Cách sử dụng hàm excel trong kế toán

Cách sử dụng hàm excel trong kế toán Sile bài giảng giảng viên Đại Học Kinh Tế về Hàm excel Cách sử dụng hàm trong kế toán cách sử dụng hàm index, it, trong kế toán Cách sử dụng Hlookup, Vlookup, Countif, counta

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1

Mục tiêu của môn học:

Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức xử lý công tác kế toán trên phần mềm Excel

Cung cấp kiến thức căn bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và tổ chức dữ liệu kế toán

Phần 1: ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN

Số đơn vị học trình: 3

Lý thuyết: 30 tiết Thực hành: 15 tiết

Một số hàm bổ xung

COUNTA(value1,value2, )

Đếm số giá trị số và chuỗi kể cả giá trị trống

COUNTIF(range,criteria)

Đếm theo điều kiện

ROW( [reference] )

Trả về số thứ tự dòng của ô tham chiếu

ROW(B4) = 4

ROW()

Trả về số thứ tự dòng của ô hiện hành

Một số hàm bổ xung

COLUMN( [reference] )

Trả về số thứ tự cột của ô tham chiếu

COLUMN(B4) = 2

COLUMN()

Trả về số thứ tự cột của ô hiện hành

ADDRESS(row_num, col_num)

Trả về chuỗi địa chỉ tuyệt đối của ô theo thứ tự dòng, thứ tự cột chỉ định

“Sheet1!”&ADDRESS( 4, 2 ) = Sheet1!$B$4

Một số hàm bổ xung

INDIRECT(ref_text)

Trả về địa chỉ thực sự của một chuỗi chứa địa chỉ

INDIRECT(ADDRESS( 4, 2 ))

Trả về giá trị ô B4 của Sheet hiện hành = $B$4

INDIRECT(“Sheet1!”&ADDRESS(3, 3))

Trả về giá trị ô C3 của Sheet1 = Sheet1!$C$3

SUM(INDIRECT(ADDRESS(3,3)&”:”&ADDRESS(6,3)))

Trả về Tổng giá trị của dãy ô C3:C6 , =SUM($C$3:$C$6)

Một số hàm bổ xung

INDEX(array,row_num,column_num)

Trả về giá trị của ô tại dòng và cột trong b ng tra ả

INDEX(A1:D5,2,3)

Trả về giá trị của ô C2= 70

INDEX($B$2:$D$5,2,3)

Trả về giá trị của ô D3 = 120

Một số hàm bổ xung

MATCH(lookup_value,lookup_array,0)

Dò tìm chính xác Số thứ tự của giá trị dò tìm trong dãy giá trị chỉ định Nếu

tìm không thấy sẽ báo lỗi #NA A B C D

1 SP1 SP2 SP3

2 CH1 60 70 80

3 CH2 100 110 120

4 CH3 140 150 160

5 CH4 180 190 200

MATCH(“CH3”,A1:A5,0) = 4

MATCH(“CH6”,A1:A5,0) = #N/A

ISNA(value)

Trả về giá trị TRUE nếu gặp lỗi

#N/A, ngược lại trả về FALSE

ISNA(MATCH(“CH3”,A1:A5,0)) = FALSE

ISNA(MATCH(“CH6”,A1:A5,0)) = TRUE

Một số hàm bổ xung

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,0)

Trả về giá trị trong bảng dò tìm ở dòng có giá trị dò tìm và theo cột chỉ định

VLOOKUP(“CH1”,$A$1:$D$5,3,0) = 70

VLOOKUP(“CH2”,$B$1:$D$5,2,0) = #NA

Một số hàm bổ xung

MOD(N,d)

Trả về số dư của N/d

MOD(7,2) = 1

MOD(n,2)

MOD(n,3)

LEFT(text,n) : Lấy bên trái n ký tự

LEN(Text) : Đếm số ký tự

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

IF( Thực hành nhiều, kết quả tốt, kết quả xấu)

MAX( N, 0 ) = IF( N>0, N, 0 )

MIN( N, 0 ) = IF( N>0, 0, N )

Một số hàm bổ xung

SUM(value1,value2, ): Tổng cộng

SUMIF(range,criteria,sum_range) : Tổng có điều kiện

SUM(IF(logic…1,1,0)*IF(logic…2,1,0)*sum_range)

Hàm SUM Mãng, tính tổng có 2 điều kiện trở lên Khi kết thúc lệnh phải bấm Ctrl+Shift+Enter {=SUM(… )}

SUM((logical_test1)*(logical_test2)*sum_range)

Tổ chức tập tin dữ liệu:

Sổ sách kế toán được xây dựng theo hình thức Nhật ký chung Các hình thức kế toán khác Sinh viên tự nghiên cứu

Kỳ kế toán

Là thời kỳ ghi nhận nghiệp vụ phát sinh được tổ chức theo Năm, Quí hoặc Tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh của đơn vị

Kỳ báo cáo

Là thời kỳ lập Sổ sách và báo cáo kế toán, có thể thay đổi theo yêu cầu báo cáo

Tập tin thực hành được tổ chức theo kỳ kế toán là Quí 1, kỳ báo cáo có thể là tháng 1, tháng 2, cả quí 1…

Tổ chức tập tin dữ liệu:

Dữ liệu được tổ chức trên nhiều bảng tính (Sheet) Sheet KT: Ghi nhận các thông tin tổng quát

Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 1 Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 2 Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản chi tiết, số dư đầu kỳ kế toán và cuối ngày hiện hành

Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Mỗi loại sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được xây dựng trên một Sheet riêng, khi có sự biến động của dữ liệu gốc nó sẽ tự động cập nhật, người dùng chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản để copy thêm hoặc xóa bớt một số dòng

Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:

Ưu điểm:

Excel là phần mềm phổ thông

Chi phí đầu tư thấp

Dễ học, dễ sử dụng

Phù hợp cho việc tạo các báo biểu có tính toán

Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách và báo cáo kế toán theo yêu cầu mới của nhà quản lý

Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:

Nhược điểm:

Excel chỉ phù hợp với khối lượng dữ liệu nhỏ

Xử lý bằng Excel mang tính thủ công, có thể kết hợp với Macro để tự động hóa công tác xử lý

Phải kết hợp linh hoạt các hàm và các thủ thuật xử lý phức tạp

Tính bảo mật chưa cao

Không có chức năng ràng buộc dữ liệu như các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:

Môn học trang bị cho Sinh viên cách xây dựng cơ sở dữ liệu và cách lập các sổ, báo cáo kế toán với mục tiêu

Xây dựng tập tin 1 lần, sử dụng cho nhiều kỳ kế toán Có thể truy xuất dữ liệu theo kỳ báo cáo

Các dữ liệu cần truy xuất có cùng nội dung được xây dựng công thức trên 1 dòng và copy cho các dòng còn lại

Khi nhập mới, sửa, xóa dữ liệu không cần chỉnh sửa công thức, ch c n COPY ho c DELETE để c p nh t các ỉ ầ ặ ậ ậ sổ

Tạo Ô cảnh báo nhằm nhắc nhở cập nhật dữ liệu Hạn chế các xử lý làm tăng kích thước tập tin quá mức, làm giảm tốc độ xử lý