Thu.thuat.Microsoft.Word.2007

Trong chѭѫng này 1.1 Giӳ các tiêu ÿӅ bҧng trong khung nhìn 1.2 Tính tәng mӝt cӝt trong bҧng 1.3 Tính thuӃ cho mӝt hóa ÿѫn1.4 Nêu bұt mӑi thӇ hiӋn cӫa mӝt tӯ hay cөm tӯ1.5 Sӱ dөng AutoCo

Trong chѭѫng này 1.1 Giӳ các tiêu ÿӅ bҧng trong khung nhìn

1.2 Tính tәng mӝt cӝt trong bҧng 1.3 Tính thuӃ cho mӝt hóa ÿѫn1.4 Nêu bұt mӑi thӇ hiӋn cӫa mӝt tӯ hay cөm tӯ1.5 Sӱ dөng AutoCorrect ÿӇ chèn chӳ ký cӫa bҥn1.6 Sӱ dөng AutoCorrect ÿӇ nhұp văn bҧn thҧo sҹn1.7 Sӱ dөng văn bҧn thҧo sҹn làm khӕi xây dӵng AutoText 1.8 Tҥo mӕc giӳ chӛ “nhҳp-và-gõ”

1.9 Yêu cҫu ngѭӡi dùng nhұp dӳ liӋu1.10 Tҥo mӝt mөc AutoCorrect ÿӝng 1.11 Thêm văn bҧn giҧ vào tài liӋu1.12 Chèn siêu liên kӃt vào tài liӋu1.13 HiӇn thӏ ÿӝ dài cӫa các câu trong tài liӋu1.14 Tìm câu dài nhҩt trong mӝt tài liӋu1.15 Ĉҧo trҥng thái ҭn/hiӋn văn bҧn và mã ҭn1.16 Tҥo mӝt tӯ ÿiӇn kiӇm tra chính tҧ tùy biӃn1.17 Chèn biӇu thӭc toán hӑc

1.18 Sӱ dөng wildcard ÿӇ tìm các chӳ ÿһc biӋt1.19 Sӱ dөng mã ÿӇ tìm các chӳ, ÿӏnh dҥng, trѭӡng, hoһccác ký tӵ ÿһc biӋt

1.1 Giӳ các tiêu ÿӅ bҧng trong khung nhìn

Các bҧng (table) trong Word là mӝt phѭѫng cách tuyӋt vӡi ÿӇ hiӇn thӏ dӳ liӋu hàng và cӝt mӝt

cách gӑn gàng và hiӋu quҧ Ngoài ra, vӟi các kiӇu dáng (style) mӟi cho bҧng trong Word 2007,

bҥn có thӇ tҥo nên các bҧng rҩt bҳt mҳt chӍ vӟi vài cú nhҳp chuӝt Tuy nhiên, các bҧng nhiӅu

trang gһp mӝt trӣ ngҥi: Hàng tiêu ÿӅ (header row) cӫa bҧng chӍ xuҩt hiӋn trên trang ÿҫu tiên,

cho nên khi bҥn duyӋt sang trang nào khác, hàng tiêu ÿӅ biӃn mҩt, và dӳ liӋu trӣ nên khó ÿӑc

Mӝt cách ÿӇ giҧi quyӃt vҩn ÿӅ này là chia cӱa sә tài liӋu (document window) thành hai khung

(pane): Bҥn giӳ hàng tiêu ÿӅ trong khung phía trên và sӱ dөng khung phía dѭӟi ÿӇ duyӋt phҫn

còn lҥi cӫa bҧng ĈӇ chia cӱa sә tài liӋu, bҥn có hai tùy chӑn:

9 Chӑn View, SplitÿӇ hiӇn thӏ thanh chia (split bar) Sӱ dөng chuӝt hay bàn phím (mNJi

tên lên và xuӕng) ÿӇ di chuyӇn thanh chia tӟi cҥnh dѭӟi cӫa hàng tiêu ÿӅ rӗi nhҳp

(hoһc nhҩnEnter)

