Bài giảng tin học văn phòng phần 2 MS excel

 Có thể chọn để đánh dấu và đặt tên KHỐI cho một vùng các ô của một bảng tính khác hoặc của một Book khác...  Biểu thức là một dãy các toán hạng được nối với nhau bởi các phép toán, tr

CHƯƠNG I KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN

§1.1 KHỞI ĐỘNG BẢNG TÍNH.

§1.2 GIAO DIỆN MÀN HÌNH CHÍNH.

§1.3 THOÁT KHỎI BẢNG TÍNH.

NỘI DUNG

Cách 1 : Từ Menu

Start, chọn Programs, rồi chọn

Ngay sau khi khởi động, màn hình có dạng như sau:

thanh ghi cơng thức)

Địa chỉ vùng nhập liệu

WorkSheet

Stt dịng

Thanh cuộn ngang

Thanh cuộn dọc Stt cột

Một bảng file Excel được gọi là 1 Book Mỗi Book có thể chứa nhiều bảng WorkSheet Mỗi bảng có tối đa 256 cột được

ký kiệu là A, B, , IV; và tối đa 65.536 dòng.

Phần cuối của bảng tính (dòng 65536, cột IV)

 Giao điểm dòng và cột được gọi là ô (Cell).

 Cặp ký hiệu cột và số dòng là địa chỉ của ô.

Ví dụ: Ô tại cột F trên dòng 3 có địa chỉ là F3

 Có 2 loại địa chỉ: Tương đối và tuyệt đối

 Địa chỉ tương đối ( Relative Address ):

Là địa chỉ được so sánh với ô chứa nó

 Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address):

Là địa chỉ được so với góc trái của Sheet.

Ký hiệu bởi dấu $ phía trước, ví dụ: $F$3

Dùng phím F4 để chuyển đổi qua lại giữa 2 đ/c.

ỨNG DỤNG CỦA 2 LOẠI ĐỊA CHỈ:

1 ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI:

 Địa chỉ trong công thức được tính tương đối so với địa chỉ của ô chứa nó.

 Do đó, khi được sao chép từ ô này sang ô khác, nó sẽ được tự động tính lại theo địa chỉ của ô đích chứa nó.

 Ví dụ: Ô B4 chứa công thức =A4 (trên cùng

dòng và trước ô hiện tại 1 cột) Khi sao chép nội

dung B4 sang F5 thì công thức tự động được sửa lại thành =E5 (trước ô F5 1 cột).

ỨNG DỤNG : (tiếp theo)

2 ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI:

 Địa chỉ trong công thức luôn được tính từ dòng 1 cột A, địa chỉ gốc của bảng tính.

 Do đó, khi được sao chép từ ô này sang ô khác, nó vẫn được giữ nguyên như cũ.

 Ví dụ: Ô B4 chứa công thức =$A$4 (dòng số

4, cột thứ 1 là A) Khi sao chép nội dung B4

sang F5 thì công thức vẫn là =$A$4.

 Có thể chỉ xác định dòng hoặc cột, hoặc cả hai là địa chỉ tuyệt đối.

§1.3 THOÁT KHỎI EXCEL

1 Cách 1: Vào Menu File, chọn Exit

2 Cách 2: Nhấn đồng thời 2 phím Alt + F4

Trong cả 2 cách, nếu Book chưa được lưu, thì:

§2.1 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN:

1 Các phím di chuyển:

    : Sang trái, phải , lên trên, xuống dưới 1 ô

 PgUp, PgDn: Lên trên, xuống dưới 1 trang màn hình

 Home: Về cột A Ctrl-Home: Về cột A dòng 1

2 Khối, Đánh dấu, Đặt tên và Sử dụng khối:

 Khối là một dãy ô nằm trong 1 hình chữ nhật được

xác định bởi địa chỉ ô góc trên và góc phải dưới

 Đặt trỏ Mouse vào 1 góc, bấm + giữ và kéo (để tô đen

các ô) tới góc đối diện của khối (hoặc vùng).

(tiếp theo)

 Vào Menu Insert, chọn Name, rồi chọn Define Nhập

tên của KHỐI và chọn nút Add

(tiếp theo)

 Đếm số ô có giá trị của vùng từ C4:G13 (đã đặt tên là

VIDU) Vào Menu Insert, chọn Name, rồi chọn Paste Nhập tên của KHỐI và chọn nút OK

 Việc sử dụng KHỐI đã được đặt tên có ưu điểm lớn là

mang tính gợi nhớ Địa chỉ của các ô trong khối là địa chỉ tuyệt đối và sẽ không bị điều chỉnh khi sao chép hay di chuyển công thức từ ô này sang ô khác Một ưu điểm nhỏ khác là, cách viết cũng ngắn gọn và rõ ràng hơn

 Có thể chọn để đánh dấu và đặt tên KHỐI cho một

vùng các ô của một bảng tính khác hoặc của một Book khác Cú pháp của khối:

[[ <book> ] <sheet>! ] <đ/c 1> : <đ/c 2>

<đ/c 1> : Địa chỉ ô ở góc trái trên.

<đ/c 2> : Địa chỉ ô ở góc phải dưới.

Vi dụ: =[BAITAP.xls]THANHTOAN!B15:G19

(tiếp theo)

3 Nhập dữ liệu:

Tại mỗi ô có thể nhập 1 trong các loại dữ liệu sau:

(tiếp theo)

(1) Một con số (Number) Ví dụ: 12345.7

(2) Một dãy ký tự (văn bản) bất kỳ Ví dụ: ABC

(3) Ngày tháng năm (Date) Ví dụ: 15/3 15/03/2003

Ngày tháng được lưu bằng một số nguyên dương thể hiện số ngày trôi qua kể từ ngày 01/01/1900 Ví dụ: số 24 được định dạng kiểu ngày

sẽ được hiển thị thành 24/01/1900.

(4) Biểu thức (hay công thức) bắt đầu bởi dấu bằng (=)

Ví dụ: = (8 + 7)* 4 – 3  57

 Biểu thức là một dãy các toán hạng được nối với nhau bởi các phép toán, trong đó, toán hạng có thể là một trong các loại sau:

(tiếp theo)

 Giá trị hằng (số, văn bản, ngày tháng)

 Hàm toán học (Function call).

 Ký hiệu ô, Địa chỉ vùng (khối), Tên khối.

 Biểu thức trong dấu ngoặc tròn.

 Các phép toán (sắp theo thứ tự ưu tiên) gồm phép đổi dấu (trừ 1 ngôi), lấy phần trăm( % ), lũy thừa( ^ ), nhân và chia( * / ), cộng và trừ ( + - ), phép nối chuỗi ( & ),

và các phép so sánh ( > , >= , < , <= , = , <> ).

1 Sửa dữ liệu của Ô:

Chuyển đến ô cần sửa, đặt con trỏ vào vùng nhập/sửa Xong thì nhấn Enter (  ).

Cách 2: Chọn các ô cần chép Đặt trỏ mouse vào 1 cạnh của

khối đã chọn Nhấn và giữ phím Ctrl Rê chuột tới nơi đến

và thả phím (Drag-drop)

(tiếp theo)

Sao chép đặc biệt:

Chọn các ô nguồn Chép vào bộ đệm Clipboard (

Ctrl-C) Đặt trỏ mouse vào ô đích Vào menu Edit, hoặc bấm chuột phải Chọn chức năng Paste Special

 All: Chép toàn bộ nội dung

3 Di chuyển nội dung (các) Ô:

Cách 1: Đánh dấu chọn các ô cần di chuyển Nhấn Ctrl-X, hoặc

vào menu Edit (hoặc nhấn mouse phải), chọn Cut.

Cách 2: Đánh dấu chọn các ô cần di chuyển Đặt trỏ mouse vào

1 cạnh của khối Rê khối (drag-drop) tới địa chỉ của ô nhận.

4 Chèn thêm các ô trống:

Chọn các ô cần thêm Vào menu Edit (hoặc

nhấn mouse phải), chọn Insert Cells Shift cells

right: Đẩy các ô sang phải Shift cells down:

Đẩy các ô xuống dưới Entire row: thêm dòng

Entire column: thêm cột mới.

5 Xóa (các) Ô:

Có thể xóa nội dung (content), hoặc xóa bỏ các ô khỏi bảng tính.

5a Xóa nội dung: Chọn các ô cần xóa Nhấn phím Delete Hoặc

vào Menu Edit, chọn Clear contents.

5b Xóa (hoặc cắt bỏ): Chọn các ô cần xóa Vào menu Edit /

hoặc mouse phải Chọn Delete.

 Shift cells left: Đẩy các ô từ phải qua

 Shift cells up: Đẩy các ô từ dưới lên

 Entire row: Xóa cả dòng chứa nó

 Entire column: Xóa cả cột chứa nó

6 Thêm / Xóa / Hiện / Giấu dòng và cột:

6a Thêm các dòng: Bấm & kéo chuột trên tiêu đề dòng để tô

màu đủ số dòng cần thêm Vào menu Insert, chọn Rows.

6b Xóa các dòng: Bấm & kéo chuột trên tiêu đề dòng để tô

màu các dòng cần xóa Vào menu Edit (hoặc right mouse), chọn Delete.

6c Che giấu các dòng: Bấm & kéo chuột trên tiêu đề dòng để

tô màu các dòng cần che giấu Vào menu Format, chọn

Rows , rồi Hide.

6d Hiện lại các dòng bị che: Chọn các dòng trong đó có các

dòng đã bị che giấu Vào menu Format, chọn Rows , rồi chọn Unhide.

 Đối với cột cũng làm tương tự (thay Rows = Columns)

CHƯƠNG III

§3.1 Đ ỊNH DẠNG KÝ TỰ TRONG CÁC Ô (FORMAT )

§3.2 C ĂN LỀ (CANH BIÊN) DỮ LIỆU (ALIGNMENT )

§3 4 Đ ƯỜNG VIỀN (BORDER)

§3 5 T ẠO MẪU NỀN (PATTERN)

§3 6 S AO CHÉP ĐỊNH DẠNG (FORMAT PAINTER )

§3.3 Đ ỊNH DẠNG SỐ, NGÀY GIỜ (NUMBER/DATE )

ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

NỘI DUNG

§3.7 GỘP NHIỀU Ô THÀNH 1 Ô (MERGE CELLS)

§3.8 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG DÒNG/CỘT (WIDTH / HEIGHT )

§3.1 Định dạng ký tự trong các ô:

Cách 1: Thông qua chức năng chọn Font

(a) Đánh dấu chọn khối các ô cần định dạng

(b) Chọn mục Font, Size Đặt giá trị mong muốn

(c) Chọn ‘B’- in đậm; ‘I’- nghiêng; ‘U’-gạch chân

Tên Font

Kích thước

Kiểu chữ

Vùng cần đặt Font

(tiếp theo)

Cách 2: Thông qua Menu “ Format ”.

(a) Đánh dấu chọn khối các ô cần định dạng

(b) Vào Menu Format, chọn mục Format Cells

(Hoặc nhắp chuột phải, rồi chọn Format Cells) Tiếp theo chọn chức năng “Font” (Xem hình)

(tiếp theo)

§3.2. Căn lề (canh biên) dữ liệu (Alignment):

Cách 1: Sử dụng nút chức năng của Excel:

(a) Đánh dấu chọn khối các ô cần căn lề (biên)

(b) Chọn một trong 3 khả năng từ 3 nút chức năng căn

(tiếp theo)

Cách 2: Sử dụng Menu Format, chức năng Format Excels:

(a) Đánh dấu chọn khối các ô cần căn lề (biên)

(b) Vào Menu Format, chọn chức năng Format Cells

(hoặc: Nhắp chuột phải, rồi chọn Format Cells)

(tiếp theo)

Giải thích: Text allignment: Sắp thẳng lề cho các ô văn

bản Horizontal : Theo phương nằm ngang, có thể đặt

về phía trái ( left ), phía phải ( right ), chính giữa

( center ), làm đều 2 bên ( justify ), hoặc giữa các ô đã

chọn ( center across selection ).

Vertical : Theo phương thẳng đứng, có thể đặt ở phía trên

(top), phía dưới ( bottom ), chính giữa ( center ), làm đều

ra cả trên và dưới ( justify ).

Text control: Điều chỉnh văn bản

Wrap text: ngắt xuống dòng

Shrink to fit: tự động điều chỉnh kích thước ô

Merge cells: gộp nhiều ô thành một

(tiếp theo)

Indent: Lùi về phía phải một bước 1 cm

Orientation: Hướng / chiều hiển thị Xem hình vẽ,

chiều in có quay một góc là x độ (Degree)

Number: Số có dấu tách hàng ngàn, triệu

Currency: Tiền tệ, có chữ $ hoặc đồng.

Accounting: Tài khoản.

Date: Dạng ngày tháng năm giờ: phút

Percentage: Hiển thị dạng phần trăm.

Fraction: Dạng phân số.

Scientific: Dạng số có lũy thừa: 1.234E+2

Text:Dạng nguyên thủy, như khi nhập

Custom: Theo cách riêng của người dùng

§3 4 Đường viền (Border)

Thao tác :

(1) Đánh dấu chọn các ô cần tạo đường viền

(2) Vào menu Format, chọn chức năng Cells

(3) Chọn mục chức năng Border để đặt đường viền

cho các ô đã chọn Có các mục chọn sau:

 Style: Chọn kiểu đường viền Trong đó: none

là xóa bỏ

 Color: Chọn màu cho đường viền Mặc định

là màu đang được thiết lập

§3 5 Tạo mẫu nền (Pattern)

Thao tác :

(1) Đánh dấu chọn các ô cần tạo mẫu nền

(2) Vào menu Format, chọn chức năng Cells

(3) Chọn mục chức năng Patterns để đặt nền cho

các ô đã chọn Có các mục chọn sau:

 Patterns: Chọn kiểu màu nền Trong đó: để

trống là không có mẫu nào được vận dụng

Các loại mẫu nền có thể có:

…

 Color: Chọn màu cho nền Mặc định là không

có màu nền

§3 6 Sao chép định dạng (Format Painter)

Thao tác :

(1) Đánh dấu chọn (các) ô đã được định dạng

mẫu.

(2) Bấm đúp mouse vào nút chức năng có

hình cái chổi để sao chép định dạng.

(3) Đánh dấu các ô cần sao chép định dạng

theo mẫu trên

§3.7 Trộn gộp các ô thành một (Merge Cells)

Thao tác :

(1) Đánh dấu chọn (các) ô định gộp

(2) Vào menu Format, Chọn chức năng Cells Chọn

Allignment Đánh dấu chéo vào hộp chọn Merge Cells

CHƯƠNG IVCÔNG THỨC & HÀM SỐ

§4 1 Biểu thức (Expression)

Chương II đã trình bày cách nhập dữ liệu cho một ô Dữ liệu đó có thể là một công thức (hay biểu thức) bắt đầu bởi 1 trong 3 dấu là: dấu cộng (+), dấu trừ (-) hoặc dấu bằng (=), thường là dấu bằng, theo sau là một dãy các toán hạng nối với nhau bởi các phép toán Trong đó, toán hạng có thể là một trong các loại sau:

 Giá trị hằng (số, văn bản, ngày tháng)

 Hàm toán học (Function call).

 Ký hiệu ô, Địa chỉ vùng (khối), Tên khối.

 Biểu thức trong dấu ngoặc tròn.

 Các phép toán (sắp theo thứ tự ưu tiên) gồm phép đổi dấu (hay phép trừ 1 ngôi), lấy phần trăm(%), lũy thừa(^), nhân và chia(* / ), cộng và trừ (+ -), phép nối hai chuỗi (&), và các phép so sánh ( >, >=, <, <=, =, <> ) Ví dụ, tại ô D6 ta có thể viết công thức: =B9+B3+B2.

Trong chương này chúng ta sẽ xem xét tới các hàm của EXCEL và cách sử dụng chúng trong công thức:

Hàm là một chương trình con, có thể thực hiện một công việc nào đó và cho lại một kết quả cụ thể, tùy theo giá trị ban đầu được cung cấp cho hàm Các giá

trị ban đầu đó được gọi là tham số (Parameter) của

hàm Việc cung cấp cho hàm một số giá trị ban đầu để thu lại 1 kết quả nào đó (thì) được gọi là lời gọi hàm

(Function Call) Hàm có dạng:

TÊN HÀM (các tham số) Ví dụ: Sin (30)

(a) Tính tổng giá trị: SUM(giátrị1, giátrị2, )

(b) Đếm số ô có giá trị COUNT(…)

(c) Tính trung bình cộng của các số AVERAGE(…)

(d) Tìm giá trị nhỏ nhất/lớn nhất MIN(), MAX()

(e) Hàm điều kiện: IF (điều kiện, giátrị1, giá trị2)

(f) Hàm tìm trong miền theo chiều dọc VLOOKUP()

(g) Hàm tìm trong miền theo chiều ngang HLOOKUP()(h) Hàm xử lý chuỗi: LEFT(), RIGHT(), MID()

(i) Hàm ngày giờ: DAY(), MONTH(), YEAR()

(j) Các hàm xử lý có điều kiện: SUMIF(), COUNTIF()…(k) Sắp xếp mảng…

§4.2 Một số hàm thông dụng

1 Hàm tính tổng: SUM (gt1, gt2, …)

Các gt1, gt2, … có thể là các giá trị số (Literal), địa chỉ của ô có giá trị số hoặc địa chỉ một khối (vùng) có chứa các giá trị số; hoặc cũng có thể là một lời gọi hàm

Ví dụ: Tính tổng các giá trị số của các ô từ C4 đến D13 và các ô từ G4 đến J13 thì viết:

= SUM (C4:D13, G4:J13)

2 Hàm đếm số ô có giá trị: COUNT(gt1, gt2, …)

Các gt1, gt2, … có thể là các giá trị số (Literal), địa chỉ của ô có giá trị số hoặc địa chỉ một khối (vùng) có chứa các giá trị số; hoặc cũng có thể là một lời gọi hàm

Ví dụ: Đếm các ô có giá trị từ C4 đến D13 và các ô

từ G4 đến J13 thì viết:

= COUNT (C4:D13, G4:J13)

3 Tính giá trị trung bình: AVERAGE(gt1, gt2, …)Các gt1, gt2, … có thể là các giá trị số (Literal), địa chỉ của ô có giá trị số hoặc địa chỉ một khối (vùng) có chứa các giá trị số; hoặc cũng có thể là một lời gọi hàm.

Ví dụ: Tính giá trị trung bình các ô có địa chỉ từ C4 đến D13 và các ô từ G4 đến J13 thì viết:

= AVERAGE (C4:D13, G4:J13)

4 Tìm giá trị nhỏ nhất: MIN(gt1, gt2, …)

Các gt1, gt2, … có thể là các giá trị số (Literal), địa chỉ của ô có giá trị số hoặc địa chỉ một khối (vùng) có chứa các giá trị số; hoặc cũng có thể là một lời gọi hàm

Ví dụ: Tính giá trị nhỏ nhất các ô có địa chỉ từ C4 đến D13 và các ô từ G4 đến J13 thì viết:

= MIN (C4:D13, G4:J13)

5 Tìm giá trị lớn nhất: MAX(gt1, gt2, …)

Các gt1, gt2, … có thể là các giá trị số (Literal), địa chỉ của ô có giá trị số hoặc địa chỉ một khối (vùng) có chứa các giá trị số; hoặc cũng có thể là một lời gọi hàm

Ví dụ: Tính giá trị lớn nhất các ô có địa chỉ từ C4 đến D13 và các ô từ G4 đến J13 thì viết:

= MAX (C4:D13, G4:J13)

6 Hàm điều kiện: IF (đkiện, gt1, gt2, …)

Các gt1, gt2 có thể là các trực hàng (Literal), địa chỉ của ô có giá trị hoặc địa chỉ một khối (vùng) có chứa các giá trị; hoặc cũng có thể là một lời gọi hàm khác

a Hàm lấy một số ký tự phía trái:

LEFT (chuỗi, số lượng ký tự cần lấy)

Ví dụ: =Left(“ABCDEFGH”,3) là “ABC”

b Hàm lấy một số ký tự phía phải:

RIGHT (chuỗi, số lượng ký tự cần lấy)

Ví dụ: =Right(“ABCDEFGH”,3) là “FGH”

c Hàm lấy một số ký tự ở trong chuỗi:

MID (chuỗi, vị trí bắt đầu, số lượng ký tự cần lấy)

Ví dụ: =Mid(“ABCDEFGH”,2,3) là “BCD”

7 Các hàm xử lý chuỗi ký tự

g Hàm đổi chuỗi thành chữ in hoa:

UPPER (chuỗi)

Ví dụ: Upper (“abcdef”) (“abcdef”)  “ABCDEF”

h Hàm đổi chuỗi thành chữ thường:

LOWER (chuỗi)

Ví dụ: = Lower ((“ABCDEF”)  “abcdef”

i Hàm đổi chuỗi thành chữ hoa đầu từ:

PROPER (chuỗi)

Ví dụ: =Proper(“nguyễn văn an”)  “Nguyễn Văn An”

j Hàm cắt khoảng trắng đầu và cuối chuỗi:

TRIM (chuỗi)

Ví dụ: =Trim(“ ABC ”)  “ABC”

k Hàm tìm vị trí bắt đầu một chuỗi trong chuỗi khác

SEARCH (chuỗi 1, chuỗi 2, vị trí bắt đầu)

Ví dụ: =Search(“văn”, “Nguyễn Văn An”, 1)  9

l Hàm thay thế chuỗi bằng chuỗi khác

Substitute (chuỗi, chuỗi cũ, chuỗi mới, lần thứ)

Ví dụ:

=Substitute(“Nguyễn Văn An”, “ên”, “q”, 1) 

“Nguyễn Văq An”

8 Các hàm toán học và lượng giácINT (số thực)

MOD(số bị chia, số chia)

ROUND(số thực, số lượng số lẻ)CEILING (số thực)

9 Hàm tìm giá trị từ một bảng theo chiều dọc

VLOOKUP(<gt>, <miền>, <cột lấy>, 0/1)

Ý nghĩa: Tìm giá trị <gt> trên cột đầu tiên của khối (< miền>), nếu tìm được thì trả về giá trị trên <cột lấy>

của khối Nếu khối đã được sắp theo giá trị tăng dần của cột thứ nhất thì tham số thứ 4 là 1

Ví dụ: Bài toán đi Du lịch