PHÁT HÀNH Trong chương này 4.1 Chuyển một slide thành hình 4.2 Sử dụng Word để tùy biến các handout 4.3 Tối ưu hóa tập tin PowerPoint 4.4 Quay phim slide show với Camtasia 4.5 Bảo vệ bà
Trang 1Chương 4 PHÁT HÀNH
Trong chương này 4.1 Chuyển một slide thành hình
4.2 Sử dụng Word để tùy biến các handout 4.3 Tối ưu hóa tập tin PowerPoint
4.4 Quay phim slide show với Camtasia 4.5 Bảo vệ bài trình diễn bằng cách phân bố nó ở dạng tập tin slide show
4.6 Phát hành bài trình diễn ở dạng trang web 4.7 Cho phép hoạt cảnh trên trang web 4.8 Phát hành bài trình diễn ở dạng PDF 4.9 Chép bài trình diễn vào một CD 4.10 Phát hành bài trình diễn ở dạng Flash với PPT2Flash
Trang 2Không có điều gì là ngẫu nhiên hoặc tình cờ, những từ này chỉ nói lên sự ngu dốt của chúng ta về một nguyên nhân trực tiếp và thực tế
A Clarke
Trang 34.1 Chuyển một slide thành hình
Nếu có một slide chứa nhiều thông tin thú vị hoặc chứa nội dung “ăn khớp” với những tư liệu khác mà bạn có, có thể bạn muốn hiển thị slide đó trong một tài liệu mà bạn đã tạo trong một ứng dụng khác hoặc thêm nó vào một trang web Cách trực tiếp là nhúng một slide PowerPoint vào một tài liệu khác Tuy nhiên, có một thủ thuật mà bạn có thể sử dụng để “biến” một slide thành một tập tin đồ họa, sau đó bạn dán nó vào bất kỳ tài liệu nào (dĩ nhiên tài liệu đó cho phép hình ảnh) hoặc bạn có thể hiển thị nó trên một trang web Tuân theo các bước dưới đây:
1 Hiện slide mà bạn muốn chuyển thành hình
2 Chọn View | Presentations | Notes Page PowerPoint chuyển sang khung nhìn Notes Page
3 Nhắp phải hình slide rồi nhắp Save as Picture PowerPoint hiển thị hộp thoại Save As Picture
Hình 4.1 Trong khung nhìn Notes Page, nhắp phải slide rồi nhắp Save as Picture
4 Chọn một thư mục cho tập tin hình và gõ một File Name
5 Trong danh sách Save as Type, nhắp định dạng tập tin đồ họa mà bạn muốn sử dụng
Kiểu tập tin mà bạn chọn tùy thuộc vào slide sử dụng các màu phức hợp, hiệu ứng đặc biệt, hay một tấm ảnh Trong trường hợp đó, bạn có thể duy trì chất lượng hình cao bằng cách chọn Tag Image File Format (TIFF) trong danh sách Save as Type Nếu bạn muốn sử dụng hình slide trên một trang web hoặc gửi nó ở dạng tập tin đính kèm e-mail, chọn JPEG File Interchange Format trong danh sách Save as Type Như thế, hình được nén lại để tải về dễ dàng hơn
6 Nhắp Save PowerPoint lưu slide ở dạng một tập tin đồ họa
Trang 44.2 Sử dụng Word để tùy biến các handout
Trong PowerPoint, bạn có thể tạo các handout đơn giản đi kèm với bài trình diễn của bạn Tuy nhiên, nếu muốn trau chuốt các handout, bạn cần những định dạng mạnh hơn (cho văn bản và đoạn văn bản) trong Word Tuân theo các bước dưới đây để xuất các handout sang Word để bạn
có thể định dạng văn bản:
1 Trong PowerPoint, chọn Office | Publish | Create Handouts in Microsoft Office Word Hộp thoại Send To Microsoft Office Word hiển thị
2 Nhắp bố cục trang mà bạn muốn sử dụng
Hình 4.2 Sử dụng hộp thoại Send To Microsoft Office Word để cấu hình bố cục trang cho các handout trình diễn mà bạn tạo trong Word
3 Chọn Paste Link
4 Nhắp OK Bài trình diễn hiển thị trong Word
5 Thêm, hiệu chỉnh, và định dạng văn bản handout của bạn
4.3 Tối ưu hóa tập tin PowerPoint
