55. Quy che an toan kho quy

QUYẾT ĐỊNH V/v: Ban hành Quy chế sử dụng kho tiền tại trụ sở của Quỹ tín dụng nhân dân XXX HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - Căn cứ vào Thông tư 01/2014/TT-NHNN quy định về giao nhận, bảo quản, vận ch

QUYẾT ĐỊNH V/v: Ban hành Quy chế sử dụng kho tiền tại trụ sở

của Quỹ tín dụng nhân dân XXX HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

- Căn cứ vào Thông tư 01/2014/TT-NHNN quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành ngày 06/01/2014

- Căn cứ vào điều lệ hoạt động của Quỹ tín dụng nhân dân XXX.

- Căn cứ vào thực tế đặc thù hoạt động của Quỹ.

- Căn cứ vào biên bản họp HĐQT ngày / /

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về sử dụng kho tiền tại trụ

sở của Quỹ tín dụng nhân dân XXX”.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày / /2016 và thay thế Quyết định số

ngày / /2015 của Hội đồng Quản trị về việc ban hành Quy chế sử dụng kho tiền tại trụ sở của Quỹ tín dụng nhân dân XXX

Điều 3: Hội đồng quản trị Quỹ tín dụng nhân dân XXX có trách nhiệm thi hành

Quyết định này./

Nơi nhận:

- Như Điều 3

- NHNN XXX

- Lưu QTD.

T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH

Điều Nội dung Văn bản tham

chiếu CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này Quy định việc đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt và

kho tiền mặt tại trụ sở Quỹ, phòng giao dịch và tiền mặt tại các

quầy giao dịch của Quỹ

Điều 2 Đối tượng và phạm vi áp dụng

Đối tượng áp dụng là toàn bộ cán bộ nhân viên của Quỹ tín

dụng nhân dân XXX

Điều 3 Giải thích từ ngữ

1 “Tiền mặt” là các loại tiền giấy, tiền kim loại do Ngân hàng

Nhà nước phát hành

2 Tiền giấy” bao gồm tiền cotton và tiền polymer do Ngân

hàng Nhà nước phát hành

3 “Tài sản quý” bao gồm vàng, kim khí quý, đá quý, ngoại tệ

tiền mặt và các loại tài sản quý khác

4 “Giấy tờ có giá” bao gồm trái phiếu, tín phiếu và các loại

giấy tờ có giá khác theo quy định của pháp luật

5 “Tờ” là đơn vị về số lượng của tiền giấy, ngoại tệ tiền mặt,

giấy tờ có giá

6 “Niêm phong” là việc sử dụng giấy niêm phong và/ hoặc kẹp

chì để ghi dấu hiệu trên bó, túi, hộp, bao, thùng tiền đã được

đóng gói theo quy định, đảm bảo bó, túi, hộp, bao, thùng tiền

được giữ nguyên, đầy đủ

Điều 4 Quy định chung

1 Sau mỗi ngày làm việc của Quỹ toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có

giá, tài sản quý của cả Quỹ phải được đưa về nhập và bảo quản

tại kho tiền.

2 Kho tiền tại trụ sở Quỹ đã được xây dựng thiết kế theo tiêu

chuẩn quy định của NHNN dùng để bảo quản:

a Tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý của toàn Quỹ

b Chứng từ kế toán của toàn Quỹ đã quyết toán xong hàng tháng và được đưa vào thùng tôn có khóa và niêm phong trước khi đưa vào kho bảo quản

c Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc tổ chức điều hành thực hiện sử dụng kho tiền tại trụ sở theo quy chế này đảm bảo an toàn tuyệt đối, hiệu quả cao

CHƯƠNG II NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ NHỮNG THÀNH PHẦN CÓ

NHIỆM VỤ SỬ DỤNG VÀ BẢO QUẢN MÃ SỐ, CHÌA

KHÓA KHO, KÉT VÀ CÁC TRƯỜNG HỢP PHẢI THAY

ĐỔI MÃ SỐ CỬA KHO, KÉT BẠC.

