QUẢN LÍ DỰ ÁN

Các k t qu này có th theo dõi, đánh giá b ng h th ng các tiêu chí rõ ràng... Các Thành viên thông qua Hi n ch ng DA NDùng thông qua ho ch K t thúc... Thông qua KT.. Ndùng thông qua Xem x

H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG

QU N LÝ D ÁN

hi u rõ và làm ch đ c nh ng ki n th c, n i dung xung quanh nhi m v , ho t đông

qu n lý d án, c th là các d án công ngh th ng tin - CNTT, tr c tiên, các b n c n ph i trang

b nh ng ki n th c c b n nh m khai thông khái ni m, thu t ng v qu n lý d án CNTT

N I DUNG

1 CÁC KHÁI NI M C B N: D ÁN, D ÁN CNTT, QU N LÝ D ÁN

a) D án là gì?

Theo quan đi m chung d án là m t l nh v c ho t đ ng đ c thù, m t nhi m v c n ph i

th c hi n theo m t ph ng pháp riêng, trong khuôn kh ngu n l c riêng, k ho ch ti n đ c th

Tóm l i có th đ nh ngh a b ng m t câu: D án là m t chu i các công vi c (nhi m v ,

ho t đ ng), đ c th c hi n nh m đ t đ c m c tiêu đ ra trong đi u ki n ràng bu c v ph m vi,

th i gian và ngân sách

b) Các thu c tính c a d án

- D án có m c đích, k t qu rõ ràng: T t c các d án thành công đ u ph i có k t qu

đ c xác đ nh rõ ràng nh m t toà nhà chung c , m t h th ng m ng c quan b n, m t h

th ng m ng cáp truy n hình, … M i d án bao g m t p h p các nhi m v c n th c hi n,

m i nhi m v c th này khi th c hi n s thu đ c k t qu đ c l p và t p h p các k t qu

đó t o thành k t qu chung c a d án Các k t qu này có th theo dõi, đánh giá b ng h

th ng các tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, d án bao g m nhi u h p ph n khác nhau đ c

qu n lý, th c hi n trên c s đ m b o th ng nh t các ch tiêu v th i gian, ngu n l c (chi phí) và ch t l ng

- Th i gian t n t i c a d án có tính h u h n: d án là m t s sáng t o Gi ng nh các

th c th s ng, d án c ng tr i qua các giai đo n: hình thành, phát tri n và k t thúc hoàn thành Nó không kéo dài mãi mãi, khi d án k t thúc hoàn thành, k t qu d án đ c chuy n giao, đ a vào khai thác s d ng, t ch c d án gi i tán

- S n ph m, k t qu c a d án mang tính đ c đáo, m i l : Khác v i các quá trình s n

xu t liên t c, có tính dây chuy n, l p đi l p l i, k t qu c a d án không ph i là s n ph m

s n xu t hàng lo t, mà có tính m i, th hi n s c sáng t o c a con ng i Do đó, s n ph m

và d ch v thu đ c t d án là duy nh t, h u nh khác bi t so v i các s n ph m cùng

lo i Tuy nhiên, trong nhi u d án, tính duy nh t th ng khó nh n ra Vì v y, m i d án

c n ph i t o ra nh ng giá tr m i ch ng h n thi t k khác nhau, môi tr ng tri n khai khác nhau, đ i t ng s d ng khác nhau … T đó cho th y n u 2 d án hoàn toàn gi ng nhau

và không t o đ c giá tr nào m i, nó th hi n có s đ u t trùng l p, gây lãng phí, đây là tình tr ng ph bi n c a các d án nói chung, d án Công ngh thông tin (CNTT) nói riêng

- D án liên quan đ n nhi u bên: D án nào c ng có s tham gia c a nhi u bên h u quan

nh nhà tài tr (ch đ u t ), khách hàng (đ n v th h ng), các nhà t v n, nhà th u (đ n

v thi công, xây d ng) và trong nhi u tr ng h p có c c quan qu n lý nhà n c đ i v i các d án s d ng ngu n v n có ngu n g c t ngân sách nhà n c Tu theo tính ch t c a

d án và yêu c u c a nhà tài tr mà s tham gia c a các thành ph n trên có s khác nhau

th c hi n thành công m c tiêu c a d án, các nhà qu n lý d án c n duy trì th ng xuyên m i quan h v i các b ph n qu n lý khác

- D án th ng mang tính không ch c ch n: H u h t các d án đòi h i quy mô ti n v n,

v t li u và lao đ ng r t l n đ th c hi n trong m t kho ng th i gian gi i h n c bi t đ i

v i các d án CNTT, n i mà công ngh thay đ i c sau 18 tháng (quy lu t Moore), th i gian đ u t và v n hành kéo dài th ng xu t hi n nguy c r i ro r t cao

- Môi tr ng t ch c, th c hi n: Quan h gi a các d án trong m t t ch c là quan h chia

s cùng m t ngu n l c khan hi m nh đ i ng l p yêu c u h th ng, ki n trúc s , l p trình, ki m đ nh ch t l ng, đào t o - chuy n giao … ng th i, d án c nh tranh l n nhau v c ti n v n, thi t b c bi t, trong m t s tr ng h p thành viên ban qu n lý d

án có “2 th tr ng” nên không bi t ph i th c hi n m nh l nh c a c a c p trên tr c ti p nào khi mà hai m nh l nh có tính mâu thu n T đó, có th th y r ng, môi tr ng qu n lý

- Nhu c u th c t cho th y khách hàng ngày càng “kh t khe, khó tính” v i các hàng hoá,

d ch v , d n t i s gia t ng đ ph c t p trong quy trình t ch c, qu n lý s n xu t và ch t

l ng s n ph m, d ch v

- Ki n th c c a con ng i không ng ng phát tri n v t nhiên, xã h i, kinh t , k thu t …

Qu n lý d án là “ ng d ng ki n th c, k n ng, công c và k thu t vào các ho t đ ng d

án đ th a mãn các yêu c u c a d án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6)

Xét theo khía c nh khác, qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, đi u ph i th i gian, ngu n l c và giám sát quá trình phát tri n c a d án nh m đ m b o cho d án hoàn thành đúng

th i h n, trong ph m vi ngân sách đ c duy t và đ t đ c các yêu c u đã đ nh v k thu t, ch t

l ng c a s n ph m, d ch v , b ng các ph ng pháp và đi u ki n t t nh t cho phép

e) M c tiêu c a qu n lý d án

M c tiêu c b n c a qu n lý d án nói chung là hoàn thành các công vi c d án theo đúng yêu c u k thu t và ch t l ng, trong ph m vi ngân sách đ c duy t và theo đúng ti n đ th i gian cho phép

Ba y u t : th i gian, ngu n l c (c th là chi phí, ngu n nhân l c …) và ch t l ng có quan h ch t ch v i nhau T m quan tr ng c a t ng m c tiêu có th khác nhau gi a các d án,

gi a các th i k đ i v i t ng d án, nh ng t u chung, đ t đ c t t đ i v i m c tiêu này th ng

ph i “hy sinh”, m t trong hai m c tiêu kia C th , trong quá trình qu n lý d án th ng di n ra các ho t đ ng đánh đ i m c tiêu ánh đ i m c tiêu d án là vi c hy sinh m t m c tiêu nào đó đ

th c hi n t t h n các m c tiêu kia trong ràng bu c không gian và th i gian N u công vi c d án

di n ra theo đúng k ho ch thì không ph i đánh đ i m c tiêu Tuy nhiên, do nhi u nguyên nhân khách quan, c ng nh ch quan công vi c d án th ng có nhi u thay đ i nên đánh đ i là m t k

n ng quan tr ng c a nhà qu n lý d án

f) Tác d ng c a qu n lý d án

Ph ng pháp qu n lý d án là s đi u ph i n l c cá nhân, t p th ; đòi h i s h p tác ch t

ch , k t h p hài hoà gi a các ngu n l c h n h p nên b n ch t c a nó là:

- Liên k t t t c các ho t đ ng, các công vi c c a d án

- T o đi u ki n thu n l i cho vi c liên h th ng xuyên, g n bó gi a các nhóm qu n lý d

án v i khách hàng và các nhà cung c p đ u vào cho d án

- T ng c ng s h p tác gi a các thành viên và ch rõ trách nhi m c a các thành viên tham gia d án

- T o đi u ki n s m phát hi n nh ng khó kh n, v ng m c phát sinh và đi u ch nh k p th i

tr c nh ng thay đ i ho c đi u ki n không d đoán đ c T o đi u ki n cho vi c đàm phán gi a các bên liên quan trong vi c gi i quy t b t đ ng c c b

- T o ra s n ph m và d ch v có ch t l ng cao

Tuy nhiên, ph ng pháp qu n lý d án c ng có m t h n ch c a nó Nh ng mâu thu n do cùng chia nhau m t ngu n l c c a đ n v ; quy n l c và trách nhi m c a các nhà qu n lý d án trong m t s tr ng h p không đ c th c hi n đ y đ ; v n đ h u d án là nh ng đi m c n đ c

kh c ph c v i ph ng pháp qu n lý các d án CNTT

2 CAC GIAI DO N C A M T D AN, VONG D I D AN (CAC LINH V C QU N

LÝ TRONG D AN)

D án là m t th c th th ng nh t, th i gian th c hi n xác đ nh và có đ b t đ nh nh t đ nh nên các t ch c, đ n v th ng chia d án thành m t s giai đo n đ qu n lý th c hi n M i gian

đo n đ c đánh d u b ng vi c th c hi n m t hay nhi u công vi c T ng h p các giai đo n này

đ c g i là chu k hay vòng đ i c a d án Chu k c a d án xác đ nh th i đi m b t đ u, th i

đi m k t thúc và th i gian th c hi n d án Chu k d án xác đ nh nh ng công vi c nào s đ c

th c hi n trong t ng giai đo n và ai s tham gia th c hi n Nó c ng ch ra nh ng công vi c nào còn l i giai đo n cu i s thu c v ho c không thu c v ph m vi c a d án Thông qua chu k d

án có th nh n th y m t s đ c đi m:

- M c chi phí và yêu c u nhân l c th ng là th p khi m i b t đ u d án, t ng cao h n vào

th i k phát tri n, nh ng gi m nhanh khi d án b c vào giai đo n k t thúc

- Xác su t hoàn thành d án thành công th p nh t và do đó m c đ r i ro là cao nh t khi d

án b t đ u th c hi n Xác su t thành công s t ng lên khi d án b c qua các giai đo n sau

- Kh n ng nh h ng c a nhà tài tr t i đ c tính cu i cùng c a s n ph m d án và do đó

t i chi phí là cao nh t vào th i k b t đ u và gi m m nh khi d án ti p t c trong các giai

