giáo trình tin học văn phòng

Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm được bởi một cụm từ mới. Để thực hiện tính năng này, làm như sau

MỤC LỤC

MÔ-ĐUN 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD CƠ BẢN 4

Phần 1: Tổng quan về Microsoft Word 4

1.1 Khởi động và thoát khỏi phần mềm 5

1.2 Màn hình làm việc và các loại con trỏ 5

Phần 2: Sử dụng tiếng Việt trong Windows 13

2.1 Giới thiệu các chương trình hỗ trợ tiếng Việt 13

2.1.1 Vấn đề tiếng Việt trong Windows 13

2.2 Sử dụng Vietkey 2000 15

2.3 Luyện đánh máy với KP Typing Tutor 17

Phần 3: Soạn thảo văn bản đơn giản 19

3.1 Nhập văn bản 19

3.2 Thao tác trên tập tin văn bản 20

3.2.1 Tạo mới tập tin văn bản 20

3.3 Khối văn bản và các lệnh xử lý khối 25

MÔ-ĐUN 2: XỬ LÝ VĂN BẢN WORD NÂNG CAO 26

Phần 1: Định dạng văn bản 26

1.1 Định dạng ký tự 26

1.2 Định dạng đoạn văn bản 29

1.3 Định dạng danh sách 34

1.4 Định dạng cột báo (Columns) 38

1.5 Đánh số trang, đặt tiêu đề trang 41

1.6 Các công cụ trợ giúp soạn thảo 43

Phần 3: Bảng biểu – Table 47

3.1 Tạo bảng cơ bản và nâng cao 47

3.2 Thay đổi cấu trúc của bảng 49

3.3 Định dạng văn bản trong bảng 53

* Tô nền, kẻ viền trong bảng 54

3.4 Chèn các đối tượng vào bảng 56

3.4.1 Chèn các ký tự đặc biệt 56

3.4.2 Chèn ngày tháng 57

3.4.3 Chèn hình vẽ, hình ảnh, biểu đồ 57

a) Chèn hình vẽ 57

b) Chèn hình ảnh 59

c) Chèn biểu đồ 61

Phần 4: Định dạng và in ấn trong Word 61

4.1 Cỏc thao tỏc xem văn bản trước khi in 61

4.2 Cỏc thao tỏc thực hiện in văn bản 63

Mễ-ĐUN 3: BẢNG TÍNH EXCEL 64

Phần 1: Tổng quan về Excel 64

1.1 Cỏc khỏi niệm cơ bản 65

1.2 Màn hỡnh làm việc 66

1.3 Cỏch nhập dữ liệu vào bảng tớnh 68

1.3.2 Phương phỏp nhập dữ liệu 72

2.1 Cỳ phỏp chung và cỏch sử dụng 76

2.2 Cỏc hàm thụng dụng 78

Phần 3: Thao tỏc trờn cơ sở dữ liệu 82

3.1 Khỏi niệm về cơ sở dữ liệu 82

3.2 Cỏc hàm cơ sở dữ liệu 85

3.4 Sắp xếp dữ liệu 89

Phần 4: Tạo biểu đồ trong Excel 90

4.1 Cỏc loại biểu đồ 90

4.2 Phương phỏp vẽ biểu đồ 91

Phần 5: Định dạng và in ấn 97

5.1 Định dạng trang in 98

5.2 Xem trước kết quả in (Print Preview) 101

5.3 Thực hiện in (Print) 102

MÔ-ĐUN 3: POWERPOINT 104

Bài 1: Làm quen với giao diện Powerpoint 104

I Làm việc với các tập tin 104

1.1 Tạo mới một tập tin: 104

1.2 Mở một tập tin đã có sẵn: 104

1.3 Lu một tập tin: 105

II Quản lý các slide: 106

2.1 Tạo thêm Slide: 106

2.2 Thay đổi vị trí của các Slide: 106

2.3 Thay đổi vị trí của các Slide: 106

2.4 Sao chép các Slide: 106

Bài 2: Thiết kế với Powerpoint 107

I Chọn màu nền; 107

1.1 Chọn mẫu Template (Mẫu màu nền): 107

1 2 Chọn màu cho Template: 107

1 3 Chọn màu nền cho Template: 108

1.4 Hiệu ứng cho Schemes: 109

II Nhập văn bản: 110

III Hiệu chỉnh văn bản: 111

3.1 Hiệu chỉnh định dạng chữ: 111

3.2 Tạo Bullets và Numbering: 111

3.3 Canh đầu dòng: 112

3 4 Khoảng cách giữa các dòng: 113

3 5 Đổi dạng chữ: 114

3 6 Tô màu: 114

IV Các công cụ vẽ; 114

4.1 Vẽ đờng thẳng, hình chữ nhật, hình tròn: 115

4 2 Sử dụng các hình mẫu: 115

4.3 Thay đổi nét vẽ: 116

4.4 Tạo màu cho đối tợng: 116

V Sử dụng wordart: 117

VI Chèn hình ảnh, phim, âm thanh: 118

6.1 Chèn Clip Art: 118

6.2 Chèn tập tin ảnh: 120

6.3 Chèn sơ đồ tổ chức: 121

6.4 Chèn phim, chèn âm thanh: 122

VII Thiết lập biểu đồ : 123

VIII Quản lý các đối tợng: 126

8.1 Chọn đối tợng: 126

8.2 Tạo nhóm: 127

8.3 Sắp xếp các đối tợng: 127

8.4 Sao chép các đối tợng: 128

Bài 3: Thiết lập các hiệu ứng 128

I Thiết lập hiệu ứng 128

1.1 Mở của sổ Custom Animation : 128

1.2 Xác định hoạt động hiệu ứng: 129

1.3 Bỏ hiệu ứng cho đối tợng: 130

II Phim và âm thanh: 130

III Chèn nút điều khiển: 132

IV Thiết lập trình diễn: 133

4.1 Chuyển đổi giữa các trang: 133

4.2 Thiết lập trình chiếu: 134

Bài 4: Lu và đóng gói tập tin 135

I chuẩn bị và trình diễn 135

1.1 Mở của sổ Custom Animation : 135

1.2 T¹o biÓu tîng cho tËp tin: 136

II §ãng gãi tËp tin: 138

2.1 §ãng gãi tËp tin: 138

III ChuyÓn thµnh d¹ng Web: 139

3.1 ChuyÓn tËp tin thµnh d¹ng Web: 139

3.2 Sö dông tËp tin html 140

MÔ-ĐUN 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

CƠ BẢN

Phần 1: Tổng quan về Microsoft Word

Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp cũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay

Từ thủa xa xưa con người đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn bản được in ra ngay ra giấy đến đó Các công việc dịch chuyển trên văn bản, cũng như các kỹ năng soạn thảo văn bản còn rất thô sơ, đơn giản

Để tạo ra được một văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải có những kỹ năng sử dụng máy

gõ rất tốt (không như máy tính bây giờ, hầu như ai cũng có thể học và soạn thảo được một cách rõ ràng) Soạn thảo là như vậy, còn về in ấn cũng có vô cùng khó khăn Đó là ngày xưa, khi mà công nghệ thông tin còn chưa phát triển

Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, thay đổi từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con người đang dần dần được máy tính hào, thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công việc rất bình thường cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Một trong những phần mề máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi là phần mềm Winword

Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phân mềm Winword đã đạt được tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:

- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng;

- Khả năng đồ họa mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính, …

- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau Đặc biệt khảnăng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đãlàm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội

* Tạo biểu tượng lối tắt trên màn hình Desktop: Start > All Programs > Microsoft

Office > Microsoft Word 2003 > Send to > Desktop

- Cách 3: Click chuột phải lên biểu tượng lối tắt trên màn hình Desktop > Open

- Cách 4: Nhấn chuột trái chọn biểu tượng trên màn hình Desktop > Nhấn phím

Enter

1.1.2 Thoát khỏi phần mềm

Cũng có rất nhiều cách để thoát khỏi phần mềm Word Tùy vào mục đích làmviệc, sở thích, thói quen hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau:

