Các thủ thuật về kế toán thuế cần phải biết

Những điều mà một kế toán thuế cần phải biếtThủ thuật sử lý hoá đơn bị trùngCác phương pháp tính thuếCÁC LƯU Ý KHI CẬP NHẬT CÁC GIAO DỊCH NGOẠI TỆCÁC LƯU Ý KHI CẬP NHẬT CÁC GIAO DỊCH NHẬP XUẤT VẬT TƯKẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

Thư gửi Quý Khách hàng 1

.7

1.2.1 Quy trình xử lý số liệu trong Triluat - Account V2011 7

1.2.2 Vấn đề quản lý đa ngoại tệ trong Triluat - Account V2011 8

1.2.3 Vấn đề quản lý số liệu nhiều năm khác nhau trong Triluat - Account V2011 8

Đối với các số dư đầu năm và phát sinh luỹ kế đến đầu năm thì hàng năm người sử dụng phải thực hiện việc kết chuyển số dư sang năm mới và tính số phát sinh luỹ kế đến đầu năm mới 8

1.2.4 Vấn đề quản lý số liệu của đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty trong Triluat - Account V2011 8

Trong Triluat - Account V2011 có một trường thông tin riêng để quản lý các đơn vị thành viên 8

1.2.5 Vấn đề giao diện và báo cáo bằng tiếng Anh và tiếng Việt trong Triluat - Account V2011 8

1.2.6 Vấn đề in chứng từ trên máy 9

Thư gửi Quý Khách hàng

Xin cảm ơn quý khách hàng đã mua và sử dụng phần mềm kế toán Triluat - Account! Chúng tôi tin tưởng rằng quý khách hàng đã chọn đúng sản phẩm và đối tác cần thiết cho doanh nghiệp của mình

Công ty cổ phần phần mềm Trí Luật là công ty chuyên sâu về phát triển sản phẩm và triển khai ứng dụng trong lĩnh vực phần mềm kế toán và quản lý doanh nghiệp Các sản phẩm và dịch vụ của Trí Luật đã giúp cho các khách hàng cập nhật và khai thác các thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng được hiệu quả Chúng tôi mong muốn bằng “Giải pháp tổng thể và dịch vụ hoàn hảo” sẽ giúp khách hàng “Quản lý toàn diện” doanh nghiệp của mình và “Biến các nguồn lực thành sức mạnh” Và đây cũng chính là mục tiêu và sứ mệnh của công ty cổ phần phần mềm Trí Luật

Hiện nay Trí Luật cung cấp các sản phẩm, giải pháp và dịch vụ sau cho các doanh

nghiệp:

- Phần mềm Kế toán Triluat - Account V2011

- Thiết kế Website và cung cấp hosting

- Thiết lập và cấu hình hệ thống mạng LAN, WAN

- Tư vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp

Phần mềm kế toán với phiên bản mới nhất là Triluat - Account V2011 được phát triển với nhiều nghiệp vụ và chức năng mới so với các phiên bản trước và chúng tôi tin tưởng

rằng Triluat - Account V2011 sẽ giúp cho khách hàng khai thác các thông tin kế toán và quản trị kinh doanh hiệu quả hơn

Chúng tôi rất mong muốn nhận được các ý kiến phản hồi của quý khách hàng về phần mềm và dịch vụ của Trí Luật để chúng tôi có thể cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng đápứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của quý khách hàng

Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cám quý khách hàng đã lựa chọn sử dụng phần mềm và dịch vụ của Trí Luật Tập thể cán bộ công nhân viên của Trí Luật sẽ làm việc hếtsức mình để đáp ứng niềm tin của khách hàng

TP Hồ Chí Minh Công ty cổ phần phần mềm Trí Luật

1 GIỚI THIỆU CHUNG

1.1 Tổ chức các phân hệ nghiệp vụ của Triluat-Account V2011

1.1.1 Các đối tượng thông tin được quản lý trong Triluat - Account V2011

Các đối tượng thông tin được quản lý thông qua các danh mục từ điển Triluat Account V2011 quản lý các đối tượng thông tin sau:

Danh mục, đối tượng thông tin trong

Triluat - Account V2011

Đối tượng thông tin được quản lý

Danh mục các màn hình chứng từ + Thông tin về các màn hình cập nhật

chứng từ Danh mục tiền tệ + Các loại tiền ngoại tệ

+ Đồng tiền hạch toán (VNĐ) Danh mục tỷ giá + Tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng tiền hạch

toán Danh mục các đơn vị cơ sở + Các đơn vị, các công ty con

Bộ phận hạch toán doanh thu, chi phí + Danh mục các bộ phận hạch toán trong

công ty Danh mục nhân viên + Danh mục các nhân viên trong công ty,

đơn vị Danh mục các tham số tuỳ chọn + Các tham số tuỳ chọn để khai báo cho

phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể Danh mục tài khoản + Các tài khoản sổ cái hoặc các tài khoản

cấp cao hơn Danh mục tiểu khoản

cung cấp các thông tin cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ chương trình)

Danh mục khế ước vay + Các khế ước vay

Danh mục khách hàng

+ Khách hàng (tk 131) + Các đối tượng công nợ phải thu (tk 1388)+ Các đối tượng công nợ tạm ứng (tk 141) + Các đối tượng c.nợ phải thu nội bộ (tk 136)

+ Nhà cung cấp (tk 331) + Các đối tượng công nợ phải trả (tk 3388) + Các đối tượng c.nợ phải trả nội bộ (tk 336)

