CHƯƠNG I EXCEL CƠ BẢN I. GIỚI THIỆU CHUNGMicrosoft Excel là chương trình chuyên dùng tạo ra các bảng biểu thống kê (bảng tính điện tử) chạy trong môi trường Windows. Trong những năm qua Microsoft Excel đã được sử dụng hết sức rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp,… và ngay cả trong các máy tính cá nhân ở gia đình do tính ưu việt của nó trong việc quản lý, xử lý và phân tích cơ sở dữ liệu. Trong mỗi bảng tính của Excel bạn có thể thực hiện nhanh chóng các yêu cầu sau:•Tạo lập bảng tính với kỹ thuật cao Tạo lập bảng tính sau khi thu thập dữ liệu Tính toán hàng loạt các phép tính từ đơn giản đến phức tạp với tốc độ của máy. Tạo những đồ thị minh hoạ các số liệu trên bảng tính. Từ bảng tính đã có, có thể tạo ra các bảng tính khác mang tính tổng hợp. Trang trí và in ấn các loại biểu mẫu.•Quản trị cơ sở dữ liệu: Lưu trữ, cập nhập dữ liệu nhanh chóng, đơn giản Sắp xếp hệ thống, xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu...•Phân tích xử lý số liệu: Phân tích dự đoán kinh tế Tính toán tài chính doanh nghiệp Giải các bài toán qui hoạch tuyến tính ........Theo đánh giá và xếp hạng của báo PC World thì phần mềm Excel là phần mềm bảng tính được ưa chuộng và sử dụng nhiều nhất so với các phần mềm xử lý bảng tính khác như Quattro, Lotus...II. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢNII.1. Thao tác ban đầu với ExcelII.1.1. Khởi động và thoát Excel:Khởi động: Bật máy, khởi động Windows. Khởi động Excel: Cách 1: Bấm chuột vào nút START PROGRAM MICROSOFT EXCEL. Cách 2: Bấm đúp vào biểu tượng của Excel trên màn hình nền (nếu có).Thoát khỏi Excel:
Trang 1CHƯƠNG I EXCEL CƠ BẢN
I GIỚI THIỆU CHUNG
Microsoft Excel là chương trình chuyên dùng tạo ra các bảng biểu thống kê(bảng tính điện tử) chạy trong môi trường Windows Trong những năm quaMicrosoft Excel đã được sử dụng hết sức rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp,
… và ngay cả trong các máy tính cá nhân ở gia đình do tính ưu việt của nó trongviệc quản lý, xử lý và phân tích cơ sở dữ liệu
Trong mỗi bảng tính của Excel bạn có thể thực hiện nhanh chóng các yêucầu sau:
Tạo lập bảng tính với kỹ thuật cao
- Tạo lập bảng tính sau khi thu thập dữ liệu
- Tính toán hàng loạt các phép tính từ đơn giản đến phức tạp với tốc độcủa máy
- Tạo những đồ thị minh hoạ các số liệu trên bảng tính
- Từ bảng tính đã có, có thể tạo ra các bảng tính khác mang tính tổng hợp
- Trang trí và in ấn các loại biểu mẫu
Quản trị cơ sở dữ liệu:
- Lưu trữ, cập nhập dữ liệu nhanh chóng, đơn giản
- Sắp xếp hệ thống, xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu
Phân tích xử lý số liệu:
- Phân tích dự đoán kinh tế
- Tính toán tài chính doanh nghiệp
- Giải các bài toán qui hoạch tuyến tính
Trang 2II MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
II.1 Thao tác ban đầu với Excel
II.1.1 Khởi động và thoát Excel:
II.1.2 Cửa sổ chương trình ứng dụng Excel:
Hình II-1: Màn hình làm việc Excel
Ngoài những thành phần giống như một cửa sổ bất kỳ của Windows nhưthanh tiêu đề, các nút điều khiển cửa sổ… Cửa sổ Excel còn có các thành phần:
1 Thanh thực đơn (Menu Bar): Gồm 9 mục lệnh chính của Excel.
Trang 32 Thanh công cụ (Tools bar): Thường hiển thị 2 thanh công cụ.
- Thanh công cụ chuẩn (Standard bar): Dùng để thực hiện các thao tác
với cửa sổ tài liệu
- Thanh định dạng (Formatting bar): Dùng để thực hiện các định dạng
bảng tính
3 Thanh công thức (Fomular bar): Chia làm hai phần:
- Phần phía trái của thanh gồm ô Name box
- Phần phía phải của thanh: Hiển thị nội dung dữ liệu trong ô hoạt động.
* Ẩn/ hiện thanh công thức: View\ Formula Bar
4 Thanh trạng thái (Status Bar): Hiển thị chỉ báo các chế độ hoạt động
của bảng tính Excel
5 Vùng làm việc (Work Area): Là khu vực nằm giữa thanh công thức và
thanh trạng thái Sau khi Excel được khởi động, trong vùng làm việc củacửa sổ ứng dụng Excel ngầm định mở ra một cửa sổ gọi là bảng tính(Work Book) có tên là Book 1 Trong một bảng tính có nhiều trang bảngtính trắng (các Sheet hay WorkSheet), mỗi bảng tính (Work book) cóngầm định là 3 và tối đa là 255 trang bảng tính
II.1.3 Trang bảng tính (Sheet):
Một trang bảng tính gồm 256 cột ký hiệu là A, B, C…lần lượt từ trái quaphải và 65536 dòng được đánh số từ 1, 2, 3,… từ trên xuống dưới Trong đókhông kể dòng tên cột trên cùng và cột số thứ tự ngoài cùng Giữa các dòng vàcác cột có các đường lưới làm ranh giới
Giao của các dòng và các cột tạo thành các ô, mỗi ô là một đơn vị xử lý củaExcel Mỗi trang bảng tính có 16.711.680 triệu ô dữ liệu dùng để nhập dữ liệu
và thực hiện những yêu cầu về tính toán, tạo biểu mẫu, quản lý và khai thác cơ
sở dữ liệu
3
Trang 4Trên trang bảng tính luôn có một ô chờ nhận dữ liệu gọi là ô hoạt động Ônày được viền bằng một khung đen, địa chỉ của ô hoạt động được hiện ở bên tráicòn nội dung của ô hoạt động được hiện ở bên phải của thanh công thức.
