QUAN LY THONG TIN

Quan ly thong tin oda

Kết thúc mođun GS6 bạn có khả năng:

ƒ Nắm vững nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án ODA

ƒ Nắm vững cách thức quản lý và chia sẻ thông tin dự án ODA

ƒ Người học đã từng tham gia vào các hoạt động quản lý dự án ODA

ƒ Đã tham gia mođun GS5 Báo cáo giám sát, đánh giá

ƒ Học viên tự nghiên cứu tài liệu

ƒ Giảng viên trình chiếu và giải thích trên lớp

ƒ Thảo luận nhóm nhỏ của học viên dưới sự hỗ trợ của giáo viên

ƒ Thực hành về khai thác, quản lý hệ thống báo cáo của dự án

ƒ Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá sau khi kết thúc mođun

ƒ Tài liệu Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA

ƒ Tài liệu tóm tắt nội dung đã trao đổi

ƒ Giới thiệu tài liệu INGO Directory như một phương tiện quản lý thông tin của các tổ chức phi chính phủ quốc tế tại Việt nam

1 Học viên tự nghiên cứu nội dung mođun GS6

2 Giáo viên trình bày tóm tắt trên lớp mục tiêu, nội dung và các hoạt động học tập của mođun

3 Thảo luận nhóm về tài liệu Kỷ yếu NGOs 2006 như một phương tiện quản lý và chia sẻ thông tin

4 Tự đánh giá kết quả học tập

Mođun GS6: QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN ODA

Những nội dung cơ bản của mođun này Các nội dung trọng tâm của mođun này sẽ là : Trang số:

1 Thông tin của dự án ODA bao gồm những thông tin gì Trang 3

2 Vì sao phải quản lý thông tin dự án ODA Trang 6

3 Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án ODA

4 Các bước và phương pháp thực hiện quản lý thông tin dự án

ODA

Trang 8

5 Sử dụng máy tính trong quản lý thông tin dự án ODA

Trang 13

1 Thông tin của dự án ODA là những thông tin gì

) Thông tin của dự án ODA không chỉ bao gồm các dữ liệu được thu thập, cập nhật trong quá trình thực hiện dự án mà thông thường nó bao gồm 5 nhóm thông tin như sau:

Bao gồm các tài liệu bao quát thông tin về nội dung dự

án (mục đích, nội dung, phương pháp, đầu ra, hoạt động, kinh phí, thời gian , các điều chỉnh dự án và c tài liệu khác được chính thức thông qua với các bên liên đới như các mô đun đào tào, các hướng dẫn điều hành, các chương trình và lịch làm việc của tư vấn, của cán bộ dự án

ác

Nhóm 1: Tài liệu

dự án

Bao gồm các văn bản ký kết, các nội dung thoả thuận giữa các bên liên đới, các văn bản pháp luật sử dụng, các cam kết đóng góp, tham gia và nội dung các cuộc họp liên quan đến dự án (điều chỉnh dự án, can thiệp

dự án )

Nhóm 2: Tài liệu

hợp tác với các

bên liên đới

Bao gồm các tài liệu bao quát thông tin về hoạt động

của dự án, chủ yếu là các hoạt động và đầu ra của dự

án, như kết quả mua sắm, kết quả chi-tiêu tài chính, số người hưởng lợi, các hoạt động đã và đang thực hiện,

kế hoạch triển khai các hoạt động, đầu ra

Nhóm 3: Tài liệu

về hoạt động dự

án

Từ khi bắt đầu xây dựng dự án có rất nhiều dữ liệu do chính dự án thu thập nhằm phục vụ xây dựng dự án, thực hiện và đánh giá như dữ liệu về đánh giá nhu cầu, điều kiện kinh tế-xã hội khu vực dự án, đặc điểm người hưởng lợi, đặc điểm vấn đề mà dự án tập trung

ví dụ như giao thông, thuỷ lợi hay an ninh lương thực các số liệu thu thập trong quá trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án Các dữ liệu này, kể cả dữ liệu thô và dữ liệu đã được xử lý đều cần phải được quản lý tốt

