HƯỚNG DẪN CÁCH FORMAT (Hướng dẫn dùng trên word 2007)

HƯỚNG DẪN CÁCH FORMAT (Hướng dẫn dùng trên word 2007) tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập l...

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 1

HƯỚNG DẪN CÁCH FORMAT

(Hướng dẫn dùng trên word 2007)

Đinh Thị Duyên – NHTMK K14 Phạm Đức Nam – TTQTA K13 Câu lạc bộ Sinh viên Nghiên cứu khoa học SRC

Format là bước cuối cùng nhưng là bước tương đối quan trọng quyết định khá lớn tới hình thức và tính logic của các nội dung của đề tài nghiên cứu, bài thảo luận, khóa luận Lưu ý rằng khi chấm bài nghiên cứu, rất nhiều phản biện chỉ cần nhìn phần Lời

Mở đầu, Mục lục và Kết luận là đã có thể định hình và đánh giá chung được hàm lượng khoa học cũng như mức độ chau chuốt của đề tài Do vậy những kỹ năng cơ bản về format là tối cần thiết đối với người nghiên cứu Dưới đây nhóm trình bày kinh nghiệm

để các thành viên và những người nghiên cứu tham khảo

MỤC LỤC

Phần 1 Định dạng khổ giấy và font chữ 1

Phần 2 Định dạng cho Chương, mục 4

Phần 3 Định dạng các biểu đồ, hình vẽ 11

Phần 4 Đánh số trang và làm mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ 13

Phần 5 Kiểm tra chính tả và định dạng các đoạn, các dòng 17

PHẦN 1 ĐỊNH DẠNG KHỔ GIẤY VÀ FONT CHỮ

Đây là bước đầu tiên trong Format đề tài, điều này sẽ hỗ trợ đề tài in đúng với khổ giấy bình thường khi in đề tài

Theo quy định 3588 về hình thức báo cáo tổng kết đề tài Nghiên cứu khoa học tham gia Giải thưởng “Tài năng khoa học trẻ” của Bộ Giáo dục & Đào tạo bao gồm:

“2 Hình thức của báo cáo tổng kết đề tài

2.1 Khổ giấy A4 (210 x 297 mm); đóng bìa mica

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 2

2.2 Số trang tối đa là 80 trang (không tính mục lục, tài liệu tham khảo và phụ lục); phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13; paragraph 1,3 - 1,5 line; lề trái 3 cm; lề trên,

lề dưới, lề phải 2 cm

2.3 Số thứ tự của trang ở chính giữa trang, phía trên

2.4 Tài liệu tham khảo và phụ lục (nếu có): tối đa là 50 trang; Tên các tác giả nước ngoài nêu trong báo cáo tổng kết phải viết theo đúng tiếng nước đó

2.5 Không gạch dưới các từ, câu trong báo cáo tổng kết; không viết lời cám ơn và không được ký tên

2.6 Báo cáo tổng kết nếu được viết bằng tiếng nước ngoài thì yêu cầu phải có bản dịch ra Tiếng Việt.”

Để thực hiện các nội dung này cần làm các bước sau:

Bước 1: Chọn khổ giấy

Vào Page Layout/ page Setup/ Paper Trong thẻ Paper size kéo xuống chọn A4

như hình sau, sau đó nhấn OK:

Vào Page Layout/ page Setup/ Margins Trong thẻ Margins chọn các số như

hình, sau đó nhấn Ok:

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 3

Bước 2: Định dạng chữ và cỡ chữ

- Bôi đen toàn bộ bài viết (Ấn tổ hợp phím Ctrl+A)

- Chọn hộp thoại Font và chọn các thông số:

Chú ý không điều chỉnh các mục khác để tránh mất các chữ đặc biệt như in nghiêng,

in hoa… ở trong bài viết đã sẵn có

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 4

- Chọn hộp thoại advanced chọn khoảng cách giữa các chữ theo thông số bên dưới

và ấn OK để hoàn tất

PHẦN 2 ĐỊNH DẠNG CHO CHƯƠNG, MỤC

Quy chuẩn của các Chương mục của đề tài nghiên cứu tuân theo các quy tắc sau:

- Tên chương: In hoa, đậm, đứng, đánh số chương, căn lề giữa VD:

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LUẬN VỀ TÁC ĐỘNG CỦA LÃI SUẤT ĐẾN TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI

- Tên mục cấp 1: In hoa, đậm, đứng, đánh số theo số của chương VD:

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LÃI SUẤT VÀ TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI

1.2 TÁC ĐỘNG CỦA LÃI SUẤT ĐẾN TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI

- Tên mục cấp 2: Chữ thường đậm, đứng; đánh số theo mục cấp 1 VD:

1.1.1 Một số vấn đề cơ bản về lãi suất

1.1.2 Một số vấn đề cơ bản về tỷ giá hối đoái

- Mục cấp 3: Chữ thường, đậm, nghiêng đánh số theo mục cấp 2 VD:

1.1.1.1 Khái niệm về lãi suất

1.1.1.2 Phân loại lãi suất

- Mục cấp 4: Chữ thường, nghiêng, đánh số theo mục cấp 3 VD:

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 5

1.1.2.4.1 Mục tiêu của chính sách tỷ giá

1.1.2.4.2 Chế độ tỷ giá và phân loại chính sách tỷ giá

- Mục cấp 5: in thường, đánh số theo mục cấp 4 VD:

1.1.2.4.2.1 Chế độ tỷ giá cố định

1.1.2.4.2.2 Chế độ tỷ giá thả nội hoàn toàn

Cách thực hiện

Để tạo được các mục như trên một cách tự động và thuận tiện trong việc làm Mục lục tự động, danh mục bảng biểu ở các bước tiếp theo, nhất thiết bạn phải cài đặt ngay các thao tác dưới đây sau khi định dạng khổ giấy, loại chữ

Bước 1: Tạo các heading

1 Vào Home/ Multilevel List Trong mục Current List chọn Chapper 1

Heading (nhất thiết chọn loại này để đúng quy định các mục sau)

Lại tiếp tục vào Home/ Multilevel List nhấn vào Define New Multilevel List, hiện

ra hộp sau (nếu không giống thì đó kích vào more chỗ Less ở góc dưới bên trái):

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 6

Lần lượt Tạo heading cho chương:

Trong ô Enter formatting for number: thay chapter bằng Chương

Trong ô Number style for this level: chọn 1, 2, 3…

Trong ô Start at chọn 1

Trong ô Follow number with: Space

Trong ô Link level to style: Heading 1

2 Tiếp tục tạo luôn heading cho mục 1.1 (làm luôn trong ô này cho các mục tiếp

nhỏ hơn nữa đến lever 5)

Trong ô Click level to modify: chọn 2

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 7

Tiếp theo trong ô include level number from, chọn dấu kéo xuống và chọn level 1 Bây giờ trong ô enter formatting for number bạn có 1 các bạn thêm dấu vào thành 1 Sau đó vào Number style for this level: chọn 1, 2, 3… Khi đó trong ô enter formatting

for number sẽ hiện ra số 1.1 các bạn tiếp tục thêm dấu vào thành 1.1 (các mục khác

điều chỉnh tương tự như trên, chú ý ô Link to style là Heading 2)

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 8

3 Tạo heading cho mục 1.1.1

Tiếp tục Trong ô Click level to modify: chọn luôn số 3 giống như trên ra được hộp sau:

Làm tương tự như trên bước 2 Ta chọn ngay trong ô include level number from,

chọn dấu kéo xuống và chọn level 1 trước, thêm dấu sau số 1 rồi lại vào include level

number from chọn level 2 sẽ ra được 1.1 tiếp tục thêm dấu và vào Number style for this level: chọn 1, 2, 3… và thêm dấu chấm để được 1.1.1 các mục khác điều chỉnh như cũ và

thay đổi ô Link level to style thành Heading 3, phần Restart list after sẽ tự nhảy level