II.2 Các thao tác cơ bản đối với trang bảng tính:
II.2.1 Mở trang bảng tính
Các trang bảng tính đều thể hiện tên trên thanh Sheet Tab – nằm ở phíadưới màn hình làm việc của Excel Muốn mở trang bảng tính nào bấm chuột vàotên của trang bảng tính đó
Thứ tự của các Sheet có thể thay đổi tuỳ ý theo ý của người sử dụng bằngcách nhắp chuột vào tên sheet và kéo đến vị trí mong muốn
II.2.2 Đặt tên cho trang bảng tính
Các trang bảng tính (Sheet) thường có tên ngầm định là Sheet1, Sheet2,…Bạn có thể đặt lại tên cho Sheet sao cho phù hợp hơn Có 2 cách đặt tên choSheet như sau:
Cách 1: Bấm đúp chuột vào vị trí chứa tên Sheet, gõ tên cần đặt cho Sheet.
Cách 2: Chọn lệnh FORMAT\SHEET\RENAME, gõ tên cần đặt cho
Sheet vào vị trí chứa tên Sheet
II.2.3.Chèn thêm trang bảng tính
Có 2 cách chèn thêm trang bảng tính như sau:
Cách 1: Chọn lệnh INSERT\WORKSHEET, một sheet mới sẽ tự động
chèn thêm vào bên trái sheet hiện thời
Cách 2: Bấm phải chuột vào Sheet hiện thời, chọn lệnh INSERT,
WORKSHEET, bấm OK, một sheet mới sẽ tự động chèn thêm vào bên trái sheethiện thời
II.2.4.Xoá trang bảng tính
Có 2 cách để xoá trang bảng tính như sau:
Cách 1: Chọn lệnh EDIT\DELETE SHEET, sheet hiện thời sẽ bị xoá
Cách 2: Bấm phải chuột vào Sheet cần xoá, chọn lệnh DELETE
Trang 5Chú ý: Đối với những sheet trắng, Excel sẽ tự động xoá mà không hỏi, còn đốivới những sheet đã có dữ liệu, Excel sẽ hỏi lại để người sử dụng xem có chắcchắn muốn xoá sheet hay không.
II.3 Các thao tác cơ bản đối với file bảng tính:
II.3.1 Mở bảng tính:
Mở mới bảng tính:
- Từ thanh công cụ chuẩn bấm nút (New) hoặc File\ New.
- Xuất hiện hộp thoại bấm chọn OK
Mở một bảng tính đã có:
- Từ thanh công cụ chuẩn bấm vào nút (Open) hoặc File\Open, xuất
hiện hộp thoại:
Hình II-2: Hộp thoại mở File
- Chọn tên file cần mở, bấm chọn Open.
- Nếu cần thay đổi Folder chứa file cần mở, chúng ta có thể bấm nút Upone level để di chuyển lên Folder mức cao, hoặc mở danh sách
trong khung Look In để chọn Folder hoặc bấm vào một trong các biểu
tượng sẵn có ở phía bên trái
II.3.2 Lưu giữ bảng tính:
- Từ thanh công cụ chuẩn bấm nút hoặc File\Save, trong hộp thoại:
5
Trang 6Hình II-3: Hộp thoại lưu giữ file
- Gõ tên file cần đặt cho bảng tính vào hộp File Name, bấm chọn Save.
- Nếu cần thay đổi Folder chứa file cần ghi, chúng ta có thể bấm nút Upone level để di chuyển lên Folder mức cao, hoặc mở danh sách
trong khung Look In để chọn Folder hoặc bấm vào một trong các biểu
tượng sẵn có ở phía bên trái
* Với các lần cất giữ sau không xuất hiện hộp thoại
* Nếu muốn cất giữ bảng tính với tên khác chọn lệnh Save As trong thựcđơn File, các thao tác giống như với lần cất giữ đầu tiên
Trang 7- Một khối ô liên tục được xác định bởi địa chỉ của ô nằm góc trên bên trái
và địa chỉ ô nằm ở góc dưới bên phải, giữa hai địa chỉ này có dấu “:” ngăn cách
VD: Một khối ô nằm từ cột A đến cột C và từ dòng 1 đến dòng 3 sẽ có địa chỉ là A1:C3.
II.4.2 Thao tác chung về nhập dữ liệu:
- Chọn ô hoạt động: Bấm chuột hoặc dùng các phím , , , để chuyển ôhoạt động tới ô cần nhập dữ liệu
- Gõ dữ liệu, gõ sai có thể dùng phím Back Space để xoá từ sai.
- Kết thúc nhập dữ liệu, bạn dùng các phím , , , hoặc ấn Enter để dichuyển ô hoạt động sang ô kế cận
- Trong khi đang nhập dữ liệu nếu không muốn chuyển dữ liệu xuống ôhoạt động bạn ấn phím ESC để huỷ bỏ dữ liệu đang nhập
- Sửa dữ liệu:
+ Đưa ô hoạt động vào ô cần sửa
+ Nếu sai ít, bạn bấm chuột vào thanh công thức (Fomular bar) hoặc
ấn phím F2 sau đó tiến hành sửa chữa dữ liệu
+ Nếu sai nhiều, bạn gõ lại dữ liệu
+ Nếu muốn xoá hẳn dữ liệu ấn phím Delete hoặc chọn lệnh Edit\ Clear\All.