Nhóm 4: Các dữ

liệu thu thập

trong quá trình

triển khai thực

hiện dự án

Nhóm thông tin này tương đối tổng hợp vì đã được xử

lý dưới dạng các báo cáo như báo cáo tiến độ (của dự

án nói chung và các các cấu phần dự án, báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kết

Nhóm 5: Hệ thống

các báo cáo

) Hiện nay, khi đề cập đến thông tin về dự án ODA thường lại chỉ được hiểu là đề

cập đến thông tin Nhóm 1 và Nhóm 5 Nhiều dự án cũng chỉ chú trọng quản lý và

chia sẻ thông tin về hai nhóm này nên thông tin bị phiến diện

) Nguyên tắc chung là thông tin dự án ODA (cả 5 nhóm thông tin ở trên và của tất

cả các cấu phần dự án) được một bộ phận quản lý Đồng thời, mỗi cấu phần dự án lại lưu trữ thông tin về cả 5 nhóm thông tin trên Hiện nay, mỗi cấu phần chỉ quản lý các thông tin của cấu phần của mình, chẳng hạn tài chính-kế toán chỉ có thông tin về tài chính-kế toán nên rất hạn chế sự liên hệ, phối hợp thông tin cũng như hoạt động dự

án

Bảng 1: Ví dụ về quản lý thông tin dự án theo từng cấu phần

Mua sắm Môi trường-xã hội Giám sát-đánh giá

Nhóm 1 - Các mục cần mua sắm

được xác định trong tài

liệu dự án

- Các yêu cầu đánh giá tác động dự

án, tác động môi trường, bền bù tái định cư, phát triển dân tộc thiểu số đề ra trong tài liệu dự án

- Các kế hoạch thực hiện cụ thể

- Yêu cầu giám sát, đánh giá được xác định trong tài liệu dự

án

- Kế hoạch giám sát, đánh giá được thông qua

Nhóm 2 - Thủ tục mua sắm của

Việt Nam

- Quy định mua sắm

của nhà tài trợ

- Thủ tục đấu thầu

- Nghị định 17

- Quy định, thủ tục về môi trường, đền bù tái định cư trong thực hiện

dự án của Việt Nam

- Các chính sách (Environment and Social Safegards) của các nhà tài trợ

- Các yêu cầu giám sát, đánh giá dự án của nhà tài trợ

- Quy định về giám sát, đánh giá dự án ODA của Việt Nam

Nhóm 3 - Kế hoạch mua sắm

- Các đề nghị duyệt

mua sắm

- Kết quả mua sắm

- Kế hoạch chuẩn bị các báo cáo tác động môi trường, đền bù tái định cư

- Kế hoạch triển khai hoạt động môi trường, đền bù, tái định cư

- Kế hoạch giám sát việc giảm thiểu tác động tiêu cực

- Nội dung và kế hoạch giám sát, giám sát cụ thể

- Triển khai giám sát dự án

- Đánh giá bước đầu

- Đánh giá giữa kỳ

- Đánh giá kết thúc

- Đánh giá tác động Nhóm 4 - Các báo giá

- Các kết quả đấu thầu

- Các biên bản kiểm tra

chất lượng mua sắm

- Dữ liệu kinh tế- xã hội về khu vực

dự án

- Các số liệu đo đạc, quan trắc môi trường của khu vực dự án

- Các dữ liệu sẵn có

- Dữ liệu nền do dự án thu thập cho việc giám sát, đánh giá

- Các kế hoạch, nội dung triển khai giám sát, đánh giá

Nhóm 5 - Báo cáo tiến độ mua

sắm

- Báo cáo giám sát hoạt

động mua sắm

- Đánh giá dự án (có

phần mua sắm)

- Báo cáo tiến độ thực hiện

- Các báo cáo giám sát việc thực hiện như thực hiện đền bù, tái định

cư, các biện pháp giảm thiểu tác động môi trường, các báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kết

