Giới thiệu các hệ thống thông tin

Phân tích Thiết kế Hệ thống Các chức năng chính Quản lý công văn đến, đi, trình ký Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói… Quản lý tin tức nội bộ Quản lý công việc

Trang 1

Phân tích Thiết kế Hệ thống CHƯƠNG II

Giới thiệu các hệ thống thông tin

Trang 2

8 HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS

9 HTTT quản lý nguồn lực ERP

2

Trang 3

Phân tích Thiết kế Hệ thống

HTTT VĂN PHÒNG

- Văn bản đến

- Tài liệu, thư từ…

- Đăng ký phương tiện đi

lại; đăng ký lịch họp, hội

thảo, hội nghị…

- Thông tin giao việc

Thông tin vào

- Văn bản đi

- Báo cáo tổng hợp, thống kê…

- Trả lời các yêu cầu

- Lịch công tác

- Giấy mời họp…

CSDL Văn phòng

Thông tin ra

1 HTTT quản lý văn phòng

Trang 4

Các chức năng chính

Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)

Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói…

Quản lý tin tức nội bộ

Quản lý công việc

Quản lý hồ sơ lưu trữ

Quản lý quy trình làm việc

Xây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm)

Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm)

Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân

Quản lý văn phòng phẩm

4

Trang 5

Các công nghệ

Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa

Các loại máy in

Các loại máy fotocopy

Các hệ thống máy fax và máy quét

Hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử

Hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử

Điện thoại hội nghị

Cầu truyền hình

Hội nghị internet

Trang 6

Quản lý danh bạ cá nhân

Thiệp điện tử(Greeting Card)

Diễn đàn thảo luận nội bộ

Quản lý công văn

Xử lý hồ sơ công việc

Quản lý công việc

Xử lý yêu cầu (HelpDesk)

Trang 7

Trang 8

2 HTTT xử lý giao dịch

HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing

System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD

Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản và truyền

đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt

động của tổ chức

Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các

HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing…

8

Trang 9

Xử lý:

- Theo lô

- Theo thời gian thực

HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH

Trang 10

Các HTTT xử lý giao dịch

- Các hệ thống XLGD bên trong tổ chức như:

Hệ thống quản lý tiền lương,

Hệ thống quản lý tiền mặt,

Hệ thống quản lý giờ giảng của giảng viên…

Các hệ thống XLGD với khách hàng bên ngoài tổ

Trang 11

PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG MASTER-PRM

QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

VÀ TỔNG HỢP CÔNG

TÍNH LƯƠNG

BÁO CÁO THÁNG

BÁO CÁO QUÝ NĂM

QUẢN TRỊ

HỆ THỐNG

Trang 12

3 HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức,

điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý khác đối với các hệ thống SXKD

Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các

điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm

Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và

phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho

dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… → sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất

Trang 13

Hoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SX

Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất

Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ

Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh

Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất

Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất

Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX…

Trang 14

Thông tin vào

- Báo cáo kiểm tra chất lượng

Thông tin ra

HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

Trang 15

Phân loại HTTT quản lý SXKD

Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây

chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng)

Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều

khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố,

theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho SX

Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài

hạn, nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa

chọn phương tiện SX mới, đầu tư vào công nghệ

SX mới…

Trang 16

Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư.

Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực kinh doanh.

Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer –

intergrated Manufacturing)…

16

Trang 17

4 HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động

thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức

được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong

Trang 18

CSDL Tài chính

Thông tin ra

HTTT QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Trang 19

(tuần, tháng, quí, năm )

Báo cáo tài chính

Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy

Tổng hợp số liệu định kỳ

Lập báo cáo

Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa

Trang 20

Kế toán chi phí SX và giá thành sản phẩm

Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm

Kế toán bán hàng hay công nợ phải thu

Kế toán mua hàng hay công nợ phải trả

Kế toán quá trình kinh doanh

Kế toán đầu tư – XDCB

Kế toán các loại nguồn vốn

Kế toán tổng hợp (sổ cái và báo cáo tài chính)

20

Trang 21

Các phần mềm chuyên dụng

Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS

(Interactive Financial Planning System),

“Managing your money” – MYM

Các PM kế toán chuyên dụng: Fast Accounting,

Effect, KTSYS, Misa, Exact Enterprise SQL…

Trang 22

22

Trang 23

5 HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Liên quan đến các vấn đề thuộc về quyền lợi,

trách nhiệm của nhân viên

Là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn

diện tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con

người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về

số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá

khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai

Cung cấp các công cụ để mô phỏng, dự báo, phân

tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức

năng quản trị nhân lực khác

Trang 24

Hỗ trợ các quyết định quản trị nhân lực

Tuyển chọn người lao động.

Đánh giá các ứng cử viên và người lao động.

Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hoặc thuyên chuyển người lao

động.

Đào tạo và phát triển người lao động.

Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp

của người lao động.

Phân tích và thiết kế công việc.

Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý NN

Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực…

24

Trang 25

- Các dữ liệu từ bên ngoài

có liên quan đến công tác

quản trị NNL

Thông tin vào

- Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm…

- Kế hoạch, nhu cầu nhân lực

HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Trang 26

Các HTTT điển hình

HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương

HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc

HTTT quản lý người lao động

HTTT quản lý vị trí làm việc

HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

HTTT báo cáo lên cấp trên…

26

Trang 27

Trang 28

Hệ quản trị CSDL

Phần mềm viễn thông

Ngân hàng

dữ liệu

CSDL Khai thác

CSDL Quản lý

6 HTTT hỗ trợ quyết định

Trang 29

Ví dụ

HTTT trợ giúp ra quyết định của hãng hàng không

Mỹ American Airlines – là HTTT quản lý phân tích AIMS (Analytical Information Management

System), trợ giúp thông qua các quyết định về:

Xác định các tuyến đường hàng không quốc tế

Thiết kế các loại máy bay mới

Tiến hành phân tích tài chính trong hoạt động hàng không

Dự báo về thị trường hàng không thế giới

Dự báo mức độ cạnh tranh…

Trang 30

Hình thức tiếp cận khách hàng thông thường trên

trang web:

Đặt quảng cáo (banners),

Gửi thư qua Email đã không còn có hiệu quả

Thay vào đó, hình thức phục vụ hướng đến cá

nhân hóa (personalisation) của các tổ chức đã tạo

ra được nhiều tiềm năng cạnh tranh, do khách

hàng đòi hỏi ngày càng cao trong cách thức phục

vụ cho riêng từng người

30

7 HTTT QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CRMS

Customer Relationship Management System

Trang 31

Hiểu khách hàng

Quan hệ với khách hàng

Phản hồi từ khách hàng

Các tác động tương quan trong CRMS

Trang 32

dữ liệu về KH phải được quản lý tốt trên tất cả các kênh giao tiếp với quan điểm ứng xử nhất quán đối với mỗi KH.

cần hướng đến cả KH lẫn sản phẩm, mối liên kết giữa sản phẩm và KH

CSDL khách hàng

Ba vấn đề

Trang 33

CSDL HTTT

…

Khách hàng

Th.tin cá nhân về KH

Các văn bản liên quan KH

Các th.tin khác liên quan đến

KH

Th.tin về công nợ,

…

Mô hình quản lý KH với các HTTT chức năng

Trang 34

13

Customer focus

Marketing

Chu kỳ xử lý của CRMS

Trang 35

Các chức năng chính của HTTT quản lý QHKH (CRMS)

