Các yêu cầu đối với văn bản sử dụng trong hoạt động tư vấn pháp luật1.3 Cấu trúc thư tư vấn gửi đến khách hàng1.4 Các nguyên tắc viết thư tư vấn NỘI DUNG BÀI GIẢNG 1.. Các yêu cầu đối vớ
Trang 1KỸ NĂNG VIẾT THƯ TƯ VẤN - Ý KIẾN PHÁP LÝ
Luật sư Vũ Thị Thu Hà Giám đốc Công ty Luật ATS
vuthithuhavn@gmail.com | havtt@atslegal.vn
ĐT: 091322 3750
KỸ NĂNG VIẾT THƯ TƯ VẤN - Ý KIẾN PHÁP LÝ
Luật sư Vũ Thị Thu Hà Giám đốc Công ty Luật ATS
vuthithuhavn@gmail.com | havtt@atslegal.vn
ĐT: 091322 3750
1
Trang 21 Giới thiệu về các văn bản thường dùng trong tư vấn pháp
luật1.1 Các hình thức văn bản thường dùng trong hoạt động tư
vấn pháp luật1.2 Các yêu cầu đối với văn bản sử dụng trong hoạt động
tư vấn pháp luật1.3 Cấu trúc thư tư vấn gửi đến khách hàng1.4 Các nguyên tắc viết thư tư vấn
NỘI DUNG BÀI GIẢNG
1 Giới thiệu về các văn bản thường dùng trong tư vấn pháp
luật1.1 Các hình thức văn bản thường dùng trong hoạt động tư
vấn pháp luật1.2 Các yêu cầu đối với văn bản sử dụng trong hoạt động
tư vấn pháp luật1.3 Cấu trúc thư tư vấn gửi đến khách hàng1.4 Các nguyên tắc viết thư tư vấn
Trang 3GIỚI THIỆU CÁC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT
PHẦN THỨ NHẤT
GIỚI THIỆU CÁC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT
3
Trang 4▶ Các hình thức văn bản sử dụng trong quan hệ với khách hàng
▶ Thư đề nghị mức phí
▶ Thư từ chối yêu cầu của khách hàng
▶ Thư đề nghị cung cấp thông tin hoặc tài liệu bổ sung
▶ Thư tư vấn
▶ Thư yêu cầu thanh toán phí dịch vụ
CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG TVPL
▶ Các hình thức văn bản sử dụng trong quan hệ với khách hàng
▶ Thư đề nghị mức phí
▶ Thư từ chối yêu cầu của khách hàng
▶ Thư đề nghị cung cấp thông tin hoặc tài liệu bổ sung
▶ Thư tư vấn
▶ Thư yêu cầu thanh toán phí dịch vụ
Trang 5▶ Các hình thức văn bản sử dụng trong quan hệ với bênthứ ba
▶ Công văn hỏi ý kiến chính thức của các cơ quan hữuquan
▶ Thư đề nghị người thứ ba thanh toán, làm hoặc khônglàm một việc gì theo yêu cầu của khách hàng
▶ Ý kiến pháp lý
CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG TVPL
▶ Các hình thức văn bản sử dụng trong quan hệ với bênthứ ba
▶ Công văn hỏi ý kiến chính thức của các cơ quan hữuquan
▶ Thư đề nghị người thứ ba thanh toán, làm hoặc khônglàm một việc gì theo yêu cầu của khách hàng
▶ Ý kiến pháp lý
5
Trang 6▶ Các yêu cầu về cấu trúc của văn bản ?
▶ Ngôn ngữ của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu gì ?
▶ Nội dung của văn bản phải được cần phải đáp ứng các
điều kiện gì?
▶ Cần có những lưu ý gì về văn phong của văn bản?
YÊU CẦU ĐỐI VỚI SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG TVPL
▶ Các yêu cầu về cấu trúc của văn bản ?
▶ Ngôn ngữ của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu gì ?
▶ Nội dung của văn bản phải được cần phải đáp ứng các
điều kiện gì?