Tối ưu hóa tập tin PowerPoint (giữ cho kích thước tập tin PowerPoint càng nhỏ càng tốt) là việc quan trọng nếu bạn có ý định phát hành bài trình diễn trên web Mục này trình bày một số kỹ thuật giúp bạn tối ưu hóa tập tin PowerPoint
Nhúng càng ít font (và ký tự) càng tốt
Nhúng font đảm bảo bài trình diễn của bạn giống hệt nhau trên máy tính trình diễn và trên máy tính của bạn bất chấp font có được cài đặt trên máy tính trình diễn hay không Nhúng tất
cả các ký tự của bất kỳ font cho trước nào đảm bảo rằng: cho dù bạn chuyển tập tin PowerPoint
Trang 5đến máy tính nào, bạn vẫn có thể hiệu chỉnh văn bản trình diễn Nhưng nếu chỉ nhúng các ký
tự thật sự xuất hiện trong bài trình diễn thì kích thước tập tin sẽ giảm
Để chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong bài trình diễn, chọn Office | PowerPoint Options, nhắp Save, đánh dấu chọn Embed fonts in the file, rồi chọn Embed only the characters used in the presentation (best for reducing file size), rồi nhắp OK
Hình 4.3 Thiết lập các tùy chọn tối ưu hóa tập tin PowerPoint trong hộp thoại PowerPoint Options
Liên kết đến các tập tin âm thanh (đối lập với nhúng các tập tin âm thanh)
Vì nhúng các tập tin âm thanh sẽ làm tăng kích thước tập tin trình diễn, bạn nên liên kết đến các tập tin âm thanh mà bạn đưa vào slide Tuy nhiên, nếu chuyển bài trình diễn đến một máy tính khác hoặc upload lên web server, bạn cần giữ tập tin âm thanh kèm theo bài trình diễn
PowerPoint chỉ nhúng các tập tin âm thanh wav Nó tự động liên kết đến tất cả các kiểu tập tin
âm thanh khác Cho nên trừ phi bạn làm việc với các tập tin âm thanh wav (hoặc không biết chắc bạn đã thêm kiểu tập tin âm thanh gì vào slide), bạn có thể bỏ qua các bước này
Để báo với PowerPoint liên kết đến các tập tin âm thanh, chọn Office | PowerPoint Options, nhắp Advanced, nhập một kích thước tập tin tối đa vào hộp xoay Link sounds with file size greater than _
KB Chẳng hạn, nhập 1 KB để báo với PowerPoint liên kết đến tất cả các tập tin âm thanh Đây
là một chiến lược hay nếu bạn muốn kích thước tập tin trình diễn càng nhỏ càng tốt
Giả sử bạn muốn điều ngược lại: nhúng một tập tin âm thanh vào bài trình diễn Bạn có hai việc cần làm: chuyển tập tin âm thanh đó thành dạng wav và thiết lập kích thước tập tin trong hộp xoay Link sounds with file size greater than _ KB sao cho đủ lớn
Nén hình
Khi bạn cắt cúp hay thu nhỏ một hình, PowerPoint lưu các mảnh bị cắt (hay phiên bản lớn) đề phòng trường hợp bạn đổi ý và khôi phục lại bức hình về trạng thái gốc Đó là điều hay trong lúc bạn vẫn còn hiệu chỉnh các slide; nhưng khi đã xong, bạn cần báo cho PowerPoint xóa các mảnh và các phiên bản không còn được sử dụng đó Tuân theo các bước dưới đây:
1 Chọn bức hình mà bạn muốn nén
2 Chọn Format | Adjust | Compress Pictures Hộp thoại Compress Pictures xuất hiện
3 Bạn có thể đánh dấu chọn Apply to selected picture only để báo với PowerPoint chỉ nén bức hình mà bạn đã chọn ở bước 1
Trang 6Hình 4.4 Hộp thoại Compress Pictures
4 (Tùy chọn) Nhắp Options Chỉ định các tùy chọn nén và kết xuất trong hộp thoại Compression Settings rồi nhắp OK
Hình 4.5 Sử dụng hộp thoại Compression Settings để chỉ định các tùy chọn nén và kết xuất
