Báo cáo Tìm hiểu về phần mềm mã nguồn mở OPENOFFICE

OpenOffice.org (OOo) hay gọi tắt là OpenOffice là bộ trình ứng dụng văn phòng miễn phí, mã nguồn mở được xây dựng trên phiên bản StarOffice mã nguồn mở của Sun Microsystems. Phần mềm văn phòng OpenOffice là một phần mềm đa hệ điều hành, có thể chạy được dưới Linux, Windows và cả Mac OS. Nó có đầy đủ các chức năng để làm việc trong văn phòng, giống như phần mềm Office của hãng Microsoft, thậm chí còn tốt hơn về nhiều mặt: OpenOffice dùng một định dạng tệp mở, dạng XML, mang tên Open Document, được nhiều hãng tin học lớn công nhận, như IBM. OpenOffice còn có khả năng đọc được các tệp định dạng theo MS Office và có thể xuất các tài liệu sang định dạng PDF và Flash. OpenOffice có thêm một ưu điểm lớn, là được phân phối theo giấy phép bản quyền LGPL và lại là miễn phí, trong khi MS Office là một phần mềm thương mại, phải mua bản quyền sử dụng với một giá rất cao, so với mức thu nhập bình thường của người Việt Nam.

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ 3

1.1 Khái niệm 7

1.1.1 Phần mềm mã nguồn mở là gì? 7

1.1.2 OpenOffice là gì? 7

1.2 Lịch sử phát triển của OpenOffice 7

1.3 Tính năng của OpenOffice 10

1.3.1OpenOffice Writer (Tài liệu văn bản) 11

1.3.2 OpenOffice Calc (Bảng tính) 11

1.3.3 OpenOffice Impress (Trình chiếu) 12

1.3.4 OpenOffice Draw (Bản vẽ) 13

1.3.5 OpenOffice Math (Công thức) 13

1.3.6 OpenOffice Base (Cơ sở dữ liệu) 14

1.4 Một số đặc điểm của OpenOffice 14

1.4.1 Chỉnh sửa 2 hoặc nhiều phần của tài liệu cùng một lúc 14

1.4.2 Sử dụng OpenOffice để làm việc với các định dạng cũ 15

1.4.3 Tắt bóng đèn nhấp nháy 16

1.4.4 Tắt chức năng kiểm tra lỗi chính tả 16

1.4.5 Tạo các đoạn chú thích bằng dấu nháy đơn 17

1.4.6 Tùy chỉnh mặc định cho việc lưu văn bản 17

1.5 Ưu điểm và nhược điểm của OpenOffice 17

1.5.1 Ưu điểm của OpenOffice 17

1.5.2 Nhược điểm của OpenOffice 18

1.6 So sánh OpenOffice và Microsoft Office 18

1.7 Các phần mềm tương tự OpenOffice 19

1.8 Lý do nên chọn OpenOffice thay thế Microsoft Office 21

CHƯƠNG 2 : CÁCH SỬ DỤNG ĐƠN GIẢN MỘT SỐ TÍNH NĂNG CỦA OPENOFFICE 23 2.1 Cài đặt OpenOffice 23

2.2 OpenOffice Writer (soạn thảo văn bản) 27

2.2.1.Làm quen với Writer 27

2.2.2.Soạn thảo văn bản 31

2.3 OpenOffice Calc (bảng tính) 48

2.3.1.Làm quen với Calc 48

2.3.2.Các thao tác với bảng tính 50

2.3.3 Xử lý dữ liệu trong bảng tính 53

2.3.4 Công thức mảng 56

2.4 OpenOffice Impress 64

2.4.1 Làm quen với Impress 64

2.4.2.Xây dựng các slide 67

2.4.3.Sử dụng các template và thiết lập các slide master 72

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỀN ,KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA OPENOFFICE Ở VIỆT NAM 76 3.1 Thực trạng phát triển 76

3.1.1 Thực trạng trên thế giới 76

3.1.2 Thức trạng ở Việt Nam 76

3.2 Khó khăn, thách thức 77

3.3 Định hướng phát triển phần mềm OpenOffice tại Việt Nam 79 KẾT LUẬN 80

TÀI LIỆU THAM KHẢO 81

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Bảng 1.1 : Lịch sử phát hành OpenOffice8