- Cách 1: Click chuột trái lên nút Close phía trên, bên phải của phần mềm

- Cách 2: Chọn thực đơn File  Close (Exit)

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

- Cách 4: Khi chương trình đang ở trạng thái thu nhỏ (Minimize) dưới thanh

Taskbar: Nhấn chuột phải rồi chọn Close

1.2 Màn hình làm việc và các loại con trỏ

1.2.1 Các thành phần cơ bản trên màn hình làm việc chính

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Word có dạng như sau:

Hình 18: Màn hình làm việc của WordThường thì môi trường làm việc trên Word gồm 4 thành phần chính:

- Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế bản tài liệu Bạn có thể gõ văn bản, định

dạng, chèn các hình ảnh lên đây Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sửdụng lệnh in

- Hệ thống bảng chọn (Menu): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word

trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi có thể sử dụng

tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao

gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn

phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formatting

hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc

- Thước kẻ (ruler): gồm 2 thước bao viền trang văn bản Sử dụng thước này bạn có

thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơngiản và trực quan

- Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví

dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, …

- Bật/tắt thanh trạng thái, thanh cuộn, danh giới soạn thảo: Tools > Options >

View > Chọn / Bỏ chọn (trong hộp Show)

 Thanh tiêu đề (Title Bar) (Hình 19)

Hình 19: Thanh tiêu đề Title barPhần giữa thanh tiêu đề là tên của cửa sổ đang mở (Microsoft Word) và tên tệpvăn bản đang soạn thảo, khi bắt đầu làm việc với MS-Word, tên tập văn bản được đặtngầm định là Document1, nếu chúng ta ghi văn bản vào đĩa với tên khác thì tên đó sẽthay thế cho Document1 Bên trái thanh tiêu đề là nút điều khiển (Ctrol menu box) Khibấm chuột vào nút này ta thấy hiện lên một menu dọc gồm các Menu con:

- Restore: Khôi phục cửa sổ về trạng thái trước

- Move: Dịch chuyển cửa sổ đến vị trí mới

- Size: Thay đổi kích thước cửa sổ

- Minimize: Thu cửa sổ thành biểu tượng

- Maximize: Phóng to cửa sổ

- Close: Đóng cửa sổ soạn thảo

- Switch To: Kích hoạt chương trình ứng dụng vừa bị đóng

Nút điều khiển: Phía bên phải thanh tiêu đề có ba nút

: Thu nhỏ màn hình làm việc thành một dòng

: Phóng to hoặc thu nhỏ cửa sổ

: Kết thúc làm việc, đóng cửa sổ lại

 Thanh thực đơn (Menu Bar) (Hình 20)

Hình 20 : Thanh thực đơn Menu barThanh thực đơn gồm một danh mục các thực đơn chính xếp theo hàng ngang Đểchọn các ứng dụng trong một Menu ngang ta bấm đơn phím trái chuột vào menu đó hoặc

bấm tổ hợp phím nóng phím (đè phím ALT rồi gõ tiếp chữ cái gạch chân của menu) Mỗi menu ngang lại gồm nhiều mục dọc (Menu popup), để chọn một mục dọc ta làm hoàn

toàn tương tự như chọn menu ngang Các menu ngang và mục dọc tương ứng được liệt

kê dưới đây:

* File: các lệnh về xử lí tệp

- New: mở cửa sổ mới để soạn thảo văn bản

- Open: mở văn bản đang lưu trong đĩa ra màn hình

- Save: cất văn bản đang soạn thảo vào tệp trên đĩa

- Save as: cất văn bản vào tệp với tên khác

- Close: đóng văn bản đang soạn thảo

- File Search: tìm tệp trên đĩa

- Summary Information: tạo thông tin tóm tắt về văn bản

- Templates: Chọn khuôn mẫu trình bầy văn bản

- Page Setup: định dạng trang văn bản, chọn cỡ giấy, lề in

- Print Preview: xem toàn cảnh văn bản trước khi in

- Print: in văn bản

* Edit: các lệnh phục vụ việc soạn thảo

- Undo: bỏ thao tác vừa làm

- Repeat: lặp lại thao tác vừa làm

- Cut: xoá đối tượng đã chọn hoặc đoạn văn bản đã bôi đen

- Copy : chép đối tượng đã chọn hoặc đoạn văn bản đã bôi đen vào vùngđệm clipboard

- Paste: dán đối tượng đã có trong vùng đệm vào vị trí mới

- Paste Special : dán đối tượng theo một phương pháp đặc biệt, chuyển cột thành

hàng hoặc hàng thành cột, nâng cao mật độ khi in

- Clear: xoá đoạn văn bản đã chọn

- Find: tìm kiếm từ ngữ hoặc đoạn văn trong văn bản

- Replace: tìm và thay thế

- Goto: nhẩy tới trang số

- AutoText: Tạo một đoạn văn bản mẫu để có thể gọi ra bất kỳ lúc nào

- Bookmark: đánh dấu định vị trong văn bản

* View: chọn chế độ hiển thị văn bản trên màn hình

- Normal: bình thường

- Layout: hiện lề ngoài văn bản hoặc hiện văn bản kèm theo các hình vẽ

- PageLayout: hiện lề ngoài trang văn bản

- Master Document: tạo văn bản chính với các văn bản con

- Fulscreen: mở cửa sổ văn bản rộng kín toàn màn hình

- Toolbars: Cho hiện hoặc không hiện các thanh công cụ, thanh định dạng, thanh

đường viền

- Ruler: cho hiện hoặc không hiện thước kẻ trên đầu cửa sổ văn bản

- Footnote: cho hiện chú giải cuối trang

- Annotation: Cho hiện chú thích trong văn bản

- Zoom: Thay đổi kích thước cửa sổ soạn thảo

* Insert: chèn các đối tượng khác nhau vào văn bản

- Break: chèn dấu ngắt trang

- Page Number: đánh số trang

- Annotation: thêm lời chú thích

- Date and Time: Ngày và giờ

- Field: chèn mã trường có chứa thông tin xác định vào văn bản

- Symbol: chèn các kí tự đặc biệt như , hoặc các dấu hoa văn

- Form Field: biểu mẫu định sẵn

- Foonote: chú giải cuối trang

- Caption: chèn thêm chú giải cho nội dung đã chọn

- Cross reference: chèn các đối tượng qua tham khảo chéo trong hộp liệt kê

- Index and Table: chèn bảng mẫu

- File: chèn tệp

- Frame: chèn khung để đóng gói văn bản hoặc một bức tranh

- Picture: chèn thêm bức tranh đã có sẵn trong thư viện vào văn bản hoặc vào

khung

- Objects: chèn các đối tượng khác như bảng tính, các dấu toán học

- Database: chèn cơ sở dữ liệu

* Format: chức năng định dạng văn bản

- Font :định dạng chữ bao gồm kiểu chữ: (Font); kích thước: (Font size); màu sắc:

(Color) ; dáng chữ: (Style)

- Pragraph: định dạng đoạn văn bản: khoảng cách dòng, độ thụt dòng, lề, khoảng

cách giữa các đoạn văn bản

- Tabs: định dạng bước nhẩy cột khi gõ phím Tab

- Borders and Shading: định dạng đường bao và bóng của khung, bảng

- Columns: phân chia đoạn văn bản hoặc trang giấy thành các cột

- Change-Case : biến chữ to thành nhỏ và ngược lại, định dạng nhóm từ kiểu tên

riêng

- Drop cap: định dạng chữ cái đầu tiên của một đoạn văn bản

- Bullets and Numbering: định dạng nét gạch và đánh số đầu mục

- Heading Numbering: đánh số các tiêu đề

- Autoformat: thiết lập chế độ định dạng tự động

- Style gallery: định dạng theo mẫu đã được thiết kế của Windows

- Styles: lựa chọn hoặc tổ chức kiểu trình bày có sẵn cho đoạn văn hoặc cho kí tự

