Lý thuyết access bản 1

Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu.. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

TÀI LIỆU ÔN THI TIN A NÔNG LÂM

LÝ THUYẾT ACCESS BẢN 1

(tài liệu lưu hành nội bộ dành cho các học viên)

Biên Soạn : Châu Minh Hoàng Email : minhhoang12061993@gmail.com

SĐT : 01265914628

pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh sách đơn giản trên giấy Tuy nhiên, cơ

sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao tác quản lý trở nên khó hơn Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ liệu về khách hàng trong một công ty lớn Đây là lúc máy tính của bạn và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có ích Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn

Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình Dưới đây là khái niệm về một số thuật ngữ thường dùng trong Access:

Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu

Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần thiết Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin Hình 2 minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng

Hình 2: Chế độ Design view cho bảng

Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view

Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảng

Thế nào là một Query (truy vấn)?

Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữ liệu Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng truy vấn

Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại Hà Nội?”

Thế nào là Form (biểu mẫu)?

Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin Sau khi xác định thông tin chứa trong cơ

sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm, hoặc thay đổi dữ liệu Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thay đổi thông tin

Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên màn hình được gọi là form Sử dụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời thêm các nút, text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn Hình 3, bạn được thấy một bảng tương tự như Datasheet Hình 4 biểu diễn ví dụ form được sử dụng để đưa thông tin vào như bảng Chú ý: sử dụng form cung cấp giao diện tốt hơn cho người dùng

Hình 4: Ví dụ về sử dụng form để nhập thông tin cho bảng

Record (Bản ghi) là gì?

Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về công nhân hay khách hàng Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi Ví dụ, nếu bạn có bảng chứa thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin riêng về 1 thẻ Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng

Trường (Field) là gì?

Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường Như vậy, một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay doanh nghiệp khác nhau Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại)

Hình 5: biểu diễn mối quan hệ giữa các trường, bản ghi, bảng và cơ sở dữ liệu

Tạo cơ sở dữ liệu mới

Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu:

- Kích chọn Microsoft Office Button

- Chọn New

- Chọn biểu tượng New Blank Database

Hình 1: Tạo cơ sở dữ liệu từ New Blank Database

- Nhập tên cho cơ sở dữ liệu vào phần vùng bên phải ngay sau khi chọn New Blank Database

- Kích Create để tạo

Hình 2: Bước hoàn thành tạo Database mới

Các mẫu cơ sở dữ liệu

Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ các mẫu cơ sở dữ liệu:

- Kích Microsoft Office Button

- Kích New

- Chọn mẫu cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo

Hình 3: Tạo cơ sở dữ liệu từ Templates

- Nhập tên cho cơ sở dữ liệu

Hình 4: Hoàn thành việc tạo Database từ Templates

Bảng (Table)

Một bảng là tập hợp các thông tin được đặt trong các dòng và cột Thông tin về một mục được hiển thị trong một dòng Cột chứa thông tin cùng loại với mỗi mục Bảng có dòng đầu cho bạn biết dữ liệu được chứa trong cột là gì

Hình 1: Ví dụ về thông tin bảng

Để xem dữ liệu trong một bảng:

- Kích vào mũi tên để mở Navigation pane

- Chọn đối tượng Tables

- Sau đó, kích đúp vào tên bảng để mở bảng

Hình 2: Xem dữ liệu trong bảng

Truy vấn (Queries)

Các truy vấn lựa chọn các bản ghi từ một hay nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu, do vậy mà chúng có thể được xem, phân tích và lưu trữ ở chế độ datasheet Một truy vấn có thể thực thi các phép toán và hiển thị kết quả Tập hợp các kết quả của các bản ghi được gọi

là dynaset, được lưu như một đối tượng cơ sở dữ liệu và có thể sử dụng dễ dàng Truy

vấn sẽ được cập nhập bất cứ khi nào bảng gốc được cập nhập Nếu kiểu truy vấn là các

truy vấn chọn lọc (select queries) thì trích dữ liệu từ các bảng dựa trên các giá trị cụ thể, kiểu truy vấn là find duplicate thì hiển thị các bản ghi với việc sao chép các giá trị đối với một hoặc nhiều trường cụ thể, và kiểu truy vấn find unmatched hiển thị các bản ghi

từ một bảng mà không có các giá trị tương ứng với bảng thứ hai

Để thực thi một truy vấn:

- Kích vào mũi tên để mở Navigation pane

- Chọn đối tượng Queries

- Kích đúp vào tên truy vấn

Recordset là một bảng mà hiển thị nhóm các bản ghi từ một bảng hay một kết quả truy vấn