II.4.3 Các kiểu dữ liệu:
Dữ liệu trong mỗi ô của bảng tính có thể thuộc dạng hằng giá trị (Ký tự, số,ngày tháng, logic) hoặc công thức tính toán Trong một bảng tính, mỗi ô có thểchứa các kiểu dữ liệu khác nhau, nhưng dữ liệu trong một ô là duy nhất, nghĩa làchỉ một kiểu dữ liệu
a Dữ liệu dạng ký tự:
Cách nhập: Nhập vào một dãy ký tự có độ dài không quá 256 ký tự Các ký tự
đầu tiên gõ vào là các chữ cái từ A,…Z, các ký tự đặc biệt như &,
*, % , sau đó đến các ký tự số, Loại dữ liệu này sẽ tự động canh
về bên trái ô (ngầm định)
7
Trang 8Dạng thể hiện: Phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi dữ liệu nhập vào ô.
- Khi chiều dài của chuỗi dữ liệu nhỏ hơn hoặc bằng độ rộng ô thì chuỗi dữliệu sẽ hiển thị đầy đủ
- Khi chiều dài của chuỗi dữ liệu lớn hơn độ rộng ô:
+ Nếu ô lân cận bên phải của ô dữ liệu còn trống thì dữ liệu nhập vào
sẽ tràn sang và hiển thị đầy đủ
+ Nếu ô lân cận bên phải đang chứa dữ liệu thì chuỗi dữ liệu nhậpvào chỉ hiển thị đến hết độ rộng ô, phần còn lại bị khuất sau ô bênphải (nếu muốn hiển thị đầy đủ nội dung phải thay đổi độ rộng củacột)
b Dữ liệu dạng số:
Cách nhập: Nhập vào một dãy các chữ số từ 0 đến 9 Loại dữ liệu này tự
động canh về bên phải ô
Dạng thể hiển: Phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi nhập vào trong ô.
- Khi chiều dài chuỗi số nhỏ hơn độ rộng ô thì hiển thị bình thường
- Khi chiều dài chuỗi số lớn hơn hoặc bằng độ rộng ô thì Excel sẽ tựchuyển sang dạng số khoa học hoặc hiển thị các dấu ### trong ô (nếumuốn hiển thị đầy đủ nội dung phải thay đổi độ rộng của cột)
Trang 9c Dữ liệu kiểu ngày tháng:
Ngầm định gồm có các chữ số chỉ tháng/ ngày/ năm Giá trị của một ô ngàytháng là một số chỉ số lượng ngày tương ứng tính từ ngày 01/ 01/ 1900 do đóngày tháng thực chất cũng là dữ liệu dạng số
d Dữ liệu kiểu công thức:
Cách nhập: Bắt đầu bởi dấu “=” hoặc dấu “+” tiếp sau là công thức.
- Thành phần của một công thức có thể gồm có: Chuỗi ký tự (phải đượcđặt trong cặp nháy kép “ “), số, toạ độ ô, tên vùng, các toán tử, các loạihàm
- Các phép toán sử dụng trong công thức:
+ Toán tử tính toán: +, -, *, /, ^ (Luỹ thừa), % (Phần trăm)+ Toán tử liên kết: & (Liên kết chuỗi)
+ Toán tử so sánh: =, >, >=, <, <=, <>
+ Độ ưu tiên của các toàn tử: ( ), ^, *, /, +, -,…
Dạng thể hiện: Là trị số kết quả của công thức Nội dung của công thức
được thể hiện trên thanh công thức
- Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của khối, để ô hoạt động ở đó
- Chọn lệnh Edit\Fill\Series Xuất hiện hộp thoại.
Hình II-4: Hộp thoại nhập dữ liệu tự động + Chọn Row(Column) nếu muốn điền dãy số theo dòng (cột).
9
Trang 10+ Gõ vào giá trị bước biến đổi trong mục Step Value và giá trị cuối cùng của dãy trong mục Stop Value.
- Bấm chuột phải vào vị trí góc dưới bên phải, kéo và thả chuột
- Khi thả chuột phải, xuất hiện thực đơn, chọn Growth Trend
II.4.5 Nhập dữ liệu theo qui định (Data Validation)
Dữ liệu nhập vào trong một ô có thể được qui định về mặt giá trị hoặc đặctính nào đó
a) Thao tác:
Trang 11- Chọn ô hoặc nhóm ô muốn đặt qui định
- Chọn lệnh DATA\VALIDATION, xuất hiện hộp thoại bao gồm các
nội dung sau:
Setting: Thiết lập các qui định đối với dữ liệu
Input message: Thiết lập thông báo khi bắt đầu nhập dữliệu
Error Alert: Thiết lập thông báo lỗi khi nhập dữ liệukhông đúng qui định
b) Thiết lập các qui định đối với dữ liệu (Validation Criteria)
- Any value: Bất cứ loại dữ liệu nào
- Whole Number: Dữ liệu số
- Decimal: Số thập phân
- List: Nhập dữ liệu theo danh sách cho trước
- Date: Dữ liệu ngày tháng
- Time: Dữ liệu thời gian
- Text length: Theo độ dài ký tự
II.5 Đặt tên cho ô, vùng trong bảng tính :
Trong bảng tính, mỗi ô đều có địa chỉ ngầm định do Excel qui định, ngoài
ra Excel còn cho phép đặt tên cho ô và nhóm ô, các giá trị hằng và các giá trịcông thức, các trang bảng tính,… Các tên này có thể sau đó được sử dụng trongcác công thức thay vì các tham chiếu ô Việc sử dụng các tên giúp thực hiện dễdàng không chỉ vấn đề công thức mà còn thường xuyên xem xét các công thứcđược nhập có chính xác không
II.5.1 Đặt tên cho ô hoặc nhóm ô:
Trang 12- Gõ tên cho ô, nhóm ô Các tên có hiệu lực bao gồm các ký tự, số, dấuchấm và dấu gạch nối.