- Các báo cáo giám sát

- Các báo cáo đánh giá

- Báo cáo tổng kết

GHI NHỚ

Ngoài việc quản lý 5 nhóm thông tin của từng cấu phần, các cấu phần vẫn cần phải lưu trữ 5 nhóm thông tin của cả

dự án ODA nhằm thống nhất, phối họp và chia sẻ thông tin

2 Vì sao phải quản lý thông tin dự án ODA

Hiện nay, khi nói về quản lý thông tin người ta thường liên hệ ngay tới các phần mềm quản lý, đến máy tính hay rộng hơn là tới công nghệ quản lý thông tin

Thực ra quản lý thông tin có nội dung rộng hơn nhiều so với công nghệ quản lý thông tin Quản lý thông tin thực chất là quá trình hoạt động nhằm tạo ra thông tin, sử dụng và chia sẻ thông tin Còn các phần mềm máy tính hay công nghệ thực chất vẫn chủ yếu phục vụ cho hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin chứ chưa phải là quản lý thông tin theo đúng nghĩa của nó

Vì sao phải quản lý thông tin:

• Thông tin cần phải được quản lý để các cơ quan quản lý và thực hiện dự án

có thể biết được dự án đang được triển khai như thế nào và liệu dự án có đạt được kết quả như đã được thiết kế hay không

• Dựa vào thông tin được quản lý, các điều chỉnh dự án và tập trung nguồn lực

có thể được tiến hành nhằm cải thiện chất lượng việc thực hiện dự án

• Thông tin dự án là cơ sở để phục vụ cho chính các hoạt động của dự án

Thông tin dự án được quản lý là cơ sở để lập, điểu chỉnh kế hoạch, thực hiện

kế hoạch, giám sát, đánh giá Quan trọng nhất là thông tin dự án sẽ được sử dụng để quản lý hiệu quả của dự án như đo đạc hiệu quả, hỗ trợ quá trình

quản lý để đảm bảo hiệu quả dự án

• Có rất nhiều bên liên đới quan tâm đến thông tin của dự án ODA như chính phủ, ban điều hành dự án, ban quản lý dự án, các đơn vị hợp tác, các nhà tài trợ, các đơn vị thực hiện dự án và các bên liên đới khác Chính vì thế, thông tin cần phải được quản lý để có thể chia sẻ, phối hợp, trao đổi nhằm cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho các bên và cho những người quản lý, thực hiện dự án

GHI NHỚ

Quản lý thông tin không phải là quản lý các bản ghi hay số liệu thu thập trong quá trình thực hiện dự án Nó là các hoạt động nhằm tạo ra thông tin, sử dụng thông tin và chia sẻ thông tin của dự án

3 Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án ODA

Có 6 nguyên tắc được xem là quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản lý thông tin dự án ODA hiệu quả, đó là:

Không phải bất kỳ ai cũng quản lý thông tin dự án có hiệu quả bởi vì quản lý thông tin khác với lưu trữ thông tin Nhân viên quản lý thông tin phải được đào tạo ít nhất về ba chủ đề: 1/- Quá trình tạo ra thông tin dự án; 2/ Sử dụng thông tin dự án;

và 3/ chia sẻ, thảo luận thông tin dự án

Nguyên tắc 1: Nhân

viên quản lý thông

tin dự án ODA phải

được đào tạo

Nguyên tắc này tưởng đơn giản nhưng rất quan trọng và ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình quản lý thông tin dự án, chẳng hạn, các nhân viên dự án phải nhớ các file dữ liệu hoặc bản ghi vào hệ thống quản lý dữ liệu, hoặc nhân viên dự án phải cập nhật thường xuyên các hoạt động, các dữ liệu theo một chuẩn mực nhất định để có thể quản lý

