Quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong muôn vàn những vấn đề các nhà quản lý phải đối mặt để duy trì và

phát triển doanh nghiệp, không thể không nhắc đến quản lý nhân sự Bởi lẽ nhân sự

là một trong những vấn đề mấu chốt là sự thành công của bất kỳ một doanh nghiệp

nào Có một thực tế mà rất nhiều giám đốc công ty thừa nhận, một công ty hay tổ

chức nào dù có nguồn tài chính phong phú, nguồn tài nguyên thiên nhiên dồi dào

với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại cũng trở nên vô ích nếu không có nguồn tài

nguyên về nhân sự

Nhà quản trị nhân sự giỏi là người biết đánh giá đúng năng lực của từng nhân

viên, biết cách động viên khuyền khích khơi gợi tiềm năng giúp nhân viên hăng hái

làm việc Mỗi người nhân viên đều có ưu, nhược điểm khác nhau và hoàn toàn có

khả năng mắc những sai lầm trong công việc trước những sự việc đó các nhà quản

trị phải đối mặt giải quyết những vấn đề nan giải Đây là một trong những công việc

đòi hỏi nghệ thuật ứng xử khéo léo của các nhà quản trị để đạt được mục đích

nhưng không làm tổn thương đến lòng tự trọng hay làm nhân viên mất tự tin vào

bản thân

Nhà quản trị nếu có những kinh nghiệm và giải pháp đúng đắn họ sẽ có

nguồn nhân lực ổn định và gắn bó lâu dài với công việc

Trong điều kiện hiện nay nên kinh tề Việt Nam đang trên đà phát triển các

doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả trong kinh doanh cần phải xây dựng cho

mình một kế hoạch rõ ràng, chi tiết các nguồn lực như: vốn, công nghệ, đất đai, nhà

xưởng, máy móc thiết bị và nhân lực Trong đó nguồn nhân lực là một vấn đề mà

các nhà quản trị thừa nhận là cốt lỗi tạo nên giá trị của công ty Để có được nguồn

lực dồi dào về số lượng và chất lượng đòi hỏi các nhà quản trị phải làm tốt việc

quản lý nguồn nhân lực tại đơn vị

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Xây dựng - Thương mại –

Dịch vụ Vận tải Quý Phát, với những kiến thức em đã học ở trường Đại học kỹ

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

thuật công nghệ TP.HCM Em nhận thấy thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại

công ty cổ phần Quý Phát là vấn đề cần được quan tâm

Chính vì lý do đó cùng với sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của Thầy Lê Đình

Thái và các cô chú, anh chị trong công ty Quý Phát Cho nên em chọn đề tài về

quản trị nhân sự làm bài luận văn tốt nghiệp

Vì vậy:

Mục tiêu của luận văn: là lấy kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý nguồn

nhân lực của doanh nghiệp

Giới hạn của đề tài: là sẽ không phân tích sâu vào từng khía cạnh trong vấn

đề quản trị nhân sự của các loại hình doanh nghiệp mà chỉ phân tích tình trạng

nguồn nhân sự tại công ty Quý Phát

Phương pháp nghiên cứu: là phương pháp luận, từ đó đưa ra những quan

điểm cụ thể Phân tích sự việc trên cơ sở cụ thể không phô trương dựa vào các mối

tương quan, có tác động ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu, để mở rộng các vấn

đề liên quan, đưa ra các giải pháp để giải quyết vấn đề

Cơ sở nghiên cứu: là dùng những tư liệu, kinh nghiệm thực tiễn tại đơn vị

thực tập và những kiến thực đã học tại trường trong 4 năm qua

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

1.1 Khái niệm mục tiêu của quản trị nhân sự:

1.1.1 Khái niệm:

Từ khi hình thành xã hội loài người, con người biết hợp quần thành tổ chức

thì vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với

một phương thức sản suất nhất định, xu hướng quản trị ngày càng cao Trên thị

trường ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức tối đa hiệu quả cung

