Báo cáo Tìm hiểu về phần mềm quản trị dự án PLANNER

Planner là ứng dụng quản lý dự án. Đây là một phần mềm mã nguồn mở. Khác với nhiều chương trình phần mềm nhóm, nó khác được phát triển bởi sự đóng góp cộng đồng người. Mặc dù nó là hoàn toàn miễn phí và được viết một nhóm nhỏ người cộng tác, nhưng nó được so sánh thuận lợi hơn với các phần mềm quản lý dự án của Microsoft 2010. Planner được dùng trên hệ điều hành Linux và Windowns. Planner không hỗ trợ thiết bị di động, như là điện thoại di động. Như đã nói, Planner là lựa chọn tuyệt vời cho dự án phi lợi nhuận, khi nó làm được nhiều thứ nhiều mà chương trình phần mềm nhóm mắc tiền hơn sẽ làm, mặc dù với nhiều giao diện vụng về. Nhưng nó cũng có ích cho người quản trị đề án lần đầu.

MỤC LỤC

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2LỜI MỞ ĐẦU 3CHƯƠNG I: CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN PHẦN MỀM PLANNER 41.1 Khái niệm về lập và quản lí dự án 4

3.1.1 Task view 13

3.1.2 Gantt view 14

3.1.3 Resource view 15

3.1.4 Resource Usage View 16

3.2 Bắt đầu làm việc với Planner 17

3.2.1 Bắt đầu 17

3.2.2 Soạn thảo nhiều dự án 18

3.3 Làm việc với phần mềm Planner 19

3.3.1 Mở và lưu dự án 19

3.3.2 Nhập và xuất dữ liệu 20

3.3.3 Chỉnh sửa các thuộc tính của dự án 21

3.3.4 Chỉnh sửa lịch của dự án 23

3.3.5 Làm việc với tác vụ ( Task) 27

3.3.6 Làm việc với các tài nguyên 36

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Chương I: Chào mừng bạn đến với

Chương III: Giao diện và các thao

tác cơ bản vơi phần mềm Planner

Nguyễn Thị Hồng Chương IV: Các phần mềm tương tự Phạm Văn Hoàn

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết ngày nay công nghệ thông tin nói chung và tin học nóiriêng đóng vai trò quan trọng trong đời sống của con người, các thành tự đã vàđang được ứng dụng phát triển trong các lĩnh vực kinh tế - chính trị - quân sựcủa mỗi quốc gia Nếu trước đây máy tính chỉ sử dụng cho nghiên cứu khoa học

kĩ thuật thì ngày nay nó đã sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: quản lí,lưu trữ dữ liệu, giải trí, điều khiển tự động …Như vậy công nghệ thông tin đã trởthành công cụ quản lí cho toàn bộ hệ thống xã hội

Trong những năm gần đây ở nước ta, công nghệ thông tin đã sử dụng rộng rãitrong dự án nghiên cứu và phát triển kinh tế, dự án xây dựng, giao thông thủylợi,dự án đào tạo và quản lí … Trước đây việc quản lí dự án gặp nhiều khókhăn như cùng một thời điểm có nhiều dự án được khởi công, dẫn đến việc kiểmsoát chúng gặp không ít rắc rối, nhất là đối với dự án có quy mô lớn thì lượngthông tin càng nhiều , càng quan trọng và phức tạp , chính vì vậy sẽ mất rấtnhiều thời gian và công sức để quản lí và có thể dẫn đến sai sót khi khai thác và

xử lí thông tin Nhưng ngày nay khi có sự hỗ trợ của tin học thì việc ứng dụngtin học vào trong công tác quản lí sẽ đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng

và chính xác Dần dần các phần mềm đã được đưa vào sử dụng với nhiều mụcđích khác nhau Chẳng hạn như để quản lí dự án thì các doanh nghiệp sử dụngcác phần mềm như: Microsoft Project, Planner,link Planner,…

Từ những lí do trên chúng em đã tìm hiểu phần mềm Planner Đây là mộtphần mềm quản lí dự án

CHƯƠNG I: CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN PHẦN MỀM PLANNER