Điều 5

Những thành phần chức danh có nhiệm vụ mở, đóng kho, giám

sát xuất, nhập kho hàng ngày là:

1 Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền

2 Kế toán trưởng hoặc người được Giám đốc phân công

3 Thủ kho hoặc người được Giám đốc phân công

4 Kiểm soát viên trưởng – người thay thế là kiểm soát viên

- Thủ kho phải mở sổ, theo dõi hàng ngày các thành phần

có mặt trực tiếp mở, đóng kho, sổ được đóng theo dõi ghi chép liên tục 01 năm 01 quyển

Điều 6 Trách nhiệm của Thủ quỹ

1 Thủ quỹ chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại

tiền mặt thuộc Quỹ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; thực

hiện thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo đúng chứng

từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; quản lý, ghi chép sổ quỹ và các sổ

sách cần thiết khác đầy đủ, rõ ràng, chính xác

2 Phòng giao dịch có kho tiền bảo quản riêng thì bố trí thủ quỹ

kiêm thủ kho tiền bảo quản các tài sản được giao

3 Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài có một

hoặc một số thủ quỹ, giao dịch viên Từng thủ quỹ, giao dịch

viên chịu trách nhiệm tài sản trong phạm vi được giao; trong đó,

bố trí một thủ quỹ kiêm thủ kho tiền hoặc một thủ kho tiền

chuyên trách

Điều 7 Trách nhiệm của Trưởng phòng Kế toán

Trưởng phòng Kế toán Quỹ tín dụng nhân dân XXX ngoài chịu

trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài

sản trong kho tiền, có nhiệm vụ:

a) Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo

chế độ kế toán - thống kê;

b) Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa lớp cánh ngoài cửa kho

tiền, trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập

và bảo quản tài sản trong kho tiền;

c) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và sổ quỹ đảm bảo

sự khớp đúng;

d) Trực tiếp tham gia kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất đảm

bảo sự khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với sổ kế toán và sổ quỹ,

ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài

sản, sổ kiểm kê, thẻ kho;

e) Hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách của thủ

quỹ, thủ kho tiền

Điều 8 Quy định về chìa khóa và mã khóa kho tiền

1 Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt phải có đủ và

đúng hai chìa, một chìa sử dụng hàng ngày và một chìa dự

phòng Chìa khóa của ổ khóa số là một tổ hợp gồm mã số và

chìa khóa định vị (nếu có)

2 Chìa khoá kho tiền, két đựng tiền, mã khóa cửa, mã khóa két

được quy định đối với các chức danh cụ thể:

a Chìa khóa và mã khóa cửa kho ngoài cùng gồm có 02 chìa

và 02 mã khóa

b Giám đốc hoặc người được thay thế (khi Giám đốc vắng

mặt) 01 chìa và 01 khóa

c Kế toán trưởng hoặc người được thay thế (khi kế toán

trưởng vắng mặt) 01 chìa và 01 mã khóa

3 Chìa khóa cửa kho thứ 2: Thủ kho mở và niêm phong bảo

quản

4 Chìa khóa và mã két trong kho: Thủ kho và nhân viên kiểm

ngân (khi thủ kho vắng mặt) chịu trách nhiệm mở, khóa khi

xuất nhập kho

Điều 9 Trách nhiệm về mã khóa và quy định bảo quản chìa khóa

của kho, két sắt

1 Về mã khóa cửa kho

a Giám đốc quản lý mã khóa 1 cửa kho ngoài cùng

b Kế toán trưởng quản lý mã khóa 2 cửa kho ngoài cùng

c Chìa khóa cửa kho thứ 2 và mã số các két bạc trong kho, thủ kho chịu trách nhiệm quản lý và mở, đóng

Tất cả các thành phần trên phải giữ bí mật mã khóa và phải chịu

trách nhiệm khi mã khóa, mã két bị lộ ra ngoài các thành phần

quy định trên

2 Về bảo quản chìa khóa kho

a Về bộ chìa khóa dự phòng: Niêm phong riêng từng mã khóa, mã két của từng chức danh quy định trên, đưa vào hòm tôn nhỏ khóa và niêm phong hòm tôn chuyển Chủ tịch HĐQT quản lý và bảo quản tại két của phòng Chủ tịch

b Bộ chìa khóa cửa kho, chìa khóa két trong kho sử dụng

hàng ngày.

