Do phạm vi hoạt động của khách sạn rất lớn nên bài tập này chỉ khảo sát trong giới hạn hoạt động của bộ phận lễ tân bao gồm các chức năng chính như quản lý thông tin về khách, quản lý th
Trang 1Báo Cáo Thực Hành Môn :Hệ Quản Trị CSDL Nâng Cao
GV:Nguyễn Thái Hà
SV:Trần Trọng Trực
Lớp: CĐ08QTCSDL1
Trang 2
Mục đích
Thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tác thủ công trong việc quản lý khách sạn Do phạm vi hoạt động của khách sạn rất lớn nên bài tập này chỉ khảo sát trong giới hạn hoạt động của bộ phận lễ tân bao gồm các chức năng chính như quản lý thông tin về khách, quản lý thông tin phòng v.v
Đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng Quá trình xây dựng gồm các bước như sau :
- Khảo sát hệ thống
- Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng
- Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
- Xây dựng mô hình dữ liệu
- Chuẩn hóa mô hình dữ liệu
- Thiết kế các bảng vật lý
Trang 3I Khảo sát hệ thống
1 Đánh giá hệ thống
Qua khảo sát thực tế ta thấy công việc quản lý ở rất nhiều các khách sạn còn thực hiện khá thủ công Do vậy mục đích của đề tài này là giảm tới mức tối thiểu các công việc thủ công để đảm bảo tính chính xác, tin cậy của công việc Tuy nhiên, do tính chất của công việc, trong hệ thống này vẫn phải cần đến sự thực hiện của con người, cụ thể là của nhân viên lễ tân Phần này sẽ trình bày cụ thể các công việc thủ công và các công việc thực hiện bằng máy tính
Hầu hết các chức năng của hệ thống sẽ đưa ra dưới đây đều được thực hiện bằng máy tính chỉ có một số công việc đã nói đến phải thực hiện thủ công
- Công việc thực hiện thủ công:
o Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng
o Thông báo cho tổ dịch vụ các dịch vụ mà khách hàng đã yêu cầu
o Chức năng “Sửa thông tin khách hàng”
o Chức năng “Sửa thông tin trạng thái phòng”
o Chức năng “Sửa thông tin dịch vụ”
- Công việc thực hiện bằng máy tính: tất cả các chức năng còn lại của
hệ thống đều thực hiện tự động
2 Mô tả hoạt động của hệ thống
Đưa ra các chức năng chính
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng
- Quản lý thông tin trạng thái phòng
- Quản lý dịch vụ
- Quản lý thanh toán : thanh toán trả phòng và thanh toán định kỳ
- Báo cáo thống kê : báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo tổng hợp
3 Yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống
Trang 4- Nhập dữ liệu : về khách hàng, trạng thái phòng, dịch vụ
- Cập nhật thông tin: thêm , sửa, xóa
- Tìm kiếm và tra cứu thông tin -
- Quản lý trạng thái phòng để sắp xếp đặt phòng cho phù hợp
- Quản lý về thanh toán cho khách
- In thống kê tài chính
- In báo cáo tổng hợp
4 Các nội dung thông tin cần quản lý
- Thông tin phòng
- Thông tin khách hàng
- Quản lý giao dịch
- Thông tin dịch vụ
- Thông tin thanh toán
II Phân tích hệ thống theo chức năng xử lý
1 Sơ đồ phân cấp chức năng
Trang 52 Đặc tả chức năng.