Nguyên tắc 2: Phải

có sự tham gia chủ

động của nhân viên

dự án vào quá trình

quản lý thông tin

Một hệ thống quản lý thông tin thống nhất cần được xây dựng ngay từ đầu, tức là khi xây dựng dự án Hệ thống này ít nhất cũng đề cập (i) những yêu cầu quản lý thông tin dự án; (ii) cán

bộ thực hiện quản lý thông tin dự án; (iii) phạm vi thông tin cần được quản lý; và (iv) hình thức quản lý thông tin (phần mềm, các mẫu báo cáo )

Nguyên tắc 3: Xây

dựng hệ thống quản

lý và yêu cầu quản lý

thông tin ngay từ khi

xây dựng dự án

Nhiều loại dữ liệu của dự án nếu xử lý bằng tay sẽ mất thời gian, chẳng hạn số liệu nền hay các kết quả đầu ra của dự án Các công cụ như máy tính, thư điện tử, dụng cụ trình

chiếu là rất quan trọng mang lại hiệu quả trong quản lý thông tin dự án

Nguyên tắc 4: Hỗ trợ

công cụ quản lý để

tăng hiệu quả của

quản lý thông tin

Thông tin cần được trao đổi giữa các bên liên đới và có sự phối hợp trong quản lý thông tin như thống nhất về định kỳ trao đổi, kiểm tra thông tin, giám sát thông tin, cập nhật thông tin Như vậy sẽ tạo ra sự minh bạch và tính dễ kiểm tra của

thông tin cũng như sự hợp tác giữa các bên liên đới

Nguyên tắc 5: Có sự

tham gia của các bên

liên đới trong quản lý

thông tin

Để tránh việc sử dụng và trao đổi những thông tin không chính xác hoặc không chính thức, thông tin quản lý phải được xử lý qua nhiều bước, nhất là quá trình kiểm tra tính chính xác của thông tin Nguyên tắc có sự tham gia của các bên liên đới, như đã trình bày ở trên, là rất quan trọng để đảm bảo được chất lượng thông tin quản lý

Nguyên tắc 6: Thông

tin được quản lý là

thông tin đã được xử

lý, chính xác, thống

nhất và chính thức

4 Các bước và phương pháp thực hiện quản lý thông tin dự án ODA

Quản lý thông tin dự án ODA gồm có 8 buớc, trong đó, 4 bước đầu tiên chủ yếu được thực hiện bởi các ban quản lý và thực hiện dự án, 4 bước sau chủ yếu được thực hiện bởi cán bộ quản lý thông tin dự án

Xác định phạm vi thông tin cần phải quản lý

n

o Quyết định ai sẽ tham gia vào hoạt động quản lý

thông tin dự án

p Quyết định chương trình quản lý thông tin dự án

q Đào tạo cán bộ quản lý thông tin dự án và

chương trình quản lý thông tin dự án

r Phân tích các loại dữ liệu dựa trên tương quan

giữa nhiệm vụ, mục tiêu của dự án với khung

lôgíc và các chỉ báo của dự án

Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin quản lý

s

Báo cáo về tình hình quản lý thông tin dự án

t

u Chia sẻ, thảo luận thông tin

) Bước 1: Xác định phạm vi thông tin cần phải quản lý: Quản lý thông tin

không có nghĩa là lưu trữ tất cả các dữ liệu (số liệu định tính và định lượng) và các bản ghi, nó là quá trình tạo ra, sử dụng và chia sẻ, trao đổi thông tin Vì thế phạm vi các thông tin dự án cần phải quản lý phải được xác định rõ ràng Xác định được phạm

vi thông tin cần phải được quản lý sẽ liên quan đến lựa chọn công cụ quản lý thông tin (các thiết kế phần mềm phù hợp) và chương trình quản lý thông tin (thời gian cập nhật, trao đổi, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ)

Năm nhóm thông tin được xác định ở phần I là phạm vi thông tin cần quản lý Đồng thời, mỗi cấu phần dự án cũng cần phải quản lý 5 nhóm thông tin đó nhưng trong phạm vi cấu phần của mình