Sau khi sử dụng mở, đóng két, cửa kho, các chức danh trên phải

đưa chìa khóa cửa kho, két vào hòm tôn nhỏ nhiêm phong

chuyển Giám đốc quản lý và bảo quản tại két sắt phòng Giám

đốc, Giám đốc phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về dấu niêm

phong của các hòm chìa khóa

Điều 10 Bàn giao chìa khóa cửa kho tiền

Mỗi lần bàn giao chìa khóa cửa kho tiền, người giao và người

nhận trực tiếp giao nhận chìa khóa và ký nhận vào sổ bàn giao

chìa khóa kho tiền Đối với khóa mã số, khi bàn giao chìa khóa

cửa kho tiền, cả ba thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền phải

có mặt để mở cửa kho tiền Người giao xóa mã số, giao chìa

khóa định vị; người nhận phải đổi mã số

Điều 30

Thông tư 01/2014

Điều 11 Những trường hợp phải thay đổi mã khóa cửa kho, cửa két.

Trường hợp một trong hai người với 3 chức danh quy định quản

lý mã cửa kho, mã két tại điều 6 trên thay đổi không đảm nhiệm

chức danh đó nữa thì chức danh quản lý mã cửa kho, mã két nào

thì Quỹ sẽ thay đổi mã số cửa kho, mã số két đó cho người mới

nhận bàn giao

Điều 34

Thông ty 01/2014

Điều 12 Các trường hợp mở hộp chìa khóa dự phòng.

1 Khi Giám đốc nghỉ đột xuất không kịp bàn giao các hộp chìa

khóa dùng hàng ngày đang quản lý và bảo quản tại két sắt

phòng Giám đốc thì phải sử dụng những hộp chìa khóa dự

phòng đang quản lý và bảo quản tại két của phòng Chủ tịch

HĐQT, trường hợp này xảy ra phải có sự chứng kiến của kiểm

soát trưởng và các thành phần có trách nhiệm quy định tại Điều

5 trong Quy chế này, mỗi lần mở các hòm chìa khóa dự phòng

phải lập biện bản chuyển biên bản cho giám đốc biết và lưu trữ

2 Kiểm kê chìa khóa dự phòng theo yêu cầu của thanh tra và

Điều 33

Thông tư 01/2014

lãnh đạo NHNN.

3 Cất thêm các chìa khóa dự phòng của các ổ khóa mới, thay

mã số khác hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý, giữ

chìa khóa

Điều 13 Sửa chữa thay thế khóa cửa kho tiền, khóa két sắt trong

kho.

Nghiêm cấm làm thêm hoặc sao chụp chìa khóa cửa kho tiền,

két sắt Trường hợp ổ khóa hoặc chìa khóa cửa kho tiền, két sắt

bị hỏng, cần sửa chữa thay thế, Giám đốc phải có văn bản trình

HĐQT, sau khi có ý kiến của HĐQT Giám đốc chịu trách

nhiệm khi quyết định, chọn đối tác (thợ) sửa chữa, thay thế

khóa cửa kho tiền, két sắt Khi thực hiện thay thế, sửa chữa

khóa cửa kho tiền, két sắt phải có sự chứng kiến của người giữ

chìa khóa hoặc người được ủy quyền

Điều 34

Thông tư 01/2014

Điều 14 Xử lý khi làm mất, lộ bí mật mã số và chìa khóa kho tiền,

két sắt

Các chìa khóa cửa kho tiền, két sắt không quản lý bảo quả theo

đúng quy định tại các điều trên trong quy chế này được coi là đã

bị lộ bí mật Khi bị lộ bí mật mã số, chìa khóa phải thay thế ổ

khóa, mã số mới Người làm lộ, làm mất chìa khóa phải kiểm

điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay mã số, ổ khóa

mới; phải chịu kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định

của pháp luật

Điều 37

Thông tư 01/2014

Điều 15 Xử lý cửa kho tiền, két đựng tiền và giấy tờ có giá, tài sản

quý trong những trường hợp cần thiết

Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếu một hay hai người chịu trách

