Chính phủ là khách hàng của chúng ta

27 Hối lộ và tham nhũng quốc tế

28 Thông tin bảo mật, tài sản sở hữu trí tuệ và bản quyền

29 Phương thức kinh doanh gian lận

Quan hệ với người tiêu dùng

30 Mục tiêu của chúng ta

30 Chất lượng sản phẩm

31 Quảng cáo và khuyến mại sản phẩm

32 Bảo vệ trẻ vị thành niên

33 Bảo mật thông tin của khách hàng hoặc người tiêu dùng

Trình bày thông tin tài chính, tài nguyên và các thông tin khác của Công ty

34 Mục tiêu của chúng ta

34 Sổ sách, hồ sơ và trình bày thông tin tài chính chính xác

35 Thời gian của Công ty

35 Tài sản và tài nguyên của Công ty

36 Thông tin bảo mật

36 Cơ hội của Công ty

37 Sử dụng máy tính và an ninh mạng

38 Quỹ của Công ty

38 Mua bán trong nội bộ

39 Quan hệ đầu tư và truyền thông

39 Quản lý hồ sơ

40 Ý tưởng tự nguyện

Cộng đồng và xã hội

41 Mục tiêu của chúng ta

41 Tuân thủ và thực hiện xuất sắc luật môi trường

42 Hoạt động trong chiến dịch chính trị và các mối liên hệ với quan chức

và nhân viên chính phủ

43 Lao động trẻ em và lao động ép buộc

43 Những câu hỏi và điều tra của chính phủ

44 Tiết lộ về sự bảo trợ/quyền hạn

45 Đào tạo và xác nhận của nhân viên

46 Số điện thoại đường dây trợ giúp về vấn đề tuân thủ và số liên lạc nội bộ

Mọi nhân viên cần phải biết và tuân theo Quy tắc, như đã được soạn thảo chi tiết

và đầy đủ trong các phần dưới đây, và các Nguyên tắc & Thông lệ của PMI Quy tắc này cũng như bất kỳ Nguyên tắc và Thông lệ nào của PMI không nhằm, và không tạo bất kỳ quyền trên hợp đồng nào mà nhân viên, cổ đông, khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối thủ cạnh tranh có thể thi hành nhằm chống lại Công ty Quy tắc này và các Nguyên tắc và Thông lệ của PMI giúp mỗi chúng ta biết được Công ty mong đợi

g ở chúng ta với tư cách là nhân viên để từ đó đảm bảo rằng chúng ta luôn làm việc chính trực Có thể tìm phiên bản hiện hành của Quy tắc và các Nguyên tắc và Thông

lệ của PMI trên trang intranet của PMI

Quy tắc Ứng xử của PMI 2

Mục đích của quy tắc là gì?

Ai cần tuân thủ quy tắc này?

Điều bạn nên biết về Quy tắc Ứng xử của PMI

PMI cam kết kiên quyết tiến hành kinh doanh theo lời văn cũng như tinh thần của luật pháp và các tiêu chuẩn tiến hành kinh doanh đã được công nhận khác có nêu trong các Nguyên tắc và Thông lệ của công ty Việc không làm theo các tiêu chuẩn này là sai

và có thể khiến Công ty và các nhân viên của Công ty phải chịu tổn hại nghiêm trọng Chính trực có nghĩa là sống theo pháp luật và các tiêu chuẩn nội bộ riêng mà chúng ta đã cam kết thực hiện Tại PMI, không có gì quan trọng hơn điều này

Quy tắc Ứng xử của PMI đưa ra các luật và chính sách quan trọng mà mọi người làm

việc cho PMI đều phải tuân theo Quy tắc này được xây dựng để giúp mỗi chúng ta:

 Hiểu và tuân theo các quy định cơ bản về Tuân thủ áp dụng cho công việc của chúng ta; và

 Biết được thời gian và địa điểm có thể tìm lời khuyên hoặc nêu lên lo ngại

Quy tắc tổ chức và tóm tắt các chính sách quan trọng của Công ty trong một hướng dẫn tiện dụng Như được giải thích dưới đây, quy tắc này chỉ là điểm khởi đầu — các Nguyên tắc và Thông lệ của PMI, sẽ bổ sung cho Quy tắc này và có thể

áp dụng cho công việc của bạn

Mọi nhân viên và viên chức trên toàn thế giới làm việc cho PMI đều phải tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức có trong Quy tắc này và cần lấy Quy tắc làm hướng dẫn khi làm việc trên danh nghĩa của PMI Các nhân viên tham gia làm việc với bên thứ ba, những người có thể làm việc trên danh nghĩa của PMI như tư vấn viên chẳng hạn, phải có những nỗ lực hợp lý để giám sát công việc của họ Nhờ đó, họ có thể làm việc một cách nhất quán với các nguyên tắc của Quy tắc Những người làm việc với các nhà thầu hoặc với những người khác đang làm việc tạm thời tại trụ sở của PMI hoặc trụ sở của công ty chi nhánh cần liên hệ với người quản lý, Phòng Tuân thủ hoặc Phòng Pháp chế của họ để được hướng dẫn nếu cần thiết Nếu bạn nghi ngờ (hoặc biết) rằng một bên thứ ba làm việc trên danh nghĩa của PMI, hoặc một nhà thầu hay một người nào khác đang làm việc tạm thời tại trụ sở của chúng tôi, trong giai đoạn làm việc cho PMI hoặc công ty chi nhánh, có một việc làm không theo đúng các nguyên tắc đã được nêu ra trong Quy tắc, bạn cần thông báo ngay cho người quản lý của bạn, Phòng Tuân thủ, Phòng Pháp chế hay Đường dây Trợ giúp về vấn đề Tuân thủ

Quy tắc Ứng xử của PMI 3

Cam kết cá nhân luôn làm

điều đúng

Cam kết của những người

có trách nhiệm quản

lý người khác?

Quy tắc có giải thích tất cả

các tiêu chuẩn mà tôi cần

biết không?

Quy tắc này trình bày cam kết luôn làm điều đúng Khi làm việc cho PMI tức là bạn đồng ý tán thành cam kết này Hiểu được các tiêu chuẩn của Quy tắc và các Nguyên tắc và Thông lệ của PMI áp dụng cho công việc của bạn — và luôn tuân theo các điều đó Những người không tuân theo các tiêu chuẩn này có thể sẽ khiến bản thân họ, đồng nghiệp của họ và PMI gặp phải rủi ro Họ cũng sẽ phải chịu hình thức kỷ luật cao nhất là sa thải

Theo Quy tắc, những người thực hiện quản lý người khác có thêm các trách nhiệm sau:

 Gương mẫu — chỉ cho người khác thấy được ý nghĩa của việc làm việc chính trực;

 Đảm bảo rằng những người mà họ quản lý có đủ kiến thức, đào tạo và tài nguyên cần thiết để tuân theo Luật pháp, các tiêu chuẩn của Quy tắc này và các Nguyên tắc và Thông lệ về Tuân thủ của PMI;

 Giám sát việc tuân thủ của những người mà họ quản lý, bao gồm những người được thuê và ký hợp đồng tạm thời;

 Thi hành các tiêu chuẩn của Quy tắc này và tất cả các Nguyên tắc và Thông lệ về Tuân thủ của PMI;

 Hỗ trợ các nhân viên có thiện ý nêu lên các câu hỏi hoặc mối lo ngại về vấn đề tuân thủ và chính trực Sẽ không bao giờ có bất kỳ hình thức trả thù nào đối với các nhân viên nêu lên các câu hỏi hoặc mối lo ngại như vậy; và

 Báo cáo các trường hợp không tuân thủ tiềm năng cho cấp có thẩm quyền thích hợp trong ban quản lý của bạn, Phòng Pháp chế, Phòng Nhân Sự, Phòng Tuân thủ hoặc qua Đường dây Trợ giúp về vấn đề Tuân thủ

Quy tắc là nền tảng trong cam kết chính trực của chúng ta Nhưng Quy tắc không

có mục đích mô tả toàn bộ luật hoặc chính sách có thể áp dụng cho bạn Đảm bảo rằng bạn biết các quy định áp dụng cho bạn Ví dụ:

