bao cao do an tot nghiepm

Báo cáo đồ án tốt nghiệp Quản lý kho hàng bằng excel MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 4 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 5 MỞ ĐẦU 6 I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu 6 II. Mục đích, mục tiêu của đề tài 6 III. Phương pháp nghiên cứu 7 Triển khai chương trình và đánh giá kết quả đạt được. 7 IV. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 7 CHƯƠNG 1 9 KHẢO SÁT HỆ THỐNG BÁN HÀNG TẠI CỬA 9 HÀNG SƠN VAKOPEC 9 1.1 Giới thiệu tổng quan về cửa hàng Sơn Vakopec 9 1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 9 1.1.3 Nguyên tắc của cửa hàng 9 1.2 Khảo sát hiện trạng 10 1.2.1 Quy trình quản lý của cửa hàng 10 1.2.2 Đánh giá thực trạng của cửa hàng 11 1.2.3 Yêu cầu cho hệ thống mới 11 1.3 Lựa chọn công cụ để phát triển 12 1.3.1 Các hàm dùng để xử lý dữ liệu trong EXCEL 12 a) Các hàm ngày tháng 12 b) Nhóm hàm thống kê và xử lý chuỗi 13 1.3.2 Cơ sở dữ liệu quan hệ 15 a) Khái niệm 15 b) Quản trị cơ sở dữ liệu là gì? 15 CHƯƠNG 2 17 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO 17 CỦA CỬA HÀNG SƠN VAKOPEC 17 2.1 Phân tích các yêu cầu 17 2.1.1 Đối với thủ kho 17 2.1.2 Đối với giám đốc của hàng 17 2.2 Phân tích hệ thống quản lý kho hàng 17 2.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng cho bài toán quản lý kho hàng 18 2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 20 2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 20 2.3 Thiết kế CSDL 29 2.3.1 Các sheet dữ liệu 29 2.3.2 Xây dựng công thức cho các sheet dữ liệu a) Tạo sheets: Tổng hợp nhập xuất tồn 30 CHƯƠNG 3 36 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO 36 3.1 Thiết kế menu 36 3.2 Các mục thông tin: 37 3.2.1 Thiết kế mục danh mục sản phẩm 37 3.2.2 Thiết kế bảng nhập liệu 38 3.2.3 Thiết kế bảng TH NXT 38 3.2.4 Thiết kế bảng Chi tiết NXT 39 3.2.5 Thiết kế bảng Phiếu nhập 40 3.2.6 Thiết kế bảng Phiếu xuất 41 KẾT LUẬN 42 I. Kết quả 42 II. Hướng phát triển của đề tài 42 III. Kết luận 43 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN 44 TÀI LIÊU THAM KHẢO 45

Trang 1

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, em xin cảm ơn các thầy cô trong trường Đại học Bách Khoa Hà Nội nói chung và các thầy cô giáo trong Viện Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông nói riêng đã tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức, kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian qua

Và đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Lê Xuân Thành đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo, hướng dẫn em để em có thể hoàn thành đồ án tốt nghiệp này

Điện Biên, ngày 02 tháng 4 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Minh Thanh

1 SV thực hiện: Trần Thị Minh Thanh_ CHDB14-13026 Khóa 2- Lớp: CNTT

Trang 2

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

SP 3

Sản phẩm 3

SX 3

Sản xuất 3

TT 3

Thông tin 3

DS 3

Danh sách 3

NXT 3

Nhập- Xuất- Tồn 3

TK 4

Thống kê 4

KH 4

Khách hàng 4

MỞ ĐẦU 4

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

2 Hình 1.1 Mô hình chức năng quản lý nhập hàng 13

3 Hình 1.2 Mô hình chức năng quản lý xuất hàng 13

6 Hình 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0) 15

7 Hình 4 Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1) 16

Trang 3

8 Hình 5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh- Quản lý nhập hàng 17

9 Hình 6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh- Quản lý xuất hàng 18

10 Hình 7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh- Quản lý thống kê 19

12 Hình 9 Kiểu liên kết nhà cung cấp cấp hàng cho cửa hàng 27

13 Hình 10 Kiểu liên kết nhân viên nhập hàng vào trong kho 27

14 Hình 11 Kiểu liên kết hàng thuộc loại hàng 28

15 Hình 12 Kiểu liên kết nhân viên quản lý kho hàng 28

16 Hình 13 Kiểu liên kết nhân viên xuất hàng cho khách 28

17 Hình 14 Giao diện chính của chương trình 32

Trang 4

TK Thống kê

MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài nghiên cứu

Ngày nay, đời sống con người ngày càng phát triển, dẫn đến nhu cầu mua sắm và buôn bán của người dân ngày càng được nâng cao Công việc quản lý của các chủ doanh nghiệp, cửa hàng càng gặp nhiều khó khăn và phức tạp