2.1 Chức năng “Quản lý khách hàng”
a Sửa thông tin khách hàng:
Vì một lý do nào đó thông tin của khách hàng nhập không chính xác thì chức năng này cho phép sửa đổi những thông tin khôngchính xác đó trong cơ sở dữ liệu để không gây những phiền hà, bất tiện trong công tác
Quản lý
khách hàng
Sửa TT
khách
hàng
Xoá TT
khách
hàng
Tìm kiếm
thông tin
khách
hàng
Thuê phòng
Đặt phòng trước
Thanh toán trả phòng
Cung cấp dịch vụ
Thêm dịch vuj
Xoá dịch vụ
Báo cáo tài chính
Báo cáo tổng hợp
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN (Bộ phận lễ tân)
Quản lý TT trạng thái phòng
Quản lý giao dịch Quản lý dịch vụ Báo cáo, thống kê
Xem trạng thái phòng
Sửa TT trạng thái phòng
Thanh toán định kì
Sửa thông tin dịch vụ
Đổi phòng
Xóa TT trạng thái phòng
Trang 6quản lý Tuy nhiên cũng cần lưu ý, chức năng này chỉ cho phép một số người mới được quyền thực hiện
b Xoá thông tin khách hàng: Chức năng này sẽ xoá hoàn toàn thông
tin của khách hàng trong cơ sở dữ liệu nhằm tránh hiện tượng thiếu bộ nhớ
c Tìm kiếm khách hàng: Do đặc thù của công tác quản lý khách sạn,
việc tìm kiếm khách hàng diễn ra khá thường xuyên Chức năng tìm kiếm khách hàng này của hệ thống sẽ giúp việc tìm kiếm được thực hiện vô cùng chính xác và nhanh chóng Ta có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, theo số chứng minh nhân dân của khách hàng, ngày nhận phòng…hay cũng có thể tìm danh sách khách hàng theo mã số phòng cho trước nào đó
2.2 Chức năng “Quản lý thông tin trạng thái phòng”
a Xem thông tin trạng thái phòng: Khi có khách hàng muốn đặt
phòng tại khách sạn thì công việc đầu tiên mà nhân viên lẽ tân phải thực hiện là kiểm tra trạng thái của tất cả các phòng trong khách sạn Trạng thái phòng ở đây là: phòng trống, phòng đã có khách, phòng đang sửa chữa, phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt hay phòng thường Chức năng này được thực hiện một cách đơn giản bằng một bảng hiển thị tất cả các thông tin trạng thái vừa nói trên của tất cả các phòng trong khách sạn
b Sửa thông tin trạng thái phòng: Chức năng này giúp nhân viên lễ
tân sửa đổi thông tin trạng thái phòng một cách tiện lợi Ví dụ như phòng có hảng hóc đã sửa chữa xong, phòng thường được nâng cấp thành phòng đặc biệt…
c Xóa thông tin trạng thái phòng: do nhu cầu sử dụng phòng của
khách sạn hoặc vì một lí do nào đó đôi khi phải xóa bỏ thông tin trạng thái của một hay nhiều phòng trong khách sạn Nhân viên lễ tân có thể thực hiện công việc này một cách dễ dàng
2.3 Chức năng “Quản lý giao dịch”
a Đặt phòng trước: Khách hàng có thể đặt phòng trước tại khách sạn
nếu cần Có thể đặt trực tiếp tại khách sạn hoặc có thể gọi điện tới yêu cầu Ngoài các thông tin cá nhân cần phải cung cấp như họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân… khách hàng còn phải đặt trước tiền cho khách sạn Trong trường hợp khách hàng ở xa và là khách hàng thường xuyên thì chỉ cần gọi điện yêu cầu khách sạn
b Thanh toán trả phòng: Khi hết thời hạn ở khách sạn thì khách
hàng sẽ thực hiện trả phòng lại cho khách sạn Chi phí mà khách hàng cần thanh toán bao gồm : tiền phòng, tiền các dịch vụ đã sử dụng, tiền bồi thường nếu xảy ra hỏng hóc Chức năng này sẽ thực hiện tính tổng tiền của khách hàng đó và in hoá đơn thanh toán cho khách hàng
Trang 7c Thanh toán định kì: Trong trường hợp khách hàng ở lại lâu dài tại
khách sạn, tức là không biết rõ ngày dự kiến trả phòng cho khách sạn thì sau một khoảng thời gian cố định nào đó ( thường là 3 ngày ) thì khách hàng phải thanh toán tiền trước cho khách sạn một lần Chức năng thực hiện lên danh sách các khách hàng ở lâu dài trong khách sạn đã đến hạn cần phải thanh toán trước