4 Tạo heading cho mục 1.1.1.1 và 1.1.1.1.1 (làm luôn như phần 2 3.)

Làm tương tự như các bước trên, cuối cùng ra được hộp thoại bên dưới thì ấn OK

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 9

Bước 2: Định dạng font chữ theo đúng quy định cho các heading

Bôi đen tên chương rồi chuột phải vào heading 1 chọn Modify

Ta được hộp Modify Style như sau với các thông số như trong hình:

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 10

Tiếp theo nhấn vào Format mở ra hộp Font với các thông số như trong hình vẽ:

Sau đó nhấn Ok, ta đã định dạng xong cho mục font

Chuyển sang định dạng cho Paragraph bằng cách tiếp tục nhấn vào format trong hộp Modify phía trên và chọn mục paragraph với các thông số như trong hình vẽ:

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 11

Chú ý phần Line spacing trong bài để dãn dòng bao nhiêu thì ở đây để tương tự (thường dùng là 1.35 đến 1.5), After và Before luôn để 0 pt Cuối cùng nhấn Ok

Như vậy, ta đã vừa modify cho tên chương làm tương tự với mục cấp 1,2,3… với các thông số quy định ở phần đầu

Khi format đến các đề mục chỉ cần bôi đen đề mục đó và chọn vào Heading tương ứng sẽ có mục lục tự dộng mà không bị nhầm lẫn

PHẦN 3 ĐỊNH DẠNG CÁC BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ

Trong nghiên cứu khoa học, các hình vẽ, bảng biểu, đồ thị đều phải có tên, nguồn, đơn vị (nếu có) Trong đó, đặt tên cho các hình vẽ là chữ cái thường, in đậm, lần lượt

theo các chương ví dụ các hình vẽ, bảng biểu có trong chương 1 thì có tên là: Hình 1.1

abc, Biểu đồ 1.2 xyz, Bảng 1.4 mln… thường đặt phía trên của bảng biểu, đồ thị, ngay

phía dưới tên, là Đơn vị (nếu có) viết chữ thường, in nghiêng, căn lề phải VD: Đơn vị: %

Nguồn được trích dẫn đặt phía dưới bảng biểu, in nghiêng, căn lề phải Nếu bảng biểu đồ thị do tác giả vẽ hoặc sưu tầm phải ghi rõ Nguồn: Sưu tầm của tác giả từ Internet/Báo…

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 12

Ngoài ra cần chú ý các chữ ở trong bảng biểu đồ thị (các thông số, chú thích,… ) nên nhỏ hơn cỡ chữ trong đề tài, nên để ở phông Time New Roman, cỡ chữ khoảng từ 9 đến 12 tùy vào kích cỡ của Bảng biểu, đồ thị

Cách đặt tên tự động cho biểu đồ

Bước 1: Kích vào biểu đồ rồi nhấn chuột phải, sau đó chọn insert caption

Tùy vào sự lựa chọn của mỗi người mà ta có thể gọi 1 hình ảnh là hình hoặc biểu

đồ, sơ đồ… (thường gọi là hình)

Trong hộp Caption chọn new label để đặt tên, gõ “Hình” vào trong ô new label

Trong ô Position: chọn above selected item để tên hình hiện lên trên hình vẽ

Tiếp tục ấn vào Numbering để mở hộp thoại caption numbering

Trong ô format: 1, 2, 3…

Tích vào Include chapter number để đánh số hình theo từng chương đã cài đặt

phía trên là Heading 1

Trong thẻ use separator chọn vào mục (period) để tên hình có dạng là Hình 1

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 13

Như vậy chúng ta đã format xong cho tên các chương, mục và các hình vẽ, biểu đồ

PHẦN 4 ĐÁNH SỐ TRANG VÀ LÀM MỤC LỤC, DANH MỤC BẢNG BIỂU,

HÌNH VẼ

1 Đánh số trang

Theo quy định số trang đánh ở phía trên, chính giữa của đề tài

Về Font số đánh trang nên để Times New Roman, cỡ chữ nhỏ hơn so với cỡ chữ trong đề tài, tức để 12