Danh mục các mặt hàng khá nhiều khó khăn cho việc tra cứu và tốn nhiều thời gian xác định giá bán

Việc lập hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất hàng thủ công sẽ mất nhiều thời gian, dễ mắc phải sai sót Mất nhiều thời gian cho việc tính toán công nợ tồn kho, doanh số bán hàng

Trang 5

Hằng ngày, phải đối mặt với rất nhiều câu hỏi khó mà không thể trả lời được ngay như: cửa hàng còn những mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu? Thống kê giao dịch trong ngày? Thu chi trong ngày? Và còn rất nhiều câu hỏi khác

Giải pháp lúc bấy giờ chính là sử dụng sổ kho để ghi chép tuy nhiên với các

số liệu rời rạc khiến dữ liệu khó thống kê Ngoài ra, đối với khách hàng lại mất thêm khoảng thời gian để chờ đợi cửa hàng dò tìm sản phẩm, giá sản phẩm để viết hóa đơn

Ví dụ:

Chủ cửa hàng nhập 20 loại Sơn khác nhau và giao cho nhân viên bán hàng, mấy ngày sau chủ cửa hàng hỏi nhân viên kiểm kê số lượng Sơn còn lại trong cửa hàng hay số Sơn đã bán Lúc đó nhân viên lại phải tìm lần lượt trong kho chứa hay tìm sổ bán hàng để xem đã bán được những loại Sơn nào với số lượng bao nhiêu Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi trong lúc bận nhiều khách mua hàng cùng một lúc và nhiều người bán do đó mỗi người ghi vào một quyển sổ khác nhau như vậy sẽ không thống kê được số lượng bán, nhân viên lại phải kiểm trong kho còn những loại nào và số lượng bao nhiêu để tổng hợp cho chủ cửa hàng Công việc lưu trữ sổ sách thủ công với số lượng các mặt hàng lớn hầu hết ở các khâu làm cho công việc tìm kiếm khó.Việc thống kê báo cáo hàng ngày, hàng tháng… của các mặt hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu số lượng các mặt hàng đa dạng, ngày càng nhiều Nếu hàng ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý bán hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ và quản lý Quản lý kho hàng là một trong những vấn đề then chốt trong mọi cửa hàng

Quản lý hàng không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong cửa hàng Chúng ta luôn thấy những tình trạng bán nhầm giá, nhầm các mặt hàng…

Xuất phát từ nhu cầu trên, em quyết định chọn đề tài “Xây dựng chương trình

quản lý kho hàng cho cửa hàng sơn Vakopec” nhằm giúp cửa hàng giảm thiểu thời gian để thống kê các sản phẩm của cửa hàng mình Bên cạnh đó, chương trình còn

hỗ trợ việc in hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng đem lại sự hài lòng cao nhất từ phía khách hàng

II Mục đích, mục tiêu của đề tài

Từ những kiến thức đã học liên quan tới hoạt động quản lý, đề tài sẽ tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý kho hàng mới nhằm tin học hóa các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính Nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra ngày càng nhiều sản phẩm cho

xã hội Các cửa hàng luôn luôn phát triển, các mặt hàng nhập vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần nhiều kho chứa hàng lưu trữ để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý hàng trong cửa hàng, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hoá trong điều hành và quản lý để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả Đó là những nội dung cơ bản đề cập đến trong đề tài quản lý hàng hóa này

- Quản lý thông tin hàng hóa

- Quản lý giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp

Trang 6

- Quản lý báo cáo, thông kê hằng tháng

Như vậy, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý kho hàng dễ

sử dụng Đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh

III Phương pháp nghiên cứu

Tiến hành thu thập và phân tích những thông tin, tài liệu liên quan đến đề tài

để hình thành nên những ý tưởng tổng quan (mục đích cần đạt đến của chương trình, đối tượng cần hướng đến là ai?, thông tin gì đã có trong tay và sử dụng chúng như thế nào?)

