Bài Tập lý thuyết môn Quản trì học

Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực.Ví dụ quản trị hành chính (trong các tổchức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế). Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất... Quản trị nói chung theo tiếng Anh là Management vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Tuy nhiên, khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi. Còn thuật ngữ quản trị thường dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp. Có rất nhiều quan niệm về quản trị: Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức; Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động; Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt tới một mục đích nào đó, cũng giống như các vai mà các diễn viên đảm nhiệm trong một vở kịch, dù các vai trò này là do họ tự vạch ra, là những vai trò ngẫu nhiên hoặc tình cờ, hay là những vai trò đã được xác định và được sắp đặt bởi một người nào đó, nhưng họ đều biết chắc rằng mọi người đều đóng góp theo một cách riêng vào sự nỗ lực của nhóm. Tổ chức có thể được định nghĩa theo các cách khác nhau. Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định. Theo định nghĩa này, yếu tố con người được coi trọng hơn những nguồn lực khác của tổ chức (máy móc, nhà xưởng, công nghệ,…). Ở một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cần phải làm việc hướng tới mục tiêu chung và những hoạt động của họ cần phải được phối hợp để đạt mục tiêu đó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phải tất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi người. Theo đó, mối quan hệ của con người trong tổ chức được xác định theo cơ cấu nhất định. Bên cạnh đó, tổ chức cũng được coi là một hệthống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung. Theo định nghĩa này, tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành sau: Những người trong tổ chức đều phải làm việc hướng tới một mục tiêu chung của tổ chức. Phối hợp các nỗ lực của những con người trong tổ chức là nền tảng tạo nên tổ chức. Tuy nhiên, ngoài nguồn lực con người, để đảm bảo sự hoạt động của tổ chức, cần phải có các nguồn lực khác như tài chính, công nghệ, nhà xưởng,… Để phối hợp các nỗ lực của con người trong tổ chức nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức và đạt được mục tiêu của tổ chức thì cần có hệ thống quyền lực và quản lý. Để thiết kế hệ thống quyền lực và quản lý trong tổ chức, chúng ta cần phải trả lời câu hỏi: Ai sẽ là người điều hành tổ chức? tổ chức sẽ có bao nhiêu cấp quản lý, các phòng ban chức năng… ? Làm thếnào để quản lý con người và các nguồn lực khác của tổ chức? Làm thế nào để tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công việc? Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức.Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Như vậy, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo: Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức. Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức. Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môi trường bên ngoài. Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức. Cơ cấu của tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức. Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chính thức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức. Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt Henry Mintzberg nghiên cứu các họat động của nhà quản trị và cho rằng mỗi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau: Nhóm vai trò quan hệ với con người Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác một cách hiệu quả. Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò quan hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác. Nhóm vai trò thông tin Vai trò thông tin gắn liện với việc tiếp nhân thông tin và truền đạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện một trung tâm đầu não của tổ chức. Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Vai trò truyền đạt họat động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản trị giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những ngời có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả họat động của tổ chức. Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định. (Xem bảng 2.2) Bảng 2.2: 10 vai trò quản trị của Minztberg Vai trò Nội dung Quan hệ con người 1.Đại diện Tham gia vào các sự kiện khác nhau: phát biểu, giới thiệu, tượng trưng cho tổ chức 2.Lãnh đạo. Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới, động viên, thúc đẩy nhân viên 3.Liên hệ Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội bộvới bên ngoài và giúp cung cấp thông tin Thông tin 4.Thu thập thông tin Thu thập thông tin bên trong và bên ngoài về những vấn đề có thểảnh hưởng tổ chức 5.Truyền đạt. Truyền đạt những thông tin cả bên trong và bên ngoài cho nội bộ 6.Phát ngôn Truyền đạt những thông tin của tổ chức cho bên ngoài Quyết định 7.Doanh nhân Hành động như người khởi xướng, thiết kế, khuyến khích những cải tiến và đổi mới 8.Giải quyết những xáo trộn Có những hành động đúng và kịp thời khi DN đối mặt với những vấn đề quan trọng những khó khăn bất ngờ. 9.Phân phối Chịu trách nhiệm phân phối các nguồn lực: thời gian, ngân quỹ, phương tiện, nhân sự 10.Đàm phán Đại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán Nhóm vai trò quyết định Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trong có ảnh hưởng đến tổ chức.Có bốn vai trò mô tả nhà quản trị là người quyết định. Vai trò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là người luôn ở điểm gốc của mọi thay đổi và cải tiến, khai thác các cơ hội mới. Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó khăn không lường trước được. Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức. Cuối cùng, vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản trị. Trong các cuuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản trị phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao.Làm ăn thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng. Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành công trong thương lượng với đối tác Để tồn tại và phát triển con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới những mục tiêu chung. Chính vì vậy mà từ hàng ngàn năm trước đây đã có những nỗ lực có tổ chức dưới sự trông coi của những người hoạch định, tổ chức, điều khiển và giám sát để chúng ta có được những công trình vĩ đại cho đến ngày nay như Vạn lý trường thành, Kim tự tháp...Nghĩa là hoạt động quản trị đã xuất hiện rất lâu trước khi nó chính thức trở thành một môn khoa học. Quản trị giúp cho các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình, giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình. Đây là yếu tố quan trọng nhất đối với mọi con người trong tổ chức. Cứ thử tưởng tượng xem nếu một doanh nghiệp có hàng chục ngàn công nhân, có trụ sở và chi nhánh ở nhiều nước khác nhau, nếu không có các hoạt động quản trị thì làm sao các công nhân viên có thể hướng tới mục tiêu của tổ chức, lúc đó tổ chức như một đội quân ô hợp, và sớm muộn sẽ đi đến phá sản. Quản trị giúp cho tổ chức đối phó được với các cơ hội và thách thức từ môi trường.Trong thực tế không có một tổ chức nào mà lại hoạt động mà không có môi trường. Quản trị tốt giúp cho tổ chức thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn các cơ hội và giảm bớt các tiêu cực do môi trường đem lại. Chính vì các vai trò hết sức to lớn của hoạt động quản trị mà đã có rất nhiều nhà khoa học đã nghiên cứu về nó và đã biến nó trở thành một môn khoa học thực thụ. Có thể nói một cách chắc chắn rằng quản trị học có vai trò to lớn trong những sự thay đổi và phát triển cực kỳ nhanh chóng của thế giới hiện đại ngày nay và nước Mỹ có thể tự hào rằng một trong những đóng góp quý báu của họ cho nền văn hoá nhân loại chính là nền khoa học quản trị hiện đại. Câu 2: Bạn hiểu thế nào là tầm hạn quản trị? Khi nào sử dụng tầm quản trị rộng, khi nào sử dụng tầm quản trị hẹp, Vẽ sơ đồ minh họa?

