Su dung Power Point

Khởi tạo một tài liệu mới Ngay sau khi khởi động màn hình giao diện của Powerpoint xuất hiện: Chọn Blank Presentation\OK, hộp thoại “New Slide” xuất hiện: Chọn mẫu trình bày trang phù hợ

Chơng 3 Sử dụng phần mềm PowerPoint

3.1 Khởi động Powerpoint

Chọn Start\Program\Microsoft Powerpoint

3.2 Khởi tạo một tài liệu mới

Ngay sau khi khởi động màn hình giao diện của Powerpoint xuất hiện:

Chọn Blank Presentation\OK, hộp thoại “New Slide” xuất hiện:

Chọn mẫu trình bày trang phù hợp ( mẫu 1 thờng sử dụng để tạo

Mỗi một trang trong Powerpoint đợc gọi là một Slide, nội dung trình bày sẽ đợc thiết lập trong các Slide này và sau đó bạn thiết lập các thông số hiệu ứng cho chúng.

Chú ý: Khi đang làm việc trong môi trờng của Microsoft Powerpoint,

muốn mở một tài liệu mới:

Chọn File\New (Ctrl+N) hoặc click vào biểu tợng trên thanh công cụ

3.3 Lu một file (bài giảng)

Chọn File\Save (Ctrl+S) hoặc click vào biểu tợng trên thanh công cụ Xuất hiện hộp thoại “Save”:

Trong cửa sổ Save chọn ổ đĩa và th mục muốn lu trong khung Save

in Nhập tên muốn lu trong khung File name, chọn “Save”

Từ lần ghi tiếp theo máy sẽ không hỏi lại tên

Muốn lu thêm bài giảng dới một tên khác: chọn File\Save as… xuất hiện hộp thoại, ta tiến hành ghi nh trên

3.4 Mở một file đã có

Chọn File\Open (Ctrl+O) hoặc click biểu tợng trên thanh công cụ Xuất hiện hộp thoại “Open”:

Chọn ổ đĩa, đường dẫn cần lưu tập tin

Nhập tên tệp tin

Trong cửa sổ Open chọn ổ đĩa và th mục lu file cần mở trong khung Look in Nhập tên muốn mở vào khung File name hoặc nháy chuột vào tên file cần mở, chọn “Open”.

3.5 Quản lý các Slide

a Thay đổi Slide hiện hành

Cách 1: Để đa một trang Slide thành trang hiện thời ta bấm phím PageUp, PageDown

Cách 2: Trong màn hình Slide Sorter View nháy chuột vào Slide cần chọn

b Tạo thêm Slide

Bớc 1: Chọn Slide hiện hành

Bớc 2: Chọn Insert\New Slide hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+M

Khi đó một Slide mới sẽ chèn vào sau Slide hiện hành

c Thay đổi vị trí các Slide

Trong màn hình Slide Sorter View, click và Drag Slide muốn di chuyển đến vị trí mới, khi đó các Slide khác sẽ tự động thay đổi lại số thứ tự

d Xoá Slide

Chọn ổ đĩa, đường dẫn chứa tập tin

Nhập tên tệp tin cần mởChọn file cần mở

Chọn Format\Apply Design Xuất hiện hộp thoại: Chọn mẫu

b Chọn màu nền cho Slide

Chọn Format\Background: Xuất hiện hộp thoại: Click chuột vào tam giác đen và chọn mầu nền theo ý muốn

Nếu trong dãy màu cha có mầu nh ý, click chuột vào More Colors…

sẽ xuất hiện bảng mầu Dùng chuột chọn màu, khi đó ô bên phải, phía

d-ới có 2 màu: New là màu md-ới, Current là màu cũ

Chọn Fill Effects để đặt các hiệu quả hình ảnh đặc biệt nh: màu tăng, giảm, các loại gạch nền và xem mẫu tr… ớc ở cửa sổ Sample

Chọn mẫu nền

mà bạn cần

Click chuột vào đây

Chọn mầu ở đây

c Thay đổi sơ đồ màu

- Sơ đồ màu quy ớc các màu sử dụng trên Slide nh màu của nền trang, màu của văn bản trong các khung, màu đờng, màu tô của các đối tợng đồ hoạ,…

- Thay dổi sơ đồ màu:

Chọn Format\Slide Color Scheme: Xuất hiện hộp thoại: Chọn 1 trong 7 sơ đồ chuẩn có sẵn

Nếu chọn Custom xuất hiện cửa sổ chứa danh mục sơ đồ màu và nút

“Change Color” để sửa màu cho từng mục trong sơ đồ Bấm Apply thì sơ đồ chọn chỉ áp dụng cho Slide hiện thời, còn Apply to All thì sẽ áp dụng cho tất cả mọi Slide của tài liệu

Ngoài ra có thể sử dụng các biểu tợng trên thanh công cụ:

b Canh đầu dòng (Alignment)

Bớc 1: Chọn phần văn bản cần canh dòng

Bớc 2: Chọn Format\Alignment, xuất hiện:

Left: Canh đều

bên trái

Center: Canh đều ở giữa.