Form

Một Form là một giao diện đồ họa được sử dụng để hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu Forms

có thể được phát triển từ một bảng hay một truy vấn Forms gồm các phép toán, đồ họa

và các đối tượng như label, textbox, combobox, checkbox,

Để xem dữ liệu từ một form:

- Kích mũi tên để mở Navigation pane

- Chọn đối tượng Forms

- Kích đúp vào tên form

Hình 4: Thông tin trên form Khách hàng

Báo cáo (Report)

Một báo cáo là một đầu ra của dữ liệu theo yêu cầu Các báo cáo có thể thực thi các phép toán và hiển thị kết quả Các báo cáo được sử dụng để in dữ liệu

Để xem dữ liệu sử dụng một báo cáo:

- Kích mũi tên để mở Navigation pane

- Chọn đối tượng Reports

- Kích đúp vào tên báo cáo

Hình 5: Ví dụ về báo cáo

Table Views

Có hai cách xem bảng trong Access và thêm dữ liệu vào bảng: Design

View vàDatasheet View

Trong chế độ Design View, bạn có thể xem tất cả các trường với các kiểu dữ liệu và sự

mô tả về bảng (nếu có)

Để xem bảng ở chế độ Design View:

- Kích mũi tên xuống của nút View

- Chọn Design View

Đối với các bảng mà đã được thêm vào cơ sở dữ liệu trước đó thì có thể không xem được (nếu muốn xem thì bạn chọn tên bảng đó, kích chuột phải vào bảng và chọn Design

View)

Chế độ Design view cho bảng DMKhach

Trong chế độ Datasheet View, bạn có thể hiển thị các bản ghi trong một bảng, mỗi một

dòng là một bản ghi Tiêu đề cột là các trường bạn định nghĩa cho cơ sở dữ liệu

Để xem ở chế độ Datasheet View:

- Kích vào mũi tên xuống ở nút View

- Chọn Datasheet View

Chế độ Datasheet View cho bảng DMKhach

Thêm các trường mới

Có nhiều cách để thêm các trường mới vào một cơ sở dữ liệu Các trường mới có thể được thêm trong chế độ Datasheet View hoặc Design View

Có hai cách để thêm một trường mới trong chế độ Datasheet View: Add New

Field hoặc New Field Button

Để thêm một New Field trong Datasheet:

- Kích cột Add New Field

Để thêm một trường mới sử dụng nút New Field:

- Kích tab Datasheet trên vùng Ribbon

- Chọn nút New Field

- Chọn kiểu trường bạn muốn để thêm từ cửa sổ Field Templates

Để thêm một trường mới trong chế độ Design View:

- Kích nút Design View

- Kích vào trường sẵn có tiếp theo

- Nhập tên trường vào cột Field Name

Các kiểu dữ liệu

Có nhiều kiểu dữ liệu mà một trường có thể được xác định Khi tạo một trường mới trong

cơ sở dữ liệu, bạn nên đặt kiểu dữ liệu thích hợp cho trường đó

Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu cho các trường:

Kiểu dữ liệu Ý nghĩa

liệu không quá 2GB

Date/Time Kiểu ngày và giờ

làm khóa chính cho bảng

quá 2GB

Attachment Đính kém như ảnh, bảng tính, tài liệu và biểu đồ

Chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong trường

Khi tạo các bảng, bạn nên xác định các kiểu dữ liệu của bảng sao cho phù hợp với kiểu

dữ liệu mà được xác định cho trường

Để chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong Datasheet View:

- Kích trường bạn muốn xác định

- Chọn tab Datasheet trên vùng Ribbon

- Kích mũi tên xuống phía bên phải Data Type

- Chọn kiểu dữ liệu mà sẽ xác định cho trường đó

Để chỉnh sửa định dạng của dữ liệu:

- Kích trường bạn muốn định dạng

- Chọn tab Datasheet trên Ribbon

- Chọn mũi tên phía bên phải Format và chọn kiểu định dạng phù hợp

Để chỉnh sửa Data Type trong chế độ Design View:

- Mở cơ dở dữ liệu bạn muốn bằng cách kích Microsoft Office Buttonvà chọn Open

- Kích phải vào bảng và chọn Delete

Đổi tên bảng

Để đổi tên một bảng:

Thêm phần mô tả cho bảng

Để thêm phần mô tả cho bảng:

- Mở cơ sở dữ liệu bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open

- Kích phải vào bảng và chọn Table Properties

- Kích vào vùng Description

- Nhập phần mô tả

Nhập thông tin cho bảng

Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng là thông qua chế độ Datasheet. Trong chương 1 “Làm quen với Access”, bạn đã được biết cách nhập dữ liệu cho bảng sử dụng Access datasheet Bây giờ bạn đã tạo được bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng chế độ Datasheet để nhập thông tin

Chế độ Datasheet hiển thị như hình 1 Cách trình bày thực tế của Datasheet có thể khác một chút, nó phụ thuộc vào trường bạn đã lấy khi xác định bảng Nhưng không cần phải chú ý đến các trường, tất cả các thao tác trong Datasheet đều giống nhau

Hình 1: Chế độ Datasheet view

Lưu ý là con trỏ nhấp nháy ở trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng Access sẽ chờ cho bạn bắt đầu nhập thông tin Để làm được, chỉ cần gõ từ bàn phím vào đó Nếu

muốn chuyển từ trường này tới trường kia, nhấn phím Enterhoặc phím Tab

Chú ý: Bỏ qua trường (bằng cách nhấn phím TAB) đang chứa nội dung

nào đó (như trường đầu tiên ở hình 1, chứa sự chỉ định là

AutoNumber) Một khi bảng này đã được thiết lập để trường AddressID

là trường mang khóa chính, thì Acess sẽ tự động điền vào trường này

Khi bắt đầu nhập thông tin vào bảng, chú ý là Access giả thiết bạn đang bắt đầu nhập ở một bản ghi Hình 2 biểu hiện Access thêm một bản ghi ở bên dưới, và biểu tượng bút chì được đặt phía bên trái bản ghi hoặc nơi bản ghi đang thực hiện

Hình 2: Thêm một bản ghi trong Access

Bạn sẽ tiếp tục thêm thông tin cho bản ghi Nhấn phím TAB hoặc ENTER cho đến khi

hoàn thành trường cuối cùng Lần lượt như vậy, bạn sẽ nhập được thông tin cho trường đầu tiên của bản ghi tiếp theo Bạn có thể trở lại trường trước đó bằng cách nhấn tổ hợp

phím SHIFT + TAB Sau khi kết thúc với một bản ghi và tiến hành tới các bản ghi khác,

Access tự động lưu sự thay đổi của bạn (chú ý rằng biểu tượng bút chì được di chuyển từ phía bên trái của bản ghi đã được lưu)

Di chuyển quanh bảng

Trong khi số các bản ghi ở bảng tăng thêm, bạn có thể sử dụng các phím tắt khác nhau để

di chuyển nhanh từ một bản ghi tới bản ghi khác hoặc trong các trường của một bản ghi Bảng 1 liệt kê các phím bạn có thể sử dụng để điều hướng trong bảng

Phím/Tổ hợp phím Hành động

CTRL+HOME Di chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên

Tổ hợp phím Hành động

trường)

ghi liền kề trước

ghi liền kề trước

mới

lại ở trong trường

Bảng 2: Các phím tắt dùng để nhập dữ liệu

Thoát khỏi chế độ Datasheet

Khi đã nhập xong thông tin, bạn phải chắc chắn là muốn để lại hoặc tắt chế độ Datasheet Việc này Access cho bạn làm với bảng và tiếp tục thực hiện các thao tác khác Có hai cách chính bạn có thể tắt chế độ Datasheet: lựa chọn công cụ Design view hoặc kích chuột vào biểu tượng Close (X) phía góc trên bên phải Datasheet

Công cụ Design view là công cụ luôn nằm bên trái trong toolbar Kích chuột vào công cụ này để hiển thị cách khác của bảng Màn hình hiển thị như hình 3

Hình 3: Chuyển đổi chế độ Design view

Khi chuyển sang chế độ Design view, công cụ Design view thay đổi từ công cụ

Datasheet Kích chuột vào công cụ Datasheet sẽ hiển thị chế độ Datasheet dạng bảng lần nữa Khi làm việc ở chế độ Design view (hình 3), Access cho phép bạn thay đổi cách sắp xếp bảng Chế độ Design view hiển thị giống như trường bạn thiết lập khi sử dụng Table Wizard ở đầu chương Trong chương 3, bạn sẽ học nhiều hơn về cách sử dụng chế độ Design view

để xác định dữ liệu như tên hay số điện thoại Để tìm kiếm bảng cho dữ liệu cụ thể, lựa

chọn Find từ menu Edit Access hiển thị hộp thoại Find and Replace như hình 1

Hình 1: Tab Find của hộp thoại Find and Replace

Trong hộp Find What, bạn nhập dữ liệu muốn tìm kiếm vào đó Có thể nhập nhiều từ

vào trong hộp này như tên, số điện thoại hay tên thành phố Bạn cũng có thể sử dụng các

ký tự đại diện để mở rộng việc tìm kiếm Ví dụ, bạn tìm kiếm số điện thoại đầu tiên có

mã vùng là 212, hoặc thành phố có tên bắt đầu bằng chữ A Access cung cấp một số

lượng lớn các ký tự đại diện để bạn sử dụng trong việc tìm kiếm Bảng 1 liệt kê các ký tự đại diện có sẵn

Ký tự Ý nghĩa

* Tương ứng với một chuỗi ký tự

? Tương ứng với một ký tự đơn

# Tương ứng với một số đơn

[ ] Ghép các ký tự đơn ở bên trong dấu ngoặc

! Ghép các ký tự đơn không kể những ký tự

được chỉ rõ (Sử dụng với dấu ngoặc)

- Ghép nhiều ký tự đơn trong một vùng (Sử

dụng với dấu ngoặc)

Bảng 1: Các ký tự đại diện có thể sử dụng trong khi tìm kiếm.

Có thể bạn đã quen thuộc với khái niệm các dấu gộp Hầu hết mọi người đều quen các ký

tự đại diện như dấu sao (*) và dấu (?) Dấu (?) được sử dụng thay cho bất kỳ ký tự đơn nào Dấu (*) sử dụng để đánh dấu số cho ký tự, và nó được sử dụng ở mọi nơi trong đặc

tả tìm kiếm Do vậy, để tìm kiếm những từ bắt đầu bằng từ brvà kết thúc bằng ed, bạn sử dụng như sau: br*ed

Trong trường hợp này, sự tìm kiếm của bạn có thể cho kết quả phù hợp với từ breed, branded hay bruised Nếu sử dụng dấu ngoặc, dấu chấm than (!), và dấu trừ (-) trong đặc

tả, bạn có thể mở rộng tìm kiếm hơn Dấu ngoặc cho phép bạn mở rộng một danh sách

những ký tự được chấp nhận Ví dụ, đặc tả của tìm kiếm từ bold và bond là: bo[ln]d Bạn không thể tìm được từ Boyd bởi vì nó là ký tự không được chấp nhận

Bạn có thể sử dụng dấu than để đảo ngược quá trình Ví dụ, nếu muốn tìm nhiều từ không

kể chữ cái l và n ở vị trí thứ 3, bạn sử dụng cách sau: bo[!ln]d

Lúc này, Access sẽ tìm thấy từ Boyd, nhưng không thấy từ bold hay bond

Sử dụng dấu trừ (-) để xác định phạm vi bao gồm các từ Để minh họa trường hợp này,

đặc tả sau sẽ tìm kiếm nhiều từ với chữ cái c tới n ở vị trí thứ 4: hea[c-n]*

Nếu sử dụng hộp Look In, kéo danh sách xổ xuống, bạn có thể chỉ rõ nơi tìm kiếm cần

hướng dẫn Có 2 lựa chọn sẵn có, đó là tìm trong trường hiện hành hoặc trong toàn bộ bảng Rõ ràng, việc giới hạn tìm kiếm trong trường hiện thời cho kết quả nhanh hơn

Hình 2: Mở rộng tab Find của hộp thoại Find and Replace

Vùng sẵn có của hộp thoại cho phép bạn xác định rõ mục đích trong đó việc tìm kiếm phải được hướng dẫn Sử dụng mục Search kéo danh sách xổ xuống, bạn có thể chỉ định

Up (lên trên) (về phía bắt đầu bảng), Down (xuống dưới) (phía cuối bảng), và All Bạn cũng có thể giới hạn việc tìm kiếm bằng cách tích vào 2 hộp bên cạnh Chúng có tác dụng cho phép Access tìm kiếm chính xác chữ hoa – chữ thường hay tìm kiếm theo định dạng

Sau khi định rõ tiêu chuẩn tìm kiếm, kích chuột vào nút Find Next để hiển thị kết quả lần

tìm kiếm đầu tiên Nếu lần tìm kiếm đầu tiên không chứa dữ liệu cần tìm, tiếp tục tìm kiếm bằng cách kích chuột vào nút Find Next

Chú ý: Đôi khi rất khó để sửa một trường trong khi hộp thoại Find hiện

rõ Khi thực sự muốn sửa chữa, tắt hộp thoại và thực hiện sự thay đổi

Khi bạn muốn tìm kiếm kết quả tiếp theo phù hợp với những chỉ dẫn

tìm kiếm, nhấn tổ hợp phímSHIFT + F4 Cách này nhanh hơn là việc

ấn nút Find và sử dụng nút Find Next

Thay thế thông tin

Khi làm việc với dữ liệu, sẽ có lúc bạn cần tìm một trường sao sau đó thay đổi nội dung của nó Ví dụ, nếu một số điện thoại thay đổi, bạn sẽ cần tìm và cập nhật số điện thoại mới

Tùy chọn Replace từ menu Edit có liên quan tới nút Find, nó cho phép bạn không chỉ tìm kiếm thông tin mà còn thay thế nó với thông tin khác Để bắt đầu với nút Replace, chọn