9 Nhҳp và kéo nút Split hiӇn thӏ ӣ ÿҫu thanh cuӝn ÿӭng (bên trên nút View Ruler) rӗi thҧ

nó lên cҥnh dѭӟi cӫa hàng tiêu ÿӅ

Hình 1.1 cho thҩy cӱa sә tài liӋu ÿѭӧc chia làm ÿôi vӟi khung trên hiӇn thӏ hàng tiêu ÿӅ và

khung dѭӟi hiӇn thӏ phҫn còn lҥi cӫa bҧng ĈӇ trӣ vӅ khung nhìn bình thѭӡng, chӑn View,

Remove Split hoһc nhҳp ÿúp vào thanh chia

Hình 1.1 Chia cӱa sә tài liӋu thành hai khung ÿӇ giӳ các tiêu ÿӅ bҧng trong tҫm nhìn

14

Chѭѫng 1 Văn bҧn - Thӫ thuұt Microsoft Word 2007

Mӝt giҧi pháp khác là cҩu hình cho bҧng lһp lҥi hàng tiêu ÿӅ cӫa nó trên mӛi trang Cách này

không hay bҵng cách chia cӱa sә vì hàng tiêu ÿӅ vүn bӏ cuӝn khӓi tҫm nhìn nӃu thiӃt lұp hiӋn

hành không cho phép bҥn thҩy ít nhҩt nguyên mӝt trang dӳ liӋu cùng mӝt lúc Tuy nhiên vӟi

cách này, dӉ dàng duyӋt tài liӋu hѫn và hàng tiêu ÿӅ cNJng hiӇn thӏ ӣ ÿҫu ÿҫu mӛi trang khi in

tài liӋu

# Có hai cách ÿӇ thҩy ít nhҩt nguyên mӝt trang cӫa tài liӋu tҥi mӑi thӡi ÿiӇm Trong Word, ÿiӅu

chӍnh thiӃt lұp Zoom xuӕng cho ÿӃn khi bҥn thҩy toàn bӝ trang Cách dӉ nhҩt ÿӇ làm ÿiӅu này

là ҩn giӳ phím Ctrl rӗi xoay nút wheel cӫa chuӝt (tiӃn tӟi ÿӇ phóng to; quay lui ÿӇ thu nhӓ) Bҥn

cNJng có thӇ chӑn View, Zoom (hoһc nhҳp giá trӏ Zoom Level trong thanh trҥng thái), chӑn

Whole Page, rӗi nhҳp OK Cách khác là tăng ÿӝ phân giҧi màn hình cӫa Windows Trong Vista,

nhҳp phҧi vào Desktop, chӑn Personalize, nhҳp Display Settings, rӗi kéo thanh trѭӧt

Resolution vӅ phía High Trong Windows XP, nhҳp phҧi vào Desktop, chӑn Properties, chӑn

thҿ Settings, rӗi kéo thanh trѭӧt Screen Resolution vӅ phía More

ĈӇ hiӇn thӏ hàng tiêu ÿӅ ӣ ÿҫu mӛi trang, nhҳp bên trong bҧng ÿӇ kích hoҥt thҿTable Tools, rӗi

chӑnLayout, Repeat Header Rows Hình 1.2 cho thҩy mӝt khung nhìn hai trang (chӑnView, Two

Pages), trong ÿó bҥn có thӇ thҩy hàng tiêu ÿӅ ӣ ÿҫu cҧ hai trang

Hình 1.2 Kích hoҥt lӋnh Repeat Header Rows ÿӇ thҩy hàng tiêu ÿӅ ӣ ÿҫu mӛi trang

1.2 Tính tәng mӝt cӝt trong bҧng

Các bҧng trong Word giúp tә chӭc văn bҧn thành các hàng và cӝt, và cung cҩp mӝt tùy chӑn

layout (bӕ cөc) cho danh sách và các dӳ liӋu khác Tuy nhiên, các bҧng sӁ mҥnh và ÿӝng khi

bҥn áp dөng công thӭc cho nhӳng dӳ liӋu sӕ bên trong các hàng hay cӝt cӫa bҧng Ví dө, nӃu

có mӝt bҧng gӗm doanh thu cӫa các phòng ban khác nhau, bҥn có thӇ hiӇn thӏ tәng doanh thu

trong mӝt ô ӣ chuӕi bҧng Tѭѫng tӵ, nӃu bҧng chӭa mӝt hóa ÿѫn vӟi mӝt cӝt là giá tiӅn cho

mӛi khoҧn mөc, bҥn có thӇ hiӇn thӏ tәng giá hóa ÿѫn trong mӝt ô

ĈӇ ÿѭa công thӭc vào bҧng, bҥn có thӇ sӱ dөng tham chiӃu tѭѫng ÿӕi (relative referencing):