Right: Canh đều bên phải Justify: Canh đều hai bên.

After Pragraph: Khoảng cách phía dới đoạn văn bản.

d Đổi dạng chữ (Change Case)

Bớc 1: Chọn phần văn bản cần đổi dạng chữ

Bớc 2: Chọn Format\Change Case, xuất hiện:

1- Viết hoa đầu câu 2- Viết thờng

3- Viết hoa 4- Viết hoa đầu từ

5- Viết thờng đầu từ

e Tạo Bullets và Numbering

Bớc 1: Chọn phần văn bản cần tạo Bullets và Numbering

Bớc 2:Chọn Format\ Bullets và Numbering, xuất hiện hộp thoại:

Chọn định dạng cần thiết lập

- Color: Chọn màu hiển thị.

- Picture: Chọn hình ảnh mà Powerpoint đa ra sẵn để thay

cho định dạng đang chọn

- Customize: Chọn thay đổi định dạng theo ý bạn trong

Symbol

3.7 Tạo các đối tợng đồ hoạ

Nếu trên màn hình cha có thanh công cụ đồ hoạ:

Chọn View\Toolbars\Drawing, xuất hiện:

*Vẽ đờng thẳng, hình chữ nhật, hình elip

Bớc 1: Click chuột vào biểu tợng cần vẽ:

Bớc 2: Đa con trỏ đến vị trí muốn vẽ trong Slide, Click và drag để vẽ

1 2 3 4 5

* Sử dụng các hình mẫu

Trong mục AutoShapes trên thanh công cụ đồ hoạ có rất nhiều hình mẫu, muốn vẽ hình nào bạn chọn biểu tợng hình đó và vẽ

* Thay đổi nét vẽ

Bớc 1: Chọn đối tợng cần thay đổi

Bớc 2: Chọn biểu tợng trên thanh công cụ:

1 Chọn độ lớn cho nét vẽ

2 chọn kiểu nét vẽ

3 chọn đầu nét vẽ ( hình mũi tên, ).…

4 Tạo bóng cho nét vẽ

5 Tạo hình nổi 3 chiều

* Tô màu cho đối tợng

Bớc 1: Chọn đối tợng cần thay đổi

Bớc 2: Chọn biểu tợng trên thanh công cụ:

Nếu muốn có thêm màu để lựa chọn, click chuột vào mục More Fill Colors.

3.8 Sử dụng WordArt

Click chuột vào biểu tợng WordArt trên thanh công cụ

đồ hoạ, xuất hiện:

Chọn dạng WordArt muốn tạo và nhấn OK, xuất hiện:

Chọn Font, Size, và viết chữ vào ô Sau đó bấm chuột vào vị trí bất kỳ bên…ngoài khung để trở về soạn thảo

Muốn hiệu chỉnh một đối tợng WordArt, click chuột vào đối tợng cần hiệu chỉnh, xuất hiện thanh công cụ (nếu không thấy xuất hiện, click phải chuột, chọn Show WordArt Toolbars):

6 Xoay WordArt (click và drag để xoay)

7 Đổi dạng chữ thờng thành chữ hoa và ngợc lại

8 Đổi dạng chữ hàng ngang thành hàng dọc và ngợc lại

9 Canh đầu dòng (trái, phải, giữa, )…10.Hiệu chỉnh dạng WordArt

3.9 Chèn một số đối tợng

3.9.1 Chèn hình Clip Art

Chọn Insert\Picture\Clip Art, xuất hiện hộp thoại:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Click dup vµo h×nh ¶nh cÇn chän.