▶ Cần có những lưu ý gì về văn phong của văn bản?
Trang 7▶ Cấu trúc của văn bản phải logic
▶ Tính logic thể hiện trong toàn bộ văn bản
▶ Tính logic thể hiện trong mỗi đoạn của văn bản
▶ Logic về thời gian
▶ Logic về lập luận
YÊU CẦU VỀ CẤU TRÚC CỦA VĂN BẢN
▶ Cấu trúc của văn bản phải logic
▶ Tính logic thể hiện trong toàn bộ văn bản
▶ Tính logic thể hiện trong mỗi đoạn của văn bản
▶ Logic về thời gian
▶ Logic về lập luận
7
Trang 8▶ Ngôn ngữ phải phù hợp với trình độ và địa vị của khách
hàng
▶ Đối với khách hàng là các cá nhân
▶ Đối với khách hàng là các tổ chức hoặc doanh nghiệp
▶ Đối với bên thứ ba
YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ
▶ Ngôn ngữ phải phù hợp với trình độ và địa vị của khách
hàng
▶ Đối với khách hàng là các cá nhân
▶ Đối với khách hàng là các tổ chức hoặc doanh nghiệp
▶ Đối với bên thứ ba
Trang 9"thừa" trong văn bản
YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG
Trang 10▶ Văn phong phải nhã nhặn,đúng mực
▶ Văn phong dùng trong vănbản thể hiện tính kháchquan của luật sư
▶ Văn phong dùng trong vănbản thể hiện đạo đức nghềnghiệp của luật sư
YÊU CẦU VỀ VĂN PHONG
▶ Văn phong phải nhã nhặn,đúng mực
▶ Văn phong dùng trong vănbản thể hiện tính kháchquan của luật sư
▶ Văn phong dùng trong vănbản thể hiện đạo đức nghềnghiệp của luật sư
Trang 12▶ Phần mở đầu
▶ Mô tả sự việc
▶ Liệt kê các văn bản quy phạm pháp luật áp dụng
▶ Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn
▶ Phân tích sự việc - Giải pháp và khuyến nghị của luật sư
▶ Phần kết thúc
CẤU TRÚC THƯ TƯ VẤN PHÁP LÝ CHUYÊN NGHIỆP
▶ Phần mở đầu
▶ Mô tả sự việc
▶ Liệt kê các văn bản quy phạm pháp luật áp dụng
▶ Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn
▶ Phân tích sự việc - Giải pháp và khuyến nghị của luật sư
▶ Phần kết thúc
Trang 13▶ Cần đề cập đến những vấn
đề gì trong phần mở đầu?
▶ Giới thiệu chung
▶ Giới thiệu tóm tắt dịch vụ tư
vấn
PHẦN MỞ ĐẦU
▶ Cần đề cập đến những vấn
đề gì trong phần mở đầu?
▶ Giới thiệu chung
▶ Giới thiệu tóm tắt dịch vụ tư
vấn
13
Trang 14▶ Sắp xếp các sự việc theo
trật tự thời gian
▶ Liệt kê các tài liệu mà luật
sư đã được khách hàng
cung cấp và đã kiểm tra
để đưa ra ý kiến tư vấn
cung cấp và đã kiểm tra
để đưa ra ý kiến tư vấn
Trang 15▶ Vì sao cần có phần bảo lưu của luật sư?
▶ Những vấn đề cần bảo lưu:
▶ Ý kiến tư vấn chỉ áp dụng cho một vụ việc cụ thể
▶ Trên cơ sở các tài liệu/ thông tin được cung cấp
▶ Theo quy định của pháp luật tại thời điểm tư vấn
▶ Các vấn đề giả định khi đưa ra ý kiến tư vấn
▶ Bản dịch là đúng và chính xác
▶ Bản copy là đúng so với bản chính
▶ Khách hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của cácthông tin cung cấp cho luật sư
BẢO LƯU CỦA LUẬT SƯ
▶ Vì sao cần có phần bảo lưu của luật sư?