- ấn Enter
Cách 2:
- Chọn lệnh INSERT\NAME\DEFINE, xuất hiện hộp thoại
Hình II-5: Hộp thoại đặt tên cho ô và khối ô
- Gõ tên của ô hoặc nhóm ô cần đặt vào khung Names in Workbook
II.5.2 Đặt tên cho hằng, công thức
Những hằng, công thức thường xuyên được sử dụng trong quá trình xử lýbảng tính, ta nên đặt tên để thuận tiện trong sử dụng các công thức được chínhxác hơn
Thao tác
- Chọn lệnh INSERT\NAME\DEFINE
- Gõ tên hằng, công thức vào khung Names in Workbook
- Gõ giá trị hằng hoặc công thức tại khung Refers To
- Bấm chọn Add, Close
Trang 13II.6 Phương pháp tham chiếu
Các trang bảng tính sử dụng các công thức để thực hiện các phép tính toántrên dữ liệu Với các công thức tuỳ vào yêu cầu ta có thể sử dụng các phép toánkhác nhau, còn các toán hạng có thể là các giá trị được chứa trong các ô khácnhau, được thể hiện qua địa chỉ các ô chứa các giá trị đó Những địa chỉ ô thamgia vào công thức như vậy được gọi là tham chiếu ô Trong Excel tham chiếu tới
ô hoặc tên không phân biệt chữ viết hoa hay chữ thường Excel cho phép có một
số kiểu tham chiếu chính sau:
II.6.1 Tham chiếu trong cùng bảng tính:
- Tham chiếu tương đối: là một tham chiếu ô trong một công thức mà địa
chỉ của nó bị hiệu chỉnh lúc công thức được sao chép Dạng thể hiện của thamchiếu tương đối chính là địa chỉ ô thông thường (ví dụ: A5, C16)
- Tham chiếu tuyệt đối: là một tham chiếu ô trong một công thức mà địa
chỉ của nó không thay đổi khi sao chép sang một vị trí mới Dạng thể hiện củatham chiếu tuyệt đối: có dấu $ trước ký hiệu cột và số thứ tự dòng (ví dụ: $B$8)
- Tham chiếu hỗn hợp: là tham chiếu sử dụng trộn lẫn giữa tham chiếu
tương đối và tham chiếu tuyệt đối Có hai loại tham chiếu hỗn hợp: tham chiếutuyệt đối cột, tương đối dòng ($D8) và tham chiếu tương đối cột, tuyệt đối dòng(A$2) Tham chiếu hỗn hợp trong công thức chỉ thay đổi thứ tự cột hoặc thứ tựdòng mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới
II.6.2 Tham chiếu tới một ô hoặc nhóm ô trên trang bảng tính khác:
Các cách tham chiếu ở trên còn có thể áp dụng khi ta muốn tham chiếu tớimột ô hoặc một nhóm ô của những trang bảng tính khác bằng cách:
- Trong công thức dùng chuột chọn trang bảng tính chứa ô hay nhóm ô cầntham chiếu, khi cửa sổ trang bảng tính mở ra
- Bấm chuột chọn ô, nhóm ô tham chiếu
Trong công thức sử dụng tham chiếu sẽ hiển thị Tên sheet! địa chỉ ô/nhóm ô
Ví dụ: Sheet 1! A1; Baocao1! C5:C913
Trang 14II.6.3 Tham chiếu ba chiều:
Trường hợp công thức tham chiếu cùng một địa chỉ ô hay nhóm ô thuộc nhiềutrang bảng tính khác nhau thì gọi là tham chiếu 3 chiều
Ví dụ: Trong công thức tại sheet 4, muốn lấy tổng của nhóm ô từ A1:A5 thuộc
cả Sheet1, sheet2, sheet3 Thao tác:
- Tại vị trí tham chiếu trong công thức giữ phím Shift và dùng chuột chọn
đồng thời nhiều sheet, khi đó cửa sổ sheet đầu tiên sẽ hiện ra
- Chọn ô / nhóm ô cần lấy địa chỉ tham chiếu
Với ví dụ trên tại một ô trong Sheet 4 công thức sẽ có dạng
= Sum(Sheet 1: Sheet 3!A1:A5)
II.6.4 Tham chiếu đến đối tượng đã đặt tên:
Khi tham chiếu tới những ô / nhóm ô, công thức, hằng, sheet, workbook đã
đặt tên, Excel thường dùng kiểu tham chiếu tuyệt đối.
( Nếu muốn dùng tham chiếu tương đối với tên đã đặt, ta phải định nghĩalại, song điều đó thường dẫn đến một số mâu thuẫn phải xử lý)
Thao tác tham chiếu:
Trong công thức, tại vị trí cần dùng tên, ta gõ tên hoặc:
- Vào Insert \ Name \ Paste, xuất hiện hộp thoại
Chọn tên cần tham chiếu vào công thức, bấm OK
III HIỆU CHỈNH ĐỊNH DẠNG VÀ IN BẢNG TÍNH
III.1 Lựa chọn khối dữ liệu:
Việc lựa chọn ô hoặc các ô của bảng tính nhằm chỉ định phạm vi dữ liệuđược xử lý, các ô được chọn sẽ thể hiện trên màu tương phản (màu đen) trừ ôhoạt động (tức là ô đầu tiên của vùng được chọn, địa chỉ ô đó được thể hiện trênthanh công thức)
- Chọn 1 ô: Bấm chuột vào ô cần chọn hoặc dùng các phím , , , để di
chuyển tới ô cần chọn
Trang 15- Chọn một khối ô liên tục: Bấm rê chuột từ ô góc trên bên trái xuống ô
góc dưới bên phải của khối ô hoặc bấm chọn ô góc trên trái, giữ phímShift và bấm chọn ô góc dưới phải
- Chọn các khối ô rời rạc: chọn khối đầu, từ khối thứ hai trở đi giữ phím
Ctrl khi chọn.
- Chọn khối ô là dòng hoặc cột: chỉ cần bấm chuột vào số thứ tự dòng
hoặc tên các cột muốn chọn
- Chọn toàn bộ bảng tính: Bấm chuột vào ô giao của dòng tên cột và cột số
thứ tự dòng (góc trên bên trái của bảng tính)
- Huỷ bỏ lựa chọn : Bấm chuột vào ô bất kỳ trong bảng tính.
III.2 Hiệu chỉnh cấu trúc bảng
III.2.1 Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng:
Sử dụng chuột
+ Thay đổi độ rộng cột: Di chuột tới ranh giới phải của tên cột muốn thay
đổi độ rộng cho đến khi trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên hai chiều(), bấm rê chuột tới độ rộng vừa ý, thả chuột
+ Thay đổi chiều cao dòng: Di chuột tới ranh giới dưới của ô số thứ tựdòng muốn thay đổi chiều cao cho đến khi trỏ chuột chuyển thành hìnhmũi tên hai chiều (), bấm rê chuột tới chiều cao vừa ý, thả chuột
Sử dụng thanh thực đơ n
+ Đặt ô hoạt động vào ô trong dòng hoặc trong cột muốn thay đổi
+ Thay đổi độ rộng cột: Chọn lệnh Format\Columns\Width Xuất hiện hộp thoại, gõ chỉ số độ rộng cột rồi gõ OK.
+ Thay đổi độ cao dòng: Chọn lệnh Format\Row\Height Xuất hiện hộp thoại, gõ chỉ số độ cao hàng rồi gõ OK.
III.2.2 Chèn các ô, dòng, cột.
- Chọn các ô, dòng, cột tại vị trí cần chèn
- Chọn lệnh Insert\Cells (Rows-Columns) để chèn ô, dòng hoặc cột.
15
Trang 16Lưu ý: Các dòng sẽ được chèn lên phía trên dòng được lựa chọn và các cột
sẽ được chèn vào bên trái cột được chọn
III.2.3 Xoá các ô, cột, dòng
- Chọn các ô, dòng, cột cần xoá
- Chọn lệnh Edit\Delete, xuất hiện hộp thoại
- Chọn lựa chọn xoá tương ứng
III.3 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô.
III.3.1 Di chuyển dữ liệu.
- Chọn khối dữ liệu cần di chuyển
- Chọn lệnh Edit\Cut hoặc bấm vào nút Cut trên thanh công cụ.
- Đưa ô hoạt động đến vị trí cần di chuyển dữ liệu đến
- Chọn lệnh Edit\Paste hoặc bấm vào nút Paste trên thanh công cụ.
III.3.2 Sao chép dữ liệu.
a) Sao chép thông thường.
- Chọn khối dữ liệu cần sao chép
- Chọn lệnh Edit\Copy hoặc bấm vào nút Copy trên thanh công cụ.
- Đưa ô hoạt động đến vị trí cần sao chép dữ liệu đến
- Chọn lệnh Edit\Paste hoặc bấm vào nút Paste trên thanh công cụ.
b) Sao chép với những thông số đặc biệt.
Các thao tác tương tự như trên nhưng khi dán dữ liệu ta chọn lệnh Edit\ Paste Special và lựa chọn một trong các thông số sau:
- All: Sao chép toàn bộ
- Formulas: Chỉ sao chép nội dung như phần hiển thị trên thanh công thức
- Values: Chỉ sao chép giá trị đúng theo dạng hiển thị trong ô
- Formats: Chỉ sao chép định dạng
- Notes: Sao chép ghi chú
*Chú ý:
Trang 17- Nếu phạm vi của các ô đích liền kề với ô nguồn, có thể sao chép bằng
cách di chuột tới nút Fill Hand sao cho con trỏ chuột biến thành hình dấu + thì
bấm rê chuột hết vùng cần sao chép
- Khi ta sao chép vào trong phạm vi các ô đang chứa dữ kiện thì Excel sẽ tựđộng thay thế dữ kiện mới
III.3.3 Xoá dữ liệu.
- Chọn khối ô dữ liệu cần xoá
- Chọn lệnh Edit\Clear Sau lệnh này lại có một thực đơn con xuất hiện
- Định dạng mẫu chữ: bấm chọn nút Font trên thanh định dạng, xuất hiện
các mẫu chữ, bấm chọn một mẫu chữ (bạn có thể sử dụng thanh cuốn để hiển thịcác Font khác)
- Định dạng cỡ chữ: bấm chọn nút Font Size trên thanh định dạng, xuất
hiện các cỡ chữ, bấm chọn một cỡ chữ
- Định dạng kiểu cho chữ:
+ Bấm chuột vào nút kiểu chữ đậm
+ Bấm chuột vào nút kiểu chữ nghiêng
+ Bấm chuột vào nút kiểu chữ gạch chân
- Định dạng biên dữ liệu:
+ Bấm chuột vào nút canh biên lề trái trong ô
+ Bấm chuột vào nút canh biên giữa trong ô17
Trang 18+ Bấm chuột vào nút canh biên phải trong ô
+ Bấm chuột vào nút gộp và canh giữa các ô
III.4.2 Sử dụng thanh thực đơn:
- Chọn lệnh Format\Cells Xuất hiện hộp thoại Format Cells gồm 6 thẻ,
mỗi thẻ liên quan tới một chế độ định dạng khác nhau Muốn chọn thẻ nào taphải bấm chuột vào tên thẻ đó
Thay đổi Font chữ, kiểu chữ, kích cỡ, mầu chữ:
- Chọn thẻ Font
Hình III-1: Hộp thoại định dạng dữ liệu ký tự
+ Thay đổi mẫu chữ: Chọn một mẫu chữ trong khung Font.
+ Thay đổi kiểu chữ: Chọn một kiểu chữ trong khung Font Style.
+ Thay đổi kích cỡ chữ: Chọn hoặc gõ một cỡ chữ trong khung Size + Thay đổi mầu chữ: Chọn mầu cho chữ trong khung Color.
+ Chữ gạch chân: Chọn một kiểu gạch chân trong khung Underline.
None : Không gạch chân
Single : Gạch nét đơ n
Double: Gạch nét đô i
Khung Effect với các ý nghĩa sau:
Strikethrogh : Gạch ngang lưng chữ
Superscript : Chỉ số trên
Subscript : Chỉ số dưới
Trang 19Bạn có thể nhìn thấy các thay đổi trong khung Preview.
Thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu số:
- Chọn thẻ Number
Hình III-2: Hộp thoại định dạng dữ liệu số
- Trong khung Category chọn một trong các nhóm thể hiện số sau: số
(Number), tiền tệ(Currency), ngày tháng(Date), phần trăm (Percentage), phânsố(Fragtion)…
- Khung Decimal places: chọn số chữ số thập phân sau dấu phẩy
- Use 1000 seperator(,): Sử dụng dấu phẩy làm dấu phân cách giữa cácphần đơn vị
- Negative Numbers: Chọn dạng thể hiện của số âm
- Chọn OK để kết thúc.
Canh biên dữ liệu trong ô.
- Chọn thẻ Alighment
19
Trang 20Hình III-3: Hộp thoại định dạng canh biên dữ liệu Khung Horizontal (phân bố dữ liệu theo chiều ngang).
+ General: mặc nhiên + Center : Canh giữa
+ Left : Canh trái + Fill : Điền dữ kiện
+ Right : Canh phải + Justify : Canh đều về hai bên.+ Center Across Selection: Canh vào giữa khối ô đã chọn
Khung Vertical (phân bố dữ liệu theo chiều dọc).
+ Top : Canh trên
+ Center: Canh giữa
+ Bottom: Canh dưới
- Khung Orientation: Chọn hướng dữ liệu.
- Mục Wrap Text: Bật/ tắt chế độ cuốn dòng dữ liệu khi đến biên phải của
Trang 21Hình III-4: Hộp thoại định dạng kẻ bảng Khung Presets: chọn mẫu tạo viền
+ None: không tạo viền
+ Out line: Tạo viền ngoài
+ Inside: Tạo viền lưới
Khung Line:
+ Style: Chọn nét viền.
+ Color: Tạo màu sắc cho viền
Khung Border: Vị trí hiển thị cả các đường viền tương ứng Tạo mầu nền (Patterns).
- Chọn thẻ Patterns
Hình III-5: Hộp thoại định dạng màu nền
Trong thẻ bao gồm các mục sau:
+ Chọn màu trong khung Color.21
Trang 22+ Chọn mẫu nền trong khung Pattern.
III.4.3 Định dạng tự động theo mẫu cho trước
- Chọn lệnh Format\AutoFormat Xuất hiện hộp thoại AutoFormat gồm
các mẫu định dạng sẵn khác nhau Muốn chọn mẫu định dạng nào ta phải bấmchuột vào mẫu đó
- Chọn lệnh Options nếu muốn lựa chọn các ứng dụng định dạng theo ýmuốn như: font, đường viền, mẫu nền,
III.4.4 Định dạng có điều kiện
- Chọn lệnh Format\Conditional Formatting Xuất hiện hộp thoại
Conditional Formatting
- Lựa chọn các điều kiện để thực hiện định dạng ở mục Condition như sau:
+ Cell Value is: Điều kiện liên quan đến giá trị
+ Formula is: Điều kiện liên quan đến công thức
- Lựa chọn các đặc điểm định dạng ở mục Format
Trang 23- Bấm nút Add để đưa thêm điều kiện Có thể đưa tối đa 3 điều kiện
- Bấm nút Delete để xóa điều kiện nếu muốn
III.5 In ấn các bảng tính
III.5.1 Xem trước khi in
Để xem tổng thể trước khi in thì dùng lệnh FILE\PRINT PREVIEW
hoặc kích chuột vào nút Print Preview trên thanh công cụ Standard
Chú ý: Lệnh này chỉ được thực hiện khi hệ điều hành đã được cài đặt máyin
III.5.2 Định dạng trang in
Trong thao tác định dạng trang in gồm có: Định dạng khổ giấy, định dạng lề,định dạng tiều đề đầu trang và chân trang, chọn vùng in
Chọn lệnh FILE\PAGE SETUP, xuất hiện hộp thoại, các lệnh sau
a Lệnh PAGE: chọn hướng in và khổ giấy
+ Tại mục Orientation: thay đổi kiểu in
Portrait: Định dạng kiểu in đứng
Landscape: Định dạng kiểu in ngang23
Trang 24+ Tại mục Paper size: Chọn khổ giấy in
b Lệnh Margin dùng để định dạng lề trang:
+ Top: Lề trên + Left: Lề trái
+ Bottom: Lề dưới + Right: Lề phải
+ Header: Tiêu đề trên + Footer: Tiêu đề dưới
+ Center on page: Định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang(Horizontally) hay theo chiều dọc (Vertically)
c Lệnh Header/Footer dùng để tạo tiêu đề đầu và chân trang:
- Bấm chọn vào Header hoặc Footer để lựa chọn dữ liệu có sẵn xuất hiện tại đầutrang hoặc cuối trang
- Người sử dụng còn có thể tạo ra các dữ liệu riêng bằng cách bấm vào các nútCustom Header và Custom Footer lần lượt dùng để tạo tiêu đề đầu và chântrang
Trang 25d Lệnh Sheet: để chọn vùng in
- Print Area: Địa chỉ vùng cần in trong bảng tính
- Print Title: Các tiêu đề cần in
+ Row to Repeat at top: Dòng tiêu đề cần lặp lại ở đầu mỗi trang
+ Column to repeat at left: Cột tiêu đề cần lặp lại bên trái ở mỗi trang in
- Gridlines: In nội dung bảng tính có đường lưới
- Row and column header: In cả tiêu đề cột và số thứ tự dòng
- Black and white: Chỉ in trắng đen
- Draft quality: Chế độ in nhạt
- Comments: In chú thích
- Page order: Chỉ định thứ tự in các trang
25
Trang 26+ Down, then over: Từ trên xuống và từ trái qua phải
+ Over, then down: Từ trái qua phải và từ trên xuống
III.5.3 Thực hiện lệnh in bảng tính
- Chọn lệnh FILE\PRINT, xuất hiện hộp thoại Print:
+ Name: Chọn tên máy in
+ Print range: Tại đây chọn mục All để in hết tất cả các trang hoặc chọn Page(s)
để in từ trang (From) đến trang (To)
+ Trong Print what: In các ô và đối tượng đang chọn (Selection), in sheet hiệnhành (Active Sheet(s)), In tất cả các sheet (Entire workbook), chỉ in danh sáchđược chọn trên sheet (List)
+ Number of copies: Số bản in của mỗi trang
IV HÀM TRONG EXCEL (FUNCTION).
IV.1 Sử dụng hàm trong Excel:
* Khái niệm:
Microsoft Excel đã tạo sẵn một số hàm để thực hiện các nhiệm vụ phức tạpđối với dữ liệu trong bảng tính Hàm có nhiệm vụ tác động lên dữ liệu theophương thức giống như các phương trình tác động trên số Hàm của Excel lànhững chương trình được viết sẵn để thực hiện một nhiệm vụ nào đấy và trả lạicho ta một hay nhiều giá trị kết quả
Trang 27Cú pháp tổng quát của hàm.
=<Tên hàm>(Đối số 1, Đối số 2,…,Đối số N).
Trong đó:
* Tên hàm:
- Sử dụng tên theo qui ước đặt tên của Excel
- Tên hàm nhập bằng chữ thường và chữ hoa đều có giá trị như nhau, nhưngkhông được viết tắt
- Trong hàm không được chứa các ký tự trắng
- Đối số có thể là các trị số, chuỗi, tọa độ ô, tên vùng, công thức hoặc có thể
là các hàm khác… Nếu đối số là chuỗi ký tự thì chuỗi ký tự đó được đặttrong dấu nháy kép
- Nếu đối số là hàm của một hàm khác thì đó là các hàm lồng nhau và Excel
Trang 28Hình IV-1: Hộp thoại lấy hàm
- Bấm chuột vào tên hàm cần chọn
Công dụng: Lấy giá trị tuyệt đối của một biểu thức số
Ví dụ: =ABS(-25) cho kết quả là 25
INT
Cú pháp: INT(Number)
Công dụng: Biểu thức số được cắt bỏ phần thạp phân.
Ví dụ:=INT(3.95) cho kết quả là 3
Trang 29Công dụng: Trả lại kết quả là giai thừa của một số
Ví dụ: =FACT(3) cho kết quả là 6
COMBIN
Cú pháp: COMBIN(Number1,Number2)
Công dụng: Trả lại giá trị tổ hợp của Number2 trong Number1
Ví dụ: =COMBIN(6,2) cho kết quả là 15
Trang 30IV.2.2 Hàm thống kê.
SUM
Cú pháp: SUM(Number1, Number2,…)
Công dụng: Tính tổng các biểu thức số trong danh sách các đối số.
Ví dụ: Tính tổng điểm cho các sinh viên
Đưa ô hoạt động vào ô F5 gõ công thức =SUM(C5:E5)
AVERAGE
Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2,…)
Công dụng: Tính trung bình cộng các biểu thức số trong danh sách các
đối số
Ví dụ: Tính điểm trung bình cho cho các sinh viên:
Tại ô G5 gõ công thức =AVERAGE(C5:E5)
MIN
Cú pháp : MIN(Number1, Number2,…)
Công dụng : Tìm giá trị nhỏ nhất của các biểu thức số trong danh sách các
đối số
Ví dụ: Đưa giá trị điểm toán thấp nhất
Tại ô C11 gõ công thức =MIN(C5:C9)
MAX
Trang 31Cú pháp : MAX(Number1, Number2,…)
Công dụng : Tìm giá trị lớn nhất của các biểu thức số trong danh sách
các đối số
Ví dụ: Đưa giá trị điểm toán cao nhất
Tại ô C12 gõ công thức =MAX(C5:C9)
SUMPRODUCT:
Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1, Array2, Array3…)
Công dụng : Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng của các tích đó Các tham số: Array1, Array2, Array3… là các dãy ô mà bạn muốn nhân
- Array: Là một mảng hoặc một vùng dữ liệu
- k: Là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy
Ví dụ: Hãy tìm điểm môn Tin lớn thứ 3
Tại ô E17, gõ công thức:
31
Trang 32- Array: Là một mảng hoặc một vùng của dữ liệu.
- k: Là thứ hạng của số mà bạn muốn tìm kể từ số nhỏ nhất trong dãy
Ví dụ: Hãy tìm điểm môn Tin lớn bé thứ 2
Tại ô E18, gõ công thức:
Công dụng: Trả lại kết quả là một số xác định thứ hạng của Number có
trong danh sách Ref
Chú Ý: Order là giá trị qui định thứ hạng Nếu Order = 0 (ngầm định) thìthứ hạng xác định là giảm dần, nếu Order = 1 thì thứ hạng xác định là tăng dần
Ví dụ: =RANK(9,C5 :C9) cho kết quả là 1
=RANK(9,C5:C9,1) cho kết quả là 5
Trang 33- Funtion_number: S th t qui ố thứ tự qui định sử dụng hàm trong tổng hợp, ứ tự qui định sử dụng hàm trong tổng hợp, ự qui định sử dụng hàm trong tổng hợp, định sử dụng hàm trong tổng hợp,nh s d ng h m trong t ng h p,ử dụng hàm trong tổng hợp, ụ àm trong tổng hợp, ổng hợp, ợp,
c cho trong b ng sau:
đượp, ảng sau:
Function_num
(bao gồm các gt ẩn)
Function_num(bỏ qua các giá trị ẩn) Function
Trang 34False (sai) Biểu thức logic cũng như các hàm logic thường dùng để mô tả cácđiều kiện của đề bài.
Ví dụ: Xây dựng biểu thức logic thể hiện điều kiện những cán bộ sinh sau
năm 1980 và có hệ số lương lớn hơn 4:
=AND(YEAR(B7)>=1980,F7>4)OR
Ví dụ: Xây dựng biểu thức logic thể hiện điều kiện điểm trung bình <6.5
hoặc điểm trung bình > 8 Gõ công thức: =OR(G5<6.5,G5>8)
NOT
Cú pháp : NOT(Logical)
Công dụng : Hàm cho giá trị đúng khi điều kiện sai Ngược lại, hàm cho
giá trị sai khi điều kiện là đúng
Ví dụ: =NOT(3>7) cho kết quả là TRUE
IV.2.4 Các hàm về ngày tháng:
Trang 35Đối số của các hàm ngày tháng là biểu thức ngày tháng: là hằng ngày thánghoặc địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa dữ liệu kiểu ngày tháng (ngầm định có kiểutháng/ ngày/ năm)
DAY
Cú pháp : DAY(Serial Number)
Công dụng : Cho giá trị ngày trong dữ liệu dạng ngày tháng.
Ví dụ: Đưa ra ngày sinh của các cán bộ
Tại ô C4 gõ công thức =DAY(B4)
MONTH
Cú pháp: MONTH(Serial Number)
Công dụng: Cho giá trị tháng trong dữ liệu dạng ngày tháng.
Ví dụ: Đưa ra tháng sinh của các cán bộ
Tại ô D4 gõ công thức =MONTH(B4)
YEAR
Cú pháp: YEAR(Serial Number)
Công dụng: Cho giá trị năm trong dữ liệu dạng ngày tháng.
Ví dụ: Đưa ra năm sinh của các cán bộ
Tại ô E4 gõ công thức =YEAR(B4)
TODAY
35
Trang 36Cú pháp: TODAY( )
Công dụng: Cho giá trị ngày tháng hiện tại của hệ thống máy tính.
Ví dụ: Muốn biết ngày tháng hiện tại Tại ô trống bất kỳ gõ công thức
=TODAY( )
WEEKDAY
Cú pháp: WEEKDAY(Serial Number, Return type)
Công dụng: Trả về giá trị là số thứ tự của biểu thức ngày - tháng - năm trong một
tuần tùy thuộc vào kiểu trả về:
+ Nếu kiểu trả về là 1 (hoặc không có) thì chủ nhật được xem là ngàyđầu tiên trong tuần
+ Nếu kiểu trả về là 2 thì thứ 2 được xem là ngày đầu tiên trong tuần
Ví dụ: Muốn biết ngày hôm nay là thứ mấy Tại ô trống bất kỳ gõ công thức
=WEEKDAY(TODAY())
IV.2.5 Hàm điều kiện.
IF
Cú pháp : IF(Logical_Test, Value_if_True, Value_if_False)
Công dụng : Thực hiện việc nhập dữ liệu tự động tuỳ theo yêu cầu, điều
kiện của đề bài
Trong đó:
Logical_Test: là biểu thức logic diễn tả điều kiện của bài toán
Value_if_True, Value_if_False: là các giá trị kết quả của hàm IF.
Thực hiện: Máy tính sẽ kiểm tra giá trị của biểu thức logic Nếu biểu thức
logic trả lại giá trị True thì kết quả của hàm IF nhận giá trị Value_if_true, ngược lại thì kết quả của hàm IF nhận
Value_if_false
Ví dụ: Nhập dữ liệu cho cột phụ cấp như sau: Nếu là cán bộ nữ thì được
phụ cấp 200000 đồng còn lại không được
Trang 37Tại ô C4 gõ công thức =IF(B4=”Nữ”,200000,0)
SUMIF
Cú pháp : SUMIF(Range,Criteria,Sum_Range)
Công dụng : Hàm tính tổng theo một điều kiện cho trước
Trong đó:
- Range: là địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu điều kiện.
- Criteria: là giá trị điều kiện (có thể ở dạng biểu thức số, biểu thức
ký tự, biểu thức lô gic) được đặt giữa hai dấu nháy kép, phải cùng kiểu với dữ liệu của Range.
- Sum_Range: là địa chỉ của dãy ô cần tính tổng
Ví dụ: Tính tổng phụ cấp của các cán bộ Nữ
:Tại ô C9 gõ công thức =SUMIF(B4:B8,”Nữ”,C4:C8)
37
Trang 38Cú pháp : COUNTIF(Range, Criteria)
Công dụng : Hàm thống kê theo một điều kiện cho trước.
Trong đó:
- Range: là địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu điều kiện.
- Criteria: là giá trị điều kiện (có thể ở dạng biểu thức số, biểu thức
ký tự, biểu thức lô gic) được đặt giữa hai dấu nháy kép, phải cùng kiểu với dữ liệu của Range.
Trang 39Công dụng : Trích một số ký tự tương ứng với Num_chars, bắt đầu từ vị
trí Start_Num trong Text.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =MID(A4,4,3) cho kết
quả là: THỊ
LEN
Cú pháp: LEN(Text)
Công dụng : Cho biết độ dài của Text.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =LEN(A4) cho kết quả là 10TRIM:
Cú pháp: TRIM(Text)
Công dụng: Trả về chuỗi s sau khi đã cắt bỏ các ký tự trống ở hai đầu.
- Ví dụ: TRIM(“ EXCEL ”) cho kết quả là: “EXCEL”
Trang 40Công dụng : Chuyển tất cả các ký tự sang chữ hoa.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =UPPER(“lê VĂN hÀ”) cho kếtquả là LÊ VĂN HÀ
LOWER
Cú pháp: LOWER(Text)
Công dụng : Chuyển tất cả các ký tự sang chữ thường.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =PROPER(“lê VĂN hÀ”) cho kếtquả là lê văn hà
CONCATENATE
Cú pháp: CONCATENATE (Text1,Text2, )
Công dụng : Nối các xâu ký tự lại với nhau.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức = CONCATENATE (“ABC”,
“DEF”) cho kết quả là ABCDEF