Giáo trình Microshoft Word 2010

Tin học là ngành nghiên cứu về việc tự động hóa xử lý thông tin bởi một hệ thống máy tính cụ thể hoặc trừu tượng. Với cách hiểu hiện nay, tin học bao hàm tất cả các nghiên cứu và kỹ thuật có liên quan đến việc xử lý thông tin. Trong nghĩa thông dụng, tin học còn có thể bao hàm cả những gì liên quan đến các thiết bị máy tính hay các ứng dụng tin học văn phòng. Về định nghĩa thế nào là tin học, Edsger Dijkstra đã tóm tắt bằng câu sau đây: Quan hệ giữa tin học với máy tính không khác gì quan hệ giữa thiên văn học với kính viễn vọng. Người ta có thể làm việc với tin học bằng bất cứ một hệ thống nào hoạt động tương tự với các mạch lôgic: các máy cơ học (chẳng hạn máy tính Pascal và ô-tô-mát), máy khí động, hệ thống thủy lực... Những chương trình tin học đầu tiên được viết từ trước sự ra đời của máy tính rất lâu (xem Ada Lovelace).

TS VÕ VĂN TUẤN DŨNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG TP HCM

9/20/2014

GIÁO TRÌNH

MICROSOFT WORD 2010

1

Giới thiệu những tính năng mới trong Word 2010

1 Tối ưu hóa thanh Ribbons

Trong Word 2010, thanh menu chính được thiết kế th o i o i n Ribbon, c c ch c n n s được chi r th o t n tab ri n i t tr n m nu ch kh n hi n th r to n như ki u m nu c

T Word 2007, Microsoft c n đ được tr n ki u m nu Ri on, tuy nhi n, m nu c Word

được t i ưu đ thu n ti n h n cho n ư i n N o i r , n c n c th t o th m c c tab m i đ

ch c c ch c n n c ri n m nh

Menu Ribbon trên Word 2010

2 Tính năng Backstage View

Trong Word 2010, tính n n Backstage View nằm ở tab File c a Menu Ribbon, nhằm hỗ trợ sử

ụn c c t c vụ như lưu t i li u hoặc in ấn. Khi click v o tab n y, m t m n h nh m i được i l Backstage View s được hi n l n Tr n m n h nh n y, nh s ch n tr i s ch c c t c vụ, m n

h nh n ph i s l t y ch n c c ch c n n tư n n v i t c vụ đ

2

3 Tính năng Paste Preview

Ở c c phi n n Word trư c, khi copy và n m t đo n v n n hoặc h nh nh v o n i un so n th o c m nh, n ư i sử ụn

kh n iết trư c n i un được n v o v n n s tr n như thế n o, v nhiều lúc ph i l m l i nhiều l n m i khiến cho chún

n i un trư c khi n

4 Tính năng Text Effect

Thay vì ph i t o m t đ i tượn Wor Art đ chèn ch ngh thu t v o tr n v n n, gi đây v i Word 2010 công vi c đ đ đ n i n h n rất nhiều v n ư i n c n c th m nhiều lựa ch n v i

vi c tr n trí v n n c a mình

V i tính n n Text Effect b n có th sử dụng hoàn toàn các hi u n đẹp mắt c a WordArt Th t

đ n i n b n chỉ c n lựa ch n đo n v n n c n áp dụng hi u n s u đ nhấp chu t vào bi u tượng

c a Text Effect trên thanh công cụ t i tab Home trong nhóm Font, m t m nu đổ xu ng cho

phép b n lựa ch n các hi u ng c n áp dụng, và b n hoàn toàn có th áp dụng các hi u ng có trong Text Effect v i v n n c a mình

Nếu như ph i lựa ch n Edit đ hi u chỉnh n i dung cho WordArt thì gi đây n ư i dung có th

chỉnh sửa trực tiếp n i dun v n n

có hi u ng c a WordArt

B n có th chèn, x h y th y đổi Font, kích thư c Font, màu sắc,

đ nh ấu… v i v n n mang hiệu ứng của WordArt

: Ch c n n n y chỉ sử dụng cho nh n fil Wor được t o ra t Wor v c đ nh d ng *.docx nếu n ư i n lưu fil ư i d ng

*.doc thì các hi u ng này s tự

đ ng b gỡ b kh i v n n

5 Lưu file với định dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn

N o i c c đ nh d n được hỗ trợ bởi MicroSoft Word ở các phiên b n trư c đ như Doc, Docx… th Word c n hỗ trợ lưu fil ư i đ nh d ng PDF và XPS mà không ph i c i đặt thêm Add-in nào

như Offic 7

3

6 Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button

Đ biết thông tin về fil v n n b n đ n l m vi c b n chỉ vi c vào tab File rồi ch n info M i

thông tin s được hi n th như un lượng (tính đến lần lưu cuối cùng), s trang, s t , th i gian

chỉnh sửa, th i gian t o, th i i n lưu l n cu i, n ư i t o…

7 Khả năng mở rộng màn hình

Word cho ph p n ư i dùng mở r ng cửa sổ so n th o bằng cách ẩn

hoặc hi n b ng Menu Ribbon bằng nút l nh Minimize the Ribbon nằm

phía trên góc ph i cửa sổ làm vi c c a các ng dụng Office 2010 hoặc

nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1

4

8 Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản

Đây l m t đi m m i có trong Word 2010, trong tab Insert b n dễ dàng nh n thấy nút l nh Screenshot

Khi nhấp chu t vào nút l nh này m t menu hi n ra cho phép b n chụp nh m t ng dụn đ n ch y hay m t cửa sổ đ n được mở đ chèn vào ngay t i v trí con tr