- Frame: định dạng khung bao

- Picture: định dạng lại các hình ảnh đã chèn vào văn bản

- Drawing object: định dạng các đối tượng vẽ

* Tools: Các công cụ trợ giúp

- Spelling: kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh

- Grammar: chỉnh lí văn phạm

- Thesaurus : tìm từ đồng nghĩa

- Hyphenation: đặt gạch nối các từ một cách tự động hay bằng tay

- Language: Chọn ngôn ngữ viết văn bản

- Word count: đếm số chữ , số từ , số dòng , số đoạn có trong đoạn văn đã lựa

chọn

- Autocorrect: thiết lập tên cho một cụm từ hoặc tiêu đề mà nội dung của nó được

tự động chỉnh lỗi chính tả

- Mail Merge: trộn dữ liệu vào văn bản chính, dữ liệu có thể tạo ra trong Word

hoặc các phần mềm khác như Foxpro, Lotus, Foxbase , nhằm mục đích tạo ra một vănbản mới

- Envelopes and labels: tạo bao thư cho văn bản

- Protect Document: bảo vệ tài liệu

- Revions: hiệu đính

- Macro: tạo lập các vĩ lệnh, có thể hiểu Macro là một tập hợp tất cả các lệnh được

gõ từ bàn phím trừ các thao tác chuột

- Customize: tạo các nút công cụ hoặc menu riêng

- Options: các phương án lựa chọn tổng hợp trình bày màn hình hoặc văn bản

* Table: Thực đơn về tạo lập bảng

- Insert table: chèn thêm một bảng vào vị trí con trỏ

- Delete cells: xoá các ô đã bôi đen

- Merge cells: liên thông các ô đứng gần nhau theo hàng ngang thành một ô

- Split cells: phân chia một nhóm ô thành nhiều ô

- Select row: chọn hàng

- Select column: chọn cột

- Select table: chọn bảng

- Table Autoformat: tự dộng định dạng bảng theo khuôn có sẵn

- Cell Height and Width: định kích thước của ô hoặc hàng, cột

- Headings: nhập tiêu đề cho cột

- Convert Text to Table: chuyển văn bản dưới dạng bảng thành bảng dữ liệu.

Điều kiện cần là các dữ liệu phải ngăn cách nhau bằng dấu phẩy

- Sort Text: Xếp bảng dữ liệu theo cột số hoặc cột chữ

- Formula: tính toán với các số liệu có trong bảng

- Split table: phân chia bảng thành 2 bảng

- Gridlines: cho hiện hoặc không cho hiện lưới kẻ bảng

* Window: các lệnh xử lí của sổ văn bản

- New: mở cửa sổ văn bản mới

- Arrange all: cho hiện đồng thời trên màn hình cửa sổ của các văn bản đang mở

- Split chia cửa sổ hiện hành thành hai phần

* Help: xem hướng dẫn các lệnh

c) Thanh công cụ chuẩn (Standard Bar) (Hình 21)

Hình 21: Thanh công cụ chuẩn Standard barCác nút trên thanh công cụ tính từ trái qua phải gồm:

- New: mở một màn hình mới che lên màn hình đang làm việc

- Open: mở một văn bản đang lưu trữ trong đĩa của máy

- Save: ghi văn bản hiện có trên màn hình vào đĩa

- Print: In văn bản ra giấy

- Print Preview: quan sát toàn cảnh văn bản trước khi in

- Spenlling and Grammar: dò lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh

- Cut: xoá phần văn bản đang được bôi đen trên màn hình

- Copy: sao chép phần đang bôi đen vào Clipad: vùng đệm bộ nhớ)

- Paste: dán những gì đang có trong Clipad vào vị trí hiện thời trên màn hình

- Format Painter: sao chép định dạng của một đoạn văn bản

- Undo Typing: bỏ thao tác vừa thực hiện: khôi phục lại tình trạng ttrước đó)

- Redo cut: khôi phục lại những gì vừa bị xoá

- Isert Hyperlink: thêm siêu liên kết

- Tables and Border: tạo bảng biểu bằng bút vẽ

- Insert Table: tạo bảng biểu

- Isnert Microsoft Excel Worksheet: chèn vào văn bản một trang tính Excel

- Columns: chia văn bản thành nhiều cột

- Drawing: hiện thanh công cụ vẽ

- Document Map: hiện sơ đồ các đề mục của văn bản

- Show/Hide: hiện hoặc tắt ký hiệu xuống dòng

- Zoom: Thay đổi tỷ lệ kích thước màn hình

Thanh công cụ chứa các biểu tượng dưới dạng các nút giúp lựa chọn nhanh mộtchức năng nào đó Thanh công cụ chuẩn của Office 97 hoặc Office 2000: Standard Toolsbar) gồm các nút như trong hình 3

Các nút trong thanh công cụ được sử dụng bằng cách đưa chuột đến nút rồi bấmđơn, thao tác này cũng tương tự như chọn một chức năng trong thanh thực đơn rồi chọnchức năng con có tên tương ứng Ví dụ để ghi văn bản đang có trên màn hình vào đĩa ta

chỉ việc bấm chuột vào nút Save thay vì phải chọn thực đơn File rồi thực đơn con Save trong Menu File.

d) Thanh định dạng (Formating Bar) (Hình 33)

Hình 33: Thanh định dạng Formating barThanh này gồm có các nút dùng để định dạng văn bản, tính từ trái qua phải baogồm:

- Style: Kiểu trình bày

- Font: chọn kiểu chữ

- Font size: chọn cỡ chữ

- Bold: chữ đậm

- Italic: chữ nghiêng

- Under Line: gạch chân

- Align Left: dóng thẳng lề trái

- Align Right: dóng thẳng lề phải

- Justify: dãn đều 2 lề

- Numbering: đánh số thứ tự các đoạn văn bản

- Decrease Indent: dịch chuyển cả đoạn văn bản sang trái

- Increase Indent: dịch chuyển cả đoạn văn bản sang phải

- Border: định dạng đường viền khung

- Highlight: chọn màu nền văn bản

- Font Color: chọn màu chữ văn bản

Phần 2: Sử dụng tiếng Việt trong Windows

2.1 Giới thiệu các chương trình hỗ trợ tiếng Việt

2.1.1 Vấn đề tiếng Việt trong Windows

Hầu hết các phiên bản của hệ điều hành Windows mà chúng ta đang sử dụng là phiênbản không hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy để sử dụng được tiếng Việt trong Windows thì cần phảicài đặt thêm các phông chữ tiếng Việt và phần mềm gõ tiếng Việt

Các phần mềm gõ tiếng Việt thông dụng trong Windows như ABC, Vietware,Vietkey, Unikey trong đó phần mềm Vietkey và Unikey rất được ưa chuộng vì có nhiều

ưu điểm hơn so với các phần mềm khác

2.1.2 Font chữ và Bảng mã

Mỗi phông chữ sẽ đi kèm với một bảng mã tương ứng, do đó khi soạn thảo tiếngViệt, bạn phải chọn bảng mã phù hợp với phông chữ mà bạn đang sử dụng, nếu chọnkhông đúng thì các từ bạn nhập vào sẽ không được hiển thị như ý muốn Các bộ phôngchữ thông dụng hiện nay là:

 Bộ Font VNI: đây là bộ phông chữ khá đẹp, cung cấp rất nhiều phông chữ,

lên phông chữ bắt đầu bằng chữ VNI

 Bộ Font Vietware: bộ phông chữ Vietware có hai họ: các phông chữ có tên

bắt đầu bằng chữ SVN là họ phông chữ 1 byte, các phông chữ có tên bắt đầubằng chữ VN là họ phông 2 byte

 Bộ Font TCVN3: bộ phông chữ này thường đi kèm với phần mềm gõ tiếng

Việt ABC, đây là bộ phông chuẩn của quốc gia, tên phông chữ bắt đầu bằng ký

tự "." (dấu chấm)

