Selecting the Right Maintenance Information System

Even though the word causes many people to Lựa chọn hệ thống thông tin bảo trì như ý Sử dụng những phương pháp xác thực để đánh giá, lựa chọn và tìm kiếm một hệ thống EAM/CMMS thích hợp

Selecting the Right

Maintenance Information

System

Using proven guidelines for

evaluation and selection, finding a

suitable EAM/CMMS need not become an

overwhelming or difficult task

By Carla Fair-Wright, Cooper Cameron

Corp

The old maintenance system has gasped

from sheer exhaustion There are no

more patches or upgrades available or

perhaps the company has decided to

take the predictive maintenance route

Whatever the reason, it is time for a

new system The question now becomes,

what makes a good maintenance

management system?

The first essential characteristic of

a good enterprise asset management/

computerized maintenance management

system (EAM/CMMS) is obvious: It

should work If it does not provide

true and accurate reports regarding

the cost, planning, and scheduling of

maintenance, it does not work

A good CMMS is based on currently

accepted programming practices In the

past decade, users have demanded more

integration among software packages

The software selected should be able

to export data in a format

understandable by current spreadsheet

and document programs

Another feature to look for is ease of

implementation Moving from an older

system to a newer one can be a

complicated process The biggest cause

of worry is the change in database

structure There should be some

mechanism to import or export data

from a variety of widely known

formats Keep in mind, the age of the

current software will be a factor

Tables that are part of a DOS-based

application in use since 1983 may

require special handling

Research is important

Research must be conducted Even

though the word causes many people to

Lựa chọn hệ thống thông tin bảo trì như ý

Sử dụng những phương pháp xác thực để đánh giá, lựa chọn và tìm kiếm một hệ thống EAM/CMMS thích hợp không phải là một nhiệm vụ quá khó khăn hay bất khả thi.

Viết bởi Carla Fair-Wright, tập đoàn Cooper Cameron.

Hệ thống bảo trì già nua đã cạn kệt sức lực tới mức không thể nào chỉnh sửa hay nâng cấp được nữa Lúc này, có lẽ doanh nghiệp đã quyết định một giai đoạn mới cho bảo trì Vì vậy, bất chấp mọi lý do, đây chính là lúc ra đời một hệ thống bảo trì mới Tuy nhiên, để làm được điều đó thì phải trả lời được câu hỏi: Cái

gì tạo nên một hệ thống bảo trì có chất lượng ?

Mục đích cơ bản trước hết của hệ thống EAM/CMMS hiển nhiên là nhà máy hoạt động.

Và nhà máy sẽ không hoạt động nếu không có một báo cáo mang tính chính xác, chân thực

mà trong đó có tính toán đến chi phí, kế hoạch cho bảo trì.

Một hệ thống CMMS tốt thì điều cơ bản là nó phải được trải qua thực nghiệm Trong thập niên trước, người sử dụng có một đòi hỏi cấp thiết là sự kết hợp giữa các gói phần mềm Bởi vì một phần mềm xuất ra dữ liệu với định dạng mà các phần mềm tính toán

và đọc dữ liệu hiện tại không thể hiểu được Đây là điều cần rút kinh nghiệm.

Một điểm nữa là phải giảm nhẹ hệ thống xử lý Chuyển từ một hệ thống cũ sang một hệ thống mới hơn có thể làm phức tạp hóa qui trình Nguyên nhân lo ngại lớn nhất là nó

có thể thay đổi luôn cả cấu trúc dữ liệu Vì vậy, nên có một chương trình cơ khí có thể nhập và xuất dữ liệu với các định dạng đa dạng Nên nhớ rằng, tuổi của phần mềm hiện tại là một hệ

số Tables là một ứng dụng được sử dụng trên nền DOS từ năm 1983 đến nay là một ví dụ.

Việc tìm kiếm - nghiên cứu là quan trọng.

stifle yawns, it does not need to be a

boring or time-consuming process The

Internet is a great tool and can make

light work of the task A good place

to start would be the list provided by

Maintenance Technology

There are three important questions

that must be considered before buying

a maintenance program First, what are

the features the software must have?

Define the needs carefully Divide the

essential features from the features

that would be nice to have Write a

list of criteria and order them by

importance A typical item would be

something similar to: The application

must run off the network server

Next, ask what additional features

would be nice to have For example,

assume the current system has several

custom availability, reliability, and

utilization reports written in Access

Software that can export data directly

into Access would save the time and

expense of having those reports

rewritten This is a feature that

serves a useful purpose A word of

caution: There may also be additional

features that are of no practical

value and add to the cost of the

software The main thing to avoid is

paying for added features that are not

necessary or beneficial

Finally, the most important question:

What is the budget for this software?

Be on the lookout for hidden and

unexpected costs that lurk beneath the

surface A few of those are detailed

in the next sections

Ranking the software

With the list of criteria, select

those EAM/CMMS software programs that

fit the requirements List each

package by name with a column for

price on a separate sheet Now, go

through the list one by one and

determine the answer to each of the

following questions:

What are the computer system

requirements? How much is the software

license? Will the employees need

training?