Bảng 1.2 So sánh OpenOffice và Microsotf Office 19

Hình 1.1 Lịch sử phát triển của OpenOffice 10

Hình 1.2 Giao diện của OpenOffice 10

Hình 1.3 Giao diện chính của OpenOffice Writer 11

Hình 1.4 Giao diện chính của OpenOffice Calc 12

Hình 1.5 Giao diện chính của OpenOffice Impress 12

Hình 1.6 Giao diện chính của OpenOffice Draw13

Hình 1.7 Giao diện chính của OpenOffice Math 13

Hình 1.8 Giao diện chính của OpenOffice Base 14

Hình 1.9 Tính năng sửa nhiều phần của một văn bản 15

Hình 1.10 Tính năng làm việc với các định dạng cũ 15

Hình 1.11 Tính năng báo lỗi 16

Hình 1.12 Tính năng kiểm tra chính tả 16

Hình 1.13 Tính năng tạo chú thích17

Hình 1.14 Giao diện của LibreOffice 19

Hình 1.15 Giao diện của Ssuite Office 20

Hình 1.16 Giao diện của Kingsoft Office 2012 20

Hình 1.17 Giao diện của SoftMaker FreeOffice 21

Hình 2.1 Khung dowload của trang web 23

Hình 2.2 Cài đặt bước 1 23

Hình 2.3 Cài đặt bước 2 24

Hình 2.4 Cài đặt bước 3 26

Hình 2.5 Cài đặt bước 4 27

Hình 2.6 Hoàn thành cài đặt 28

Hình 2.7 Giao diện chính của OpenOffice Writer 29

Hình 2.8 Hộp thoại Save As 31

Hình 2.9 Hộp thoại Open 32

Hình 2.10 Hộp thoại Paragraph - Tabs 35

Hình 2.11 Hộp thoại cho phép chọn Font37

Hình 2.12 Hộp thoại Font color 38

Hình 2.13 Hộp thoại Highlighting 39

Hình 2.14 Hộp thoại Character – Font 40

Hình 2.15 Hộp thoại Paragraph - Alignment 40

Hình 2.16 Hộp thoại Bullets and Numbering - Bullets 41

Hình 2.17 Hộp thoại Bullets and Numbering - Graphics 42

Hình 2.18 Hộp thoại Bullets and Numbering – Numbering type 43

Hình 2.19 Hộp thoại Columns 44

Hình 2.20 Hộp thoại Paragraph – DropCaps 45

Hình 2.21 Hộp thoại Styles and Formatting 46

Hình 2.22 Hộp thoại Paragraph Style - Organizer 46

Hình 2.23 Hộp thoại Find & Replace 48

Hình 2.24 Hộp thoại Special Character 50

Hình 2.25 Màn hình chính của OpenOffice.org Calc 51

Hình 2.26 Hộp thoại Move/Copy Sheet 53

Hình 2.27 Hộp thoại Protech Document 53

Hình 2.28 Hộp thoại Unprotech sheet 54

Hình 2.29 Hộp thoại Enter Password 54

Hình 2.30 Hộp thoại Fill Series 56

Hình 2.31Hộp thoại Options – OpenOffice.org Calc – Sort Lists 57

Hình 2.32 Hộp thoại Insert cell 60

Hình 2.33 Hộp thoại Delete Contents 61

Hình 2.34Ví dụ 61

Hình 2.35 Hộp thoại Paste Special61

Hình 2.36 Hộp thoại Format Cells - Font 63

Hình 2.37 Hộp thoại Format Cells - Alignment 64

Hình 2.38 Hộp thoại Format Cells – Borders 64

Hình 2.39 Hộp thoại AutoFormat 65

Hình 2.40 Cửa sổ Presentation Wizard 66

Hình 2.41 Giao diện chính của OpenOffice Impress 66

Hình 2.42 Phần cửa sổ soạn thảo nội dung trình diễn 67

Hình 2.43 Màn hình trình diễn 68

Hình 2.44 Hộp thoại Header and Footer - Slide 70

Hình 2.45 Hộp thoại Header and Footer – Notes and Handouts 71

Hình 2.46 Cửa sổ Custom Animation 71

Hình 2.47 Hộp thoại Custom Animation - Entrance 72

Hình 2.48 Cửa sổ Slide Transition73

Hình 2.49 Hộp thoại Presentation Wizard – chọn Template 74

Hình 2.50 Hộp thoại Slide Design 75

Hình 2.51 Hộp thoại Load Slide Design 75

Hình 2.52 Giao diện Slide Master76

MỞ ĐẦU

Xuất phát từ khoảng đầu thập niên 1980, tới nay, phần mềm nguồn mở(PMNM) đã trở nên phổ biến

Đến nay, trên thế giới đã có hơn 190 nước đã ban hành chính sách quốc gia

về PMNM, như: Hoa Kỳ, Canada, Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Nam Phi, Brazil,Nga, Ấn Độ, Hàn Quốc, Trung Quốc, Thái Lan

Sự thành công của bộ phần mềm Office của tập đoàn Microsoft đã làm lu mờtất cả phần mềm văn phòng khác Tuy nhiên, cùng với thời gian, và sự phát triểnmạnh mẽ của các chương trình mã nguồn mở, rất nhiều chương trình miễn phí vớichức năng tương đương, (thậm chí vượt trội so với các phần mềm cùng loại củaMicrosoft) đã được ra đời Bên cạnh đó, trong xu thế hội nhập, việc phải tuân thủcác luật bản quyền và sở hữu trí tuệ là điều tất yếu

Chính vì lẽ đó mà người dùng ngày càng ưu chuộng OpenOffice

OpenOffice là một bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở, một giải pháp thaythế cho MicrosoftOffice tốt nhất

Để mọi người hiểu rõ hơn về OpenOffice, chúng em xin được trình bày đề

tài : “Tìm hiểu về OpenOffice”

Đề tài gồm 3 chương :

Chương 1 : Phần mềm nguồn mở OpenOffice

Chương 2 : Cách sử dụng đơn giản một số tính năng của OpenOffice

Chương 3 : Thực trạng sử dụng, khó khăn và định hướng phát triển OpenOffice ởViệt Nam

CHƯƠNG 1 : PHẦN MỀM NGUỒN MỞ OPENOFFICE

1.1 Khái niệm

1.1.1 Phần mềm mã nguồn mở là gì?

Phần mềm nguồn mở (PMNM) là những phần mềm được cung cấp dưới cảdạng mã và nguồn, không chỉ là miễn phí về giá mua mà chủ yếu là miễn phí về bảnquyền: người dùng có quyền sửa đổi, cải tiến, phát triển, nâng cấp theo một sốnguyên tắc chung qui định trong giấy phép PMNM (ví dụ General Public Licence –GPL) mà không cần xin phép ai, điều mà họ không được phép làm đối với các phầnmềm nguồn đóng (tức là phần mềm thương mại)