 Bộ Font Unicode: vì mỗi quốc gia đều có ngôn ngữ riêng nên việc sử dụng 1

loại phông chữ mà có thể hiển thị được tất cả các ngôn ngữ là điều mong muốn củacác chuyên gia về công nghệ thông tin vì nó thuận tiện cho việc xử lý thông tin

Sự ra đời của bộ phông Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngônngữ trong 1 phông chữ duy nhất Hiện tại, đây là phông chữ chuẩn của nước ta cũng nhưnhiều nước khác trên thế giới Do đó, khi học cũng như khi khi sử dụng tiếng Việt trênmáy tính bạn nên chọn bộ phông Unicode

Vietware_X (2 byte) Vietware VNtimes new roman

Vietware_F (1 byte) Vietware SV N times new roman

Unicode Unicode Times New Roman, Arial

2.1.3 Các kiểu gõ tiếng Việt

Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows Vì bàn phím chúng ta đang dùngkhông có sẵn các ký tự tiếng Việt nên để gõ được các ký tự tiếng Việt như ô, ư, ê thìchúng ta phải sử dụng các tổ hợp phím

Mỗi kiểu gõ tiếng Việt đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, hai kiểu gõthông dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI

Qui tắc gõ các tổ hợp phím cho kiểu gõ Telex và VNI :

- Kiểu Telex: caanf thow hoặc caafn thow

- Kiểu VNI : ca6n2 tho7 hoặc ca62n tho7

Start chọn Programs / Vietkey / Vietkey

2.2.2 Các thao tác cơ bản

♦ Bật/ tắt tiếng Việt

Click vào biểu tượng của Vietkey (ở thanh Taskbar) để bật/tắt chế độ gõ tiếng Việt.Nếu biểu tượng là thì chế độ gõ tiếng Việt đang bật, là thì chế độ gõ tiếng Việt đang

tắt Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím ALT-Z để bật/ tắt chế độ gõ tiếng Việt.

♦ Hiển thị cửa sổ Vietkey

R_Click vào biểu tượng Vietkey để xuất hiện menu đối tượng (hình 22) rồi chọn

Hiện cửa sổ Vietkey (nếu ngôn ngữ hiển thị là tiếng Việt) hoặc chọn Vietkey Panel, khi

đó hộp thoại xuất hiện như hình 23

Hình 22: Chương trình Vietkey Hình 23 : Các thao tác với Vietkey

Click vào nút Taskbar (hình 23) để thu nhỏ cửa sổ Vietkey thành biểu tượng ở thanh Taskbar.

♦ Thay đổi kiểu gõ

- Chọn mục Kiểu gõ (hoặc Input methods)

trong cửa sổ Vietkey rồi chọn kiểu Telex hoặc

VNI

- Đối với kiểu gõ Telex, khi muốn gõ từ

tiếng Anh (hoặc không phải là tiếng Việt) thì bạn

phải gõ lặp dấu hoặc lặp nguyên âm, khi đó

Vietkey sẽ tự nhận biết từ bạn muốn gõ vào là từ

tiếng Anh, hoặc bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím

Shift trái + Shift phải thì Vietkey sẽ trả lại cho bạn

- Chọn mục Bảng mã (hoặc Char sets) trong cửa

sổ Vietkey, hộp thoại xuất hiện như hình bên

- Chọn bảng mã cần đổi trong hộp tùy chọn

- Ngoài ra bạn có thể chọn các bảng mã thường

hay sử dụng trong menu đối tượng của Vietkey bằng

cách R_Click vào biểu tượng của Vietkey trên

thanh Taskbar Bảng mã hiện hành được đánh dấu

bằng ký hiệu  (xem hình 23)

Hình 25: Chọn bảng mã

♦ Thay đổi ngôn ngữ hiển thị

Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ hiển thị của

Vietkey từ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược

lại Trong cửa sổ Vietkey, Click vào mục Tùy

chọn (hoặc Options) hộp thoại xuất hiện Chọn

Hiển thị tiếng Việt để chuyển sang tiếng Việt hoặc

bỏ chọn mục Vietnamese Interface để chuyển

sang tiếng Anh.

Hình 26: Chọn ngôn ngữ hiển thị

2.3 Luyện đánh máy với KP Typing Tutor

KP Typing Tutor là phần mềm tương đối nhỏ, thuân lợi cho việc luyện tập khả năng

sử dụng bàn phím, tăng tốc độ, độ chính xác khi đánh máy

2.3.1 Khởi động KP Typing Tutor

- Chọn Start/ Programs/ KP/ KP Typing Tutor hoặc D_Click vào lối tắt của KP

Typing Tutor ở màn hình nền Cửa sổ chương trình xuất hiện

- Chọn tên người học trong Combo box Learner.

- Chọn OK.

Hình 27: Chọn tên người học Hình 28: Chương trình KP Typing Tutor

2.3.2 Cách đặt tay trên bàn phím

Để gõ nhanh và chính xác, trước hết bạn phải đặt tay đúng sao cho thuận tiện nhấtkhi sử dụng bàn phím Mỗi ngón tay có một phím chính của nó Phím chính của mỗingón được xác định trên hàng giữa của bàn phím (A, S, D, F, G, …).

Bàn tay trái: phím chính của ngón trỏ là F (kèm thêm phím G), ngón giữa là D,

Khi gõ bạn không nên nhìn vào bàn phím, hãy tập làm quen với vị trí của các phím, khi

đó bạn sẽ gõ nhanh và chính xác hơn Vị trí ngồi (khoảng cách từ mắt đến màn hình), vị tríbàn phím, hướng nhìn cũng ảnh hưởng đến việc sử dụng máy và sức khoẻ của bạn

2.4.3 Chọn bài tập

Cho phép chọn bài tập phù hợp với khả năng sử dụng bàn phím của bạn (Hình 44)

 Course: có 174 bài tập dùng cho người mới bắt đầu, gõ từng phím/ từng từ.

Dùng / để chọn bài tập sau/ trước bài hiện hành Nhấn Insert để chọn bài tuỳý

 Sentence Drills: cho phép tập gõ theo từng câu.

 Free Drills: cho phép chọn từ/ câu bất kỳ để tập gõ.

 Game: cho phép tập gõ nhanh và chính xác theo độ khó của các cấp độ trò

chơi (1-10)

2.4.4 Thay đổi các tuỳ chọn (Options)

Cho phép thay đối các tuỳ chọn như màu phím nhấp nháy khi gõ, Phông chữ hiển thị, thêm/ xoá người học

2.4.5 Trợ giúp (Help)

Hướng dẫn sử dụng chương trình, cách đặt tay trên bàn phím máy tính, …

Phần 3: Soạn thảo văn bản đơn giản

3.1 Nhập văn bản

3.1.1 Một số quy ước khi gõ văn bản

- Các dấu ngắt câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấmphẩy (;), dấu chấm than (!), dấu hỏi chấm (?) phải được đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếptheo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung

- Giữa các từ chỉ dùng một dấu cách để phân cách Giữa các đoạn văn bản cũng

chỉ xuống dòng bằng một lần nhấn phím Enter.

- Các dấu mở ngoặc phải được đặt sát vào bên trái ký tự đầu tiên của từ tiếp theo.

Tương tự, các dấu đóng ngoặc phải được đặt sát vào bên phải ký tự cuối cùng của từ ngaytrước đó

Các đối tượng chủ yếu trong văn bản là: ký tự, từ, câu, dòng, đoạn, trang, trangmàn hình, bảng, đồ họa

3.1.2 Nhập văn bản

Trong khi gõ văn bản, nếu con trỏ soạn thảo đã ở vị trí cuối dòng thì nó sẽ tự độngxuống dòng, do vậy ta không phải quan tâm tới việc xuống dòng Thông thường, một vănbản bao gồm nhiều đoạn văn bản, các đoạn văn bản có thể gồm một hay nhiều dòng

Nhấn phím Enter để kết thúc một đoạn văn bản và chuyển sang đoạn văn bản mới.