đo n sau

Vòng đ i d án xác đ nh các giai đo n mà m t d án ph i tr i qua tính t lúc b t đ u cho

t i khi k t thúc d án Các giai đo n th ng có c ch t hoàn thi n ki m soát qu n lý thông qua các công vi c giám sát, đánh giá i n hình, s chuy n ti p gi a các giai đo n th ng có đi m

m c đánh d u và m t k t qu chuy n giao c th , kèm theo nh ng phê duy t, tán thành c a nhà tài tr tr c khi b c sang giai đo n ti p theo

Vòng đ i phát tri n d án (Systems Development Life Cycle - SDLC) là khung làm vi c dùng đ mô t các giai đo n trong quá trình phát tri n và duy trì h th ng SDLC c b n là nhóm các giai đo n c a d án Các giai đo n c a d án thay đ i tùy theo d án, t ch c ho c lãnh v c kinh doanh, th ng đ c chia thành 4 giai đo n nh sau:

- Giai đo n xây d ng ý t ng: Xây d ng ý t ng là vi c xác đ nh b c tranh toàn c nh v

m c tiêu, k t qu cu i cùng c a d án và ph ng pháp th c hi n d n t i k t qu đó Xây

d ng ý t ng d án b t đ u ngay khi hình thành d án Kh o sát-t p h p s li u, xác đ nh yêu c u, đánh giá r i ro, d tính ngu n l c, so sánh l a ch n d án, … là nh ng công vi c tri n khai và c n đ c qu n lý trong gian đo n này Quy t đ nh l a ch n d án là nh ng quy t đ nh chi n l c d a trên m c đích, nhu c u và các m c tiêu lâu dài c a t ch c, doanh nghi p Trong giai đo n này nh ng n i dung đ c xét đ n là m c đích yêu c u c a

d án, tính kh thi, l i nhu n ti m n ng, m c đ chi phí, m c đ r i ro và c l ng các ngu n l c c n thi t ng th i c ng c n làm rõ h n n a ý t ng d án b ng cách phác

th o nh ng k t qu và ph ng pháp th c hi n trong đi u ki n h n ch v ngu n l c Phát tri n ý t ng d án không c n thi t ph i l ng hoá h t b ng các ch tiêu nh ng nó ph i

ng n g n, đ c di n đ t trên c s th c t i v i các d án CNTT, tính h th ng và kh

n ng t ng h p có vai trò quan tr ng, d a trên n n t ng m t ki n trúc CNTT do nhà n c quy đ nh Ki n trúc này có vai trò h ng d n vi c xây d ng các d án sao cho chúng có

th k t n i, t ng h p v i nhau, t o ra m t m ng qu c gia liên thông, th ng nh t c ch

k t n i, chia s và cung c p d ch v K t thúc giai đo n này là s phê duy t v ch tr ng

th c hi n d án (ý t ng)

- Giai đo n phát tri n: Là giai đo n chi ti t xem d án c n đ c th c hi n nh th nào, n i dung ch y u c a giai đo n này t p trung vào công tác thi t k và l p k ho ch ây là giai

đo n ch a đ ng nh ng công vi c ph c t p nh t c a d án N i dung ch y u bao g m:

o Xin phê chu n th c hi n ti p

K t thúc giai đo n này, ti n trình d án có th b t đ u Thành công c a d án ph thu c

r t l n vào ch t l ng và s chu n b k l ng c a các k ho ch trong giai đo n này

- Giai đo n th c hi n: Là giai đo n qu n lý t ch c tri n khai các ngu n l c bao g m các công vi c c n thi t nh xây d ng phòng c, h th ng, l a ch n công c , mua s m trang thi t b , l p đ t … ây là giai đo n chi m nhi u th i gian và n l c nh t Nh ng v n đ

c n xem xét trong giai đo n này là nh ng yêu c u k thu t c th nh m so sánh, đánh giá

l a ch n công c thi t b , k thu t l p ráp, mua thi t b chính, phát tri n h th ng K t thúc giai đo n này, các h th ng đ c xây d ng và ki m đ nh, h th ng có th chuy n sang giai đo n v n hành, đ a vào khai thác th nghi m

- Giai đo n k t thúc: Trong giai đo n k t thúc c a chu k d án, c n th c hi n nh ng công

vi c còn l i nh hoàn thành s n ph m, bàn giao h th ng, công trình và nh ng tài li u liên quan; đánh giá d án, gi i phóng các ngu n l c D i đây là m t s các vi c c th :

o Hoàn ch nh và l p k ho ch l u tr h s liên quan đ n d án

o Ki m tra l i s sách k toán, ti n hành bàn giao và báo cáo

o Thanh quy t toán

o i v i phát tri n, xây d ng h th ng c n chu n b và bàn giao s tay h ng d n

l p đ t, qu n tr và s d ng

o Bàn giao d án, l y ch ký c a khách hàng v vi c hoàn thành

o B trí lao đ ng, gi i quy t công n vi c làm cho nh ng ng i t ng tham gia d án

o Gi i phóng và b trí l i thi t b

Các d án th ng bao g m m t s quy trình liên k t v i nhau Các quy trình này l p đi l p

l i và di n ra trong t ng giai đo n c a vòng đ i d án và tác đ ng l n nhau Hình 1-1 mô t các

m i quan h gi a các quy trình C 5 quy trình qu n lý d án đ u ho t đ ng t i t ng giai đo n vòng đ i d án, nh ng m i quy trình ho t đ ng có m c đ khác nhau tu theo m i giai đo n

Ch ng h n nh s l p l i c a quá trình kh i t o ti n hành ph n đ u c a m i gian đo n nh m t p trung vào các yêu c u và m c tiêu nghi p v trong giai đo n đó Các quy trình này là:

- Kh i t o: S c p phép cho d án hay giai đo n nào đó

- L p k ho ch: Sàng l c các m c tiêu c a d án và l a ch n ph ng án hành đ ng t t nh t

đ đ t đ c các m c tiêu đó

- Th c thi k ho ch: Qu n lý, phân b các ngu n l c đ th c hi n k ho ch

- Ki m soát: Là giai đo n giám sát và xem xét m c đ ti n hành trên c s nguyên t c

c u Ndùng

B ng các R i ro

K ho ch Kh i đ u (Các Thành viên

thông qua)

Hi n ch ng DA (NDùng thông qua)

ho ch

K t thúc

c t Thi t k (Thông qua KT)

đ c ki m th (Thông qua KT)

Báo cáo (NDùng thông qua)

H th ng m i có đ c dùng?( Ndùng)

Báo cáo ào t o

K ho ch H tr (Ndùng thông qua)

Xem xét Báo cáo hoàn thành DA

B ng 1-1 Các công vi c trong t ng giai đo n vòng đ i d án

3 CÁC BÊN THAM GIA TRONG M T D ÁN

Các bên tham gia (liên quan) là t t c nh ng ai có liên quan ho c b nh h ng b i các

ho t đ ng c a d án, c th :

- Có l i ích nghi p v trong k t qu d án

- Liên quan tr c ti p t i d án

- óng góp các ngu n l c cho d án

Các bên liên quan d án có nh ng l i ích, nhu c u và u tiên khác nhau H có th có

nh ng quan đi m khác nhau v vi c d án c g ng hoàn thành nh ng gì Do đó, vi c xác đ nh

đ c các bên liên quan trong d án càng s m càng t t, đ c bi t trong giai đo n xây d ng ý t ng Xem qua các bên liên quan còn ch a l di n s là m t r i ro r t l n đ n vi c t ch c th c hi n d

án Thông th ng, trong m t d án, các bên tham gia bao g m:

- Nhà tài tr :

o Ch u trách nhi m cu i cùng đ i v i s thành công c a d án Nhà tài tr có trách nhi m ký k t hoàn t t các tài li u l p k ho ch và các yêu c u thay đ i

o ng th i cho phép nhóm qu n lý d án s d ng các ngu n l c, b o v và c v n cho nhóm qu n lý d án

o Trong quá trình th c hi n d án, nhà tài tr có thêm các trách nhi m xem xét l i các ti n trình và ch t l ng, c t b ng khai tr ng, khánh thành, ký và công b tôn

- Khách hàng: Trong tr ng h p nhà tài tr không ph i là đ n v tri n khai s n ph m c a

d án thì nhà tài tr chính là khách hàng i t ng này có nhi m v nh sau:

- Nhà cung c p: m t d án th ng bao g m nhi u h ng m c khác nhau, trong đó có nh ng

h ng m c khi xem xét yêu t kh thi, nhà tài tr quy t đ nh mua Nhà cung c p có trách nhi m cung c p các thi t b , s n ph m hay d ch v c n thi t ph c v cho ho t đông c a d

án thông qua hình th c h p đ ng, đ đ m b o d án đ t đ c m c tiêu đã đ ra

Trong quá trình tri n khai d án, nhà n c luôn theo dõi ch t ch , đ nh h ng và chi ph i

ho t đ ng c a d án nh m đ m b o cho d án đóng góp tích c c gián ti p hay tr c ti p vào phát tri n kinh t -xã h i Nh ng công c qu n lý v mô c a nhà n c bao g m chính sách, k ha ch, quy ho ch nh chính sách v tài chính, ti n t , t giá, lãi su t, chính sách đ u t , chính sách thu ,

…

b) Qu n lý vi mô đ i v i các ho t đ ng d án

Qu n lý d án t m vi mô là qu n lý các ho t đ ng c th c a d án Nó bao g m nhi u khâu công vi c nh l p k ho ch, đi u ph i, ki m soát, … các ho t đ ng c a d án Qu n lý d án bao g m hàng lo t các v n đ nh qu n lý th i gian, chi phí, ngu n nhân l c, ch t l ng, r i ro,

qu n ly ho t đ ng mua bán, … Quá trình qu n lý đ c th c hi n trong su t các giai đo n t chu n

b đ u t đ n giai đo n v n hành các k t qu c a d án

Theo đ i t ng qu n lý, qu n lý d án bao g m 9 l nh v c chính c n đ c xem xét, nghiên c u là:

- L p k ho ch t ng th : l p k ho ch cho d án là quá trình t ch c d án theo m t trình t

lô gích, chi ti t hoá các m c tiêu c a d án thành nh ng công vi c c th và ho ch đ nh

m t ch ng trình th c hi n nh ng công vi c đó nh m đ m b o các l nh v c qu n lý khác nhau c a d án đã đ c k t h p m t cách chính xác và đ y đ

- Qu n lý ph m vi: Là vi c xác đ nh ph m vi, giám sát vi c th c hi n m c đích, m c tiêu

c a d án, xác đ nh công vi c nào thu c v d án và c n ph i th c hi n, công vi c nào

n m ngoài ph m vi c a d án

- Qu n lý th i gian: Là vi c l p k ho ch, phân ph i và giám sát ti n đ th i gian nh m

đ m b o th i h n hoàn thành d án Nó ch rõ m i công vi c ph i kéo dài bao lâu, khi nào thì b t đ u, khi nào thì k t thúc và toàn b d án kéo dài bao lâu, ph i hoàn thành khi nào

- Qu n lý chi phí: Là quá trình d toán kinh phí, giám sát th c hi n chi phí theo ti n đ cho

t ng công vi c và toàn b d án C th là t ch c, phân tích s li u, báo cáo nh ng thông tin v chi phí

- Qu n lý ch t l ng: Là quá trình tri n khai giám sát nh ng tiêu chu n ch t l ng cho vi c

th c hi n d án, đ m b o ch t l ng k t qu c a d án ph i đáp ng mong mu n c a nhà tài tr (ch đ u t )

- Qu n lý nhân l c: Là quá trình h ng d n, ph i h p nh ng n l c c a m i thành viên tham gia d án vào vi c hoàn thành m c tiêu c a d án Nó cho th y vi c s d ng l c

l ng lao đ ng c a d án hi u qu đ n đâu?