Hình thức thanh toán có thể là bằng tiền mặt, bằng thẻ, hay bằng sec
d Thuê phòng: Khi khách hàng có nhu cầu muốn thuê phòng tại
khách sạn thì sẽ cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, khoảng thời gian dự kiến sẽ ở lại khách sạn… Lúc này hệ thống sẽ tự động thêm thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu Nếu thông tin khách hàng đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu rồi thì không cần phải thêm vào nữa
e Đổi phòng: do nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể yêu cầu khách
sạn cho đổi phòng Việc đổi phòng trong các khách sạn diễn ra khá phổ biến
vì vậy chức năng này rất quan trọng, nó giúp tránh cho khách hàng những phiền toái không đáng có và giúp cho khách sạn tránh được những thiệt hại
do nhầm lần trong thao tác của nhân viên lễ tân
2.4 Chức năng “Quản lý dịch vụ”
a Cung cấp dịch vụ: Ngoài việc cung cấp phòng cho khách hàng thì
khách sạn còn cungcấp cho khách hàng một số các dịch vụ khác như: ăn uống, phương tiện đi lại, điện thoại Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ khác như: cho thuê hội trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc…Chức năng này của hệ thống sẽ cung cấp tên dịch vụ, chi phí của các dịch vụ tương ứng và
sẽ lưu lại thông tin của các khách hàng đã sử dụng dịch vụ đó để phục vụ cho việc thanh toán sau này
b Thêm dịch vụ: Theo xu thế phát triển của xã hội cũng như để đáp
ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng thì hệ thống còn cung cấp chức năng
“Thêm dịch vụ” Chức năng này thực hiện thêm vào hệ thống thông tin của các dịch vụ chưa có trong danh sách các dịch vụ đã có
c Xoá dịch vụ: Với các dịch vụ lâu ngày không có khách hàng nào
yêu cầu hoặc số người yêu cầu là rất ít thì hệ thống sẽ lên danh sách để gửi lên ban giám đốc xin huỷ bỏ dịch vụ này Chức năng này sẽ thực hiện công việc đó và khi được chấp nhận thì sẽ huỷ bỏ thông tin của các dịch vụ đó trong cơ sở dữ liệu
d Sửa thông tin dịch vụ: Do thay đổi của thị trường, sẽ có thời điểm
cần phải thay đổi thông tin của các dịch vụ mà khách sạn đang cung cấp Chức năng này sẽ giúp thực hiện được điều này một cách dễ dàng
Trang 82.5 Báo cáo , thống kê.
a Thống kê tài chính: chức năng này thực hiện thống kê tổng số tiền
mặt thu được trong ngày hoặc trong một đơn vị thời gian nào đó Đồng thời cũng cung cấp khả năng xem lại tổng số tiền thu của một ngày nào trước đó
b Báo cáo tổng hợp: chức năng này thực hiện tổng kết tất cả các
khoản thu được, các khoản phải chi phí, tần suất sử dụng phòng, số lượng khách hàng đến thuê phòng tại khách sạn, …trong tháng vừa qua
III Sơ đồ luồng dữ liệu
1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Trang 92 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Trang 103 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
3.1 Phân rã chức năng “Quản lý khách hàng”.
Trang 113.2 Phân rã chức năng “Quản lý giao dịch”.
Trang 123.3 Phân rã chức năng “Quản lý dịch vụ”.
Trang 133.4 Phân rã chức năng “Quản lý trạng thái phòng”.
3.5 Phân rã chức năng “Báo cáo thống kê”.
Trang 14IV Mô hình dữ liệu
Xây dựng mô hình thực thể liên kết
V Chuẩn hóa mô hình dữ liệu
1 Xác định các thực thể.
Trong hệ thống quản lý khách sạn (bộ phận lễ tân), ta có thể xác định được các thực thể sau:
- Khách hàng
Khách hàng
MaDV HotenKH
Dc Tel
Sử dụng dịch vụ
Dịch vụ
CMND SoHC PloaiKH
MaP
TenP
LoaiP
Trangthai
GiaVN
GiaNN
TenDV DongiaVN DongiaNN
MaHD MaKH Sotien NgayTT HinhthucTT
MaKH
MaKH Ngayden Ngaydi Thanhtoan
MaKH
Ngayden
Tiendat
MaKH Ngaydoi MaPcu MaPmoi
MaKH MaDV NgaySD
Sử dụng
phòng
MaKH
MaP
Trang 15- Phòng.