Khi nhấp chu t vào nút l nh Screenshot m t menu hi n

ra hi n th các cửa sổ đ n mở v chư n tr nh đ n

ch y n ư i dùng chỉ vi c nhấp chu t v o đ i tượn đ

c được b c nh chèn v o v n n N ư i n c n c thêm lựa ch n chụp tuỳ ch n bằng cách lựa ch n

Screen Clipping đ chụp nh nh ng vùng mình mu n

Khi ch n l nh này màn hình máy tính s m đi v con

tr chuy n thành dấu c n m u đ n n ư i dùng nhấp chu t và khoanh m t vùng c n chụp v n đ s sáng lên

và ngay khi th chu t n ư i dùng s c được m t b c

tượn pictur được chèn vào

v n n Chỉ c n ch n đ i tượn n y s u đ v o tab Picture Tools\Format b n có th dễ dàng nh n

thấy các lựa ch n đ th y đổi hi u ng cho b c nh như: Corr ction, Color, Artistic Eff ct

10 Phát triển chức năng tìm kiếm

Ở Word 2010, MicroSoft đ ph t tri n ch c n n tìm kiếm khá linh ho t và

t c đ tìm kiếm c n được c i thi n đ n k Khi ch n l nh tìm kiếm hay

nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, cửa sổ so n th o s thu hẹp l i về bên ph i

như ng chỗ cho h p tho i tìm kiếm Khi n ư i dùng nh p n i dung tìm

kiếm vào ô Search Document thì các t gi ng s được đ nh ấu ngay trong

v n n đồng th i h p tho i c n hi n ra m t ph n đo n v n n v i t

đ n t m kiếm đ n ư i dùng có th dễ dàng di chuy n đến vùng có t đ n

tìm kiếm

5

11 T y ch n bảo m t mạnh m

n lu n lo lắn n i un t i li u c m nh s th y đổi v truy c p

tr i ph p? Điều n y s được h n chế t i đ ở tron Word 2010, phiên

n m i này cun cấp nh n tính n n cho ph p h n chế vi c th y đổi

m kh n c sự cho ph p c t c i , n o i r c n cun cấp th m vào

m t “chế độ bảo vệ” (protection mode đ tr nh vi c n v t nh sử

n i un c fil n o i mu n Word cho ph p n ch n lự i tron s nh n n ư i nh n được t i li u c n được ph p chỉnh sử , hoặc chỉ được x m m kh n c quyền chỉnh sử

6

Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010

1.1 Tạo mới văn bản

Cách 1: Vào tab File, ch n New, nhấn đúp chu t v mục Blank document

7

1.3 Lưu một văn bản đã soạn thảo

1 Lưu tài liệu

Cách 1: Vào tab File, ch n Save

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

:

Nếu fil t i li u n y trư c đ chư được lưu l n n o, n s được y u c u đặt t n fil v ch n n i lưu

Đ lưu t i li u v i t n kh c (h y đ nh n kh c , Vào tab File, ch n Save As (phím tắt F12)

1 Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước

Mặc đ nh, t i li u c Wor được lưu v i đ nh n l * DOCX, kh c v i * DOC m n đ

qu n thu c V i đ nh n n y, n s kh n th n o mở được tr n Wor 3 trở về trư c nếu

kh n c i th m chuy n đổi Đ tư n thích khi mở tr n Wor 3 m kh n c i th m chư n

tr nh, Wor 7 cho ph p n lưu l i v i đ nh n Wor 3 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document)

Mu n Wor mặc đ nh lưu v i đ nh n c Wor 3, vào tab File, ch n Options đ mở

h p tho i Wor Options Tron khun n tr i, ch n Save T i mục S v fil s in this form t, n

ch n Word 97-2003 Document (* oc Nhấn OK

2 Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ

Đ đề ph n trư n hợp tr o m y, cúp đi n l m mất li u, n n n t tính n n s o lưu tự đ n

theo chu kỳ Vào tab File, ch n Options, ch n Save

8

1.4 Thao tác với chuột và bàn phím

1 Thao tác với chuột:

Sử dụng chuột trong Windows

Nhấp chuột (Click): bấm nút trái chu t (hoặc nút phải chuột nếu chỉ rõ) m t l n rồi th ra Nhấp đúp chuột (Double Click): bấm nhanh hai l n liên liếp nút trái chu t rồi th ra

Rê chuột (Drag): bấm và gi nút chu t trong khi di chuy n chu t, nh tay khi ng ng Drag

Các thao tác cơ bản sử dụng chuột

a Sao chép dạng văn bản:

M t tron nh n c n cụ đ nh n h u ích nhất tron Word là (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard n c th n n đ s o ch p n t m t đo n v n n n y đến m t

hoặc nhiều đo n kh c v đ thực hi n ch c n n n y, n chu t l ti n lợi nhất

Đ u ti n đ nh kh i v n n c n c n ch p, Click nút (nếu muốn dán dạng vào

một đoạn văn bản khác hoặc Double Click nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác Tiếp th o, đ n n v o nh n đo n v n n n o th chỉ c n đ nh kh i

chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đó DoubleClick )

b Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table:

Tron m t table, nếu n mu n ch p th m h y i chuy n m t h y nhiều n hoặc c t th c th dùng cách Drag v th ằn chu t như s u: ch n n hoặc c t c n ch p hoặc i chuy n, Drag kh i

đ ch n (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt t i v trí m i m n mu n sao chép

hoặc i chuy n đến

c Sao chép hoặc di chuyển văn bản:

C n tư n tự như t l h y ất c đ i tượn n o kh c tron t i li u, n c th n chu t Drag và

th tron vi c s o ch p hoặc i chuy n v n n Ở đây kh n c n ph i n i th m về phư n ph p

này (vì chắc hầu hết chúng ta đều đã biết cách làm này , nhưn chỉ lưu m t điều l đ c th n