- Qu n lý thông tin (truy n thông): Là quá trình b o đ m các dòng thông tin thông su t, nhanh chóng và chính xác gi a các thành viên d án và v i các c p qu n lý, gi a các t nhóm qu n lý d án Thông qua qu n lý thông tin có th tr l i các câu h i: ai c n thông tin v d án? m c đ chi ti t? các nhà qu n lý d án c n báo cáo cho h b ng cách nào?

- Qu n lý r i ro: Là vi c nh n di n các nhân t r i ro trong d án, s d ng các ph ng pháp

đ nh tính, đ nh l ng đ xác đinh tính ch t, m c đ r i ro và có k ho ch đ i phó c ng

nh qu n lý t ng lo i r i ro

- Qu n lý h p đ ng và các ho t đ ng mua s m: Là quá trình l a ch n nhà cung c p hàng hoá và d ch v ; th ng l ng v i h , qu n lý các h p đ ng và đi u hành vi c mua bán nguyên v t li u, trang thi t b , d ch v nh m gi i quy t cácv n đ : b ng cách nào cung c p các hàng hoá, v t li u c n thi t cho d án? ti n đ cung c p, ch t l ng cung c p đ n đâu?

Hình 1-2 9 L nh v c c b n trong qu n lý d án

5 CÁC KI N TH C, K N NG C N THI T TRONG QU N LÝ D ÁN

Ph n l n ki n th c c n thi t đ qu n lý d án là ki n th c riêng c a ngành QLDA Ngoài ra,

Ng i qu n tr d án còn ph i có ki n th c và kinh nghi m trong:

- Qu n lý t ng quát

- Lãnh v c ng d ng c a d án

Các k n ng c n thi t c a nhà qu n lý d án:

- K n ng lãnh đ o: Lãnh đ o là k n ng c b n đ nhà qu n lý d án ch đ o, đ nh h ng, khuy n khích và ph i h p các thành viên trong nhóm cùng th c hi n d án ây là k

n ng quan tr ng nh t Nó đòi h i các nhà qu n lý d án có nh ng ph m ch t c n thi t, có quy n l c nh t đ nh đ th c hi n thành công m c tiêu d án

- K n ng l p k ho ch và ki m soát d án: Nhà qu n lý d án ph i là ng i ch u trách nhi m v k ho ch t ng th tr c nhà tài tr và khách hàng Vì v y, nhà qu n lý d án

- Xây d ng kênh và quy

ch chia s thông tin

- Báo cáo ti n đ

Qu n lý ho t đ ng cung ng, mua bán:

ph i có k n ng l p l ch trình d án và xác đ nh các tiêu chí đ đánh giá công vi c hoàn thành ng th i, nàh qu n lý d án ph i bi t thi t l p các quy trình h th ng đ đánh giá

và ki m soát m c đ thành công c a b ng k ho ch

- K n ng giao ti p và thông tin trong qu n lý d án: Nhà qu n lý d án có trách nhi m

ph i h p, th ng nh t các ho t đ ng gi a các b ph n ch c n ng và nh ng c quan liên quan đ th c hi n các công vi c c a d án nên b t bu c ph i thành th o k n ng giao ti p Nhà qu n lý d án ph i có ki n th c, hi u bi t các công vi c c a các phòng ch c n ng, có

ki n th c r ng v m t s l nh v c k thu t Nhà qu n lý d án c ng c n gi i k n ng thông tin, truy n thông, k n ng chia s thông tin gi a các thành viên d án và nh ng

ng i liên quan trong quá trình tri n khai d án

- K n ng th ng l ng và gi i quy t khó kh n v ng m c: Nhà qu n lý d án trong quá trình th c hi n tr ng trách c a mình có quan h v i r t nhi u nhóm ng th i, cùng v i

s phát tri n t ch c c a d án, trách nhi m c a nhà qu n lý d án ngày càng t ng nh ng quy n l c c a h đ c c p không t ng x ng Do thi u quy n l c, b t bu c các nhà qu n

lý ph i có k n ng th ng l ng gi i v i các nhà qu n lý c p trên và nh ng ng i đ ng

đ u các b ph n ch c n ng chuyên môn nh m tranh th t i đa s quan tâm, ng h c a

c p trên, ng i đ ng đ u trong vi c giành đ ngu n l c c n thi t cho ho t đ ng c a d án

- K n ng ti p th và quan h khách hàng: M t trong nh ng nhi m v quan tr ng nh t c a nhà qu n lý d án là tr giúp các đ n v , doanh nghi p trong ho t đ ng Marketing Làm

t t công tác ti p th s giúp đ n v gi đ c khách hàng hi n t i, t ng thêm khách hàng

- 4 giai đo n c b n trong qu n lý d án

- 5 quy trình đ c t ch c th c hi n l p đi l p l i trong t ng giai đo n d án

3 Các bên tham gia trong m t d án

4 nh h ng c a môi tr ng đ n công tác t ch c, qu n lý d án

5 Các ki n th c, k n ng c n thi t trong qu n lý d án

1 B n là giám đ c d án cho m t d án l n đã ti n hành m t vài l n B n v a hoàn t t giai

đo n thi t k giao di n ng i dùng c a d án và đang ti n hành công vi c trong giai đo n tri n khai T i th i đi m này, ba thay đ i nào có th x y ra mà không có r i ro ti n hành l i công vi c toàn b d án? (Ch n 3)

A Ph m vi

B Ngu n tài chính

C Thi t k d li u

D Ngày chuy n giao

2 Các nhà tài tr d án có nh h ng l n nh t đ n ph m vi, ch t l ng, th i đo n và chi phí c a d án trong su t giai đo n nào?

A Giai đo n l p k ho ch

B Giai đo n th c thi

C Giai đo n hoàn thi n

D Giai đo n xây d ng

3 Các nhóm nào sau đây xác đ nh rõ nh t ai là các đ i t ng liên quan trong d án?

A i ng thành viên d án, nhân viên đi u hành công ty b n, nhân viên đi u hành

D a ra phân tích l i nhu n chi phí cho giám đ c d án

5 M t giám đ c d án thành công v a là m t giám đ c v a là m t:

A Chuyên gia v k thu t

C Ngu n tài chính ch không ph i k t qu

D K t qu d án ch không ph i ngu n tài chính

7 B n đ i t ng liên quan chính trong m i d án?

A Giám đ c d án, đ i d án, các giám đ c cao c p và khách hàng

B Giám đ c cao c p, giám đ c ch c n ng, khách hàng và nhà tài tr

D Các ph n có th chuy n giao b ràng bu c th i gian

9 B n đ c b nhi m là giám đ c d án c a m t d án hi n t i B n đã t ng công ty m t vài n m nh ng không n m trong ph m vi d án này đang di n ra K ho ch qu n lý d án đ c

đ t đúng ch D án không v t quá m t vài ng ng c a thay đ i nào đó Khách hàng không vui

v i tr ng thái d án Trong các hành đ ng sau đây thì hành đ ng ban đ u t t nh t là gì?

A Xác nh n h th ng qu n lý thay đ i đang v n hành thích h p

B Ti n hành xây d ng đ i ng v i t t c các đ i t ng liên quan d án

C Xác nh n các nhu c u và k v ng c a khách hàng

D Chu n b k ho ch hành đ ng hi u ch nh

10 Vai trò c a giám đ c d án trong d án là gì?

A Cung c p ngu n l c cho d án

B Qu n lý m i quan h gi a các thành viên trong đ i

C Hoàn t t nhi m v đ c giao

D Xác đ nh toàn b u tiên c a d án trong t ch c

nó có th s là m t th m h a Ng c l i, n u quá trình l p k ho ch d án đ c th c hi n t t, thì

nh ng l i trong yêu c u k thu t có th đ c xác đ nh s m và d án có th đ c đ a tr v m t

n n t ng v ng ch c Trong bài h c này b n s h c cách đ t n n t ng cho m t d án

B n ch t đ ng và s ph c t p c a các d án công ngh thông tin đòi h i m t giám đ c d

án xu t s c ph i thi t l p đ c m t n n t ng v ng ch c Thi t l p đ c n n t ng nh v y đòi h i

ph i có s hi u bi t v ng ch c v phân tích m t c u trúc chi ti t công vi c ( Work Breakdown Structure, vi t t t WBS ) và cách s d ng các s đ m ng ( Network Diagram ), ph ng pháp

đ ng t i h n ( Critical Path Method ), l ch trình d án ( Project Schedules) và ngân sách d án Không n m v ng đ c nh ng v n đ này th ng d n t i vi c d án ho t đ ng v i hi u qu không

n đ nh th m chí có th th t b i Tuy nhiên, n u b n n m v ng nh ng công c này, b n s d n

th y mình có m t c s v ng ch c b t k b n đang làm cho D án CNTT nào

1 K v ng cho quy trình l p k ho ch

t nh ng k v ng có tính th c t cho quy trình l p k ho ch và th o lu n v các ph ng pháp truy n t i nh ng k v ng này tr c khi b t đ u công vi c l p k ho ch d án

Là m t giám đ c d án CNTT, b n đ c đánh giá ch y u trên c s thành công hay th t

b i c a các d án mà b n đang tham gia, tuy nhiên b n l i có th đ c giao m t chút th i gian quý giá ho c ngu n l c đ l p k ho ch Do các d án CNTT r t ph c t p và luôn bi n đ ng nên chúng đòi h i quá trình l p k ho ch t ng th ph i thành công N u mu n d án c a mình hoàn thành đúng th i h n, đúng ngân sách và đúng yêu c u k thu t thì b n ph i đ m b o ban qu n lý

d án có nh ng k v ng h p lý v th i gian và tài nguyên đ hoàn thành công vi c

a L p k ho ch

Xác đ nh các ph ng pháp, tài nguyên và công vi c c n thi t đ đ t đ c m c tiêu

nh ngh a:

L p k ho ch là m t ph ng th c ti p c n có h th ng, cách nhìn ch nh th , toàn di n d

án nh m xác đ nh các ph ng pháp, tài nguyên và các công vi c c n thi t đ đ t đ c m c tiêu

M c tiêu c a các D án CNTT là hoàn thành đúng th i h n, đúng ngân sách, cung c p hi u qu

ho t đ ng mong mu n v m t k thu t đ c ch p nh n c a nhà tài tr /khách hàng Quá trình l p

k ho ch xác đ nh c n ph i làm gì? Làm nh th nào? Ai là ng i th c hi n và th c hi n khi nào?