▶ Những vấn đề cần bảo lưu:
▶ Ý kiến tư vấn chỉ áp dụng cho một vụ việc cụ thể
▶ Trên cơ sở các tài liệu/ thông tin được cung cấp
▶ Theo quy định của pháp luật tại thời điểm tư vấn
▶ Các vấn đề giả định khi đưa ra ý kiến tư vấn
Trang 16▶ Liệt kê các văn bản quy phạm
pháp luật áp dụng
▶ Các phương tiện giải thích bổ
trợ:
▶ Trao đổi không chính thức
với các cơ quan nhà nướchữu quan
▶ Các công văn
▶ Ý kiến pháp lý của các luật
CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ÁP DỤNG
▶ Liệt kê các văn bản quy phạm
pháp luật áp dụng
▶ Các phương tiện giải thích bổ
trợ:
▶ Trao đổi không chính thức
với các cơ quan nhà nướchữu quan
▶ Các công văn
▶ Ý kiến pháp lý của các luật
Trang 17▶ Xác định các vấn đề tưvấn theo yêu cầu cụ thểcủa khách hàng
▶ Xác định các vấn đề tưvấn theo kinh nghiệmcủa luật sư trong cáctrường hợp tương tự
XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ LUẬT SƯ ĐƯỢC YÊU CẦU TƯ VẤN
▶ Xác định các vấn đề tưvấn theo yêu cầu cụ thểcủa khách hàng
▶ Xác định các vấn đề tưvấn theo kinh nghiệmcủa luật sư trong cáctrường hợp tương tự
17
Trang 18▶ Phân tích sự việc
▶ Trình bày các giải pháp phù
hợp với hồ sơ tài liệu được
cung cấp, quy định của pháp
luật, thực tiễn áp dụng pháp
luật, thực tiễn xét xử và yêu
cầu của khách hàng
▶ Đánh giá các giải pháp
▶ Kết luận, khuyến nghị của
PHÂN TÍCH SỰ VIỆC - GIẢI PHÁP CỦA LUẬT SƯ
▶ Phân tích sự việc
▶ Trình bày các giải pháp phù
hợp với hồ sơ tài liệu được
cung cấp, quy định của pháp
Trang 20CÁC NGUYÊN TẮC VIẾT THƯ TƯ VẤN – Ý KIẾN PHÁP LÝ
CÁC NGUYÊN TẮC VIẾT THƯ TƯ VẤN – Ý KIẾN PHÁP LÝ
Trang 21▶ Kết thúc việc nghiên cứu hồ
sơ, phân tích các sự việc
▶ Bắt tay vào viết ý kiến tư vấn
▶ Phải xác định được các yêu
cầu của khách hàng (nghĩ vềviệc khách hàng sẽ sử dụng ýkiến tư vấn này như thế nào
và luật sư sẽ viết cái gì)
NGUYÊN TẮC THỨ NHẤT: NGHĨ, SAU ĐÓ MỚI VIẾT
▶ Kết thúc việc nghiên cứu hồ
sơ, phân tích các sự việc
▶ Bắt tay vào viết ý kiến tư vấn
▶ Phải xác định được các yêu
cầu của khách hàng (nghĩ vềviệc khách hàng sẽ sử dụng ýkiến tư vấn này như thế nào
và luật sư sẽ viết cái gì)
21
Trang 22▶ Liệt kê danh sách các quan điểm cần đưa ra
▶ Hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, sắp xếp các ý hoặc quan
điểm bằng cách đặt những điều quan trọng nhất với kháchhàng lên đầu tiên - có nghĩa là nói rõ các kết luận đầu tiên
▶ Kiểm tra lại để chắc chắn rằng không có các chủ đề trùng
hoặc tương tự ở các chỗ khác nhau
▶ Kiểm tra lại để đảm bảo rằng các chủ đề có sự liên kết chặtchẽ với nhau nhất
▶