3.9.2 Chän tËp tin ¶nh

Chän Insert\Picture\From File, xuÊt hiÖn hép tho¹i:

Chän file ¶nh cÇn chÌn, nh¸y chuét vµo Insert

3.9.3 ChÌn phim vµ ©m thanh

Chän Insert\Movies and Sound, xuÊt hiÖn:

1 ChÌn phim tõ th viÖn ch¬ng tr×nh cña Microsoft Office

hiÖn cöa sæ:NhËp d÷ liÖu

vµo khung DataSheet

t-¬ng tù nh trong Excel

1 2 3 4

5 6

Chú ý: Nếu khung DataSheet ẩn đi sẽ không thấy trình đơn Chart, click

đúp vào biểu đồ sẽ xuất hiện

Chọn trình đơn Chart\Chart Type…

Hộp thoại Chart Type xuất hiện:

Chọn các mẫu biểu đồ có sẵn trong lớp Standard Types, click OK

b Nhập tiêu đề cho biểu đồ

Chọn trình đơn Chart\Chart Options…

Xuất hiện hộp thoại:

Chọn lớp Titles: - Nhập tên biểu đồ Trong mục Chart Title

- Khi muốn chọn Font cho cả biểu đồ, phải click chọn biểu đồ.

- Muốn chọn Font, màu cho từng đối tợng trong biểu đồ, click chọn dối ợng đó rồi chọn lại Font, màu bình thờng.

t Khi hiệu chỉnh biểu đồ xong, click vào vị trí trống trên màn hình để kết thúc, bảng DataSheet sẽ ẩn đi và màn hình trở lại bình thờng Khi muốn hiệu chỉnh lại, click đúp chuột vào biểu đồ để chuyển sang chế độ hiệu chỉnh.

b Tạo nhóm

Click chuột phải vào một trong các đối tợng

đã chọn, xuất hiện Menu, bạn chọn

Grouping\Group Để

bỏ nhóm, thực hiện

t-ơng tự và chọn Ungroup Muốn lấy lại nhómban đầu sau khi

đã bỏ chọn Regroup

c Sắp xếp các đối tợng

Trên một trang thiết kế có nhiều các đối tợng ở chế độ mặc định đối tợng nào tạo ra sau sẽ nằm trên các đối tợng đợc tạo ra trớc và có thể che khuất các đối tợng tạo ra trớc Để sắp xếp lại vị trí cho các đối tợng ta thực hiện nh sau:

- Chọn đối tợng

- Click phải chuột lên đối tợng, chọn Order :

Bạn sẽ có các lựa chọn:

1 2 3 4

2 Đẩy đối tợng xuống sau cùng

3 Đa đối tợng lên một vị trí

4 Đa đối tợng xuống một vị trí

d Sao chép đối tợng

Chọn đối tợng và:

- Nhấn Ctrl+C (Edit\Copy) để copy đối tợng

- Nhấn Ctrl+V (Edit\Paste) để dán đổi tợng.

- Nhấn Ctrl+D để tự copy và dán đối tợng

- ấn phím Delete để xoá đối tợng

3.10 Thiết lập các hiệu ứng

3.10.1 Tạo hiệu ứng cho đối tợng

a Tạo hiệu ứng cho đối tợng là hình ảnh

- Chọn đối tợng cần tạo hiệu ứng

- Chọn Slide\Custom Animation , xuất hiện:…

- Trong khung Animation order: Thứ tự xuất hiện các đối tợng Nếu

có nhiều đối tợng, chúng sẽ xuất hiện theo thứ tự trong danh sách, có thể thay đổi thứ tự này

- Chọn Effects: Các hiệu ứng hình ảnh và âm thanh

Animation: Các hiệu ứng xuất hiện đối tợng.

Ví dụ: Fly from botom: Bay từ dới lên

Fly from top: Bay từ trên xuống

Sound: Âm thanh kèm theo khi xuất hiện đối tợng.

Ví dụ: Applause: Tiếng vỗ tay

Camera: Tiếng chụp ảnh

After animation: Trạng thái đối tợng sau hiệu ứng.

Ví dụ: Don’t Dim: Không biến mất

Mouse Click: Biến mất sau khi nhắp chuột

- Chọn Timing: Các điều kiện thời gian khởi tạo các hiệu ứng đã lựa chọn

Chọn Animate:

- On mouse click: Hiệu ứng đợc chọn khi nhấn chuột

- Automatically: Tự động thực hiện sau một thời gian (giây)

- Trong phần đặt kiểu xuất hiện văn bản:

All at once: Tất cả xuất hiện một lần

By Word: Xuất hiện từng từ một

By Letter: Xuất hiện từng kí tự một

3.10.2.Chèn nút điều khiển

Powerpoint chophép bạn chèn các nút điều khiển mà không cần phải lập trình thêm

Chọn Slide Show\Action Buttons, chọn nút:

Khi bạn chọn một nút,xuất hiện hộp thoại: Đa ra cho bạn 2 lớp để chọn biến cố:

- Mouse click: biến cố click chuột

- Mouse over: biến cố đa trỏ chuột

5 Kết thúc trình chiếu

- Run Program: Chạy chơng trình khác

Nhập đờng dẫn và tên tệp chơng trình hoặc click nut Browse để tìm

a Tạo hiệu ứng khi chuyển giữa các trang:

Chọn Slide Show\Slide Transition , xuất hiện:…

Chọn Apply cho trang hiện

thời, Apply to All cho tất cả

các trang trong bài giảng

Đặt âm thanh khi chuyển Slide

Tốc độ thực hiện hoạt cảnh

Đặt điều kiện

chuyển Slide

Thời gian

(PageDown) để chuyển sang Slide 2 và tiếp tục lần lợt cho tới Slide cuối cùng

Trong khi trình chiếu, muốn trở về trang trớc ấn phím↑ (PageUp), muốn dừng thì ấn phím Esc để trở về cửa sổ Powerpoint

3.12 Một số thao tác liên quan

3.12.1 Lu tệp tin để trình diễn

Khi thiết

kế xong, để tiện trình diễn bạn nên

lu tập tin thành dạng Powerpoint Show nhsau:

3.12.2 Tạo biểu tợng cho chơng trình

Để việc trình diễn có tính chuyên nghiệp bạn nên tạo cho tệp tin cần trình diễn một biểu tợng trên màn hình Windows Khi muốn trình diễn chỉ cần click đúp vào biểu tợng này là chơng trình có thể bắt đầu ngay.Các bớc tạo biểu tợng nh sau:

- Click phải chuột tại khoảng trống trên nền Windows và chọn New\Shortcut, xuất hiện:

Nhập đờng dẫn và tên tệp tin vào ô Command line hoặc nháy chuột vào nút Browse để tìm và chọn tên tệp tin dạng *.pps cần trình chiếu (Trong cửa sổ Browse bạn nhớ chọn mục All file trong khung File of type để hiển thị tên tệp tin dạng *.pps) Click nút next:

Nhập tên cho biểu tợng chơng trình trong khung Select a name for

the shortcut Chọn next , chọn Finish.

Biểu tợng bạn tạo sẽ xuất hiện trên màn hình Windows, bạn click đúp vào biểu tợng này để bắt đầu trình diễn

* Xuất tệp tin

Bạn có thể chuyển các Slide trong Powerpoint thành các tệp tin ảnh bằng cách sau:

- Chọn File\ Save as, xuất hiện hộp thoại nh mục 1:

- Trong khung Save as typer chọn các dạng tệp tin ảnh cần xuất GIF, sau

đó nhập tên file vào ô File Name, nhấn Save, xuất hiện hộp thoại:

Chọn Yes để chuyển đổi các Slide thành file ảnh, Powerpoint sẽ tạo ra một th mục và chữa các file ảnh trong th mục đó

Chọn No: Chỉ chuyển Slide hiện hành thành File ảnh

3.13 In các Slide

Tơng tự nh trong Word: Chọn File\Print (Ctrl+P), hoặc nhấn chuột vào biểu tợng ptrint trên thanh công cụ, xuất hiện:

Trong hộp thoại Print chọn loại máy in trong khung Name

Chọn Properties để thiết lập trang in

Trong khung Print range, chọn:

All: In tất cả

Current slide: In trang hiện hành

Selection: Nhập số Slide muốn inChọn dạng in trong khung Print what:

Slide: In trang thiết kếNotes Page: In trang ghi chúOutline View: Chỉ in các nội dung tóm tắt bên khung trái

sau khi chọn xong các tuỳ chọn, ấn nút OK để bắt đầu in

3.13 Xuất thành dạng Web

Để dễ dàng chuyển tải những trang trình diễn của Powerpoint lên Internet, bạn hãy chuyển những trang này thành dạng Web (dạng *.html).Trớc khi quyết định chuyển tệp tin thành dạng Web bạn có thể xem các Slide dới dạng Web bằng cách chọn File\Web Page Review

a Chuyển tệp tin thành dạng Web

Chọn File\Save Web Page …

Hộp thoại Save as hiển thị, bạn chon mục Web Page (*.html, *.htm) đẻ tạo và lu thanh trang Web

b Sử dụng tệp tin *.html

Tập tin dạng *.html thông thờng đợc mở bằng các phần mền trình duyệt Web nh: Iternet Explorere hoặc từ các phần mền trình duyệt Web bình th-ờng Tập tin Powerpoint thể hiện ở dạng Web cũng giông nh thể hiện trong màn hình thiết kế của Powerpoint Các thao tác trình duyệt các trang giống

nh các trang Web bình thờng