Để có được hệ thống như vậy thì nghiên cứu tìm kiếm là việc phải làm, mặc dù làm việc với những từ ngữ thì thật nhàm chán, nhưng không cần phải thực hiện một cách chán nản hay tốn thời gian như vậy Chúng ta có một công cụ tuyệt vời đó là internet Có một

danh sách rất hay để bắt đầu nhiệm cụ này -một list được cung cấp bởi trang web

http://www.mt-online.com/mt-business-directory.html liệt kê các hệ thống bảo trì của các doanh nghiệp trên thế giới.

Có ba câu hỏi quan trọng mà chúng ta cần phải cân nhắc trước khi mua một hệ thống bảo trì Thứ nhất, tính năng mà nó có là gì ? Cần phải xác định nhu cầu của mình một cách cẩn thận để đối chiếu Chia các tính năng cốt yếu từ các tính năng tốt mà phần mềm có Lập một list tiêu chuẩn và sắp xếp theo mức độ quan trọng Và mục tiêu biểu là một cái gì đó tương tự như là thoát khỏi máy chủ mạng.

Tiếp theo, ta yêu cầu những tính năng

bổ sung có thể có Giả sử hệ thống hiện tại có những tùy chỉnh mặc đinh, độ tin cậy và báo cáo viết bằng ngôn ngữ Access Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc viết lại báo cáo Đây là điểm rất hữu dụng Tuy nhiên hãy cẩn thận, có thể có những tính năng bổ sung mà không có giá trị thực tế nhưng vẫn tính vào chi phí của phần mềm Điểm cốt yếu

là phải biết tránh việc trả chi phí cho những tính năng không cần thiết hoặc không có lợi như vậy.

Cuối cùng, là câu quan trọng nhất: chi phí cho phần mềm là bao nhiêu ? Hãy tìm những giá trị ẩn không ngờ đến mà chúng ta không thể thấy trực tiếp được Một vài trong số chúng sẽ là thông tin cho bước tiếp theo.

Xếp hạng phần mềm

Với danh sách các tiêu chuẩn, hãy chọn các phần mềm EAM/CMMS phù hợp với nhu cầu Liệt kê mỗi loại với tên và giá trị của chúng trên một tờ riêng biệt Sau đó, xem hết danh sách từng cái một và trả lời các câu hỏi sau: Yêu cầu của hệ thống máy tính là gì ? Có bao nhiêu phần mềm có thể đáp ứng yêu cầu ?

System requirements

If cost is a driving factor, the goal

is to find a system that works and is

compatible with the current hardware

and operating system Learn the

hardware configuration and operating

system of the computers where the

software will reside The company

information technology department can

help

Avoid expensive hardware upgrades if

possible If a program requires 1024

MB of RAM and your installation PC has

512 MB, then the purchase of

additional memory will need to be

added to the price column for the

software Take a hard look at which

operating systems will run the

software, how much memory is required,

how much hard drive space is required,

and if there is a processor speed

limit

Licensing expenses

Software is rarely sold to the general

public What most people buy is a

software license Purchasers are not

buying the software program itself and

do not own it They own only the

license to use that piece of software

The benefit of a license is that it

makes users’ rights and the software

supplier’s rights clear to both

parties However, it also imposes

certain obligations and limitations

A license agreement will state how the

software can be used Read this

carefully It will outline what the

user may or may not do with the

program For instance, some software

can be used only in certain countries

Make sure to understand the terms

Licensing questions to consider

include how many users or computers

will need to be licensed, how often

the license will need to be renewed,

and what the license scheme will cost

Remember that buying a software

license grants only the legal right to

use a piece of software Often there

will be maintenance programs available

for annual purchase These programs

provide bug fixes, updates, and

technical support While the prices

Nhân viên có cần phải được tập huẩn không ?

Yêu cầu hệ thống

Khi chi phí là một biến tham khảo, thì mục tiêu là tìm một hệ thống có thể làm việc phù hợp với phần cứng và hệ điều hành hiện tại Cần tìm hiểu về cấu hình phần cứng và hệ điều hành của máy tính nơi sẽ cài đặt phần mềm Bộ phận công nghệ thông tin có thể giúp đỡ.

Cần tránh xa phần cứng nâng cấp đắt tiền nếu có thể Nếu chương trình yêu cầu Ram

1024 MB và máy tính của bạn chỉ có 512 MB, khi đó việc nâng cấp bổ sung cho bộ nhớ sẽ cần phải thêm một cột giá nữa cho phần mềm Thật là khó để nhận ra một hệ điều hành chạy phần mềm thì bộ nhớ bao nhiêu là cần thiết, dung lượng ổ cứng trống bao nhiêu là cần thiết nếu có một bộ xử lý với tốc độ giới hạn.

Chi phí cho giấy phép sử dụng

Phần mềm hiếm khi được bán cho công chúng Thứ mà mọi người mua là giấy phép sử dụng phần mềm Do đó người mua không mua chính phần mềm và không sở hữu nó Họ chỉ

sở hữu quyền sử dụng một phần của phần mềm Lợi ích của việc này là đảm bảo công bằng lợi ích cho người mua và người cung cấp Tuy nhiên, việc này cũng có áp đặt nghĩa vụ trách nhiệm hạn chế.

