Đề án môn học hệ thống thông tin kinh tế

Nội dung của đề án đợc chia làm hai chơng : Chơng I : Lý luận chung Nêu lên một cách chunh nhất khái niệm về một hệ thống thông tin, những vấn đề của một hệ thống thông tin, các bớc để x

Lời mở đầu

Hiện nay nớc ta đang ở trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin

đợc ứng dụng ngày càng rộng rãi hơn và đã phát huy đợc vai trò của nó Thực tế đã chứng minh rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin mà đặc biệt là việc tin học hoá công tác quản lý đã đem lại nhiều lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp Các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn do công việc đợc xử lý nhanh chóng, chính xác, giảm đợc chi phí về nhân công, phục vụ tốt hơn yêu cầu của khách hàng … nâng nâng cao u thế cạnh tranh, uy tín cho doanh nghiệp Chính vì thế nên việc xây dựng và

áp dụng hệ thống thông tin nh thế nào để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nó là vấn đề hết sức quan trọng, đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm Chính vì thế nên trong đề án này em chọn đề tài về Phân tích thiết kế hệ thống thông tin mà cụ thể là thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý kho

Nội dung của đề án đợc chia làm hai chơng :

Chơng I : Lý luận chung

Nêu lên một cách chunh nhất khái niệm về một hệ thống thông tin, những vấn

đề của một hệ thống thông tin, các bớc để xây dựng một hệ thống thông tin… nâng Chơng II : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý kho

Phần này nêu lên các bớc, các công việc cụ thể để xậy dựng hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý kho

Mục đích của việc xây dựng hệ thống thông tin này là nhằm giúp cho các nhà quản lý kho có thể hoàn thành tốt hơn công việc của mình nhờ có thể kiểm soát đợc lợng hàng tồn trong kho, biết đợc thông tin về lợng hàng nhập, xuất … nâng một cách tự

động, chính xác và nhanh chóng

Và cuối cùng em xin cảm ơn cô giáo Trần Bích Hạnh đã hớng dẫn, giúp đỡ

em hoàn thành đề án này

1

Nội dung

Chơng 1 : Lý luận chung

1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành của một hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… nâng thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

Mô hình của một hệ thống thông tin nh sau:

2 Các bớc để phát triển một hệ thống thông tin

Để xây dựng một hệ thống thông tin đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của nhà quản lý cũng nh bảo đảm tối u về chi phí và thời gian ngời ta thờng thực hiện qua bảy bớc sau:

Bớc 1: Đánh giá yêu cầu

Đây là bớc rất quan trọng mà kết quả của nó ảnh hởng tới tất cả các

b-ớc còn lại Mục đích của bb-ớc này là làm rõ các yêu cầu của nhà quản lý đối với hệ thống thông tin mới Cần phải lập dự án sơ bổ và đánh giá tính khả thi của dự án trên cả bốn phơng diện: Tài chính, thời gian, kỹ thuật và tổ chức con ngời

Bớc 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi đã có đợc sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu trong giai đoạn trớc với mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định các mục tiêu mà hệ thống mới cần đạt đợc Muốn vậy cần phải lập

kế hoạch phân tích chi tiết, nghiên cứu hệ thống đang tồn tại, chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp và đánh giá lại tính khả thi của dự án

Bớc 3: Thiết kế logic

Với mục đích là xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống cũ và đạt đợc các mục tiêu đã đề ra, trong giai đoạn này cần tiến hành các công việc sau: Thiết kế

2

Nguồn

Phân phát Thu thập

Kho dữ liệu

Xử lý và

lu giữ

Đích

cơ sở dữ liệu cho hệ thống, thiết kế các xử lý, thiết kế các luồng dữ liệu vào, chính sửa tài liệu cho bớc logic, hợp thức hoá mô hình logic

Bớc 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mục đích của bớc nàylà đi xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic đồng thời có những kiến nghi cụ thể đối với từng phơng

án để giúp ngời sử dụng lực chon đợc phơng án tốt nhất Bớc này phải đi xác

định các ràng buộc tin học và ràng buọc tổ chức, xây dựng các phơng án của giải pháp, đi đánh giá các phơng án đó

Bớc 5: Thiết kế vật lý ngoài

Dựa vào phơng án đợc lựa chọn ở bớc trớc để tiến hành thiết kế giao diện và các thủ tục xử lý cho hệ thống Muốn vậy cần lập kế hoạch thiết kế, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công