5 Nhắp OK
Sử dụng chương trình tối ưu hóa
Bạn có thể sử dụng một chương trình tối ưu hóa của hãng thứ ba, chẳng hạn như PPTminimizer (http://www.pptminimizer.com), PowerPressed (http://www.powerpressed.com), RPTools Optimizer (http://www.rdpslides.com/pptools/optimizer), PowerShrink (http://www.powershrink.com), NXPowerLite (http://www.nxpowerlite.com),
Hình 4.6 Nén tập tin PowerPoint với PPTminimizer
Trang 74.4 Quay phim slide show với Camtasia
TechSmith Camtasia Studio là phần mềm thâu lại các hoạt động trên màn hình nhằm tạo ra các đoạn phim hướng dẫn thực hành, đặc biệt là thâu lại các bài trình diễn PowerPoint Chương trình có thể thâu lại bất cứ thứ gì diễn ra trên màn hình, cả webcam và giọng nói từ micro; tạo
ra các phim trình diễn với chất lượng chuyên nghiệp mà kích thước lại nhỏ nên bạn có thể dễ dàng phát hành trên web, ghi vào đĩa CD, hoặc trình bày ở bất kỳ nơi nào với các định dạng phổ biến như Flash, QuickTime,
Hầu hết các đĩa hướng dẫn thực hành bằng video (như bộ đĩa dạy Photoshop của KS Dương Trung Hiếu do DVPUB phát hành) đều được quay bằng Camtasia Ngoài Camtasia, hãng TechSmith còn có phần mềm SnagIt Đây là tiện ích chụp màn hình phổ biến nhất hiện nay Tất
cả hình ảnh trong quyển sách này đều được chụp bằng SnagIt
Tuân theo các bước dưới đây để cài đặt và tích hợp Camtasia Studio vào PowerPoint:
1 Tải Camtasia Studio (và SnagIt, nếu bạn muốn) tại http://www.techsmith.com
2 Tiến hành cài đặt Camtasia Studio Trong quá trình cài đặt, nhớ đánh dấu chọn Enable Camtasia Studio Add-in for Microsoft PowerPoint
Hình 4.7 Đánh dấu chọn Enable Camtasia Studio Add-in for Microsoft PowerPoint trong quá trình cài đặt Camtasia
3 Sau khi cài đặt Camtasia Studio, mở PowerPoint, bạn sẽ thấy thanh công cụ Camtasia Studio trong thẻ Add-Ins
Hình 4.8 Thanh công cụ Camtasia Studio trong thẻ Add-Ins
Trang 8 Nếu bạn không thấy thanh công cụ Camtasia Studio trên Ribbon của PowerPoint, bạn hãy chạy chương trình Camtasia Studio, chọn Tools | Options, nhắp thẻ PowerPoint, đánh dấu chọn Enable PowerPoint Add-in
Hình 4.9 Hộp thoại Options của Camtasia Studio
Bây giờ, để thâu lại một slide show, thực hiện như sau:
1 Cắm microphone vào máy tính, nếu bạn chưa cắm
2 Nhắp kích hoạt nút Record audio, nếu nút này chưa được kích hoạt
3 Nhắp nút Record để bắt đầu slide show
4 Điều chỉnh âm lượng microphone rồi nhắp nút Click to begin recording
Hình 4.10 Kiểm tra âm lượng microphone rồi nhắp nút Click to begin recording
5 Thực hiện bài trình diễn giống như bình thường
6 Kết thúc bài trình diễn, Camtasia hỏi bạn dừng hay tiếp tục thâu Nhắp Stop Recording
Hình 4.11 Nhắp Stop Recording khi Camtasia hỏi bạn dừng hay tiếp tục thâu
Trang 9 Nếu bạn chọn Continue Recording (để tiếp tục thâu các hoạt động khác sau bài trình diễn) thì khi hoàn tất, bạn phải nhắp nút Stop Recording trên thanh công cụ Camtasia Studio
Hình 4.12 Bạn sẽ phải nhắp Stop Recording trên thanh công cụ nếu chọn Continue Recording
7 Lưu trữ tập tin camrec khi hộp thoại Save Camtasia Recording As xuất hiện
Hình 4.13 Lưu trữ tập tin camrec khi hộp thoại Save Camtasia Recording As xuất hiện
8 Khi Catasia hỏi bạn muốn xuất hay biên tập slide show vừa được thâu, chọn Produce your recording