NGUYÊN TẮC THỨ HAI: ĐẶT NHỮNG ĐIỀU QUAN TRỌNG LÊN TRƯỚC
▶ Liệt kê danh sách các quan điểm cần đưa ra
▶ Hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, sắp xếp các ý hoặc quan
điểm bằng cách đặt những điều quan trọng nhất với kháchhàng lên đầu tiên - có nghĩa là nói rõ các kết luận đầu tiên
▶ Kiểm tra lại để chắc chắn rằng không có các chủ đề trùng
hoặc tương tự ở các chỗ khác nhau
▶ Kiểm tra lại để đảm bảo rằng các chủ đề có sự liên kết chặtchẽ với nhau nhất
▶
Trang 23▶ Hầu hết ý kiến tư vấn pháp
▶ Câu trả lời nên được đưa ra
trước tiên, trước khi đưa ra
các luận điểm hay ý kiến
tranh luận
NGUYÊN TẮC THỨ BA: TRẢ LỜI CÂU HỎI, SAU ĐÓ GIẢI THÍCH
▶ Hầu hết ý kiến tư vấn pháp
▶ Câu trả lời nên được đưa ra
trước tiên, trước khi đưa ra
các luận điểm hay ý kiến
tranh luận
23
Trang 24▶ Giữ các câu ngắn và đơn giản nhất có thể, mỗi câu là một ý,bao gồm một chủ ngữ hoặc chủ thể và một động từ hoặc
một hành động, nên xác định chủ ngữ chính và động từchính (hoặc vị ngữ) trong mỗi câu
▶ Truyền đạt một mức nhỏ nhất các thông tin giúp khách hànghiểu nhanh chóng và dễ dàng các ý được nhấn mạnh
▶ Thông tin súc tích, càng ít các thuật ngữ chuyên ngành càngtốt
▶ Sử dụng các cấu trúc lập lại nếu cấu trúc câu phức tạp hoặc
NGUYÊN TẮC THỨ TƯ: SỬ DỤNG CÁC CÂU NGẮN VÀ ĐƠN GIẢN
▶ Giữ các câu ngắn và đơn giản nhất có thể, mỗi câu là một ý,bao gồm một chủ ngữ hoặc chủ thể và một động từ hoặc
một hành động, nên xác định chủ ngữ chính và động từchính (hoặc vị ngữ) trong mỗi câu
▶ Truyền đạt một mức nhỏ nhất các thông tin giúp khách hànghiểu nhanh chóng và dễ dàng các ý được nhấn mạnh
▶ Thông tin súc tích, càng ít các thuật ngữ chuyên ngành càngtốt
▶ Sử dụng các cấu trúc lập lại nếu cấu trúc câu phức tạp hoặc
Trang 25▶ Thận trọng trong việc chọn từ.
▶ Chọn các từ ngữ thông dụng nhất, đơn giản nhất, ngắn
gọn nhất, dễ hiểu nhất để thể hiện ý kiến
▶ Để trách nhầm lẫn hoặc đa nghĩa, nên sử dụng cùng một
từ khi đề cập đến cùng một vấn đề
▶ Sử dụng các từ khác nhau cho các vấn đề khác nhau Đối
với luật sư, các từ khác nhau chỉ các khái niệm luật phápkhác nhau
▶ Sử dụng nhất quán các thuật ngữ
NGUYÊN TẮC THỨ NĂM: SỬ DỤNG CÁC TỪ ĐƠN GIẢN MỘT CÁCH NHẤT QUÁN
▶ Thận trọng trong việc chọn từ
▶ Chọn các từ ngữ thông dụng nhất, đơn giản nhất, ngắn
gọn nhất, dễ hiểu nhất để thể hiện ý kiến
▶ Để trách nhầm lẫn hoặc đa nghĩa, nên sử dụng cùng một
từ khi đề cập đến cùng một vấn đề
▶ Sử dụng các từ khác nhau cho các vấn đề khác nhau Đối
với luật sư, các từ khác nhau chỉ các khái niệm luật phápkhác nhau