 Các Nguyên tắc và Thông lệ về Tuân thủ của PMI, được xác định bởi hậu tố “C”,

sẽ thực hiện sâu hơn các tiêu chuẩn trong Quy tắc này, và cùng với Quy tắc này

sẽ tạo thành một tiêu chuẩn hợp nhất trên toàn thế giới cho PMI

 Quốc gia mà bạn làm việc có thể có các luật, quy định hoặc chính sách khác

áp dụng cho bạn

Để biết thêm về các luật, và các Nguyên tắc và Thông lệ về Tuân thủ của công ty

áp dụng cho bạn, hãy xem thông tin bổ sung được chỉ ra trong toàn bộ Quy tắc này với biểu tượng i hỏi quản lý của bạn, hoặc một trưởng Phòng chức năng có liên quan, hoặc liên hệ với Phòng Tuân thủ hoặc Phòng Pháp chế

Việc tuân thủ theo luật pháp

Kỳ có thể được áp dụng ngay cả khi các hoạt động kinh doanh được thực hiện bên ngoài Hoa Kỳ Các nước khác cũng có thể áp dụng luật của họ bên ngoài phạm vi lãnh thổ của họ

i Nếu bạn có câu hỏi về các luật áp dụng cho hoạt động của bạn, hãy luôn

liên hệ với Phòng Pháp chế nơi bạn làm việc để có lời khuyên

Đặt câu hỏi và nêu lên lo ngại

Công ty của chúng ta không thể làm theo cam kết làm việc chính trực nếu chúng

ta, với tư cách cá nhân, không báo cáo khi cần thiết Đó là lý do tại sao, ngoài việc biết được các trách nhiệm pháp lý và đạo đức áp dụng cho công việc của bạn, bạn cũng cần báo cáo nếu:

 Bạn không chắc chắn về tính đúng đắn của hành động và cần lời khuyên

 Bạn tin rằng một người nào đó làm việc trên danh nghĩa của PMI đang có hành động — hoặc đã có hành động hoặc có thể sắp có hành động — vi phạm luật, các Nguyên tắc và Thông lệ về Tuân thủ của PMI hoặc Quy tắc Ứng xử này

 Bạn tin rằng bạn có thể đang bị vướng vào hành vi không đúng đắn

 Bạn tin rằng người nêu lên câu hỏi hoặc mối lo ngại với thiện ý đó đang bị trả thù

Quy tắc Ứng xử của PMI 4

Quy tắc Ứng xử của PMI 5

Tôi cần liên lạc với ai để

được trợ giúp?

Chúng tôi sẽ không tha thứ

mọi hành vi trả thù

Nơi yêu cầu trợ giúp

Bạn cần làm gì nếu bạn có câu hỏi hoặc lo ngại về các tiêu chuẩn tuân thủ và chính trực? Chúng ta nỗ lực làm việc để tạo nên một môi trường giao tiếp cởi mở, trung thực Vì vậy, nếu bạn có lo ngại về một vấn đề pháp luật hay ứng xử trong

công việc nào, bạn sẽ có các quyền lựa chọn của riêng bạn Điều quan trọng nhất

là bạn phải đưa ra câu hỏi hoặc nêu lên lo ngại của mình Tính bảo mật

sẽ được duy trì tới mức có thể, dựa vào nhu cầu của Công ty đối với việc điều tra

và giải quyết vấn đề được nêu ra và tuân theo luật

Người quản lý của bạn thường là nơi bắt đầu tốt để đưa ra các vấn đề về tuân thủ hoặc chính trực

Bạn cũng có thể nhận trợ giúp hoặc lời khuyên từ:

 Cấp trên của người quản lý bạn

 Trưởng Phòng, trưởng Phòng chức năng hoặc giám đốc chi nhánh của bạn

 Phòng Tuân thủ

 Phòng Pháp chế

 Phòng Nhân Sự

 Giám đốc Tuân thủNgoài ra, trong toàn bộ Quy tắc này, các nguồn hoặc thông tin bổ sung được cung cấp về nơi bạn có thể nhận trợ giúp hoặc hướng dẫn về phần này của Quy tắc được chỉ ra với biểu tượng i Và ở phần cuối của Quy tắc này, bạn sẽ tìm thấy một

số thông tin liên hệ chung

Bất kỳ nhân viên nào, với thiện ý, muốn tìm lời khuyên, nêu lên lo ngại liên quan đến một vấn đề về việc tuân thủ hoặc báo cáo các hành vi bị nghi là không đúng đắn tức

là đang tuân thủ Quy tắc này — và đang làm điều đúng đắn PMI sẽ không cho phép

có hành vi trả thù với những người này Các cá nhân tham gia vào hành vi trả thù sẽ phải chịu hình thức kỷ luật, có thể bao gồm cả việc sa thải Nếu bạn nghi ngờ rằng bạn hoặc một người nào đó đang bị trả thù vì đã nêu lên vấn đề về tuân thủ hoặc chính trực, hãy liên hệ ngay với Phòng Tuân thủ

Chúng tôi sẽ xử lý các khiếu nại về hành vi trả thù một cách nghiêm túc Mọi biện chứng về hành vi trả thù sẽ được điều tra và có hành động thích hợp

Narrow Page Trims Here

Narrow Page Trims Here

Quy tắc Ứng xử của PMI 6

Đường dây trợ giúp về vấn

đề tuân thủ

Điều gì sẽ xảy ra khi tôi liên

hệ với đường dây trợ giúp?

Hầu hết mọi vấn đề có thể được giải quyết bằng cách liên hệ trực tiếp giữa các bên chịu tác động hoặc bằng cách trình vấn đề tới một trong những người được liệt kê ở trên Tuy nhiên, nếu bạn không thoải mái với việc sử dụng các nguồn được chỉ ra ở trên, hoặc bạn muốn nêu một vấn đề về hành vi bị nghi là không tuân thủ hoặc hành vi không tuân thủ tiềm năng mà không phải nêu tên, bạn có

thể liên hệ với Đường dây Trợ giúp về vấn đề Tuân thủ.

Đường dây Trợ giúp về vấn đề Tuân thủ được điều hành bởi một công ty độc lập

có trách nhiệm báo cáo mọi cuộc gọi cho PMI để PMI có thể trả lời các mối lo ngại của bạn về vấn đề tuân thủ và chính trực Đường dây Trợ giúp hoạt động

24 giờ một ngày/bảy ngày một tuần dưới hình thức đường dây điện thoại và đường truyền web (webline) Bạn có thể gọi Đường dây Trợ giúp từ tất cả các nước

mà Công ty của chúng ta hoạt động và đường truyền web có thể truy cập được

ở bất cứ đâu có Internet Các dịch vụ dịch thuật hiện có trên 100 ngôn ngữ khác nhau Ở một số nước nhất định, Đường dây Trợ giúp về vấn đề Tuân thủ có thể

có những quy định cụ thể khống chế quyền sử dụng, và nhân viên tổng đài của đường dây này chỉ có thể nhận các cuộc gọi liên quan đến những phạm vi ứng xử

cụ thể Bạn sẽ được công ty của bạn hướng dẫn nếu bạn gặp trường hợp này

Đường dây Trợ giúp về vấn đề Tuân thủ bằng điện thoại hoặc trực tuyến

Các báo cáo qua Đường dây Trợ giúp sẽ được dịch và chuyển tới Công ty để Công

ty có hành động tiếp theo Các Phòng thích hợp, như Phòng Nhân Sự, Phòng Kiểm soát Nội bộ hoặc Phòng Pháp chế, có thể được yêu cầu tham gia vào việc điều tra

và giải quyết các vấn đề này Ngoài ra, Giám đốc Tuân thủ sẽ thường xuyên đánh giá các báo cáo và hành động được thực hiện và, nếu có thể, sẽ báo cáo tới ban quản lý cấp cao và Uỷ ban Kiểm toán của Ban Quản lý

Chúng tôi sẽ thực hiện mọi nỗ lực để có thể trả lời bạn thật nhanh chóng, đặc biệt

là trong các trường hợp quan trọng Nếu một cuộc điều tra được thực hiện, chúng tôi sẽ xem xét vấn đề thật nhanh chóng, và bất cứ khi nào được yêu cầu, chúng tôi

sẽ kiểm tra xem liệu hành động sửa chữa đã được thực hiện chưa

?

