Giáo trình lý thuyết access

Input Mask: 999 0000009 Caption: Điện thoại Bảng Hoadon Field Name Data Type Field Properties Mahd Text Field Size: 8 Caption: Mã hóa đơn Caption: Mã khách hàng Caption: Mã nhân viên..

(tài liệu lưu hành nội bộ dành cho các học viên)

Biên Soạn : Châu Minh Hoàng Email : minhhoang12061993@gmail.com SĐT : 01265914628

Facebook : chauminhhoang1993@gmail.com

Tháng 7 năm 2016

GIÁO TRÌNH ACCESS 2007

Giáo trình này được biên soạn dựa trên giáo trình Access của thầy Đặng Kiên Cường và thầy Trần Minh Hảo, trung tâm Tin học ứng dụng – Đại học Nông Lâm TP HCM cùng một số tài liệu khác

Mọi góp ý, phản hồi xin gửi về email: minhhoang12061993@gmail.com

Chân thành cảm ơn!

Còn lại như hình bên

Định dạng tiền tệ:

Decimal symbol: dấu chấm Digit grouping symbol: dấu phẩy ,

Biểu tượng ₫ lấy trong Word

2 Vai trò của Access

MS-Access 2007 là ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft Offices Access có khả năng hỗ trợ viết các chương trình quản lý, rất thuận tiện và đơn giản cho những người không chuyên về lập trình

Access rất cần thiết cho những người làm công việc quản lý: giáo viên, nhân viên văn thư, có thể hỗ trợ quản lý thông tin của thư viện, lớp học,…

Trong ngành chăn nuôi nói riêng, am hiểu Access là một lợi thế, có thể ứng dụng Access vào rất nhiều việc như quản lý phòng mạch, quản lý trại chăn nuôi, kiểm soát dịch bệnh,…

3 Giới thiệu cửa sổ làm việc

Nút Office Button

Thanh Navigation Pane

Giao diện Ribbon:

Bài 2:

TABLE

Vai trò của table là lưu trữ thông tin, khác với sheet trong Excel, trong Access không thể tính toán trực tiếp trên table

Mũi tên : Cột – Field

Mũi tên : Dòng – Record

1 Tạo mới Table

Create/Table Design

- Field Name: tên Field, không khoảng trắng, không dấu, ngắn gọn

- Data Type: chọn kiểu dữ liệu phù hợp

Data Type Ý nghĩa

Text Dữ liệu chuỗi (tối đa 255 ký tự)

Memo Đoạn văn bản (tối đa 64000 ký tự)

< Chuyển tất cả các ký tự theo sau thành chữ thường VD: 00<LL

Default Value Giá trị mặc định

Validation Rule Giới hạn giá trị nhập Dữ liệu nhập vào sẽ được kiểm tra với điều kiện

này, nếu không thỏa mãn thông báo lỗi sẽ hiện ra

Validation Text Thông báo lỗi

Required Bắt buộc nhập dữ liệu

Allow Zero Length Cho phép chuỗi rỗng

Indexes Có được trùng lặp dữ liệu không?

Number

Field Size Phạm vi số

Byte Số nguyên từ 0 – 255 Integer Số nguyên từ -32768 – 32768 Long Integer Số nguyên từ -2147483648 – 214748647

Decimal Place Số số lẻ cố định

…

Date/Time

Long Date Dạng đầy đủ Medium Date Dạng trung bình Short Date Dạng ngắn gọn

Yes/No

2 Thiết lập mối quan hệ

Để hạn chế việc lưu trữ dư liệu trùng lắp, tốn dung lượng, người ta thường phân chia dữ liệu vào các bảng phù hợp, và liên kết các bảng đó lại

Trong Access có 2 kiểu quan hệ thường gặp:

- Quan hệ One – One: Dữ liệu trong mỗi bảng chỉ xuất hiện 1 lần

- Quan hệ One – Many: Trong bảng One, dữ liệu xuất hiện 1 lần, nhưng trong bảng Many dữ liệu đó có thể xuất hiện nhiều lần VD: Bảng hóa đơn: chứa các thông tin về

đơn hàng bao gồm: ngày giao dịch, mã khách hàng, mã nhân viên, sản phẩm Bảng Khách hàng chứa thông tin về khách hàng bao gồm: Mã khách hàng, tên khách hàng,

địa chỉ Như vậy trong bảng Khách hàng, mỗi Mã khách hàng chỉ xuất hiện 1 lần, trong khi trong bảng Hóa đơn Mã khách hàng đó có thể lặp lại nhiều lần do khách hàng đó giao dịch vào nhiều thời gian khác nhau

Các bước tạo quan hệ:

dữ liệu tồn tại trên field khóa ngoại

phải có trên field khóa chính

- Cascade Update Related Fields:

Chỉnh sửa trên khóa chính, khóa ngoại

tự động sửa lại

- Cascade Delete Related Records:

Xóa giá trị trên khóa chính, khóa ngoại

tự động xóa theo

3 Nhập dữ liệu vào Table

Quy tắc: Một trước nhiều sau

Dữ liệu trong “bảng một” nhập trước, “bảng nhiều” nhập sau

Caption: Mã nhân viên

Input Mask: (999) 0000009 Caption: Điện thoại

Bảng Hoadon

Field Name Data Type Field Properties Mahd Text Field Size: 8

Caption: Mã hóa đơn

Caption: Mã khách hàng

Caption: Mã nhân viên

Ngaylaphd Date/Time Caption: Ngày lập hóa đơn

Bảng Chitiet

Field Name Data Type Field Properties Mahd Text Field Size: 8

Caption: Mã hóa đơn

Masp Number Field Size: Byte

Format: 000 Caption: Mã sản phẩm

Caption: Số lượng Tạo quan hệ:

Nhập dữ liệu:

not, cú pháp: not {Điều kiện}

and, cú pháp: {Điều kiện} and {Điều kiện}

or, cú pháp: {Điều kiện} or {Điều kiện}

- Phép so sánh chuỗi: {Giá trị cần so sánh} like {Điều kiện}

Nếu thỏa điều kiện thì trả về True, ngược lại trả về False

Lưu ý: Có thể sử dụng ký tự đại diện để đặt điều kiện

* : Đại diện cho 1 chuỗi ký tự

? : Đại diện cho 1 ký tự

# : Đại diện cho 1 chữ số

- Phép toán between – and:

{Giá trị cần so sánh} between {Giá trị khởi đầu} and {Giá trị kết thúc}

VD: [Ngaylaphd] between #1/1/2# and #31/1/2#

Ý nghĩa: Kiểm tra Ngày lập hóa đơn có nằm trong tháng 1 năm 2002 hay không Lưu ý: Trong biểu thức, tên field nằm trong dấu ngoặc vuông [ ], giá trị ngày tháng năm, nằm trong 2 dấu # #, giá trị chuỗi nằm trong 2 dấu nháy kép “ ”

- Phép toán in:

{Giá trị cần so sánh} in({Giá trị 1}; {Giá trị 2}; …)

b Hàm thông dụng

IIF(), MONTH(), DATEPART(), VAL()

Lưu ý hàm DATEPART({tham số}; {ngày})

Tham số: “d” – lấy ngày, “m” – lấy tháng, “q” – lấy quý, “yyyy” – lấy năm

c Tạo mới một field trên query

Cú pháp: {Tên Field} : {Biểu thức}

VD:

Hoten : Holot & “ ” & Ten

3 Bài toán sắp xếp, lọc dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu Sử dụng dòng Sort trên lưới QBE

Lọc dữ liệu Sử dụng dòng Criteria trên lưới QBE

Bài tập:

Tạo truy vấn hiện thông tin về các nhân viên Nữ gồm các trường: Mã nhân viên,

Họ và tên, Tuổi Sắp xếp theo tên

4 Bài toán query có thuộc tính

5 Bài toán Parameter Query

Hiển thị các hóa đơn lập trong tháng X với X nhập từ bàn phím Gồm: Mã hóa đơn, tên khách hàng, giá trị hóa đơn (Số lượng * Đơn giá)

6 Bài toán Query Wizard

Hiển thị các khách hàng ở cùng thành phố

Sử dụng Find Duplicates Query Wizard

Hiển thị nhân viên chưa thực hiện giao dịch nào

Sử dụng Find Unmatched Query Wizard

Cho phép gom nhóm theo 2 tiêu chí để tổng hợp dữ liệu

Bài tập: Cho biết tổng số hóa đơn mà khách hàng đã giao dịch trong năm 2004, tổng trị giá các giao dịch theo từng quý

Lưu ý: Thuộc tính của Crosstab Query – Column Heading

9 Action Query và một số thủ thuật

Make Table Query: cho phép tạo table

Delete Query: cho phép xóa các record theo 1 điều kiện nào đó

Update Query: cho phép chỉnh sửa các record

Append Query: cho phép thêm các bản ghi vào table

Thủ thuật: Sử dụng Macro để ẩn thông báo xác nhận SetWarnings

3 QS3: Hiển thị các đơn đặt hàng được lập trong tháng 3 năm 2004 Gồm các trường:

Mã hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ngày nhận hàng, tên khách hàng, sắp xếp theo thứ tự tăng dần của ngày lập hóa đơn

4 QS4: Hiển thị các hóa đơn của nhân viên số 5, và nhân viên số 4 Gồm: Mã hóa đơn, trị giá (Đơn giá * Số lượng)

5 QS5: Hiển thị các hóa đơn được lập trong quý 2 năm 2004 Gồm: Mã hóa đơn, tên khách hàng, tên nhân viên, ngày lập hóa đơn