▶ Sử dụng nhất quán các thuật ngữ
25
Trang 26▶ Lặp lại là điều quyết định trong
truyền đạt, đặc biệt trong lĩnh
vực phức tạp như tư vấn pháp
luật
▶ Sự lặp lại cùng một từ hoặc
thuật ngữ để thể hiện lại cùng
khái niệm, sự lặp lại của cấu trúc
câu sẽ tăng khả năng dễ hiểu,
dễ nhớ cho khách hàng các nội
NGUYÊN TẮC THỨ SÁU: L ẶP LẠI, LẶP LẠI VÀ LẶP LẠI LẠI
▶ Lặp lại là điều quyết định trong
truyền đạt, đặc biệt trong lĩnh
vực phức tạp như tư vấn pháp
luật
▶ Sự lặp lại cùng một từ hoặc
thuật ngữ để thể hiện lại cùng
khái niệm, sự lặp lại của cấu trúc
câu sẽ tăng khả năng dễ hiểu,
dễ nhớ cho khách hàng các nội
Trang 27▶ Kiểm tra lỗi chính tả
▶ Đọc lại văn bản (ít nhất hai lần)
▶ Thống nhất trong toàn bộ văn bản về:
▶ Định dạng/ cách trình bày văn bản
▶ Các thuật ngữ
▶ Ngôn từ
▶ Sử dụng các thuật ngữ đã được xác định/ định nghĩa
▶ Sử dụng ngôn ngữ thông dụng, từ ngữ đơn giản nhất có thể
▶ Mỗi câu chỉ diễn đạt một ý
▶ Mỗi đoạn chỉ diễn đạt một nội dung, một quan điểm
▶ Chỉ viết hoa tên người, tên công ty đất nước và địa danh
▶ Nhớ đánh số trang
LƯU Ý KIỂM TRA LẠI SAU KHI VIẾT THƯ TƯ VẤN
▶ Kiểm tra lỗi chính tả
▶ Đọc lại văn bản (ít nhất hai lần)
▶ Thống nhất trong toàn bộ văn bản về:
▶ Định dạng/ cách trình bày văn bản
▶ Các thuật ngữ
▶ Ngôn từ
▶ Sử dụng các thuật ngữ đã được xác định/ định nghĩa
▶ Sử dụng ngôn ngữ thông dụng, từ ngữ đơn giản nhất có thể
▶ Mỗi câu chỉ diễn đạt một ý
▶ Mỗi đoạn chỉ diễn đạt một nội dung, một quan điểm
▶ Chỉ viết hoa tên người, tên công ty đất nước và địa danh
▶ Nhớ đánh số trang
27
Trang 28▶ Tôi đã giải đáp được các thắc mắc của khách hàng chưa?
▶ Liệu khách hàng có hiểu được hết những gì tôi đã viết?
▶ Tôi đã giải thích được các lập luận của tôi một cách rõ ràng
chưa?
▶ Các lập luận của tôi có logic không?
▶ Tôi đã đưa ra được kết luận/giải pháp nào chưa?
▶ Tôi đã giải thích được các luận điểm và kết luận/giải pháp củamình chưa?
▶ Tôi đã đưa ra được các khuyến nghị cho khách hàng chưa?
▶ Văn bản này của tôi trông có chuyên nghiệp không?
CÁC CÂU HỎI CẦN ĐẶT RA KHI RÀ SOÁT LẠI VĂN BẢN
▶ Tôi đã giải đáp được các thắc mắc của khách hàng chưa?
▶ Liệu khách hàng có hiểu được hết những gì tôi đã viết?
▶ Tôi đã giải thích được các lập luận của tôi một cách rõ ràng
chưa?
▶ Các lập luận của tôi có logic không?
▶ Tôi đã đưa ra được kết luận/giải pháp nào chưa?
▶ Tôi đã giải thích được các luận điểm và kết luận/giải pháp củamình chưa?
▶ Tôi đã đưa ra được các khuyến nghị cho khách hàng chưa?
▶ Văn bản này của tôi trông có chuyên nghiệp không?