1.1.2 OpenOffice là gì?

OpenOffice.org (OOo) hay gọi tắt là OpenOffice là bộ trình ứng dụng vănphòng miễn phí, mã nguồn mở được xây dựng trên phiên bản StarOffice mã nguồn

mở của Sun Microsystems Phần mềm văn phòng OpenOffice là một phần mềm đa

hệ điều hành, có thể chạy được dưới Linux, Windows và cả Mac OS Nó có đầy đủcác chức năng để làm việc trong văn phòng, giống như phần mềm Office của hãngMicrosoft, thậm chí còn tốt hơn về nhiều mặt: OpenOffice dùng một định dạng tệp

mở, dạng XML, mang tên Open Document, được nhiều hãng tin học lớn công nhận,như IBM OpenOffice còn có khả năng đọc được các tệp định dạng theo MS Office

và có thể xuất các tài liệu sang định dạng PDF và Flash

OpenOffice có thêm một ưu điểm lớn, là được phân phối theo giấy phép bản quyềnLGPL và lại là miễn phí, trong khi MS Office là một phần mềm thương mại, phảimua bản quyền sử dụng với một giá rất cao, so với mức thu nhập bình thường củangười Việt Nam

1.2 Lịch sử phát triển của OpenOffice

 OpenOffice là bản nguồn mở của bộ ứng dụng văn phòng StarOffice, được pháttriển vào thập niên 1980 bởi StarDivision (Đức), công ty bị mua lại vào năm

1999 bởi SUN Sau đó StarOffice 5.2 được phát hành miễn phí theo chuẩnLGPL/SISSL

 Ngày 13/10/2000, Source code của OpenOffice chính thức có thể download.Điều đặc biệt của StarOffice 6.0 là vai trò của dự án mã nguồn OpenOffice.Trong dự án này, Sun đã mở mã nguồn của StarOffice ( ngoại trừ 1 số moduleđược phát triển bởi 1 số hãng thứ 3, những modul này sẽ vẫn nằm ngoài dự án

mã nguồn mở) và xây dựng dự án OpenOffice.org Điều đó không có nghĩa làSun đẩy những phát triển tiếp theo cho những tình nguyện viên, phần lớn cáccông việc sẽ vẫn được phát triển bởi các lập trình viên của Sun, đồng thời Suncũng trang trải các chi phí hoạt động của dự án OpenOffice.org

 Ngày 01/05/2002 OpenOffice 1.0 cho các hệ điều hành MS Window, Linux,Solaris và cho MaxOS năm 2003 OpenOffice có thể tích hợp với 3rdparty add-ons và hỗ trợ export ra file pdf và swf

 OpenOffice 2.0 bắt đầu được phát triển từ năm 2005 với ý tưởng tăng tínhtương tác với Microsotf Office, tăng performance, khả năng integration cao(đặc biệt vs GNOME) và thêm rất nhiều các tính năng khác OpenOffice 2.0chính thức sử dụng format chuẩn OASIS OpenDocument XML cho việc lưuDocument.

 Tháng 9/2005 Sun tuyên bố bổ chuẩn SISSL và sẽ chỉ sử dụng LGPL Cùng vớibản release 2.0.3, Sun chuyển chu kì release của mình từ 18 tháng/ lần xuốngcòn 3 tháng/ lần

 Tháng 10/2008 release OpenOffice 3.0 hỗ trợ ODF và đưa ra bản native choMacOS

 Ngày 04/06/2010, phát hành bản 3.2.1, cập nhật Oracle Start và các biểu tượngđịnh dạng OpenDocument, sửa lỗi Bản phát hành ổn định đầu tiên của Oracle

1.1.1 29/03/2004 Đi kèm với TheOpenCD

1.1.4 22/12/2004 Phiên bản cuối cùng được phát hành theo SISSL

1.1.5 09/09/2005 Phát hành mới nhất cho dòng sản phẩm 1.x Có thể chỉnh

sửa các tập tin định dạng OpenDocument

2.0 20/10/2005 Milestone, với những cải tiến lớn và mặc định lưu trong

định dạng OpenDocument

2.1.0 12/12/2006 Cải tiến nhỏ, sửa lỗi

2.2.0 29/03/2007 Cải tiến nhỏ, sửa lỗi, sửa lỗi bảo mật

2.3.0 17/09/2007 Cập nhật phần biểu đồ, cải tiến nhỏ, cải thiện quản lý phần

mở rộng

2.4.0 27/03/2008 Sửa lỗi và các tính năng mới,cải tiến từ RedOffice

2.4.3 04/09/2008 Phiên bản mới nhất dành cho Windows 98 và Windows

ME

3.0.0 13/10/2008 Milestone: ODF 1.2, nhập khẩu OOXML, cải thiện VBA,

giao diện OS X bản địa, Trung tâm Start

3.1.0 07/05/2009 Overlining và kéo suốt

3.2 11/02/2010 Các tính năng mới và cải tiến hiệu suất

Hình 1.1 Lịch sử phát triển của OpenOffice

 Hiện nay OpenOffice đã được việt hóa 100%( trang cộng đồng Việt hóaOpenOffice http://vi.openoffice.org)

 OpenOffice hỗ trợ nhiều ngôn ngữ ( bản OpenOffice 3.4 Beta hỗ trợ tiếng anhcũng như 69 ngôn ngữ khác) Nó lưu data theo format chuẩn mở chung, cũng cóthể read/write files từ những ứng dụng Office khác Mặc dù mã nguồn ban đầuđược viết bằng C++ nhưng nó cung cấp API cho nhiều ngôn ngữ lập trìnhscriptable, JAVA…

1.3 Tính năng của OpenOffice

Hình 1.2 Giao diện của OpenOffice

1.3.1OpenOffice Writer (Tài liệu văn bản)

Xử lí văn bản,tương ứng với Microsoft Word

Giao diện chương trình rất gần gũi, cấu trúc và các nút lệnh khá giống

Microsoft Office nên rất dễ dàng sử dụng cho những người vốn đã quen với Word,

có thể chỉnh giao diện tiếng Việt, Các thao tác soạn thảo văn bản khá trực quan vàthân thiện vớingười dùng với các thao tác kéo thả, chèn, cắt dán… Chuyển đổi trựctiếp qua file PDF dễ dàng mà không cần dùng đến phần mềm nào khác