cấp các sản phẩm dịch vụ của mình Các doanh nghiệp hàng đầu thường cố gắng tạo

sự cân bằng giữa tính nhất quán và sự sáng tạo Để đạt được mục tiêu này, họ dựa

vào số tài sản lớn nhất của mình đó là “ nguồn nhân lực” Công tác quản trị nhân sự

giúp họ tìm kiếm, phát triển, duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý có chất lượng Đó

là những người tham gia tích cực vào sự thành công của doanh nghiệp Các tổ chức

trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả

và năng suất cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động Một trong những yêu

cầu chính của quản trị nhân sự là tìm đúng người, đúng số lượng, đúng thời điểm,

trên các điều kiện thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp và người lao động Khi lựa

chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên

và doanh nghiệp đều có lợi

1.1.2 Mục tiêu của quản trị nhân sự:

Mục tiêu cơ bản của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là thu hút, lôi cuốn

những người giỏi về với doanh nghiệp, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm

tăng năng xuất lao động và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp, động viên,

thúc đẩy nhân viên, tạo điều kiện cho học bộc lộ, phát triển và cống hiến tài năng

cho doanh nghiệp, giúp họ gắn bó, tận tâm, trung thành với doanh nghiệp

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

a Mục tiêu xã hội:

Về mặt xã hội, quản trị nhân sự thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi

của người lao động, đề cao vị thế và giá trị của người lao động, chú trọng giải quyết

hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức, doanh nghiệp và người lao động

- Tuân theo luật pháp

- Bảo vệ quyền lợi khách hàng

- Bảo vệ môi trường

- Thành lập tổ chức công đoàn

b Mục tiêu của tổ chức:

Là hiệu quả Các chỉ tiêu đo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp:

- Tổng lợi nhuận

- Tỷ suất lợi nhuận

- Lợi nhuận trên một đơn vị sản phẩm (dịch vụ)

- Được đối xử công bằng

- Có triển vọng trong công việc, thu nhập

- An toàn trong công việc

1.1.3 Vai trò của quản trị nhân sự:

Con người chiếm vị trí trung tâm trong quá trình hoạt động của tổ chức

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

Phong cách quản trị nguồn nhân lực ảnh hưởng sâu sắc đến bầu không khí

của tổ chức, đến tâm lý nhân viên

Quản trị nguồn nhân lực liên quan đến tất cả các bộ phận trong tổ chức.Vì

vậy vai trò của người quản trị nguồn nhân lực là hết sức quan trọng Sức cạnh tranh

cốt lõi không phải đến từ một năng lực cụ thể mà đến từ nguồn nhân lực Tài

nguyên nhân lực chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp không thể bắt chước hay

sao chép nguyên bản từ bất kỳ công ty nào khác Tài nguyên nhân lực cũng chính là

nhân tố quan trọng để làm tăng giá trị của công ty Ưu thế về nguồn lực chính là ưu

thế của doanh nghiệp Có con người, các mặt khác của doanh nghiệp như tiêu thụ,

kỹ thuật, sáng tạo sản phẩm mới … sẽ phát triển

1.2 Nội dung cuả quản trị nhân sự:

1.2.1 Hoạch định nguồn nhân lực:

a Hoạch định nguồn nhân lực:

Là quá trình dự đoán, xác định nhu cầu về nhân sự, đề ra các chính sách và

kỹ năng, phẩm chất cần thiết phù hợp với từng giai đoạn hoạt động và đem lại hiệu

quả cao cho tổ chức

b Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản trị nguồn nhân

lực, có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp Vì vậy hoạch định

nguồn nhân lực góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp Hoạch định

nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước những biến động nhân sự,

từ đó có những điều chỉnh phù hợp Bạn sẽ biết được: doanh nghiệp cần những

nhân viên như thế nào? Khi nào doanh nghiệp cần họ? Doanh nghiệp đã có sẵn

người thích hợp chưa? Hoạch định nguồn nhân lực chính là cơ sở cho các hoạt động

tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực Nó làm ảnh hưởng lớn

đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp Hoạch định nguồn nhân lực tốt sẽ giúp