Narrow Page

Trims Here

Hỏi: Tôi nghĩ người quản lý của

tôi đang làm một số việc mà theo Quy tắc là không đúng Tôi rất

sợ phải báo cáo vụ việc này vì

cô ta có thể khiến cho công việc của tôi gặp khó khăn Tôi phải làm gì?

Đáp: Nếu bạn cảm thấy không

thoải mái khi nói chuyện trực tiếp với người quản lý của bạn

về vấn đề này, bạn có thể thử một trong các nguồn khác

được liệt kê trong phần Nơi

Yêu Cầu Trợ Giúp của Quy

tắc này, bao gồm cả Đường

dây Trợ giúp về vấn đề Tuân

thủ PMI sẽ không tha thứ cho

mọi hình thức trả thù chống lại người đã nêu lên lo ngại về vấn

đề tuân thủ với thiện ý

Quy tắc Ứng xử của PMI 7

Tôi có thể nêu lên lo ngại mà

không cần nói tên không?

Kết cấu của chương

trình tuân thủ

Mặc dù PMI khuyến khích mọi người cho biết danh tính khi nêu ý kiến nhưng

qua Đường dây Trợ giúp về vấn đề Tuân thủ bạn có thể nêu lo ngại mà không

cần nêu tên Nó sẽ gán các số theo dõi để từ đó các nhân viên không muốn nêu tên vẫn có thể kiểm tra lại để nhận câu trả lời hoặc cung cấp thêm thông tin PMI khuyến khích bạn cho biết danh tính khi liên hệ với Đường dây Trợ giúp Ngoài ra, việc cung cấp tên của bạn có thể giúp chúng tôi xem xét vấn đề tốt hơn Và như được giải thích ở trên, PMI có chính sách kiên quyết chống lại các hành vi trả thù đối với những người nêu lên lo ngại với thiện ý theo Quy tắc này

Chương trình về vấn đề tuân thủ và chính trực tại PMI — Nhiệm vụ của chương trình?

Quy tắc này không chỉ là một mô tả đơn thuần về các tiêu chuẩn của chúng ta

Nó là trọng tâm của chương trình về vấn đề Tuân thủ và Chính trực trên toàn Công

ty được Ban Quản lý và các viên chức cấp cao, cũng như các nhóm quản lý của tất

cả các công ty chi nhánh của PMI và các nhóm lãnh đạo chức năng của chúng ta hỗ trợ

Chương trình về vấn đề Tuân thủ được Giám đốc Tuân thủ của PMI quản lý Giám đốc Tuân thủ sẽ đánh giá chương trình về vấn đề Tuân thủ của Công ty cùng với các viên chức quản lý cấp cao của PMI và Uỷ ban Kiểm toán của Ban Quản lý PMI

Đồng thời, Giám đốc Tuân thủ và ban quản lý của Công ty sẽ giám sát chương trình về vấn đề Tuân thủ và Chính trực của PMI Trách nhiệm này bao gồm:

 Chỉ định vai trò và trách nhiệm cho chương trình về vấn đề Tuân thủ;

 Theo dõi việc đào tạo về vấn đề tuân thủ và các giao tiếp;

 Theo dõi việc giám sát tuân thủ;

 Phối hợp các hoạt động điều tra về vấn đề tuân thủ trong nội bộ;

 Đánh giá các biện pháp kỷ luật áp dụng cho Quy tắc và các vi phạm khác

về tuân thủ; và

 Giám sát các nguồn dành cho việc nêu lên các vấn đề về tuân thủ và báo cáo mối lo ngại hiện có

Narrow Page Trims Here

Narrow Page Trims Here

Mục tiêu của chúng ta

Cơ hội việc làm bình đẳng

và đa dạng

Môi trường làm việc không

có quấy rối

Môi trường làm việc

PMI cam kết tạo một môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp và khuyến khích tinh thần đồng đội, sự đa dạng và tin tưởng lẫn nhau Ðiều này bao gồm một cam kết mạnh mẽ nhất nhằm cung cấp các cơ hội việc làm bình đẳng cho tất cả mọi người Chúng ta tôn trọng quyền lựa chọn của nhân viên có tham gia hay không tham gia vào tổ chức công đoàn

PMI từ lâu đã là một nơi làm việc đa văn hoá và đáng ao ước của nhiều người Chúng tôi tuyển dụng, thuê mướn, phát triển, đề bạt, kỷ luật và cung cấp những điều kiện làm việc khác mà không phân biệt chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính (bao gồm nhận dạng giới tính), tuổi tác, nguồn gốc quốc gia, khuynh hướng tình dục, tình trạng tàn tật, tư cách công dân, tình trạng hôn nhân hoặc bất kỳ tình trạng nào khác được pháp luật bảo vệ của một cá nhân Ðiều này bao gồm việc cung cấp chỗ ở thích hợp cho những nhân viên bị tàn tật hoặc có tín ngưỡng và tập quán tôn giáo

Chúng tôi có thể sẽ cung cấp thêm các bảo vệ khác cho nhân viên dựa vào luật pháp và quy định của địa phương

i Nếu bạn có thêm câu hỏi nào về vấn đề cơ hội việc làm bình đẳng hay sự bình

đẳng trong công việc, hãy liên hệ với đại diện Nhân Sự tại địa phương hoặc khu vực của bạn

Có một môi trường làm việc chuyên nghiệp cũng có nghĩa là chúng tôi không tha thứ cho bất kỳ hình thức quấy rối nào Hành vi quấy rối có thể là lời nói, va chạm hoặc cái nhìn với mục đích hoặc có hậu quả là tạo ra một môi trường khó chịu, thù địch hoặc đe doạ Đặc biệt, quấy rối tình dục có thể bao gồm tán tỉnh tình dục, yêu cầu quan hệ tình dục, va chạm cơ thể không mong muốn hoặc những gợi ý tình dục khó chịu và lặp lại Các hành vi bị nghiêm cấm khác bao gồm: đùa cợt hoặc xúc phạm đến vấn đề chủng tộc, dân tộc, tôn giáo, tuổi tác hoặc tình dục; phân phát hoặc trưng bày các bức ảnh hoặc bức tranh gây khó chịu; và sử dụng thư thoại, e-mail hoặc các thiết bị điện tử khác để truyền thông tin xúc phạm hoặc phân biệt đối xử Tại PMI, không có chỗ dành cho những hành vi như vậy

i Bạn cần phải hiểu và tuân theo PMI 02-C “Sử dụng Lao động”.

Quy tắc Ứng xử của PMI 8

Narrow Page

Trims Here

Hỏi: Tôi là một nhân viên nữ Một

đồng nghiệp nam thường xuyên đưa ra những nhận xét của riêng anh ta về ngoại hình của tôi và điều đó làm tôi cảm thấy không được thoải mái Tôi đã yêu cầu anh ta chấm dứt việc đó nhưng anh ta vẫn tiếp tục Tôi có thể làm gì đối với vụ việc này?

Đáp: Bạn có thể — và nên —

nêu lên vấn đề của bạn Có rất nhiều cách để báo cáo Xem phần

Nơi Yêu cầu Trợ giúp trong Quy

tắc này để biết được nơi bạn có thể nhận được sự trợ giúp.

?