nhiệm mở khóa cửa kho, cửa két thì Chủ tịch HĐQT và Giám

đốc cho phép sử dụng chìa khóa dự phòng, nếu quá khẩn cấp thì

cho phá kho để cứu tài sản và báo cáo NHNN kịp thời

Chương III NHỮNG QUY ĐỊNH VÀO, RA KHO TIỀN

Điều 16 Đối tượng được vào kho tiền

Khi thực hiện nhiệm vụ, những đối tượng sau được phép vào

kho tiền:

1 Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm mở, đóng

kho, két khi xuất, nhập tiền, tài sản quý và giấy tờ có giá hàng ngày làm việc

2 Giám đốc, Phó giám đốc và những người có ủy quyền của

NHNN kiểm tra kho tiền trong ngành ngân hàng

3 Chủ tịch HĐQT Quỹ kiểm tra kho tiền

4 Cán bộ kiểm soát vào kho tiền để giám sát việc xuất,

nhập tài sản, kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đã được HĐQT nhất trí

5 Cán bộ nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức bốc xếp,

vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền

6 Các thành viên của hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định

kỳ, đột xuất

7 Công nhân sửa chữa kho tiền; sửa chữa, lắp đặt, bảo

dưỡng các thiết bị, ổ khóa trong kho tiền và phải được chấp thuận của Giám đốc

Điều 39

Thông tư 01/2014

Điều 17 Các trường hợp được vào kho tiền

1 Thực hiện lệnh, phiếu xuất, nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ

có giá

2 Nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vào bảo quản trong

kho tiền hoặc xuất ra để sử dụng trong ngày

3 Kiểm tra, kiểm kê tài sản trong kho tiền theo định kỳ hoặc

đột xuất

4 Vệ sinh kho tiền, bốc xếp, đảo kho

Điều 40

Thông tư 01/2014

5 Sửa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt trang thiết bị trong kho tiền.

6 Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp

7 Các trường hợp khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền

Điều 18 Những quy định ra, vào kho tiền

Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ ra, vào kho tiền Khi

vào kho, thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra thủ kho ra cuối cùng

Việc mở và đóng các ổ khóa cửa kho tiền theo nguyên tắc từng

người một và theo đúng thứ tự, khi mở cửa kho kho tiền theo

thứ tự: Giám đốc, kế toán trưởng, thủ kho tiền; Ngược lại khi

đóng cửa kho tiền theo thứ tự: Thủ kho tiền, kế toán trưởng,

Giám đốc Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên

sổ đăng ký vào kho tiền Nghiêm cấm hút thuốc lá và mang các

vật như diêm, máy lửa vào kho tiền, chỉ được dùng đèn sạc điện

hoặc đèn pin khi mất điện trong kho tiền

Điều 41

Thông tư 01/2014

Điều 19 Kiểm tra trước khi ra, vào kho tiền

1 Trước khi mở khóa, các thành viên có trách nhiệm mở, khóa

kho phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khóa và cửa kho

tiền

Nếu thấy có vết tích nghi vấn phải giữ nguyên hiện trường đồng

thời báo cáo Chủ tịch HĐQT để xử lý

2 Trước khi ra khỏi kho tiền

a Kiểm tra các hiện vật cần mang ra khỏi kho;

b Kiểm tra và tắt hết công tắc điện thắp sáng và thông gió;