Câu 1: Vì sao quản trị cần thiết trong mọi tổ chức?

Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực.Ví dụquản trị hành chính (trong các tổchức xã hội), quản trị kinhdoanh (trong các tổ chức kinh tế) Trong lĩnh vực quản trị kinhdoanh lại chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trịnhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất

Quản trị nói chung theo tiếng Anh là "Management" vừa cónghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay đượcdùng chủ yếu với nghĩa là quản trị Tuy nhiên, khi dùng từ, theothói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản

lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi Cònthuật ngữ quản trị thường dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một

tổ chức, một doanh nghiệp

Có rất nhiều quan niệm về quản trị:

- Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sựhoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác;quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt độngcủa những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức;

- Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quảntrị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luônluôn biến động;

- Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằngviệc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theoquan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạtđộng trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục Quản trịtrong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm cáckhâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau,tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển

Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt tớimột mục đích nào đó, cũng giống như các vai mà các diễn viênđảm nhiệm trong một vở kịch, dù các vai trò này là do họ tựvạch ra, là những vai trò ngẫu nhiên hoặc tình cờ, hay là nhữngvai trò đã được xác định và được sắp đặt bởi một người nào đó,

nhưng họ đều biết chắc rằng mọi người đều đóng góp theo mộtcách riêng vào sự nỗ lực của nhóm.

Tổ chức có thể được định nghĩa theo các cách khác nhau TheoDucan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tươngtác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung vàmối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhấtđịnh Theo định nghĩa này, yếu tố con người được coi trọng hơnnhững nguồn lực khác của tổ chức (máy móc, nhà xưởng, côngnghệ,…) Ở một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cầnphải làm việc hướng tới mục tiêu chung và những hoạt động của

họ cần phải được phối hợp để đạt mục tiêu đó Tuy nhiên, điềunày không có nghĩa rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều cónhững mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, vàkhông phải tất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọingười Theo đó, mối quan hệ của con người trong tổ chức đượcxác định theo cơ cấu nhất định

Bên cạnh đó, tổ chức cũng được coi là một hệthống các hoạtđộng do hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằmđạt được mục tiêu chung Theo định nghĩa này, tổ chức bao gồmcác yếu tố cấu thành sau:

- Những người trong tổ chức đều phải làm việc hướng tới mộtmục tiêu chung của tổ chức.