1.1 Khái niệm về lập và quản lí dự án

1.1.1 Giới thiệu về dự án

Dự án là một quá trình bao gồm các công tác có liên quan đến nhau, được thựchiện nhằm đạt mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, tàinguyên và ngân sách

Các đặc điểm của dự án:

 Mỗi dự án phải được thực hiện trong một thời hạn nhất định tức là phải cóđiểm bắt đầu và điểm kết thúc dự án

 Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng

 Mỗi dự án có thể chia làm 3 giai đoạn : Bắt đầu thực hiện dự án, thực hiện

dự án và kết thúc dự án

1.1.2 Quản lí dự án

Quản lí dự án là quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo, kiểm tracác công việc và nguồn lực để hoàn thành đúng mục tiêu tiến độ đã định

Một dự án được coi là thành công phải đạt các yêu cầu sau:

 Hoàn thành dự án theo đúng tiến độ đề ra (thời gian)

 Các công tác nhiệm vụ trong dự án đạt chất lượng kết quả tốt (chất lượng)

 Chi phí thực hiện dự án là ít nhất ( tài chính)

1.1.3 Một số trở ngại và khó khăn có thể gặp trong việc quản lí dự án

 Dự án thực hiện trong thời gian quá dài

 Độ phức tạp của dự án

 Công nghệ và nguồn lực thực hiên dự án không đầy đủ

 Các rủi ro trong dự án

 Thay đổi công nghệ và cấu trúc lại

 Phát sinh kinh phí khi thực hiện dự án

1.1.4 Các bước thực hiện trong một dự án

 Khảo sát thực tế, ý tưởng …của loại dự án

 Tiến hành nghiên cứu tiền khả thi (nghiên cứu các bối cảnh chung về kinh

tế, xã hội, pháp luật có ảnh hưởng đến dự án , nghiên cứu thị trường ,nghiên cứu kĩ thuật, tài chính )

 Tiến hành nghiên cứu khả thi

 Thiết kế chi tiết dự án

 Thực hiện dự án

 Kết thúc đưa vào vận hành , rút kinh nghiệm chuẩn bị cho dự án tiếp theo

1.2 Giới thiệu chung về phần mềm Planner

1.2.1 Lịch sử phát triển

Planner là một phần mềm quản lí dự án mã nguồn mở được Imemdio thiết kế.Lịch sử sửa đổi :

 Planner User Guide V1.3, for MrProject V0.8 ngày 29/12/2002

 Planner User Guide V1.4, for MrProject V0.9 ngày 23/2/2003

 Planner User Guide V1.5.2, for MrProject V0.10 ngày 13/11/2003

 Planner User Guide V1.5.3 for Planner V0.11 ngày 29/3/2004

 Planner User Guide V1.6, for Planner V0.12 ngày 24/4/2004

 Planner User Guide V0.13 ngày 17/11/2004

1.2.2 Tổng quan về phần mềm Planner

Planner là ứng dụng quản lý dự án Đây là một phần mềm mã nguồn mở.Khác với nhiều chương trình phần mềm nhóm, nó khác được phát triển bởi sựđóng góp cộng đồng người Mặc dù nó là hoàn toàn miễn phí và được viết mộtnhóm nhỏ người cộng tác, nhưng nó được so sánh thuận lợi hơn với các phầnmềm quản lý dự án của Microsoft 2010

Planner được dùng trên hệ điều hành Linux và Windowns Planner không hỗtrợ thiết bị di động, như là điện thoại di động

Như đã nói, Planner là lựa chọn tuyệt vời cho dự án phi lợi nhuận, khi nó làmđược nhiều thứ nhiều mà chương trình phần mềm nhóm mắc tiền hơn sẽ làm,mặc dù với nhiều giao diện vụng về Nhưng nó cũng có ích cho người quản trị đề

án lần đầu Với các tính năng:

 Dễ sử dụng giao diện - một trong những nhược điểm lớn nhất củaPlanner cũng là một trong những ưu điểm lớn nhất của nó : vì nó có rất íttính năng, nó là thực sự khá đơn giản để học và Planner có hiệu quả cực

kỳ để người mới học kiến thức căn bản về phần mềm quản lý dự án

 Hỗ trợ biểu đồ Gantt - Nhanh chóng chia dữ liệu thành góc nhìn dòngthời gian, cho thấy thời hạn chót cốt yếu và giai đoạn dự án Biểu đồGantt là định dạng biểu đồ thông dụng giữa ứng dụng phần mềm nhóm,

và được dùng để đại diện cho hạn chót của dự án trong định dạng đồ họa

 Sử dụng nguồn lực - Màn hình này sẽ nói với nhà quản lý dự án thànhviên trong nhóm đang thực hiện tác vụ đúng thời hạn, hiệu quả cao

 Góc nhìn tác vụ - màn hình này để nhà quản lý dự án thiết lập mục tiêu

cụ thể đối với mỗi dự án, cũng như danh sách của những người sẽ làmviệc trên mỗi dự án Sau đó, nó trở thành có thể để gán thành viên trong

nhóm để với các tác vụ cụ thể Tham biến có nhiều thiết lập, như là ngàytác vụ là bắt đầu, thời gian hoàn tất và chi phí ước tính.

 Thường xuyên được cập nhật

 Planner là phần mềm cố gắng rút ngắn khoảng cách giữa lập kế hoạchvới bảng tính đơn giản ( trợ giúp không whatsoever ) và sản phẩm phứctạp như là Microsoft Project Nó làm được điều đó do cung cấp giaodiện đơn giản để lập kế hoạch

CHƯƠNG II: CÀI ĐẶT PHẦN MỀM PLANNER

o Phiên bản Planner User Guide V0.14

Quá trình cài đặt như sau:

Đầu tiên chúng ta chọn ngôn ngữ để cài đặt là “English”

Sau đó tích chọn “Next “ như trên màn hình

Tiếp theo chúng ta xem bản thỏa thuận cấp phép sau đó chọn “Next”

Ở đây chúng ta chọn thành phần để cài đặt sau đó chọn “Next “

Thao tác trên sẽ giúp bạn tự động lưu vào ổ C nếu bạn muốn thay đổi ổ hãychọn “ Browse” và tiếp tục bấm “Install “

Sau khi cài đặt xong ta nhấn nút “Finish” kết thúc quá trình

Đây là giao diện chính của chương trình

CHƯƠNG III: GIAO DIỆN VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI

PLANNER

3.1 Giới thiệu

Planner là một công cụ quản lý dự án sẵn sàng cung cấp nhiều tính năng quamàn hình riêng biệt bố trí ở 4 góc nhìn Khi đó bạn sẽ thấy, góc nhìn được truycập bằng bấm vào biểu tượng trong thanh công cụ bên tay trái trong cửa sổPlanner

Task view bao gồm:

 Task Definition :phân nhỏ vật chuyển giao dự án vào nhỏ hơn để tác vụ dễ

dàng quản lý hơn

 Task Sequencing: nhận dạng tính phụ thuộc giữa tác vụ và các ràng buộc

thông qua hộp thoại Properites tác vụ, phiên bản trước đây của tab

 Task Duration Estimating: ước tính thời gian cần để hoàn thành tác vụ.

 Task Cost Calculation: ước tính sẽ tốn bao nhiêu chi phí để hoàn thành

tác vụ

3.1.2 Gantt view

Gantt view tổ hợp biểu đồ Gantt với tác vụ Biểu đồ Gantt là hiển thị đồ họabao gồn tất cả tác vụ dự án Mỗi thanh trên biểu đồ là biểu diễn bằng đồ thị củakhoảng thời gian tác vụ thực hiện Biểu đồ Gantt không đưa ra những tính năng

có sẵn trong góc nhìn khác, nhưng nó là công cụ quản lý dự án tốt nhất cho phépngười dùng xem dữ liệu của dự án.