Hình 4.14 Nhắp Produce your recording khi Camtasia hỏi bạn hỏi bạn muốn xuất hay biên tập slide show vừa được thâu
Trang 109 Chờ chương trình Camtasia Studio khởi động rồi tuần tự đi theo các bước của Camtasia Studio Production Wizard để xuất phim theo định dạng mà bạn bạn muốn
Hình 4.15 Tuân theo các bước của Camtasia Studio Production Wizard để xuất phim theo định dạng mà bạn bạn muốn
4.5 Bảo vệ bài trình diễn bằng cách phân bố nó ở dạng tập tin slide show
Nếu bạn muốn người khác xem bài trình diễn của bạn nhưng không có mặt bạn, cách dễ nhất
là gửi tập tin trình diễn qua e-mail ở dạng đính kèm hoặc đặt tập tin trình diễn trong một thư mục mạng dùng chung Sau đó, người dùng có thể mở bài trình diễn trong PowerPoint và sử dụng các lệnh Ribbon chuẩn hoặc nhấn phím để chạy slide show
Điểm hạn chế của phương pháp này là người dùng khác phải mở bài trình diễn trong PowerPoint, cho nên họ có thể thay đổi nó Nếu bạn không muốn chuyện đó xảy ra, một giải pháp là thiết lập bài trình diễn với một mật khẩu chỉnh sửa Điều này có nghĩa người dùng không cách nào thay đổi bài trình diễn nếu không cung cấp đúng mật khẩu Tuân theo các bước dưới đây:
1 Chọn Office | Save As (tránh mũi tên) để mở hộp thoại Save As
2 Chọn Tools | General Options để mở hộp thoại General Options
3 Gõ một mật khẩu trong hộp nhập Password to Modify
Trang 114 Nhắp OK PowerPoint hiển thị hộp thoại Confirm Password
5 Gõ lại mật khẩu và nhắp OK
Hình 4.16 Thiết lập một mật khẩu chỉnh sửa cho bài trình diễn
6 Nhắp Save PowerPoint hỏi bạn có muốn thay thế tập tin hiện tại hay không
7 Nhắp Yes
Bây giờ khi người dùng khác mở bài trình diễn, người đó sẽ thấy hộp thoại Password Người dùng phải nhập đúng mật khẩu hoặc phải nhắp nút Read Only
Áp dụng một mật khẩu chỉnh sửa giữ cho bài trình diễn không bị sửa đổi, nhưng cũng có nghĩa rằng một người dùng khác có thể mở tập tin trong PowerPoint và thấy các ghi chú, các thiết lập hoạt cảnh, và các đặc điểm thiết kế khác Nếu bạn không muốn như thế, hoặc nếu người dùng khác là một người mới học PowerPoint (chưa biết cách khởi động một slide show), bạn có thể lưu bài trình diễn ở dạng tập tin PowerPoint Show (PPS) (có đuôi là ppsx; các tập tin PowerPoint bình thường có đuôi là pptx) Khi người dùng mở tập tin PPS (chẳng hạn, bằng cách nhắp đúp nó trong Windows Explorer), PowerPoint chạy slide show ngay mà không hiện giao diện PowerPoint Khi người dùng hoàn tất slide show, PowerPoint sẽ thoát
Tuân theo các bước dưới đây để lưu bài trình diễn ở dạng một tập tin PowerPoint Show:
1 Chọn Office, nhắp mũi tên Save As, rồi chọn PowerPoint Show PowerPoint hiển thị hộp thoại Save As với PowerPoint Show đang được chọn trong danh sách Save as Type
Kiểu tập tin PowerPoint Show chỉ làm việc với PowerPoint 2007 Những người còn sử dụng phiên bản PowerPoint cũ (2003, XP, 2000, hay 97) thì sử dụng danh sách Save as Type để chọn PowerPoint 97-2003 Show
Trang 122 Chọn một vị trí cho tập tin PowerPoint Show
3 Sử dụng hộp nhập File Name để đặt tên tập tin
Hình 4.17 Lưu bài trình diễn ở dạng một tập tin PowerPoint Show (*.ppsx)
4 Nhắp Save
4.6 Phát hành bài trình diễn ở dạng trang web
