Chương trình hành động hiệu quả

Chương trình hành động hiệu quảLàm việc như một nhà khoa học Trong bài trước, bạn đã được làm quen với ý tưởng “Danh sách việc cần làm” để quản lý tất cả mọi đầu việc rồi.. Trong một Chư

Chương trình hành động hiệu quả

Làm việc như một nhà khoa học

Trong bài trước, bạn đã được làm quen với ý tưởng “Danh sách việc cần làm” để quản lý tất cả mọi đầu việc rồi Tuy nhiên danh sách này chỉ mới liệt kê ra công việc mà chưa có kế hoạch cụ thể để xử lý từng công việc một Ví dụ, bạn sẽ thấy việc “Gọi cho Huy” rất đơn giản lại được xếp cạnh một đầu việc khác phức tạp hơn nhiều là “Bắt đầu sơn sửa lại nhà” Rõ ràng, về quy mô, thời gian và mức độ đầu tư, hai việc này hoàn toàn không tương xứng nhưng lại được xếp ngang nhau

Điều đó có nghĩa là, bạn có xu hướng thực hiện từng việc riêng lẻ nhưng không đưa ra được quy trình thực hiện cho những dự án lớn Giả sử bạn ưu tiên làm ngay dự án đó đi chăng nữa, bạn cũng chẳng còn thời gian mà làm thêm các đầu việc khác Khuyết điểm này sẽ đặc biệt gây khó khăn cho những người ở vị trí quản lý cấp cao vì bản thân công việc đòi hỏi họ phải làm nhiều việc cùng một lúc Để xử lý tình huống này, bạn nên dùng phương pháp “Chương trình hành động” – một phiên bản mở rộng của “Danh sách việc cần làm”

Chương trình hành động là một tài liệu chứa đựng nhiều mục tiêu trong ngắn, trung và dài hạn, giúp bạn chủ động phân bổ thời gian cho tất cả dự án Trong một Chương trình hành động, tất cả dự án đều được sắp xếp theo thứ tự nên bạn chỉ cần chú tâm giải quyết các công việc quan trọng mà không cần lãng phí thời gian vào những chuyện khác Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng chức năng

“phân quyền” trong Chương trình này để san sẻ bớt công việc cho người khác, giúp tiết kiệm thời gian và sức lực mà vẫn đạt năng suất làm việc cao

4 bước lập ra một Chương trình hành động

Bước 1 Thu thập

Trước hết, liệt kê ra tất cả công việc đang cần xử lý ở xung quanh bạn Cố gắng thu thập và ghi lại mọi thứ, từ nhỏ tới lớn, từ riêng tới chung…tóm lại là bất cứ việc nào còn đang dang dở cần bạn giải quyết

Trên thế tế, danh mục này vẫn đang diễn tự động mà chẳng cần tới sự can thiệp của bạn Chẳng hạn email vẫn tự động được lưu lại trong hộp thư, các bản ghi nhớ vẫn đang được lưu lại trong tập hồ sơ, thư vẫn đều đặn bay vào hộp thư và các yêu cầu giải quyết công việc vẫn tới tấp đầy lên trong hộp thư thoại…

Nhưng cũng còn rất nhiều việc khác cần bạn thu thập và lưu lại trong cùng một chỗ, gồm những dự định vốn chỉ nằm trong đầu bạn hoặc ở sâu trong ngăn kéo, các ý tưởng vốn chỉ được ghi nhanh trên các mảnh giấy nhỏ… Tập hợp hết lại

và lưu trữ tại một chỗ thôi

Và quan trọng nhất, hãy nhớ mục tiêu cá nhân của bạn luôn được đặt lên hàng đầu trong danh sách này

GỢI Ý 1 NẾU CỨ ĐỂ “DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM” LỞN VỞN TRONG ĐẦU, CHẮC CHẮN SẼ CÓ NGÀY BẠN RƠI VÀO

KHỦNG HOẢNG TRẦM TRỌNG BẠN LƠ

MƠ KHÔNG BIẾT MÌNH CÓ QUÊN GÌ KHÔNG, RỒI LẠI THẤT VỌNG KHI THẤY KHÔNG THỂ HOÀN THÀNH HẾT CÁC

MỤC TIÊU ĐỀ RA.