Hình 1.3 Giao diện chính của OpenOffice Writer

 Chức năng zoom mới cho phép hiện thị nhiều trang khi soạn thảo

 Cách thức hỗ trợ đa ngôn ngữ mới

 Tăng cường khả năng ghi chú trong tài liệu

 Cho phép tạo các tài liệu Wiki

1.3.2 OpenOffice Calc (Bảng tính)

Phần mềm Calc này rất giống Excel, đặc biệt là có thể lưu lại với nhiều dạngtập tin khác nhau, thậm chí cả tài liệu dạng PDF nữa Nhiều người đã sử dụng Calc

để làm việc hằng ngày và không thấy trở ngại gì cả, kể cả dùng chung file tàiliệu

*.xls từ các máy tính sử dụng Excel trên Windows

Hình 1.4 Giao diện chính của OpenOffice Calc

 Hỗ trợ 1024 cột/bảng tính

 Công cụ giải phương trình mới mạnh mẽ

 Tính năng soạn thảo cộng tác

1.3.3 OpenOffice Impress (Trình chiếu)

Chương trình có giao diện phân bố các chức năng rất hợp lý, chẳng hạn bên trái là các trang trình chiếu, bên phải là hàng loạt các tiện ích như “Trang chủ, dàn trang, tạo hoạt hình riêng, chuyển đổi trang” và nhiều tính năng khá hay khác Các tài liệu được tạo ra từ Impress hoàn toàn tương thích với PowerPoint trong

Cho phép tạo các đồ họa cỡ lớn đến 3x3m

Hình 1.6 Giao diện chính của OpenOffice Draw

1.3.5 OpenOffice Math (Công thức).

Thật dễ dàng để soạn bất kỳ công thức nào mà ta muốn, chỉ cần nhấn chuột vào loại công thức cần tạo rồi gõ các con số và ký tự là xong.Nếu muốn, có thể lưu các tập tin soạn thảo này theo nhiều kiểu định dạng khác nhau, thậm chí xuất công thức theo dạng PDF

Hình 1.7 Giao diện chính của OpenOffice Math

1.3.6 OpenOffice Base (Cơ sở dữ liệu)

Giống như Microsotf Access của Microsoft

Hình 1.8 Giao diện chính của OpenOffice Base

Ngoài ra như đã nói người dùng có thể cài thêm các tính năng phụ trợ ,nhưcác công cụ, phân tích kinh doanh, nhập pdf, tạo các tài liệu pdf, hỗ trợ người thuyếttrình Người dùng có thể thâm nhập thế giới web bằng cách tạo các trang web và tàiliệu Wiki trong Writer

1.4 Một số đặc điểm của OpenOffice

1.4.1 Chỉnh sửa 2 hoặc nhiều phần của tài liệu cùng một lúc

Microsoft Office có tính năng chia tài liệu một cách thuận tiện (nifty window feature), có thể chia cửa sổ làm việc ra làm đôi, để cùng lúc chỉnh sửa trang

split-5 và trang 1split-50 nào đó tùy ý, mà không phải cuộn con chuột lên xuống

OpenOffice không có tính năng này, mà nó cung cấp cho bạn một tính năng

thậm chí tốt hơn Click vào menu Window → New Window để mở thêm một cửa

sổ mới, chúng sẽ cùng hiển thị tài liệu bạn đang làm việc Bạn có thể mở bao nhiêucửa sổ tùy thích, và yên tâm rằng, sự chỉnh sửa trên mỗi cửa sổ sẽ được cập nhậtngay lập tức tới tất cả các cửa sổ còn lại

Để sắp xếp các cửa sổ trên cho có trật tự thì vào View → Toolbars hoặc click

chuột phải nút OpenOffice trên thanh taskbar

Hình 1.9 Tính năng sửa nhiều phần của một văn bản

1.4.2 Sử dụng OpenOffice để làm việc với các định dạng cũ

Trong quá khứ, những phiên bản cũ của Microsoft Office đã không thể mởnhiều loại tài liệu thông dụng, bởi Microsoft độc quyền trong kinh doanh Cònphiên bản hiện tại của Microsotf Office thì không mở được các định dạng cũ, baogồm cả những định dạng cũ của chính Microsoft như Word 6.0

Ngược lại, OpenOffice có thể làm việc với các món "cổ vật", kể cả các phiên bản

cũ của Word (hỗ trợ đến Word 6.0) Ngoài ra nó có thể mở các định dạng WordPerfect,bao gồm cả những file được tạo bởi WordPerfect trên máy Macintosh 3.5

Có một điều khó hiểu ở đây là: ít nhất có một định dạng không được hỗ trợ

nhưng vẫn hiện ra trong mục File → Open Ví dụ, nó có đề "Microsoft WinWord

5.0," nhưng lại không hỗ trợ định dạng này Nói chung là OpenOffice sẽ bỏ quanhững định dạng của Word từ 2.0 đến 5.0

Hình 1.10 Tính năng làm việc với các định dạng cũ

Khá nhiều định dạng mới và cũ được hỗ trợ Nhưng không làm việc với Winword 5

1.4.3 Tắt bóng đèn nhấp nháy

Mặc định thì một cửa sổ có bóng đèn nhấp nháy sẽ xuất hiện khi OpenOffice nhậnthấy bạn gõ không chính xác, ví dụ: thay hai dấu gạch nối bằng dấu gạch ngang Sựtrợ giúp này khá hữu ích, tuy nhiên nó hơi "nhiều chuyện" Để tắt nó đi, bạn hãy

vào Tool → Option, ở cây thư mục bên tay trái OpenOffice → General, bỏ dấu

chọn của Help Agent

Hình 1.11 Tính năng báo lỗi

1.4.4 Tắt chức năng kiểm tra lỗi chính tả

Thật phiền phức khi mình thì gõ tiếng Việt mà OpenOffice lại bắt lỗi tiếngAnh Kết quả là hiện ra những vết gạch chân màu đỏ trông rối mắt

