Một số kỹ thuật thư tín

Bây giờ bạn đã biết cách gửi và nhận thư. Đây là lúc tìm hiểu thêm một số kỹ xảo để đưa bạn vào thế giới thư tín thực sự

Một số kỹ thuật thư tín

Trong chương này

 Chuyển và lưu trữ thư tín

 Các cổng nối đến những hệ thống thư tín khắp thế giới

 Trao đổi thư tín với robot và máy fax

Bây giờ bạn đã biết cách gửi và nhận thư Đây là lúc tìm hiểu thêm một số

kỹ xảo để đưa bạn vào thế giới thư tín thực sự

Những cách xử lý thư tín

Sau khi đã nhận được một thư điện tử, có ba điều bạn có thể làm với nó:

 Bỏ nó đi (có thể ngay cả trước khi bạn nhận thư, nếu bạn không thích dòng chủ đề)

 Lưu trữ lại để dùng sau

 Chuyển nó cho một người khác

Bỏ thư đi thì dễ đến nỗi mà bạn có thể đã biết cách làm: chỉ cần xóa nó trên chương trình thư tín Nếu bạn đang sử dụng một chương trình thư tín tương đối tốt biểu diễn cho bạn thấy một màn hình các dòng chủ đề thì bạn thường có thể bỏ đi những chủ đề thực sự buồn chán ngay cả không cần đọc nó, như những thư bằng giấy vô tích sự

Chuyển thư

Bạn có thể chuyển thư điện tử cho một ai đó Chuyển thư là một trong những điều hay nhất của thư điện tử và đồng thời cũng là một trong những điều tồi tệ nhất Điều này tốt vì bạn có thể dễ dàng chuyển các thông điệp đến cho những người cần biết về chúng Nó xấu vì bạn có thể dễ dàng gửi đi hàng đống thông điệp đến những người nhận mà những ngươi này không muốn nhận Do đó, bạn nên suy nghĩ một chút trước khi làm tăng chất lượng cuộc sống của một ai đó bằng cách gửi một thông điệp đến cho anh ta (Nếu bạn không quan tâm đến chất lượng cuộc sống thì hãy chọn một tiêu chuẩn khác)

Những cách chuyển thư

Có hai cách (các máy tính không bao giờ cho một cách là đủ) để chuyển thư:

1

remailing (gửi lại) và forwarding (chuyển đi) Remailing là cách làm điện tử của

việc dán một địa chỉ khác lên phía ngoài phong bì và đưa nó trở lại hộp thư Khác với thư bằng giấy, bạn có thể đọc thư điện tử mà không cần phải xé phong bì (nhưng những điểm tương đồng này không bao giờ là hoàn hảo) Remailing chỉ có

ý nghĩa khi lá thư thực sự gửi cho một ai khác Remailing đôi khi được gọi là

bouncing vì chữ R đã được sử dụng để chỉ Reply (trả lời) thông điệp, do đó B thay

cho Bounce

Forwarding (chuyển) một thông điệp bao gồm việc gói nó lại trong một

thông điệp của chính bạn, kiểu như dán các chú ý Post-it khắp thông điệp đó Thông thường, forwarding một thông điệp sẽ chép nội dung gốc và đặt dấu > trước từng dòng Trả lời cho một thông điệp có thể hoạt động theo cách thức tương tự, với thông điệp gốc được trích dẫn theo cùng cách trừ khi bạn viết thư lại cho người

đã viết thông điệp lần đầứu như trong ví dụ sau:

>Is there a lot of demand for fruit pizza?

>

In answer to your question, I checked with our research department and found that the favorite pizza toppings in the 18-34 age group are pepperoni, sausage, ham, pineapple, olives, peppers, mushrooms, hambuger, an broccoli Ispecifically asked about prunes and they said that there was no statistically significant response about them

Sau đó bạn sửa chữa thông điệp Nói chung nên bỏ đi những phần không hấp dẫn

Phần kỹ xảo là sửa chữa văn bản thực sự Nếu thông điệp ngắn khoảng một màn hình thì bạn có thể để nguyên nó như vậy Nếu nó dài và chỉ có một phần là thích hợp thì bạn nên rút ngắn chỉ còn để lại phần thích hợp đó thôi Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi có thể cho bạn biết rằng người ta chú ý đến một dòng thông điệp thư điện tử ngắn gọn hơn là đến 12 trang trình bày vấn đề từ một câu hỏi có 2 dòng

Đôi khi cần phải sửa chữa tài liệu nhiều hơn nữa, đặc biệt để nhấn mạnh một

2

phầứn nào đó Dĩ nhiên, khi bạn làm như vậy, hãy bảo đảm là bạn không sửa đổi tới mức làm thay đổi ý tưởng ban đầu của tác giả hoặc xuyên tạc ý nghĩa của thông điệp như trong trả lời sau:

> In answer to your question, I check with our

> research department and found that the favorite pizza

> toppings and

> they said that there was no statistically significant

> response about them

Đó là một cách xuất sắc để biến bạn thành thù Đôi khi cần phải sắp đặt câu

cú một chút - trong trường hợp đó đặt phần được sắp xếp trong ngoặc vuông như sau:

> [When asked about prunes on pizza, research]

said that there was no statistically significant

> response about them

Việc mọi người không đồng ý về việc có nên sắp xếp câu để làm ngắn những phần trích dẫn đi hay không là một ý hay Nếu bạn làm tốt điều đó thì nó tiết kiệm thì giờ của mọi người Trái lại, nếu bạn làm kém và ai đó cảm thấy bị thương tổn thì bạn phải tốn hàng tuần lễ xin lỗi sẽ xóa sạch bất kỳ thời gian nào mà bạn lẽ ra

đã tiết kiệm được Tùy bạn quyết định

Lưu trữ thư

Lưu trữ thư điện tử lại để sau này tham khảo giống như bạn để dành thức ăn trong tủ lạnh để dùng sau Rất nhiều thư điện tử của bạn đáng được lưu trữ, giống như thư bằng giấy (dĩ nhiên, rất nhiều thư không đáng lưu trữ nhưng chúng ta đã bàn đến điều đó rồi)

Bạn có thể lưu trữ thư điện tử bằng vài cách khác nhau:

 Lưu trữ trong các hộp thư chứa đầy các thông điệp

 Lưu trữ trong các file thường xuyên

 In ra và để vào tủ cùng với giấy tờ khác

Cách dễ nhất thường là đưa các thông điệp vào một hộp thư (một hộp thư

3

thường không có gì khác hơn là một file chứa đầy các thông điệp với một loại dấu ngăn cách nào đó giữa chúng) Hầu hết các chương trình thư tín đều mặc nhiên có thói quen xấu là lưu trữ mọi thông điệp gửi đến bạn trong một file được đặt tên

kiểu như mbox, trừ những thông điệp bị bạn xóa Cách làm này cũng có ý nghĩa

giống như xử lý thư bằng giấy của bạn bằng cách dồn mọi thứ vào trong ngăn kéo bàn giấy của bạn Nếu bạn để cho chương trình thư tín lưu trữ các thông điệp theo kiểu này thì file mbox của bạn sẽ lớn nhanh như một con quái vật khổng lồ trong phim khoa học giả tưởng và ngốn hết chỗ chứa của bạn Điều này nói chung không được xem như Quản lý Đĩa Hữu hiệu, do đó đừng để nó xảy ra

Hãy tự mình lưu trữ hay bỏ chúng đi Thường có thể làm cho tính chất lưu trữ tự động mất đi bằng cách sửa đổi một thông số cấu hình ở đâu đó Hãy tham khảo ý kiến chuyên viên thư điện tử Nếu thực sự thất vọng, bạn có thể đọc sách hướng dẫn, tuy rằng hiện nay có quá nhiều sách hướng dẫn chỉ đơn giản khẳng định rằng các chương trình là thân thiện với người sử dụng và do đó đương nhiên

rõ ràng Không đúng đâu

Hai phương pháp tổng quát được sử dụng trong lưu trữ thư tín: theo người gửi và theo chủ đề Việc bạn sử dụng cách nào là do ý thích Thường các chương trình thư tín giúp bạn lưu trữ theo tên người gửi, do đó nếu người bạn tên Fred của

bạn có tên là fred@something.or.other thì với một hoặc hai lần nhấn phím chương

trình thư tín của bạn sẽ tự động lưu trữ các thông điệp từ Fred vào một hộp thư được gọi là fred Dĩ nhiên, nếu một người điều hành hệ thống kỳ quặc nào đó cho

anh ta tên sử dụng là z92th8t@something.or.other thì việc đặt tên tự động có thể

tùy ý, do đó hãy tạo nên những tên của riêng bạn

Để lưu trữ theo chủ đề, hoàn toàn tùy thuộc vào bạn xử lý các tên hộp thư Phần khó nhất là tìm các tên gợi nhớ Nếu bạn không cẩn thận, bạn sẽ kết thúc với

4 hộp thư có các tên hơi khác nhau, mỗi hộp thư chứa 1/4 số thông điệp của cùng một chủ đề nào đó Cố gắng đưa ra những tên nào thực sự rõ ràng và đừng viết tắt

Nếu chủ đề là accounting thì hãy gọi hộp thư là accounting vì nếu bạn viết tắt thì bạn sẽ không bao giờ nhớ được là bạn gọi nó là acctng, acct, acntng hoặc bất cứ

4

những chữ viết tắt nào khác.

Các hệ thống UNIX cho phép bạn gán nhiều tên cho một file duy nhất bằng

cách sử dụng các liên kết Điều này mang lại một giải pháp cho vấn đề

tên-hơi-khác-nhau này Nếu bạn không thể nhớ tên nào trong 4 tên sử dụng cho một hộp thư của dự án thì hãy làm một hộp thư và liên kết với cả 4 tên Bằng cách này bạn

có cùng hộp thư bất kể tên nào mà bạn sử dụng

Một vấn đề khác có liên quan là nơi để hộp thư Hầu hết các chương trình thư tín đều có một thư mục ưa thích dành cho hộp thư thường được gọi tên kiểu

như Mail.Thường đó là một chỗ như bất kỳ chỗ nào bạn để hộp thư của bạn Tuy

nhiên, đôi khi đưa hộp thư chứa các thông điệp về một dự án vào cùng một thư mục với những file khác của cùng dự án đó là một ý hay Một lần nữa, với UNIX,

bạn có thể sử dụng các liên kết sao cho hộp thư vừa ở trong thư mục Mail vừa

trong thư mục dự án

Những thư gửi chuyền

Một trong những điều đáng ghét nhất mà bạn có thể làm với thư điện tử là chuyển đi những thư gửi chuyền Vì mọi chương trình thư tín đều có các lệnh chuyển nên chỉ với vài lần nhấn phím là bạn có thể lấy một thư loại này và chuyển chúng đi cho hàng trăm người khác Đừng làm điều đó Các thư gởi chuyền này chỉ mang lại thích thú vài giây và sau đó chỉ còn sự khó chịu

Một số thư gởi chuyền tiếp tục đến bất chấp mọi nỗ lực của chúng ta để loại trừ chúng Hãy nhận biết chúng để tránh bối rối sau này Dưới đây là một số câu chuyện:

Một đứa trẻ sắp chết muốn nhận được các thiệp chúc mừng: Cách đây nhiều năm, một cậu bé người Anh tên là Craig Shergold được đưa vào bệnh viện với bệnh mà người ta nghĩ là u não không thể giải phẫu được Craig muốn lập kỷ lục thế giới về nhận được nhiều thiệp chúc mừng nhất Sau khi nói ra ý định này, Craig

5

đã nhận được hàng triệu thiệp vào sau cùng được đưa vào sách kỷ lục Guinness

Sau đó hóa ra khối u đó không phải là không thể giải phẫu được Nhà tỷ phú truyền

hình Mỹ John Kulge đã trả tiền cho Craig bay đến Hoa Kỳ để giải phẫu và cuộc giải phẫu đó thành công Do đó, Craig bình phục và hiện không còn muốn nhận thêm thiệp nữa (Bạn có thể đọc câu chuyện này trên trang 24, ấn bản ngày 29/7/1990 của New York Times) Guinness cảm thấy chán ngán về toàn bộ việc này và đã quyết định không còn ghi nhận kỷ lục về việc nhận được nhiều thiệp nữa Nếu bạn muốn giúp trẻ em sắp chết, hãy gửi số tiền 2 USD, giá của một con tem và tấm thiệp cho những tổ chức phúc lợi như UNICEF

Tin đồn về thuế đánh vào modem: Vào 1987, ủy Ban Truyền thông Liên bang (Federal Communications Commission - FCC) đệ trình một thay đổi trong luật nhằm quản lý cách thu tiền những kết nối điện thoại của những dịch vụ trực tuyến như CompuServe và GEnie Nếu đề nghị này được thực hiện thì có lẽ chi phí cho những dịch vụ này đã bị nâng lên Những khách hàng của các dịch vụ trực tuyến đã bày tỏ sự phản đối của họ ngay lập tức và ồn ào, các thành viên quốc hội chất vấn và đề nghị đó đã bị bác bỏ Không may thay, những thông báo không đề ngày nói về đề nghị này kể từ đó đã được lưu thông trong khắp các bảng thông báo điện tử Nếu bạn thấy một nỗi lo sợ thuế đánh vào modem nào khác thì hãy hỏi số của văn bản luật chờ chấp thuận của FCC vì FCC là một cơ quan chính phủ nên không thể làm bất cứ điều gì mà không đưa ra thông báo hoặc nhận xét v.v Do

đó, nếu không có văn bản này có nghĩa là không có gì xảy ra và đây là một tin đồn

cũ mà bạn có thể bỏ qua

Làm giàu bằng một thư gửi hàng loạt: Thông thường, những bức thư này được ký bởi "Dave Rhodes" chứa rất nhiều lời đề tặng từ những người hiện nay rất giàu và yêu cầu bạn gửi một số tiền, ví dụ như 5 USD cho cái tên trên đầu danh sách, đưa tên bạn vào cuối danh sách rồi gửi thông điệp cho nhiều người khác Một vài thư ngay cả còn nói "đây không phải là một lá thư gởi chuyền" (bạn được bảo

6

đảm chắc chắựn 100% rằng đây là một thư gởi chuyền) Đừng nghĩ gì về nó cả

Những thư loại này cực kỳ bất hợp pháp và ngoài ra chúng chẳng có ý nghĩa gì cả (Tại sao lại phải gửi tiền? Tại sao không phải là chỉ cần thêm tên của bạn vào và gửi nó đi?) Hãy nghĩ về chúng như những con vi rút đánh vào lòng cả tin và sự ngờ nghệch Bỏ qua chúng và gửi một thông điệp cho trưởng phòng bưu điện của người gửi, khuyến khích anh ta yêu cầu những người sử dụng đừng tiếp tục gửi thêm những lá thư gởi chuyền nữa

Công thức làm món bánh cookie "hai năm-mươi": Theo công thức này, ai đó đang ăn bánh cookie sôcôla ở đâu đó (thường bà Fields và/hoặc Neiman-Marcus được nêu tên) và hỏi xem bà ta có công thức hay không Câu trả lời là "Có chứ, công thức đó giá hai-nămmươi, tính vào thẻ tín dụng của bạn" "Đồng ý" Khi bản chi tiết thẻ tín dụng đến, hóa ra hai-năm mươi là 250 USD chứ không phải hai USD

và 50 cent Bù lại, thông báo kết thúc với việc gửi công thức làm bánh của bà Fields và/hoặc Neiman-Marcus đến cho bạn miễn phí Câu chuyện này hoàn toàn nhảm nhí: Bà Freds không đưa ra công thức làm bánh còn Neiman-Marcus ngay cả còn chưa từng làm món bánh cookie sôcôla này nữa Công thức làm bánh, hơi khác nhau từ bản này sang bản khác, làm bánh cũng ngon nhưng tôi không nghĩ rằng chúng có gì tốt hơn các loại bánh thông thường

Lưu trữ trong các file

Nếu bạn may mắn, các hộp thư là những file có thể sửa đổi được Ví dụ, trên các hệ thống UNIX, chúng thường là những file văn bản thường trong đó từng thông điệp được bắt đầu bằng một dòng như sau:

From john1 Wed Apr 21 18:39:18 1993

Nếu nó trông không có gì hay ho thì đó là bởi vì dạng thức này đã được nghĩ

ra trong khoảng 2 phút bởi một ai đó viết ra chương trình thư tín ban đầu và kể từ

đó chúng ta vẫn sử dụng

Một dạng thức khác phân biệt các thông điệp với những dòng chứa bốn ký tự

7

Ctrl-A trông có vẻ kỳ dị trên màn hình nhưng lại để dễ dàng để xử lý trong một phần mềm soạn thảo văn bản, trong đó các ký tự này trông tương tự như

^A^A^A^A hoặc các gương mặt cười như Tuy nhiên, trên những hệ thống khác, các hộp thư bị lấp đầy bởi những file nhị phân làm cho chúng không thể sửa đổi được Trong trường hợp đó, nếu bạn muốn sử dụng nội dung của thông điệp trong một file khác thì có thể chép các thông điệp vào các file văn bản thường theo từng file một để có thể sửa đổi

Giấy???

Dĩ nhiên Nếu hầu hết các file của bạn về một chủ đề là những mẫu giấy trong một cặp đựng hồ sơ hay trong một tủ đựng hồ sơ và nếu bạn có một ít thông điệp thư tín bạn có lẽ nên in các thông điệp ra và để chúng vào cặp đựng hồ sơ sao cho mọi giấy tờ đều ở cùng một chỗ

Vâng, điều này rất lạc hậu nhưng được việc Trong tương lai, bạn sẽ quét mọi thứ bằng scanner vào máy tính của bạn và chúng được lưu trữ trong các cơ sở

dữ liệu siêu văn bản hướng đến đối tượng Tuy nhiên, trong hiện tại, tất cả chúng ta đều có các file bằng giấy lớn và cũ mà chúng sẽ không bị vứt đi ngay, do đó chúng

ta phải tận dụng chúng

Xin chào robot

Không phải mọi địa chỉ thư tín đều chỉ đến một người thực sự Một số là các danh sách thư tín (chúng ta sẽ nói đến trong chương kế tiếp) và một số là các robot Các robot thư tín đã trở nên rất phổ biến trong việc tìm kiếm và truy cập cơ sở dữ liệu và file vì thiết lập một kết nối với thư điện tử thì dễ dàng hơn việc thiết lập một kết nối xử lý việc chuyển file đúng tiêu chuẩn hơn Bạn gửi một thông điệp cho một robot (thường được tham chiếu đến như server thư tín), nó sẽ thực hiện một số tác vụ dựa trên nội dung thông điệp của bạn và gửi câu trả lời cho bạn Ví

dụ, nếu bạn gửi một thông điệp cho Clinton-Info@Campaign92.Org, bạn nhận

được một câu trả lời cho biết cách đăng ký để có được các bài phát biểu, họp báo v.v

Công dụng phổ biến nhất của các server thư tín là đưa bạn vào và ra khỏi các

8

danh sách thư tín mà chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết trong chương kế tiếp Chúng

cũng được sử dụng để truy cập file từ những địa điểm lưu trữ (Xem chi tiết trong chương 16)

Âm thanh! Hình ảnh! Hành động!

Hầu hết các thư điện tử đều chứa những văn bản kiểu chữ đánh máy cũ Chúng có thể đọc được một cách hoàn hảo nhưng khi đối mặt thì chúng rất buồn tẻ

Do đó, nếu các máy tính có thể xử lý bất kỳ điều gì tốt hơn thì những người sử dụng sẽ nhanh chóng cải thiện thư điện tử để có thể xử lý những thứ khác Kết quả được gọi là MIME (viết tắt của chữ Multipurpose Internet Mail Extensions - Mở rộng đa sử dụng thư tín Internet)

Thư điện tử và fax

Một câu hỏi liên quan đến rất nhiều người là có cổng nối nào trên Internet từ thư điện tử sang fax hay không Trên thực tế có một số nhưng rất ít trong số đó được đưa ra cho công chúng sử dụng vì hiện không có điều khoản nào về việc thu chi phí của các cuộc gọi điện thoại Một khả năng khác là sử dụng một dịch vụ thương mại như MCI Mail hoặc AT&T Mail, cả hai đều có những cổng nối đến Internet, trong đó bạn gửi một thông điệp đến tài khoản của bạn trên một trong những hệ thống đó và sau đó chuyển nó đến một địa chỉ fax

Nếu bạn muốn gửi rất nhiều fax, thì với vài trăm đô la bạn có thể mua một modem fax, gắn nó vào máy tính và tự mình gửi fax Với hầu hết những hệ thống thư điện tử, việc thiết lập mọi thứ sao cho các thông điệp thư điện tử được chuyển đến modem fax thì tương đối đơn giản (cũng như là tạo cấu hình cho phần mềm thư điện tử )

Các bản fax đến gặp nhiều vấn đề hơn vì tuy rằng thật sự dễ dàng chuyển một thông điệp văn bản thành một fax nhưng không dễ chút nào khi chuyển fax trở lại thành văn bản (Ví dụ, điều gì xảy ra nếu nó có chứa hình ảnh hoặc chữ viết

9

tay?) Cách giải quyết thường là đưa các fax vào những file có thể xem bằng những chương trình biểu hiện hình ảnh và gửi cho bạn một thông điệp thư điện tử cho biết

có một file chứa fax cầứn xem

Cho đến giữa năm 1993, một mạng fax Internet tự nguyện đang thành lập trên Internet Cách tốt nhất để tìm hiểu về nó có thể là thông qua nhóm USENET

comp.dcom.fax Xem chương 11 và 12.

MIME là một quy tắc bao gồm những thứ khác ngoài văn bản thường trong các thông điệp thư điện tử Có một danh sách dài những loại này, bao gồm từ

những văn bản được định dạng sử dụng các ký tự (như *emphasis* cho emphasis)

cho đến những hình ảnh màu, các phim video chuyển động được và những âm thanh có độ trung thực cao Nhóm MIME cũng nhận thức được rằng không phải mọi người đều có máy tính có thể xử lý mọi vấn đề đầu cuối; do đó một thông điệp MIME đơn lẻ có thể chứa những dạng khác nhau của cùng một điều, như những dạng chữ được định dạng đẹp kiểu đánh máy chữ cho những người có các màn hình video đẹp và văn bản thường cho những người trên những trạm cuối đơn giản MIME cũng xử lý những thông điệp lồng nhau, do đó một thông điệp MIME đơn lẻ

có thể thực sự chứa một tài liệu và một số minh họa đi kèm

MIME được xem như một hệ thống thư tín có thể truyền những thông điệp đến tất cả các loại liên kết thư tín thù nghịch và bất hợp tác Chúng làm được điều này bằng cách trá hình các nội dung MIME thành những văn bản thường loại cũ (ít

ra đối với máy tính trông cũng giống như văn bản Đối với tôi, nó trông giống như kiểu QW&IIdhfFX97/$@) Bạn có thể nhận ra một thông điệp MIME bằng cách tìm những header thư tín đặc biệt trông như kiểu:

MIME version: 1.0

Content-type: TEXT/PLAIN; CHARSET=US-ASCII

Content-transfer-encoding: 7BIT

Dòng thứ nhất nói rằng thông điệp đang sử dụng bản 1.0 của bản MIME chuẩn (bản duy nhất được biết đến cho đến nay) Dòng thứ hai nói rằng thông điệp chứa các văn bản cũ và thông thường Dòng thứ ba nói rằng văn bản được đại diện

10