9

được c ch n y th tuỳ ch n: Allow text to be dragged and dropped ph i được đ nh ấu (vào tab File,

ch n Options đ v o h p tho i Word Options)

d Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu:

Khi c n ph n to hoặc thu nh t i li u, th n thư n n s ch n t nút Zoom t Tab View, nhưn

c n h i ất ti n v ph i qu h i th o t c Nếu chu t c n c 3 nút th c th nh nh ch n

ph n to h y thu nh t i li u t nút chu t i , ằn c ch nhấn i phím Ctrl tron khi đẩy nút

chu t l n (phóng to hoặc xu n (thu nhỏ)

e Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup:

Khi c n chỉnh sử chi tiết c c ấu t n tron đo n v n n, n s ph i nh đến h p tho i Tabs,

h y khi th y đổi c c thiết l p tr n iấy th n l i ph i n đến h p tho i Page Setup Th y v mở

c c h p tho i đ t menu Ribbon, n c th nh nh ch n mở chún ằn c ch Double Click ất

kỳ chỗ n o tron th nh thư c n n (ở dưới các hàng số để mở hộp thoại Tabs hoặc trên hàng số để

mở hộp Page Setup)

f Đánh khối toàn bộ tài liệu:

Trư c khi cun cấp m t n n o đ cho to n v n n, điều đ u ti n m n s l m l đ nh kh i

to n chún v n c th n nh n c ch như nhấn Ctrl+A Nhưn n h y thử c ch n y x m,

chỉ c n đư chu t về lề tr i v n n (mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải v ấm nh nh 3 l n c n

c th ch n to n t i li u được đấy

2 Thao tác với bàn phím

Các loại con trỏ trên cửa sổ soạn thảo

- Con tr nh p v n n có d n “  “ (vạch đứng) Khi gõ m t ký tự trên bàn phím, ký tự s

được chèn vào chỗ con tr nh p

- Con tr chu t tron v n v n n có d n “ I “ (dấu vạch đứng với hai dấu gạch ngang ở hai đầu) Mu n chuy n con tr nh p t i m t v trí m i tron v n n đ nh p, t đư con tr

chu t đến v trí m i và Click chu t

Di chuyển con trỏ (cursor) bàn phím:

 : qua ph i m t ký tự

 : qua trái m t ký tự

 : xu ng m t dòng

Page Up : lên m t trang màn hình

Page Down : xu ng m t trang màn hình

Phím xoá ký tự:

Delete : xoá ký tự t i v trí con tr

Backspace : xoá ký tự bên trái con tr

Các phím khác:

Enter : xu ng hàng, kết thúc đo n

Shift + Enter : xu n h n , chư kết thúc đo n

Insert : n đ chuy n đổi gi a chế đ chèn ký tự v đè k tự

Alt : n đ ch n các l nh trên menu bằng bàn phím

42 Ctrl+F2 X m h nh nh n i un fil trư c khi in

43 Alt+Shift+S t/Tắt phân chi cử sổ Win ow

44 Ctrl+enter N ắt tr n

45 Ctrl+Home Về đ u fil

46 Ctrl+End Về cu i fil

47 Alt+Tab Chuy n đổi cử sổ l m vi c

48 Start+D Chuy n r m n h nh D sktop

49 Start+E Mở cử sổInt rn t Explor , My comput r

50 Ctrl+Alt+O Cử sổ MS wor ở n Outlin

51 Ctrl+Alt+N Cử sổ MS wor ở n Norm l

52 Ctrl+Alt+P Cử sổ MS wor ở n Print L yout

1.5 Cách đánh tiếng Việt trên văn bản:

Trong mục này s gi i thi u hai ki u đ nh tiếng Vi t thông dụng nhất hi n nay: ki u gõ VNI và

ki u gõ TELEX

a Kiểu gõ VNI: Ki u gõ này dùng các phím ch s ở hàng phím phía trên các phím ch c i đ th

hi n dấu trong tiếng Vi t Trong tiếng Vi t, dấu được đặt ở trên các nguyên âm Vì v y, mu n

th hi n được dấu, ta ph i õ v o n uy n âm trư c, sau đ m i gõ các phím th hi n dấu theo quy tắc sau:

- Dấu mũ (â/ê/ô) : phím a/e/o + phím số 6

- Dấu móc (ơ/ư) : phím o/u + phím số 7

- Dấu liềm (ă) : phím chữ a + phím số 8

- â (aa), ê (ee), ô (oo), đ (dd)

- ă (aw), ơ (ow), ư (uw)

- xóa dấu (z)

- Chọn một từ : Double Click vào t mu n ch n

- Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Drag lên các ký tự mu n ch n; hoặc dùng bàn phím bằng

c ch đư con tr nh p vào ký tự đ u tiên mu n ch n, s u đ nhấn phím Shift đồng th i nhấn

c c phím m i t n thích hợp

- Chọn một dòng: Click vào kho ng tr ng bên trái c n đ

- Chọn một câu: Nhấn phím Ctrl, đồng th i Click vào v trí bất kỳ trong câu

- Chọn một đoạn: Double Click vào kho ng tr ng bên trái c đo n mu n ch n

- Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn phím Ctrl, đồng th i Click vào kho ng tr n n tr i v n n; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A

Nếu ch n m t s dòng bằng chu t, có th click và Drag vào kho ng tr ng bên trái các dòng

Ch n t v trí con tr nh p đến cu i v n n : gõ Shift + Ctrl + End

Ch n t v trí con tr nh p đến đ u v n n : gõ Shift + Ctrl + Home

Ch n t v trí con tr nh p đến đ u dòng : gõ Shift + Home

Ch n t v trí con tr nh p đến cu i dòng : gõ Shift + End

2 Sao chép, di chuyển khối:

Lệnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa

Ctrl + V D n đo n v n n có trong Clipboard vào v trí

con tr text

- Ch n kh i v n n c n sao chép hoặc di chuy n

- Vào tab Home ch n Copy (hoặc Ctrl + C)/ Cut (hoặc Ctrl + X).