cho doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự phù hợp Khi không có hoạch định

nguồn nhân lực hay hoạch định nguồn nhân lực không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

không thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình Điều này ảnh hưởng lớn đến

kết quả công việc chung của cả doanh nghiệp

- Tạo cho doanh nghiệp luôn ở thế chủ động về nhân sự

- Đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ số lượng nhân viên với những kỹ năng

cần thiết vào đúng thời điểm

- Tránh rủi ro trong sử dụng lao động

- Giúp các quản trị xác định được rõ ràng phương hướng hoạt động của tổ

chức

Giả sử một công ty dự đoán rằng công ty sẽ cần 100 kỹ sư mới trong năm đó

Nhưng chưa một ai từng đặt câu hỏi: “ Làm thế nào để tính ra được sự ước đoán

đó?” Và thế là nó cứ xoay vòng, sự ước đoán đó hầu hết luôn sai bởi vì các nhu cầu

hoạt động kinh doanh rất khó để dự đoán được Vì vậy mà nó tiếp tục được đặt ra

câu hỏi tiếp theo: “Điều gì xảy ra nếu chúng ta mắc sai lầm?” Chúng ta có thể mắc

sai lầm một trong hai hướng: hướng thứ nhất là công ty có thể có được nhiều kỹ sư

cần thiết hơn công ty nghĩ và như vậy công ty sẽ phải hoặc tiếp nhận họ hoặc sa thải

họ, còn hướng thứ hai đó là công ty có thể có được ít kỹ sư cần thiết hơn họ nghĩ và

như vậy thì bạn phải góp nhặt để tìm thêm cho đủ người Và câu hỏi tiếp theo: “

Trong từng trường hợp chúng ta cần đầu tư cho cái gì vay? Và liệu chi phí đó có

quá nhiều hoặc quá ít không?” Và thường thì hầu hết trường hợp này là bị mắc sai

lầm nhiều hơn so với cái khác

Quy trình:

Để thực hiện hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tiến hành theo 5

bước sau: dự báo nguồn nhân lực, phân tích thực trạng nguồn nhân lực, quyết định

tăng hay giảm nguồn nhân lực, lập kế hoạch thực hiện, kiểm soát kế hoạch thực

hiện Đây là quá trình chung và được áp dụng linh hoạt trong các doanh nghiệp

khác nhau Các bước phải được thực hiện rõ ràng, cụ thể, phải có sự liên kết giữa

các phòng ban trong doanh nghiệp

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

c Hoạch định nguồn nhân lực và phân tích môi trường:

Ø Phân tích môi trường bên ngoài:

- Kinh tế khủng hoảng, suy thoái toàn cầu, tình trạng cắt giảm nhân lực hàng

loạt trở nên phổ biến ở các công ty, tập đoàn lớn Tuy nhiên việc níu giữ

những nhân viên có năng lực càng trở nên cấp thiết nhưng cũng khó khăn

hơn bao giờ hết …

- Doanh nghiệp nên cố gắng nắm bắt được toàn cảnh bức tranh trong lĩnh vực

kinh doanh của mình Thông thường, khi nghĩ đến suy thoái người ta sẽ nghĩ

ngay tới các động thái cắt giảm chi phí như giảm công nhân, lương, thưởng

… Nên nhớ rằng việc cắt giảm nhân công cuả các công ty, tập doàn lớn là kế

sách cuối cùng khi học không thể triển khai hiệu quả các cách thức để tăng

hiệu quả kinh doanh hoặc tìm ra những cơ hội kịnh doanh mới trong thời kỳ

suy thoái Trong mọi trường hợp, đặc biệt là trong bối cảnh suy thoái lan

rộng, những nhân viên có năng lực, kinh nghiệm luôn là tài sản quý nhất của

doanh nghiệp Song song với liệu pháp về tinh thần, doanh nghiệp cũng nên

Dự báo về nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai

Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân sự doanh nghiệp

So sánh giữa nhu cầu nhân sự sắp tới

và khả năng đáp ứng hiện nay

Tiến hành các hoạt động bố trí và sử

dụng nhân sự Kiểm soát nhân sự

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

chủ động đưa ra những cam kết về lợi ích để níu giữ người tài trong thời buổi

suy thoái Những chế độ đãi ngộ thích đáng và phù hợp cũng nên được áp

dụng để những nhân viên giỏi có thể yên tâm cống hiến và giúp công ty vượt

qua khó khăn trước mắt

- Cắt giảm chi phí? Hãy thảo luận với lãnh đạo phòng ban liên quan

- Giữ được khách hàng cũ? Chắc chắn phải kể chiến thắng này cho các đồng

nghiệp nghe

- Soạn thảo chương trình tìm kiếm các đơn hàng mới? Hãy đánh dấu công

trạng của từng người Hãy đừng quên giữ tinh thần chiến đấu hàng ngày của

nhân viên vì về bản chất, sự thành công phụ thuộc vào niềm tin và mong

muốn làm việc của nhân viên trong công ty Mọi người cần phải biết rằng,

thành công và thất bại của các bạn là chung cho tất cả

- Xu hướng cạnh tranh: quy trình mới, công nghệ mới, dịch vụ mới, sáng tao

…

- Thay đổi công nghệ: tự động hóa, phi hành chính hóa…

- Luật pháp và chính trị: sự quan tâm và ủng hộ của chính phủ Việt Nam đối

với các doanh nghiệp

Ø Phân tích môi trường doanh nghiệp

- Những nhà lãnh đạo vĩ đại luôn truyền tải được nhiệt huyết vào công việc

Họ biết cách lôi kéo các nhân viên tài năng và tận tâm Nhưng ẩn chứa đằng

sau mỗi nhà lãnh đạo đầy quyền lực, bạn sẽ còn thấy có một quyền năng vô

hình khác, nó góp phần tạo ra một bầu văn hóa công ty mạnh mẽ, động viên

mọi người làm việc chăm chỉ và gắn bó lâu dài hơn, thậm chí có thể gắn bó

cả cuộc đời, nối tiếp các thế hệ với công ty Cùng với thời gian và những

bước phát triển mạnh mẽ, sự khác biệt duy nhất còn lại ngày nay giữa các

công ty có lẽ chỉ là yếu tố vắn hóa Những yếu tố khác như công nghệ, quy

trình kinh doanh hầu như không có sự khác biệt là mấy Sở dĩ chúng ta phân

biệt được giữa Mercedes và Toyota không phải ở chất lượng mà chính là nền

văn hóa và hình ảnh nhãn hiệu công ty, hay giữa công ty Quý Phát và công ty

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

Xem Sơn có sự khác biệt về văn hóa và hình ảnh nhãn hiệu, thương mại mặc

dù cả hai kinh doanh cùng ngành nghề

- Văn hóa đã và đang trở thành một ID ( chỉ số nhận dạng) của mỗi công ty,

giúp chúng ta phân biệt công ty này với công ty khác Văn hóa thể hiện trong

phong cách làm việc, tác phong của nhân viên cả trong công việc cũng như

trong cuộc sống Không ít công ty còn xây dựng văn hóa của riêng mình trên

cơ sở thừa kế văn hóa truyền thống dân tộc

- Thái độ ứng xử với nhau trong môi trường doanh nghiệp phải luôn hòa đồng,

đoàn kết, tạo mối liên kết chặt chẽ với nhau trong công việc để tạo nên môi

trường văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, giúp nhau cùng phát triển Ngôn