Tham chiӃu tѭѫng ÿӕi Mô tҧ

ABOVE Tҩt cҧ các ô bên trên ô công thӭc trong cùng mӝt cӝt

BELOW Tҩt cҧ các ô bên dѭӟi ô công thӭc trong cùng mӝt cӝt

LEFT Tҩt cҧ các ô bên trái ô công thӭc trong cùng mӝt hàng

RIGHT Tҩt cҧ các ô bên phҧi ô công thӭc trong cùng mӝt hàng

ĈӇ hiӇn thӏ tәng các giá trӏ hiӇn thӏ trong cӝt bên trên mӝt ô, bҥn ÿһt công thӭc=SUM(ABOVE)

trong mӝt trѭӡng Word tҥi ô ÿó:

1. Nhҳp bên trong ô

2. NhҩnCtrl+F9ÿӇ tҥo mӝt trѭӡng Word mӟi

3. Gõ =SUM(ABOVE)

4. NhҩnF9.Word sӁ cұp nhұt ô ÿӇ hiӇn thӏ tәng cӫa các ô bên trên nó

Hình 1.3 Thành tiӅn trong hóa ÿѫn này ÿѭӧc tính bҵng công thӭc =SUM(ABOVE)

16

Chѭѫng 1 Văn bҧn - Thӫ thuұt Microsoft Word 2007

Hình 1.3 cho thҩy trѭӡng công thӭc (formula field) này trong ô THÀNH TIɽN (cho kӃt quҧ là

1,482,000 VNĈ) ĈӇ ý rҵng ô này ÿѭӧc ÿánh dҩu vӟi tên SubtotalÿӇ bҥn có thӇ sӱ dөng tên ÿó

trong công thӭc (vҩn ÿӅ này sӁ ÿѭӧc bàn kӻ trong mөc “Tính thuӃ cho mӝt hóa ÿѫn”)

Ví dө này sӱ dөng hàm SUM, nhѭng Word còn cung cҩp nhiӅu hàm khác nӳa, các hàm này ÿѭӧc

liӋt kê trong Bҧng 1.1

Bҧng 1.1 Các hàm cho trѭӡng công thӭc (formula field)

ABS(x) Trӏ tuyӋt ÿӕi cӫax

AND(x,y) 1 nӃu cҧx và yÿӅu ÿúng; 0 nӃu ngѭӧc lҥi

AVERAGE(x,y,z, ) Trӏ trung bình cӫa danh sách gӗm các giá trӏ ÿѭӧc cho bӣix,y,z,

COUNT(x,y,z, ) Sӕ phҫn tӱ trong danh sách gӗm các giá trӏ ÿѭӧc cho bӣix,y,z,

DEFINED(x) 1 nӃu biӇu thӭcx có thӇ tính ÿѭӧc; 0 nӃu ngѭӧc lҥi

FALSE 0

INT(x) Phҫn nguyên cӫax

MIN(x,y,z, ) Giá trӏ nhӓ nhҩt trong danh sách gӗm các giá trӏ ÿѭӧc cho bӣix,y,z,

MAX(x,y,z, ) Giá trӏ lӟn nhҩt trong danh sách gӗm các giá trӏ ÿѭӧc cho bӣix,y,z,

MOD(x,y) Phҫn dѭ khi chia x cho y

NOT(x) 1 nӃux sai; 0 nӃuxÿúng

OR(x,y) 1 nӃux hoһcyÿúng; 0 nӃu cҧx và yÿӅu sai

PRODUCT(x,y,z, ) KӃt quҧ cӫa phép nhân các phҫn tӱ trong danh sách gӗm các giá trӏ