Danh mục phân nhóm khách hàng

+ Phân nhóm khách hàng + Phân nhóm các nhà cung cấp Danh mục loại hóa đơn + Các loại mẫu hóa đơn do nhà nước

quy định Danh mục mẫu hóa đơn + Các mẫu hóa đơn phát hành

Danh mục thuế suất GTGT + Thuế suất GTGT

Danh mục bộ phận kinh doanh + Bộ phận kinh doanh

+ Nhân viên kinh doanh Danh mục giá bán + Giá bán hàng hoá, thành phẩm

Danh mục vật tư + Danh điểm vật tư, CCLĐ, thành phẩm,

hàng hoá Danh mục phân nhóm vật tư + Phân nhóm vật tư

Danh mục kho hàng + Kho hàng

+ Đại lý Danh mục vụ việc + Hạng mục công trình xây dựng

+ Hạng mục công trình XDCB + Hợp đồng (mua/bán) đối với các công ty dịch vụ hoặc thương mại

+ Sản phẩm đối với các công ty sản xuất + Đề án, dự án

Danh mục phân nhóm vụ việc

+ Công trình, dự án

+ Phân nhóm sản phẩm Danh mục khoản mục phí + Các khoản mục chi phí

Danh mục nhóm TSCĐ + Phân nhóm TSCĐ theo quy định của Bộ

tài chính Danh mục phân nhóm TSCĐ + Phân nhóm TSCĐ

Danh mục các nguồn vốn TSCĐ + Các nguồn vốn hình thành TSCĐ

Danh mục các lý do tăng giảm TSCĐ + Các lý do tăng giảm TSCĐ

Danh mục các bộ phận sử dụng TSCĐ + Các bộ phận sử dụng TSCĐ

Danh mục từ điển tự do + Người dùng tự định nghĩa

Danh mục từ điển tự do 2 + Người dùng tự định nghĩa

Danh mục từ điển tự do 3 + Người dùng tự định nghĩa

1.1.2 Phân loại chứng từ trong Triluat - Account V2011

Trong Triluat - Account V2011 các chứng từ đầu vào được phân loại như sau:

Bút toán phân bổ tự động Bút toán do chương trình tự động tạo ra

dựa trên các khai báo của người sử dụng vềtài khoản sẽ phân bổ, các tài khoản sẽ nhậnphân bổ và hệ số phân bổ Chương trìnhcho phép phân bổ theo các vụ việc (côngtrình xây lắp, sản phẩm)

Ví dụ: phân bổ 621 154, 622 154, 623

-154, 627 - 154

Bút toán kết chuyển tự động Bút toán do chương trình tự động tạo ra

dựa trên các khai báo của người sử dụng vềtài khoản sẽ kết chuyển, các tài khoản sẽnhận giá trị kết chuyển Chương trình chophép kết chuyển theo các vụ việc (côngtrình xây lắp, sản phẩm)

Giấy báo có (thu) của ngân hàng

Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

Kế toán bán hàng và công nợ phải

thu

Hoá đơn bán hàng hóa - dịch vụ

Phiếu nhập hàng bán bị trả lạI

Phiếu ghi nợ, ghi có

Chứng từ bù trừ công nợ Cập nhật các bút toán điều chỉnh hoặc các

Phiếu nhập chi phí mua hàng Dùng trong trường hợp hàng tồn kho đánh

giá theo phương pháp nhập trước xuấttrước Trong các trường hợp khác có thểnhập như là một phiếu nhập mua bìnhthường với số lượng = 0

Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Hoá đơn mua hàng dịch vụ Ví dụ: hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền điện

thoại trong trường hợp hạch toán quacông nợ phải trả (tk 331)

Phiếu thanh toán tạm ứng Trong trường hợp nhập thanh toán tạm ứng

mua hàng hóa, vật tư nếu nhập cả phiếunhập mua và phiếu thanh toán tạm ứng thìphải khai báo tài khoản 141 là tài khoảnkhử trùng

Phiếu ghi nợ, ghi có

Chứng từ bù trừ công nợ Cập nhật các bút toán điều chỉnh hoặc các

cung cấp, xuất khác Phiếu xuất điều chuyển kho

Chương trình tự động tạo ra một phiếunhập kho với số và ngày của chứng từtrùng với số và ngày của phiếu xuất điềuchuyển

Tài sản cố định

Bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ Bút toán do chương trình tự động tạo dựa

trên bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

Có thể nhập bút toán phân bổ khấu haoTSCĐ ở mục Phiếu kế toán trong phân hệ

Kế toán tổng hợp

Công cụ - dụng cụ

Bút toán phân bổ công cụ dụng cụ Bút toán do chương trình tự động tạo dựa

trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ

Có thể nhập bút toán phân bổ công cụ dụng

cụ ở mục Phiếu kế toán trong phân hệ Kếtoán tổng hợp

1.2 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Triluat-Account

V2011

1.2.1 Quy trình xử lý số liệu trong Triluat - Account V2011

Trong Triluat - Account V2011 quy trình xử lý được thực hiện theo sơ đồ sau:

1.2.2 Vấn đề quản lý đa ngoại tệ trong Triluat - Account V2011

Triluat - Account V2011 cho phép quản lý nhiều loại ngoại tệ khác nhau Chươngtrình có 3 trường riêng biệt để lưu tiền nguyên tệ, tỷ giá quy đổi và tiền quy đổi rađồng tiền hạch toán Đối với các giao dịch là đồng tiền hạch toán thì trường tỷ giábằng 1 và trường nguyên tệ bằng trường đồng tiền hạch toán

Khi lên các báo cáo chương trình cho phép lựa chọn 2 mẫu báo cáo: báo cáo chỉ

có các giá trị theo đồng tiền hạch toán và báo cáo liệt kê cả giá trị nguyên tệ và giá trịquy đổI ra đồng hạch toán