Để tắt chức năng này: Tool→ Option → Languages Setting → Writing Aids

bỏ chọn mục "Check Spelling as you type"

Hình 1.12 Tính năng kiểm tra chính tả

1.4.5 Tạo các đoạn chú thích bằng dấu nháy đơn.

Khi gõ dấu nháy kép (") thì OpenOffice sẽ tự động tạo các mở đầu và kếtthúc trông thật là trực quan Nhưng khi bạn muốn tạo các đoạn chú thích bằng dấunháy đơn (') thì nó chỉ hiện ra một nét dọc, như 'Hello' chẳng hạn

Để dấu nháy đơn cũng có mở đầu và kết thúc (như trong hình minh họa dướiđây) thì vào mục Tool → Auto Corect → Custom Quote Đánh dấu chọn mụcReplace của Single Quotes

Hình 1.13 Tính năng tạo chú thích

1.4.6 Tùy chỉnh mặc định cho việc lưu văn bản.

Mặc định thì OpenOffice lưu bằng định dạng riêng của họ, và khi người khác

sử dụng Microsoft Office thì không mở được file đó Bạn sẽ tự nhắc nhở mình làphải vào Save as , rồi cuộn menu để chọn định dạng phù hợp với MS Office, cứnhư thế thì thật bất tiện!

Để thay đổi mặc định, bạn hãy vào Tool → Option, vào mục Load/Save →

General

Thay đổi ở 2 ô sau: Document Type (loại tài liệu) và Alway save as (tươngứng với định dạng file chọn làm mặc định)

1.5 Ưu điểm và nhược điểm của OpenOffice

1.5.1 Ưu điểm của OpenOffice

 Trước tiên, OpenOffice hoàn toàn miễn phí, download dễ dàng tại

 OpenOffice có thể lưu, mở với nhiều định dạng file khác nhau, Vd: đối vớiOpenOffice Writer đáng chú ý nhất là: *.odt (mặc định), *.doc (định dạng cơbản của Word), *.pdf (export trực tiếp, không cần phần mềm hay extensionkhác) Có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể dùng OpenOffice lưu lại file dạngWord và mang tới máy tính khác chỉ cài Word (tất nhiên Word đọc file nàykhông thể hoàn toàn giống như OpenOffice đọc đc, nhưng có thể giống tới

>90%, theo nhận định chủ quan)

 OpenOffice có giao diện và cách dùng gần giống với Microsoft Offce (chínhviệc này mà Microsoft nghi ngờ OpenOffice ăn cắp bản quyền!!) Do đó việcchuyển đổi từ Microsoft Offce sang dùng OpenOffice hoàn toàn dễ dàng

 Bộ OpenOffice gồm các phần mềm con tương ứng với Microsoft Offce:

 OpenOffice Base <=> Microsoft Office Access (quản lý Cơ sở dữ liệu)

 OpenOffice Calc <=> Microsoft Office Excel (Bảng tính)

 OpenOffice Draw <=> Microsoft Office Visio (vẽ thiết kế, lưu đồ…)

 OpenOffice Impress <=> Microsoft Office PowerPoint (trình chiếu)

 OpenOffice Writer <=> Microsoft Office Word (soạn thảo văn bản)

 OpenOffice Math <=> MathType (nhập các công thức phức tạp)

1.5.2 Nhược điểm của OpenOffice

 Khởi động chậm hơn Microsoft Office một chút, sử dụng nhiều RAM hơnMicrosoft Offce một chút

 Đối với người đã sử dụng Word một thời gian dài thì sẽ thấy trong OpenOfficekhông có một số tính năng, phím tắt (shortcut key) như trong Microsoft Offce

 Đối với nhiều người thì OpenOffice vẫn còn xa lạ, nên việc trao đổi dữ liệu chonhau có khó khăn hơn đôi chút

1.6 So sánh OpenOffice và Microsoft Office

Chức năng OpenOffice sử dụng chuẩn

OpenDocument và có khảnăng đọc được các tài liệuđược soạn thảo bởi MicrosoftOffice Tuy nhiên về mặt địnhdạng, đồ thị và nhiều chứcnăng sẽ bị thay đổi

Các tài liệu được soạn thảo trênMicrosoft Office có thể đọcđược trên OpenOffice nhưng sẽ

bị thay đổi định dạng và có thểmột số chức năng không hoạtđộng được

Cấu hình OpenOffice chỉ cần chạy trên

cấu hình Pentium 166 MHzprocessor với 128 MB củaRAM Trong khi OpenOffice

có thể chạy trên Windows 98,Linux và cả Solaris HĐH

Cấu hình tối thiểu cho MicrosoftOffice là Pentium 450 MHz với

256 MB của RAM MicrosoftOffice chạy trên Windows 2000,XP

Linux thì sẽ chạy trên nhữngmáy tính cũ tốt hơn là Windows

2000 và XP

Chi phí OpenOffice là hoàn toàn miển

phí và cho phép bạn tự donghiên cứu, điều chỉnh vàphát triển tiếp

Bạn sẽ mất tiền mua bản quyền

để sử dụng Microsoft Office vàMicrosoft chỉ cung cấp quyền sửdụng sản phẩm và bạn khôngđược phép chỉnh sửa mã nguồncủa sản phẩm

sử dụng và cả một cộng đồng sửdụng to lớn

Triển khai sử

dụng

Không có một số tính năng :Pivot Table, macro trongExcel và một số phím tắt nhưMicrosoft Office