Cách đánh số trang

Vào mục INSERT chọn Page Number, chọn Top of page, chọn đánh số chính giữa

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 14

Sau đó bôi đen số trang, chọn Home và điều chỉnh các thông số cần thiết

Trong một số trường hợp cần đánh số trang từ một trang bất kỳ ví dụ ngăn cách đánh số trang từ các phần Lời cam đoan, Mục lục, Danh mục tài liệu tham khảo, Danh mục từ viết tắt, Lời nói đầu với nội dung của đề tài (số trang đánh từ 1 bắt đầu từ trang đầu tiên của chương 1) hoặc có hình vẽ buộc phải quay ngang trang giấy, có thể làm các bước như sau:

Chọn chọn chỏ vào đầu trang bắt đầu phải đánh số 1, chọn Page Layout, chọn

Breaks, trong phần section breaks chọn Next page

Tiếp theo nháy đúp vào số trang, chọn bỏ mục Link to Previous

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 15

Bôi đen số đánh trang click chuột phải chọn Format Page Numbers, chọn Number format thích hợp (dạng 1,2,3… hoặc i,ii,iii,…), chọn start at 1 và ấn OK là xong

2 Làm mục lục tự động

Click chuột vào chỗ sẽ đề mục lục, vào References, chọn Table of Contents, chọn

loại mục lục thích hợp như hình vẽ

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 16

Điều chỉnh cỡ chữ, phông chữ và căn chỉnh chữ mục lục bằng cách bôi đen mục lục, chọn Home và điều chỉnh như bình thường

Lưu ý đối với mục lục tự động, các chương nếu có sử dụng xuống dòng để trình bày đẹp hơn, phải dùng tổ hợp phím Shift+Enter chứ không dùng Enter đơn thuần để tránh bị lỗi khi xuất ra mục lục tự động

3 Làm danh mục Bảng biểu, Hình vẽ

Vào References, chọn Insert Table of Figures, trong hộp thoại Caption Labol chọn Hình, Bảng biểu, Sơ đồ thích hợp

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 17

Sau đó căn chỉnh cỡ chữ, phông chữ như mục lục

Các bạn lưu ý các bước tạo mục lục tự động, Danh mục bảng biểu chỉ thực hiện được nếu các bạn làm đúng các hướng dẫn ở các phần 2, phần 3 phía trên

Nếu có thay đổi trong cấu trúc của đề tài, trước khi in ấn, bạn nên kiểm tra và update lại mục lục tự động, danh mục tài liệu tham khảo bằng cách chọn vào góc phía trên bên trái của mục lục tự động hoặc click chuột vào mục lục, ấn chuột phải chọn Update Field, chọn Update Page Numbers Only nếu chỉ thay đổi số trang mà không có sự thay đổi về tên của các mục Chọn cái còn lại nếu có thay đổi tên các mục nhưng phải thực hiện lại bước Format của Mục lục

Tương tự đối với danh mục bảng biểu, hình vẽ

PHẦN 5 KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ ĐỊNH DẠNG CÁC ĐOẠN, CÁC DÒNG

Đây là bước cuối cùng trong việc format Ở bước này, trước tiên các bạn nên lọc tìm các từ viết tắt đưa vào danh mục từ viết tắt Lưu ý đối với các từ viết tắt, khi đã nêu ra trong danh mục từ viết tắt thì tất cả các vị trí mà từ đó xuất hiện trong đề tài đều phải viết tắt trừ các trường hợp nằm trong tên đề mục, các ý trích dẫn nguyên văn