Trong khi gõ văn bản, cần lưu ý hai chế độ gõ văn bản sau:

- Chế độ chèn (Insert): nội dung văn bản gõ từ bàn phím sẽ được chèn vào trước

nội dung đã có từ vị trí con trỏ văn bản

- Chế độ đè (Overtype): mỗi ký tự gõ vào từ bàn phím sẽ ghi đè, thay thế ký tự đã

có ngay bên phải con trỏ văn bản

Nhận biết chế độ chèn/chế độ đè bằng cách quan sát thanh trạng thái: nếu chữ OVR

sáng có nghĩa đang ở chế độ đè, ngược lại là đang ở chế độ chèn (Hình 46)

Hình 30: Phân biệt hai chế độ gõ văn bản

Nhấn phím Insert

Nhấn phím Insert hoặc nháy chuột vào nút trên thanh trạng thái để chuyểnđổi giữa hai chế độ gõ.

3.2 Thao tác trên tập tin văn bản

3.2.1 Tạo mới tập tin văn bản

- Cách 1: Nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ Standard Khi

đó màn hình sẽ hiện ra một cửa sổ văn bản mới có tên là Document1, bên trong cửa sổ là

màn hình soạn thảo văn bản (Hình 47)

Hình 31: Tập tin văn bản mới

- Cách 2: Vào thực đơn File, nhấp chọn lệnh New , nhấp chọn một mẫu văn bản

mới Blank Document

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N (Ấn phím Ctrl và ấn thêm phím N)

3.2.2 Lưu tập tin lần đầu và lưu với tên khác

a) Lưu file văn bản mới

Nếu cửa sổ văn bản hiện hành là một văn bản mới (do trước đó bạn vào New, văn bản này chỉ mang một cái tên tượng trưng là Document1) Để lưu lại văn bản bạn nhấp vào nút Save trên thanh công cụ hoặc vào thực đơn File > Save, sẽ hiện ra hộp thoại

Save As để yêu cầu bạn đặt tên file (Hình 32):

- Bạn chọn thư mục đặt file văn bản trong hộp Save in

- Nhập tên file vào hộp File name

- Sau đó chọn Save.

Hình 32: Hộp thoại Save As

b) Lưu file văn bản cũ

Sau khi sửa đổi nội dung, để lưu cửa sổ văn bản hiện hành, bạn chỉ cần nhấp biểu

tượng Save trên thanh công cụ hoặc nhấp vào thực đơn File > Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

c) Lưu file văn bản với tên khác

Vào thực đơn File > Save As, hộp thoại Save As xuất hiện (Hình… ) Sau đó đặt

lại tên khác với tên cũ vào hộp File name, có thể chọn vị trí khác để đặt file văn bản trong hộp Save in, bạn sẽ được một tài liệu với tên khác Bạn có thể sửa đổi tài liệu này

mà không băn khoăn về việc làm mất hay thay đổi nội dung của tài liệu cũ Việc làm nàythường dùng khi mượn tài liệu của ai đó đã đánh sẵn sau đó thay đổi lại nội dung cho phùhợp với văn bản mình mong muốn, đỡ mất thời gian đánh lại

d) Lưu văn bản dưới dạng một trang web

Một văn bản trong Word 2003 có thể được lưu dưới dạng trình bày một trang web

bằng cách vào thực đơn File > Save As Web page Sau đó bạn đánh tên file vào rồi chọn

OK.

3.2.3 Đặt password cho văn bản

Một văn bản sau khi tạo ra có thể được bảo vệ bằng cách dùng từ khóa (mật khẩu

hay Password) khi lưu file Giống như ổ khóa và chìa khóa, chỉ có người biết được mật khẩu mới mở được file này Mật khẩu được đặt bằng cách vào thực đơn File > Save As >

Tools > Security Options (Hình 33)

Hình 33: Đặt password cho văn bản

Sau khi chọn Security Options, hộp thoại Security xuất hiện (Hình 30):

Hình 34: Hộp thoại Security

Gõ mật khẩu vào khung Password to Open (mật khẩu mở tài liệu) và Password

to modify (mật khẩu định dạng, nếu muốn), rồi nhấn OK.

Một hộp thoại hiện ra yêu cầu bạn gõ lại mật khẩu (Hình 35), sau đó nhấn tiếp

OK.

Hình 35: Hộp thoại xác nhận passwordBạn gõ lại đúng mật khẩu thì Word mới công nhận bạn đã đặt mật khẩu thànhcông, nếu gõ sai thì mật khẩu sẽ bị hủy bỏ.

Khi để mở file văn bản có đặt mật khẩu, một hộp thoại hiện ra (Hình 36), yêu cầubạn phải gõ mật khẩu vào Nếu gõ đúng mật khẩu thì bạn mới mở được file này để ra làmviệc, còn nếu bạn gõ sai mật khẩu thì sẽ không mở được file này

3.2.4 Thay đổi tên tập tin

Có hai trường hợp đổi tên tập tin văn bản:

- Trường hợp 1: Đổi tên tập tin và lưu thành văn bản mới: File > Save As, nhập

tên mới, rồi nhấn OK.

- Trường hợp 2: Giữ nguyên văn bản, chỉ đổi tên:

+ Cách 1: Vào thư mục đặt file văn bản, sau đó nhấn chuột phải lên văn

bản muốn đổi tên, rồi chọn Rename (Hình 33) Nhập tên mới và nhấn Enter

+ Cách 2: Chọn văn bản, sau đó nhấn phím F2, rồi nhập tên mới

+ Cách 3: Chọn văn bản, sau đó click chuột trái lên tên văn bản, rồi nhập

tên mới

Hình 37: Đổi tên tập tin văn bản

3.2.5 Mở và xóa tập tin văn bản

a) Mở file văn bản đã lưu

Để mở một file văn bản đã có sẵn trong đĩa ra để đọc, để sửa đổi hoặc in ra giấybạn làm theo các cách sau:

- Cách 1: Vào thực đơn File, ở cuối thực đơn này bạn sẽ thấy có 4 tên file văn

bản, nhấn chọn một tên file cần mở Đây là cách mở file nhanh chỉ áp dụng cho 4 file vănbản mà bạn đã soạn thảo gần đây nhất

- Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng (Open) trên thanh công cụ để mở hộp

thoại (Hình 56), sau đó nhấn đúp chuột trái vào file cần mở hoặc nhấn vào file đó rồi

chọn Open (hoặc Enter).

- Cách 3: Ấn tổ hợp phím Ctrl + O để mở hộp thoại, sau đó nhấn đúp vào file cần

mở hoặc nhấn chuột phải vào file đó rồi chọn Open để mở.

Hình 38: Hộp thoại Open

- Cách 4: Vào thực đơn File > Open để mở hộp thoại, sau đó nhấn đúp chuột trái

vào file cần mở hoặc nhấn chọn file đó rồi nhấn Open (Enter).

b) Xóa tập tin văn bản

Nếu văn bản đang mở thì không thể xóa được Khi văn bản đang đóng, muốn xóa tathực hiện theo các cách sau:

- Cách 1: Nhấp chuột phải vào file văn bản muốn xóa > Delete

- Cách 2: Nhấp chuột trái chọn file văn bản muốn xóa > nhấn phím Delete (Shift

Delete - xóa khỏi thùng rác)

Khi thực hiện lệnh xóa văn bản, bạn sẽ thấy xuất hiện hộp thoại Confirm File

Delete hỏi lại bạn có chắc chắn muốn gửi file văn bản vào thùng rác hay không? (Hình

39)

Hình 39: Hộp thoại xóa văn bản

- Chọn Yes: Đưa văn bản vào thùng rác

- Chọn No: Hủy lệnh xóa văn bản

3.3 Khối văn bản và các lệnh xử lý khối

3.3.1 Chọn khối văn bản (bôi đen)

- Cách 1: Dùng chuột: Nhấn, giữ và kéo thả chuột từ đầu đến hết vùng muốn chọn

+ Chọn một từ: Kích đúp chuột trái lên từ muốn chọn+ Chọn một dòng hoặc một câu: di chuyển con trỏ chuột về đầu dòng, rakhỏi vùng soạn thảo đến khi con trỏ có hình mũi tên trắng thì ta kích chuột trái nếu làchọn một dòng hoặc nhấn, giữ và kéo thả nếu chọn nhiều dòng Trường hợp bạn muốnchọn một câu trong đoạn văn bản, thì phải nhấn, giữ và kéo thả chuột từ đầu câu đến hếtcâu