Sức khoẻ, an toàn và an

ninh của nhân viên

Tính bảo mật của nhân viên

PMI cam kết sẽ cung cấp cho nhân viên một môi trường làm việc an toàn và đảm bảo An toàn là điều đặc biệt quan trọng tại nơi sản xuất, là nơi cần tuân thủ các quy định an toàn quan trọng về nơi làm việc, và đối với những nhân viên dành phần lớn thời gian làm việc trong ngày của họ để lái xe làm việc cho Công ty Mỗi nơi làm việc đều có các quy định về an toàn cần được tuân thủ Chúng tôi tuân thủ tất cả các luật về sức khoẻ và an toàn, cũng như các yêu cầu về sức khoẻ và an toàn của riêng chúng tôi Các chính sách riêng này thường vượt xa hơn những gì luật pháp yêu cầu

Mặc dù vậy, chỉ có các quy định về an toàn thôi là chưa đủ Cam kết của Công ty chúng tôi về an toàn có nghĩa là mỗi chúng tôi cần cảnh giác với các rủi ro về an toàn khi thực hiện công việc Mọi nhân viên, và bất kỳ ai làm việc tại trụ sở của chúng tôi, đều phải biết các yêu cầu về sức khoẻ và an toàn liên quan đến công việc của họ

Một môi trường làm việc an toàn cũng có nghĩa là một môi trường làm việc không

có bạo lực Tại PMI, không có chỗ cho các hành vi đe doạ (cho dù là ngầm ý hay rõ ràng), doạ dẫm và bạo lực và các hành vi đó sẽ không được tha thứ

i Bạn cần hiểu và tuân theo PMI 08-C “Môi trường, Sức khỏe, An toàn và

An ninh” và các yêu cầu khác liên quan đến sức khoẻ, an toàn và an ninh Các nhân viên được khuyến khích trình mọi hành vi không an toàn — bao gồm các hành vi đe doạ hoặc doạ dẫm — tới người quản lý hoặc giám đốc của họ, đại diện về an toàn tại địa phương hoặc Phòng Nhân Sự

PMI tôn trọng tính bảo mật của thông tin cá nhân của nhân viên Điều đó có nghĩa

là việc truy cập vào các hồ sơ cá nhân cần được hạn chế đối với các nhân viên của Công ty, những người có thẩm quyền thích hợp và do yêu cầu công việc rõ ràng đối với thông tin đó Các nhân viên có quyền truy cập vào thông tin cá nhân phải

xử lý thông tin đó một cách hợp lý và bảo mật

Không bao giờ được cung cấp thông tin cá nhân của nhân viên cho bất

kỳ ai ở bên ngoài PMI khi chưa được phép

Cam kết của Công ty chúng tôi đối với tính bảo mật của nhân viên không phải là giấy phép để tham gia vào các hoạt động cá nhân không thích hợp khi đang làm việc Ví dụ, máy tính của Công ty chỉ được phép dùng vào các mục đích văn Phòng và một số mục đích cá nhân hạn chế, chứ không được phép dùng cho các hoạt động kinh doanh bên ngoài Công ty giữ mọi quyền, theo các giới hạn của pháp luật hiện hành, truy cập, đánh giá và sử dụng mọi giao tiếp, hồ sơ và thông tin được tạo ra tại nơi làm việc hoặc với các tài nguyên của Công ty Điều này có thể bao gồm các công việc như thao tác với mạng nội bộ hoặc mạng Internet, email, thư thoại và các cuộc nói chuyện qua điện thoại, và các tập tin trên máy tính

i Tính bảo mật của nhân viên là vấn đề có trong luật và quy định của một số cơ

quan Chính phủ và được chỉ rõ trong PMI 03-C “Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân” Nếu bạn

có câu hỏi, bạn nên liên hệ với Phòng Pháp chế

Quy tắc Ứng xử của PMI 9

Die Cut Tab

Hỏi: Các tiêu chuẩn về an toàn

khi làm việc của chúng tôi vượt

xa những gì đất nước nơi tôi làm

việc yêu cầu và các đối thủ cạnh

tranh của chúng tôi chỉ tuân

theo các yêu cầu của địa phương

Liệu chúng tôi có nên làm giống

như họ?

Đáp: Không Chúng ta phải tuân

theo các yêu cầu về an toàn của

Công ty chúng ta PMI cam kết

cung cấp cho nhân viên một

môi trường làm việc an toàn và

đảm bảo ở mọi nõi mà PMI hoạt

động, ngay cả khi đồng nghĩa với

việc vượt ra ngoài các yêu cầu

của địa phương

?

Chất gây nghiện và rượu tại

nơi làm việc

Công việc yêu cầu nhân viên phải có suy nghĩ sáng suốt và có khả năng phản ứng nhanh thường xuyên — sự an toàn của đồng nghiệp và người tiêu dùng phụ thuộc vào điều này Khi chịu ảnh hưởng của rượu hoặc chất gây nghiện, hoặc sử dụng thuốc không hợp lý, khả năng thực hiện công việc tốt nhất của nhân viên

sẽ bị suy giảm

Đó là lý do tại sao PMI có các quy định nghiêm cấm việc sử dụng chất gây nghiện

và rượu khi đang làm việc Các trường hợp vi phạm các quy định này sẽ được xử lý nghiêm

i Nếu bạn thấy có bất kỳ hành vi lạm dụng chất gây nghiện hay rượu nào,

bạn cần phải báo cáo

Quy tắc Ứng xử của PMI 10

Hỏi: Tôi để ý thấy hơi thở của

người quản lý tôi thường có mùi

rượu, ngay cả vào lúc sáng sớm,

và ông ta có vẻ không được khoẻ

Tôi sợ rằng nếu tôi đối đầu với

ông ta hoặc nói với bất kỳ ai thì

có thể sẽ gây ra cảnh cãi lộn hoặc

ông ta có thể sẽ cố gắng để sa

thải tôi Tôi nên làm gì?

Đáp: Nếu có đủ bằng chứng để

tin rằng một vấn đề đang xảy ra

thì bạn có nhiệm vụ phải báo cáo

ngay lập tức Xem phần Nơi Yêu

Cầu Trợ Giúp của Quy tắc này

để biết các nguồn sẵn có Một

môi trường làm việc an toàn,

đảm bảo là điều tuyệt đối quan

trọng tại Công ty của chúng tôi

PMI sẽ không tha thứ cho các

hành vi trả thù chống lại bạn và

sẽ có các biện pháp để bảo vệ

bạn khỏi các hành vi đó.

?

Quy tắc Ứng xử của PMI 11

Mục tiêu của chúng ta

Mâu thuẫn quyền lợi

Mâu thuẫn quyền lợi, quà tặng

và tiếp đãi

Với tư cách là nhân viên của PMI, chúng tôi cùng làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung — với lòng trung thành và sự khách quan, chúng tôi sẽ đưa ra các quyết định có tác động đến Công ty dựa trên lợi ích tốt nhất đối với Công ty — độc lập với ảnh hưởng của cá nhân hoặc người bên ngoài

Nhân viên của chúng tôi có rất nhiều hoạt động sống bên ngoài Công ty “Mâu thuẫn quyền lợi” nảy sinh khi các hoạt động cá nhân, xã hội, tài chính hoặc chính trị của một nhân viên có thể cản trở lòng trung thành hoặc sự khách quan của nhân viên đó đối với Công ty Nghĩa vụ của bạn trong việc thực hiện các công việc của Công ty một cách trung thực và đạo đức bao gồm việc giải quyết một cách hợp lý các mâu thuẫn quyền lợi rõ ràng và thực tế Điều này đôi khi yêu cầu phải cùng nhau ngăn ngừa mọi mâu thuẫn, và nó cũng luôn yêu cầu phải tiết lộ đầy

đủ về mọi mâu thuẫn quyền lợi rõ ràng hoặc thực tế

Những nguyên nhân phổ biến làm nảy sinh mâu thuẫn quyền lợi

Làm ngoài và mối quan hệ bên ngoài Nếu bạn có việc làm thứ hai, hoặc đang

làm dịch vụ, hoặc đang làm việc với tư cách là giám đốc hoặc tư vấn viên cho một

tổ chức là đối thủ cạnh tranh, khách hàng hoặc nhà cung cấp hàng hoá hoặc dịch

vụ thì điều này sẽ làm nảy sinh mâu thuẫn quyền lợi có thể có hoặc thực tế (Điểm này cũng áp dụng khi làm việc cho một tổ chức đang theo đuổi việc trở thành đối thủ cạnh tranh, khách hàng hoặc nhà cung cấp.)