Có nhiều đặc tính ưu việt vàhoàn thiện hơn

Bảng 1.2 So sánh OpenOffice và Microsotf Office

LibreOffice là một sản phẩm thay thế khác cũng phát triển từ bộ văn phòng mãnguồn mở OpenOffice LibreOffice vẫn giữu màn hình khởi động như bộ gốc vàcác tính năng cốt lõi như bộ vi xử lý văn bản, bảng tính, công cụ thuyết trình vẫngiống như bộ gốc OpenOffice Tuy nhiên, so với Apache OpenOffice, phần mềmnày cải thiện thêm sự tương tích với các định dạng tập tin (bao gồm cả hỗ trợ cho tất

cả các tập tin Visio từ 1,0 đến năm 2013), bổ sung thêm cho bảng tính nhiều mẫuvăn bản, màu sắc hơn, trình soạn thảo văn bản cũng đầy đủ hơn

Hình 1.15 Giao diện của Ssuite Office

Nếu ưa thích sự mới

mẻ như Microsoft Office 2013, thì phần mềm SSuite Office không phải là lựa chọn của bạn Về giao diện người dùng, SSuite Office giống với Office 2003 nhiều hơn so với các phiên bản về sau, phần mềm cũng không hỗ trợ các tập tin OpenXML như DOCX, XLSX,

Nhưng nếu bạn không có những nhu cầu trên thì SSuite Office là sự lựa chọn tuyệt vời bởi chương trình rất dễ sử dụng, trực quan Ngoài ra, SSuite Office có còn được

bổ sung thêm một số tính năng hữu ích như: một ứng dụng email, chỉnh sửa ảnh, trình duyệt web, phần mềm bảo mật, phần mềm nghe nhạc, công thức toán, xem hình ảnh, các công cụ mạng khác nhau, thậm chí một vài trò chơi nhỏ

Hình 1.16 Giao diện của Kingsoft Office 2012

Kingsoft Office 2012 là một phần mềm với dung lượng tương đối nhỏ so với cácphần mềm kia, nhưng nó vẫn đầy đủ bộ xử lý văn phòng cơ bản: bộ xử lý văn

phòng, bảng tính và thuyết trình Kingsoft Office hỗ trợ làm việc với các tập tin trêntab như trên trình duyệt web, phần mềm hỗ trợ nhiều mẫu hấp dẫn, bổ sung tínhnăng mã hóa văn bản Việc nhập dữ liệu, văn bản trên Kingsoft Office cũng đượcđánh giá cao hơn các phần mềm khác.

Hình 1.17 Giao diện của SoftMaker FreeOffice

SoftMaker FreeOffice là bộ xử lý văn phòng chỉ gồm 3 chương trình cănbản: xử lý văn bản (TextMaker), bảng tính (PlanMaker ) và thuyết trình(Presentations) SoftMaker FreeOffice được thiết kế tốt và dễ sử dụng, với giao diệnquen thuộc Tuy không được cung cấp bộ chỉnh sửa ảnh riêng biệt nhưngTextMaker cũng có thể chỉnh bản vẽ và hình ảnh đơn giản

1.8 Lý do nên chọn OpenOffice thay thế Micosoft Office

 Miễn phí: OpenOffice được phân phối hoàn toàn miễn phí, tất cả các bản cập

nhật cũng hoàn toàn miễn phí

 Mã nguồn mở: OpenOffice là phần mềm mã nguồn mở Điều đó có nghĩa là rất

nhiều người trên thế giới đang liên tục phát triển nó ngày một tốt hơn Cácphiên bản mới xuất hiện khi một số lượng các cải tiến quan trọng được hoànthành Trong khi bộ phận tiếp thị của Microsoft là người cuối cùng quyết địnhviệc cung cấp các bản nâng cấp tới người dùng

 Nền tảng tương thích cao: OpenOffice chạy trên cả hai hệ điều hành Window

và Linux Chỉ cần tải về phiên bản cần thiết và tận hưởng cùng một tính năngphong phú trên nền tảng nào bạn muốn Bất kể hoạt động hệ thống bạn sử dụngcùng một giao diện, cùng một định dạng tệp tin hay cùng một tài liệu Nó khôngphải là một thuận lợi rất lớn sao? Điều đó là chắc chắn!

 Linh động và tiện dụng: một tính năng có tính cách mạng của OpenOffice là

cơ hội để tải về phiên bản đóng gói (portable), lưu trữ chúng xuống các thiết bịlưu trữ nhỏ gọn, từ đó chúng ta có thể mang nó theo để sử dụng trên bất kì máy

tính nào mà bạn muốn Bạn thử hình dung xem nếu làm điều tương tự vớiMicrosoft Office.

 Miễn phí nâng cấp các ứng dụng mã nguồn mở đi kèm: Bạn không phải trả

tiền để nâng cấp OpenOffice Bạn chỉ cần tải chúng về máy và sử dụng Tất cảcác phiên bản mới được phát hành cũng miễn phí Phiên bản mới củaOpenOffice được cập nhật 1 lần trong khoảng thời gian là vài ba tháng trongkhi các bản cập nhật của Microsoft Office được cập nhật trong hai đến ba năm

 Hỗ trợ định dạng opendocument: OpenOffice sử dụng định dạng

OpenDocument, đó là định dạng ngày càng phổ biến Dung lượng file của nónhỏ hơn so với Microsoft Hỗ trợ các định dạng dựa trên nền tảng xml,điều đócũng có nghĩa là nó tồn tại lâu nhất trong kỳ nguyên internet hiện nay