ngữ cũng chứa đựng trong mình những đặc trưng văn hóa Phong cách ngôn

ngữ trực tiếp hay gián tiếp thể hiện văn hóa mở hay đóng Cách xưng hô,

cách diễn đạt thể hiện tính đẳng cấp trong giao tiếp, ứng xử

1.2.2 Hoạch định nhu cầu nhân viên

Là một nhà quản trị, bất kể cấp bậc nào, dù là tổ trưởng sản xuất hay đốc

công phân xưởng, chúng ta phải biết nhu cầu của nhân viên mình Hiểu được vấn đề

này chúng ta mới có cơ sở để tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo huấn luyện, động viên

và khen thưởng cũng như chính sách lương bổng hợp lý

Ø Đối với việc làm, điều kiện làm việc, quyền cá nhân người nhân viên cần

các đặc điểm sau:

- Một việc làm an toàn, không buồn chán

- Một môi trường làm việc thoải mái

- Giờ làm việc hợp lý

- Các cơ sở vật chất thích hợp

- Cơ hội được học hỏi các kỹ năng mới, các chương trình đào tạo và phát triển

- Cơ hội thăng thưởng bình đẳng

- Cơ hội được có được cấp trên nhận biết các thành tích trong quá khứ

- Cơ hội cải thiện mức sống, một công việc cho tương lai

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

1.2.3 Chức năng tuyển dụng:

Chúng ta thường đơn giản nghĩ rằng khi chúng ta thiếu nhân sự thì chúng ta

cứ đăng báo tìm người, thậm chí nhiều khi chúng ta chỉ tạm thời thiếu nhân lực

trong thời gian rất ngắn, chúng ta cứ tuyển dụng thêm người Hậu quả là tổ chức

làm ăn thiếu hiệu quả

Thực sự tuyển dụng nhân viên là cả một quá trình phức tạp mà trước đó nhà

quản trị phải phân tích công việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thể

Ø Tiến trình tuyển dụng:

Khi hoạch định tài nguyên nhân sự, nhà quản trị thấy rằng cần phải thêm

nhân lực Trước tiên nhà quản trị có thể tìm các giải pháp khác xem có đáp ứng về

nhu cầu nhân sự không Nếu các giải pháp khác không đáp ứng nhu cầu được, lúc

đó tiến trình tuyển dụng mới bắt đầu hoạt động

Thông thường tiến trình tuyển dụng bắt đầu khi một nhà quản trị nào đó đưa

ra một phiếu yêu cầu về nhân sự Phiếu này mô tả rõ các chi tiết khác nhau bao gồm

chức danh công việc, tên bộ phận và ngày tháng cần nhân viên đó bắt tay vào làm

việc.Với loại thông tin này, nhà quản trị nhân viên sẽ đối chiếu với bản mô tả công

việc và bản mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc để xác định xem nhân viên sắp được

tuyển dụng phải hội đủ các tiêu chuẩn trình độ nào

Bước kế tiếp trong tiến trình tuyển dụng này là xác định xem công ty hiện

nay có nhân viên nào hội đủ các tiêu chuẩn đó không, hay phải tuyển dụng từ bên

ngoài, từ các nguồn khác nhau như các trường đại học, cao đẳng và các công ty

khác…

Vì việc tuyển dụng rất tốn kém, cho nên cấp quản trị cần phải đảm bảo rằng

họ đang sử dụng các phương pháp và các nguồn nhân sự hữu hiệu khác

Ø Các giải pháp khác:

Như trên đã đề cập, tuyển dụng nhân viên rất tốn kém Do đó, khi một công

ty cần thêm lao động, công ty đó không nên tuyển dụng thêm người ngay, nhưng

cần phải xem xét thêm có giải pháp nào cho nhu cầu tuyển dụng nhân công trong

lúc tạm thời không Tại các nước Âu Mỹ, việc tuyển dụng thêm người tốn kém đến

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

mức chúng ta không thể ngờ được Chẳng hạn như để tuyển dụng một số y tá, một

số bệnh viện tại Mỹ đã tốn 12.000 đô la Các phí tổn gồm có các khoản sau đây: tiền

nghiên cứu, phỏng vấn, chi phí cho công ty giới thiệu việc làm, phân công lại và

đào tạo lại

Ø Giờ phụ trội:

Một trong các giải pháp có thể áp dụng tại Việt Nam đó là làm thêm giờ

Chẳng hạn như các công ty dệt, hoặc tiệm bánh… vào mùa cao điểm, hay ký được

một hợp đồng sản xuất ngắn hạn nào đó, họ thường khuyến khích công nhân làm

thêm giờ phụ trội Tại các nước Âu Mỹ, giờ phụ trội thường được tính cao gấp rưỡi

hoặc gấp đôi giờ công lao động bình thường

Giải pháp cấp thời này mặc dù có tốn kém thêm nhưng giúp doanh nghiệp đó

phải tuyển thêm lao động Bởi vì một khi tuyển dụng rồi, ngoài khoản tốn kém kể

trên, công ty lại phải nuôi số người dư thừa này Trong khi đó theo luật lao động,

các công ty khó lòng cho họ nghỉ việc Nếu có, chắc chắn khoản bồi thường không

nhỏ

Ø Tuyển dụng nhân viên:

Nếu áp dụng các biện pháp nêu trên đây cũng không giải quyết được vấn đề

nhân lực, chúng ta sẽ tuyển dụng nhân viên theo hai hướng: hướng nội bộ và hướng

bên ngoài

Tuyển dụng nhân viên trong nội bộ công ty là cả một thủ tục phức tạp Đối

với các chức vụ quản trị gia cao cấp, thường công ty áp dụng hồ sơ thuyên chuyển

Đối với các chức vụ hoặc công việc ở cấp thấp hơn, các công ty ở phương tây

thường sử dụng phương pháp niêm yết chỗ làm hay công việc đang cần tuyển

người, được gọi tắt là niêm yết công việc còn trống Bảng niêm yết này được dán

ngay chỗ công khai để mọi người đều biết Đó là một thủ tục thông đạt cho công

nhân viên trong toàn công ty biết rằng hiện đang cần tuyển người cho một số công

việc chỗ làm nào đó

Còn đối với việc tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài công ty, thủ tục sẽ phức

tạp hơn Việc lựa chọn nguồn cung cấp nhân sự cũng là một vấn đề quan trọng nằm

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

trong chính sách nhân sự của từng công ty Mỗi một nguồn có ưu điểm và nhược

điểm của nó và còn tùy thuộc vào yếu tố thời gian và tiền bạc mà công ty sẵn có hay

không Nhìn chung, có rất nhiều nguồn cung cấp nhân sự cho công ty như sau:

Ø Các nhân viên hiện hữu:

Khi yếu tố thời gian là yếu tố nổi bật thì cách tốt nhất là tìm những người

đang làm việc trong công ty đảm nhận công việc mới cao hơn Họ là người đã quen

thuộc công ty, hiểu được chính sách và cơ cấu của công ty và do đó chỉ cần một thời

gian huấn luyện ngắn hơn so với tuyển người ở ngoài công ty Tuyển người theo lối

này có lợi điểm là nhân viên thấy rằng công ty để ý đến khả năng của họ và luôn

luôn có những cơ hội để thăng tiến Do đó họ gắn bó với công ty hơn và làm việc

tích cực hơn

Ø Bạn bè của nhân viên hiện hữu

Các nhân viên đang làm trong xí nghiệp biết rõ bạn bè của mình đang cần

một việc làm và họ có thể trở thành một nhân viên tốt Họ thường giới thiệu cho

công ty những người có khả năng và có chất lượng Điều dễ hiểu là nếu nhân viên

thích các công việc ở công ty, họ thường rất muốn bạn bè của mình vào làm chung

với mình Chính vì thế mà nhiều công ty tại các nước hiện đại khuyến khích nhân

viên đưa bạn bè và họ hàng vào làm việc

Ø Các ứng viên nộp đơn xin việc tự nguyện

Những người đến văn phòng công ty một cách tự ý để nộp đơn xin việc được

coi như những ứng viên tự nguyện bởi vì công ty không đăng quảng cáo tìm người

Trong trường hợp này, công ty nên thiết lập một hệ thống hồ sơ các ứng viên để khi

cần thiết, công ty có thể mời họ làm việc Loại hồ sơ như thế có thể tiết kiệm được

tiền bạc và thời gian cho công ty khi có cơ hội tuyển Tuy nhiên không phải tất cả