ÿѭӧc cho bӣix,y,z,

ROUND(x,y) Giá trӏxÿѭӧc làm tròn ÿӃny chӳ sӕ thұp phân

SIGN(x) 1 nӃux dѭѫng; -1 nӃux âm

SUM(x,y,z, ) Tәng cӫa các phҫn tӱ trong danh sách gӗm các giá trӏ ÿѭӧc cho bӣi

x,y,z,

TRUE 1

1.3 Tính thu Ӄ cho mӝt hóa ÿѫn

Mӝt phép tính phә biӃn trên bҧng là tính thuӃ cho mӝt hóa ÿѫn dӵa trên giá tiӅn cӫa các khoҧn

mөc ĈӇ thӵc hiӋn phép tính này, bҥn cNJng sӱ dөng mӝt trѭӡng (field), nhѭng vì cҫn tham khҧo các ô cө thӇ trong công thӭc, bҥn sӁ sӱ dөng “tham chiӃu tuyӋt ÿӕi” (absolute

referencing), cNJng tѭѫng tӵ nhѭ “tham khҧo ô” (cell referencing) cӫaExcel.Ĉó là, các cӝt cӫa

bҧng ÿѭӧc gán các chӳ cái A (cho cӝt thӭ nhҩt),B (cho cӝt thӭ hai), và tiӃp tөc; các hàng cӫa

bҧng ÿѭӧc gán các sӕ1 (cho hàng thӭ nhҩt),2 (cho hàng thӭ hai), và tiӃp tөc Dѭӟi ÿây là mӝt

sӕ ví dө:

Tham chiӃu tuyӋt ÿӕi Mô tҧ

A1 Ô trong hàng ÿҫu tiên và cӝt ÿҫu tiên

, NӃu bҥn muӕn sӱ dөng mӝt tham chiӃu tuyӋt ÿӕi cho toàn bӝ mӝt cӝt (nhѭ A:A) hay toàn bӝ

mӝt hàng (nhѭ 1:1), ÿҧm bҧo rҵng bҥn ÿһt công thӭc trong mӝt hàng hay cӝt khác Ví dө, xét

trѭӡng công thӭc sau:

{ =SUM(A:A) }

Công thӭc này tính tәng tҩt cҧ các giá trӏ ô trong cӝt ÿҫu tiên Tuy nhiên, nӃu bҥn chèn trѭӡng

vào mӝt ô trong cӝt A, kӃt quҧ trѭӡng cNJng sӁ ÿѭa vào tәng khi bҥn cұp nhұt trѭӡng Trong

Excel, ÿiӅu này ÿѭӧc báo là mӝt tham chiӃu vòng (circular reference) Trong Word, bҥn chӍ

nhұn ÿѭӧc kӃt quҧ sai

Cuӕi cùng, bҥn cNJng có thӇ sӱ dөng bookmark ÿӇ tҥo công thӭc có các toán hҥng (operand)

Ví dө, nӃu bҥn chӑn mӝt ô và chèn mӝt bookmark vӟi tên là GrossMargin, bҥn có thӇ tham khҧo ô ÿó bҵng tên bookmark nhѭ sau:

{ =B3 * GrossMargin }

Trong hóa ÿѫn ӣ Hình 1.3, mӝt bookmark có tên là Subtotalÿѭӧc gán cho ô THÀNH TIɽN.ĈӇ

tính giá trӏ thuӃ (giҧ sӱ thuӃ là 5%), sӱ dөng trѭӡng công thӭc sau:

{ =Subtotal * 05 }

Í ĈӇ tҥo mӝt bookmark, chӑn text rӗi chӑn Insert | Bookmark ÿӇ mӣ hӝp thoҥi Bookmark Gõ mӝt

tên trong hӝp Bookmark Name rӗi nhҳp Add

Hình 1.4 cho thҩy tҩt cҧ các công thӭc ÿѭӧc sӱ dөng trong hóa ÿѫn (ÿӇ ý rҵng mӛi trѭӡng

công thӭc còn chӭa\# “0,000 VNĈ” nhҵm báo vӟiWord hiӇn thӏ kӃt quҧ ӣ dҥng VNĈ)

Í ĈӇ ÿҧo mӝt trѭӡng giӳa hiӇn thӏ kӃt quҧ cӫa nó và mã cӫa nó, nhҳp chӑn trѭӡng ÿó rӗi nhҩn

Shift+F9 NӃu thay ÿәi dӳ liӋu, bҥn có thӇ cұp nhұt mӝt trѭӡng bҵng cách nhҳp chӑn nó rӗi

nhҩn F9

18

Chѭѫng 1 Văn bҧn - Thӫ thuұt Microsoft Word 2007

Hình 1.4 Các công thӭc ÿѭӧc sӱ dөng ÿӇ tính các giá trӏ ÿѭӧc trình bày trong hóa ÿѫn ӣ Hình 1.3