Ngoài một/hoặc một vài nhân viên chuyên phụ trách quản lý thông tin (các dự án hiện nay gọi là Cán bộ truyền thông), mọi nhân viên đều phải được yêu cầu về nội dung quản lý thông tin dự án Tuy nhiên, các cán bộ truyền thông phải được lựa chọn

kỹ lưỡng, trong đó ba yếu tố cần thiết phải có, đó là: (i) hiểu biết về phương pháp thu thập dữ liệu, xử lý và quản lý dữ liệu; (ii) thông thạo các kỹ năng máy tính; và (iii) có

kỹ năng truyền thông, trao đổi thông tin với các bên liên đới

quản lý thông tin dự án bao gồm 2 loại chương trình, đó là chương trình quản lý theo nghĩa kế hoạch (các yêu cầu, kế hoạch cập nhật thông tin, tần suất cập nhật thông tin, các thời điểm báo cáo, chia sẻ thông tin, các kế hoạch trao đổi thông tin với các bên liên đới), và các chương trình phần mềm quản lý dữ liệu

thông tin dự án: Cán bộ quản lý thông tin dự án cần phải được đào tạo về yêu cầu

quản lý thông tin, phương pháp thu thập, xử lý thông tin, chia sẻ thông tin Khung lôgic, các chỉ báo, và mục tiêu của dự án là những nội dung rất quan trọng mà cán bộ quản lý thông tin cần phải nắm chắc vì thông tin được quản lý sẽ xoay quanh các nội dung trên Ngoài ra, các phần mềm quản lý thông tin cũng như nghiệp vụ trao đổi, chia sẻ thông tin cũng cần phải được đào tạo

tiêu của dự án với khung lôgíc và các chỉ báo của dự án Đây là bước rất quan

trọng nhằm quản lý thông tin có hệ thống và khai thác, tổng hợp thông tin được dễ

dàng nhất là khi trong một dự án có rất nhiều biến số (cả biến số độc lập và biến số can thiệp) Phương pháp để thực hiện bước này là xác định 6 cột để giám sát, quản lý, cập nhật Cụ thể là:

Mục tiêu

cụ thể

của dự

án

Chỉ báo

thể hiện

mục tiêu

dự án

Phương pháp thực hiện chỉ báo

Mẫu thực hiện phương pháp

Kết quả đạt được mục tiêu

Những bình luận, ghi chú

Ví dụ

Tăng số

trẻ em

đến

trường

- Số trẻ

em nam

đến

trường

tăng

- Số trẻ

em nữ

đến

trường

tăng lên

- Thống kê từng lớp, từng học

kỳ, từng năm

- Bao nhiêu làng trong khu vực dự

thống kê

- Thống kê ở bao nhiêu trường

X% số trẻ em đến trường tăng, trong đó, x1% là số % trẻ

em nữ đến trường tăng

Tỷ lệ trẻ em đến trường tăng nhưng kết quả sẽ không bền vững do hiện tại dự án hỗ trợ kinh phí đến trường Khi không còn dự án nữa thì kết quả

sẽ thay đổi

Phương pháp quản lý 6 cột sẽ hỗ trợ nhất nhiều cho hoạt động chia sẻ và thảo luận thông tin sau này của dự án

Thu thập, cập nhật và xử lý thông tin là bước quan trọng nhất của quản lý thông tin Đối với bước này, có 8 hoạt động mà cán bộ quản lý thông tin cần phải thực hiện, đó là:

1) Xác định phạm vi thông tin cần quản lý

2) Tìm kiếm, thu thập, cập nhật các thông tin của các dự án tương tự

3) Thu thập số liệu nền, chẳng hạn dự án dự án xây dựng giao thông cần các thông tin về điều kiện giao thông tại khu vực, dự án tăng cường sức khoẻ thì cần thực trạng chăm sóc sức khoẻ và cơ cấu bệnh tật số liệu nền rất quan trọng nhằm làm cơ sở phân tích cho dự án và phục vụ cho giám sát, đánh giá dự án sau này Trường hợp đã có số liệu nền do giai đoạn tiền khả thi (pre-feasibility) thu thập thì cần tiến hành phân trường hoặc lĩnh vực thông tin từ số liệu nền như ở hoạt động 5 dưới đây