- Phối hợp các nỗ lực của những con người trong tổ chức là nềntảng tạo nên tổ chức

- Tuy nhiên, ngoài nguồn lực con người, để đảm bảo sự hoạtđộng của tổ chức, cần phải có các nguồn lực khác như tài chính,công nghệ, nhà xưởng,…

- Để phối hợp các nỗ lực của con người trong tổ chức nhằm sửdụng hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức và đạt được mục tiêucủa tổ chức thì cần có hệ thống quyền lực và quản lý Để thiết

kế hệ thống quyền lực và quản lý trong tổ chức, chúng ta cầnphải trả lời câu hỏi: Ai sẽ là người điều hành tổ chức? tổ chức sẽ

có bao nhiêu cấp quản lý, các phòng ban chức năng… ? Làmthếnào để quản lý con người và các nguồn lực khác của tổ chức?Làm thế nào để tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công việc?

Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo

và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức.Cơ cấu tổchức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp cácnhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của

tổ chức

Như vậy, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo:

- Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của conngười trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung

- Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phầntăng cường hoạt động chung của tổ chức

- Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức

- Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thayđổi của môi trường bên ngoài

- Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt độngchung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổchức

Cơ cấu của tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổchức.Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báocáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữanhững người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổchức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mốiquan hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức.Sơ đồ cơ cấu tổchức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổchức

Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênhthông tin chính thức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong

Nhóm vai trò quan hệ với con người

Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng pháttriển và duy trì mối quan hệ với người khác một cách hiệu quả.Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vaitrò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếpxúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việcduy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức Vai tròquan hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lướilàm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác

Nhóm vai trò thông tin

Vai trò thông tin gắn liện với việc tiếp nhân thông tin và truềnđạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện một trung tâm đầunão của tổ chức Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin

cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Vai trò truyền đạt họatđộng theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị truyền đạtnhững thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên

trong nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng nhữngthông tin này; thứ hai, nhà quản trị giúp truyền đạt những thôngtin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viênkhác trong tổ chức, những ngời có thể sử dụng thông tin mộtcách hiệu quả nhất Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thôngtin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bênngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả họatđộng của tổ chức Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thông tin trongvai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kếthợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai tròquyết định (Xem bảng 2.2)

Bảng 2.2: 10 vai trò quản trị của Minztberg

Vai trò Nội dung

Quan hệ con

người

1.Đại diện Tham gia vào các sự kiện khác nhau: phát biểu,

giới thiệu, tượng trưng cho tổ chức

2.Lãnh đạo Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới, động viên,

thúc đẩy nhân viên

3.Liên hệ Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội

bộvới bên ngoài và giúp cung cấp thông tinThông tin

4.Thu thập

thông tin

Thu thập thông tin bên trong và bên ngoài về những vấn đề có thểảnh hưởng tổ chức

5.Truyền đạt Truyền đạt những thông tin cả bên trong và bên

ngoài cho nội bộ

6.Phát ngôn Truyền đạt những thông tin của tổ chức cho bên

ngoàiQuyết định

9.Phân phối Chịu trách nhiệm phân phối các nguồn lực: thời

gian, ngân quỹ, phương tiện, nhân sự10.Đàm phán Đại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán

Nhóm vai trò quyết định

Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết địnhquan trong có ảnh hưởng đến tổ chức.Có bốn vai trò mô tả nhàquản trị là người quyết định Vai trò cách tân hay còn gọi là vaitrò doanh nhân, là người luôn ở điểm gốc của mọi thay đổi vàcải tiến, khai thác các cơ hội mới Vai trò thứ 2 trong nhóm này

là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa ra các hànhđộng kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bấtngờ, những khó khăn không lường trước được Vai trò thứ ba làphân phối các nguồn lực của tổ chức Cuối cùng, vai trò đàmphán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán

ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực tráchnhiệm của nhà quản trị Trong các cuuộc tiếp xúc làm ăn, nhàquản trị phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao.Làm

ăn thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạtphải học cách thương lượng Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và

cương quyết, lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành côngtrong thương lượng với đối tác

Để tồn tại và phát triển con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới những mục tiêu chung Chính vì vậy mà từ hàng ngàn năm trước đây đã có những nỗ lực có tổ chức dưới sự trông coi của những người hoạch định, tổ chức, điều khiển và giám sát

để chúng ta có được những công trình vĩ đại cho đến ngày nay như Vạn lý trường thành, Kim tự tháp Nghĩa là hoạt động quản trị đã xuất hiện rất lâu trước khi nó chính thức trở thành một môn khoa học.