M c đích chính c a quá trình l p k ho ch v ch ra ph ng h ng, quan tr ng h n đ tránh các

v n đ r c r i, r i ro L ng th i gian và ti n b c dành cho quá trình l p k ho ch c n ph i t l

tr c ti p v i chi phí ti m n ng t các l i g p ph i do thi u quá trình l p k ho ch M c tiêu là chi

đ tài nguyên trong quá trình l p k ho ch nh m thúc đ y th c hi n thành công d án ch không

ph i là chi phí quá nhi u tài nguyên đ n m c không còn đ cho quá trình th c hi n d án L p k

ho ch d án là m t quá trình l p di n ra b t c khi nào có nh ng thay đ i quan tr ng trong d án

Ví d : Khi các nhà tài tr giao cho th c hi n m t d án phát tri n Web, Giám đ c d án Phong đã r t ph n kh i nh ng anh c ng bi t r ng có r t nhi u vi c đang phía tr c b i vì anh

v n còn ch a quen v i các ng d ng theo mô hình ch khách 3 t ng Anh đã tìm th y m t tài nguyên r t quý đó là m t SME v Web làm cho m t công ty t v n có m i quan h r t t t v i công ty anh và anh đã dùng ng i này vào vi c xây d ng các yêu c u k thu t Anh đã b ra m t

s ti n trong c tính v chi phí đ có đ c s giúp đ t bên ngoài Bây gi là lúc lên l ch cho chuyên gia t v n giúp anh tách c u trúc chi ti t đ anh có th đ nh ngh a các gói công vi c, l p h

s m ng, lên l ch trình d án và ngân sách chính xác

b K ho ch d án công ngh thông tin

N u b n g p m t Giám đ c D án CNTT và h i “ Ông có k ho ch không? ” “ B n ngh

r ng câu tr l i s ra sao? ” “ T i sao ch , đ ng nhiên r i! ” M i ng i đ u có m t k ho ch cho

dù đôi khi nó ch ng khác gì nh ng dòng ch vi t v i vàng trên m t chi c kh n n Cái gì t o nên

m t b n k ho ch d án? M t b n k ho ch d án th c s bao g m nh ng gì? Hi u bi t rõ ràng

m t b n k ho ch d án ph i bao g m nh ng gì có th là vô giá trong vi c thi t l p k v ng đ i

v i ban qu n lý d án

nh ngh a:

K ho ch d án CNTT ( IT Project Plan ) là m t tài li u d án chính th c do giám đ c d

án, nhà tài tr , các đ i t ng liên quan đ n d án và các thành viên đ i d án xây d ng v i m c đích giám sát vi c th c hi n d án Kích th c và m c đ chi ti t c a b n k ho ch d án ph i

t ng ng v i lo i d án M t b n k ho ch d án t i thi u ph i có nh ng thành ph n quan tr ng sau:

- Tôn ch d án ( Project Charter )

- Báo cáo ph m vi ( Scope Statement )

- C u trúc chi ti t công vi c (Work Breakdown Structure)

- Ma tr n trách nhi m ( Responsibility Matrix ) đ i v i k t qu chuy n giao chính

- M c đích giám sát vi c th c hi n d án

- Các thành ph n c a b n k ho ch d án

- K ho ch chi ti t cho nh ng l nh v c c th

- Ma tr n phân b tài nguyên cho vi c th ng kê các k n ng, nguyên v t li u và c s v t

ch t c n thi t

- c tính chi phí và th i gian cho d án

- L ch trình c a d án, bao g m c ngày tháng cho t t c các m c quan tr ng

- Ngân sách c a d án, bao g m c chi phí c s ( Cost Baselines)

- K ho ch qu n lý r i ro

- K ho ch truy n thông ( Communication Plan )

Nh ng D án CNTTcó quy mô l n và đ ph c t p cao đòi h i ph i có k ho ch chi ti t h n cho nh ng l nh v c c th Nh ng k ho ch qu n lý chi ti t này bao g m:

Không ph i m i k ho ch d án đ u đòi h i ph i có nh ng y u t này m i đ t tính hi u qu

i v i nh ng d án l n và ph c t p nên có t t c nh ng y u t này Tuy nhiên, các nhân t h

tr và tài li u đ c dùng đ lên k ho ch cho d án c ng r t quan tr ng và c n thi t ph i có đ

ki m tra theo dõi các gi đ nh và k thu t ( PMI 2000, 45 )

nh t mà b n s làm trong su t vòng đ i c a d án N u b n có th t p trung vào nh ng y u t chính c a b n k ho ch d án toàn di n, b n s có th hoàn thành đ c b n k ho ch và đ c phê chu n M t b n k ho ch dài 20 trang trong 1 tu n có th có hi u qu h n m t tài li u dài 100 trang trong vòng 1 tháng Trong ch đ này, b n s h c v nh ng k thu t giúp t p trung vào xây

d ng m t b n k ho ch d án ch t l ng ch không ph i là s l ng Vi c này giúp cho b n thành công

a) Gi i thi u

Sau khi xác đ nh d án s đ t t i cái gì? Thì b c ti p theo là xác đ nh cách nó s hoàn thành các m c đích và m c tiêu đó nh th nào Cách th c đ hoàn thành m c đích và m c tiêu là

t o ra c u trúc phân tích công vi c, xây d ng các c l ng th i gian, xây d ng l ch bi u, c p phát tài nguyên, tính chi phí và qu n lý r i ro

C u trúc chi ti t công vi c (WBS): WBS là b n thi t k phân c p các s n ph m, s n

ph m ph , nhi m v và nhi m v con c n đ hoàn thành d án M t WBS t t cung c p c s cho

vi c xây d ng các c l ng th i gian và chi phí có ý ngh a c ng nh l ch bi u kh thi

c l ng th i gian Ng i qu n lý d án có th áp d ng các c l ng th i gian theo các nhi m v và nhi m v con đ c nh n di n trong WBS Có m t s k thu t c l ng có th

đ c áp d ng tùy theo m c đ tin c y mà h c l ng

L ch bi u Ng i qu n lý d án có th phân tích t WBS và các c l ng th i gian đ xây d ng l ch bi u Tr c h t h nh n di n m i quan h logic gi a các nhi m v r i áp d ng các

c l ng th i gian cho các nhi m v đó Ti p đó, h tính ngày tháng cho t ng nhi m v trong khi v n nh t i các ràng bu c lên d án Qua vi c tính toán l ch bi u, ng i qu n lý d án nh n

di n các nhi m v c n cho vi c hoàn thành d án đúng h n

Vi c xây d ng L ch bi u đích và L ch bi u hi n th i là tính n ng quan tr ng khác L ch

bi u đích hay v ch ranh gi i, là l ch bi u b n đ ng ý theo đu i L ch bi u hi n th i là s t h p

c a l ch bi u đích và hi n tr ng so v i các kho n m c đ c ch a trong đó L ch bi u hi n th i

c ng d ki n khi nào các ho t đ ng hi n th i và t ng lai s b t đ u hay k t thúc, hay c hai n u

d án ti p t c nh nh p đ hi n t i c a nó Ng i qu n lý d án theo đu i b t k cái gì c n thi t đ

so sánh l ch bi u hi n th i v i l ch bi u đích Ng u nhiên, ph n l n các gói đ u cho phép b n s a

đ i l ch bi u đích b t k khi nào c n thi t

Phân b tài nguyên Các d án đ u tiêu th tài nguyên nh con ng i, đ cung c p, v t

t , trang thi t b và không gian làm vi c Ng i qu n lý d án ph i phân b tài nguyên cho các nhi m v đ hoàn thành chúng Sau khi dùng các tài nguyên, ng i qu n lý d án có th xác đ nh

li u tài nguyên có đ đ hoàn thành vi c chuy n giao s n ph m hay không?

Tính chi phí Sau khi t o ra c u trúc phân vi c, xác đ nh các c l ng th i gian; Xây

d ng l ch bi u; Và c p phát tài nguyên, ng i qu n lý d án có th tính toán chi phí đ th c hi n

t ng nhi m v và cho toàn b d án Chi phí đ c c l ng cu i cùng tr thành ngân sách Trong khi th c hi n d án, ng i qu n lý theo dõi hi u n ng chi phí so v i ngân sách

Ki m soát r i ro Không d án nào ho t đ ng đ c l p, mà ph i n m trong m t môi

tr ng có t ch c M i ch ng ng i là m i đe d a, nh h ng t i s th c hi n và s thành công

c a d án Ng i qu n lý d án hi u qu đ nh xác đ nh nh ng đe d a đó và xây d ng m t k

ho ch hi n th c đ gi m thi u tác đ ng Ng i qu n lý d án, khi bi t t i các đe d a, có th phát tri n nh ng k ho ch đ làm gi m thi u s xu t hi n c a chúng hay làm nh b t tác đ ng c a chúng lên d án Sau đây ta đi sâu vào c u trúc chi ti t công vi c

C u trúc phân tích chi ti t công vi c hay g i t t là C u trúc phân vi c Bi t m c đích

và m c tiêu c a mình, m c d u là r t quan tr ng nh ng v n ch a đ đ hoàn thành d án c a b n

B n ph i bi t nh ng nhi m v nào là c n đ đ t t i các m c tiêu và m c đích M t c ch đ phân tích các m c đích c a b n là dùng c u trúc chi ti t công vi c hay còn g i là c u trúc phân vi c (WBS)

b) C u trúc phân vi c

nh ngh a v WBS và cái l i ích c a nó

WBS là m t danh sách chi ti t các b c c n đ hoàn thánh m t d án Nó cung c p nhi u

l i ích cho ng i qu n lý d án Vi c xây d ng WBS bu c ng i qu n lý d án ph i c g ng t

duy đ hi u nh ng cái s ph i làm đ k t thúc d án N u phân tích đúng đ n, khoa h c, nó cho phép xác đ nh các b c chính xác đ làm xong d án

WBS thi t l p n n t ng h th ng hóa các công vi c v ng ch c, làm c s cho các c

l ng th i gian và chi phí hi n th c Danh sách chi ti t các nhi m v t o đi u ki n cho tính chi phí riêng cho các ho t đ ng và toàn b d án B ng vi c làm các c l ng th i gian cho các nhi m v chi ti t, ng i qu n lý d án có th “ tích l y ” d li u liên k t v i t ng m c c a WBS

đ xây d ng m t b c tranh h p thành, ch nh th v d án

M t WBS t t c ng cho phép ng i qu n lý d án xây d ng vi c gi i trình gi a các thành viên t d án Sau khi li t kê t t c các nhi m v ng i qu n lý d án có th phân công công vi c cho t ng ng i i u này th hi n không khí dân ch , th ng th n, đ y trách nhi m và gi i trình

gi a các thành viên t

Ng i qu n lý d án có th dùng WBS đ xây d ng l ch bi u h u d ng M t danh sách c

th các nhi m v , làm c s cho các c l ng hi n th c và vi c xây d ng cu i cùng v các l ch

bi u Bên c nh đó, nó làm cho ng i qu n lý d án có kh n ng phát tri n các l ch bi u, đ c bi t

đ n nh l ch bi u t ng

Cu i cùng, vi c xây d ng m t WBS t t bu c các v n đ c b n s m n y sinh trong d án thay vì mu n ( Khi còn khó kh n h n đ thay đ i tình hu ng ) Vi c xây d ng WBS đòi h i

nh ng đóng góp đáng k t nh ng ng i tham d d án ( Nh : ng i qu n lý d án, khách hàng, thành viên t , ng i tài tr d án và qu n lý c p cao )

Câu h i đ t ra là WBS đ l ra cái gì? Trình t c a t ng nhi m v là không quan tr ng M c

d u m i ng i quen đ c t trái sang ph i, không có trình t nào c n đ c suy di n ra c N u b n ngh theo ki u trình t thì vi c xây d ng WBS có th s r t n n lòng Nó bu c b n ph i ngh v cái gì c n đ c làm, thay vì khi nào nó c n đ c làm B n có th đ a vào các cách th c và khi nào cho các nhi m v sau khi c u trúc nên WBS, t c là khi b n xây d ng l ch bi u

Hình 2.2 C u trúc phân s n ph m

Quá trình phân rã (Decomposition)

Nh ng ph thu c ph c t p trong các d án CNTT đòi h i t t c các công vi c ph i đ c

đ nh ngh a đ có th v ch ra chính xác m i t ng tác gi a chúng Nh t thi t ph i phân tách các

k t qu chuy n giao c p cao thành nh ng gói công vi c d qu n lý và phân công nh m l p ra các s đ m ng, tính toán và phân tích đ ng t i h n, phác th o l ch trình và ngân sách

C u trúc chi ti t công vi c WBS xác đ nh ph m vi c a d án b ng cách li t kê ra t t c

nh ng d án nh (sub-project) ho c nh ng k t qu chuy n giao trong m t d án Công tác phân tách c u trúc chi ti t công vi c là vi c đ i d án phân tách nh ng d án nh ho c nh ng k t qu chuy n giao thành nh ng công vi c c u thành và các gói công vi c c n thi t đ th c hi n d án

M t c u trúc chi ti t công vi c đ c coi là đã phân tách khi:

- Các công vi c c u thành (component tasks) ho c các gói công vi c ph i là nh ng vi c duy

- C n thi t ph i phân tách m t c u trúc chi ti t công vi c m c cao thành nh ng gói công

vi c có th qu n lý và phân công đ c vì c u trúc chi ti t công vi c là m t tài li u đ u vào quan tr ng đ i v i r t nhi u tài li u k ho ch d án c n đ c xây d ng

C u ph n c a WBS

WBS bao g m 2 c u ph n chính Ph n th nh t c a WBS đ c g i là c u trúc s n ph m (PBS) PBS gi ng nh WBS nói chung, đòi h i l y vi n c nh trên xu ng Hình trên minh h a cho

c u trúc ph n s n ph m

L n n a vi c chia ra này c a PBS là t ng t v i dàn bài c a bài v n – m i ch đ đ c chia thành các ch đ con và m i ch đ con l i đ c chia nh thêm thành các c u ph n M c đ bung ra tùy theo m c đ ph c t p c a s n ph m Nói chung s n ph m càng ph c t p thì s các

m c càng l n h n

PBS c ng chi m ph n trên c a c u trúc phân vi c M i nhánh c a PBS l i đ c phân nh

h n thành các m c khác nhau S n ph m toàn b và t ng s n ph m con đ c mô t b ng danh t hay ch ng

Hình 2.3 C u trúc phân nhi m v

Ph n th hai c a WBS đ c g i là c u trúc phân nhi m v , c ng còn đ c bi t là TBS

Nó bao g m các nhi m v , nhi m v con đ xây d ng t ng s n ph m con và chung cu c xây

Trong m t s công ty, ph n PBS tr c nh t còn đ ng t ho t đ ng thì đ c thêm vào phía

tr c danh t M i nhi m v ti p đó đ c bung ra thành các m c chi ti t h n c tr ng khác

ch m i kho n m c trong WBS ( c ph n PBS và TBS ) đ u có s duy nh t, hay mã S này đ nh danh v trí, hay m c c a ph n t bên trong WBS Hãy xét ví d đ c nêu trong hình d i đây:

Hình 2.4 Ví d v WBS đ y đ Không ph n t nào đ c li t kê trong WBS l i có cùng s hay mã, và khi b n ti n xu ng các m c th p h n thì s tr lên l n h n S đ đánh s ph n ánh ph n t nào là t p con c a ph n

t m c cao h n Ch ng h n, xác đ nh x lý 2 ( 2.1, 2.2) là t p con c a xác đ nh B-1 x lý ( 2.1, 2) Mà nó l i là t p con c a S n ph m con B-1( 2.1) và c th M i ph n t m c càng th p trong WBS thì s hi u WBS càng dài h n

Các b c xây d ng WBS

Nh các đ c tr ng đã nói trên đây, b n có th b t đ u xây d ng WBS M c d u ch c n 5

b c nh ng b n đ ng v i vàng Vi c xây d ng WBS t t, h u d ng th ng tiêu t n nhi u th i gian, làm vi c c t l c và s a ch a

B c1:

Vi t ra s n ph m toàn b b n s xây d ng Hãy dùng danh t hay thu t ng mô t tr c ti p

nh h th ng qu n lý kho hay k ho ch ti p th Hãy mang tính mô t mà không b dài dòng C

b n, mô t chính xác v s n ph m nên b t ngu n t Phát bi u v công vi c (Statement of Work)

B c 2:

Bung s n ph m toàn b ra thành các m c bi n thiên theo các s n ph m con i u này giúp cho vi c xây d ng c u trúc s n ph m c a WBS ng lo l ng n u b n chia t ng nhánh ra thành các m c khác nhau B n đ a ra đánh giá xem mình chia nh các nhánh đ n đâu? Thông th ng hai hay 3 m c là đ

B c 3:

Sau khi b n đã hoàn thành bung ph n PBS, b n có th b t đ u làm gi ng th cho ph n TBS b ng vi c vi t ra m t chu i các nhi m v m c ti p d i m i ph n t PBS th p nh t Các nhi m v bên trong t ng nhánh s cùng m c, r i nh ng ch áp d ng đ c b n hãy bung t ng nhi m v ra thành các m c th p h n L n n a m i nhánh c a TBS có th thay đ i t ng ng v i các s m c

Câu h i thông th ng hay đ c h i là b n nên bung m t nhánh bao xa trên WBS? Cách thông th ng nh t đ xác đ nh m c thích h p đ c bi t t i xem nh qui t c là 2 tu n hay 80 gi

i u này có ngh a là n u m t ph n t TBS đòi h i h n 2 tu n làm vi c (80h làm vi c) thì hãy bung ph n t TBS đó thành m c khác n a Qui t c này s đ m b o nh n di n chi ti t h n các nhi m v và s tr giúp cho vi c theo dõi d u v t các nhi m v này

B c 4:

ánh mã cho m i ph n t trong WBS b ng m t mã s duy nh t Th nh t cho ph n t s n

ph m mã 0.0 ( Cách th c hành thông th ng ), Th 2, t i m c ti p c a PBS cho m i ph n t s n

ph m con m t s duy nh t, v c b n là 1.0, 2.0,vv vv Dùng các s này và b t đ u đi xu ng

t ng nhánh, vi t ra mã WBS duy nh t Mã này nên ch ra m c c a nó l thu c vào ph n t m c cao h n

B c 5:

Xét duy t l i WBS, giám đ nh đ đ m b o r ng (1) t t c các ph n t PBS đ u có danh t ( và có th thêm tính t đi kèm ), (2) t t c các ph n t TBS đ u có đ ng t ra l nh và b ng , và (3) t t c các ph n t đ u có mã WBS duy nh t

Nguyên t c 8/80

Nguyên t c 8/80 là m t h ng d n cho r ng không có gói công vi c nào ít h n 8 gi ho c nhi u h n 80 gi ây ch là m t h ng d n ch không ph i là m t nguyên t c C s c a ý t ng

r t đ n gi n, b n không mu n theo dõi b t c vi c gì ch m t ch a đ n m t ngày đ hoàn thành và

n u công vi c đó đòi h i ph i m t 10 ngày đ hoàn thành thì có l nên chia nh ra thành nhi u

h n m t gói công vi c

Các cách khác nhau đ bung WBS

C u trúc phân vi c có th đ c bung ra theo nhi u cách:

- M t cách là phân chia s n ph m thành các s n ph m con, nh đã đ c mô t trong đo n

tr c B n li t kê s n ph m và các s n ph m con và các ph n t TBS đ xây d ng cách

ti p c n này đ c v nh hình d i đây:

Hình 2.5 Ví d WBS theo s n ph m

- Cách th 2 là vi t s n ph m toàn b t i đ nh B n có th chia WBS theo pha Bên d i pha ng d ng, b n nên ghi l i các s n ph m con là k t qu t pha tr c Sau đó b n phát tri n ph n TBS Cách ti p c n này đ c v trong hình d i:

Hình 2.6 Ví d WBS theo trách nhi m chia thành nhi u pha

- Cách th 3 là vi t s n ph m toàn b t i đ nh r i chia WBS ra theo mi n trách nhi m, nh

ti p th , k toán, vv vv Bên d i t ng mi n ghi trách nhi m áp d ng cho các s n ph m con đ c t o ra – đi u này có th đ a đ n nhi u m c Sau khi làm đi u đó b n phát tri n

ph n TBS Cách ti p c n này đ c v hình đ i:

Hình 2-7 Ví d WBS theo trách nhi m

ây là nh ng cách thông d ng nh t đ bung ra WBS Tuy nhiên không có quy t c nhanh

và c ng nh c B n mu n xây d ng m t WBS đáp ng cho nhu c u c a mình – hãy xây d ng m t WBS giúp cho b n lãnh đ o, xác đ nh, l p k ho ch, t ch c, ki m soát và k t thúc d án

c) Các y u t c a k ho ch d án toàn di n

- nh ngh a k ho ch d án: Tóm l c qu n lý nh ng y u t c n thi t c a m c tiêu d

án, lý l , cách th c đ t m c tiêu, h ng d n th c hi n và ki m soát d án

- Các thành ph n c a k ho ch d án: T ng quan, nhà tài tr và các thành viên đ i d

án, yêu c u, k ho ch v tài nguyên, tài chính, tri n khai, ch t l ng, qu n lý, báo cáo…

K ho ch d án toàn di n đ c c u thành t nh ng gì? Câu tr l i có th là vài dòng trên

m t chi c kh n n đ n m t tài li u dài trên 400 trang i l p v i quan đi m c a m t vài Giám

đ c d án, m t b n k ho ch toàn di n không ph thu c vào s trang, hay s gi làm b n k

ho ch đó, mà ph thu c vào vi c b n đã đ c p đ n t t c nh ng y u t c b n hay ch a?

nh ngh a:

K ho ch d án: ( Project Plan) là m t tài li u d án ch a đ ng toàn b k ho ch cho d

án, ghi l i nh ng gi đ nh trong quá trình l p k ho ch K ho ch d án ph i đ c nhà tài tr ký

k t hoàn t t thì m i đ c chuy n sang quá trình th c hi n K ho ch d án là b n tóm l c qu n

lý nh ng y u t c n thi t c a m c tiêu d án, lý l , cách th c đ t đ c nh ng m c tiêu này, và

đ c dùng đ t o đi u ki n thu n l i cho vi c trao đ i thông tin v i nh ng đ i t ng liên quan d

án ng th i k ho ch d án c ng là m t tài li u h ng d n th c hi n và ki m soát d án K

ho ch d án ti n tri n qua nh ng giai đo n liên ti p trong vòng đ i c a d án và đ c c p nh t

m i khi có nh ng thay đ i quan tr ng trong d án Nh đã th o lu n trong bài tr c, kích th c

c a b n k ho ch d án và tài li u kèm theo thay đ i ph thu c vào kích th c và lo i d án c ng

1 Mô t m c đích c a b n k ho ch d án:

B n k ho ch d án t ng h p k t qu c a các quá trình l p k ho ch chi ti t, bao g m

l p k ho ch chi n l c đ t o ra m t tài li u đ c dùng h ng d n th c hi n và ki m soát

D án Nó ghi l i nh ng gi đ nh và quy t đ nh trong quá trình l p k ho ch Nó là c s đo

l ng ti n tri n c a d án và ki m soát d án B n k ho ch d án đ c dùng đ l y ch ký hoàn t t c a nhà tài tr tr c khi b t đ u quá trình th c hi n

2 K ho ch d án c a b n s bao g m nh ng tài li u nào?

- Báo cáo v n đ hay Phát bi u bài toán( Statement of the problem )

- Xác đ nh nhà tài tr , các đ i t ng liên quan d án

- Tôn ch c a d án, bao g m c quy đ nh v vai trò và trách nhi m

- Tài li u ph m vi, bao g m c các k t qu chuy n giao, quy trình ki m soát thay đ i các nhân t thành công quan tr ng

- Yêu c u/ c đi m k thu t

- K ho ch trao đ i thông tin

3 B n k ho ch d án c a b n s b nh h ng nh th nào khi chuy n sang d án vi

mô và v mô?

ây là d án v mô bao g m h n 2000 gi làm vi c và h n 200.000 usd Do đó, c n

ph i đ a t t c các tài li u thông th ng c a d án vào

4 Li t kê 5 tài li u quan tr ng luôn ph i có trong b n k ho ch d án

- Tài li u ph m vi

- C u trúc phân vi c

- Ngân sách d án

- L ch trình d án

- K ho ch trao đ i thông tin

5 Khi b t đ u quá trình l p k ho ch, b n c n thi t l p k v ng cho quá trình này Quá trình đó có nh h ng nh th nào đ i v i b n k ho ch d án?

C n ph i bi t đi u hòa b t c s khác nhau nào gi a k v ng đ t ra và th c t tr c khi trình b n k ho ch d án đ phê duy t

6 B n k ho ch d án có c n ph i đ c phê duy t không? N u có thì ai s phê duy t?

M c dù nhà tài tr / khách hàng s không đ c h t b n k ho ch d án nh ng nh t thi t

ph i trình bày nh ng thông tin này đ nhà tài tr ký k t hoàn t t ch ng t h s n sàng v i quá trình th c hi n d án

2 TH C THI K HO CH

Có th nói b c l p k ho ch d án c n th n là m t chìa khóa m ra thành công cho d

án, thì quá trình th c hi n d án là c h i đ Giám đ c d án th hi n vai trò qu n lý c a mình

Qu n lý t t l ch trình, kinh phí c a d án là c s th c ti n đ theo dõi ch t ch tình tr ng c a d

- Giám sát và duy trì

- Giám sát m t cách đ u đ n

án Qu n lý đ ng t i h n cho phép theo dõi k h n t ng công vi c, và nhanh chóng đ ra nh ng

ph ng án đ m b o công vi c hoàn thành đúng th i h n Các v n đ liên quan đ n ch t l ng,

h p đ ng mua s m ph i theo dõi m t cách k càng Quan tr ng h n, Giám đ c d án ph i cùng làm vi c và qu n lý các thành viên đ i d án nh nh ng ng i bình th ng khác trong đ i d án Thông qua vi c theo dõi, giám sát trên m t quy mô t ng th s đ m b o d án đ t đ c m c tiêu ban đ u Trong m t s tr ng h p kh n c p, Giám đ c d án ph i cân đ i th i gian, ch t l ng,

và ngu n l c đ đ a ra đ c quy t đ nh k p th i trên c s đánh đ i các m c tiêu trung gian,

nh m đ m b o m c tiêu c a d án

Các d án CNTT th ng r t ph c t p, nh ng không ph i vì th mà khó ki m soát đ c Chính b n ch t chuy n đ ng và thay đ i làm cho các d án CNTT th ng có nhi u bi n đ ng

Ch đ này s gi i thi u các ph ng pháp và nhân t đ giám sát d án hi u qu h n trong su t quá trình th c hi n

Qu n lý m t d án CNTT c ng nh vi c sang sông b c bè v y N u không ch m chú theo dòng ch y thì b n có th l t bè, và c đ i s b cu n trong l nh giá, t và ph i c ngoi lên m t

n c đ tìm l y ngu n không khí M t đi u t i quan tr ng trong d án CNTT là ph i luôn đi u khi n đ c nh ng gì đang di n ra Cho dù đang áp d ng m t gi i pháp hàng tri u đô la hay ch

đ n gi n v i gi y và bút chì, b n c ng ph i v ch ra m t chi n l c đ th ng xuyên thu th p và phân tích các thông tin quan tr ng c a d án Ch đ này s giúp phát tri n các chi n l c giám sát và duy trì d án

- Ch đ ng giám sát d án

- V ch ra chi n l c theo dõi s ng h c a nhà tài tr và c đông

- V ch ra chi n l c cho các kênh truy n thông

- V ch ra chi n l c cho các ph ng pháp và tiêu chu n

- V ch ra chi n l c giám sát vi c tuân th các quy t c đ ra

- Xác l p m t h th ng thông tin đ theo dõi

Xác đ nh m t chu i các hành đ ng hi u ch nh b ng cách l p ra các ch tiêu đánh giá và

m t quy trình đ giám sát các ch tiêu đó T p trung vào nh ng bi n đ ng, đ t ra các ng ng cùng

v i các d u hi u r i ro đ có th ki m soát đ c tình hu ng x u x y ra Khi m t ng ng gi i h n

b v t, chúng ta ph i xác minh đã có k ho ch l p s n đ đ i phó v i bi n đ ng đó hay ch a?

N u có thì hãy th c hi n ngay k ho ch đó N u ch a có k ho ch, thì hãy đ a ra m t ph ng

h ng hành đ ng k p th i và h p lý đ th hi n Cu i cùng trong chu i các hành đ ng hi u ch nh

là ph i đ m b o r ng bi n đ ng đó đã đ c gi i quy t m t cách t t đ p, b ng cách quay tr l i quy trình giám sát

Hình 2-8 minh ho chu i các hành đ ng hi u ch nh đ giám sát và duy trì d án m t cách

đ u đ n

Hình 2-8 Giám sát và duy trì d án

b) Giám sát d án m t cách đ u đ n

Do b n ch t ph c t p và hay thay đ i c a d án CNTT, c n ph i v ch ra tiêu chí đ

th ng xuyên thu th p và phân tích các thông tin quan tr ng c a d án trong su t quá trình th c

hi n k ho ch

Ch d n:

V ch ra ph ng h ng hành đ ng

Các ng ng gi i h n b

v t

giám sát d án, hay th c hi n các b c sau:

- Luôn ch đ ng giám sát d án

- V ch ra chi n l c duy trì và giám sát s h tr c a các c đông và nhà tài tr đ đ m b o

r ng nhà tài tr và các c đông v n đang chia s trách nhi m c a d án

m b o r ng vi c liên l c v i các nhà tài tr đang di n ra nh k ho ch truy n thông c a d

án S d ng các kênh truy n thông chính th c và không chính th c đ đ m b o r ng d án v n đang duy trì đ c s h tr c a h

N u có m i lo ng i r ng s ng h c a nhà tài tr đang b lung lay, hay xác đ nh ngu n g c

c a m i lo ng i đó, s d ng các k n ng giao ti p đ c g ng lôi kéo l i s ng h đó, xác đ nh

đ c các nhân t liên quan và nh h ng, và c g ng cân b ng tác đ ng tiêu c mà nhà tài tr đang chú ý

- V ch ra chi n l c duy trì và theo dõi các kênh truy n thông đ ch c ch n r ng ph n n i dung, các kênh và t n su t đ c đ t ra tr c đó v n đang ho t đ ng