1.2.3 Vấn đề quản lý số liệu nhiều năm khác nhau trong Triluat - Account V2011

Trong Triluat - Account V2011 số liệu các năm khác được lưu trữ trong cùng một

cơ sở dữ liệu và chúng được phân biệt bằng một trường năm Việc lưu trữ chung này cho phép người sử dụng dễ dàng lên được các báo cáo với số liệu liên quan đến nhiềunăm khác nhau

Đối với các số dư đầu năm và phát sinh luỹ kế đến đầu năm thì hàng năm người

sử dụng phải thực hiện việc kết chuyển số dư sang năm mới và tính số phát sinh luỹ

kế đến đầu năm mới

1.2.4 Vấn đề quản lý số liệu của đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty trong Triluat - Account V2011

Đối với các công ty có nhiều đơn vị thành viên và số liệu của mỗi đơn vị thànhviên được nhập riêng sau đó được gửi về văn phòng công ty, chương trình cho phépquản lý riêng số liệu của từng đơn vị thành viên ở tại văn phòng công ty và số liệutổng hợp toàn công ty của tất cả các đơn vị thành viên

Trong Triluat - Account V2011 có một trường thông tin riêng để quản lý các đơn vị

Gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hoá của các danh mục

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

• Mã phải là duy nhất trong danh mục

• Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

• Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng

hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh

• Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng cho sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danhmục

• Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001 Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC

• Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ

• Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà

có thể có đến 2-3 cấp Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM

• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công

ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên

Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1 Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và

KLABC2 Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau

2.2 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin

Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường vụ việc

Việc lựa chọn phương án tổ chức thông tin cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng trên cơ sở nghiên cứu kỹ cách thức tổ chức thông tin của Triluat - Account

V2011(đã được trình bày ở chương 1) để lựa chọn phương án tối ưu về lên báo cáo và dễ dàng nhập liệu cũng như xử lý số liệu

Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong Triluat

- Account V2011 Trên cơ sở các phương án này ta phải lựa chọn xem để quản lý đối tượng thông tin nào thì sử dụng danh mục nào, trường nào trong Triluat - Account V2011

Đối tượng thông tin cần

quản lý

Phương án quản lý trong Triluat - Account V2011

Ghi chú

Tài khoản, tiểu khoản Danh mục tài khoản

Tài khoản ngân hàng Danh mục tài khoản

ngân hàng

Dùng để cung cấp các thôngtin cần thiết khi in ủy nhiệmchi từ chương trình

Khế ước vay Danh mục khế ước vay

Bộ phận kinh doanh, nhân

viên kinh doanh

Danh mục bộ phận, nhânviên kinh doanh

Nhân viên Danh mục nhân viên

Danh mục giá bán Danh mục giá bán

Vật tư, CCLĐ, hàng hoá,

thành phẩm

Danh mục vật tư

Phân loại vật tư, hàng hoá Danh mục phân loại vật

tư, hàng hoá

Danh mục giá xuất kho

theo giá hạch toán

Danh mục giá xuất khotheo giá hạch toán

Sử dụng trong trường hợpphải giữ theo hệ thống cũ

Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ

Trang thiết bị Danh mục trang thiết bị

Tỷ giá quy đổi ngoại tệ Danh mục tỷ giá

Các bộ phận, đơn vị, chi

nhánh cần theo dõi để lên

được các báo cáo kế toán

như 1 đơn vị độc lập

Danh mục đơn vị cơ sở

Các đối tượng thông tin

và vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty

Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàncông ty và khi số liệu gửi về thì copy vào cơ sở dữ liệu chung

Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và củatoàn công ty Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn

3 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

4 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

5 Kế toán vật tư - hàng tồn kho

6 Kế toán chi phí - giá thành

1 Cập nhật số liệu

2 Lên báo cáo

3 Khai báo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn

1 F1 - Trợ giúp

2 F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)

3 F4 - Thêm một bản ghi mới

4 F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

-Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật

5 F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo

6 ^F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển

7 F7 - In

8 F8 - Xoá một bản ghi

9 F9 - Máy tính

10 F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu

11 Esc – Thoát

12 Ctrl + A - Chọn tất cả Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…

13 Ctrl + U - Không chọn tất cả

14 ^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu

15 ^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu

3.3 Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ

Trong Triluat - Acount V2011 bố trí thông tin trên các màn hình cập nhậtchứng từ, các thao tác cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất Dưới đây sẽtrình bày về các điểm chung này

Bố trí màn hình cập nhật chứng từ

Màn hình thông thường có 04 phần:

· Phần 1 - các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngàychứng từ, số chứng từ, mã khách hàng, diễn giải, loại tiền

· Phần 2 - danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó

· Phần 3 - gồm có các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí,trạng thái chuyển vào sổ sách kế toán

· Phần 4 - các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ nhưxem / sửa / xoá / tạo mới/ copy, tìm,

Dưới đây là ví dụ về màn hình cập nhật một hoá đơn bán hàng:

Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà các thông tin về chúng sẽ khác nhau

7 Xoá một chứng từ

8 Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

9 Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải trên mànhình nhập liệu)

10 Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối (biểu tượng)

11 Xem báo cáo (biểu tượng)

12 Sử dụng máy tính (biểu tượng)

13 Xem thông tin sổ cái, thẻ kho, bảng kê thuế đầu vào/đầu ra, các chứng từ bịxóa, người cập nhật chứng từ, người sửa chứng từ lần cuối, đổi mã đơn vị cơ

sở, chọn thời gian làm việc ( biểu tượng)

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết

Quy trình vào một chứng từ mới

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoáđơn bán hàng

1 Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Quản lý bán hàng \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơnbán hàng"

2 Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hìnhcập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập Nhấn nút ESC