Quản trị giúp cho các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình, giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình Đây là yếu tố quan trọng nhất đối với mọi con người trong tổ chức Cứ thử tưởng tượng xem nếu một doanh nghiệp có hàng chục ngàn công nhân, có trụ sở và chi nhánh ở nhiều nước khác nhau, nếu không có các hoạt động quản trị thì làm sao các công nhân viên có thể hướng tới mục tiêu của tổ chức, lúc đó tổ chức như một đội quân ô hợp, và sớm muộn sẽ đi đến phá sản.

Quản trị giúp cho tổ chức đối phó được với các cơ hội và thách thức từ môi trường.Trong thực tế không có một tổ chức nào mà lại hoạt động mà không có môi trường Quản trị tốt giúp cho tổ chức thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn các cơ hội và giảm bớt các tiêu cực do môi trường đem lại.

Chính vì các vai trò hết sức to lớn của hoạt động quản trị mà

đã có rất nhiều nhà khoa học đã nghiên cứu về nó và đã biến

nó trở thành một môn khoa học thực thụ Có thể nói một cách chắc chắn rằng quản trị học có vai trò to lớn trong những sự thay đổi và phát triển cực kỳ nhanh chóng của thế giới hiện đại ngày nay và nước Mỹ có thể tự hào rằng một trong những đóng góp quý báu của họ cho nền văn hoá nhân loại chính là nền khoa học quản trị hiện đại.

Câu 2: Bạn hiểu thế nào là tầm hạn quản trị? Khi nào sử dụngtầm quản trị rộng, khi nào sử dụng tầm quản trị hẹp, Vẽ sơ đồminh họa?

Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viêncấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹpnhất, bao gồm giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra nhânviên dưới quyền có kết quả

Về mặt tổ chức: tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến sốlượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp Tầm hạnquản trị rộng sẽ ít tầng nấc trung gian và ngược lại tầm hạn quảntrị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian

Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là kháiniệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quảntrị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, nghĩa là quản trị,giao việc, kiểm tra hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyềnmột cách thỏa đáng, có kết quả

Tầm hạn quản trị/ kiểm soát

Tầm hạn quản trị nhận được sự quan tâm rất lớn đối với nhữngnhà nghiên cứu quản trị Mặc dù không thể đưa ra con số tầmhạn quản trị bao nhiêu là lý tưởng nhất nhưng theo kinh nghiệmquản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trungbình trong khoảng 4 - 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, con sốnày có thể tăng lên đến 12 hay 16 trong trường hợp nhân viêndưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 - 3người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phảithực hiện là phức tạp

Vì sao mà khái niệm tầm hạn quản trị lại quan trọng khi thiết kếcấu trúc tổ chức?Câu trả lời là tầm hạn quản trị có liên quan mậtthiết đến số tầng nấc trung gian và số lượng nhà quản trị trongmột tổ chức Chẳng hạn, theo tác giả Stephen P Robbins, nếumột doanh nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành và tầm hạnquản trị của toàn doanh nghiệp là 4 thì số cấp quản trị là 6 và sốlượng nhà quản trị là 1.365 người như được thể hiện trong Hình7.2 Ngược lại, với tầm hạn quản trị là 8 thì số cấp quản trị giảmxuống chỉ còn 4 cấp và số nhà quản trị là 585 người Như vậy,với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng nấc trung gian vàtiết kiệm được số quản trị viên (1.365 - 585 = 780 người) Từ ví

dụ trên, hẳn nhiên chúng ta có thể thấy được là chi phí tiềnlương phải trả cho những nhà quản trị có thể tiết kiệm được làrất đáng kể

T

ầm hạn quản trị và số cấp quản trị

Vì tầm hạn quản trị là quan trọng đối với công việc thiết kế cấutrúc tổ chức, chúng ta cần biết được những ưu và nhược điểmcủa tầm hạn quản trị rộng và hẹp như được tóm tắt trong Bảng7.1