ĈӇ biӃt cách sӱ dөng macro ÿӇ cұp nhұt tҩt cҧ các trѭӡng mӝt lѭӧt, xem mөc 3.19 “Tӵ ÿӝng

cұp nhұt tҩt cҧ các trѭӡng”

1.4 Nêu bұt mӑi thӇ hiӋn cӫa mӝt tӯ hay cөm tӯ

NӃu sӱ dөng thanh công cөGoogle khi duyӋt web, có lӁ bҥn ÿã tӯng thӱ qua mӝt trong nhӳng

tính năng hӳu ích nhҩt cӫa nó: nút Highlight Ví dө, sau khi bҥn thӵc hiӋn tìm kiӃm mӝt tӯ và

duyӋt mӝt trang, nhҳp nút này sӁ tô sáng mӑi thӇ hiӋn cӫa tӯ ÿó trong trang Ĉó là mӝt cách

rҩt hay ÿӇ biӃt chính xác vӏ trí cӫa thông tin bҥn muӕn, nó xuҩt hiӋn có thѭӡng không, v.v…

Mӝt tính năng tѭѫng tӵ nhѭ thӃ cNJng có trong Word 2007 Ĉó là Reading Highlight, và là mӝt

phҫn cӫa tính năng Find Dѭӟi ÿây là cách sӱ dөng nó:

1. ChӑnHome | FindÿӇ hiӇn thӏ thҿFind cӫa hӝp thoҥiFind and Replace

2. Gõ văn bҧn mà bҥn muӕn tô sáng trong hӝpFind What

3. Nhҳp Reading Highlight rӗi nhҳpHighlight All Word sӁ tô sáng mӑi thӇ hiӋn cӫa văn bҧn

trong tài liӋu và báo cho bҥn biӃt sӕ lѭӧng mөc ÿѭӧc tô sáng, nhѭ Hình 1.5

4. ĈӇ xóa các chӛ sáng, nhҳpReading Highlight rӗi nhҳpClear Highlighting

ĈӇ kiӇm soát màu cӫa chӛ sáng, chӑn thҿ Home rӗi nhҳp mӝt màu trong bҧng màu Text

Highlight Color

Trong chѭѫng này 3.1 Khôi phөc công viӋc vӟi khoҧng thӡi gian AutoRecover

3.6 HiӇn thӏ nhiӅu mөc trong danh sách Recent Documents 3.7 Mӣ tài liӋu ÿѭӧc sӱ dөng gҫn ÿây nhҩt lúc khӣi ÿӝng 3.8 Xóa danh sách Recent Documents

3.9 Tҥo và mӣ các workspace 3.10 Tӵ ÿӝng nhҳc bҥn nhұp các thuӝc tính tài liӋu3.11 Tҥo mӝt nѫi lѭu trӳ ÿáng tin cұy cho các tài liӋu

3.18 Ĉһt hai tài liӋu cҥnh nhau 3.19 Tӵ ÿӝng cұp nhұt tҩt cҧ các trѭӡng 3.20 Lѭu tài liӋu Word dѭӟi dҥng PDF 3.21 Bҧo vӋ tài liӋu bҵng mұt khҭu3.22 Ĉăng mӝt bài blog trên Windows Live Spaces 3.23 Tҥo trang web trong Word

3.1 Khôi phөc công viӋc vӟi khoҧng thӡi gian AutoRecover ngҳn hѫn

Ngѭӡi sӱ dөng Word trong mӝt khoҧng thӡi gian dài cҫn biӃt rҵng lѭu mӝt tài liӋu thѭӡng

xuyên là ÿiӅu rҩt quan trӑng Hҫu hӃt chúng ta ÿӅu biӃt phím tҳtCtrl+S cho lӋnh Save và sӱ

dөng nó thѭӡng xuyên Tuy nhiên, bҥn rҩt dӉ quên lѭu khi ÿang bұn Word có tính năng

AutoRecover tӵ ÿӝng lѭu thông tin vӅ nhӳng thay ÿәi trong tài liӋu tӯ lҫn lѭu sau cùng NӃu