Xác định các yêu cầu nhằm phân tích thiết kế hệ thống chương trình cho phù hợp

Xây dựng chương trình theo những yêu cầu đã đặt ra

Triển khai chương trình và đánh giá kết quả đạt được

IV Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đồ án sẽ là một ví dụ minh họa thu nhỏ về “chương trình quản lý” nói chung

và “quản lý kho hàng” nói riêng

Đồ án sẽ giúp cửa hàng có một cái nhìn tổng quan về các sản phẩm của cửa hàng

Trình bày tổng quan về Excel như ứng dụng của Excel trong tính toán, thống kê,…

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA CỬA HÀNG

Phân tích quy trình nghiệp vụ và xây dựng các chức năng tương ứng của hệ thống Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu cho chương trình quản lý

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH

Trình bày các kết quả đã làm, các công cụ sử dụng để xây dựng chương trình

KẾT QUẢ, HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI VÀ KẾT LUẬN

Trang 7

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG BÁN HÀNG TẠI CỬA

HÀNG SƠN VAKOPEC 1.1 Giới thiệu tổng quan về cửa hàng Sơn Vakopec

1.1.1 Khởi đầu

Tên cửa hàng: Nhà phân phối sơn Vakopec

Địa chỉ: SN91- Tổ 30 - Phường Mường Thanh – Thành phố Điện Biên – Tỉnh Điện Biên

Trong nhiều năm hoạt động cho đến nay, cửa hàng không ngừng phát triển và liên tục mở rộng qui mô hoạt động Chất lượng luôn là mục tiêu đặt lên hàng đầu

mà cửa hàng cho rằng đó là yếu tố thành công và là thế mạnh của cửa hàng Nhất là

Trang 8

một cửa hàng lớn như cửa hàng sơn Vakopec thì yếu tố đó là không thể thiếu được Trong lĩnh vực kinh doanh cửa hàng luôn cập nhật những mẫu sơn mới, cũng như nâng cao về chất lượng các loại mặt hàng Cửa hàng luôn phấn đấu hoàn thành những mục tiêu đặt ra trong kinh doanh Chính vì vậy mà cửa hàng rất thành công trong hoạt động kinh doanh.

So với hệ thống của các cửa hàng khác trong thành phố Điện Biên Cửa hàng sơn Vakopec là cửa hàng có quy mô hoạt động tương đối lớn Hiện nay, cửa hàng

có tổng số cán bộ nhân viên là 10 nhân viên Trong đó:

- Ban giám đốc: 1 người

Hiện nay, cửa hàng đang trên đà phát triển với số lượng lớn, chất lượng đảm bảo, nhóm các mặt hàng ngày càng tăng, đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu

mã Chính điều đó mà cửa hàng luôn đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng Số lượng hoá đơn đặt hàng của khách hàng tăng lên đáng kể, và có rất nhiều hoá đơn đặt hàng với số lượng lớn Điều này cho thấy uy tín của cửa hàng ngày càng được nâng cao trên thị trường

1.1.3 Nguyên tắc của cửa hàng

- Hàng nhập do nhà sản xuất Sơn theo hình thức đặt hàng theo số lượng

- Hàng bán ra: Số lượng giá bán theo quy định chung của cửa hàng, nhà sản xuất và theo giá chung của thị trường

Theo dõi hàng tồn kho

- Cửa hàng có các hình thức tiếp thị, khuyến mại

- Khách hàng: Ưu tiên với những Công ty xây dựng, khách hàng mua số lượng nhiều sẽ được giảm giá Tạo được sự uy tín với khách hàng

1.2 Khảo sát hiện trạng

1.2.1 Quy trình quản lý của cửa hàng

Chúng ta đang sống trong thời kỳ đổi mới, thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá Trong quá trình mở cửa để hội nhập kinh tế, hầu như tất cả các cửa hàng đều thúc đẩy kinh doanh theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hoá Xu hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đòi hỏi tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh Trên thực tế, vẫn còn một phần lớn bộ phận các cửa hàng chưa làm được điều đó Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ và nhất là sự phát triển như vũ bão của ngành CNTT, thì yêu cầu đó không còn là khó khăn trở ngại đối với các cửa hàng Cửa

Trang 9

hàng em muốn nói đến ở đây là cửa hàng sơn Vakopec Trong quá trình khảo sát thực tế em đã thu thập được các thông tin sau:

Các công việc chủ yếu của cửa hàng như sau:

Quá trình nhập hàng được tiến hành như sau:

Căn cứ vào lượng hàng đã bán mà cửa hàng có nhu cầu nhập hàng của nhà sản xuất Với những mặt hàng đã được nhập vào kho hàng, bộ phận quản lý kho sẽ thống kê lên danh sách các loại hàng đã hết Bộ phận kho thực hiện công việc kiểm tra tồn kho Sau đó, bộ phận kho xin ý kiến của bộ phận triển khai kế hoạch của cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng Bộ phận triển khai kế hoạch sẽ gửi quyết định đồng ý nhập các loại hàng trong kho đã hết Công việc của bộ phận kho lúc này là liên hệ với nhà sản xuất Nếu nhà sản xuất có thể đáp ứng những mặt hàng mà cửa hàng yêu cầu và được giám đốc cửa hàng phê duyệt thì nhập hàng Khi hàng về nhân viên