để quay ra màn hình nhập chứng từ Chỉ có nút <<Lưu>> là mờ, các nút còn lại

là hiện Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>

3 Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới Con trỏ sẽchuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ

4 Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn

bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khácnhư thuế, chi phí, chiết khấu, hạn thanh toán, trạng thái

5 Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ Khi chương trình thực hiệnlưu xong thì sẽ hiện lên thông báo "Chương trình đã thực hiện xong"

6 Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút

<<Mới>> và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:

+ Mới : Vào chứng từ mới

+ Copy : Copy một chứng từ

+ In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in

+ Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời

+ Xoá : Xoá chứng từ hiện thời

+ Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

+ Tìm : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá

+ PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời

+ PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời

+ Xem báo cáo ngay trong màn hình nhập liệu

+ Quay ra : Kết thúc cập nhật

Các lưu ý khi sửa, xóa chứng từ

Khi chứng từ đã được lưu thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực đối với những người có quyền sửa xoá chứng từ Quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền cho những người sử dụng chương trình

Các bước thực hiện sửa, xóa một chứng từ

1 Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Quản lý bán hàng \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơnbán hàng"

2 Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên mànhình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập Nhấn nútESC để quay ra màn hình nhập chứng từ Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Lọc>>

và <<Quay ra>> là hiện còn toàn các trường khác đều mờ Con trỏ nằm tại nút

<<Mới>>

3 Chuyển con trỏ đến nút <<Lọc>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cậpnhật trước đó ra để sửa Chương trình sẽ hiện lên màn hình để vào các điềukiện lọc chứng từ

4 Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc cácchứng từ có trong máy và đưa ra màn hình để xem

"Yes", nếu không thì chọn "No"

9 Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần <<Xem>> đểxem các chứng từ khác để thực hiện các thao tác cần thiết

3 Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư, trong khi cập nhật chứng từ ta

có thể thực hiện bằng nhiều cách Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phímEnter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn Nếu ta nhớ một số

ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽhiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhấtvới mã ta gõ vào Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặcbiệt mà tên khách hàng/ vật tư có chứa thông qua phím F5 - Tìm theo tên

4 Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới, ngay trong khi cập nhậtchứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết Màn hình danh mục từđiển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danhmục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục

5 Sau khi cập nhật đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu ta có thể lựachọn trạng thái chuyển chứng từ vào sổ sách kế toán trước khi lưu Chươngtrình hiện tại có 3 trạng thái để lựa chọn: 0 - Không chuyển, 1 - Chuyển vào sổkho (các chứng từ liên quan đến vật tư), 2 - Chuyển vào sổ cái (bao gồm cảchuyển vào sổ kho) Chương trình luôn mặc định ở trạng thái 2 - Chuyển vào sổcái

6 Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>

7 Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xemcác hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại

8 Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kíchchuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem

9 Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau(bao gồm cả thông tin các trường tự do) Ngoài ra chương trình còn cho phépngười dùng lọc tìm chứng từ theo các điều kiện chi tiết và nâng cao hơn như tìmtheo các hàm: if, and, or, empty, not…

10 Chức năng chọn khoản thời gian nhập liệu, xem các chứng từ bị xóa trước đó,xem thông tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từsau cùng, thời gian sửa, sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra…

Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập

3.4 Các thông tin cần lưu ý khi cập nhật chứng tù

Trong mục này sẽ trình bày các vấn đề chung cần lưu ý khi cập nhật các chứng từ

Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán

Trong Triluat - Account V2011 chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng

từ và ngày hạch toán Ngày hạch toán được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày hạch toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ

Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán chương trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉlưu như là một thông tin chú thích thêm

Về việc tự động đánh số chứng từ trong Triluat - Account V2011

Triluat - Account V2011 cho phép đánh số chứng từ 1 cách tự động

Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm 1 Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại

số chứng từ này bằng 1 số mong muốn Khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng

từ tiếp theo

Trong trường hợp số chứng từ được đánh theo tháng, quý hoặc năm thì khi vào chứng từ của tháng mới, quý mới hoặc năm mới ta chỉ việc sửa lại số của chứng từ đầu tiên của tháng/quý/năm mới bắt đầu từ 1 và các số của các chứng từ tiếp theo sẽ do chương trình tự động tăng dần lên bằng 2, 3, 4

Trong trường hợp một loại chứng từ được nhập ở nhiều màn hình khách nhau,

ví dụ như phiếu nhập kho được cập nhật ở các màn phiếu nhập mua nội địa, nhập khẩu, nhập hàng bán bị trả lại, nhập nội bộ thì trong danh mục chứng từ ta chỉ việc khai báo các màn hình này có cùng một mã chứng từ mẹ và chương trình sẽ hiểu để đánh số cho các loại chứng từ này cùng một hệ thống đánh số

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho và mỗi kho có hệ thống đánh số riêng thì người sử dụng phải tự nhập số chứng từ mà không sử dụng hệ thống đánh số tự động được

Người sử dụng có thể khai báo trong danh mục chứng từ cho từng loại chứng

từ một là loại nào đánh số tự động, loại nào do người sử dụng tự nhập

Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong Triluat - Account V2011

Trong Triluat - Account V2011 khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với từng loại chứng từ trong cùng 1 năm Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay không cho phép trùng số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu chứng từ mới nhập

4 CÁC LƯU Ý KHI CẬP NHẬT CÁC GIAO DỊCH NGOẠI TỆ

4.1. Về việc lựa chọn mã đồng tiền hạch toán và mã ngoại tệ giao dịch

Trong Triluat - Account V2011 các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan đến đồng tiền hạch toán (Việt nam đồng hoặc một ngoại tệ nào đó) được cập nhật trên cùng một màn hình