HTTT quản lý quan hệ KH

B

C A

Phân đoạn

khách hàng

Giao tiếp với khách hàng

Duy trì khách hàng

Trang 36

Dây chuyền cung cấp sản phẩm (Supply Chain) là

một mạng lưới gồm các tổ chức bán lẻ, phân phối, vận chuyển, sản xuất và nhà cung cấp cùng tham gia vào việc buôn bán, chuyển giao và sản xuất

một sản phẩm hay bán thành phẩm nào đó

Nó phục vụ cho một sản phẩm chứ không phục vụ

cho riêng lẻ một tổ chức nào

Một tổ chức có thể tham gia vào nhiều dây

chuyền cung cấp SP

36

8 HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS

(Supply Chain Management System)

Trang 37

Trang 38

Chức năng của SCMS

Giúp các tổ chức tham gia dây chuyền xây dựng

kế hoạch hợp tác nhằm hạn chế tối đa sự rủi ro

trong quá trình SXKD

Gắn kết các dòng vật chất, dòng thông tin và

dòng tiền tệ trong một mạng lưới gồm KH, nhà

cung cấp, nhà sản xuất và nhà phân phối để:

Giảm bớt các loại chi phí

Gia tăng giá trị cho sản phẩm/dịch vụ

38

Trang 39

Trang 40

26

Trang 41

9 HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP

(Enterprise Resource Planning)

ERP, còn được gọi là HTTT quản lý toàn diện tổ chức,

nhằm phối hợp các tiến trình, nghiệp vụ cơ bản nhất trong nội bộ tổ chức.

ERP là một kiến trúc hệ thống (phần mềm, quy trình) quản

lý các dòng thông tin và xử lý thông tin thống nhất giữa

các bộ phận trong tổ chức, chia sẻ thông tin một cách

nhanh chóng, tin cậy và nhất quán trong tổ chức

ERP tích hợp các HTTT con thành một HTTT thống nhất,

đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động.

Trang 42

HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP

Yêu cầu:

Dữ liệu được chuẩn hóa bằng các biểu mẫu chung

Dữ liệu được cập nhập một lần vào CSDL để chuyển đổi

thành thông tin dùng chung cho tất cả các bộ phận khác trong tổ chức

Các quy trình khai thác thống nhất.

Mục đích:

Nâng cao khả năng quản lý, điều hành cho LĐ

Nâng cao hiệu quả các hoạt động tác nghiệp của nhân viên

42

Trang 43

Hệ thống ERP

Trang 44

Trước khi áp dụng ERP

Để quản lý các tiến trình sản xuất trong tổ chức,

mỗi bộ phận phải tự thiết lập hệ thống xử lý dữ

liệu và thông tin riêng → để thực hiện một dịch vụ chung thì dữ liệu phải được vận chuyển giữa các

hệ thống

44

Trang 45

Sau khi áp dụng ERP

Trang 46

Chức năng của ERP

Tích hợp thông tin và các kênh xử lý thông tin

vào trong một môi trường thống nhất giúp cho

các nhà quản lý dễ truy cập đến thông tin tích hợp

và đáng tin cậy

Làm giảm dữ liệu dư thừa và hợp lý hóa các xử lý

trên thông tin,

Rút ngắn thời gian thực hiện và tăng năng lực đáp

ứng yêu cầu

46

Trang 47

Chức năng của ERP

Cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý

và điều hành tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức như: tài chính- kế toán, quản lý vật tư, quản

lý SXKD và phân phối sản phẩm, quản lý dự án,

quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân

sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo

cáo,…

Phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực

với mức độ cập nhật tuỳ theo yêu cầu của nhà

quản lý

Trang 49

Enterprise Resources Planning

Extended ERP

Năm 1970 Năm 1980 Năm 1990 Năm 2000

Trang 50

Sản phẩm

Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài

đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, kém tương

thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam

Một số nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới:

Mức trung bình: SunSystems, Exact Globe 2000,

MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ trở lên.

Mức cao cấp: SAP, Oracle Financials, People-Soft

chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu

đô la Mỹ

50

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	5,03 MB