Bớc 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Chủ yếu là đi lập trình cho các chức năng đã đợc thiết kế từ trớc của

hệ thống sau đó thử nghiệm chơng trình

Bớc 7: Cài đặt và khai thác hệ thống

Với mục đích lên kế hoạch để cài đặt, thực hiện chuyển giao, thay thế

hệ thống cũ bằng hệ thống mới, bảo đảm quy tắc tránh sự va chạm,xung đột Sau đó tiến hành khai thác và đánh giá kết quả của dự án

3 Các cách tiếp cận để phát triển một hệ thống thông tin

Việc nghiên cứu hệ thống thông tin mang tính đa ngành Không một ngành khoa học riêng rẽ nào có thể giải quyết đợc các vấn đề đặt ra của các

hệ thống thông tin Bản chất của vấn đề chính là ở chỗ, HTTT là một hệ thống kỹ thuật- xã hội Vì vậy cần có cách tiếp cận riêng với nó

3.1 Tiếp cận kỹ thuật

Đây có thể xem là cách tiếp cận đầu tiên đối với hệ thống thông tin

Đây là cách tiếp cận theo quan điểm của các ngành: khoa học máy tính, khoa học quản lý… nâng Đi theo cách tiếp cận này, các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống-

đặc biệt là phần mềm- là thời gian tính toán, quy mô bài toán đợc giải quyết Một trong những biểu hiện của cách tiếp cận này là coi việc xây dựng hệ thống thông tin đơn thuần chỉ là sự tự động hoá các hoạt động thông tin của

tổ chức bằng công nghệ tin học mà bỏ qua những mặt có tính xã hội của nó

3

Cách tiếp cận này đã dẫn tới việc thất bại của nhiều HTTT đợc xây dựng,

đơn giản vì không đợc tổ chức hay ngời dùng nó ủng hộ

3.2 Cách tiếp cận hành vi

Nhiều hoạt động trong lĩnh vực hệ thống tăng trởng nhanh liên quan

đến những vấn đề về hành vi và kết quả của nó Các nguyên tắc hành vi lúc này trở nên quan trọng Các nhà xã hội học đã hớng sự tập trung vào những tác động của hệ thống thông tin lên các cá nhân,các nhóm và tổ chức Tâm lý liên quan đến sự phản ứng của các nhân, tập thể đối với hệ thống đã đợc nghiên cứu, những mô hình hành vi đã đợc ghi nhận khi xem xét hệ thống từ phía con ngời, tổ chức Mặc dù cách tiếp cận này không bỏ qua công nghệ nhng công nghệ thông tin chỉ đợc xem nh là các yếu tố kích thích nảy sinh các hành vi của con ngời Nội dung cách tiếp cận hệ thống này không dựa vào giải pháp kỹ thuật mà liên quan đến những thay đổi về thái độ, chính sách quản lý, cách thức tổ chức và hành vi trong điều kiện của HTTT

3.3 Cách tiếp cận tổng hợp

Nghiên cứu về HTTT quản lý cho thấy nó đòi hỏi phải có sự kết hợp của khoa học máy tính, lý thuyết khoa học của quản lý và vận trù học cùng với việc ứng dụng thiết kế và xây dựng HTTT cho tổ chức Các vấn đề của HTTT liên quan không chỉ đến khía cạnh kỹ thuật mà đến cả hành vi của những đối tợng có liệ quan Những thách thức và sự sôi động từ HTTT đòi hỏi một sự thích ứng và dung hoà nhiều cách tiếp cận khác nhau Cách tiếp cận tổng hợp – tiếp cận kỹ thuật-xã hội- coi trọng cả hai mặt kỹ thuật và hành vi: công nghệ cần đợc thay đổi trong điều kiện có thể, còn thiết kế hệ thống phải phù hợp với nhu cầu của cá nhân và tổ chức; khi đó, công nghệ có thể không nhất thiết phải đòi hỏi tối u để thực hiện đợc sự phù hợp trên Mặt khác, con ngời và tổ chức cần đợc đào tạo, nâng cấp và lập kế hoạch thay đổi

để sử dụng đợc công nghệ, cho phép công nghệ hoạt động và phát triển đợc

4

Chơng 2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý kho

1 Phân tích yêu cầu của bài toán

Quản lý kho là hoạt động có ở nhiều doanh nghiệp Tuy nhiên ở nhiều doanh nghiệp việc này còn đợc xử lý một cách thủ công, mất nhiều thời gian, chi phí mà hiệu quả lại không cao Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì cá đơn vị dần dần chuyển từng bớc sang áp dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công tác quản lý Yêu cầu

đặt ra đối với một bài toán quản lý kho là phải quản lý đợc hàng hoá tồn trong kho, có thể biết đợc trong kho này hàng hoá tồn với số lợng bao nhiêu, chất lợng ra sao, quản lý đợc các đơn vị, tổ chức thờng xuyên thc hiện giao dịch với mình, thực hiện việc viết các phiếu xuất, phiếu nhập khi phát sinh giao dịch với khách hàng hay nhà cung cấp, lập báo cáo về tình hình nhập xuất đối với đơn vị… nâng