4) Xây dựng, lựa chọn, hoặc vận dụng các chỉ báo đã được xây dựng trong khung lôgíc để đo đạc các mục tiêu dự án

5) Phân trường hoặc theo lĩnh vực các thông tin: các thông tin cần đuợc phân trường để thu thập và cập nhật có hệ thống, chẳng hạn, theo giới, dân tộc, khu vực sinh sống, học vấn, điều kiện nhà ở hoặc theo lĩnh vực như số

người hưởng lợi, số đầu ra, các loại mua sắm, các hoạt động dự án tại khu vực, chi tiêu dự án của từng hoạt động dự án

6) Thu thập, cập nhật và xử lý các dữ liệu cần thiết: tiến hành thu thập hoặc lấy các báo cáo của các cán bộ dự án/hoặc của cán bộ điều phối các hợp phần/hoặc của các đối tác cùng thực hiện dự án/hoặc khảo sát trực tiếp Nếu cần có thể tiến hành lấy số liệu mới định kỳ, hoặc yêu cầu các cán bộ dự án

và các cán bộ điều phối của các hợp phần báo cáo định kỳ để cập nhật số liệu

7) Tổ chức và lưu trữ các bản ghi theo một chương trình đã được lựa chọn Lưu ý rằng, cách lưu trữ và khai thác các bản ghi phải được phổ biến để mọi người thực hiện đều có thể tiếp cận được, tránh tình trạng chỉ duy nhất một hoặc vài người tiếp cận, khai thác được thông tin

8) Xử lý các báo cáo: Các báo cáo có thể do cán bộ dự án thực hiện cũng có thể do tư vấn độc lập/hoặc cơ quan tư vấn độc lập tiến hành Số liệu và các báo cáo phải được xử lý, theo lĩnh vực nội dung hoặc theo nhóm vấn đề, và lưu trữ trong hệ thống quản lý thông tin chung của dự án

Nhằm phục vụ cho việc thực hiện dự án, điều chỉnh dự án, báo cáo dự án, giám sát và đánh giá dự án, cán bộ quản lý thông tin phải có hai báo cáo theo định kỳ- định kỳ có

thể hàng tuần, hàng tháng do chương trình quản lý thông tin quy định, đó là: Báo cáo hoạt động quản lý thông tin dự án, và Báo cáo việc thực hiện dự án dựa trên kết quả thông tin quản lý Báo cáo hoạt động quản lý thông tin dự án bao gồm việc cập

nhật thông tin, thu thập thông tin mới, tình hình báo cáo thông tin của cán bộ dự án, của cán bộ điều phối, chất lượng thông tin, mức độ bao quát của thông tin đối với toàn bộ dự án - thiếu thông tin gì, lĩnh vực gì, kế hoạch tiếp theo Báo cáo việc thực hiện dự án sẽ dựa trên kết quả quản lý thông tin để thông báo về tiến độ dự án, số lượng đầu ra so với mục tiêu, tương quan tiến độ và đầu ra giữa các câu phần dự án,

sự phù hợp của các chỉ báo, hiệu quả dự án dựa vào các số liệu

Thông tin cần được thảo luận và chia sẻ không chỉ khi kết thúc dự án hoặc tổng kết

dự án mà cần cung cấp, thảo luận thông tin với các đối tác, nhà tài trợ và các bên liên đới trong quá trình thực hiện dự án Việc cung cấp, trao đổi thông tin thường xuyên

sẽ có được những phản hồi hữu ích phục vụ cho việc điều chỉnh dự án hoặc thay đổi tiếp cận dự án Với các thông tin được quản lý tốt, một cách định kỳ - cần phải được