Figure 2 Planner Gantt View

Gantt Chart cho phép bạn:

 Xem biểu diễn bằng đồ thị cho kế hoạch của dự án

 Mối quan hệ tác vụ xử lí kéo và thả

 Sử dụng phóng to và thu nhỏ tính năng để xem mức chi tiết khác nhau

 Tài nguyên sẽ được gán cho mỗi tác vụ

Bạn có thể thay đổi cột để nhìn thấy rõ bằng chọn View → Edit VisibleColums Hộp thoại này sẽ cho phép bạn thêm, tháo gỡ, và sắp xếp lại cột tronggóc nhìn Gantt Tính năng tương tự trong góc nhìn khác nữa

3.1.3 Resource view

Figure 3 Planner Resource View

Resource view cho bạn quyền truy cập vào tính năng sau :

 Quản lý danh sách nguồn lực, bao gồm cả nguồn nhân lực và tư liệu

 Quản lý nhóm nguồn lực

 Quản lý chi phí nguồn lực

3.1.4 Resource Usage View

Figure 4 Planner Resource Usage View

Resource Usage View cho thấy nguồn tài nguyên sẵn dựa vào tác vụ họ đãđược gán vào Chúng bố trí giống biểu đồ Gantt, nhưng cái này được tổ chứcbằng nguồn lực

Tuyến tóm tắt cho thấy sự sẵn có nguồn lực Tính sẵn sàng đối với mỗi nguồnlực có thể được cuộn lại sao cho chỉ tuyến tóm tắt được hiển thị bằng chọn tamgiác tiếp đến tên nguồn lực

Chi tiết cho thấy mỗi tác vụ được phân công nguồn lực và thời gian tác vụđược xếp lịch cho được biểu diễn bằng chặn không cho ra biểu đồ.Overallocations lộ được biểu diễn bằng màu đỏ trong tóm tắt, và của nó dễ xemnơi phân công tác vụ xếp hàng để tạo ra Overallocations

Mã màu như sau :

 Màu xanh lá câycho thấy rằng nguồn lực không phải là được cấp cho tác

vụ nào vào lúc đó

 Màu xanh da trời có một nghĩa là hơi khác tùy vào ngữ cảnh của nó Trêntuyến tác vụ, nó cho thấy rằng nguồn lực là cả từng phần lẫn đầy đủ đượccấp cho tác vụ ( với phần trăm phân bổ hiển thị kế bên ), nhưng trên tuyến

tóm tắt nguồn lực, nó cho thấy rằng nguồn lực hoàn toàn phân bổ vào lúc

đó

 Màu xám cho thấy rằng nguồn lực là từng phần phân bổ vào lúc đó

 Màu đỏ cho thấy rằng nguồn lực là overallocated

3.2 Bắt đầu làm việc với Planner

3.2.1 Bắt đầu

Khi bạn bắt đầu với Planner, cửa sổ sau được hiển thị Như bạn thấy, biểu đồGantt là mặc định

Figure 5 Planner Start Up Window

Cửa sổ Planner chứa phần tử sau :

 Menubar: Menu trên menubar chứa toàn bộ lệnh ra cho bạn cần làm việcvới tập tin trong Planner.

 Toolbar : Thanh công cụ chứa tập hợp con lệnh của bạn có thể truy cập từmenubar

 Statusbar :Statusbar hiển thị thông tin về hoạt động Planner hiện hành vàtheo ngữ cảnh thông tin về khoản mục menu

3.2.2 Soạn thảo nhiều dự án

Dự án nhiều hơn một có thể là mở cùng lúc Mỗi dự án sẽ có cửa sổ Plannercủa riêng mình Thử nó bằng nhấn" Ctrl - N" vài lần

Figure 6 Several projects at the same time

3.3 Làm việc với phần mềm Planner

3.3.1 Mở và lưu dự án

 Mở và lưu dư án

- Để mở dự án, chọn File → Open, hoặc nút Open trên thanh công cụ.Hộp thoại Open file được hiển thị Chọn tập tin Planner bạn muốn mở,sau đó nhấn OK Tập tin Planner được lưu trữ với phần mởrộng.planner

- Bạn cũng có thể mở tập tin bằng chọn nó từ trình duyệt hoặc máy tính

để bàn và kéo nó vào cửa sổ Planner

- Để lưu dự án, chọn File → Save As để lưu dự án mới, hoặc dự án cósẵn dưới tên tập tin mới Chọn File → Save lại để lưu dự án có sẵn, giữtên tập tin cùng

- Nếu bạn cố mở dự án tập tin trong định dạng Planner không nhận ra,ứng dụng hiển thị thông báo lỗi

 Mở và lưu dự án từ cơ sở dữ liệu

- Để mở dự án từ cơ sở dữ liệu, chọn File → Import → Open FromDatabase… Mở từ hộp thoại cơ sở dữ liệu được hiển thị Nhập máychủ, tên cơ sở dữ liệu, người dùng, và mật khẩu, rồi nhấn OK Nếu cơ

sở dữ liệu là trên cùng một máy bạn đang chạy trên Planner, sau đó bạn

có thể để trống Bạn cũng có thể để trống lĩnh vực nếu mật khẩu khôngcần phải có đối với người dùng cơ sở dữ liệu Chọn kế hoạch dự án bạnmuốn mở, sau đó nhấn OK

- Để lưu dự án đến cơ sở dữ liệu, chọn File→ Export → Save toDatabase… Lưu lại hộp thoại cơ sở dữ liệu được hiển thị Nhập máychủ, tên cơ sở dữ liệu, người dùng, và mật khẩu, rồi nhấn OK Nếu cơ

sở dữ liệu là trên cùng một máy bạn đang chạy trên Planner, sau đó bạn

có thể để trống Bạn cũng có thể để trống lĩnh vực nếu mật khẩu không

an toàn tập tin của bạn để không tồn tại, Planner sẽ cung cấp cho bạntùy chọn để tự động tạo ra nó.

3.3.2 Nhập và xuất dữ liệu

 Import Microsoft Project XML

Nhập vào Microsoft Project XML và coi thí nghiệm tại thời gian này Phầnmềm Quản lý Dự án của Microsoft phiên bản 2002 và bên trên hỗ trợ lưu dự ántập tin trong định dạng XML Tìm kiếm nó trong hộp thoại MS Project Save As

Để sử dụng tính năng nhập vào này bạn trước tiên phải lưu MS Projectcủa bạntập tin trong định dạng XML khi nó sẽ không làm việc với tập tin mpp

Để nhập tập tin, chọn File → Import → MS Project XML Chỉ cần chọn tậptin bạn muốn nhập vào trong hộp thoại Import a File Xin vui lòng nhận ra hạnchế của nhập vào sau :

 Properties – MS projectkhông lưu này vào đến tập tin XML

 Calendars - không nhập khẩu vì sự khác biệt trong cách hai công cụ lưu

công việc, và cột nguồn lực ), và bảng phân phối tài nguyên Cách tuyệt vời của

nó để cho mọi người truy cập dễ dàng vào dự án thông tin trạng thái

Bạn có thể tạo ra trang HTML bằng chọn File → Export → HTML

3.3.3 Chỉnh sửa các thuộc tính của dự án

Để chỉnh sửa thuộc tính dự án, chọn Project → Edit Project Properties Tronghộp thoại này bạn có thể chỉnh sửa tên của dự án, ngày bắt đầu của nó, tên củanhà quản lý dự án, tổ chức dự án thuộc về, giai đoạn dự án, và lịch mặc định

 General Tab

- Cái quan trọng là ngày bắt đầu mặc định với mọi tác vụ là ngày bắt đầu dự

án Do đó, bạn nên thiết lập ngày bắt đầu dự án trước khi nhập nhiều tác

vụ Trong trường hợp bạn làm thay đổi ngày bắt đầu dự án đằng sau tác vụ

đã nhập, chúng sẽ mặc định đến khởi đầu mới ngày, trừ khi chúng đượckết hợp với ràng buộc, như là một phiên bản trước đây tác vụ hoặc" bắtđầu không sớm hơn" ràng buộc

- Hộp thoại này cũng để người dùng gán chuyển thành dự án Giai đoạn cóthể được thêm vào bằng chọn Project → Edit Project Properties, cung cấphộp thoại với danh sách đơn giản của dự án giai đoạn và nút Add vàRemove Gán chuyển thành dự án dành cho thông tin mục đích duy nhất

Nó chẳng có chức năng khác ở thời gian này

- Mỗi dự án có lịch mặc định Lịch mặc định áp dụng cho mọi nguồn lựctrên dự án trừ khi có quy định khác trong trình soạn thảo nguồn lực Sửdụng nút chọn trên hộp thoại này để thay đổi lịch mặc định dự án Xem

Figure 7 Project Properties

 The Custom Properties Tab

Bạn có thể thêm thuộc tính theo ý riêng vào dự án bằng bấm nút thêm

Figure 8 Custom Project Properties

Ở hộp thoại Custom Properties, bạn có thể cho tính chất mới của bạn nhưnhãn, tên, mô tả, và thiết lập loại tính chất để hoặc văn bản, số nguyên, hoặc sốdấu phẩy động Một khi bạn có thêm tính chất mới của bạn, bạn có thể thiết lậpgiá trị của nó bằng cách bấm trong trường giá trị của hộp thoại Custom projectProperties

Figure 9 Custom Project Properties Add Dialog

3.3.4 Chỉnh sửa lịch của dự án

Để chỉnh sửa lịch dự án, chọn Project → Manage Calendars Lịch dự án hỗtrợ chúng tôi trong lịch biểu bằng định nghĩa khi tài nguyên có thể được dùngtrong thuật ngữ của ngày làm việc và không làm việc, và giờ chúng sẵn sàng trênngày làm việc Bên trái là tên của lịch hiển thị, trong trung tâm là lịch, và ở phíabên tay phải là phạm vi của giờ làm việc cho Ngày chọn lọc Lịch mặc định đượcchỉ ra dưới mô tả một tháng làm việc bình thường, với ngày cuối tuần chuyểnsang màu xám ra, có nghĩa là chúng là ngày không làm việc

- Use working time from derived calendar - dùng lịch cha để xác định thời

gian làm việc cho ngày đó

- Set day type to : - dùng loại ngày chọn lọc để xác định giờ làm việc cho

ngày đó Xem phần trên thời gian làm việc và ngày loại để biết thêm thông

- Custom working time - định nghĩa duy nhất tập hợp các giờ làm việc cho

một ngày cụ thể

Figure 10 Project Calendar Editor

 Creating a New Calendar

New Calendars có thể được thêm vào bằng bấm nút New, sẽ đưa ra hộp thoạiNew Calendar Hộp thoại New Calendar chứa danh sách của lịch hiện hành bêntrái, và ở bên phải là hộp văn bản cho phép bạn tên lịch mới Dưới hộp văn bảnđược ba tùy chọn để tạo ra lịch :

- Derive from a calendar - tạo ra một lịch con Lịch này sẽ thừa hưởng thiết

lập từ lịch cha đã chọn bên trái Mọi thay đổi làm đến lịch cha sẽ đượcphản ánh trong lịch con

- Copy an existing calendar - tạo ra bản sao của lịch đã chọn bên trái Đằng

sau bản sao được làm, thay đổi làm đến lịch gốc hoặc nút cha của nókhông bị phản chiếu trong bản sao

- Create an empty calendar - tạo ra lịch mới Thiết lập không được kế thừa

hoặc bản sao

Figure 11 New Calendar Dialog

 Changing the Default Week

Tuần mặc định có thể được thay đổi bởi bấm nút Default Week , sẽ phát hànhhộp thoại trình soạn thảo tuần Hộp thoại trình soạn thảo tuần chứa thả xuốnghộp danh sách cho phép bạn chọn ngày trong tuần, và khác để chọn loại ngày.Hộp thoại này cũng hiển thị thời gian làm việc lịch biểu cho loại ngày chọn lọc.Chắc chắn sẽ nhấn Apply trước khi Close để lưu thay đổi của bạn

Figure 12 Default Week Dialog

 Working Time and Day Types

Thời gian làm việc đối với mỗi loại ngày có thể được thay đổi bởi bấm nútWorking Time, sẽ phát hành hộp thoại thời gian làm việc Hộp thoại thời gianlàm việc cho thấy danh sách của loại ngày sẵn có bên trái, và giờ làm việc chohiện loại chọn lọc ở bên phải Thời gian là nhập trong 24 giờ dạng thức khi