- V ch ra chi n l c duy trì và giám sát các quy trình ki m soát đ đ m b o ph m vi d án không b m r ng so v i l ch trình, c ng nh kinh phí

- V ch ra chi n l c duy trì và giám sát các ph ng pháp và tiêu chu n đ a ra trong k

ho ch ch t l ng c a d án đ đ m b o r ng d án v n đang tuân th các ph ng pháp và tiêu chu n đ t ra Phân công cho các thành viên d án ch u trách nhi m v t ng ph ng pháp và tiêu chu n, sau đó ki m tra s tuân th các ph ng pháp và tiêu chu n đó

- V ch ra chi n l c duy trì và giám sát vi c tuân th các nguyên t c và tiêu chu n c a ngành N u c n thi t, hay nh s tr giúp c a ban pháp lu t Các nhóm chuyên môn

th ng đ a ra ngu n thông tin khác v các tiêu chu n c a ngành

- Xác l p và phát tri n m t h th ng thông tin nh m theo dõi l ch trình, chi phí, r i ro và các

ch tiêu đánh giá ch t l ng Hay s d ng h th ng thông tin qu n lý d án (PMIS) n u

b n có quy n truy c p N u không, c n ph i s d ng k t h p gi a b ng tính và các ph n

m m c s d li u (CSDL) Xem xét vi c s d ng m ng n i b đ tr giúp vi c truy c p

và ph bi n c s d li u

- Xác đ nh các d u hi u r i ro cho các thành ph n chính c a d án, và gi cho các thành

ph n đó luôn n m trên ho c g n v i ng ng gi i h n đ t ra

Ví d :

Trong m t d án tri n khai h th ng k toán, giám đ c d án ch n ph ng pháp qu n lý ngo i

l đ qu n lý d án này cùng v i nhi u d án nh h n đang đ c th c hi n đ ng th i Bà l p ra

m t h th ng ki m tra kép đ so sánh gi a k t qu ki m tra c a h th ng k toán m i v i các con

s c a h th ng hi n t i v các ch c n ng k toán chính nh b ng th tính ch t đúng đ n và chính xác c a tài kho n, t ng k toán thu AR, t ng k toán chi AP và v.v ng th i, bà c ng xác đ nh

đ c các d u hi u r i ro đ ch ra nh ng bi n đ ng c a kinh phí và l ch trình Bà s d ng H

th ng thông tin qu n lý d án (PMIS) đ thi t l p cho các d u hi u r i ro s đ a ra c nh báo khi

v t quá các ng ng ch t l ng ho c ph m vi Bà l p ra k ho ch ki m soát các bi n đ ng đ c

đ t u tiên cao nh t và th c hi n ki m đ nh đ đ m b o r ng các ph ng pháp và tiêu chu n đ t ra đang đ c s d ng H n n a, bà t ch c các cu c h p d án hai tu n m t l n nh các c ch d

b đ phát hi n d u hi u c a các v n đ và đ m b o r ng đ i d án đang làm vi c v i hi u qu cao

nh t i v i k ho ch truy n thông, bà g p g nhà tài tr hàng tháng đ đ m b o s tr giúp liên

t c c a nhà tàI tr ; đ ng th i, t ch c các bu i h p, báo cáo hi u su t d án v i các c đông nh m duy trì s quan tâm c a h đ n d án và tr l i t t c nh ng v n đ mà h lo ng i

Trong ph n này, chúng ta s xem xét các cách theo dõi, đánh giá và th c hi n các ho t đ ng

đi u ch nh tr thành m t Giám đ c d án IT thành công, yêu c u quan tr ng là kh n ng ki m soát đ c s ti n tri n c a d án và h ng nó t i k t qu đ ra Hi n nhiên vi c theo dõi s ti n tri n này d a trên m t b n k ho ch t i s đ c bi t khó kh n Vì v y, b n k ho ch toàn di n càng

k l ng, thì càng d dàng ki m soát đ c d án

3.1 Nguyên t c qu n lý thay đ i

Qu n lý các yêu c u thay đ i r t quan tr ng trong vi c ng n ch n nh ng thay đ i ngoài ý

mu n ho c không chính đáng trong ph m vi d án, còn đ c g i là bùng phát ph m vi N u quy trình qu n lý thay đ i quá n ng n và c ng k nh thì m i ng i s làm h ng nó N u quy trình thay

đ i quá l ng l o thì d án s ra ngoài s ki m soát Trong su t quy trình kh i t o d án, tr ng tâm chính c a b n là nên đ m b o r ng th t c qu n lý thay đ i đ t đúng v trí Các nguyên t c này s giúp b n đ m b o r ng th t c c a b n là thích h p

- Xác l p s ghi thay đ i cho phép b n n m b t đ c t ng thay đ i theo yêu c u

- Ch p nh n s thu các yêu c u thay đ i b ng cách thích h p

b S d ng giác quan thông th ng khi ch n l c các yêu c u thay đ i

- T ch i các yêu c u thay đ i không th x y ra (Ví d nh ch y ch ng trình Exchange trên n n t ng Oracle)

- T ch i các yêu c u thay đ i c n cho nh ng thay đ i v v n hành nh m t ph n c a d án (Ví d nh t ng ti n l ng)

- T ch i các yêu c u thay đ i c n cho nh ng thay đ i v c s v t ch t nh m t ph n c a

- Thay đ i theo yêu c u c n cho ph n có th chuy n giao có đ c thêm vào hay không?

- Thay đ i theo yêu c u có c n cho s thay đ i ph n có th chuy n giao c a d án hay không? i u này c n ph i đ c th ng l ng v i khách hàng tr c khi ch p thu n

d m b o r ng nh h ng c a thay đ i đ c phác th o rõ ràng:

- Nguyên t c qu n lý thay đ i

- V trí quy trình ki m soát trong các quy trình d án

- K thu t ki m soát

- N u thay đ i có tác đ ng nh thì giám đ c d án có th có quy n phê duy t

- N u thay đ i thi t th c h n và không tác đ ng t i chi phí hay l ch trình thì s tham gia

c a nhà tài tr có th không thích h p

- N u nh thay đ i l n thì hãy đ a các đ i t ng liên quan d án, nhà tài tr và đ i d án tham gia vào quy t đ nh

f m b o r ng yêu c u thay đ i đ c c p phép chính th c tr c khi ti p t c:

- L y ch ký c a nhà tài tr trong các báo cáo nh h ng đ i v i t t c các yêu c u thay đ i

c Qu n lí thay đ i có th giúp b n v t qua s kháng c này

M c đích c a qu n lí thay đ i là đ t o ra thay đ i trong cách th c làm t i thi u hoá nh ng tác

Có nhi u cách đ chu n b cho m i ng i v thay đ i Tr c h t b n nên c g ng có đ c

s tham d c a m i ng i b nh h ng b i thay đ i Ch ng h n, n u b n thay đ i c u trúc phân

vi c, thì hãy xác đ nh ai s b nh h ng b i thay đ i và thu hút l y ph n h i c a h Ngoài ra, hãy yêu c u có ch kí c a h vào m i tài li u thích h p đ ghi l i s ch p thu n c a h vào nh ng

c l ng, vào phát bi u v công vi c, và vào nh ng tài li u quan tr ng khác Có đ c s tham gia c a h , b n s làm l ra m i s đ i l p ti m n ng

H n n a, hãy c g ng trao đ i c i m c trên l n d i trong phân c p qu n lý, dây chuy n

ch huy và v sau là v i khách hàng Hãy nói th ng v i m i bên v m i thay đ i Ch chút xíu hoài nghi n y sinh v đ ng c và ni m tin vào b n là b n s ph i đ i di n v i vi c ít có s h tr cho

k ho ch m i c a mình

Bên c nh đó, hãy chu n b cho m i ng i v k ho ch m i Hãy tránh làm ng c nhiên đ

lo i tr s kháng c Hãy t ch c các bu i hu n luy n "nh " v k ho ch m i, làm sáng t đi u đã thay đ i và không thay đ i và t i sao Hãy trao cho m i ng i tài li u m i đ dùng cho h bi t

c n ti p xúc v i ai mà h i Hãy lo i b th t nhi u ch ng ng i cho thay đ i tr c khi nó phát huy tác d ng Nói tóm l i, hãy chu n b tr c khi th c hi n thay đ i

B n ph i thuy t ph c v s thay đ i M i ng i s ch p nh n thay đ i n u h nh n ra ích

l i c a nó và v n đ c ng nh chi phí đ duy trì nguyên tr ng Vi c thuy t ph c có hi u qu làm cho m i ng i ngh h c n s thay đ i B n c n gi i thích, theo vi n c nh c a h , t i sao thay đ i

l i là c n thi t cho t d án B n nên tránh vi c gây cho h n t ng r ng thay đ i s có ngh a c i

ti n ch c lát và s di n ra êm th m B n nên nói r ng khó kh n s phát sinh và nêu ra g i ý đ

v t qua chúng

Là ng i qu n lí d án, b n c n kiên nh n gi i quy t cho nh ng thay đ i, b i vì vi c gi i quy t tính đ ng c a nó đòi h i ph i c g ng l n Không ph i m i th đ u đi theo k ho ch m i

c a b n; th c v y, các k ho ch m i c a b n th nh tho ng l i c n xem xét l i V m t tâm lí b n

c n thích ng v i vi c gi i quy t s d n nén đi kèm v i thay đ i

B n có th dùng áp l c ngang quy n đ thi t l p s thay đ i Th nh tho ng, nh ng ng i tham gia d án ch ng l i s thay đ i là vì d án H s làm b t kì cái gì gây ch ng ng i cho thay

đ i Vi c dùng áp l c ngang quy n th ng có th bi n chuy n tâm trí b ng b nh nh t N u

nh ng ng i khác ng h cho s thay đ i ch ng h n, thì hãy đ cho h thuy t ph c h b n áp l c ngang quy n là v khí m nh đ thúc đ y m i ng i đ ng ý v i ý mu n c a b n N u s ch ng đ i

v n ti p t c, thì hãy làm đi u mà h u h t m i ng i đ u làm khi đ i di n v i b c t ng g ch;

ho c đi vòng qua nó ho c đ p v nó

B n c ng ph i nh n ra r ng vi c thay đ i yêu c u ba bên tham d : t c a b n, c p qu n lí

c a b n và khách hàng Không có s h tr c a h thì b n s th y th c hi n thay đ i r t khó kh n