Mã đồng tiền hạch toán được khai báo trong menu "Hệ thống \ Danh mục từ điển

và tham số hệ thống \ Khai báo các tham số tuỳ chọn"

Mã ngoại tệ ngầm định của từng màn hình nhập chứng từ được khai báo trong danh mục chứng từ

Khi nhập mới một chứng từ chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là

mã ngoại tệ của giao dịch trước đó Nếu trước đó chưa có giao dịch nào thì chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ ngầm định khai báo trong danhmục chứng từ

Việc lựa chọn mã ngoại tệ giao dịch được thực hiện ở nút chọn mã ngoại tệ trên màn hình cập nhật chứng từ

Về việc lưu trữ giá trị tiền ngoại tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán

Về việc tính toán quy đổi tiền ngoại tệ và đồng hạch toán

4.2 Về việc lưu giữ giá trị tiền ngoại tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VNĐ)

Về các giá trị tiền VNĐ và ngoại tệ trong Triluat - Account V2011 lưu số liệu như sau:

1 Có một trường lưu mã loại ngoại tệ của giao dịch Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì sẽ lưu mã là "VND" Nếu giao dịch là ngoại tệ thì sẽ lưu mã của đồng ngoại tệ

2 Có một trường lưu giá trị tiền nguyên tệ Trong trường hợp giao dịch là đồng Việt nam thì giá trị này đúng bằng giá trị tiền VNĐ trên chứng từ

3 Có một trường tỷ giá lưu tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì chương trình tự động gán giá trị bằng 1 cho trường

tỷ giá

4 Có một trường lưu giá trị tiền VNĐ Nếu giao dịch là ngoại tệ thì trường này có giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá) Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì giá trị 02 trường nguyên tệ và VNĐ bằng nhau

Về việc lựa chọn mã đồng tiền hạch toán và mã ngoại tệ giao dịch

Về việc tính toán quy đổi tiền ngoại tệ và đồng hạch toán

4.3 Về việc tính toán quy đổi tiền ngoại tệ và đồng tiền hạch toán (VNĐ)

Trên màn hình cập nhật chứng từ có 03 trường: tiền ngoại tệ, tỷ giá và tiền VNĐ

Do chương trình gộp chung các giao dịch đồng Việt nam và ngoại tệ trên cùng mộtmàn hình nên khi cập nhật cần lưu ý sau

1 Đối với các giao dịch là đồng Việt nam

Trường ngoại tệ lúc này cũng được hiểu là VNĐ và ta gõ số tiền VNĐ vàođây Trường tỷ giá lúc này sẽ được tự động gán giá trị bằng 1 và trường tiền VNĐcũng được tự động gán giá trị của trường tiền ngoại tệ

2 Đối với các giao dịch là ngoại tệ

Ta gõ số tiền nguyên tệ vào trường ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra VNĐ vàotrường tỷ giá Trường tiền VNĐ được tự động gán giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷgiá)

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền VNĐ = Nguyên tệ *

Tỷ giá

Và giá trị tiền VNĐ được chương trình tự động tính sau khi người sử dụngcập nhật tiền nguyên tệ và tỷ giá Chương trình không cho phép người sử dụngcập nhật vào trường tiền VNĐ Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do tỷgiá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên

có thể xảy ra là số tiền VNĐ được tính khác với số tiền trên thực tế Để giải quyếtvấn đề này ta phải gõ giá trị 0 (không) vào trường tỷ giá và gõ số tiền VNĐ cầnthiết vào trường tiền VNĐ

Trong trường hợp một giao dịch ngoại tệ có nhiều chi tiết phát sinh và dolàm tròn nên sẽ có thể xảy ra trường hợp tổng tiền VNĐ quy đổi cộng từ các chitiết phát sinh sẽ không bằng tiền quy đổi ra VNĐ của tổng phát sinh ngoại tệ.Trong trường hợp này tổng phát sinh VNĐ sẽ bằng tổng phát sinh ngoại tệ * tỷgiá và chênh lệch giữa tổng phát sinh VNĐ và số cộng VNĐ từ các chi tiết phátsinh sẽ được đưa vào phát sinh chi tiết đầu tiên

Về việc lựa chọn mã đồng tiền hạch toán và mã ngoại tệ giao dịch

Về việc lưu trữ giá trị tiền ngoại tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạchtoán

5 CÁC LƯU Ý KHI CẬP NHẬT CÁC GIAO DỊCH NHẬP XUẤT VẬT TƯ

5.1 Các thao tác chung khi lên báo cáo

Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất Dưới đây sẽtrình bày về các điểm chung này

Quy trình thực hiện lên báo cáo

1 Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể

Ví dụ: Báo cáo bán hàng Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng

2 Chọn báo cáo cần thiết Ví dụ: Báo cáo tổng hợp bán hàng

3 Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo Ví dụ: từ ngày 1/10/2002 đến ngày 31/03/2002

4 Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu

5 Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc dùng các phím ^F/^G để tra tìm kiếm thông tin

6 Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau, Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết Ta có thể thay đổi cáckiểu xem khác nhau Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa

7 Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7 Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu)

- Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độrộng của các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theoyêu cầu

- Nếu ta muốn in lại hoặc thay đổi đầu ra thì ta lại dùng phím F7 một lần nữa.-Nếu muốn sửa mẫu báo cáo thì sau khi nhấn F7, ta chọn nút “Sửa mẫu” vàxác định mẫu cần sửa

Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

1 Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặcthay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đógiống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột,thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn chức năng

“Báo cáo nhanh” Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắpxếp

2 Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quanbằng cách dùng phím F5 - Chi tiết