Muốn vậy các bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + F để tìm kiếm từ cần viết tắt xem có xuất hiện nhiều trong đề tài hay không Nếu nhiều thì tìm mục Replace để ra hộp sau:

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 18

Nhập từ cần tìm vào Find what, từ viết tắt thay thế vào Replace và ấn Replace

từng lần một Nếu từ cần viết tắt nằm trong tiêu đề, đề mục hoặc trích dẫn nguyên văn thì

ấn Find next Lưu ý không nên dùng Replace all vì có thể thay thế cả những từ trong đề

mục Đôi lúc sẽ xuất hiện bảng hỏi đã tìm hết các từ từ vị trí chỉ con chỏ có tìm kiếm từ

đầu nữa hay không thì tùy trường hợp mà chọn yes or no

Sau khi đã thay thế toàn bộ các từ viết tắt bắt đầu soát các lỗi chính tả

Các lỗi chính tả thường gặp bao gồm:

- Sai dấu, thiếu dấu, đặc biệt là dấu hỏi

- Viết từ sai chính tả

- Dùng các quy tắc về dấu sai Ví dụ không được có quá 2 dấu cách liền nhau; dấu phẩy nằm trước dấu cách, liền trước với từ liền kề; dấu : nằm ngay sau từ phía trước và sau dấu : phải có dấu cách…

Để khắc phục các lỗi này buộc phải có sự rà soát cẩn thận Các bạn nên Zoom đề tài

ở mức khoảng 150% để nhìn rõ hết tất cả các dấu câu trong bài Sử dụng biểu tượng để tra lỗi có 2 dấu cách liền kề hoặc nhiều dấu tab, Enter… Nếu có 2 dấu chấm nhỏ liền nhau tức là có 2 dấu cách liền nhau, 2 dấu mũi tên liền nhau là thừa dấu tab

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 19

Sau khi xem xét kỹ các vấn đề trên, còn một điểm đáng chú ý nữa đó là hiện tượng các đoạn văn bị rơi 1 hoặc 2 từ xuống 1 dòng riêng trông rất xấu và vô hình chung làm xấu đi cả bài Các bạn có thể khắc phục bằng cách bôi đen đoạn văn đó, ấn tổ hợp phím Ctrl+D chọn Advanced, ở mục Spacing chọn mũi tên hướng xuống 0.1pt đến tối đa 0.3pt sao cho chữ đó rơi lên dòng trên là đẹp

Kết quả đạt được là:

SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 20

Sau khi soát chính tả xong hết tất cả, các bạn nên lưu 1 file dưới dạng bản word gốc chuẩn, và 1 bản khác chuyển sang file PDF Có như vậy khi đi in mới tránh xảy ra lỗi khi

đi in và bài không bị méo mó

Trên đây là những kinh nghiệm tối cần thiết trong format bài nghiên cứu khoa học hoặc các bài thảo luận, luận văn, luận án… Chúc các bạn nghiên cứu hiệu quả

Dù đã rất cố gắng song tài liệu còn nhiều thiếu sót và chỉ mang tính chất tham khảo, rất mong nhận được sự đóng góp của các bạn đọc Tài liệu này là tài liệu lưu hành nội bộ trong Câu lạc bộ sinh viên Nghiên cứu khoa học - SRC, Học viện Ngân hàng, do đó các bạn đọc khi sử dụng vui lòng không thay đổi các nội dung trong bài viết và tôn trọng bản quyền của SRC SRC luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong nghiên cứu trong phạm vi có thể từ những kỹ năng nhỏ nhất với mục tiêu thúc đẩy phong trào nghiên cứu khoa học của SRC nói riêng và toàn thể sinh viên Học viện Ngân hàng nói chung

Nhóm tác giả xin chân thành cảm ơn!

Thay mặt nhóm tác giả

Phạm Đức Nam