Cách g i và nh n Fax b ng máy vi tính ử ậ ằ
G i và nh n Fax là m t trong nh ng công vi c hàng ngày mà nhân viên v n phòng nào c ng c n ph i bi t.ử ậ ộ ữ ệ ă ũ ầ ả ế Tuy nhiên, n u g i và nh n b ng máyế ử ậ ằ
Fax thông th n g thì vi c th c hi n c ng khá n gi n ch b ng m t vài nút nh n, còn khi g i và nh n Fax tr c ti p t máy vi tính thì luôn ò i h iư ệ ự ệ ũ đ ả ỉ ằ ộ ấ ử ậ ự ế ừ đ ỏ
ng i s d ng ph i th c hi n m t s thao tác nh t n h.ư ử ụ ả ự ệ ộ ố ấ đị
Tr c khi mu n g i và nh n Fax thì máy vi tính c a b n c n ph i ư ố ử ậ ủ ạ ầ ả đưc cài t Modemđ và cài t ch n g trình Faxđ ư Sau â y là cách g i và nh nđ ử ậ
Fax b ng máy vi tính trong Windwos XP.ằ
CÁCH G I FAX: Ử
• Nh p ú p vào bi u t n g Fax trên màn hìnhấ đ ể ượ Desktop để m c a s c a ch n g trình Fax.ở ủ ổ ủ ươ
• Nh n chu t vào nútấ ộ New Fax ho c ch nặ ọ File -> Send a Fax
• Xu t hi n c a s h n g d n g i Fax, nh nấ ệ ử ổ ướ ẫ ử ấ Next để ế ụ ti p t c
Trang 2• Nh p Tên c a n i mu n g i Fax vào m cậ ủ ơ ố ử ụ To Nh p s Fax (ho c s i n tho i k t n i v i thi t b Fax) c a n i mu n g i vào m cậ ố ặ ốđệ ạ ế ố ớ ế ị ủ ơ ố ử ụ Fax
number N u n i mu n g i ã có s n trong s a ch (Address Book) thì có th ch n n i mu n g i b ng cách nh n vào nútế ơ ố ử đ ẵ ổđị ỉ ể ọ ơ ố ử ằ ấ Address Book.
Trang 3• Có th g i b n Fax này t i nhi u a ch khác nhau b ng cách nh n vào nútể ử ả ớ ề đị ỉ ằ ấ Add và ti p t c nh p thêm Tên và s Fax khác Sau khi ế ụ ậ ố
nh p xong nh nậ ấ Next để ế ụ ti p t c
• Ch n m u Fax trong m cọ ẫ ụ Cover page template, nh p tiêu ậ đề cho b n Fax vào m cả ụ Subject line và nh p n i dung ho c ghi chú vào ậ ộ ặ
Trang 4• Trong ph nầ Schedule, ch nọ Now n u mu n g i Fax ngay ho c ch nế ố ử ặ ọ Specific time in the nex 24 hours để ấ đị n nh th i i m g i Fax ờ đ ể ử
Trong ph nầ What is the fax priority? là ch n m c ọ ứ độ ư u tiên cho vi c g i b n Fax này Sau khi ch n xong nh nệ ử ả ọ ấ Next.
Trang 5• Nh v y là b n Fax ã ư ậ ả đ được chu n b xong, nh n vào nútẩ ị ấ Finish để ử g i Tuy nhiên trước khi g i, n u mu n b n c ng có th xem l iử ế ố ạ ũ ể ạ và
ch nh s a b n Fax b ng cách nh n vào nútỉ ử ả ằ ấ Preview Fax.
Trang 6• T i ây b n có th dùng các công c có s n ạ đ ạ ể ụ ẵ để ch nh s a ho c chèn thêm các hình nh vào b n Fax c a mình Sau khi ch nh s a xong ỉ ử ặ ả ả ủ ỉ ử
nh n vào nút Save ho c ch nấ ặ ọ File -> Save để ư l u và óng c a s này l i (đ ử ổ ạ File -> Exit) Bây gi b n có th g i b ng cách nh n vào nútờ ạ ể ử ằ ấ Finish.
Trang 7• Chương trình s x lý và ti n hành g i Fax tùy theo thông s mà b n ã ch n trong ph nẽ ử ế ử ố ạ đ ọ ầ Schedule C a s Fax Monitor s xu t hi n vàử ổ ẽ ấ ệ
hi n th tình tr ng ho t ể ị ạ ạ động c a chủ ương trình Fax B n có th ch nạ ể ọ Hide ( n c a s Fax Monitor),ẩ ủ ổ Disconnect (Ng t k t n i m ng) ắ ế ố ạ
và More (hi n th chi ti t các ho t ể ị ế ạ động và thông báo l i c a chỗ ủ ương trình)
CÁCH NH N FAX: Ậ
• Khi có tín hi u g i Fax ệ ử đến, n u b n cài ế ạ đặt ch ế độ ự độ t ng nh n Fax (thi t l p lúc cài ậ ế ậ đặt chương trình) thì m c nhiên sau s l n ặ ố ầ đổ
đượ đị ươ ẽ ự độ ế ố để ậ
Trang 8• N u b n không ch n t ế ạ ọ ự động thì hãy m chở ương trình Fax và nh n vào nútấ Receive now (ho cặ File -> Receive a fax now) để nh n ậ
Fax
C a sử ổ Fax Monitor s xu t hi n và ti n hành k t n i ẽ ấ ệ ế ế ố để nh n Fax.ậ
L u ý: ư
• Các b n Fax khi ch a ả ư được g i s n m trongử ẽ ằ Outbox, sau khi được g i thành công s ử ẽ đượ ưc l u trong Send Items.
• Các b n Fax nh n ả ậ được s l u trongẽ ư Inbox.
Trang 9• Tùy theo thi t l p lúc cài ế ậ đặt mà các b n Fax sau khi nh n xong s ả ậ ẽ được in th ng ra máy in ho c l u tr thêm m t b n sao trong m t thẳ ặ ư ữ ộ ả ộ ư
m c ụ được ch nh.ỉ đị
• Ngoài cách g i Fax b ng chử ằ ương trình Fax c a Windows, b n còn có th g i Fax t các chủ ạ ể ử ừ ương trình ng d ng khác có ch c n ng in ứ ụ ứ ă
(Word, Excel, chương trình x lý nh, ) b ng cách s d ng l nh in (ử ả ằ ử ụ ệ File -> Print) c a chủ ương trình ng d ng và ch n máy in là Fax.ứ ụ ọ