CHI BẰNG HÃY TỰ GIẢI PHÓNG NỖI ÁM ẢNH ĐÓ BẰNG CÁCH VIẾT LẠI VÀ SẮP

XẾP LẠI MỌI THỨ TRONG MỘT

CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG VIỆC ĐÓ

SẼ GIÚP BẠN TẬP TRUNG HƠN, ĐƠN GIẢN VÌ KHÔNG PHẢI BẬN TÂM BẮT

MÌNH NHỚ HẾT MỌI CHUYỆN.

GỢI Ý 2 THÔNG THƯỜNG, MỘT NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU THỰC HIỆN MỘT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG CÓ THỂ PHẢI LOAY HOAY

CẢ TIẾNG ĐỂ SẮP XẾP VÀ TỔ CHỨC CÁC DỰ ÁN NHƯNG DÙ SAO, ĐÓ CŨNG

LÀ CHI PHÍ HỢP LÝ ĐỂ BẮT ĐẦU KIẾN THIẾT LẠI CUỘC SỐNG BẢN THÂN CŨNG ĐỪNG QUÊN BỎ MỘT ÍT THỜI GIAN ĐỂ CẬP NHẬT CHƯƠNG TRÌNH

THƯỜNG XUYÊN.

GỢI Ý 3 BẠN NÊN SỬ DỤNG NHỮNG PHẦN MỀM NHƯ WORD HOẶC EXCEL KHI THỰC

HIỆN MỘT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH

ĐỘNG ĐỂ DỄ DÀNG CẮT DÁN, CẬP NHẬT MÀ KHÔNG MẤT QUÁ NHIỀU THỜI

GIAN BIÊN SOẠN LẠI.

Bước 2 Giản lược

Giờ là lúc xào nấu lại danh sách ở trên một bằng cách săm soi từng mục một Nên nhớ trong cuộc sống có rất nhiều thứ chẳng liên quan và cũng chẳng quan trọng với bạn nên cứ mạnh dạn gạch bỏ những “việc không tên” ấy trong danh mục

Bước 3 Tổ chức và sắp xếp gồm 3 bước phần nhỏ

Trước hết, rà soát lại danh mục xem có đầu việc nào thuộc cùng một dự án lớn hơn không Nhóm chúng lại

Ví dụ, việc sửa lại phòng khách và sơn lại phòng tắm sẽ được xếp chung vào dự

án “Cải tạo nhà” Hoặc “yêu cầu đóng góp cho hệ thống mạng máy tính mới” tất nhiên sẽ được gộp chung với “yêu cầu kiểm tra và hướng dẫn cách sử dụng máy tính” trong dự án “hệ thống máy tính”

Cứ thế, rồi bạn thấy các đầu việc sẽ được tự động gom lại với nhau thật gọn gàng

Nên để riêng các mục tiêu cá nhân vào “dự án cá nhân” nhé!

Tiếp đó, rà soát và xếp thứ tự ưu tiên cho từng dự án bằng cách cho điểm hoặc đánh số từ A (rất quan trọng) tới F(không quan trọng) Nên đặt dấu “cực kì

quan trọng” cho các mục tiêu cá nhân

Cuối cùng, sắp xếp những dự án đó vào Chương trình hành động theo 3 phần

1 “Danh sách các bước tiếp theo” gồm những thao tác nhỏ để thực hiện dự

2 “Danh sách phân công công việc” gồm những công việc đã phân công cho người khác

3 “Danh mục dự án” gồm tất cả dự án hiện tại và các thao tác khác cần thực hiện để đóng góp cho các dự án đó

Trong đó phần 3, tạo “Danh mục dự án” là trọng tâm của giai đoạn này, giúp bạn tập hợp tất cả dự án đã được sắp xếp thứ tự và những nhiệm vụ riêng lẻ khác cần được hoàn thành

Thông thường, “Danh mục dự án” sẽ nằm ở sau cùng của Chương trình hành động và thường được xem lại mỗi tuần một lần

Tiếp đó, tạo “Danh sách Phân công công việc” bằng cách xem lại toàn bộ Danh mục dự án, tìm ra công việc nào nên phân bổ cho người khác Ghi tên của người được phân công ngay bên dưới kèm theo thỏa thuận giữa bạn và người đó

Gợi ý

ĐỪNG QUÁ LO LẮNG NẾU BẠN CHƯA TỪNG PHÂN CÔNG CHO AI HOẶC CHƯA THỎA THUẬN ĐƯỢC CÁC ĐIỀU KHOẢN CHỈ CẦN LÀM XONG SƯỜN BÀI, SAU NÀY BẠN SẼ THA HỒ ĐƯỢC THỰC

HÀNH.

THÔNG THƯỜNG, “DANH SÁCH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC” NÊN NẰM TRƯỚC

“DANH MỤC DỰ ÁN” VÌ BẠN THƯỜNG

XEM LẠI DANH SÁCH ĐÓ HƠN.

TIẾP ĐÓ, TẠO “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” BẰNG CÁCH TÌM RA DỰ ÁN NÀO ĐƯỢC ƯU TIÊN CAO NHẤT, CHIA NHỎ DỰ ÁN ĐÓ THÀNH CÁC ĐẦU VIỆC NHỎ HƠN VÀ DỄ THỰC HIỆN HƠN.

“DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” NÊN ĐƯỢC SẮP Ở TRANG ĐẦU TIÊN TRONG CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG VÌ

SẼ ĐƯỢC THAM KHẢO RẤT NHIỀU LẦN

TRONG NGÀY.

Gợi ý 1

KHI ĐANG LẬP “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO”, NẾU THẤY VIỆC NÀO CHỈ CẦN VÀI PHÚT XỬ LÝ THÌ LÀM LUÔN ĐI NHƯNG PHẢI NHỚ QUAY LẠI VÀ HOÀN THÀNH NÔT CHƯƠNG TRÌNH HÀNH

ĐỘNG NHÉ!

Gợi ý 2

TRONG QUÁ TRÌNH LẬP “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO”, NẾU PHÁT HIỆN RA DỰ ÁN NÀO THẬT SỰ QUAN TRỌNG, BẠN NÊN TẠO THÊM MỘT VÀI

“DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” ĐỂ

HỖ TRỢ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐÓ CÁC

DỰ ÁN KHÁC SẼ ĐƯỢC TIẾT CHẾ Ở MỨC THẤP NHẤT TRONG TRƯỜNG HỢP CÓ QUÁ NHIỀU DỰ ÁN THUỘC TẦM “CỰC KÌ QUAN TRỌNG”, NÊN CHO MỖI DỰ ÁN VÀI “DANH SÁCH CÁC BƯỚC

TIẾP THEO”.

Gợi ý 3

NÊN NHỚ, MỖI “BƯỚC TIẾP THEO” PHẢI THẬT GỌN GÀNG VÀ HỢP LÝ ĐỂ CÓ THỂ HOÀN THÀNH TRONG VÒNG 2 TIẾNG ĐỒNG HỒ ĐÓ LÀ CÁCH GIÚP BẠN GIỮ LỬA CHO MỌI DỰ ÁN VÀ CÓ

ĐƯỢC NGÀY LÀM VIỆC THẬT NĂNG

ĐỘNG VÀ HIỆU QUẢ.

VÍ DỤ, NẾU “BƯỚC TIẾP THEO” CỦA BẠN LÀ VIẾT MỘT BÀI BÁO, HÃY CHIA NHỎ VIỆC ĐÓ THÀNH CÁC THAO TÁC

LÀ TÌM KIẾM, LÊN KẾ HOẠCH, VIẾT, ĐỌC LẠI VÀ ĐIỀU CHỈNH ĐẶT THAO TÁC TÌM KIẾM LÀ “BƯỚC TIẾP THEO” VÀ

BỎ TOÀN BỘ CÁC THAO TÁC KHÁC VÀO

THƯ MỤC DỰ ÁN.

Gợi ý 4

NÊN SẮP XẾP DANH SÁCH CÁC “BƯỚC TIẾP THEO” THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN TỪ

A ĐẾN F DỰA TRÊN TẦM QUAN TRỌNG, TÍNH KHẨN CẤP, TRỊ GIÁ VÀ MỨC ĐỘ

LIÊN QUAN TỚI DỰ ÁN.

CUỐI CÙNG, VIỆC CÒN LẠI CỦA BẠN LÀ

XỬ LÝ NHỮNG “BƯỚC TIẾP THEO” ĐÓ NẾU TRONG DANH MỤC CÓ QUÁ NHIỀU

THAO TÁC BỊ “TRÌ TRỆ”, HÃY CÂN

NHẮC CÓ NÊN HỦY BỎ NHỮNG DỰ ÁN NÀY KHÔNG HOẶC ĐẶT CHO CHÚNG

ƯU TIÊN CAO HƠN KHÔNG.

CŨNG ĐỪNG THAM LAM BỎ QUÁ NHIỀU THAO TÁC TRONG “DANH SÁCH CÁC

BƯỚC TIẾP THEO”.

Gợi ý 5

TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC, CÂN NHẮC XEM CÓ THỂ GIAO VIỆC CHO NGƯỜI KHÁC ĐƯỢC KHÔNG? NẾU CÓ, XẾP VIỆC ĐÓ VÀO “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” VỚI MÔ TẢ LÀ NHIỆM

VỤ ĐÃ GIAO CHO NGƯỜI KHÁC.

SAU KHI BÀN GIAO XONG, DỜI MỤC NÀY SANG “DANH SÁCH BÀN GIAO CÔNG VIỆC” CÙNG VỚI THỜI GIAN VÀ CÁC ĐIỀU KHOẢN THỎA THUẬN.

NẾU THẤY “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” QUÁ LỘN XỘN, BẠN NÊN DỜI VIỆC NÀO ÍT QUAN TRỌNG HƠN

TRỞ LẠI “MỤC LỤC DỰ ÁN” CÒN NẾU THẤY DANH SÁCH NÀY VẪN CÒN THƯA QUÁ, THÌ LẤY VIỆC TỪ DANH MỤC DỰ

ÁN LÊN.

ĐỪNG QUÊN SẮP XẾP THEO THỨ TỰ

TỪ A ĐẾN C CHO TỪNG THAO TÁC TRONG “DANH SÁCH CÁC BƯỚC TIẾP THEO” ĐỂ TỰ BIẾT NÊN TẬP TRUNG

GIẢI QUYẾT TỪ ĐÂU.

Bước 4 “Xử lý” Chương trình hành động

Một Chương trình hành động thường dài và phức tạp nên bạn không cần xem lại toàn bộ nội dung mỗi ngày mà chỉ cần xử lý một hoặc một vài trang đầu theo ngày hoặc theo thời gian cụ thể Bạn có thể lưu những công việc này ở trang đầu của Chương trình hành động hoặc gắn vào lịch làm việc hằng này Khi đó, những trang này sẽ được xem là một phiên bản mới của “Danh sách việc cần làm”, gồm các thao tác ngắn cụ thể Còn toàn bộ dự án lớn hơn đã được lưu trong “Danh mục dự án” rồi

Tuy nhiên, bạn cũng nên xem lại “Chương trình hành động” định kỳ, có thể là mỗi tuần để xóa bớt việc nào đã xong, di chuyển các thư mục từ trang này lên trang khác hoặc điền thêm các thao tác mới cần thiết

Điểm cốt lõi:

Tóm lại, “Chương trình hành động” là một phiên bản mạnh hơn của “Danh sách việc cần làm”, giúp bạn tiến hành dự án bằng nhiều thao tác nhỏ hợp lý và quản

lý chúng theo cấu trúc 3 tầng Trong đó:

“Danh sách các bước tiếp theo” liệt kê các thao tác cần thiết và quan trọng để thực hiện được dự án

“Danh sách bàn giao công việc” ghi lại chi tiết dự án và những công việc đã bàn giao

“Thư mục dự án” liệt kê toàn bộ các dự án đang làm và những thao tác khác cần thiết nhưng không quan trọng để hoàn thành dự án này

Từ đây, bạn có thể vừa tập trung giải quyết công việc thường ngày vừa theo đuổi các mục tiêu dài hạn nhờ biết cách lập kế hoạch cho từng “bước tiếp theo” Ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn quản lý và xử lý hiệu quả nhiều công việc cùng lúc Đây thật sự là một kỹ năng giúp bạn thành công trong sự nghiệp, đặc biệt khi công việc ngày càng trở nên phức tạp và nhiều thách thức