N u b n đang đ i l ch bi u mà không có s tán thành c a khách hàng ch ng h n, thì b n có l s thi u s h p tác và có th đ i di n v i s ki n t ng N u b n không t v n t d án c a mình, thì

b n có th th y r ng m t s thành viên nào đó s c m th y mình nh "con t t đen" và tr nên xa lánh và h u qu là s th c hi n công vi c v i m c đ suy gi m N u b n không t v n qu n lí c p trên, thì h có th c m th y b coi th ng và đáp ng b ng vi c gi m s h tr chính tr và tài chính t ng lai

Cu i cùng, hãy nh r ng vi c qu n lí thay đ i t t đòi h i ch i trò chính tr M t thay đ i

có th t ra là t t theo ngh a k thu t, h p lí Nh ng m t mình đi u này có th không đ đ th c

hi n s thay đ i có hi u qu B n ph i nh n ra r ng thay đ i có hi u qu bao g m c vai trò B n

có ba vai trò c n gi i quy t v i vi c qu n lí thay đ i: m c tiêu thay đ i, ng i tài tr thay đ i và tác nhân thay đ i

M c tiêu thay đ i, đi u có th là ng i, n i ch n, t ch c, hay v t, là đ i t ng c a s

thay đ i M c tiêu thay đ i đáp ng cho thay đ i các m c đ bi n thiên M c tiêu thay đ i có th

là khách hàng hay t d án Trong m t s hoàn c nh, nó có th là qu n lí c p cao

Ng i tài tr thay đ i có th là m t hay nhi u ng i hay m t t ch c Nó cung c p "s c

l c" chính đ th c hi n thay đ i Ng i tài tr có th tr giúp b ng vi c công b s h tr cho thay đ i V c b n, ng i tài tr thay đ i t i t qu n lí c p cao

Tác nhân thay đ i có th là ng i, m t nhóm hay m t t ch c Nó th c t l p k ho ch,

t ch c và th c hi n thay đ i, làm vi c nh ch t xúc tác cho thay đ i Ng i qu n lí d án, b i v trí duy nh t c a mình, th ng là tác nhân thay đ i

3.2 V trí quy trình ki m soát trong các quy trình d án

M t k ho ch toàn di n đã đ c đ c p m c (1) trong ch ng này li t kê r t nhi u l nh

v c, đ i t ng c n t ch c qu n lý ch t ch v th i gian, chi phí và ngu n l c trong khuôn kh

ph m vi đã xác đ nh Quá trình th c hi n k ho ch s bám sát t ng đ i t ng này theo các quy trình ki m soát đ n m đ c tình tr ng tiêu hao ngu n l c, ti n đ phát tri n trong nh ng đ nh biên cho phép trên t ng đ i t ng qu n lý Các quy trình ki m soát do đó ph i ti n hành trong

ph n l n vòng đ i c a d án Khi chi phí, l ch trình và ch t l ng đ c phê duy t, Giám đ c d

án ph i xây d ng cách th c đ đ i d án theo đó th c hi n giám sát, tính toán và đi u ch nh hi u

su t Khi d án t ng ti n đ , ki m soát s phát huy kh n ng thông qua vi c giám sát tình hình s

d ng qu th i gian, ti n b c và các ngu n l c theo k ho ch Trong công tác này, Giám đ c d án

ph i ch u trách nhi m theo dõi ch t ch , b o đ m các hành đ ng hi u ch nh và nh ng thay đ i đ i

v i k ho ch c a d án đ c ph n h i trong su t các quy trình ho ch đ nh, th c hi n và các thay

đ i đ u mang l i l i ích và hi u qu Các quy trình ti p t c l p l i trong su t vòng đ i c a d án

S t ng tác gi a vi c ho ch đ nh, th c thi và ki m soát d án s giúp đ m b o thông tin đ c

c p nh t và thông su t

Công tác ki m soát các thay đ i t ng th chính là ki m soát các quy trình nh m l p ra

b ng báo cáo công vi c, Phi u yêu c u thay đ i, H s d án, Các c i ti n v ch t l ng và các đ

xu t và h p đ ng V trí c a ki m soát các thay đ i có th th y rõ trong hình sau:

Hình 2-9 V trí quy trình ki m soát Các quá trình con x y ra trong ki m soát d án:

- Các báo cáo hi u su t: thu t p và truy n đ t thông tin liên quan đ n hi n tr ng ti n đ d

án, c ng nh nh ng d đoán v ti n đ theo th i gian Báo cáo hi u su t cho Giám đ c d

án và các thành viên c a đ i d án cái nhìn t ng th v ti n đ d án liên quan đ n ti n đ

đã ho ch đ nh

Kh i t o quy trình

Ho ch đ nh các quy trình

Th c hi n các quy trình

Ki m soát các quy trình

K t thúc các quy trình

- Các yêu c u thay đ i: B t k yêu c u chính th c nào nh m thay đ i các thông s k thu t cho công vi c c a d án Trong quy trình kh i t o, ch p nh n và th c hi n m t yêu c u thay đ i đ c xác đ nh b i h th ng ki m soát thay đ i Ch c ch n r ng m t yêu c u thay

đ i s d n đ n m t chu i các s ki n – có th c n ph i thay đ i WBS cùng v i l ch trình, ngân sách, phân b ngu n l c, quy đ nh ph m vi, các thông s ch t l ng … i u quan

tr ng là các yêu c u thay đ i đ c gi i quy t theo th t c xem xét, phân tích và d n ch ng

b ng tài li u đ c xác đ nh rõ ràng

- C p nh t k ho ch d án: đ m b o r ng k ho ch d án ph n ánh nh ng m c tiêu m i,

nh ng thông s m i, nh ng c s l ch trình và chi phí m i, chúng là m t ph n quan tr ng

c a quy trình ki m soát thay đ i t ng th N u không có s c p nh t k p th i và chính xác, các thành viên c a đ i d án không th cung c p đánh giá hi n tr ng hi u su t c a d án

Vi c c p nh t k ho ch d án ph i đ c truy n đ t rõ ràng cho nhà tài tr , khách hàng

- Phân tích giá tr thu đ c

- Phân tích xu h ng ki m tra k t qu d án theo th i gian đ xác đ nh xem hi u su t có

đ c c i thi n không hay kém đi Có th dùng đ d báo hi u su t trong t ng lai

Tóm l i

Vi c qu n lí d án là không d dàng gì B n có th xây d ng nh ng k ho ch t t nh t trên

th gi i và v n th t b i R t th ng là th t b i n y sinh t vi c không qu n lí d án theo k ho ch

g c Ng i qu n lí d án hi u qu ph i bi t khi nào các ho t đ ng đi l c v i k ho ch N u b n chú ý r ng d án c a mình đang đi l c v i k ho ch, thì hãy ti n hành các ho t đ ng c n thi t đ thu l i s ki m soát N u b n th y k ho ch c a mình không còn liên quan n a, thì hãy l p k

B C m hoàn toàn b t c s thay đ i ph m vi nào trong su t toàn b d án

C Khuy n khích thay đ i th ng xuyên trong su t vòng đ i d án

D Cân b ng gi a r i ro và chi phí d án

3 Các nhà tài tr d án có nh h ng l n nh t đ n ph m vi, ch t l ng, th i đo n và chi phí c a d án trong su t giai đo n nào?

A Giai đo n l p k ho ch

B Giai đo n th c thi

C Giai đo n hoàn thi n

D Giai đo n xây d ng

4 ánh giá đi m ki m soát trong k ho ch d án ch ra:

A Báo cáo tr ng thái đ n k h n

B Các quy t đ nh đi hay không đi

C Cu c h p ki m soát thay đ i

D Ngày tháng cho ng i s d ng ký k t hoàn t t theo k ho ch

5 D án đ c th c hi n t t theo kinh phí; tuy nhiên đ đáp ng các ph n chuy n giao c a khách hàng thì ngày tháng chuy n giao t i khách hàng s b mu n h n 2 tu n Không có ngu n

l c ph phân công cho d án Giám đ c d án nên làm gì?

A Thay đ i ph m vi các đ c tính c a khách hàng đ chuy n giao s n ph m vào ngày tháng chuy n giao đã h a

B Thông báo cho khách hàng v vi c tr h n và tìm ki m s ng h thích h p b ng tài li u

C Tuân theo quy trình thay đ i đ c phác th o trong quy đ nh d án

D Khi d án n m trong gi i h n kinh phí thì b n ch ng ph i làm gì c

6 Trong tình hu ng nào giám đ c d án đ c yêu c u ph i g i m t yêu c u thay đ i t i nhà tài tr và các đ i t ng liên quan d án

A Th i đi m nào đó yêu c u thay đ i đ c xét duy t

B Khi chi phí v t quá đ bi n đ ng cho phép theo kinh phí

C Khi không có s l a ch n kh thi

8 Nh m t b ph n c a đ nh ngh a ph m vi t ng th và l p k ho ch d án trong giai đo n

kh i t o c a d án, quy đ nh d án và b ng kê công vi c yêu c u giám đ c d án ph i:

A Nghiên c u các quy đ nh c th c a ngành v nh h ng trong d án

B t đ c s nh t trí c a đ i ng thành viên v nhi m v và th i đo n

C Xây d ng c u trúc chi ti t công vi c m t cách chi ti t

D Tính đ n các d phòng cho nh ng đi u ch a bi t

9 Trong các giai đo n l p k ho ch, ti n c n ph i đ c d th o ngân sách cho m t trong

nh ng đi u nào sau đây sau các nhi m v hoàn thi n?

A L p k ho ch l i

B Duy trì

C Ki m soát thay đ i ph m vi d án m i

D Qu n lý c u hình

10 Khi nào thì các quy t đ nh thi u sót x y ra trong vòng đ i d án?

A Sau khi ki m th ch p thu n s n ph m di n ra

B Ngay khi thi u sót đ c phát hi n ra

C B t c th i đi m nào trong su t vòng đ i d án tr c khi chuy n giao nh đã

13 Hai phát bi u nào hình thành c s th c t đ xác l p và tính toán các m c tiêu c a d án? (Ch n 2)

A Các m c quan tr ng đ c xác l p trong k ho ch và không nên thay đ i

B M c quan tr ng có th đo đ c d a vào vi c hoàn t t ph n có th chuy n giao

C Các d án nên đ c l p k ho ch tính đ n các đi m quy t đ nh ti n hành/ không

ti n hành d a vào và b t đ u b ng vi c hoàn t t các ph n có th chuy n giao chính

D Vi c hoàn t t giai đo n phân tích h th ng nh n ra nhi u yêu c u h n so v i d

đ nh ban đ u không nên gây ra b t k thay đ i nào t i kinh phí d án

14 Hai k t qu có th x y ra đ i v i k ho ch d án khi kinh phí b t bu c đ c xác l p