QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG MS PROJECT

Nội dung 1 Dự án là gì? 2 Quản lý dự án là gì? 3 Thực hiện dự án Dự án là gì? Dự án là một khái niệm rất phức tạp, người ta đưa ra 7 định nghĩa để mô tả nó: 1. Là thể hiện duy nhất: không bao giờ có 2 dự án giống nhau hoàn toàn 2. Liên quan đến sự không chắc chắn: nói lên bản chất của dự án là hay thay đổi. Tạm thời có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. 3. Cần tài nguyên của nhiều lĩnh vực khác nhau: ví dụ phần mềm, phần cứng, viễn thông,… 4. Là dãy các công việc có thứ tự và được xác định dựa vào sự ràng buộc của tài nguyên. 5. Được thực hiện theo phạm vi cho trước. 6. Thực hiện theo một ngân sách xác định. 7. Được thực hiện theo một khoảng thời gian xác định.

BÀI GIẢNG

QUẢN LÝ DỰ ÁN

BẰNG MS PROJECT

Chương 1: Dự án và quản lý dự án

GV: Trần Văn Đại

Nội dung

Dự án là gì?

1

Quản lý dự án là gì?

2

Thực hiện dự án

3

Dự án là gì?

Dự án là một khái niệm rất phức tạp, người ta đưa ra 7 định nghĩa để mô tả nó:

giống nhau hoàn toàn

của dự án là hay thay đổi Tạm thời có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng

phần mềm, phần cứng, viễn thông,…

dựa vào sự ràng buộc của tài nguyên

Về mặt định lượng, dự án thường được

mô tả trực quan qua 5 yếu tố:

1 yêu cầu (requirements),

2 chất lượng (Quality),

3 chi phí (cost),

4 thời gian (time)

5 và tài nguyên (resource)

Dự án là gì?

Trách nhiệm và quyền hạn PM

Thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng là các thứ do khách hàng không chế và hầu như không thay đổi trong quá trình thực hiện dự án Dựa vào thời gian, chi phí và phạm vi đã cho, trưởng dự án có trách nhiệm lên kế hoạch trong giới hạn các tài nguyên cấp trên giao để tạo ra sản phẩm có chất lượng Tóm lại trưởng

dự án có toàn quyền quản lý chi phí và lên kế hoạch trong 5 khung: thời gian, chi phí, phạm

vi, chất lượng và tài nguyên bốn món đầu do khách hàng quyết định, món cuối cùng do cấp trên trưởng dự án quyết định

Tại sao dự án thất bại?

Có rất nhiều nguyên nhân khiến dự án bị thất bại, sau đây là một số nguyên nhân chính:

• Ước lượng sai:

• Phạm vi thay đổi

• Kỹ thuật

• Lên kế hoạch tồi

• Thiếu kinh nghiệm quản lý

Các yếu tố để dự án thành công

Một dự án được gọi là thành công tối thiểu phải thỏa 3 ràng buộc về:

• Chi phí

• Thời gian

• Phạm vi

Tuy nhiên 3 ràng buộc trên chỉ là những độ đo thuộc kỹ thuật Nó không phản ánh mức độ hài lòng của khách hàng Khi yêu cầu làm dự án, khách hàng hy vọng sẽ đạt được một số lợi ích như mức tồn kho thấp hơn, giảm nhân công, tăng doanh thu, …

Quản lý dự án là gì?

Định nghĩa: quản lý dự án là ứng dụng tri thức + kỹ năng + công cụ + kỹ thuật vào dự án để đạt được mục tiêu

• tri thức:

• cơ bản: xác định mục tiêu dự án

• tiện ích: hoàn thành mục tiêu đề ra

• kỹ năng: kỹ năng cứng + kỹ năng mềm

• Công cụ:với từng lĩnh vực mà ta thường

dùng các công cụ hỗ trợ khác nhau rợ

• Kỹ thuật: trưởng dự án có kỹ năng về kỹ

Quản lý dự án là gì?

Điểm khác biệt mấu chốt giữa lãnh đạo

và quản lý là gì?

• Lãnh đạo là người quyết định về

chiến lược hoạt động và quan trọng

là chịu trách nhiệm về quyết định đó khi nó bị thất bại Lãnh đạo sẵn sàng ứng biến khi gặp rủi ro

• Quản lý là người thực hiện công việc

theo đúng chiến lược đó

Lợi ích của Quản lý dự án

• Giám sát tốt ngân sách, tài nguyên

• Cải thiện mối quan hệ khách hàng

• Rút ngắn thời gian thực hiện

• Tăng lợi nhuận

• Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm

Thực hiện dự án

• Để quản lý tốt dự án cần:

Mô tả các tiêu thức thành công của một dự án; Phác thảo khung thời gian, ngân sách, và các kết quả bàn giao chủ yếu ở mức chất lượng

thiết kế;

Xác định phưong pháp tiếp cận và khung thời gian tổng quan đối với việc thực thi dự án;

Xác định nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện công việc dự án;

Xác định cơ sở hạ tầng cần thiết của dự án để kiểm soát dự án có hiệu quả

Chiến lược quản lý dự án

Thực hiện dự án

Chiến lược 5 bước quản lý dự án

Thực hiện dự án

Phương pháp lập kế hoạch

Các tiêu chí để lập kế hoạch dự án :

hoạch, văn bản/thông tin hiện có;

•Xây dựng các lựa chọn tiếp cận dự án

chiến lược thực hiện và các phương pháp luận tổ chức dự án;

•Xây dựng các ước tính ban đầu;

•Xây dựng cơ sở hạ tầng, môi trường làm

việc;

Thực hiện dự án

Quy trình lập kế hoạch dự án

•Xây dựng cơ sở hạ tầng của dự án,

quản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, sự kiện, sự thay đổi, kiểm soát dự án, lập

báo cáo, và lập kế hoạch;

•Lập thành văn bản về kế hoạch quản lý

Thực hiện dự án

Các công việc chuẩn bị lên kế hoạch cho một dự án

Xác định dự án

Phát biểu công việc (Statement Of

Work – SOW)

Phân rã công việc (Work Breakdown

Structure -WBS)

Thực hiện dự án

Kế hoạch tổng thể

lịch biểu của dự án thường được xác định trong ngữ cảnh lớn hơn của những lịch biểu kinh

doanh, nơi có quyền yêu cầu một số ràng buộc

về lịch biểu Bất cứ khi nào có thể, nên khai thác tính linh hoạt của lịch biểu để làm thỏa mãn

những ràng buộc này Một phương pháp là dùng những hướng dẫn này để kiểm tra tính khả thi

của lịch biểu hơn là dùng nó để xác định lịch

biểu

Thực hiện dự án

Kế hoạch tổng thể

Một khi thời gian thực hiện của toàn bộ dự án được xác định, lịch biểu cho những cột mốc chính cũng phải được xác định Để xác định những cột mốc, đầu tiên phải nắm được mật

độ nhân lực dày đặc thường xảy ra trong

khoảng thời gian nào của dự án

Thực hiện dự án

Lên kế hoạch chi tiết

Một khi các cột mốc và tài nguyên được ấn

định, đó là thời điểm để lên lịch biểu chi tiết Trưởng dự án phân rã công việc trừu tượng

thành các công việc chi tiết, cụ thể hơn (WBS)

Lên chi tiết kế hoạch là một công việc đòi hỏi

sự linh động phân công công việc để tận

dụng triệt để nguồn nhân lực Không cần thiết phải hoàn thành toàn bộ kế hoạch ngay khi

Câu hỏi ôn tập

1 Dự án là gì?

2 Quản lý dự án là gì?

3 Hãy nêu các công việc cần chuẩn bị khi lên

kế hoạch dự án

4 Các phương pháp lập kế hoạch dự án?

5 Vì sao các dự án thường hay thất bại?

6 Phát biểu công việc của dự án(SOW) là gì?

7 WBS là gì, nêu các loại WBS thường dùng

trong quản lý dự án?