Một giấy phép được cấp sẽ trình bày phần mềm sử dụng như thế nào Đọc nó cẩn thận Nó sẽ thông báo những gì có thể sử dụng

và những gì có thể không Ví dụ, một số phần mềm chỉ có thể sử dụng trong một số quốc gia Hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu các điều khoản Một nghi vấn cho việc đăng ký được đặt ra, có bao nhiêu người sử dụng và máy tính cần được đăng ký, việc đăng ký đó có thường xuyên cần cập nhật không và hệ thống đăng ký

sẽ chiếm chi phí bao nhiêu.

Nhớ rằng việc cấp chứng nhận giấy phép phần mềm chỉ hợp pháp với việc sử dụng một bộ phận của phần mềm Thường thì có thêm những chương trình bảo trì cung cấp để

vary, typical annual fees fall between

15 and 20 percent of the cost of the

software license

Employee training

If the software is easy to use,

employees will be able to learn the

program on their own with minimal time

and effort If this is not the case,

training may need to be outsourced

Although outsourcing costs more in the

short term, employee productivity and

satisfaction will far outweigh the

expense over time

If possible, download a trial version

of the software and give it a test

run For larger systems, call the

company and ask for a presentation

Always view the software in action

before committing to it Set realistic

goals and timelines for the

implementation A complicated software

package will always take longer for

employees to understand and use

The final decision

Add all additional costs that were

discovered during the evaluation—for

example, any expenses such as hardware

or software upgrades and licensing

fees Automatically cross off any

software that is more than 10 percent

over budget Now, compare the features

against cost to determine which

software will be best

Using this technique will alleviate

some of the difficulty involved in

selecting the EAM/CMMS package to fit

your specific needs Of course, there

is not always an ideal solution If no

commercial software seems to fit the

requirements, consider approaching the

vendor of the software closest to your

needs The company may be willing to

adapt the software for a price Hiring

a firm to write a complete custom

package is also an option, but this

can be expensive

It may not be easy to discover what is

actually needed or to distinguish

between wants and needs or to

determine the priority of the

requirements, but determining specific

software needs is the key to

nâng cấp chương trình hàng năm Các chương trình này có nhiệm vụ sửa lỗi, update, và hỗ trợ

kỹ thuật Vì vậy giá sẽ tăng lên và độ chênh lệch chi phí hàng năm vào khoảng 15 đến 20% của giá giấy phép phần mềm.

Tập huấn cho nhân viên

Nếu phần mềm dễ dàng sử dụng, các nhân viên sẽ có thể tự học với thời gian và công sức ít nhất Ngược lại, thì việc đào tạo là việc cần phải tính đến Mặc dù việc này sẽ làm tốn chi phí trong thời gian ngắn, nhưng hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ vượt xa những chi phí bỏ ra theo thời gian.

Nếu được, download bảng dùng thử của phần mềm và chạy kiểm tra nó Nếu hệ thống có qui mô lớn hơn, hãy gọi cho công ty

và yêu cầu họ trình bày cách sử dụng Hãy xem phần mềm trong trạng thái hoạt động trước khi chắc chắn sử dụng nó Nên đặt mục tiêu thực tế

và thời gian cho việc thực hiện Một gói phần mềm phức tạp sẽ luôn mất nhiều thời gian để các nhân viên hiểu và dùng được nó.

Quyết định cuối cùng

Thêm tất cả các chi phí bổ sung được khám phá trong suốt quá trình đánh giá như là phần cứng hoặc phần mềm nâng cấp và lệ phí cấp giấy phép Tự động nó sẽ vượt qua mọi phần mềm mà giá trị hơn 10% ngân sách Tiếp theo, ta so sánh các tính năng phải trả tiền để xác định phần mềm tốt nhất.

Sử dụng kỹ thuật này sẽ giảm bớt một

số khó khăn trong quá trình lựa chọn hệ thống EAM/CMMS để phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn Đương nhiên, không phải lúc nào cũng có phương án lý tưởng Nếu không có phần mềm thương mại gần phù hợp với yêu cầu, hãy xem xét việc tiếp cận các nhà cung cấp phần mềm mà gần với nhu cầu của bạn nhất Công ty có thể sữa lại cho phù hợp với phần mềm và giá cả mà bạn mong muốn Nếu không, bạn cũng có thể thuê một công ty viết một phần mềm theo tùy chọn của bạn nhưng

có thể sẽ đắt tiền.

an EAM/CMMS package Có thể thật không dễ để khám phá ra

nhu cầu thực tế hay phân biệt giữa những điều muốn và những đều cần hay là định rõ được sự

ưu tiên của nhu cầu, nhưng việc xác định được đặc thù của phần mềm yêu cầu là chìa khóa thành công trong việc tìm kiếm và cài đặt một gói phần mềm EAM/CMMS.