Một số dàn xếp kiểu này là không bao giờ được phép — ví dụ, làm việc hoặc cung cấp dịch vụ cho bất kỳ ai mà bạn giao thiệp như một phần công việc của bạn cho Công ty

Không được phép có mối quan hệ bên ngoài với các đối thủ cạnh tranh, khách hàng hoặc nhà cung cấp trừ khi bạn:

 Có được sự chấp thuận bằng văn bản của người quản lý bạn; và

 Cùng với người quản lý, bạn có được sự chấp thuận bằng văn bản của Phòng Tuân thủ

Công việc và mối quan hệ của người thân Các hoạt động trong công việc của

người thân cũng có thể tạo nên mâu thuẫn quyền lợi Nếu bạn biết rằng một

“người thân” (được định nghĩa trong phần Những lưu ý khác về mâu thuẫn quyền lợi) làm việc hoặc thực hiện dịch vụ cho bất kỳ đối thủ cạnh tranh, khách

hàng hoặc nhà cung cấp nào, hoặc nếu bạn có người thân ở PMI và có thể có mâu thuẫn quyền lợi thực sự hoặc có thể có phát sinh từ vị trí tương ứng của bạn, hãy báo cho người quản lý của bạn và Phòng Tuân thủ ngay lập tức Bạn và người quản lý bạn sau đó cần thông báo cho Giám đốc Tuân thủ Phòng Tuân thủ sẽ quyết định xem có cần phải đưa ra hành động nào để giải quyết tình huống này không Nói chung, người thân không nên có bất kỳ quan hệ công việc nào với bạn, với bất kỳ ai đang làm việc trong bộ phận kinh doanh của bạn hoặc bất kỳ ai báo cáo cho bạn hoặc nếu bạn có mối quan hệ quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp với bất kỳ nhân viên nào có người thân Những trường hợp ngoại lệ cần phải có sự chấp thuận cụ thể của Phòng Tuân thủ Bạn cũng cần phải cẩn thận không được tiết lộ bất kỳ thông tin kinh doanh mật nào cho bất kỳ người thân nào

chúng ta đang mất rất nhiều thời

gian để tìm được đúng doanh

nghiệp như vậy Chúng ta có thể

tiết kiệm được nhiều thời gian

và nỗ lực của Công ty bằng cách

thuê doanh nghiệp vệ sinh của

anh trai tôi được không vì tôi biết

họ có thể làm được việc một cách

đáng tin cậy?

Đá: Không được Việc thuê một

doanh nghiệp chỉ đơn giản là vì

bạn tin tưởng vào anh trai bạn

không phải là một quy tắc kinh

doanh hợp lý và nó vi phạm các

yêu cầu đối với việc mua của

chúng ta Ngoài ra, điều này sẽ

tạo nên mâu thuẫn quyền lợi

giữa mong muốn được giúp anh

trai của bạn với tính khách quan

của bạn trong việc lựa chọn nhà

cung cấp cạnh tranh nhất Tuy

nhiên, nếu bạn có một sự tiết lộ

thông tin hợp lý và không tham

gia vào quy trình chọn lựa (và

không ai báo cáo cho bạn tham

gia vào việc này) thì công ty của

anh trai bạn có thể cạnh tranh

với các nhà cung cấp đủ năng

lực khác để giành được công

việc này.

?

Quy tắc Ứng xử của PMI 12

Mâu thuẫn quyền lợi

(tiếp)

Ban Quản lý Đôi khi, một nhân viên có thể được yêu cầu phục vụ cho ban quản lý

của một tổ chức khác Trong một số trường hợp, điều này có thể làm nảy sinh mâu thuẫn quyền lợi rõ ràng hoặc thực tế hay thậm chí là cả vấn đề về pháp lý Trước khi chấp nhận một vị trí là thành viên của hội đồng quản trị cho một tổ chức mà theo một cách nào đó có thể có liên quan đến công việc của chúng ta (bao gồm các tổ chức phi lợi nhuận), hãy luôn yêu cầu sự chấp thuận bằng văn bản từ Giám đốc Tuân thủ, người này sau đó sẽ bàn bạc với Phòng Pháp chế của bạn

Đầu tư Nhân viên và người thân của họ cần lưu ý rằng những đầu tư của họ

không được tạo nên mâu thuẫn quyền lợi, làm suy giảm khả năng của nhân viên trong việc đưa ra các quyết định khách quan trên danh nghĩa của PMI

Mâu thuẫn có thể nảy sinh nếu đầu tư được thực hiện với đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp hoặc khách hàng Bất kỳ “quyền lợi đáng kể” nào có với một công ty cạnh tranh, nhà cung cấp hay khách hàng cũng yêu cầu phải có sự chấp thuận trước bằng văn bản của người quản lý bạn và Giám đốc Tuân thủ

“Quyền lợi đáng kể” tức là mọi quyền lợi kinh tế có thể hoặc có vẻ ảnh hưởng đến nhận định của bạn Các quỹ tương hỗ giao dịch công cộng, quỹ đầu tư theo chỉ số và các quỹ cổ phần tương tự, khi nhà đầu tư cá nhân không có tiếng nói về các khoản đầu tư được đưa vào, không được có mâu thuẫn

Một số đầu tư luôn không đúng:

 Không bao giờ đầu tư vào một nhà cung cấp nếu bạn có liên quan đến việc chọn lựa hay đánh giá, hay đàm phán với nhà cung cấp đó, hoặc nếu bạn quản

lý một ai đó có trách nhiệm như vậy; và

 Không bao giờ đầu tư vào một khách hàng nếu bạn chịu trách nhiệm giao thiệp với khách hàng đó hoặc quản lý một ai đó có trách nhiệm như vậy

Tuy nhiên, thông thường, việc đầu tư có tạo nên mâu thuẫn quyền lợi hay không

là do nhận định đưa ra có tốt hay không Khi quyết định xem liệu việc đầu tư có

tạo nên mâu thuẫn hay không, hãy tự hỏi bản thân các câu hỏi sau:

 Việc đầu tư có ảnh hưởng đến bất kỳ quyết định nào mà tôi sẽ đưa ra cho Công

ty không?

 Những người bên trong Công ty, như đồng nghiệp của tôi chẳng hạn, sẽ nhìn nhận việc đầu tư như thế nào — họ có nghĩ là nó có thể ảnh hưởng đến cách tôi làm việc cho Công ty không?

 Những người bên ngoài Công ty như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông hay thậm chí giới truyền thông sẽ nhìn nhận việc này như thế nào?

Mâu thuẫn quyền lợi

(tiếp)

Nhận quà tặng và tiếp đãi

Những lưu ý khác về mâu thuẫn quyền lợi

Người thân Như các phần trước đã nêu, các hoạt động của người thân có thể

tạo nên mâu thuẫn quyền lợi rõ ràng hoặc thực tế Điều này xảy ra khi lòng trung thành của một nhân viên bị chia đôi — hoặc có vẻ bị chia đôi — giữa lòng trung thành đối với người thân (người có một nhóm các quyền lợi) và lòng trung thành đối với PMI (có thể có các quyền lợi khác) “Người thân” có thể là vợ hoặc chồng, cha mẹ ruột và cha mẹ kế; con đẻ và con riêng; anh chị em ruột; anh chị em cùng

mẹ khác cha hoặc cùng cha khác mẹ; cháu gái và cháu trai; cô dì chú bác; ông bà;

cháu chắt; và dâu rể Ngoài ra, các quy định về “người thân” cũng bao gồm các đối tác trong nước (cho dù có được công nhận chính thức theo luật pháp địa phương hay không), người mà bạn sống cùng, hoặc người mà bạn có một mối quan hệ tình cảm hoặc quan hệ cá nhân gần gũi Đối với vấn đề mâu thuẫn, bạn không phải chịu trách nhiệm tìm hiểu hoạt động của các thành viên trong gia đình mà không sống cùng bạn Đối với các thành viên gia đình không sống cùng với bạn, bạn chỉ cần đề cập đến những trường hợp mà bạn biết

Nhà cung cấp, khách hàng và đối thủ cạnh tranh tiềm năng Đối với các mâu

thuẫn quyền lợi, một “nhà cung cấp”, “khách hàng” hoặc “đối thủ cạnh tranh” bao gồm cả nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối thủ cạnh tranh tiềm năng và thực tế