 Hiệu suất hoạt động nhanh hơn: OpenOffice rất đơn giản và thân thiện,thêm

vào đó là một giao diện menu rất tiện lợi cho người sử dụng.Bạn không cần chờlâu để mở một tài liệu đa ngôn ngữ hoăc tập tin có kích thước lớn OpenOfficecũng tiêu thụ ít tài nguyên máy tính, đó là lý do tất cả các ứng dụng chạy nhanh

và hiệu quả hơn

 Thuận tiện hơn cho người sử dụng: OpenOffice Writer có tất cả các tính

năng đặc trưng của trình xử lý chữ và ký tự mạnh mẽ đó là đơn giản và dễhiểu.Nó sẽ không chiếm nhiều thời gian khi bắt đầu làm việc với nó và tất cảcác chức năng cần thiết đều có sẵn Thư từ,tờ rơi các bản demo và các tài liệukhác đươc tạo và chỉnh sửa một cách dễ dàng và nhanh chóng.Nó còn tốt hơnMicrosoft về mặt đồ họa đó là sự tiện lợi và khả năng có thể đoántrước(predietable) : nó không có cài bảng canvasses gây bất tiện và gây khóchịu như Microsoft, nó có thể giúp người dùng tránh được thao tác bất hợp lýtránh đi lan man

 Giao diện thân thiện dễ hiểu: OpenOffice tập hợp tất cả mọi thứ được cho là

hay nhất của Microsoft, nhưng cũng gạt bỏ đi nhưng điều bất hợp lý mà chúng

ta phải mất một thời gian dài sử dụng mới nhận ra.Mặc dù mang nhiều tính cổđiển, giao diện của open office được sánh ngang với Microsoft và trong một sốkhía cạnh nó vẫn nhanh hơn trong việc sử dụng

 Tính toán hiệu quả hơn: Ứng dụng Calc trong OpenOffice tính toán nhanh

hơn hiệu quả hơn, yêu cầu về bộ nhớ và dung lượng đĩa cũng ít hơn Ứng dụngCalc với đầy đủ các chức năng tính toán, nó thực sự linh hoạt và nổi bật trongviệc tinh chỉnh các biểu đồ Calc cũng là một trong những tính năng rất hưu ích

và thuận tiện trong việc lọc dữ liệu, nó là một sự lựa chọn tốt cho những ai cần

có một công cụ tin cậy cho việc xử lý bảng tính

CHƯƠNG 2 : CÁCH SỬ DỤNG ĐƠN GIẢN MỘT SỐ TÍNH

NĂNG CỦA OPENOFFICE

2.1 Cài đặt OpenOffice

Link download: http://www.openoffice.org/download/

Hình 2.1 Khung dowload của trang web

Trong mục dowload của trang web có các ô chọn : hệ điều hành của máy tính, ngônngữ, phiên bản phần mềm

Bước 1: Mở bản cài đặt nhấn Next

Hình 2.2 Cài đặt bước 1

Bước 2: Click Browse chọn nơi để folder cài đặt xong nhấn Unpack

Hình 2.3 Cài đặt bước 2 Bước 3 : Vào file OpenOffice 4.1.2 (en-US) Installation Files ở destop chọn file

setup Nhấn Next cho các cửa sổ kế tiếp hiện lên

Hình 2.4 Cài đặt bước 3

Bước 4: Chọn Install

Hình 2.5 Cài đặt bước 4 Bước 5: Click Finish

Hình 2.6 Hoàn thành cài đặt

2.2 OpenOffice Writer (soạn thảo văn bản)

2.2.1.Làm quen với Writer

Cách 2: Bấm đúp chuột vào biểu tượng OpenOffice Writer của phần mềm Writer

nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hìnhnền của Windows, v.v

Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy

tính đang làm việc, có thể chọn Start → Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer)

cần mở Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

 Môi trường làm việc

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của writer có dạng như sau:

Hình 2.7 Giao diện chính của OpenOffice Writer

Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau:

 Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice và tên tài liệu

đang soạn thảo

 Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của

Writer trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôikhi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

 Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh

thường dùng

 Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tượng của các

lệnh định dạng cho văn bản

 Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản Sử

dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lậpcác điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan

 Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu Bạn có thể gõ văn bản, định dạng,

chèn các hình ảnh lên đây Nội dung trong vùng này sẽ được in ra máy in khi sửdụng lệnh In

 Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết

khi làm việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu,…

 Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ

Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuốnghoặc sang phải, trái

 Tạo một tài liệu mới

Thông thường sau khi khởi động Writer, một màn hình trắng xuất hiện Đó cũng làtài liệu mới mà Writer tự động tạo ra Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể

sử dụng một trong các cách sau:

 Cách 1: Mở mục chọn File → New.

 Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N

 Ghi tài liệu lên đĩa

Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải

được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng ODT

Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents

trên đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc vớiWriter

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

 Cách 1: Mở mục chọn File → Save.

 Cách 2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S

Sẽ có hai khả năng xảy ra:

 Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này

bởi một tệp tin mới.Hãy xác định thư mục (Folder) nơi sẽ chứa tệp tin mới này

rồi gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1) rồi nhấn nút Save để kết

thúc việc ghi nội dung tài liệu

 Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả những sựthay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa

Hình 2.8 Hộp thoại Save As

 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Writer được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có

phần mở rộng là ODT Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn

một trong các cách sau đâu:

 Cách 1 : Mở mục chọn File → Open

 Cách 2 : Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O

Hộp thoại Open xuất hiện:

Hình 2.9 Hộp thoại Open

Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu, cuốicùng nhấn nút Open để tiếp tục Tệp tài liệu sẽ được mở ra trên màn hình Writer

 Thoát khỏi môi trường làm việc

Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một trong các cáchsau:

 Cách 1 : Mở mục chọn File → Exit

 Cách 2 :Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4

2.2.2.Soạn thảo văn bản

 Một số thao tác soạn thảo cơ bản

 Nhập văn bản

Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu Thông thườnglượng văn bản trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận được càng nhiều nhữngtính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu Giống như Microsotf Word, Writer sử dụng bộ gõ Unicode

Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạnthảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là:

- Các phím chữ a, b, c, ,z

- Các phím số từ 0 đến 9

- Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { }…

- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu

- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thường

- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản

- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab

- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách

- Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu

- Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối

từng trang màn hình

- Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản

- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ

- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ

Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối vănbản đã có sẵn Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn vănbản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặtnội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếptheo) Cách làm như sau:

Bước 1: Bôi đen khối văn bản cần sao chép

Để lựa chọn khối văn bản bạn làm như sau: Di chuột và khoanh vùng vănbản cần chọn hoặc dùng các phím mũi tên ←↑→↓ kết hợp việc giữ phím Shift đểchọn vùng văn bản Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó

Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:

 Cách 1 : Mở mục chọn Edit → Copy

 Cách 2 : Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard

 Cách 3 : Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C

Bước 3 : Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm như sau:

Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh dán bằng một trong các cách sau:

 Cách 1 : Mở mục chọn Edit → Paste

 Cách 2 : Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard

 Cách 3 : Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V

Bạn sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết Bạn có thể thựchiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copygần nhất

 Di chuyển khối văn bản

Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thìđoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó Nếu muốn sao chép đoạn văn bản ramột nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đếnmột vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó Có thể thực hiện theo haicách như sau:

Cách 1 :

Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển

Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau:

Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển

Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di chuyển

đến Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop)

 Thiết lập Tab

Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản Ngoài khảnăng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhẩy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụngTab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột

Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng dữ liệu như sau:

STT Họ và tên Địa chỉ

1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn

2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du

Các bước làm như sau:

Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab như sau:

Mở bảng chọn Format → Paragraph → Tabs , hộp thoại Tabs xuất hiện:

Hình 2.10 Hộp thoại Paragraph - Tabs

Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ được bắt đầu tại một vị trí có khoảng cách cố

định đến lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay sau đây Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8cm Khi

đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tabs như sau:

Mục Type chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT):Left căn lề dữ liệu bên trái cột, Right căn lề bên phải cột, Centered căn lề giữa cột, chọn Center Chọn xong nhấn nút New Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và

tên (3) và cột Địa chỉ (8) Đến khi hộp thoại Tab có dạng:

Cuối cùng nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết lập Tabs cho các cột và có thể

sử dụng chúng Nút Delete để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; Nút Delete All để xoá

bỏ toàn bộ các điểm Tabs đang thiết lập trên hộp thoại

Bước 2: Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu:

Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cộtSTT Nhập xong nhấn Tab, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí tab tiếp theo (vị trí cột, họ

và tên) và nhập tiếp dữ liệu vào cột Họ và tên Nhập xong, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột Địa chỉ Làm tương tự với các dòng tiếp theo, bạn đã có thể tạo được bảng

dữ liệu như yêu cầu ở trên

Đặc biệt, chỉ cần dùng chuột xử lý trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler)bạn cũng có thể thiết lập và điều chỉnh các điểm tab như vừa rồi Cách làm như sau:

Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1 cm trên thước kẻ nằm ngang Một điểm Tab có khoảng cách

1cm, lề trái (Left) đã được thiết lập

Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm như sau:

Nhấn kép chuột lên điểm Tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất hiện Tiếp

theo chọn lề cho điểm tab đang chọn trên hộp thoại này ở mục Type là Centered Các vị trí điểm tab vừa thiết lập Tiếp theo nhất nút New để thiết lập

Tương tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột Họ và tên và cột Địa chỉ Muốnxoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) ra khỏithước kẻ

 Các kỹ năng định dạng văn bản

Nhập văn bản bao gồm các thao tác để gõ được văn bản lên tài liệu Còn định dạngvăn bản bao gồm các thao tác giúp bạn làm đẹp văn bản theo ý muốn

 Chọn phông chữ

Để chọn phông chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font

trên thanh công cụ Standard Một danh sách các kiểu phông chữ xuất hiện:

Hình 2.11 Hộp thoại cho phép chọn Font

Bạn có thể chọn một kiểu phù hợp

 Chọn cỡ chữ

Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Size trên thanh công cụ Standard Một

danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa

Hoặc cũng có thể gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size này

 Chọn kiểu chữ

Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ đậm, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch chân) cho

đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard:

Mặt khác có thể thiết lập văn bản bởi tổ hợp nhiều kiểu chữ: vừa đậm, vừa nghiênghoặc vừa có gạch chân.

 Chọn màu chữ

Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color trên thanh công cụ Standard.

Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Hình 2.12 Hộp thoại Font color

 Chọn màu nền văn bản

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hightlighting trên thanh công cụ

Standard Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Hình 2.13 Hộp thoại Highlighting

Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn, nếu

chọn No Fill tương đương việc chọn màu trắng

 Hộp thoại Character

Ngoài những tính năng định dạng căn bản ở trên, hộp thoại Character cung cấp

những tính năng định dạng đặc biệt hơn Để mở hộp thoại Character, kích hoạt mục chọn Format → Character

Hình 2.14 Hộp thoại Character – Font

Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ như đã trình bày

ở trên, ví dụ:

 Hộp Font cho phép chọn phông chữ

 Hộp Tupeface chọn kiểu chữ: Regular- kiểu chữ bình thường; Italic- kiểu chữ nghiêng; Bold – kiểu chữ đậm; Bold Italic – kiểu vừa đậm, vừa nghiêng.

 Định dạng đoạn văn bản

Ở trên chúng ta đã làm quen với các thao tác định dạng văn bản cho vùngvăn bản đã được chọn (được bôi đen) Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cáchđịnh dạng văn bản trên cùng đoạn văn bản

Mỗi lần xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản Khi định dạngđoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ văn bản trong đoạn đó, mà chỉ cầnđặt điểm trỏ trong đoạn cần định dạng

Để mở tính năng định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format →

Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hiện:

Hình 2.15 Hộp thoại Paragraph - Alignment

Thẻ Aligment: chọn kiểu căn lề cho đoạn:

 Justified – căn đều lề trái và lề phải

 Left – căn đều lề trái