+ Chọn đoạn: Nhấn chuột trái liền ba cái lên đoạn muốn chọn+ Chọn trang: Nhấn, giữ và kéo thả chuột trái từ đầu trang đến cuối trang

+ Chọn toàn bộ văn bản: Edit > Select All

- Cách 2: Dùng bàn phím: Dùng tổ hợp phím Shift + các phím mũi tên

+ Chọn từng từ: Dùng phím Shift và các phím mũi tên + Chọn một dòng: Nếu con trỏ soạn thảo ở đầu dòng: Shift + End; nếu con trỏ soạn thảo ở cuối dòng: Shift + Home; nếu con trỏ ở giữa dòng ta di chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối dòng (sử dụng các phím mũi tên hoặc phím Home, End) rồi thực hiện các

thao tác trên Muốn chọn thêm nhiều dòng ta kết hợp thêm các phím mũi tên

+ Chọn đoạn: Thực hiện giống thao tác chọn nhiều dòng+ Chọn một trang: Thực hiện giống thao tác chọn nhiều dòng

+ Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A; hoặc đưa con trỏ về đầu văn bản, sau đó nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + End; hoặc khi con trỏ ở cuối văn bản thì ta nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + Home

Để hủy chọn văn bản, bạn chỉ cần nhấn chuột lên một vị trí bất kì trên văn bản.Khi khối văn bản đã chọn không còn bị bôi đen nữa, tức là bạn đã thực hiện thành côngthao tác hủy chọn văn bản

3.3.2 Các lệnh xử lý khối đơn giản

a) Cắt chuyển một đoạn văn bản

- Bước 1: Bôi đen một đoạn văn bản

- Bước 2: Vào thực đơn Edit/ Cut hoặc nhấp biểu tượng Cut trên thanh công cụ; hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + X; hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Cut

- Bước 3: Đặt con trỏ vào vị trí cần chuyển đến trong văn bản

- Bước 4: Vào thực đơn Edit/ Paste hoặc nhấp biểu tượng Paste trên thanh công cụ; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V; hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Paste

b) Sao chép một đoạn văn bản

- Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản

- Bước 2: Vào thực đơn Edit/ Copy hoặc nhấp biểu tượng Copy trên thanh công cụ; hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + C; hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Copy

- Bước 3: Đặt con trỏ vào vị trí cần copy trong văn bản

- Bước 4: Vào thực đơn Edit/ Paste hoặc nhấp biểu tượng Paste trên thanh công cụ; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V; hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Paste

Ngoài ra, để sao chép một đoạn văn bản từ chỗ này sang chỗ khác, ta có thể dùngchuột kết hợp với phím bằng cách như sau:

- Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn sao chép

- Bước 2: Giữ phím Ctrl đồng thời dùng chuột kéo thả đoạn văn bản sang vị trí

muốn sao chép

c) Xóa một đoạn văn bản

- Xóa một ký tự: đặt con trỏ trong văn bản, ấn phím Delete để xóa một ký tự ở bên phải con trỏ, ấn phím Backspace để xóa một ký tự ở bên trái con trỏ

- Xóa một đoạn văn bản: bôi đen một đoạn văn bản, ấn phím Delete

MÔ-ĐUN 2: XỬ LÝ VĂN BẢN WORD NÂNG CAO

Phần 1: Định dạng văn bản

Giúp bạn có được những kỹ năng định dạng văn bản đầu tiên, đơn giản nhất như là:phông chữ, màu sắc, cỡ chữ, lề, v.v

1.1.1 Mục Font

Vào thực đơn Format/ Font để hiện hộp thoại Font:

Hình 40: Hộp thoại Font, thẻ Font

- Font: Bạn chọn phông chữ theo ý mình, theo hình 40 là phông chữ Times New

Roman

- Font style: Kiểu chữ nghiêng, thường, đậm, đậm nghiêng

- Size: Cỡ chữ

- Font color: Màu chữ

- Underline style: dùng để định dạng kiểu gạch chân dưới ký tự, khi bạn nhấp vào

nút tam giác , thực đơn sẽ hiện ra (hình 41):

+ None : Không gạch dưới

+ Words only : Chỉ gạch dưới từng từ

Ví dụ: Tin học văn phòng

Hình 41: Các kiểu gạch chân

- Underline color: Dùng để chọn màu cho đường gạch dưới

- Effects: Các lệnh trong mục này có tính bật hoặc tắt (đánh dấu là mở và bỏ đánh

dấu là tắt) Tùy theo yêu cầu mà bạn có thể nhấp chọn nhiều mục cùng lúc tác dụng của

các mục được thể hiện trong mục Effects bao gồm các hiệu ứng như:

+ Strikethrough: Gạch ngang giữa chữ bằng nét đơn

Ví dụ: Tin học văn phòng

+ Double Strikethrough: Gạch ngang giữa chữ bằng nét đôi

Ví dụ: Tin học văn phòngHai lệnh trên thường được dùng khi bạn bỏ một đoạn văn bản mà lại muốn chongười khác thấy

+ Superscript: Đưa chữ lên trên và giảm kích thước

+ Subcript: Đưa chữ xuống dưới và giảm kích thướcHai lệnh trên thường được dùng để tạo các chỉ số trên và chỉ số dưới trong cácbiểu thức như:

y = a1x3 + b1x2 + c1x + d1

+ Shadow: Chữ có bóng Ví dụ: Tin học văn phòng

+ Outline: Chữ nổi đậm.Ví dụ:Tin học văn phòng

+ Emboss: Tạo chữ nổi, chữ có màu trắng, bóng màu đen nằm ở phía dưới

Ví dụ: Tin học văn phòngTin học văn phòng

+ Engrave: Tạo chữ nổi, chữ có màu trắng, bóng màu đen nằm ở phía trên

Ví dụ: Tin học văn phòngTin học văn phòng

Bốn lệnh trên thường dùng để trang trí cho văn bản cầu kỳ, yêu cầu độ thẩm mỹcao hơn

+ Small caps: Đổi chữ thường thành chữ in với kích thước nhỏ hơn

Ví dụ: TIN HỌC VĂN PHÒNG

+ All caps: Đổi chữ thường thành chữ in có cùng kích thước

Ví dụ: TIN HỌC VĂN PHÒNGHai lệnh trên thường được dùng trong phần tiêu đề của văn bản (thực hiện với vănbản tiếng Anh hoặc văn bản tiếng Việt sử dụng phông chữ theo chuẩn TCVN3 sẽ cho haihiệu ứng trên rõ ràng hơn)

+ Hidden: Ẩn đoạn văn bản, trên màn hình và cả khi in bạn sẽ không thấy

được đoạn văn bản này Lệnh này không có tác dụng xóa mất đoạn văn bản, nếu cần bạn

có thể chọn khu vực đoạn văn bản đã ẩn và bỏ đánh dấu Hidden để văn bản hiện lại.