Nếu bạn nghĩ bạn có thể đang có mâu thuẫn quyền lợi, hoặc người khác có thể tin rằng hoạt động hoặc quan hệ mà bạn tham gia có mâu thuẫn quyền lợi, bạn phải thông báo ngay tình huống này bằng văn bản cho Phòng Tuân thủ

i Trên trang nội bộ về vấn đề Tuân thủ của PMI có cách thức báo cáo mâu

thuẫn quyền lợi bằng điện tử Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách báo cáo, hoặc những vấn đề nào khác liên quan đến mâu thuẫn quyền lợi, hãy liên hệ với Phòng Tuân thủ

PMI có rất nhiều nhà cung cấp, và nhà cung cấp là yếu tố quan trọng đối với thành công của Công ty chúng tôi Đó là lý do tại sao các mối quan hệ với nhà cung cấp và các bên thứ ba khác mà chúng tôi làm việc cùng đều phải dựa hoàn toàn trên các quyết định kinh doanh hợp lý và quan hệ công bằng Quà tặng và tiếp đãi liên quan đến công việc có thể tạo nên thiện chí, nhưng chúng cũng có thể làm cho việc nhận định khách quan về người tặng trở nên khó khăn hơn Nói tóm lại, quà tặng và tiếp đãi có thể tạo nên mâu thuẫn quyền lợi riêng

“Quà tặng và Tiếp đãi” bao gồm bất cứ thứ gì có giá trị, như tiền khấu trừ, tiền

cho vay, tiền mặt, các điều khoản có lợi đối với bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào, các dịch vụ, giá cả, vận chuyển, việc sử dụng xe cộ hoặc các tiện nghi dành cho

kỳ nghỉ, cổ phần hoặc các cổ phiếu khác, việc tham gia vào các lần biếu tặng cổ phần, sửa sang nhà cửa, vé, và phiếu quà tặng Danh sách này là vô tận — trên đây chỉ là một vài ví dụ

CHÚ Ý: Một số chi nhánh có thể áp dụng thêm một số tiêu chuẩn giới hạn đối với

quà tặng và tiếp đãi Nhân viên của các chi nhánh này không được phép nhận bất

kỳ quà tặng và tiếp đãi nào vi phạm các tiêu chuẩn đó

Narrow Page Trims Here

Narrow Page Trims Here Quy tắc Ứng xử của PMI 13

Quà tặng và tiếp đãi tặng cho nhân viên của PMI và người thân của họ thuộc

ba loại sau:

THƯỜNG LÀ CHẤP NHẬN ĐƯỢC

Một số quà tặng và tiếp đãi được coi là đủ nhỏ nên chúng không yêu cầu phải có

sự chấp thuận Quà tặng hoặc tiếp đãi có giá thị trường kết hợp là 250 đô la hoặc

ít hơn từ bất kỳ nguồn nào trong một năm dương lịch đều thuộc loại này (miễn sao chúng không thuộc loại “Luôn Không đúng” dưới đây) Điều đó có nghĩa là nếu những quà tặng hoặc tiếp đãi sau có tổng giá trị không vượt quá 250 đô la từ một nguồn trong một năm dương lịch thì chúng không yêu cầu phải có sự chấp thuận

 Những bữa ăn trong dịp đặc biệt với đối tác kinh doanh

 Các sự kiện thể thao, nhạc kịch và văn hoá thông thường khác

 Quà tặng hoặc tiếp đãi thông thường và hợp lý khác

Tương tự, các mặt hàng khuyến mại có giá trị nhỏ, như bút, lịch, và tách cà phê được tặng cho khách hàng nói chung, không yêu cầu phải có sự chấp thuận

LUÔN KHÔNG ĐÚNG

Các loại quà tặng và tiếp đãi khác đều coi là không đúng, dù là trên thực tế hay trên danh nghĩa, vì vậy chúng sẽ không bao giờ được phép, và không ai có thể phê chuẩn những quà tặng và tiếp đãi đó Nhân viên có thể không bao giờ được:

 Nhận bất kỳ quà tặng hoặc tiếp đãi nào bất hợp pháp hoặc có thể dẫn tới vi phạm pháp luật

 Nhận bất kỳ quà tặng nào về tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt (như phiếu quà tặng có thể chuyển thành tiền mặt), séc ngân hàng, ngân phiếu, chứng khoán đầu

tư, phiếu khoán có thể chuyển nhượng, các khoản vay, cổ phần hoặc quyền mua

cổ phần

 Nhận hoặc yêu cầu bất kỳ thứ gì như một “điều kiện trao đổi”, hoặc như một phần

của một thoả thuận để làm bất cứ việc gì nhằm đổi lấy quà tặng hoặc tiếp đãi

 Tham gia vào bất kỳ hoạt động giải trí nào gây khó chịu, có khuynh hướng tình dục, hoặc vi phạm cam kết của chúng tôi về sự tôn trọng lẫn nhau

 Tham gia vào bất kỳ hoạt động nào mà bạn biết sẽ làm cho người tặng quà hoặc tiếp đãi vi phạm các tiêu chuẩn của người sử dụng lao động của họ

Nhận quà tặng và tiếp đãi

ty của anh ta dùng để ký hợp đồng, nhưng có một điều kiện cho món quà đó Anh ta nói bạn

có thể nhận được cây bút chỉ khi bạn giới thiệu anh ta với những nhân viên còncòn lại của đội thu mua Vì chiếc bút này có thể có giá dưới 250 đô la, như vậy liệu bạn có nhận chiếc bút không?

Đáp: Không, bởi vì đây là một

“điều kiện trao đổi”, có nghĩa là

“đổi cái này để lấy một cái khác”

Anh ta sẽ chỉ tặng bạn chiếc bút nếu đổi lại anh ta có được một điều gì đó Mặc dù đây có thể coi

là một vấn đề nhỏ những những kiểu “điều kiện trao đổi” như thế này được xếp vào danh sách các quà tặng và tiếp đãi “Luôn không đúng”.

LUÔN HỎI

Với bất kỳ thứ gì không thuộc vào các loại trên, bạn có thể hoặc không thể được phép thực hiện; nhưng bạn cần phải có sự chấp thuận bằng văn bản theo PMI 14-C “Tương tác với Quan chức Chính phủ và Đối tác Kinh doanh Hoạt động Chính trị“ Các ví dụ thuộc loại này bao gồm, khi được nhà cung cấp hoặc khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng thanh toán:

 Quà tặng và tiếp đãi từ một nguồn với tổng giá thị trường trên 250 đô la trong bất kỳ năm dương lịch nào

 Các sự kiện đặc biệt — như trận đấu trong World Cup hay giải Super Bowl (những sự kiện này thường có giá trị lớn hơn 250 đô la)

 Những chuyến du lịch hoặc tiếp đãi kéo dài hơn một ngày

Để xác định xem có nên cho một điều gì đó vào loại “Luôn Hỏi” không, hãy đưa

ra những nhận định hợp lý và cần xem xét những vấn đề sau:

 Món quà hoặc tiếp đãi đó liệu có ảnh hưởng đến tính khách quan của bạn không

 Liệu có mục đích công việc trong đó không (ví dụ, công việc sẽ được thảo luận như một phần của sự kiện được nói đến)

 Nó sẽ tạo ra tiền lệ nào đối với các nhân viên khác

 Nhân viên khác và người ngoài Công ty sẽ nhìn nhận vấn đề này như thế nào

Những lưu ý khác về quà tặng và tiếp đãi:

Thông báo cho nhà cung cấp và khách hàng Bạn nên thông báo cho tất cả những

người mà bạn đang làm việc cùng hoặc tìm kiếm cơ hội làm việc về những yêu cầu này của công ty

Những việc cần làm khi bạn nhận được một món quà không được phép nhận Bạn phải trả lại ngay lập tức bất kỳ quà tặng nào về tiền mặt hoặc tương

đương tiền mặt như phiếu quà tặng có thể chuyển thành tiền mặt, séc ngân hàng, ngân phiếu, chứng khoán đầu tư, phiếu khoán có thể chuyển nhượng, các khoản vay, cổ phần, hoặc quyền mua cổ phần Đối với các loại quà tặng khác vượt quá khoản “Thường là Chấp nhận được”, nếu Giám đốc Tuân thủ xác định rằng việc trả lại món quà là không thực tế hoặc có thể gây phiền phức thì bạn cần đưa món quà cho Giám đốc Tuân thủ để Công ty có thể sử dụng, đem bán hoặc làm từ thiện Các món quà như tranh ảnh, bàn ghế hoặc tương tự có thể được sử dụng trong văn Phòng của Công ty bạn nếu có sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Tuân thủ hoặc theo các thủ tục đã được thiết lập trong công ty chi nhánh của bạn nhưng vẫn là tài sản của Công ty Nếu thích hợp, cần phải gửi thư cho người tặng giải thích các yêu cầu của công ty đối với việc nhận quà

i Nếu bạn có câu hỏi hoặc mối lo ngại về quà tặng và chiêu đãi, hãy liên hệ

với người quản lý bạn hoặc Phòng Tuân thủ Công ty chi nhánh của bạn có thể có thêm các yêu cầu khác Hãy đảm bảo rằng bạn biết các yêu cầu đó

Narrow Page Trims Here

Narrow Page Trims Here Quy tắc Ứng xử của PMI 15

Nhận quà tặng và tiếp đãi

(tiếp)

Tặng quà và tiếp đãi Quà tặng và tiếp đãi được tặng hoặc đề nghị cho đối tác kinh

doanh phi chính phủ

Vì chúng ta có những quy định nghiêm ngặt về việc nhận quà tặng và tiếp đãi

(xem phần Nhận quà tặng và tiếp đãi trong Quy tắc này) nên chúng ta cũng phải

hết sức lưu ý với việc tặng những món quà tặng và tiếp đãi đó Việc tặng các tiện nghi xã hội hoặc ưu đãi trong công việc có giá trị nhỏ như các món quà, bữa ăn hoặc tiếp đãi thông thường được coi là bình thường trong thế giới thương mại và

có ý nghĩa tạo dựng thiện chí và tăng cường các mối quan hệ công việc

Cần phải có quyết định đúng và phù hợp, vì đôi khi việc trao đổi quà tặng hoặc tiếp đãi hợp lý với một đối tác kinh doanh phi Chính phủ trong những dịp đặc biệt lại được coi là thích hợp nếu như người sử dụng lao động của người nhận không ngăn cấm Không bao giờ đề nghị hoặc cung cấp Quà tặng hoặc Chiêu đãi mà bạn nghĩ là người nhận không thể chấp nhận theo luật hoặc theo chính sách có ở tổ chức của người nhận

Tặng quà

Để tặng một món quà trị giá trên 250 đô la cho một đối tác kinh doanh phi Chính phủ, bạn phải có được giấy phép cụ thể bằng văn bản từ trước theo các thủ tục được nêu trong PMI 14-C

Một số hành vi luôn bị cấm — không có ngoại lệ Không bao giờ tặng hoặc đề nghị một món quà, tiếp đãi hoặc bất kỳ thứ gì có giá trị nếu nó:

 Phi pháp

 Được biết là sẽ vi phạm các quy định tại tổ chức của người nhận

 Là tiền mặt hoặc các phiếu khoán tài chính khác (như séc ngân hàng, ngân phiếu du lịch, ngân phiếu, chứng khoán đầu tư hoặc các phiếu khoán có thể chuyển nhượng)

 Gây khó chịu, có khuynh hướng tình dục, hoặc vi phạm cam kết của chúng tôi về

sự tôn trọng lẫn nhau

 Một “điều kiện trao đổi” (tặng để đổi lại thứ gì đó).

 Một món quà trị giá trên 1.000 đô la — trừ khi được trìnhcông bố trước nhiều người

để làm rõ rằng người nhận được tặng món quà đó là do, ví dụ như, có tham gia vào một chương trình khuyến mại bán hàng mà người sử dụng lao động của người nhận đó có biết và chấp nhận

 Không được ghi chép hợp lý trong sổ sách của Công ty

?

Hỏi: Tôi muốn tặng một trong

những khách hàng tốt nhất của tôi một món quà đặc biệt để cảm ơn Tôi đã mua một số vé xem giải đấu tennis mà tôi biết

là cô ấy sẽ rất thích, nhưng tôi nghĩ điều này sẽ vi phạm chính sách của công ty cô ấy nếu cô ấy nhận chúng Nếu cô ấy không quan tâm về chính sách của công ty thì tôi có thể tặng vé cho

cô ấy được không?

Đáp: Không Nếu bạn đã biết

rằng việc tặng một món quà là

vi phạm chính sách của Công ty người nhận thì bạn không được tặng món quà đó Vì chúng ta muốn người khác tôn trọng các tiêu chuẩn của chúng ta nên chúng ta cũng phải tôn trọng các tiêu chuẩn của họ.

Narrow Page

Trims Here

Quy tắc Ứng xử của PMI 16

Quà tặng cho quan chức hoặc nhân viên chính phủ

Quà tặng và tiếp đãi tặng hoặc đề nghị cho quan chức hoặc nhân viên Chính phủ sẽ gây ra những rủi ro đặc biệt Không bao giờ tặng hoặc đề nghị bất kỳ món

quà, tiếp đãi hoặc bất kỳ thứ gì có giá trị cho quan chức hoặc nhân viên Chính phủ nếu chúng phạm pháp hoặc khiến bạn tin rằng làm cho viên chức hoặc nhân viên

đó vi phạm quy định đạo đức hoặc các quy định khác chi phối hành vi của anh ta

Trước khi tặng quà hoặc chiêu đãi cho một quan chức hoặc nhân viên Chính phủ, cần đảm bảo rằng bạn biết và tuân thủ nghiêm ngặt PMI 14-C “Tương tác với Quan chức Chính phủ và Đối tác Kinh doanh Hoạt động Chính trị”

Narrow Page Trims Here

Narrow Page Trims Here Quy tắc Ứng xử của PMI 17

Tặng quà và tiếp đãi

(tiếp)

Quy tắc Ứng xử của PMI 18

Mục tiêu của chúng ta

Luật cạnh tranh

Tiến hành kinh doanh

Trong mọi giao dịch kinh doanh của mình, PMI đều cố gắng thực hiện trung thực

và công bằng Chúng tôi sẽ cạnh tranh mạnh mẽ, nhưng công bằng, tuân thủ mọi luật bảo vệ tính cạnh tranh và sự toàn vẹn của thị trường

Chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt các luật bảo vệ thị trường trên toàn thế giới chống lại hành vi chống cạnh tranh Luật cạnh tranh nghiêm cấm các thoả thuận chống cạnh tranh, như cố định giá và các nỗ lực nhằm loại bỏ đối thủ cạnh tranh một cách không công bằng

Thông tin về luật cạnh tranh:

 Luật cạnh tranh là khác nhau trên toàn thế giới Nhiều nước, như Liên minh

Châu Âu và trong một số trường hợp là các bang hoặc tỉnh riêng lẻ, có các luật nghiêm cấm hành vi chống cạnh tranh Các luật áp dụng cho bạn có thể thay đổi phụ thuộc vào nơi bạn ở hoặc nơi bạn làm việc

 Các luật đó có thể bao gồm cả các hành vi diễn ra bên ngoài đất nước Nhiều

nước có luật cạnh tranh áp dụng ngay cả với các hành vi diễn ra bên ngoài biên giới của nước đó

 Hình phạt nghiêm khắc Các hình phạt cho những trường hợp vi phạm có thể

sẽ rất nghiêm khắc Ở một số nước, các cá nhân bị buộc tội vi phạm, như cố định giá, có thể sẽ bị nhận án phạt tù Mức phạt hành chính cũng có thể rất đáng kể

Ví dụ, tại EU, mức phạt hành chính cho hành vi chống cạnh tranh có thể là 10%

doanh thu (tức là doanh số bán hàng) trên toàn thế giới Nhiều nước có hoặc đang chọn những hình phạt nghiêm khắc tương tự đối với việc vi phạm luật cạnh tranh, và ở một số nước, khách hàng và đối thủ cạnh tranh có thể khởi kiện cho những thiệt hại và các vấn đề khác

 Hành vi bất cẩn có thể vi phạm luật Những giao tiếp công việc bình thường,

như một bữa ăn trưa để thảo luận với đại diện bạn hàng của đối thủ cạnh tranh hoặc một phiên họp nêu phàn nàn tại hiệp hội thương mại công nghiệp, có thể dẫn tới các tuyên bố về việc vi phạm luật cạnh tranh

Luật cạnh tranh nghiêm cấm các thoả thuận làm giới hạn hoặc cản trở hoạt động thương mại Ví dụ về các thoả thuận phi pháp giữa các đối thủ cạnh tranh là cố định giá hoặc thao túng giá cả Các thoả thuận nhất định với nhà cung cấp hoặc khách hàng cũng có thể làm nảy sinh các vấn đề theo luật cạnh tranh liên quan đến việc liệu thoả thuận đó có gây cản trở cho cạnh tranh hay không Chúng bao gồm mọi thoả thuận liên quan đến việc không hợp tác với một khách hàng hoặc nhà cung cấp nào đó (“tẩy chay tập thể”) hoặc một thoả thuận giữa nhà cung cấp và khách hàng về mức giá bán lẻ thấp nhất hoặc thực tế

Luật cạnh tranh

(tiếp)

i PMI 05-C “Cạnh tranh và Thương mại Công bằng” đã đặt ra một tiêu chuẩn duy

nhất trên toàn thế giới về việc tuân thủ luật cạnh tranh Trong một số trường hợp, các quy định này có thể còn nghiêm ngặt hơn cả luật địa phương Bạn cần phải hiểu biết đầy đủ PMI 05-C, và tác động của nó đối với công việc của bạn

Độc quyền, cố gắng để độc quyền thị trường và lạm dụng vị thế chi phối

Tính các mức giá khác nhau cho khách hàng là đối thủ cạnh tranh có thể là phi pháp.

Tại EU và các hệ thống tư pháp khác, việc định giá khác nhau có thể làm nảy sinh các vấn đề ở nơi công ty có vị thế chi phối hoặc ở nơi việc định giá như vậy được thực hiện theo thoả thuận với một bên thứ ba Nhân viên có quyền định giá hoặc giảm giá hoặc

có quyền xây dựng chương trình thương mại cần phải biết các yêu cầu của những luật này và cần hỏi ý kiến Phòng Pháp chế để có hướng dẫn

i Nếu bạn có câu hỏi hoặc mối lo ngại về trách nhiệm của bạn theo luật cạnh

tranh và PMI 05-C, hãy liên hệ với người quản lý của bạn hoặc Phòng Pháp chế

Quy tắc Ứng xử của PMI 19

Hỏi: Trong một cuộc họp về

hợp tác thương mại, tôi đã nói

chuyện với đại diện của các

nhà sản xuất cạnh tranh Một

đại diện đã nói: “Tôi không biết

các bạn như thế nào, nhưng lợi

nhuận của chúng tôi đã không

còn được tốt như trước kia” Một

người khác lại nói: “Tôi hy vọng

chúng ta có thể làm một điều

gì đó để có thể thực hiện giảm

giá sâu” Tôi đã gật đầu nhưng

không nói gì cả Vài tuần sau đó,

các công ty có đại diện tham dự

cuộc hội đàm trên bắt đầu nâng

mức giá của họ Cuộc thảo luận

đó có phải là vấn đề không? Tôi

nên làm gì?

Đáp: Có, cuộc thảo luận đó rõ

ràng là có vấn đề Toà án có thể

kết luận rằng mọi người tham

dự cuộc hội đàm đó, cho dù có

nói gì hay không, đã tham dự

vào việc cố định giá mặc dù

chưa hề có một thoả thuận rõ

ràng nào Để tránh rủi ro, nếu

bạn thấy bản thân mình đang

tham gia vào một cuộc thảo

luận về giá cả với đối thủ cạnh

tranh, hãy ngay lập tức rời khỏi

buổi thảo luận theo cách thể

hiện rõ rằng bạn coi việc đó là

không đúng, và gọi ngay cho

Các quy định cơ bản cần biết:

Một số thoả thuận nhất định hầu như luôn vi phạm luật cạnh tranh Không bao giờ nói chuyện hay trao đổi thông tin với đối thủ cạnh tranh để:

 Cố định giá — điều này có thể bao gồm đặt ra mức giá thấp nhất hoặc cao nhất, hoặc “bình ổn” giá

 Cố định các khoản liên quan đến giá bán buôn hoặc giá bản lẻ, các công thức định giá, lợi nhuận, khuyến mại, các khoản tín dụng, v.v

 Phân chia thị thường, khách hàng hoặc vùng lãnh thổ

 Hạn chế sản xuất

 Tạo lên một quy trình đấu thầu cạnh tranh, bao gồm các sắp đặt để gửi bản đầu thầu giả

 Tẩy chay một đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng hoặc nhà phân phối

Để tránh rủi ro, không được thảo luận các vấn đề cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh — vào mọi lúc hoặc ở mọi nơi — nếu không có sự cho phép của

 Tham gia vào các hoạt động liên quan đến hợp tác thương mại hoặc thiết lập các tiêu chuẩn công nghiệp

 Làm việc với vai trò là giám đốc hoặc viên chức trong một công ty cạnh tranh với chúng tôi

 Tạo lập giá bán lẻ với người bán lẻ

 Thực hiện giảm giá, chiết khấu hoặc các hình thức khuyến khích khác đối với khách hàng tuỳ thuộc vào việc đạt được mục tiêu tăng trưởng hoặc chỉ tiêu về

số lượng hay thị phần đề ra đối với doanh số bán lẻ, hoặc sự chia sẻ các yêu cầu

Narrow Page Trims Here

Thông tin về đối thủ

cạnh tranh

Để cạnh tranh trên thương trường, việc làm cần thiết và hợp pháp là thu thập thông tin cạnh tranh công bằng Nhưng một số hình thức thu thập thông tin là không đúng và có thể vi phạm luật, bao gồm luật cạnh tranh cũng như luật bí mật kinh doanh

Tại PMI, chúng tôi phải rất cẩn thận để tránh thu thập thông tin không đúng

Vì vậy, bạn cần biết bạn có thể làm được gì và bạn phải lưu ý những gì

Các nguồn thông tin cạnh tranh hợp pháp bao gồm:

 Báo chí, báo cáo báo chí và các thông tin công cộng khác

 Nói chuyện với khách hàng — nhưng không phải để có được thông tin mật

 Các buổi trình diễn thương mại (nhưng không phải từ các buổi thảo luận với đối

thủ cạnh tranh — xem phần Luật Cạnh Tranh trong Quy tắc này).

 Thông tin được công bố công khai trên Internet hoặc các phương tiện truyền thông có thể truy cập công cộng khác

Các cuộc điều tra về ngành do các tư vấn viên có tiếng tăm thực hiện

Không sử dụng các nguồn tin sau:

 Thông tin bảo mật của đối thủ cạnh tranh hoặc thông tin tương tự thuộc về một người nào đó ngoài Công ty — hỏi ý kiến Phòng Pháp chế nếu bạn có những thông tin như vậy Nếu bạn nhận được bất kỳ thông tin bảo mật nào từ một nguồn bên ngoài PMI — thậm chí là hoàn toàn tình cờ - hãy hỏi ý kiến Phòng Pháp chế ngay lập tức

 Thông tin bảo mật dưới bất kỳ hình thức nào thuộc sở hữu của người mới được thuê từ người sử dụng lao động trước

 Thông tin về đấu thầu của đối thủ cạnh tranh nếu bạn có tham gia vào một quátrình đấu thầu, ví dụ: một cuộc đấu giá tư nhân hoá Nếu bạn có được những thông tin như vậy, hãy gọi cho Phòng Pháp chế

 Thông tin bảo mật về một đối thủ cạnh tranh mà một người nào đó chào bán

i Nếu bạn có câu hỏi về tính thích hợp của việc nhận hoặc có một số thông

tin cạnh tranh nhất định, hãy liên hệ với Phòng Pháp chế

rất hữu ích đối với việc phát triển

các kế hoạch tiếp thị cho Công

ty của tôi Tôi có thể mang tài

liệu đó theo không?

Đáp: Không, bạn không được

mang tài liệu có chứa thông

tin bảo mật từ công ty cũ tới

PMI Vì việc người khác nhận

thông tin bảo mật của chúng

ta được coi là không đúng nên