- Đặt con tr ở v trí mu n sao chép hoặc di chuy n đến, ch n Paste

3 Xóa khối

Ch n kh i v n n c n xóa Nhấn phím Delete trên bàn phím

14

Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản

2.1 Định dạng ký tự (Font)

Vi c quy đ nh d ng trình bày c a m t ký tự, m t t hay m t nhóm t g i l đ nh d ng ký tự Có

th sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ, các phím tắt hoặc sử dụng h p tho i Font đ

đ nh d ng ký tự Trư c hết, ch n khối gồm các ký tự mu n đ nh đ ng

1 Dùng biểu tượng trên thanh công cụ:

Vào tab Home, xuất hi n nhóm các công cụ về Font:

Đ t n kích cỡ ch , nhấn nút (Grow Font hoặc sử ụn phím tắt Ctrl+Shift+>

Đ i m kích cỡ ch , nhấn nút (Shrink Font) hoặc sử ụn phím tắt Ctrl+Shift+<

Nhấn nút U (Underline hoặc sử ụn phím tắt Ctrl+U Nhấn Ctrl+U l n n đ ch ư i

Gạch đường ngang bỏ khối văn bản đã chọn (Internet)

Nhấn nút (Strikethrought)

Đánh dấu (Highlight) đoạn text

Đ nh ấu đo n t xt đ l m n tr n nổi t h n C ch thực hi n:

Click v o m i t n n c nh nút (Text Highlight Color)

Ch n m t m u n đ t s n m n thích

D n chu t t ch n đo n t xt mu n đ nh ấu

Mu n n n chế đ đ nh ấu, n Click v o m i t n c nh nút Text

Highlight Color, ch n Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC

Ở t Home, ở nh m Font, Click v o nút m i t n ở c

ư i n ph i  h p tho i Font, ch n l p Font

Xác định Font chữ trong khung Font

Xác định kiểu chữ: thường (Regular hoặc Normal), đậm

(Bold), nghiêng (Italic) trong khung Font style

Xác định kích cỡ chữ trong khung size

Click hộp Font color để xác định màu chữ

Click hộp Underline style để xác định dạng gạch chân của

chữ

Xác định hiệu ứng cho chữ trong khung Effects Ví dụ : H2 O

(Subscrip), 50 m2 (Superscrip), INTERNET (Strikethrought)

Sau mỗi chọn lựa, ta có thể xem trước kết quả trong khung

Preview

Click nút OK để đồng ý với các chọn lựa trên

16

2.2 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)

Vi c quy đ nh d ng trình bày c a m t hay nhiều đo n v n n g i l đ nh d n đo n Có th sử

dụng các biểu tượng trên thanh công cụ, các phím tắt hoặc sử dụng h p tho i Paragraph đ

đ nh d n đo n v n n Trư c hết ch n c c đo n v n n c n đ nh d ng

1 Dùng biểu tượng trên thanh công cụ:

Vào tab Home, xuất hi n h p các công cụ về Paragraph:

Có th d i lề c đo n bằng cách di chuy n chu t trên b n bi u tượng nằm trên Ruler gồm: First

line Indent, Left Indent, Hanging Indent và Right Indent

2 Dùng hộp thoại Paragraph:

Ở t Home, ở nh m Paragraph, Click nút m i t n ở c ư i

n ph i  h p tho i Paragraph Ch n l p Indents and Spacing

Alignment: quy định việc bố trí các dòng theo lề trái (left), phải

(Right), đều hai lề (Justified) hay canh giữa (Centered)

Indentation: dùng để xác định lề cho đoạn

Left: khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản

Right: khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản

Special: có ba trường hợp chọn

None: lề theo quy định của Left và Right Indent

First line: chỉ dời lề trái của dòng đầu tiên (xác định trong By)

Hanging: chỉ dời lề trái của các dòng không phải dòng đầu tiên

(xác định trong By)

Spacing: quy định khoảng cách giữa các dòng

Before: xác định khoảng trống phía trên mỗi đoạn

After: xác định khoảng trống phía sau mỗi đoạn

Line Spacing: xác định khoảng cách các dòng trong cùng đoạn

- Sau mỗi chọn lựa, ta có thể xem trước kết quả trong khung Preview

- Click nút OK để hoàn tất thao tác định dạng đoạn

First line Indent Hanging Indent

Canh trái

Canh giữa Canh phải Canh đều

Giảm lề trái Tăng lề trái

Thay đổi khoảng cách dòng

17

2.3 Định dạng Bullets và Numbering

B n có th điền tự đ ng các dấu chấm hình tròn, qu trám, dấu m i t n … (Bullets) hoặc đ nh

th tự theo s , theo ký tự Alphabet ở đ u dòng (Numbering) c c đo n nhằm iúp cho c c đề

Có th trình bày toàn b v n n, m t ph n v n n hay m t nhóm các Paragraph trên nhiều c t

(dạng như cột báo Th n thư n c h i c ch đ nh d ng c t tron v n n: nh p n i un v n

b n trư c s u đ đ nh d ng c t, hoặc đ nh d ng c t trư c rồi nh p v n n

Cách thứ nhất: õ v n n trư c, chia c t sau (thường hay dùng cách này)