1.1.2 Mục Character Spacing

Hình 42: Hộp thoại Font, thẻ Character Spacing

- Scale: Co dãn chữ theo chiều ngang Nếu dùng số tỷ lệ lớn hơn 100 thì chữ "mập"

ra, nếu dùng số tỷ lệ nhỏ hơn 100 thì chữ "mảnh" lại

- Spacing: Khoảng cách giữa các ký tự

+ Normal: Khoảng cách thường

+ Expander: Khoảng cách thưa

+ Condensed: Khoảng cách nén

- By: Thay đổi giá trị khoảng cách

- Position: Vị trí của các ký tự

+ Normal: Vị trí thường

+ Raised: Đưa chữ lên trên

+ Lowered: Đưa chữ xuống dưới

- By: Thay đổi giá trị vị trí

1.2 Định dạng đoạn văn bản

1.2.1 Căn lề cho đoạn văn bản

Paragaph là một đoạn văn bản kết thúc bằng phím Enter Ngoài việc trình bày

phông chữ sao cho đẹp, trình bày đoạn sẽ làm cho hình thức của văn bản trở nên phongphú hơn mang lại sức thuyết phục cao hơn cho người đọc

Muốn trình bày Paragraph, việc trước tiên bạn phải bôi đen đoạn văn bản rồi mới

chọn lệnh trình bày thích hợp

Dùng Ruler để trình bày lề của đoạn văn bản Bôi đen khu vực cần chỉnh sửa và

dùng chuột kéo các biểu tượng để chỉnh lề cho đoạn văn bản:

Hình 43: Thước kẻ

- Nhấp di nút First Line Indent sang bên phải, (chỉ có một nút này di chuyển,

các nút phía dưới vẫn đứng yên) là thay đổi lề trái của dòng đầu tiên trong đoạn văn bảntheo kểi thụt đầu dòng

- Nhấp di nút Hanging Indent sang bên phải là thay đổi lề trái của các dòng

dưới trong đoạn văn bản theo kiểu treo đầu dòng

- Nhấp di nút hình chữ nhật Left Indent, cả ba nút sẽ di chuyển cùng một lúc là

thay đổi lề trái của văn bản

1.2.2 Chọn khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng

Muốn chọn khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng

Cách 1:

- Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản

- Bước 2: Di chuột đến biểu tượng trên thanh định dạng và chọnkhoảng cách dòng phù hợp với đoạn văn bản

Cách 2:

- Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản

- Bước 2: Vào menu Format chọn Paragraph hoặc R_Click chọn Paragraph.

Hộp thoại Paragraph xuất hiện

Hình 44: Hộp thoại Paragraph, thẻ Indents and Spacing

- Alignment: Căn chỉnh theo phương ngang của đoạn văn bản gồm:

+ Left: Căn bằng trái

+ Centered: Căn giữa

+ Right: Căn bằng phải

+ Justify: Căn bằng hai bên

- Indentatinon: Đặt lề cho đoạn văn bản trong Left và khoảng cách lề phải trong

+ Special gồm:

None: Mẫu trình bày bình thường First line: Mẫu trình bày thụt đầu dòng Hanging: Mẫu trình bày treo đầu dòng

+ By: Số đo khoảng cách thụt đầu dòng và treo đầu dòng

So với cách trình bày dùng chuột kéo các biểu tượng căn lề trên thước đo ngangthì việc gõ số trong các khung nói trên sẽ làm cho cách trình bày chính xác hơn nhiều

Chú ý : Hạn chế dùng số âm trong ô lệnh Left và Right vì điều này sẽ làm cho

đoạn văn bản được trình bày vượt khỏi giới hạn của trang in

- Spacing: Lệnh về khoảng cách giữa các đoạn văn bản

+ Before: Khoảng cách so với các đoạn văn bản trên

+ After: Khoảng cách so với đoạn văn bản dưới

+ Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn bản

Single: Khoảng cách bình thường (cách dòng đơn) 1.5 lines: Khoảng cách 1.5 dòng (gấp rưỡi)

Double: Khoảng cách 2 dòng đơn (gấp đôi khoảng cách đơn)

At least: Tạo khoảng cách tùy ý bằng cách nhập số đo vào mục At (đơn vị

Chú ý : Nếu Line spacing bạn chọn Exactly và cho số đo quá nhỏ trong mục At sẽ

có tác dụng làm các dòng chữ trong đoạn văn bản bám sát vào nhau và rất khó đọc

1.2.3 Đặt Tab cho đoạn văn

Bước 1: Bôi đen các đoạn văn bản cần trình bày

Bước 2: Vào thực đơn Format/ Tabs

Bước 3: Thực hiện việc đặt sự chuyển dịch khi ấn phím tab được thực hiện trong

hộp thoại:

Hình 45: Hộp thoại Tabs

- Default tab stops: Khoảng cách điểm dừng của Tab mặc nhiên (thông thường đặt 0.8 cm) Bạn đánh độ dài Tab vào đây.

- Tab stop position: Gõ tọa độ điểm dừng của Tab

- Alignment: Chọn Tab là Left (trái) - Center (giữa) - Right (phải) - Decimal (phẩy)

- Bar (loại Tab chỉ có tác dụng tạo một đường kẻ dọc ở một tọa độ đã định).

- Leader: chọn cách thể hiện Tab:

Hình 46: Chọn cách thể hiện Tab

1 None: Tab tạo ra là khoảng trắng

2 - 3 - 4: Khoảng cách Tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền

nét

- Set: Đặt một điểm dừng Tab, tọa độ đã gõ sẽ được đưa vào danh sách

- Clear: Xóa lựa chọn

- Clear All: Xóa tất cả các tọa độ điểm dừng Tab đã đặt

Cách thực hiện:

- Gõ một tọa độ điểm dừng của Tab trong mục Stop Position

- Chọn một loại Tab trong Alignment

- Chọn cách thể hiện khoảng Tab trong Leader

- Nhấp Set: Xác định một vị trí Tab đã đặt

Nếu đặt nhiều Tab, bạn cần phải thực hiện nhiều lần Sau khi đặt xong, nhấp OK

để đóng hộp thoại và trở về cửa sổ văn bản

Bước 4: Đặt con trỏ ở từng vị trí thích hợp trong đoạn văn bản, ấn phím Tab.

Trong một dòng ấn đủ số phím Tab đã đặt sẽ được kết quả

Từ ví dụ trên, ta đặt lại các Tab như sau:

Máy in Epson Stylus 900 E900 -220

1.2.4 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn (Drop cap)

Lệnh Drop Cap sẽ làm cho ký tự đầu tiên của đoạn văn bản lớn hơn và có chiều

cao chiếm vài dòng chữ trong đoạn văn bản, thường thấy trong các trang báo, tạp chí

Đặt con trỏ trong đoạn văn bản hoặc bôi đen chữ đầu dòng, vào thực đơn Format/

Drop Cap, hộp thoại hiện ra:

Hình 47: Hộp thoại Drop Cap Nhấp Dropped hoặc In margin rồi nhấp OK

Khi chọn mẫu Dropped hoặc In Margin, bạn có thể chọn thêm các lệnh:

+ Font: Chọn phông chữ cho Drop Cap

+ Lines to drop: Số dòng chữ tương ứng kích thước của phông chữ

+ Distance from text: Khoảng cách từ chữ Drop Cap cho đến chữ của văn

bản

Nếu muốn gỡ bỏ Drop Cap bạn nhấp None, rồi nhấp OK.

Để thay đổi lại chữ cái lớn đầu đoạn đã tạo được, hãy làm như sau:

Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần sửa chữ cái lớn đầu đoạn; khởi động tính năng

Drop Cap, hộp thoại Drop Cap hiện ra (hình 43);

Bước 2: Thực hiện thiết lập lại các thông số trên hộp thoại này Cuối cùng nhấp OK

để chấp nhận sự thay đổi

Văn bản dạng liệt kê là một kiểu trình bày đặc biệt, có thể nhận biết kiểu văn bảnnày nhờ các ký hiệu đứng đầu mỗi đoạn văn bản (thông thường là dấu gạch đầu dòng,dấu chấm hoặc các ký tự đặc biệt và các số thứ tự 1, 2, 3,… hay a, b, c,…) Có hai dạngvăn bản liệt kê là liệt kê có thứ tự hoặc liệt kê không có thứ tự:

1.3.1 Danh sách liệt kê không có thứ tự

- Vào thực đơn Format/ Bullets and Numbering/ Bulleted

Hình 44: Hộp thoại Bullets and Numbering Nhấp chọn một mẫu Bullets và nhấp OK, ở đầu mối đoạn văn bản sẽ được gẵn

thêm biểu tượng (ký tự đặc biệt) mà bạn đã chọn

Ngoài ra, bạn có thể chọn các mẫu khác đẹp hơn, cầu kỳ hơn bằng cách nhấp nút

Customize để mở hộp thoại Customize bulleted list:

Hình 48: Hộp thoại Customize bulleted list

Bullet Character: Chọn một ký tự Bullet

Bullet position - Indent at: Xác định lề trái của ký tự

Text position - Indent at: Xác định khoảng cách giữa chữ với Bullet

Nếu muốn chọn ký tự khác, bạn có thể nhấp nút lệnh Character để mở hộp thoại

Symbol.