2 Yêu cầu đối với chơng trình

Chơng trình phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

a Quản lý danh mục, bao gồm: Danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục hàng hoá, đơn vị nhập, xuất

b Cập nhật số liệu: Vào tồn kho đầu kỳ, tính tồn kho tức thời, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

c Quản lý hàng nhập: Báo cáo phiếu nhập của một hàng hoá, báo cáo phiếu nhập nhóm theo mã hàng, báo cáo phiếu nhập theo nhà cung cấp, tổng hợp phát sinh hàng nhập theo nhà cung cấp, tổng hợp phát sinh hàng nhập theo mã hàng

d Quản lý hàng xuất: Báo cáo phiếu xuất của một hàng hoá,báo cáo phiếu xuất nhóm theo mã hàng, báo cáo phiếu xuất theo khách hàng, tổng hợp phát sinh hàng xuất theo khách hàng, tổng hợp phát sinh hàng xuất theo mã hàng

e Xuất báo cáo: Báo cáo tồn kho đầu kỳ, tồn kho tức thời, tồn kho cuối

kỳ, báo cáo hàng cần bổ sung

3 Sơ đồ kiến trúc hệ thống

5

HTTT QL Kho

Nhập các danh mục Quản lý X- N- T Tổng hợp báo cáo

DM Hàng hoá

DM Nhà CC

DM KH

QL Nhập

QL Xuất

QL Hàng Tồn

BC Hàng Nhập

BC Hàng Xuất

BC Hàng Tồn

4 Sơ đồ luồng thông tin DFD

4.1 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống

4.2 Sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống

4.2.1 Chức năng cập nhật danh mục

6

1.0 Nhập DM

Chủ nhiệm kho

T.Tin HH,NCC

2.0 Hiệu chỉnh

Y/C hiệu chỉnh

3.0 Xem DM Y/C xem T.Tin

Danh mục

Chủ nhiệm kho

1.0 Nhập các DM

Chủ nhiệm kho

T.Tin NCC,HH

Y/C hiệu chỉnh, xem T.Tin

Chủ nhiệm kho

Kết quả

cần xem

Danh mục

2.0 QLý X-N-T

Đơn vị

giao hàng

Phiếu giao hàng

Đơn hàng

Đơn vị nhận hàng

T.Tin về HH

Gửi đơn

X-N-T

3.0 Tổng hợp báo cáo

Chủ nhiệm kho B/C X-N-T

Gửi Y/C

4.2.2 Chức năng Quản lý X-N-T

7

T.Tin nhập HH 2.1

Qlý nhập

Nhà CC

T.Tin về HH Phiếu nhập, đơn hàng

2.3 Qlý tồn

X-N-T

2.2 Qlý xuất T.Tin xuất HH

T.Tin tồn kho

Đơn vị nhập hàng

Đơn đặt hàng

T.Tin HH, phiếu xuất HH

4.2.3 Chức năng tổng hợp báo cáo

8

3.1 Tổng hợp nhập, xuất X-N-T

3.2 Lập B/C nhập

T.Tin nhập

đã xử lý

3.3 Lập B/C xuất

T.Tin xuất

đã xử lý

Chủ nhiệm kho

5.ThiÕt kÕ c¸c file c¬ së d÷ liÖu

5.1 TblKhachHang( Kh¸ch Hµng)

STT Tªn trêng §é réng Gi¶i thÝch

5.2 TblHangHoa( Hµng ho¸)

STT Tªn trêng §é réng Gi¶i thÝch

5.3 TblNCC( Nhµ cung cÊp)

STT Tªn trêng §é réng Gi¶i thÝch

9

5.4 TblHangNhap

STT Tên trờng Độ rộng Giải thích

5.5.TblXuatHang( Xuất Hàng)

STT Tên trờng Độ rộng Giải thích

6 Thiết kế giao diện chơng trình

6.1 Form Đăng nhập

ngời sử dụng bằng tên đăng nhập và mật khẩu để quản lý phiên làm việc

10

6.2 Form Main

Đây là giao diện chính của chơng trình cung cấp cho ngời dùng sử dụng hiệu quả chơng trình thông qua các thực đơn

11

6.3 Form Danh môc Hµng ho¸

12

Form Danh môc nhµ cung cÊp

13

Form Danh môc kh¸ch hµng

14

Form PhiÕu nhËp hµng

15

Form PhiÕu xuÊt hµng

16

Form T×m kiÕm

17