Word bӏ tҳt vì mӝt lý do nào ÿó, nó có thӇ sӱ dөng dӳ liӋuAutoRecoverÿӇ giúp bҥn khôi phөc

mӝt sӕ hay tҩt cҧ công viӋc cӫa bҥn

AutoRecover có thӇ “cӭu” bҥn trong nhiӅu tình thӃ Tuy nhiên, có mӝt ÿiӇm là khoҧng thӡi gian

mһc ÿӏnh mà Word sӱ dөng ÿӇ lѭu dӳ liӋu AutoRecover quá dài: 10 phút Bҥn có thӇ mҩt khá nhiӅu công viӋc trong 10 phút, cho nên cҫn thu ngҳn khoҧng thӡi gian này

9 NӃu bҥn chӍ làm viӋc vӟi các tài liӋu có kích thѭӟc nhӓ hoһc trung bình, hãy thu ngҳn

khoҧng thӡi gian này là 1 phút

9 NӃu bҥn làm viӋc vӟi mӝt tài liӋu lӟn (vài chөc trang hoһc hѫn), quá trình AutoRecover

có thӇ mҩt mӝt lúc Do ÿó, nӃu thӍnh thoҧng bҥn mӟi làm viӋc vӟi các tài liӋu lӟn,

hãy thu ngҳn khoҧng thӡi gian này là 3 hoһc 4 phút

9 NӃu chӍ làm viӋc vӟi các tài liӋu lӟn, có lӁ bҥn không muӕnWord sӱ dөng AutoRecover

Trong trѭӡng hӧp này, bҥn có thӇ tҳt tính năng AutoRecover

ĈӇ làm viӋc vӟiAutoRecover, chӑnOffice |Word OptionsÿӇ mӣ hӝp thoҥiWord Options, nhҳpSave,

rӗi sӱ dөng hӝp xoay Save AutoRecover Information Every X Minutes ÿӇ thiӃt lұp khoҧng thӡi gian

mà bҥn thích NӃu bҥn muӕn tҳtAutoRecover, gӥ bӓ dҩu chӑnSave AutoRecover Information Nhҳp

OKÿӇ thiӃt lұp mӟi có hiӋu lӵc

Hình 3.1 Sӱ dөng hӝp xoay Save AutoRecover Information Every X Minutes ÿӇ thiӃt lұp khoҧng thӡi gian

mà bҥn thích

3.2 Tӵ ÿӝng lѭu công viӋc mӝt cách thѭӡng xuyên

ThiӃt lұp khoҧng thӡi gian AutoRecover là 1 phút, nhѭ ÿã mô tҧ trong mөc trѭӟc, có lӁ ÿã ÿӫ

cho hҫu hӃt mӑi ngѭӡi Tuy nhiên, mӝt ngѭӡi ÿánh máy nhanh có thӇ dӉ dàng ÿánh mӝt lѭӧng

lӟn tӯ trong mӝt phút, cho nên bҥn vүn có thӇ mҩt khá nhiӅu công viӋc thұm chí khi sӱ dөng

khoҧng thӡi gian AutoRecover ngҳn nhҩt

82

Chѭѫng 3 Tài liӋu - Thӫ thuұt Microsoft Word 2007

ĈӇ có khoҧng thӡi gian lѭu nhanh hѫn, bҥn có thӇ sӱ dөng VBA, cө thӇ là phѭѫng thӭcOnTime

cӫa Word, nó thӵc thi mӝt thӫ tөc tҥi mӝt thӡi ÿiӇm cө thӇ Phѭѫng thӭc OnTime sӱ dөng cú pháp sau:

Application.OnTime(When, Name [, Tolerance])

When Giӡ (và ngày nӃu cҫn thiӃt) mà bҥn muӕn thӫ tөc thӵc thi

Name Tên cӫa thӫ tөc sӁ thӵc thi khi ÿӃn thӡi gian When

Tolerance NӃuWord không sҹn sàng thӵc thi thӫ tөc tҥi thӡi gian When, nó sӁ tiӃp

tөc cӕ gҳng mӝt sӕ giây ÿѭӧc chӍ ÿӏnh bӣiTolerance NӃu bҥn bӓ qua

Tolerance,VBAÿӧi cho ÿӃn khi Word sҹn sàng

Bҥn phҧi nhұp ÿӕi sӕWhenӣ dҥng mӝt dãy sӕ ngày/giӡ Cách dӉ nhҩt ÿӇ thӵc hiӋn ÿiӅu này là