3 Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liênquan bằng nhiều cách như: kích vào nút “Sửa chứng từ” trên thanh côngcụ,kích đúp vào phát sinh chi tiết đó hoặc nhấn Ctrl + Enter

4 Chương trình cho phép lọc tìm chứng từ theo nhiều điều kiện lọc chi tiếtkhác nhau thông qua nút “Lọc chi tiết” trên thanh công cụ

5 Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặctiếng Anh

6 Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thôngtin về đồng tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thôngtin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ

Chương trình cho phép khi gõ các ký tự đầu của tài khoản thì các ký tự còn lại tựhiện lên theo thứ tự ưu tiên tăng dần Trường hợp không nhớ các ký tự sau của tàikhoản thì chỉ cần gõ các ký tự đầu sau đó nhấn phím "Delete" các ký tự sau màchương trình tự động lấylên rồi enter thì sẽ hiện ra danh mục tài khoản để chọn vàcon trỏ sẽ nằm ở dòng có mã tài khoản gần giống nhất với các ký tự gõ vào Chứcnăng này được khai báo ở menu "Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn/Khai báo tuỳ chọn cho các danh mục"

5.3 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã kháccho đúng hoặc cho thống nhất

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổimột mã thành mã khác

Chương trình Triluat - Account V2011 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm Việc này được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chứcnăng F6 – đổI mã Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã cần thiết

Lưu ý: riêng danh mục tài khoản thì chương trình không cho phép ghép mã mà chỉ cho phép đổi một mã cũ thành một mã mới chưa có trong danh mục tài khoản hiện tại

6 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

6.1 Giới thiệu chung

6.1.1 Chức năng của phân hệ hệ thống

Phân hệ hệ thống có các chức năng sau:

 Khai báo các tham số hệ thống

 Cập nhật số dư đầu kỳ

 Kiểm tra dữ liệu

 Quản lý người sử dụng

 Hướng dẫn

 Kiểm tra dữ liệu

6.1.2 Hệ thống menu của phân hệ hệ thống

Các menu chính của phân hệ hệ thống gồm có:

 Khai báo các danh mục hệ thống

 Cập nhật số dư đầu kỳ.

 Kiểm tra số liệu

 Quản lý người sử dụng

 Hướng dẫn

 Danh sách tài khoản

6.2. Khai báo các tham số hệ thống

đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để chochương trình nhận biết để đánh số tự động

Mã ctừ mẹ phải là mã ctừ nào đó trong danh mục ctừ Trong trường hợp màn hình

có hệ thống đánh số riêng thì mã ctừ mẹ trùng với chính mã ctừ

Số ctừ hiện thời

Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu Nếu taphải thay đổi lại việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì

ta chỉ việc sửa lại số ctừ này

Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số này cộng với 1 để đánh số chochứng từ mới

Mã loại tiền giao dịch ngầm định

Trong trường hợp màn hình nhập ctừ mà các chứng từ thường có cùng một đồngtiền giao dịch thì khai báo đồng tiền giao dịch này và chương trình sẽ tự động gánđồng tiền giao dịch bằng đồng tiền giao dịch (ngoại tệ) ngầm định ta khai báo Tuynhiên ta có thể sửa lại mã ngoại tệ khi nhập ctừ

Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báotrong danh mục các loại tiền

Tiêu đề ctừ khi in

Trường này khai báo tiêu đề ngầm định khi ta in chứng từ trên máy Tuy nhiên ta

có thể sửa lại tiêu đề khi in ctừ

Tiêu đề khi in bằng tiếng Anh

có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các ctừ có stt lớn hơn

Tài khoản thuế ngầm định

Thông tin này sẽ tự động hiện lên trong khi nhập liệu các phiếu có liên quan đếnthuế giá trị gia tăng đầu vào

Sử dụng bộ phận bán hàng

Có/không sử dụng bộ phận bán hàng trên các màn hình nhập hóa đơn bán hàng

Số lượng ctừ lọc sẵn khi vào màn hinh nhập ctừ

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu ctừ đượccập nhật sau cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật ctừ

Ta có thể khai báo bằng 0, tức là không cần lọc ctừ nào cả

Cho phép trùng số ctừ

Thông in này cho phép hay không cho phép đánh trùng số ctừ đối với các ctừkhác nhau trong cùng một năm

Sử dụng tên người giao dịch

Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao dịchtrên chứng từ Ví dụ: người nhận tiền trên phiếu chi, người nộp tiền trên phiếu thu

Sửa trường ngày lập chứng từ

Thông tin này cho phép sửa hay không sửa trường ngày lập chứng từ Bìnhthường ngày lập chứng từ được chương trình tự động gán bằng ngày hạch toán

Chuyển vào số cái khi lưu

Thông tin này cho phép lựa chọn trạng thái có hay không chuyển số liệu cập nhật vào

sổ cái Lưu ý thông tin trên chỉ là ngầm định trong khi cập nhật chứng từ và được phépsửa lại trực tiếp trạng thái chuyển số liệu

6.2.2 Danh mục ngoại tệ

Chức năng

Danh mục ngoại tệ dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanhnghiệp

Thông tin về các loại ngoại tệ

Thông tin về danh mục ngoại tệ gồm có:

- Tk đánh giá chênh lệch tỷ giá – cl nợ

- Tk đánh giá chênh lệch tỷ giá – cl có

6.2.3 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Chức năng

Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ dùng để quản lý tỷ giá quy đổi của từng loại ngoại tệ hàng ngày ra đồng tiền hạch toán

Thông tin về tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Thông tin về danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ gồm có:

- Mã ngoại tệ

- Ngày quy đổi

- Tỷ giá quy đổi

6.2.4 Danh sách chi nhánh

Chức năng

Danh sách chi nhánh dùng để quản lý các chi nhánh hạch toán độc lậptrong một doanh nghiệp (thường là các tổng công ty) có nhiều chi nhánh hạchtoán

Thông thường các chi nhánh hạch toán này nằm ở các vị trị địa lý khácnhau và được cài chương trình riêng để nhập liệu và số liệu được chuyển về công

ty mẹ để tổng hợp số liệu toàn công ty

Khi nhập liệu ta phải chọn làm việc với chi nhánh cơ sở nào và chươngtrình sẽ lưu tên của chi nhánh này vào 1 trường riêng trong các bản ghi trong cơ

sở dữ liệu

Khi lên báo cáo chương trình cho phép lên báo cáo cho một chi nhánh cụthể hoặc cho tất cả các chi nhánh (toàn doanh nghiệp)

Thông tin về danh mục chi nhánh

Thông tin về chi nhánh gồm có:

- Mã chi nhánh

- Tên chi nhánh

- Tên tiếng Anh

6.2.5 Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính

Chức năng

Dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính

Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có năm tài chính bắt đầu từ 1.1 và kết thúcvào ngày 31.12

Tuy nhiên ngày bắt đầu của năm tài chính có thể bắt đầu bằng bất kỳ ngày nào trongnăm

6.2.6 Danh mục các tham số tuỳ chọn

Chức năng

Triluat - Account V2011 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chươngtrình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể

Thông tin về các tham số tùy chọn

Trong phân hệ kế toán tổng hợp có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trongbảng dưới đây

Quận huyện Tên quận huyện nơi

doanh nghiệp đăng ký

Trương Vĩnh Khoa

Chief accountant

name

Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế toán in bằng tiếng Anh

Truong Vinh Khoa

Họ và tên của giám

đốc

Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế toán

Trần Lệ Phương

Director's name Họ và tên sẽ được in

trên các báo cáo kế toán in bằng tiếng Anh

Tran Le Phuong

Mã cục/chi cục

thuế nơi đóng thuế

Trong trường hợp doanh nghiệp đóng thuế ở nhiều nơi (đơn

Khuôn dạng của

Khuôn dạng của

trường giá ngoại tệ 9 999 999 999.9999

Phông chữ khi lên

911

Tài khoản tiền mặt,

tiền gửi ngân hàng,

tương đương tiền

Dùng khi lên báo cáo dòng tiền 111, 112, 12113,12123

6.3.1 Cập nhật số dư đầu kỳ của các tài khoản

Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản

Cập nhật số dư đầu của các tài khoản được thực hiện ở menu “Quản trị hệ thống / cập nhật số dư đầu kỳ/ Cập nhật số dư đầu kỳ tài khoản ”

Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:

- Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ

- Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản

- Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được chuyển sau khi vào số dư chi tiết của các đối tượng công nợ

ở phân hệ kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải trả

6.3.2 Cập nhập số dư công nợ đầu kỳ

Số dư đầu kỳ được cập nhật ở phần vào số dư công nợ đầu kỳ Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Triluat - Account V2011 Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển

Lưu ý: đối với công nợ ngoại tệ thì khi cập nhập phải nhập cả tiền VNĐ được qui đổi

Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho cảtài khoản công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ

6.3.3 Cập nhật sồ tồn kho đầu kỳ

Số tồn kho đầu kỳ (số lượng và giá trị) của các mặt hàng ở các kho được cập nhật

ở phần vào số tồn kho đầu kỳ Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Triluat - Account V2011 Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của

cả các năm sau số tồn kho sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển

Đối với các vật tư tính tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước thì phải nhập

số tồn kho cho từng phiếu nhập ở cập nhật tồn kho nhập trước xuất trước và sau đó chương trình sẽ tự động tính và lưu tổng số tồn kho của từng vật tư ở các phiếu nhập

6.3.4 Cập nhật số đầu kho NTXT

Đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ta phải khai báo số tồn đầu (về số lượng và giá trị) của từng phiếu nhập mà chưa xuất hết Trong trường hợp lần đầu tiên sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước thì có thể coi toàn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu nhập còn chưa xuất hết

Sau khi nhập tồn đầu của các phiếu nhập chương trình sẽ tự động cộng dồn và chuyển sang tồn đầu cho các kho và ta không phải nhập số tồn kho (số tổng) nữa

6.3.5 Chuyển số dư tài khoản, công nợ cho năm sau

Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước thì ta thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và công nợ sang năm tiếp theo

Kết chuyển số dư của các tài khoản và công nợ sang đầu năm sau được thực hiện

ở menu “ Quản trị hệ thống / Cập nhật số dư đầu kỳ/ chuyển số dư tài khoản công nợ sang năm sau”

Lưu ý là trong chức năng này chỉ thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và số dư công nợ Số dư của các đối tượng quản lý khác như số tồn kho, số dư vụ việc… phải thựchiện kết chuyển ở các phân hệ quản lý tương ứng

Nếu sau khi đã kết chuyển số dư mà ta sửa lại số liệu ảnh hưởng đến số dư thì phải thực hiện kết chuyển lại

6.3.6 Chuyển tồn kho sang năm sau

Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước, ta thực hiện kết chuyển số tồn kho sang năm sau

Kết chuyển số tồn kho sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Quản trị hệ thống / Cập nhật số dư đầu kỳ/ chuyển tồn kho sang năm sau”

Nếu sau khi đã kết chuyển số tồn kho mà ta sửa lại số liệu của năm trước khi kết chuyển có ảnh hưởng đến số tồn kho thì phải thực hiện kết chuyển lại