kỹ thuật kiểm tra hàng Nhân viên kỹ thuật giao hàng cho bộ phận kho Bộ phận kho tiến hành nhập hàng và lập hóa đơn nhập hàng với danh sách các loại hàng cần nhập Với những loại hàng được nhập vào kho, bộ phận kho của cửa hàng và bên giao hàng của nhà cung cấp, phải kiểm tra lại số lượng cũng như chất lượng của các mặt hàng Kiểm tra về nguồn gốc của sản phẩm để đảm bảo chất lượng, đảm bảo hàng không bị sáo trộn, để không làm ảnh hưởng đến uy tín về chất lượng các loại mặt hàng của cửa hàng trong hoạt động kinh doanh Với các loại hàng đã hết ở trong kho bộ phận kinh doanh sẽ lên kế hoạch nhập hàng của các nhà cung cấp Mỗi khi có hàng mới được nhập về, bộ phận kỹ thuật kiểm tra số lượng cũng như chất lượng Kiểm tra hàng hóa có đúng là các loại hàng mà cửa hàng cần nhập không Kiểm tra mẫu mã số lượng, chất lượng Kiểm tra hàng hóa và chuyển vào kho lưu trữ của cửa hàng

2 Bán hàng

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của cửa hàng Khách hàng xem bảng báo giá hàng của cửa hàng, để lựa chọn hàng Khi lựa chọn xong cửa hàng kiểm tra hàng trong kho còn hay không Nếu không còn thì thông báo lại cho khách hàng Nếu còn thì tiến hành viết phiếu xuất hàng Khách nhận hàng và thanh toán tiền cho cửa hàng Mỗi lần xuất hàng, thông tin hàng xuất sẽ ghi lại vào sổ xuất hàng

Các số liệu ghi chép được chuyển về bộ phận kế toán kho, nếu có sự thay đổi về các mặt hàng, thì được cập nhật và tính số tồn kho của từng loại mặt hàng

Hàng tháng, số lượng nhập, số lượng xuất được cộng dồn vào thẻ kho theo từng loại hàng để lên báo cáo kho Sau một tháng làm việc, nhân viên bộ phận kho vẫn phải làm nhiệm vụ thống kê các loại hàng tồn và các loại hàng đã hết Quá trình diễn ra tương tự như với quí, với năm Việc thống kê đó là rất cần thiết trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng Với việc thống kê đó sẽ nắm bắt được những con số

Trang 10

khả quan về tình hình kinh doanh của cửa hàng tại từng thời điểm cụ thể một cách chi tiết.

Về phần theo dõi công nợ của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập các hoá

đơn thu công nợ và gửi cho khách hàng khi đến hạn trả

Thống kê báo cáo: Hàng tháng nhân viên lập phiếu thông báo cho cửa hàng

biết tình hình của cửa hàng trong tháng, thống kê chi tiết mặt hàng nào bán chạy và mặt hàng nào còn tồn, từ đó có kế hoạch nhập hàng cho hợp lý

Sau mỗi ngày làm việc, các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ sắp xếp lại các mặt hàng trong kho hàng để kiểm kê báo cáo với tổ trưởng nhân viên Sau khoảng 1 tuần hoặc một tháng chủ cửa hàng, tổ trưởng nhân viên sẽ dựa vào sổ sách giấy tờ

để tổng hợp lượng hàng hoá đã bán, lưọng hàng hoá còn tồn đọng trong kho và những mặt hàng nào đã hết, sắp hết, mặt hàng nào cần phải nhập thêm, mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng, thống kê số nợ của khách hàng dựa vào hoá đơn bán hàng rồi yêu cầu khách hàng trả nợ

1.2.2 Đánh giá thực trạng của cửa hàng

Qua khảo sát thực trạng của cửa hàng sơn Vakopec thì ta thấy có một số nhược điểm sau:

Chưa có chương trình quản lý kho cho cửa hàng nên việc nhập hàng và xuất hàng, tốn công sức cho việc thống kê, báo cáo tổng hợp, ngoài ra còn có thể dẫn đến thiếu thông tin, thừa thông tin, sai lệch giữa các thông tin

Việc thống kê về hàng hóa tốn công sức, chỉ có thể xem qua các phiếu của của hàng nhưng lại không đầy đủ và chính xác

Khó thực hiện việc cập nhật thường xuyên các thông tin khi thay đổi như mỗi khi cửa hàng cho ra một sản phẩm mới