Listing 3.1 trình bày macro thӵc hiӋn ÿiӅu này

# Bҥn có thӇ tìm thҩy các ví dө trong quyӇn sách này tҥi http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396

Listing 3.1 Macro lѭu tài liӋu hiӋn hành mӛi 20 giây

Public Sub FileSave()

Macro FileSave bҳt ÿҫu bҵng viӋc lѭu tài liӋu hiӋn hành vӟi phѭѫng thӭcSave cӫa ÿӕi tѭӧng

ActiveDocument Phѭѫng thӭcDoEvents xӱ lý bҩt kǤ cú nhҩn phím nào xҧy ra trong quá trình

lѭu, và sau ÿó phѭѫng thӭcOnTime cài ÿһt thӫ tөcFileSave thӵc thi mӝt lҫn nӳa trong 20 giây

Macro kӃt thúc bҵng viӋc hiӇn thӏ mӝt thông ÿiӋp trên thanh trҥng thái ÿӇ bҥn biӃt tài liӋu ÿã

ÿѭӧc lѭu

3.20 Lѭu tài liӋu Word dѭӟi dҥng PDF

PDF (Portable Document Format) là mӝt ÿӏnh dҥng tұp tin vӟi bӕ cөc cӕ ÿӏnh, phù hӧp cho viӋc

chia sҿ Ĉӏnh dҥng PDF ÿҧm bҧo khi tұp tin ÿѭӧc xem trӵc tuyӃn hay in, nó vүn giӳ nguyên ÿӏnh dҥng ban ÿҫu và dӳ liӋu trong tұp tin không dӉ bӏ sӱa ÿәi

# ĈӇ xem mӝt tұp tin PDF, bҥn phҧi cài ÿһt mӝt trình ÿӑc PDF trên máy tính Mӝt sӕ trình ÿӑc

PDF phә biӃn là Acrobat Reader (http://adobe.com), Foxit Reader (http://foxitsoftware.com), v.v… Bҥn có thӇ chuyӇn bҩt kǤ tài liӋu có thӇ in ÿѭӧc nào sang ÿӏnh dҥng PDF vӟi mӝt máy in

PDF Mӝt sӕ máy in PDF phә biӃn là Acrobat Professional (http://adobe.com), FinePrint (http://softwarelabs.com), v.v…

VӟiOffice 2007, bҥn có thӇ chuyӇn mӝt tài liӋu Office sang ÿӏnh dҥng PDF vӟi Microsoft Save as PDF or XPS (là mӝt add-in cho Office 2007) Tuân theo các bѭӟc dѭӟi ÿây ÿӇ lѭu mӝt tài liӋu

3. Mӣ mӝt tài liӋu trong Word

4. ChӑnOffice | Save As, rӗi nhҳpPDF or XPS

Hình 3.27 Nhҳp PDF or XPS

5. Trong danh sách File Name, gõ hoһc chӑn mӝt tên cho tài liӋu

109

Chѭѫng 3 Tài liӋu - Thӫ thuұt Microsoft Word 2007

Hình 3.28 Hӝp thoҥi Publish as PDF or XPS

6. Trong danh sách Save as type, nhҳpPDF (*.pdf)

7. NӃu bҥn muӕn mӣ tұp tin ngay sau khi lѭu, ÿánh dҩu chӑn Open file after publishing

Hӝp ÿánh dҩu này chӍ có hiӋu lӵc khi bҥn ÿã cài ÿһt mӝt trình ÿӑcPDF trên máy tính

8. KӃ bên Optimize for, chӑn mӝt trong hai ÿiӅu sau, tùy vào kích thѭӟc tұp tin hay chҩt

lѭӧng in là quan trӑng hѫn ÿӕi vӟi bҥn:

9 NӃu tài liӋu cҫn chҩt lѭӧng in cao, nhҳpStandard (publishing online and printing)

9 NӃu chҩt lѭӧng in không quan trӑng bҵng kích thѭӟc tұp tin, nhҳpMinimum size (publishing online)

9. NhҳpPublish

, Sau khi ÿã lѭu mӝt tұp tin ӣ dҥng PDF, bҥn không thӇ sӱ dөng Word ÿӇ thay ÿәi tұp tin PDF

ÿó Bҥn phҧi thay ÿәi tұp tin Word gӕc rӗi lѭu tұp tin ӣ dҥng PDF lҫn nӳa

# Vӟi add-in này, bҥn có thӇ lѭu tài liӋu dѭӟi dҥng XPS (XML Paper Specification), cNJng là mӝt

ÿӏnh dҥng phù hӧp cho viӋc chia sҿ.