ư c 1: Nh p v n n m t c ch nh thư ng, hết đo n nào thì nhấn Enter đ xu ng hàng Sau khi đ õ hết n i dung v n n, b n hãy nhấn Enter đ con tr xu ng hàng t o m t kho ng trắng

18

ư c 2: Tô kh i n i dung c n ch n (không tô khối dòng trắng ở trên),

t i tab Page Layout, nhóm Page Setup, ch n các mẫu c t do Word

mặc nhiên ấn đ nh

: Đ nân c o tính n n đ nh d ng c t, C lick vào More Columns

 hi n th h p tho i;

Presets: xác định dạng chia cột theo mẫu định sẵn

Number of columns: xác định số cột cần chia (nếu muốn số cột > 3)

Width and Spacing: xác định chiều rộng và khoảng cách giữa các cột

Các ô trong cột Col #: hiển thị tên cột

Các ô trong cột Width: chọn chiều rộng của các cột tương ứng

Các ô trong cột Spacing: chọn khoảng cách giữa các cột tương ứng

Nếu đánh dấu check vào ô kiểm tra Equal column width thì độ rộng của các cột bằng nhau

Line between : xác định có hay không đường gạch đứng phân chia giữa các cột

Click nút OK để hoàn tất việc định dạng cột

Cách thứ hai: Chia c t trư c, õ v n n sau (dùng trong

trường hợp toàn bộ văn bản được chia theo dạng cột báo)

T i tab Page Layout, nhóm Page Setup, ch n các mẫu c t do

Word mặc nhiên ấn đ nh - Nh p v n n vào

Đ ngắt c t khi b n mu n sang các c t còn l i: T i tab Page

Layout, nhóm Page Setup, ch n Breaks  Column

19

2.5 Định dạng Tab

Mỗi l n gõ phím Tab, con tr s d ng t i m t v trí Kho ng cách t v trí d ng c T n y đến

v trí d ng c a Tab khác g i là chiều dài c a Tab Stop, kho ng cách mặc đ nh là 0.5 inch Vi c

dùng các Tab Stop rất ti n lợi khi ta gõ m t v n n có dóng theo các c t Ví dụ b ng danh sách các h c sinh trong l p gồm: S th tự, H t n, N y sinh, Qu qu n, Đi m thi

Các Tab Stop nằm trên thanh Ruler, nếu th nh Rul r chư hi n thì ta ph i cho nó hi n bằng l nh

View  Ruler Đ u phía trái c Rul r c nút đ nh d ng Tab Stop, khi click liên tiếp vào nút này

s xuất hi n c c c ch đ nh d ng c a Tab Stop

Định dạng Tab Stop trên Ruler

Click ch n ki u Tab trên góc trái Ruler

Click chu t t i m t v trí mu n đặt Tab Stop trên Ruler

Đ di chuy n m t dấu Tab Stop trên Ruler: Drag đến v trí m i Mu n xóa m t dấu Tab Stop: click và Drag ra kh i thanh Ruler

T y t n trư n hợp cụ th m n c th sử ụn m t tron c c lo i t s u:

 Tab trái: Đặt v trí ắt đ u c đo n t xt m t đ s ch y s n ph i khi n nh p li u

 Tab giữa: Đặt v trí chính i đo n t xt Đo n t xt s nằm i v trí đặt t khi n

h p tho i Tabs ằn c ch Double Click v o ất kỳ đi m n t n o tr n Ruler

Nút định dạng Dóng trái cột Dóng phải Canh giữa Dóng theo dấu chấm

20

Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông

thường là 0.5”

Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab

Alignment: chọn một loại tab là Left – Center – Right – Decimal –

Bar (loại tab chỉ có tác dụng tạo một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ

đã định)

Leader: chọn cách thể hiện tab

1 None Tab tạo ra khoảng trắng

2-3-4 Tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét

Các nút lệnh:

Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã gõ được đưa vào danh

sách

Clear : xóa tọa độ đã chọn

Clear all : xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt

2.6 Tạo chữ cái lớn đầu dòng (Drop Cap)

ó th sử dụng kh n n c Drop C p đ t o ch cái l n đ u

n như tron đo n v n n n y Đ t o ch cái l n, ta thực

hi n như s u:

Di chuy n con tr nh p v o đo n mu n t o Drop Cap

Vào tab Insert và ch n l nh Drop Cap trong nhóm Text  Menu:

Có 2 chế độ:

Dropped cap

In-margin dropped cap

Đ có th tùy biến ch cái nhấn m nh này, b n nhấn chu t lên l nh Drop

Cap Options… tr n m nu c a Drop Cap Trên h p tho i Drop Cap, b n

có th ch n v trí c a ch nhấn m nh, font ch , s dòng th xu ng và

kho ng cách t ch nhấn m nh t i cụm text Nhấn OK đ hoàn tất

Sau này, nếu không mu n nhấn m nh ki u Drop Cap n a, b n chỉ vi c

vào l i màn hình Drop Cap và ch n l nh None là xong

2.7 Nền bảo vệ văn bản (Watermark)

1 Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự

Ch n thẻ Character Spacing ở h p tho i Font Tron mục Spacing, nhấn Expanded đ mở

r n h y Condensed đ thu hẹp kho n c ch v chỉ đ nh s kho n c ch tron mục y

2 Co dãn văn bản theo chiều ngang

Nhấn ch n thẻ Character Spacing ở h p tho i Font T i mục Scale, nh p v o tỉ l % m n

mu n Nếu tỉ l n y l n h n % th đo n v n n s được k o r , n ược l i, n s được thu l i