1.2.3 Yêu cầu cho hệ thống mới

Hiện tại cửa hàng sơn đang quản lý số lượng lớn các loại sơn Mà việc quản lý lại dựa vào phương pháp thủ công trên giấy và làm bằng tay.Vì vậy công việc quản

lý gặp rất nhiều khó khăn, không mang lại hiệu quả cao

Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho công việc quản lý, giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo,xử lý tính toán được quản lý trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy đủ, chính xác và tiện lợi nhất cho người sử dụng Chính vì vậy, việc tạo lập một chương trình quản lý kho hỗ trợ những thông tin một cách nhanh chóng chính xác, đầy đủ là việc rất cần thiết đối với cửa hàng

Với thời đại thông tin phát triển vũ bão như hiện nay, khái niệm chương trình quản lý không còn xa lạ với mọi người, việc quản lý những sản phẩm đang trở nên một nhu cầu cần thiết cho mỗi của hàng Vì vậy cửa hàng sơn Vakopec đã xây dựng một chương trình quản lý kho để thực hiện chức năng quản lý sản phẩm của cửa hàng

Nội dung phần này sẽ giới thiệu khái quát về chương trình quản lý của cửa hàng

Trang 11

Với mục tiêu đặt ra ở trên chương trình quản lý kho của cửa hàng sơn Vakopec

là chương trình quản lý các sản phẩm hàng hóa của cửa hàng Việc này giúp cho của hàng có thể chủ động và tiết kiệm thời gian của chính mình

Nội dung cơ bản của chương trình quản lý kho

* Đối với giám đốc:

Có thể xem thông tin về các sản phẩm hiện có của của hàng

Có thể xem được chi tiết nhập- xuất- tồn, doanh thu của cửa hàng

* Đối với bộ phận kho:

Có thể dễ dàng thay đổi thông tin, giá cả và cập nhật thêm những sản phẩm mới

Quản lí hóa đơn đặt hàng của khách hàng dễ dàng và chặt chẽ

Thống kê số loại sản phẩm, hóa đơn, doanh thu,…

1.3 Lựa chọn công cụ để phát triển

Microsoft office EXCEL được tích hợp trong bộ Office của Microsoft Là một phần mềm ứng dụng để tạo ra các bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

- Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

- Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

- Vẽ đồ thị và các sơ đồ

- Tự động hóa các công việc bằng các Macro

- Và nhiều ứng dụng khác trong lĩnh vực kế toán, kỹ thuật, thống kê,

* Tìm hiểu chi tiết ứng dụng của excel trong lĩnh vực kế toán, thống kê

1.3.1 Các hàm dùng để xử lý dữ liệu trong EXCEL

- Trong đó: Serial_number là bắt buộc, ngày trong năm mà bạn muốn tìm

Ngày bạn nên nhập bằng hàm Date

Trang 12

- Chức năng: Trả về năm của một ngày một ngày tương ứng nào đó Năm được trả về dạng số nguyên trong khoảng từ 1900 đến 9999.

* Hàm DATE

- Cú pháp: DATE( year, month, day)

- Trong đó: Year, month, day: lần lượt là năm, tháng, ngày cần nhập.

- Chức năng: Trả về biểu thức ngày tháng năm đã nhập

- Hàm IF trong Excel kiểm tra một điều kiện đúng hoặc sai Nếu điều kiện

là đúng thì hàm trả về một giá trị, nếu điều kiện sai hàm trả về giá trị khác

- Hàm thường có 3 đối số: điều kiện bạn muốn kiểm tra, giá trị trả về nếu điều kiện đúng, và giá trị trả về nếu điều kiện sai

Cú pháp của hàm IF trong Excel:

IF (Điều kiện kiểm tra, giá trị nếu điều kiện đúng, giá trị nếu điều kiện sai)Điều kiện kiểm tra

Điều kiện kiểm tra sẽ đánh giá một biểu thức để xem nó TRUE (đúng) hay FALSE (sai)

Toán tử dùng để kiểm tra: = (Bằng); > (Lớn hơn); < (Nhỏ hơn); >= (Lớn hơn hoặc bằng); <= (Nhỏ hơn hoặc bằng)

Giá trị điều kiện đúng

Điều kiện IF đúng sẽ trả về một giá trị hoặc phép toán Dù là giá trị hay phép toán thì kết quả vẫn trả về trong ô có chứa hàm IF()

Giá trị điều kiện sai

Điều kiện IF sai sẽ trả về một giá trị hoặc một phép toán và kết quả trả về trong ô chứa hàm IF()

Trang 13

Cell nào thì lệch sang cột được chỉ định (col_index_num) để lấy giá trị trong Cell

- Table_array: Là một bảng thông tin, qua đó dữ liệu được tìm kiếm Table_array có thể là một dãy hoặc một tên Đặt Table_array trong giá trị tuyệt đối ($A$1:$D$20)

- Col_index_num: Là số thứ tự của cột nằm trong table_array Số thứ tự này phải lớn hơn hoặc bằng 2 Ví dụ: Col_index_num=2 sẽ cho giá trị trong cột thứ hai của table_array, Col_index_num=3 sẽ cho giá trị trong cột thứ ba của table_array, …

(Nếu Col_index_num=0 thì hàm Vlookup cho ra giá trị lỗi #VALUE, nếu Col_index_num=1 thì kết quả dò tìm là chính nó, nếu Col_index_num lớn hơn số lượng cột trong table_array thì hàm Vlookup cho ra giá trị lỗi #REF!)

- Range_lookup: Là một giá trị (0 hoặc 1) hay giá trị logic (false hoặc true) cho biết ta có muốn tìm một liên kết chính xác hay không Nếu không chỉ định range_lookup thì mặc nhiên là 1 hay true

+ Nếu Range_lookup=1 (true): Cột đầu tiên của table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (… -2, -1, 0, 1, 2 hoặc A, B, …Z hoặc False, True), ngược lại có thể hàm Vlookup sẽ cho giá trị không đúng

+ Nếu hàm Vlookup không tìm thấy lookup_value và range_lookup=1 (true) thì nó sử dụng giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value

+ Nếu range_lookup=0 (false): Cột đầu tiên trong table_array không cần sắp xếp theo thứ tự nào cả Trường hợp này được sử dụng phổ biến nhất.Nếu hàm Vlookup không tìm thấy lookup_value và range_lookup=0 (false) thì nó cho giá trị lỗi #N/A

* Hàm sum

Hàm sum thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính Sử dụng

hàm Sum trong Excel giúp chúng ta tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức so với cách tính thủ công thông thường

Cú Pháp: =SUM (number 1, number 2, …)

Chức Năng: Tính tổng number 1, number 2, … thông tin phục vụ cho quản lý.Trong Đó: number 1, number 2, … là các đối số mà bạn muốn tính tổng

Chú ý:

- Ô tính có giá trị logic TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0

Trang 14

- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.

* Hàm SUBTOTAL

Cú pháp: SUBTOTAL (function_num,ref1,ref2, )

Function_num là các con số từ 1 đến 11 qui định hàm nào sẽ được dùng để

tính toán trong subtotal

Ref1, ref2, là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính

trên đó

Đối số đầu tiên của của hàm SUBTOTAL xác định hàm thực sự nào sẽ được

sử dụng khi tính toán trong danh sách bên dưới Ví dụ nếu đối số là 1 thì hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhưng hàm AVERAGE, nếu đối số thứ nhất là 9 thì hàm hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhưng hàm SUM

Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất

1.3.2 Cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực rất quan trọng của công nghệ thông tin mà nếu thiếu

nó nhiều vấn đề đặt ra sẽ khó giải quyết được Cơ sở dữ liệu được định nghĩa là kho thông tin về một chủ đề, được tổ chức hợp lý để dễ dàng quản lý và truy tìm Bất kỳ kho thông tin nào đáp ứng được yêu cầu này đều có thể coi là một cơ sở dữ liệu Trên Excel, một danh sách (list) được coi là một cơ sở dữ liệu nếu dòng tiêu đề chỉ gồm một dòng cấu trúc, các dữ liệu trên mỗi cột phải cùng kiểu và danh sách phải có ít nhất một dòng Mỗi danh sách thường lưu trữ thông tin của một đối tượng trong thế giới thực hoặc các thông tin liên quan giữa chúng

b) Quản trị cơ sở dữ liệu là gì?

Chương trình quản trị cơ sở dữ liệu là một chương trình ứng dụng trên máy tính các công cụ để truy tìm, sửa chữa, xoá và chèn thêm dữ liệu Các chương trình này cũng có thể dùng để tạo lập một cơ sở dữ liệu và tạo ra các báo cáo, thống kê Các chương trình quản trị cơ sở dữ liệu liên quan khá thông dụng hiện nay tại Việt Nam

là Foxpro, Access, Excel cho ứng dụng nhỏ, DBL, MSSQL và Oracle cho ứng dụng vừa và lớn

Quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ là một cách quản lý cơ sở dữ liệu trong đó dữ liệu được lưu trữ trong các bảng dữ liệu hai chiều gồm các cột và các hàng, có thể liên quan với nhau nếu các bảng đó có một cột hoặc một trường chung nhau

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một quá trình xử lý xoay quanh các vấn đề sau đây:

Trang 15

+ Lưu trữ dữ liệu

+ Truy nhập dữ liệu

Ba vấn đề chính ở trên có mối quan hệ mật thiết, phụ thuộc lẫn nhau và chúng được liệt kê theo thứ tự thực hiện mỗi ứng dụng

Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ (Relationship Database Management System -

RDMS) được xây dựng làm đơn giản hoá quá trình lưu và đọc dữ liệu RDMS cung

cấp khả năng giao tiếp tốt với dữ liệu và giúp người lập trình tự do trong lĩnh vực quản lý truy cập cơ sở dữ liệuSau đây là các bước xây dựng một cơ sở dữ liệu theo

mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ:

+ Tổ chức dữ liệu theo nhóm logic (table)

+ Xác định các mối quan hệ giữa các table

+ Tạo tập tin cơ sở dữ liệu và định nghĩa cấu trúc của các table trong cơ sở dữ liệu + Lưu dữ liệu

Hai bước đầu là hai bước thiết kế cơ sở dữ liệu và đây là hai bước cực kỳ quan trọng Nếu được thiết kế tốt, các khía cạnh khác sẽ được giải quyết dễ dàng hơn; ngược lại việc khai thác cơ sở dữ liệu sẽ không hiệu quả và chương trình sẽ có những lỗi rất khó phát hiện

Các bước chính khi tiến hành thiết kế một cơ sở dữ liệu:

CỦA CỬA HÀNG SƠN VAKOPEC 2.1 Phân tích các yêu cầu

2.1.1 Đối với thủ kho

Khi thủ kho truy cập menu sẽ cung cấp những chức năng:

- Chức năng nhập liệu

Trang 16

Chức năng này sẽ cho phép nhập, sửa các thông tin về sản phẩm của cửa hàng: ngày ghi sổ, mã hàng, tên hàng.

Các sản phẩm này sẽ được phân loại theo từng hãng sản xuất, theo tên chủng loại

- Chức năng thống kê nhập – xuất- tồn

Khi nhập đầy đủ thông tin về sản phẩm thủ kho có thể thống kê được mặt hàng nào còn, mặt hàng nào sắp hết, đã hết

- Chức năng thống kê sổ kho

Chức năng này có thể in sổ kho để xem số lượng các sản phẩm đã nhập, xuất trong một kỳ bán hàng

- Chức năng giới thiệu cửa hàng:

Giới thiệu các thông tin về cửa hàng

2.1.2 Đối với giám đốc của hàng

Chức năng thống kê nhập – xuất- tồn

Khi nhập đầy đủ thông tin về sản phẩm thủ kho có thể thống kê được mặt hàng nào còn, mặt hàng nào sắp hết, đã hết

- Chức năng thống kê sổ kho

Chức năng này có thể in sổ kho để xem số lượng các sản phẩm đã nhập, xuất trong một kỳ bán hàng

2.2 Phân tích hệ thống quản lý kho hàng

Hiện nay ở nước ta tương đối phổ biến hình thức quản lý hàng hóa bằng các chương trình ứng dụng

Với một chương trình quản lý thì yêu cầu của đối tác đặt ra là phải thể hiện được các chức năng:

Quản lý các sản phẩm của cửa hàng

Quản lý số lượng đơn đặt hàng

Ta phải quản lý các sản phẩm hiện có tại cửa hàng một cách khoa học, chi tiết Đây là một yêu cầu khá quan trọng đặt ra cho chương trình Tổ chức dữ liệu: Cơ sở

dữ liệu về sản phẩm phải thật thuận tiện cho việc cập nhật, bổ sung, sửa chữa và dễ dàng thể hiện Khi thống kê sản phẩm trong cửa hàng phải chính xác và nhanh chóng

Từ những yêu cầu trên ta có sơ đồ chức năng của bài toán quán lý kho hàng

2.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng cho bài toán quản lý kho hàng

a) Mô hình chức năng tổng thể

Hệ thống bao gồm các chức năng chính sau đây

Hệ thống quản lý kho hàng

Quản lý nhập

hàng

Quản lý xuất hàng

Thống kê

Trang 17

Hình 1: Mô hình chức năng tổng thể

Mô tả hệ thống:

- Quản lý nhập hàng: do bộ phận nhập hàng đảm nhiệm Với công việc là gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp, trực tiếp theo dõi việc chuyển và nhận hàng từ nhà cung cấp đến kho hàng của cửa hàng

- Quản lý xuất hàng: do bộ phận bán hàng và bộ phận kho hàng đảm nhiệm Quản lý tất cả các sản phẩm bán ra và các thông tin về khách hàng, đồng thời đảm nhiệm việc vận chuyển và bàn giao sản phẩm đến tận tay khách hàng