- Dịch vụ
- Hóa đơn
2 Danh sách các thuộc tính
- MaPmoi
3 Xác định các thuộc tính tương ứng cho các thực thể.
- Khách hàng: MaKH, HotenKH, Dc, Tel, CMND, SoHC, PloaiKH Với:
o MaKH: mã khách hàng
o HotenKH: họ tên của khách hàng
o Dc: địa chỉ của khách hàng
o Tel: số điện thoại của khách hàng
o CMN.D: số chứng minh nhân dân của khách hàng (nếu khách hàng là người Việt Nam)
o SoHC: số hộ chiếu của khách hàng (nếu khách hàng là người nước ngoài)
o PloạiKH: dùng để phân loại khách hàng là người Việt Nam hay là người nước ngoài
- Phòng: MaP, TenP, LoaiP, Trangthai, giaVN, giaNN
Với:
o MaP: mã phòng
o TenP : tên của phòng
o LoaiP : loại phòng (phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt, phòng thường)
Trang 16o Trangthai:trạng thái của phòng (đã có khách, phòng trống, phòng đã đặt trước, phòng đang sửa chữa )
o giaVN: giá phòng áp dụng cho khách hàng là người Việt Nam
o giaNN: giá phòng áp dụng cho khách hàng là người nước ngoài
- Dịch vụ: MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN
Với:
o MaDV: mã dịch vụ
o TenDV: tên của dịch vụ
o DongiaVN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người Việt Nam
o DongiaNN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người nước ngoài
- Hóa đơn: MaHD, SotienTT, NgayTT, HinhthucTT
Với:
o MaHD: mã hóa đơn
o SotienTT: số tiền khách hàng đã thanh toán
o NgayTT: ngày thanh toán
o HinhthucTT: hình thức thanh toán của khách hàng (bằng tiền mặt hay bằng sec/thẻ tín dụng)
4 Mô hình quan hệ.
Sau khi chuẩn hóa cơ sở dữ liệu ta thu được cơ sở dữ liệu ở dạng chuẩn 3 như sau :
o Khách hàng (MaKH, HotenKH, Tel, Dc, CMND, PloaiKH)
o Phòng (MaP, TenP, LoaiP, Trangthai, GiaVN, GiaNN)
o Dịch vụ (MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN)
o Hóa đơn (MaHD, MaKH, Sotien, NgayTT, HinhthucTT)
o Thuê phòng (MaKH, Ngayden, Ngaydi, Thanhtoan)
o Đặt phòng (MaKH, Ngayden, Tiendat)
o Đổi phòng (MaKH, Ngaydoi, MaPcu, MaPmoi)
o Sử dụng dịch vụ (MaKH, MaDV, NgaySD)
o Sử dụng phòng (MaKH, MaP)
Các thuộc tính được gạch chân là khóa chính
Trang 17VI Thiết kế các bảng vật lý.
Từ phân tích trên ta có các bảng mô tả dữ liệu (Cơ sỏ dữ liệu thiết kế trên MSACCESS 2000)
1 Bảng Khách hàng :
Chứa thông tin về khách hàng
dân
Nam hay nước ngoài
2 Bảng Phòng
Chứa các thông tin về tên phòng, loại phòng, trạng thái
người Việt nam
người nước ngoài
3 Bảng Dịch vụ
Chứa các thông tin về dịch vụ, đơn giá
khách người Việt Nam
Trang 18khách người nước ngoài
4 Bảng Hóa dơn.
Chứa các thông tin về hóa đơn, ngày thanh toán
5 Bảng Thuê phòng
Chứa các thông tin về thuê phòng
6 Bảng Đặt phòng
Chứa các thông tin về đặt phòng
7 Bảng Đổi phòng
Chứa các thông tin về đổi phòng
8 Bảng Sử dụng dịch vụ
Trang 19Chứa các thông tin về sử dụng dịch vụ
9 Bảng Sử dụng phòng
Chứa các thông tin về sử dụng phòng