c Thủ kho tiề phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng

cửa kho tiền

Điều 42

Thông tư 01/2014

Chương IV TRỰC BẢO VỆ TRỤ SỞ VÀ KHO TIỀN

Điều 20 Về làm việc ngoài giờ tại trụ sở kiêm kho tiền Điều 44

Hết ngày làm việc, không ai được tự ý ở lại một mình tại nơi

làm việc trong trụ sở kiêm kho tiền Nếu có yêu cầu làm việc

ngoài giờ, ít nhất phải có 02 người, được Giám đốc cho phép và

thông báo về cho ca trực bảo vệ biết để ghi vào nhật ký trực bảo

vệ

Thông tư 01/2014

Điều 21 Trách nhiệm của bảo vệ.

Các ca trực bảo vệ phải nhận và bàn giao niêm phong cửa kho

tiền, nếu để mất niêm phong cửa kho tiền ca trực phải hoàn toàn

chịu trách nhiệm theo quy định về trực bảo vệ của Quỹ

Điều 46

Thông tư 01/2014

Chương V SẮP XẾP BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG KHO.

Điều 22 Nội quy kho tiền, quầy giao dịch tiền mặt

1 Quỹ trang bị cho những người có nhiệm vụ vào kho tiền áo

bảo hộ lao động không có túi mặc bên ngoài khi vào kho tiền,

tuyệt đối nghiêm cấm những người có nhiệm vụ vào kho tiền

mắc quần áo có túi không mặc áo bảo hộ lao động không có túi

vào trong kho

2 Những người không có nhiệm vụ không được qua lại hành

lang kho tiền khi mở kho, khi mở cửa kho những người có trách

nhiệm phải đưa bản thông báo cho mọi người không được qua

lại hành lang cửa kho tiền

Điều 43

Thông tư 01/2014

Điều 23 Sắp xếp bảo quản tài sản, chứng từ trong kho tiền.

1 Hết giờ làm việc hàng ngày, toàn bộ tiền mặt, tài sản quý,

giấy tờ có giá, chứng chỉ in quan trọng của tất cả các phòng giao

dịch phải được vận chuyển bằng xe ô tô của Quỹ có áp tải bảo

vệ về nhập và bảo quản tại kho tiền trụ sở Quỹ

2 Trong kho sắp xếp riêng từng khu, từng két bảo quản các

hòm tôn niêm phong của các đơn vị chuyển về để riêng một

khu, một két, tiền mặt tồn dự trữ chung và các giấy tờ có giá,

giấy tờ in quan trọng của Quỹ bảo quản riêng từng khu, từng két

sao cho những tài sản, giấy tờ có giá, chứng chỉ in quan trọng

xuất nhập hàng ngày thường xuyên bảo quản riêng, ít biến động

xuất nhập hàng ngày bảo quản riêng

3 Chứng từ kế toán được đóng trong các hòm tôn có khóa được

lưu trữ bảo quản riêng một khu, và riêng từng phòng giao dịch,

riêng quyết toán năm của Quỹ phải lưu trữ riêng 1 hòm tôn,

ngoài hòm tôn phải ghi hoặc dán chứng từ của từng đơn vị, từng

tháng, từng năm, số tập trong hòm, ngoài hòm phải dán niêm

phong

Chương VI CÁC ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24 Trách nhiệm của các chức danh có liên quan.

1 Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm tổ chức triển

khai, quán triệt, thực hiện quy chế này đến các đối tượng có liên

quan và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước HĐQT về những

sai phạm, tổn thất xảy ra

2 Ban kiểm soát là cơ quan giám sát chặt chẽ việc tổ chức thực

hiện quy chế này

3 HĐQT thường xuyên kiểm tra việc thực hiện quy chế sử

dụng kho tiền và kịp thời chấn chỉnh những sai phạm, bổ sung,

sửa đổi quy chế này cho phù hợp với thực tế hoạt động của

Quỹ

Điều 25 Quá trình thực hiện có vướng mắc phải kịp thời báo cáo, phản

ánh với Chủ tịch HĐQT để HĐQT nghiên cứu chỉnh sửa, bổ

sung kịp thời