6.4 Kiểm tra số liệu

liệu Số liệu được lưu trữ dưới dạng các tệp nén bằng chương trình WinZip với tên tệp

là ngày lưu số liệu

Trong trường hợp mất số liệu thì ta có thể khôi phục lại số liệu trên cơ sở số liệuđược lưu trữ trước đó bằng chương trình giải nén UnZip và sao các tệp đã giải nén vàocác thư mục tương ứng

Lưu ý là khi sao lưu số liệu nên sao lưu ra ổ cứng khác với ổ cứng lưu trữ số liệulàm việc để an toàn hơn trong trường hợp ổ cứng làm việc bị hỏng

Cách tốt nhất để lưu trữ số liệu là dùng chế độ Mirror (gương) của hệ điều hànhWindow để sao lưu số liệu tức thời

6.4.4 Chuyển số liệu vào

Số liệu được chép ra khi thể copy ngược lại vào chương trình

Chức năng này được sử dụng, ví dụ, để copy số liệu được gửi từ các đơn vị cấp dướivào trong chương trình tại đơn vị mẹ cấp trên

6.4.5 Kiểm tra và dọn dẹp số liệu

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do

có thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệuchương trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”,

"Not a table/DBF",

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai

Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và

sẽ không tham gia vào các tính toán Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất

nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lầnnên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bảnghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình

Một trường hợp nữa dẫn đến sai số liệu là do chương trình và người sử dụng.Chương trình hiện tại chưa kiểm soát hết mọi nhầm lẫn của khách hàng khi nhập liệunên sẽ xảy ra trường hợp số liệu không đồng bộ hoặc không chuẩn xác Khi chạy chứcnăng bảo trì và kiểm tra số liệu chương trình sẽ kiểm tra các số liệu không đồng bộhoặc không chuẩn xác Tất nhiên không phải tất cả các trường hợp không đồng bộ đềuđược phát hiện mà chỉ có một số trường hợp nhầm lẫn thường gặp được phát hiện vàđược thông báo cho người sử dụng biết để thực hiện sửa chữa

6.4.6 Nâng cấp chương trình

Chức năng này được sử dụng mỗi khi nhà cung cấp – Trí Luật gửi đến cho doanhnghiệp các chương trình nâng cấp, sửa đổi theo yêu cầu đặc thù, sửa lỗi chươngtrình…

6.5 Quản lý người dùng

6.5.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền

Phần này dùng để khai báo những người sử dụng chương trình và phân quyền sử dụng chương trình cho từng người sử dụng

Chương trình có mật khẩu cho từng người dùng khi chạy chương trình

Ngoài ra chương trình cho phép phân quyền cho từng người sử dụng đến từng chứcnăng (menu) của chương trình

Đối với phần nhập liệu chương trình cho phép phân quyền được quyền tạo mới, sửa,xoá, xem các chứng từ hay không

Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chương trình luôn lưu lại ngày, giờ và mã củangười tạo ra giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng như ngày, giờ và mã của ngườithực hiện sửa chữa lần cuối cùng

6.5.2 Quản lý menu

Chức năng này dùng để khai báo ẩn hiện các menu

Đối với một doanh nghiệp cụ thể thì có thể không cần dùng hết tất các phần hànhnghiệp vụ hoặc chức năng của chương trình

Ta có thể dùng chức năng quản lý menu để khai báo ẩn các menu không cần dùngđến

Chương trình cho phép khai báo hiện lại các menu đã khai báo ẩn trước đó

7.1 Giới thiệu chung

7.1.1 Chức năng của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

Chức năng của phân hệ Kế toán vốn bằng tiền

- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ

- Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau

- Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng

- Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí…

- Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác

- Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh toán tạm ứng của từng đối tượng

Sơ đồ tổ chức của phân hệ Kế toán vốn bằng tiền

7.1.2 Hệ thống menu của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

Các menu chính của phân hệ quản lý tiền:

1 Cập nhật số liệu

2 Báo cáo liên quan đến tiền

3 Quản lý danh sách tài khoản ngân hàng

4 In danh sách tài khoản ngân hàng

7.1.3 Khai báo danh sách tài khoản ngân hàng

Danh mục các ngân hàng được sử dụng trong trường hợp cần phải in các UNC, lệnh chuyển tiền trực tiếp từ chương trình Được cập nhật ở menu “ Quản lý danh sách tài khoản ngân hàng / Danh sách tài khoản ngân hàng ”

Thông tin về danh mục ngân hàng gồm có:

- Tài khoản kế toán (tài khoản tiền gởi ngân hàng trong danh mục tài khoản)

- Số tài khoản ngân hàng

- Tên ngân hàng

- Tên tiếng Anh của ngân hàng

- Địa chỉ của ngân hàng

7.2.1 Cập nhật phiếu thu tiền mặt và giấy báo ngân hàng

Các thông tin của phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

Màn hình nhập liệu:

Phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng bao gồm các thông tin sau:

Phần thông tin chung về chứng từ:

- Loại phiếu thu Phiếu thu được phân thành các loại sau:

1 - Thu tiền chi tiết cho các hoá đơn

- Ngày lập phiếu thu

- Số tiền trên hoá đơn

- Số tiền đã thu (không kể số tiền thu của phiếu thu hiện tại)

- Số tiền còn phải thu

- Số tiền thu lần này

- Số tiền thu lần này quy đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn

- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

- Số tiền thu lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán

- Các mã của các trường tự do…

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của 1 khách hàng (loại phiếu thu bằng 2)

- Tài khoản có

- Tên tài khoản có

- Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch

- Tỷ giá ghi sổ

- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ)

- Các mã của các trường tự do…

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của nhiều khách hàng (loại phiếu thu bằng 3)

- Tài khoản có

- Tên tài khoản có

- Mã khách

- Tên khách