Thông thường, người ta không thích những bộ máy tổ chức cónhiều tầng nấc trung gian, vì như vậy nó sẽ làm chậm trễ và lệchlạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong xínghiệp.Ai cũng muốn bỏ bớt các tầng nấc trung gian để có đượcnhững bộ máy tổ chức gọn nhẹ.Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên,vấn đề các tầng nấc trung gian liên quan đến tầm hạn quảntrị.Nếu tầm hạn quản trị rộng, sẽ có ít tầng nấc; ngược lại nếutầm hạn quản trị hẹp, sẽ có nhiều tầng nấc Do đó, muốn giảiquyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong một bộmáy tổ chức,cần phải xác định tầm hạn quản trị nên rộng hay nên hẹp Nhưngcần lưu ý rằng, sự xác định này không thể chủ quan mà chúng tacần phải xem xét đến các yếu tốảnh hưởng đến tầm hạn quản trị.Những nhân tố chủ yếu bao gồm: (1) Trình độ và năng lực củanhà quản trị; (2) Khả năng và ý thức của cấp dưới; (3) Mối quan

hệ giữa các nhân viên với nhân viên cũng như giữa các nhânviên và nhà quản trị; (4) Tính chất phức tạp và mức độổn địnhcủa công việc; và (5) Kỹ thuật thông tin

Bảng 7.1 Ưu nhược điểm của

tầm hạn quản trị hẹp và rộng

Tầm hạn quản trị hẹp

+ Giám sát và kiểm soát chặt

dưới cùng không nhanh chóngTầm hạn quản trị rộng

+ Giảm số cấp quản trị + Có nguy cơ không kiểm soát

+ Phải có chính sách rõ ràng + Truyền đạt thông tin đến các

thuộc cấp không nhanh chóng

Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủnăng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, cũng như khicông việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi; và cấpdưới đã được người quản trị cấp trên ủy quyền hành động khánhiều.Thêm vào đó, kỹ thuật thông tin hiện đại cũng giúp choviệc mở rộng tầm hạn quản trị mà nhà quản trị vẫn có thể thôngđạt và kiểm soát hữu hiệu các thuộc cấp Trái lại, nếu năng lựccủa nhà quản trị có hạn chế, trình độ của cấp dưới cũng khôngcao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi,công việc không có kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp lại thíchhợp hơn

Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức

Phân chia theo thời gian

Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhấtthường được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức là việc nhóm gộp

các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp) Hình chức phânchia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục

để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

Phân chia theo chức năng

Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành các chứcnăng được sử dụng khá rộng rãi trong thực tế, ví dụ như trongmột xí nghiệp có thể thành lập các bộ phận đảm nhiệm các chứcnăng như kỹ thuật, kế toán, sản xuất, nhân sự và kinh doanh(Hình 7.3) Trong mỗi bộ phận đó, lại tiếp tục phân công vàthành lập những đơn vị nhỏ lo việc nghiên cứu marketing, tuyêntruyền quảng cáo, phát triển sản phẩm mới, cung ứng nguyênvật liệu v.v Ưu nhược điểm của cách thức này được chỉ ratrong Hình 7.3

Phân chia bộ phận theo chức năng

Phân chia theo lãnh thổ

Phân chia bộ phận theo lãnh thổ

Là cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên một địabàn khá rộng và thường thì kinh doanh những sản phẩm giốngnhau Cách thức này cũng được áp dụng trong việc thành lập các

bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ các PhòngThương nghiệp ở Quận, Huyện Nhà quản trị chọn cách thứcnày khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối vớiđầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm Hình7.4 chỉ ra việc phân chia bộ phận theo lãnh thổ của một công tykinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam và những ưu nhược điểm củacách thức phân chia này

Phân chia theo sản phẩm

Là cách thức tổ chức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinhdoanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyêndoanh theo từng loại sản phẩm Cách thức này được áp dụng khicác sản phẩm có qui trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếpthị khác nhau Ví dụ, các công ty xe hơi ở Mỹ thường thành lậpcác nhà máy theo từng loại xe hơi Ưu điểm của cách thức này

là nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh,nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm như cách thức phânchia theo lãnh thổ

Phân chia bộ phận theo sản phẩm

Phân chia theo khách hàng

Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn cácyêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng Hình 7.6(trang sau) chỉ ra sự phân chia theo khách hàng và những ưunhược điểm của cách thức phân chia này

Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ sởkinh doanh, và càng ngày càng được áp dụng nhiều trong các cơ

sở hành chánh sự nghiệp

Phân chia bộ phận theo khách hàng

Phân chia theo quy trình hay thiết bị

Cách thức phân chia này có thể được minh họa bằng ví dụ xínghiệp hình thành bộ phận phụ trách việc xi mạ, bộ phận phụtrách sơn phủ, hoặc bộ phận vi tính