6 QS6: Hiển thị danh sách nhân viên của công ty, gồm: Họ và tên (Ghép từ Họ lót với Tên), ngày sinh, tuổi đời Sắp xếp theo Tên, nếu trùng tên thì ưu tiên xếp theo Họ lót

7 QS7: Hiển thị danh sách chi tiết về các đơn đặt hàng Gồm các field: mã hóa đơn, tên sản phẩm, số ngày lưu kho, đơn giá, số lượng, thành tiền Biết:

Số ngày lưu kho = Khoảng cách từ ngày lập hóa đơn đến ngày nhận hàng Trừ trường hợp khách hàng chưa nhận hàng thì Số ngày lưu kho = 0

Thành tiền: Nếu số ngày lưu kho lưu kho ít hơn 20 thì giảm 20% trị giá hóa đơn, nếu số ngày lưu kho lớn hơn 40 thì tăng 20% trị giá hóa đơn Còn lại giữ nguyên trị giá Khai báo thuộc tính: “#,##0 $” cho các field Đơn giá, Thành tiền

8 QS8: Cho biết các hóa đơn chưa giao hàng Gồm: Mã hóa đơn, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng

9 QS9: Cho biết nhân viên có tuổi đời cao nhất

10 QS10: Cho biết khách hàng chưa thực hiện giao dịch nào

11 QS11: Hiển thị thông tin tra cứu về nhân viên Biết từ khóa được nhập từ bàn phím

VD: nhập từ bàn phím từ “nguyễn” thì sẽ trả về kết quả tất cả các nhân viên có từ

“nguyễn” trong họ tên

12 QS12: Cho biết tổng trị giá các giao dịch của 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm

2004

13 QS13: Cho biết trị giá mỗi hóa đơn mà khách hàng đã đặt mua Gồm tên khách

hàng, trị giá

14 QS14: Cho biết tổng số hóa đơn và tổng trị giá mà mỗi nhân viên đã giao dịch

trong 6 tháng đầu năm 2004

15 QS15: Cho biết tổng trị giá của các hóa đơn của mỗi khách hàng điều kiện trị giá

hóa đơn lớn hơn 300000

16 QS16: Hiển thị các khách hàng có tổng giao dịch lớn hơn 5000000

17 QS17: Cho biết tổng số tiền mua hàng của mỗi khách hàng trong mỗi tháng của

năm 2004

18 QS18: Cho biết tổng số tiền giao dịch trong từng quý của từng khách hàng và cho

biết tổng giá trị giao dịch trong năm 2004

Lưu ý về thuộc tính Column Heading

19 QS19: Thiết kế query cho biết tổng trị giá thu được trong từng quý năm 2004 của

mỗi khách hàng Đồng thời cho biết tổng số tiền thu được và tổng số hóa đơn đã đặt trong năm

20 QS20: Hiện thị tiền thưởng cuối năm Gồm các trường: họ và tên, tuổi đời, năm

kinh nghiệm, tiền thưởng Biết:

Giới tính Năm kinh nghiệm Tuổi đời Tiền thưởng

>= 30

2.000.000 2.500.000

>= 15 >= 40

>= 50

4.000.000 5.000.000

>= 30

2.000.000 2.500.000

>= 10 >= 40

>= 50

4.000.000 5.000.000

- Form có nguồn: Dùng để cập nhật dữ liệu

- Form không có nguồn: Dùng làm giao diện người dùng

Cửa sổ làm việc: (Chế độ Design)

Một số thuộc tính quan trọng:

Tab Format:

- Caption: Tiêu đề form khi chuyển sang chế độ Form View

- Scroll Bars: Thanh cuộn

- Record Selectors: Ký hiệu xác định record

- Navigation Buttons: Thanh di chuyển giữa các record

- Auto Resize: Tự động điều chỉnh kích thước khi mở Form

- Auto Center: Tự động căn chính giữa màn hình khi mở Form

Tab Data:

- Record Source: Nguồn dữ liệu của Form

Tab Event: Chứa các sự kiện

Tab Other:

- Pop Up: Hiển thị Form lên trên cùng, bắt buộc tương tác với Form

Các đối tượng trong thiết kế form:

Textbox, Label, Combobox, ListBox, Option Group, Command Button

Giới thiệu về Property Sheet

2 Bài tập căn bản

Thiết kế các form sau:

Lưu ý: công thức truyền dữ liệu từ combobox/listbox:

=[Tên combobox/listbox].column(Chỉ số cột)

3 Main-Sub Form

Quy trình thiết kế:

- Xác định dữ liệu nguồn của Main, Sub form

- Xác định field dùng để liên kết

- Thiết kế Main, Sub Lưu ý đặt tên các đối tượng liên kết

Lưu ý: Thuộc tính Link Master Field, Link Child Field

Bài tập:

Bài 2:

REPORT

1 Giới thiệu

Bố cục:

3 Tính năng trộn thƣ

Report Label Wizard