Hình 49: Hộp thoại Symbol Trong hộp thoại Symbol, bạn chọn phông chữ (thí dụ chọn phông Wingdings), chọn một ký tự và nhấp OK để đóng hộp thoại Symbol, trở về hộp thoại Customize

bulleted list.

Trong hộp thoại Customize bulleted list nếu nhấp Font để mở hộp thoại Font thì bạn có thể chọn thêm thuộc tính cho ký tự Bullet như thay đổi kích thước, chọn màu,… Nhấp OK.

Hình 50: Hộp thoại Font

Nếu nhấp Picture cho phép bạn chọn mẫu Bullet là hình vẽ.

1.3.2 Danh sách liệt kê có thứ tự

- Vào thực đơn Format/ Bullets and Numbering/ Numbered

Mục Numbered có 8 mẫu trình bày, ngoại trừ mẫu đầu tiên là None, là trạng thái không liệt kê bạn có thể nhấp chọn một trong các mẫu còn lại và nhấp OK.

Nếu muốn hiệu chỉnh chi tiết hơn, bạn nhấp chuột vào nút Customize để mở hộp thoại Customize Numbered List.

Hình 51: Hộp thoại Customize Numbered List

Number format: Cách thể hiện số thứ tự, trong mục này bạn có thể gõ thêm ký tự

vào trước hoặc sau số thứ tự, ví dụ như 1 hoặc 1- hoặc (1) hoặc Điều 1,…

Number style: chọn kiểu đánh số thứ tự 1, 2, 3,… hoặc a, b, c,… hoặc I, II, III,…

Chú ý : Bạn không được xóa nhầm số thứ tự trong mục này vì nó là một biến số có

thể tự thay đổi được, nếu xóa nhầm rồi gõ lại thì nó lại là hằng số có tính không thay đổi

Font: Thay đổi phông chữ cho số thứ tự Khi nhấp vào nút này sẽ mở ra hộp thoại Font để bạn chọn phông chữ.

Hình 52: Hộp thoại Font

Start at: Số bắt đầu

Number position: Vị trí của số thứ tự được thể hiện thông qua các lệnh như Left, Center, Right và mục Aligned at để bạn đặt khoảng cách lề trái của đoạn văn bản.

Text position: Vị trí chữ của đoạn văn bản thụt vào so với số thứ tự được thực

hiện bằng cách nhập số vào mục tab space after.

Sau khi chọn xong các lệnh thích hợp, nhấp OK, như vậy là bạn đã tạo được một

mẫu liệt kê dạng số thứ tự mới

1.4 Định dạng cột báo (Columns)

1.4.1 Chia cột

- Cách 1: Bôi đen đoạn văn bản cần chia cột chữ, nhấp biểu tượng Columns

trên thanh công cụ Standard cho hiện ra các mẫu cột tượng trưng, nhấp chuột chọn số

cột

- Cách 2: Vào thực đơn Format/ Columns, hộp thoại hiện ra:

Hình 53: Hộp thoại Columns

Presets: Các mẫu chia cột

- One - Two - Three: Các cột có độ rộng bằng nhau

- Left - Right: Các cột có độ rộng khác nhau

Number of Columns: Số cột (nếu muốn có số cột chứ lớn hơn 3)

Line between: Đường kẻ giữa các cột chữ

Width and spacing: Cho phép bạn điều chỉnh độ rộng cột (width) và khoảng cách

giữa các cột chữ Spacing (thông thường Spacing cho sẵn là 0.5'' tức là 1,27 cm) Việc điều chỉnh này còn phụ thuộc vào lệnh Equal column width đang ở trạng thái tắt hoặc

mở

Nếu dùng lệnh Equal column width: Các cột có độ rộng bằng nhau, như vậy chỉ

cần thay đổi độ rộng của một cộy (width), khoảng cách giữa các cột thay đổi theo hoặcthay đổi khoảng cách giữa các cột (Spacing) thì sẽ ảnh hưởng đến độ rộng của cột chữ

Nếu không dùng lệnh Equal column width: Có thể điều chỉnh độ rộng và khoảng

cách của từng cột (cột cuối cùng sẽ tự động điều chỉnh)

Column Break có tác dụng chuyển đoạn văn bản phía sau nó sang cột kế tiếp.

Điểm chèn này có thể xóa được bằng phím Delete hoặc Backspace (như xóa một

phím ký tự thông thường)

* Dạng cột chữ phức tạp theo kiểu cột trong báo, tạp chí

Văn bản có số cột chữ thay đổi trong cùng một trang như trang báo là dạng cộtchữ phức tạp

Trong dạng cột chữ phức tạp sẽ có nhiều Section liên tiếp nhau, mỗi Section là một đoạn văn bản có số cột riêng và việc chia cột trong Section này sẽ không ảnh hưởng tới Section khác.

Chia cột văn bản đã bôi đen

Bôi đen đánh dấu chọn một đoạn văn bản cần chia cột, nhấp biểu tượng lệnh

Columns để chọn số cột hoặc vào thực đơn Format/ Columns và chọn các lệnh trong

hộp thoại Columns, trong hộp thoại Columns lúc này mục Apply to = Selected Text Đoạn văn bản đã chọn vừa được tạo Section, vừa được chia cột.

Tạo các Section

Đặt con trỏ ở một vị trí thích hợp trong văn bản (giao điểm giữa hai vùng dự định

chia cột khác nhau) Vào thực đơn Insert/ Break để hiện hộp thoại Break, trong mục

Section Breaks chọn Continuos, tạo Section mới liên tục với Section cũ Lần lượt tạo

đủ các Section thích hợp cho việc chia cột.

Chia cột cho một Section

Đặt con trỏ trong một đoạn văn bản, dòng trạng thái sẽ thông báo Section hiện hành (Sec #), nhấp biểu tượng Columns để chọn số cột hoặc vào thực đơn Format/

Columns và chọn các lệnh trong hộp thoại Columns, trong hộp thoại Columns lúc này

mục Apply To = This Section.

Khi cho các ký tự không in hiện ra màn hình (nhấp biểu tượng lệnh ),

ở điểm chèn ngắt cột có ký hiệu Column Break

………Column Break ………

Ở điểm chèn Section có ký hiệu Section Break (Continuos)

………Section Break (Continuos)………

Các Column Break và Section Break (Continuos) đều xóa được bằng phím

Backspace hoặc Delete.

Chú ý : Việc chia cột trong văn bản rất dễ thực hiện và cũng rất dễ sai nếu chúng ta

đánh dấu chọn một đoạn văn bản không chính xác Trong trường hợp cột chữ bị chia saihoặc muốn chia lại cột theo kiểu khác, điều tốt nhất là nên chuyển cửa sổ về dạng

Normal View trong thực đơn View, cho các ký tự không in hiện ra trên màn hình, tiến

hành xóa hết những điểm Column break và Section Break Sau đó, chuyển cửa sổ và dạng Page Layout View trong thực đơn View và tiến hành việc chia lại cột chữ.

1.4.3 Hiệu chỉnh cột chữ

Sau khi văn bản đã được chia cột, bạn vẫn có thể hiệu chỉnh lại các cột chữ đãchia

Hiệu chỉnh lại cách chia cột cho toàn bộ văn bản

Khi một văn bản đã được chia cột theo dạng phức tạp (có nhiều Section và nhiều

Column Break), việc đầu tiên là bạn cần phải xóa các ranh giới của Section và Column break bằng cách: