Giới thiệu Công dụng: Excel là trình ứng dụng – dạng phần mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích dữ liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo Excel được l
Trang 1Chương 1 Giới thiệu chung về Microsoft Excel
GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: thuyliennt@gmail.com
Trang 2Giới thiệu
Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử nổi
tiếng trong gói phần mềm Microsoft Office của
Microsoft
Phổ biến trong công tác văn phòng, quản lý bởi tính đơn giản, trực quan và dễ sử dụng
Để cài đặt mới Office hoặc cài đặt bổ sung thêm một
số tính năng của Office, có thể cài đặt từ đĩa CD hay
từ ổ cứng
Trang 3Giới thiệu
Công dụng: Excel là trình ứng dụng – dạng phần mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích dữ liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo
Excel được lưu lại dưới dạng một tệp tin *.XLS
Trang 4Khởi động Excel
C1:
Kích đúp vào biểu tượng Excel trên nền Desktop
C2:
Từ menu Start | Programs | Microsft Office |
Microsoft Office Excel 2003
Trang 5Cửa sổ làm việc của Excel
Trang 6Cửa sổ làm việc của Excel
Thanh tiêu đề (Title): Chứa biểu tượng của Excel,
tên tệp hiện tại, nút thu nhỏ cửa sổ (minimize), nút
phóng to cửa sổ (maximize), nút đóng cửa sổ (close)
Thanh bảng chọn (menu): Liệt kê các lệnh chính của
Excel Mỗi mục ứng với một menu dọc, để mở menu dọc nhấp chuột vào tên mục
Thanh công cụ chuẩn (Standard): Chứ một số lệnh
thông dụng của Excel dưới dạng nút biểu tượng
Trang 7Cửa sổ làm việc của Excel
Thanh công cụ định dạng (Formatting): Chứa các
lệnh dưới dạng biểu tượng để định dạng dữ liệu của
bảng tính như: font chữ, cỡ font…
Thanh công thức (Formula): Gồm các ô Namebox
(hiển thị toạn độ ô hiện hành), Insert Function (nhập
công thức vào ô)
Thanh cuốn (Scroll): dùng để hiển thị những phần bị
che khuất của bảng tính
Dòng trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc
Trang 8Một số khái niệm
Workbook: Một file bảng tính Excel được gọi là một
Workbook Wookbook ngầm định có tên là book#
Khi mới khởi động file bảng tính đầu tiên ngầm định
có tên là book1.xls
Worksheet: Một workbook chứa 256 worksheet (hay
sheet) Các sheet gọi là các trang bảng tính Sheet có thể chứa dữ liệu, công thức tính toán, bản đồ, đồ thị
Cell: Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có 256
cột và 65536 hàng Vùng giao nhau giữa hàng và cột gọi là CELL
Trang 9Mỗi bảng tính chứa tối đa 256* 65536 ô
Trang 10Tạo một tệp trắng mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên toolbar
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + N
Trang 11Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar
C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Trang 12Lưu tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar
C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
C3: Vào menu File | Save
Nếu tệp đã được lưu từ trước thì lần lưu tệp hiện tại
sẽ lưu lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm
giác là Excel không thực hiện việc gì)
Nếu tệp chưa được lưu lần nào sẽ xuất hiện hộp
thoại Save As, chọn nơi lưu tệp trong khung Save
in, gõ tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save
Trang 13Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt + F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng
bên phải cửa sổ đang làm việc
C3: Vào menu File | Exit
Nếu chưa lưu tệp thì xuất hiện 1 thông báo chọn:
• Yes: lưu tệp trước khi thoát
• No: thoát không lưu tệp
• Cancel: hủy bỏ lệnh thoát
Trang 14Địa chỉ ô và miền
Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công
thức để lấy dữ liệu tương ứng
Địa chỉ ô bao gồm:
Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng
• Ví dụ: A12, B34, C41
Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và(hoặc) tên
hàng nếu muốn cố định phần nào đó:
• Vi dụ: $A3, B$4, $C$5
Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không
Trang 15Địa chỉ ô và miền
Miền là một nhóm ô liền kề nhau
Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái: Địa chỉ ô thấp phải
Trang 16Các phím dịch chuyển con trỏ ô:
Trang 17Các dạng dữ liệu trong Excel
Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải các bài toán trong Excel
Để định dạng dữ liệu lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu,
Trang 18Các dạng dữ liệu trong Excel
General: Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự
động nhận dạng
Number: Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn
thẳng bên phải ô Theo ngầm định kiểu số sử dụng
dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần
nguyên
Currency: Kiểu dữ liệu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự
động căn thẳng bên phải ô Dạng này biểu diễn các
đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới
Trang 19Các dạng dữ liệu trong Excel
Accounting: Dữ liệu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự
động căn thẳng bên phải ô Kiểu này cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như currency tuy nhiên
không biểu diễn số âm
Date: Kiểu ngày tháng: Tự động căn thẳng bên phải ô,
cho phép thực hiện với các phép tính số học Theo
ngầm định dạng MM/DD/YY
Time: Kiểu thời gian: Tự động căn thẳng bên phải ô,
biểu diễn thời gian dngj HH:MM:SS
Trang 20Các kiểu dữ liệu trong Excel
Percentage: Kiểu phần trăm: Tự động căn thẳng bên
phải ô, kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần
trăm bằng cách nhân với 100 và thêm dấu % vào sau
số đó
Fraction: Kiểu phân số: Tự động căn thẳng bên phải,
biểu diễn các số ở dạng phân số
Text: Kiểu kí tự: Là sự pha trộn của các chữ cái và
chữ số, ký tự đặc biệt…, tự động căn trái
Chú ý: Với các ký tự bắt đầu bằng số 0 vô nghĩa(vd: số điện thoại
0976 )Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên Để giữ lại số 0 này, sử dụng
dấu (‘) trước hoặc định dạng ô kiểu kí tự
Trang 21Chèn chú thích cho ô
Chèn chú thích cho ô: khi di chuyển con chuột nằm trên ô chú thích tự động xuất hiện 1 khung lời chú thích được chèn trước Những chú thích thường là những lời giải thích, ghi chú thêm về kết quả, dữ liệu trong ô Ô nào có chú thích thì có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ô
Thực hiện:
B1: Xác định ô cần chú thích
B2: Chọn Insert | Comment
B3: Nhập vào chú thích trong hộp
Trang 22Chèn chú thích cho ô
Trang 23Định dạng có điều kiện
B1: Chọn các ô cần định dạng có điều kiện
B2: Menu Format | Conditional Formatting
Trang 24Định dạng có điều kiện
B3: Lựa chọn cách áp dụng điều kiện (Cell Value Is hay Formular Is)
Trang 25Định dạng có điều kiện
B4: Lựa chọn điều kiện (hoặc nhập vào công thức)
Trang 26Định dạng có điều kiện
B5: Nhấn nút Format và định dạng khi điều kiện cho kết quả TRUE
Trang 27Định dạng có điều kiện
B6: Nếu muốn thêm điều kiện, nhấn nút Add và thực hiện lại các bước 3->5
Trang 28Kiểm tra dữ liệu nhập
B1: Chọn các ô cần thiết lập
B2: Menu Data | Validation
Trang 29Kiểm tra dữ liệu nhập
B3: Chọn thẻ Settings
B4: Chỉ định kiểu dữ liệu cho phép
Trang 30Kiểm tra dữ liệu nhập
Trang 31Kiểm tra dữ liệu nhập
B6: Lựa chọn điều kiện cho các ô
Trang 32Kiểm tra dữ liệu nhập
B7: Chọn thẻ Input Message -> Chỉ định thông báo
khi người dùng chọn ô
Trang 33Kiểm tra dữ liệu nhập
B7: Chọn thẻ Error Alert -> chỉ định thông báo khi
người dùng nhập sai điều kiện
Trang 34Tạo ListBox cho ô
Để giảm lỗi nhập dữ liệu cho người dùng: Tạo một
ListBox cho phép người dùng lựa chọn các giá trị
Trang 35Tạo ListBox cho ô
Trang 36Tạo ListBox cho ô
B4: Nhấn chọn source để chỉ định các giá trị vừa nhập
ở bước 1
Trang 37Tạo ListBox cho ô
Trang 38• Trong khung paste chọn:
– Value: chỉ sao chép kết quả của công thức – Format: chỉ sao chép định dạng
– Transpose: biến đổi giữa cột và hàng
Trang 39Sao chép dữ liệu
Trang 40Cố định hàng và cột như tiêu đề
Khi dữ liệu trên bảng khá nhiều, ta không thể hiển thị chúng trên một màn hình, cần phải lật qua, lật lại thì mới thay đổi được, lúc nhìn thấy dữ liệu phía dưới có thể không biết dữ liệu đó là dữ liệu nào
=> Cần phải giữ cố định dòng, cột làm tiêu đề
Trang 41Cố định hàng và cột như tiêu đề
Xác định vị trí ô nằm phía dưới
các hàng và nằm phía bên phải
các cột cần giữ lại như tiêu đề:
Nếu muốn bỏ cố định tiêu đề
chọn Window | Unfreeze
Panes
Trang 42Cố định hàng và cột như tiêu đề