Chương 1 GIỚI THIỆU PHẦN mềm ACCESS tạo BẢNG

1.2 CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Mỗi tập tin ACCESS gọi là một cơ sở  Các bảng này có mối quan hệ với nhau theo một quy luật nào đó do người thiết kế tạo nên... 1.2 Cơ sở dữ liệu ACCESSCác

Chương 1

GIỚI THIỆU

PHẦN MỀM ACCESS

& TẠO BẢNG

1.1 TỔNG QUAN

bộ phần mềm Microsoft Office, được sử

dụng để quản lý dữ liệu (quản lý nhân sự, khách hàng, vật tư, kế toán…)

của bộ phần mềm Microsoft Office

Ví dụ

MÀN HÌNH WINDOWS 9X (95, 98, ME)

Biểu tượng (icon) của Access

1.1 Tổng quan

1 Khởi động ACCESS (BẰNG MỘT TRONG CÁC

CÁCH SAU ĐÂY)

 Chọn START-PROGRAM-MO-MO ACCESS

 Kích đúp biểu tượng MO Access trên Desktop

 Kích đúp trên 1 tập tin ACCESS

 Ch ọn C:\PROGRAM FILES\MO\OFFICE11 rồi chọn tập tin ACCESS

 Kích START và chọn MO PP ACCESS

1.1 Tổng quan (TT)

Thanh tiêu đề

Thanh thực đơnThanh

công

cụ

Bảng

Màn hình chính

Thanh

trạng

Thanh tác vụ

1.2 CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

 Mỗi tập tin ACCESS gọi là một cơ sở

 Các bảng này có mối quan hệ với

nhau theo một quy luật nào đó do

người thiết kế tạo nên.

1.2 Cơ sở dữ liệu ACCESS

Các thành phần chính trong một CSDL Access

 Bảng (Table)

Thành phần cơ bản, sử dụng để lưu trữ thông tin

của bài toán quản lý

 Vấn tin (Query)

Các yêu cầu truy tìm, hiển thị, và cập nhật dữ liệu của các

bảng

 Biểu mẫu nhập (Form)

Các mẫu nhập thông tin vào bảng

 Báo cáo (Report)

Báo cáo theo mẫu định sẵn

MÀN HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU ABC 2002

Table: Các bảng

Chọn tên CSDL, nơi lưu CSDL

1 Đặt tên cho CSDL

2 Chọn vị trí lưu

CSDL

3 Bấm Create

Thư mục nơi lưu

GIỚI THIỆU VỀ BẢNG VÀ CÁCH TẠO

2.1 BẢNG (TABLE)

 Bảng gồm nhiều dòng, nhiều cột Dòng gọi là mẫu tin (record), cột gọi là vùng

hoặc trường (field) Mẫu tin gắn với thực thể , vùng chứa đặc điểm của thực thể

 Mỗi cơ sở dữ liệu phải có ít nhất là một bảng

Bài toán thực tế

 Quản lý sinh viên của một trường

điểm cần quản lý như sau

 Họ và tên

 Phái

 Ngày sinh

 Lớp

2.1 BẢNG (TABLE) – Ví dụ

 Cách tổ chức trên, mỗi dòng là một sinh viên, mỗi cột

chứa thông tin về một đặc điểm nào đó của sinh viên (như cột ngày tháng năm sinh, cột lớp, cột phái)

Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N

Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T

Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T

Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N

2.2 TỔ CHỨC BẢNG

 Lưu ý thứ 1

Tránh ghép nhiều thông tin vào chung một cột

Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N

Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T

Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T

Nguyễn Thị Ngọc Minh Nữ 16/01/80 05Q1N

2.2 TỔ CHỨC BẢNG

 Tổ chức bảng trên cần tách riêng phần họ và tên

thành hai cột riêng vì trong bài toán quản lý người

ta thường xuyên làm các thao tác dựa trên phần tên (như tìm theo tên, sắp thứ tự theo ABC của tên)

 Riêng ngày tháng năm sinh lưu ý không tách riêng thành 3 cột ngày, tháng, năm vì lý do những yêu

cầu xử lý riêng trên ngày sinh, tháng sinh ít xảy ra

2.2 TỔ CHỨC BẢNG

 L ưu ý thứ 2

Xác định khóa chính (Primary key) của bảng

Khóa chính là một vùng mà nội dung vùng đó của từng mẫu tin là duy nhất, không trùng lắp, không bỏ trống

Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T

Vũ thị Bích Nữ 11/08/78 05Q1T

2.2 TỔ CHỨC BẢNG

001 Nguyễn Văn Hai Nam 21/12/77 05Q1N

005 Trần Thanh Nam Nam 03/04/80 05Q1T

2.2 TỔ CHỨC BẢNG

 Lưu ý thứ 3

Tránh trùng lắp, dư thừa thông tin bằng cách:

 Thay vì tổ chức 1 bảng, người ta tạo thành nhiều

bảng, hoặc

 Sử dụng mã hóa thông tin

Minh họa : chia ra thành

nhiều bảng

Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng

X01 Xăng A92 Lít 10000X01 Xăng A92 Lít 5500V02 Vỏ xe CASUMINA Cái 120

N02 Nhớt loai II Thùng 10

Dư thừa dữ liệu

Minh họa : chia ra thành

dữ liệu)

Tạo cấu trúc bảng

Màn hình mô tả cấu trúc bảng

Field Name : tên vùng Data Type : kiểu dữ liệu Description : Ghi chú

Cấu trúc bảng nhanvien

Kiểu dữ liệu (Data Type)

 Kiểu Text : lưu chuổi, số Độ rộng (field

width) trong khoảng từ 1 đến 255 ký tự

 Kiểu Memo : như kiểu Text nhưng cho

phép độ rộng tối đa là 64.000 ký tự tương đương 18 trang giấy Hạn chế sử dụng

kiểu Memo vì thời gian xử lý trên kiểu này chậm hơn kiểu Text

Kiểu dữ liệu (Data Type)

 Kiểu Number : là kiểu số gồm loại số nguyên

Kiểu dữ liệu (Data Type)

 Nếu chọn kiểu số thực phải quy định số chữ số sau dấu chấm thập phân ở mục Decimal Places

Kiểu dữ liệu (Data Type)

 Kiểu Currency : giống kiểu Number, có thêm dấu tiền và quy định số

chữ số sau dấu chấm thập phân ở mục Decimal Places

Giá trị từ -922.377.203.685.477,5808 đến 922.377.203.685.477,5807

 Kiểu Date/Time: Từ ngày 01/01/100 đến 31/12/9999 Chọn

thêm ở mục Format hình thức trình bày giá trị kiểu này (hoặc

gõ vào dd/mm/yy)

Kiểu dữ liệu (Data Type)

 Kiểu Yes/No : chấp nhận giá trị Yes, hoặc No

Lưu ý:

Bản chất thực của kiểu dữ liệu này là giá trị số

(-1,0), vì vậy trong một số thao tác có liên

quan đến kiểu dữ liệu này, không thể nhập

từ “YES” hoặc “NO” mà phải nhập giá trị “-1” hoặc “0”.

****Lưu cấu trúc và đặt tên

bảng

 Nếu bảng là mới chưa có tên, phải

đặt tên

Chọn Primary key (Khoá

chính)

Chọn lệnh Primary Key

DANH SÁCH CÁC TABLE

Bài toán

 Quản lý sinh viên

 Quản lý hàng hoá

 Quản lý du lịch (tour, khách hàng….)

Quản lý nhân viên bán hàng