2.9 Tạo tiêu đề trên và dưới (Header and Footer) cho văn bản

Vào tab Insert, ch n nhóm Header & Footer, Click ch n nút Header hoặc Footer

M t m nu xổ xu n v i c c H r, Foot r mẫu cho n

ch n Kế đến n nh p n i un cho H r h y Foot r đ

Nh p xon nhấn đúp chu t v o v n n i un c tr n , l p

t c H r/ Foot r s được p ụn cho to n tr n c t i

li u

T i t Insert, nhóm Header & Footer, Click nút Header hay Footer S u đ ch n l i m t H r / Foot r m i đ th y

cho H r / Foot r hi n t i

Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên

T i t Page Layout, Click v o nút c ư i ph i c nh m Page Setup đ mở h p tho i P S tup Kế đến mở thẻ Layout r Đ nh ấu ki m mục Different first page bên

ư i mục Headers and footers Nhấn OK

V y l H r / Foot r đ được lo i kh i tr n đ u ti n

c t i li u

n ư i mục Headers and footers Nhấn OK

T i t Insert, vào nhóm Header & Footer, Click vào nút Header hay Footer Kế đến ch n Edit Header / Edit Footer tron m nu xổ xu n đ chỉnh sử n i un c

H r / Foot r Tron khi chỉnh sử n c th đ nh n

l i font ch , ki u ch , m u sắc cho ti u đề H r / Foot r

ằn c ch ch n ch v sử ụn th nh c n cụ Mini xuất

hi n n c nh Chỉnh sử xon n nhấn đúp chu t r n o i v n n i un

c tr n t i li u

Xóa Header / Footer

T i tab Insert, vào nhóm Header & Footer, Click nút Header hay Footer Kế đến ch n Remove Header / Remove Footer tron nh s ch xổ xu n

Trư c ti n, n c n t o c c ngắt vùng đ phân chi c c v n tron t i li u Nhấn chu t v o v trí

mu n đặt m t v n m i Tron tab Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks v ch n

m t ki u n ắt v n ph hợp tron Section Breaks, ví ụ Continuous (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn

về ngắt trang / ngắt vùng ở phần sau)

2.10 Đánh số thứ tự cho trang văn bản

Chèn số trang vào văn bản:

Vào tab Insert, t i nh m Header & Footer, Click nút Page Number Tron m nu xuất hi n,

Click Top of Page (muốn chèn số trang vào phần Header hoặc Bottom of Page (mu n chèn

vào Footer) Word 2010 cun cấp sẵn kh nhiều mẫu đ nh s tr n v n chỉ vi c ch n m t tron c c mẫu n y l xon

Thay đổi dạng số trang:

n c th th y đổi n s tr n th o thích c m nh m

đ nh n chuẩn kh n c sẵn Đ thực hi n, n nhấn đúp

vào Header hay Footer, n i n đ đặt s tr n T i t

Design, nhóm Header & Footer, n nhấn nút Page

Number, ch n tiếp Format Page Numbers

Number format: Chọn dạng số thứ tự

Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương

Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section

trước đó

Start at : Số trang được bắt đầu từ số

Thay đổi xong Click OK

24

Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang:

Double Click vào Header hoặc Footer, n i n đ đặt s tr n t i đ

D n chu t ch n s tr n Vào tab Home, nhóm Font, n c th ch n l i font ch , cỡ ch , đ nh

n l i ch đ m, n hi n , h y ch n m u t y thích Khi hi u chỉnh xon n nhấn đúp chu t v o

v n n i un chính c t i li u

Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác:

n c th ắt đ u đ nh s tr n ằn m t con s kh c, th y v như mặc đ nh như s u:

T i t Insert, nhóm Header & Footer, Click nút Page Number, ch n Format Page Numbers Tron h p tho i xuất hi n, n ch n Start at v nh p v o con s ắt đ u khi đ nh s tr n , Click

Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu:

Tron t i li u, thư n tr n đ u ti n kh n được đ nh s v n l tr n Áp ụn ph n hi chú ở

th thu t “Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác” n tr n, tr n vẫn được đ nh s l V

v y n h y thực hi n th m ư c s u đ x hẳn s tr n ở tr n đ u ti n c t i li u

Click v o ất kỳ v n n o c t i li u

T i tab Page Layout, Click v o vu n c ư i n ph i c nh m Page Setup đ mở h p

tho i P S tup r

Click v o thẻ Layout tron h p tho i, n ư i Headers and footers, n đ nh ấu ch n v o

h p ki m Different first page Click OK

Thay đổi hướng, kích thước hay số cột của trang:

Vào tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, Ch n

Orientation, Size hay Columns

Ch n ki u thích hợp

25

Đường viền trang và màu sắc:

Vào tab Page Layout, trong nhóm Page Background, Click ch n Page Colors v lự ch n m u

mu n p ụn cho tr n hoặc Page Borders v ch n đư n viền thích hợp cho tr n

26

2.12 Định dạng Text Box

Text Box là m t đ i tượng hình v tron v n n v c n được x m như l m t v n n con mà

tr n đ t c th nh p v o v n n, hình nh

1 Tạo Text Box:

Đư con tr nh p đến v trí c n t o Text Box

Vào tab Insert, trong nhóm Text, Click ch n Text

Box

Ch n mẫu Text Box có sẵn hoặc Click vào dòng

Draw Text Box đ tự t o Text Box (khi đó đưa con

trỏ nhập đến vị trí cần tạo Text Box, click & drag để

thực hiện chèn Text Box vào văn bản)

2 Di chuyển và thay đổi kích thước Text Box

Di chuy n T xt ox đến v trí m i: ch n Text Box

bằng cách click v o T xt ox, s u đ đư tr chu t

đến đư ng viền c T xt ox cho đến khi tr chu t

chuy n sang hình , drag đến v trí m i

Th y đổi kích thư c Text Box: ch n Text Box và drag các nút trên biên c a Text Box