3.21 Bҧo vӋ tài liӋu bҵng mұt khҭu

ThӍnh thoҧng, bҥn muӕn chӍ vài ngѭӡi có thӇ mӣ và thay ÿәi mӝt tài liӋu nào ÿó Cách dӉ nhҩt

là gán mӝt mұt khҭu ÿӇ bҧo vӋ tài liӋu ÿó Nhѭ thӃ,Word yêu cҫu mұt khҭu trѭӟc khi mӣ tài liӋu Nhӳng ngѭӡi không biӃt mұt khҭu không có chӑn lӵa nào khác là mӣ phiên bҧn chӍ ÿӑc

cӫa tài liӋu

Trong các bѭӟc dѭӟi ÿây, bҥn sӁ thiӃt lұp mӝt mұt khҭu cho mӝt tài liӋu, rӗi kiӇm tra tính bҧo

mұt cӫa tài liӋu bҵng cách nhұp sai mұt khҭu Bҥn sӁ mӣ phiên bҧn chӍ ÿӑc cӫa tài liӋu, rӗi mӣ

lҥi tài liӋu vӟi mұt khҭu ÿúng Cuӕi cùng, bҥn sӁ gӥ bӓ mұt khҭu khӓi tài liӋu

1. Mӣ tài liӋu cҫn ÿѭӧc bҧo vӋ

2. ChӑnOffice |Save AsÿӇ mӣ hӝp thoҥiSave As

3. Nhұp tên mӟi cho tұp tin tài liӋu, chҷng hҥnProtectedDocument.docx, vào hӝpFile Name

4. Ӣ cuӕi hӝp thoҥiSave As, chӑnTools | General OptionsÿӇ mӣ hӝp thoҥiGeneral Options

Hình 3.29 Chӑn Tools | General Options ÿӇ mӣ hӝp thoҥi General Options

Í NӃu muӕn ngѭӡi khác có thӇ ÿӑc nӝi dung tài liӋu nhѭng không muӕn hӑ thay ÿәi tài liӋu, bҥn

hãy ÿánh dҩu chӑn Read-Only Recommended ÿӇ báo vӟi Word hiӇn thӏ mӝt thông ÿiӋp ÿӅ nghӏ

mӣ tài liӋu ӣ chӃ ÿӝ chӍ ÿӑc Sau ÿó, nhҳp OK ÿӇ ÿóng hӝp thoҥi General Options (không gán

mұt khҭu)

5. Nhұp mұt khҭu, chҷng hҥnP@ssword, vào hӝpPassword to Modify (xem Hình 3.30)

, Ĉӯng sӱ dөng các tӯ hay cөm tӯ phә biӃn làm mұt khҭu, và ÿӯng sӱ dөng cùng mӝt mұt khҭu

cho nhiӅu tài liӋu Sau khi gán mұt khҭu cho mӝt tài liӋu, hãy ghi chú lҥi mұt khҭu tҥi mӝt nѫi

an toàn NӃu quên, bҥn sӁ không thӇ mӣ tài liӋu ÿó

6. NhҳpOK

7. Nhұp lҥi mұt khҭu lҫn nӳa (P@ssword) trong hӝp thoҥi Confirm Password, rӗi nhҳp OK

(xem Hình 3.31)

111

Chѭѫng 3 Tài liӋu - Thӫ thuұt Microsoft Word 2007

Hình 3.30 Nhұp mӝt mұt khҭu vào hӝp Password to Modify

Hình 3.31 Nhұp lҥi mұt khҭu

8. Trong hӝp thoҥiSave As, nhҳpSave

9. Ĉóng tài liӋuProtectedDocument.docx

10. ChӑnOffice, trong danh sách Recent Documents, chӑnProtectedDocument.docx Hӝp thoҥi

Password xuҩt hiӋn

11. Nhұp mұt khҭu là Password rӗi nhҳp OK Mӝt thông ÿiӋp xuҩt hiӋn, cho biӃt bҥn ÿã

nhұp sai mұt khҭu

Hình 3.32 Thӱ nhұp sai mұt khҭu