- Quản lý doanh thu: Do bộ phận kế toán kho đảm nhiệm Với chức năng thu – chi, quản lý công nợ đối với khách hàng

b) Mô hình chức năng Quản lý nhập hàng

Quản lý nhập hàng do bộ phận nhập hàng trực tiếp đảm nhiệm và giao dịch với nhà cung cấp sản phẩm nhằm mục đích có đủ số lượng hàng phục vụ cho quá trình buôn bán của cửa hàng

Hình 1.1: Mô hình chức năng quản lý nhập hàng

Mô tả chức năng:

- Lập phiếu nhập: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà sản xuất sản phẩm

Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng để nhập vào kho lưu trữ

- Cập nhật hóa đơn: Sản phẩm, thông tin, phiếu giao hàng từ nhà sản xuất sẽ được tiếp nhận Đồng thời có nhiệm vụ thanh toán với nhà cung cấp

c) Mô hình chức năng Quản lý xuất hàng

Quản lý xuất hàng

Lập phiếu xuất hàng

Cập nhật TT khách hàng

Lập báo cáo bán hàngQuản lý nhập hàng

Trang 18

Hình 1.2: Mô hình chức năng quản lý xuất hàng

d) Mô hình chức năng thống kê

Hình 1.3: Mô hình chức năng thống kê

Mô tả chức năng:

- Thống kê NXT: là việc không thể thiếu, để báo cáo tình hình hàng trong kho đến ban giám đốc Qua đó thông tin cho bộ phận bán hàng về lượng có trong kho để trao đổi buôn bán với khách hàng Thông tin đến bộ phận nhập hàng để báo hàng nào còn, hàng nào hết

- Thống kê tiền hàng: Tổng hợp các khoản thu tiền thu được từ hóa đơn bán hàng Tổng hợp các khoản thu chi để mua sản phẩm, bán sản phẩm

2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

Thống kê tiền hàngThống kê

Thống kê NXT

Trang 19

Dựa vào chức năng chi tiết của hệ thống đã phân tích ở trên, ta xây dựng biểu

đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng như sau:

Hình 2: Biểu đồ phân cấp chức năng

2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu

a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)

Biểu đồ mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống Trong đó chỉ

có một chức năng duy nhất đó là hệ thống quản lý kho hàng Xác nhận các tác nhân đối với hệ thống

Tác nhân ngoài của hệ thống là Khách hàng, nhà cung cấp,… Với các luồng

dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và các tác nhân ngoài

Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh hay còn gọi là mức 0:

Thông tin khách hàng Phiếu nhập

Cập nhật

TT KH

Lập báo cáo bán hàng

Thống kêNXT

Thống kê tiền hàng

Hệ thống kho hàng

Khách hàng

Nhà sản xuất

Ban giám đốc

Trang 20

Đơn đặt hàng

Phiếu xuất

Thông tin trả lời

Yêu cầu

Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ( mức 0)

b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

Biểu đồ mức đỉnh miêu tả các chức năng chính của hệ thống, xác định rõ hơn mối quan hệ giữa các tác nhân trong của hệ thống Chức năng chính của hệ thống có

3 chức năng cơ bản đó là:

- Quản lý nhập hàng

- Quản lý xuất hàng

- Thống kêTrong đó còn xác định thêm kho dữ liệu: Danh mục hàng hóa

Hóa đơn bán hàng Khách hàng

Thông tin khách hàng

Hóa đơn

Tư vấn Hóa đơn bán hàng + tiền

Trang 22

Trang 23

Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2)

Đối với mỗi chức năng trên ta thành lập biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh định nghĩa và diễn tả các chức năng đó theo cách sau:

+ Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con

+ Thay các chức năng trên bằng các chức năng con thích hợp

+ Nghiên cứu các quan hệ của chức năng con từ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu nội bộ

Bộ phận kho hàng

Bộ phận tài chính

Nhà cung cấp

Trang 24

Thanh toán hóa đơn

Yêu cầu thanh toán

Thông tin trả lời

Hóa đơn

Hình 5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh- Quản lý nhập hàng

* Chức năng Quản lý xuất hàng

Các chức năng chính trong quản lý xuất hàng đó là:

1 Lập phiếu xuất hàng

2 Cập nhật thông tin khách hàng

3 Lập báo cáo bán hàng

Hàng + hóa đơn bán hàng

3

Báo cáo bán hàng

2

Cập nhật thông tin khách hàng

Khách hàng

Bộ phận kế toán kho

Bộ phận kho hàng

Định dạng
Số trang	48
Dung lượng	674,5 KB
File đính kèm	QUAN LY KHO.rar (45 KB)