Bạn sẽ làm gì nếu bạn muốn đưa các tài liệu, bảng tính, và bài trình diễn của bạn lên web? Internet Explorer có thể phối hợp với Office để hiển thị các tập tin này, nhưng không phải ai cũng có khả năng đó Để đảm bảo bất kỳ ai lướt qua website của bạn đều có thể truy xuất dữ liệu đó, bạn cần chuyển các tập tin của bạn thành ngôn ngữ web: HTML May mắn là các ứng dụng Office có tính năng chuyển tài liệu từ định dạng vốn có sang HTML
Trước khi lưu bài trình diễn ở dạng trang web, có thể bạn muốn báo cho PowerPoint biết người dùng sử dụng trình duyệt nào vì điều này xác định các tính năng mà PowerPoint sẽ sử dụng để thể hiện XML hoặc HTML Ví dụ, nếu bạn báo cho PowerPoint biết người dùng sử dụng Netscape Navigator 4.0 trở về sau, PowerPoint sẽ vô hiệu định dạng MHTML (được mô tả bên dưới) Chọn Office | PowerPoint Options, nhắp Advanced, nhắp Web Options, rồi hiện thẻ Browsers Sử dụng danh sách People Who View This Web Page Will Be Using để nhắp trình duyệt Để ý rằng bạn có thể sử dụng các hộp kiểm trong danh sách Options để tùy biến các đặc điểm của trang web
Phát hành một bài trình diễn PowerPoint trên web ngày càng trở nên phổ biến Ví dụ, sau một hội thảo, nhiều người đặt các bài trình diễn của họ trên web dành cho những ai không tham
dự Với ngân sách hạn hẹp, “trình diễn trực tuyến” tiết kiệm được chi phí đi lại cho khán giả PowerPoint cho bạn các tùy chọn phát hành trang web, như được trình bày trong các bước dưới đây:
1 Mở bài trình diễn mà bạn muốn phát hành
Trang 132 Chọn Office | Save As (tránh mũi tên) để mở hộp thoại Save As
3 Chọn một vị trí cho tập tin mới
4 Trong danh sách Save As Type, bạn chọn một trong hai kiểu sau:
Single File Web Page—Đây là định dạng MIME Encapsulation of Aggregate HTML Documents (MHTML) Nó kết hợp HTML và tham chiếu đến các tập tin ngoại (như hình ảnh) thành một tập tin duy nhất, sử dụng đuôi là mht
Web Page—Đây là một trang web HTML bình thường, sử dụng đuôi là htm PowerPoint cũng tạo một thư mục có tên là Filename_files (trong đó Filename là văn bản trong hộp nhập File Name) bao gồm các tập tin ngoại (như hình ảnh) cần cho trang web
Để lưu các tập tin hỗ trợ trong cùng thư mục với trang web, chọn Office | PowerPoint Options, nhắp Advanced, nhắp Web Options, hiện thẻ Files, và gỡ bỏ dấu chọn Organize Supporting Files in a Folder
Hình 4.18 Chọn Single File Web Page hoặc Web page trong danh sách Save As Type
5 Sử dụng hộp nhập File Name để đổi tên tập tin, nếu cần Nếu bạn không đổi, PowerPoint
sẽ đổi đuôi tài liệu thành .mht hay htm (tùy thuộc vào kiểu tập tin mà bạn đã chọn ở bước 4)
6 Nhắp Publish để hiển thị hộp thoại Publish as Web Page
7 Để ấn định phát hành bao nhiêu trong bài trình diễn, PowerPoint cho bạn ba tùy chọn:
Complete Presentation—Kích hoạt tùy chọn này để phát hành mọi slide trong bài trình diễn
Slide Number X Through Y—Kích hoạt tùy chọn này để chỉ phát hành những slide thuộc tầm mà bạn ấn định trong hai hộp xoay
Custom Show—Kích hoạt tùy chọn này để phát hành slide show tùy biến mà bạn chọn trong danh sách tương ứng (PowerPoint vô hiệu tùy chọn này nếu bài trình diễn không có slide show tùy biến)
Để biết cách tạo slide show tùy biến, xem mục 3.7 “Tạo một slide show tùy biến”