Xóa Text Box: ch n Text Box và gõ phím Delete

3 Định dạng một Text Box:

Click ch n T xt ox, v o t Drawing Tools, Format

Vào các nhóm Shape Styles, WordArt Styles, Text, Size, Arrange, đ ch n n khun , n

nền, m u ch , kích thư c T xt ox, hư n v n n tron T xt ox

Click vào dòng More Symbos… đ ch n k hi u khác Trên màn

h nh xuất hi n h p tho i Symbol:

Trong h p tho i Symbol, ch n ký hi u c n chèn Có th ch n nhiều b ng ký hi u khác nhau trong h p Font

Double click vào ký hi u, hoặc click nút Insert đ chấp nh n chèn

Click nút Close đ đ n h p tho i Symbol

Trong trường hợp thường xuyên sử dụng một số ký hi u đặc biệt nào đó, nên định nghĩa cho nó một tổ hợp phím theo trình tự sau: Chọn ký hi u cần định nghĩa, click nút Shortcut Key, hộp thoại Customize xuất hiện Con trỏ lúc này nằm ở hộp Press New Shortcut Key, bấm tổ hợp phím cần định nghĩa Click nút

Assign, click nút Close để trở về hộp Symbol Kể từ đó, chỉ cần bấm tổ hợp phím đã định nghĩa thì ký hiệu

tương ứng sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ

3.2 Chèn ClipArt

Đặt con tr v o n i n mu n chèn ClipArt

Vào tab Insert, trong nhóm Illustrator, Click

ch n nút Clip Art

28

H p tho i xuất hi n v ch n h nh mu n chèn

Trong hộp văn bản Search For, nhập từ khoá để tìm Clip Art tương ứng

(từ khoá là tiếng Anh như “computer” chẳng hạn)

Bạn có thể rê chuột lên hình ảnh trong bảng các Clip Art vừa tìm

được để biết thêm các thông tin như: các từ khoá tìm kiếm, kích

thước ảnh (tính bằng pixel), độ lớn của hình, kiểu tập tin

Đưa hình vào văn bản bằng cách Click chuột lên hình

Vào tab Insert, trong nhóm Illustrator, Click ch n nút Shapes

Ch n nh n hình mẫu đ c sẵn tron Wor đ v

Thực hi n v h nh như s u:

Ch n bi u tượng v

Đư tr chu t đến v trí thích hợp, s u đ drag đ thực hi n

v hình

: Đ v hình vuông hoặc hình tròn, ch n bi u tượng hoặc

s u đ nhấn Ctrl đồng thời drag cho đến khi đ t được hình v a ý

2 Di chuyển và thay đổi kích thước hình

Ch n hình Nếu chỉ ch n m t hình thì click vào hình c n ch n, nếu

ch n nhiều hình thì gi phím Shift và click vào các hình mu n

ch n

Drag h nh đến v trí m i hoặc drag t i các nút hình vuông xung

qu nh h nh đ th y đổi kích thư c

30

3.6 Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ

1 V biểu đồ:

Bi u đồ là m t d ng th hi n bằng hình nh các s li u c a m t b ng tính Bi u đồ được hình thành bởi trục tung và trục hoành Trục hoành th hi n lo i d li u n đ so sánh Trục tung

th hi n s lượn h y đ n v đo lư ng d li u n đ so sánh

T i tab Insert, nhóm Illustrator, Click vào nút Chart

31

Đ n chư n tr nh Exc l, i u đồ lưu l i trên màn hình Word

2 Thay đổi lại kiểu biểu đồ

Ch n i u đồ, trên tab Design ch n nh m Type, Change Chart Type

Ch n lo i i u đồ th o nh s ch Chart type v ch n h nh i u đồ n Chart type

sub-Ch n nút Set as default chart nếu mu n đ ki u i u đồ đ ch n s được n cho

Xuất hi n h p tho i Format Chart Area:

- Rotation: Quay biểu đồ theo chiều dọc, chiều ngang

và tab Design s xuất hi n tr n v n Ri on

3.8 Tạo chữ nghệ thuật WordArt

Trong Word ta có th t o nh ng d ng ki u ch đặc bi t đ làm các trang bìa hay các dòng ch

qu ng cáo Ví dụ:

33

Cách thực hiện:

Đ nh v con tr nh p t i n i mu n chèn WordArt

Vào tab Insert, trong nhóm Text, Click nút WordArt Xuất hi n h p tho i sau:

Click vào 1 mẫu c n ch n H p nh p v n n xuất hi n, b n õ v n n vào v trí “Your text

here”:

Sau khi nh p v n n xong, b n vào tab Drawing Tools, Format rồi vào các nhóm WordArt Stypes, Shape Stype, Text … đ đ nh d ng, ch n ki u hi u n , xo y Wor Art …

34

3.9 Các công cụ đồ họa của Word 2010

T nh ng công cụ v h nh v đ nh d n đ n i n ở các phiên b n trư c, Word 2010 đ nân cấp

đ n k tính n n đồ h , iúp cho n ư i dùng có th sáng t o mà không c n đến sự trợ giúp c a

nh n chư n tr nh đồ h a chuyên nghi p như Photoshop, Illustr tor, Cor lDr w …

Tron Wor , c c đ i tượn đồ h a (Illustrations)

được chia làm 05 lo i: Picture ( nh chụp), ClipArt

( nh v có sẵn khi c i đặt), Shapes (các hình v c

b n), SmartArt ( các hình v , s đồ đặc bi t),

Chart (đồ th ) và WordArt (ch ngh thu t – nằm

trong nhóm Text)

Qu tr nh th o t c được thực hi n qua hai ph n: tạo đối tượng và định dạng đối tượng

1 Tạo đối tượng

Ch n tab Insert rồi ch n nh m đ i tượng trong ph n Illustrations

V i Picture, ch n hình ở n i ch a (ví dụ trong My Pitures)

V i ClipArt, ch n hình trong kho có sẵn c chư n tr nh

V i Shapes, ch n mẫu hình v có sẵn rồi Click v o v n n

V i SmartArt, ch n lo i s đồ rồi OK

V i Chart, ph i nh p s li u

V i Word Art, ch n mẫu và nh p n i dung

2 Định dạng đối tượng

Sau khi t o đ i tượn xon , n ư i sử dụng ph i kích chu t v o đ i tượn đ v chuy n sang

m nu Form t đ đ nh d ng Đây l n i t p trung các công cụ đ đ nh d n đ i tượng v a t o, bao gồm:

Nhóm Adjust: điều chỉnh đ sáng t i, đ tư n ph n, gồm:

- Corr ctions: điều chỉnh đ s n v đ tư n ph n

- Color: điều chỉnh màu

- Compr ss Pictur s: n đ nén nh Các nh nguyên g c có th c un lượng rất l n (vài

MB m t nh , khi chèn v o tron v n n th un lượng c a file Word s bằn un lượng

ký tự c ng v i un lượng c a toàn b nh Như thế có th m t v n n có kích cỡ lên t i

M Đ gi m un lượng nh, ta dùng chế đ nén v i 03 m c: Print 220 ppi - t t cho khi

in ra máy và hi n th , Screen 150 ppi – hi n th t t trên màn hình, Email 96 ppi – un lượng

35

Nhóm Picture Styles: các chế đ đ nh d ng cho nh, gồm:

- Picture Shape: ch n ki u khung nh (chỉ có v i đ i tượng d ng nh)

- Picture Border: ch n ki u viền khung nh

- Picture Effects: ch n ki u hi u ng cho nh

Nhóm Shape Styles: các chế đ đ nh d n cho c c đ i tượng d ng hình v v đồ th , gồm:

- Shape Fill: ch n ki u nền

- Shape Outline: ch n ki u viềt

- Shape Effects: ch n ki u hi u ng cho hình v

Nh m Arr n : c n chỉnh v trí, kho ng cách gi c c đ i tượn đồ h a, gồm:

- Ali n: n h n c c đ i tượn được ch n

- Group: nhóm và b nh m c c đ i tượn được ch n

- Rotate: quay, l t c c đ i tượng

Nh m Siz : điều chỉnh kích cỡ chính x c c c đ i tượng

- H i ht: điều chỉnh chiều cao

- Wi th: điều chỉnh đ r ng

- Crop: cắt tranh

36

Nhóm Shadow Effects: lựa ch n các hi u ng bóng hai chiều

Nhóm 3-D Effects: lựa ch n các hi u ng bóng ba chiều

Nhóm WordArt Styles: ch n mẫu đ nh d ng ch ngh thu t

1 Bên c nh tab Form t đ đ nh d n chun c c đ i tượn đồ h a, thì v i nh ng lo i như i u đồ,

đồ th còn có thêm hai menu là Design và Layout

 Design: chỉnh sửa thiết kế, d li u (đ i v i đồ th )

 Layout: chỉnh sửa giao di n

2 Có m t đi m c n lưu , tất c c c tính n n n i tr n c a Word 2010 chỉ hi n th khi v n n được

t o v lưu th o đ nh d n Wor (c đu i l ocx Nếu lưu ở đ nh d ng Word 2003 thì

nh n tính n n ri n c c a Word 20 như c c ng bi u đồ đặc bi t, các ki u đ nh d n đổ bóng, t o hi u ng nổi … s b ẩn đi

Cách 2: Ch n Insert Table  H p tho i

Hộp Number of columns: xác định số cột cho bảng

Hộp Number of rows: xác định số hàng cho bảng

Hộp Fixed column with: xác định chiều rộng cho các cột Có

thể chọn Auto để Word tự động điều chỉnh giá trị này

Click nút OK để chấp nhận tạo bảng với thông số vừa xác

38

4.2 Các thao tác trên bảng

1 Nh p và di chuyển con trỏ nh p trên bảng

Đ nh p ch trên b n , đư con tr nh p vào ô c n nh p, s u đ õ c c k tự vào

Sau khi gõ ch vào b ng có th tiến h nh đ nh d ng ch v i các thao tác gi n như tr n v n

b n

Di chuy n con tr nh p trong b ng: Dùng phím  hay  đ lên hay xu ng m t dòng; nhấn

Tab hay Shift + Tab đ sang ph i hay sang trái m t c t; nhấn Alt + Home hay Alt + End đ đến đ u tiên hay ô cu i cùng c a dòng hi n t i; nhấn Alt + PgUp hay Alt + PgDn đ đến ô

Chọn nhiêu ô: Đư con tr nh p đến đ u tiên mu n ch n, drag đến ô cu i

Chọn hàng: Đư chu t đến lề trái c h n cho đến khi tr chu t chuy n sang hình thì

click, và drag xu n h y l n đ ch n nhiều hàng

Chọn cột: Đư chu t đến mép trên c a c t cho đến khi tr chu t chuy n sang hình thì

click, và drag qua ph i h y qu tr i đ ch n nhiều c t

Chọn cả bảng: Click vào nút góc trên bên trái c a b ng

C th v o t Layout c Table Tools, trong

nhóm Table, Click ch n nút Select đ ch n ,

n , c t, n

3 Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

Ch n v o n v n s thấy c h i t m i tr n v n Ri on l : Design và Layout Hai tab

n y n đ thiết kế v đ nh n n