ứng viên tự nguyện là người mà công ty cần tuyển

Ø Quảng cáo

Một nguồn thu hút nhân lực phổ biến nhất đang được áp dụng là quảng cáo

trên báo chí Hầu hết các công ty đều đồng ý rằng quảng cáo tìm người trên báo chí

là nguồn cung cấp các công nhân trẻ tuổi, nhưng lại không có kỹ năng hoặc ít có kỹ

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

năng Tuy nhiên họ cũng tin rằng ít nhất sẽ tuyển lựa được người Cách tuyển dụng

này thường chỉ áp dụng khi các phương pháp tuyển người khác thất bại và được coi

là cách bổ sung hữu hiệu nhất cho các phương pháp khác Tuy nhiên phương pháp

quảng cáo này nếu thực hiện thường xuyên sẽ rất tốn kém Ngoài ra, nhiều công ty

rất e ngại phản ứng của nhân viên khi họ biết rằng công ty đăng quảng cáo tìm

người Nếu họ biết rằng lao động đòi hỏi ký năng như họ tìm kiếm, hậu quả sẽ dẫn

đến giảm năng xuất lao động

Ø Các trường đại học và cao đẳng

Các trường đại học và cao đẳng ngày càng trở thành nguồn nhân lực quan

trọng đối với hầu hết các công ty trên thế giới, đặc biệt đối với các công ty Mỹ và

công ty Nhật Mặc dù công ty đã áp dụng hệ thống tuyển dụng này và tin chắc chọn

được một tỉ lệ nhân viên tốt nhưng đôi khi những người này thực hiện công việc

chưa ở mức mong đợi cao Ngay cả những người có trình độ cao nhất và giỏi nhất

cũng cần phải có thời gian để trở thành nhân viên giỏi Hầu hết các công ty đều xúc

tiến việc tuyển dụng này trước khi sinh viên ra trường và chờ đợi đến khi họ ra

trường Một số công ty nổi tiếng còn cấp học bổng cho sinh viên ưu tú ngay ở năm

đầu đại học Có công ty thận trọng hơn, họ chỉ chọn sinh viên năm cuối sau khi sinh

viên này chứng tỏ qua quá trình học tập là họ thuộc thành phần sinh viên giỏi Họ

tin tưởng rằng những người mới tốt nghiệp là những người trong trắng, chưa bị n

hiễm tư tưởng xấu và vì thế họ có thể được đào tạo cho phù hợp với khuôn khổ của

công ty

Ø Các cơ quan lao động khác

Một nguồn cung cấp lao động có sẵn đó là tại các cơ sở lao động, phòng hợp

tác lao động quận, huyện Tại các nước phương tây còn có rất nhiều cơ quan đoàn

thể chuyên giới thiệu người đi làm tại các công ty Họ có sẵn nghiệp vụ chuyên môn

về công tác tuyển dụng, tuyển chọn và đã thực hiện giai đoạn sơ khởi như sưu tra lý

lịch và phỏng vấn sơ bộ Có cơ quan như các cơ quan tư nhân đòi công ty phải trà

tiền cho dịch vụ của họ, cũng có những cơ quan như các tổ chức từ thiện thì lại

miễn phí Tuyển dụng theo phương pháp này tuy rút ngắn thời gian, nhưng kết quả

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

đôi khi không được khả quan, vì các cơ quan này đôi khi đưa ra những người không

đúng yêu cầu, hoặc đưa ra những người họ quen biết hoặc có cảm tình

1.2.4 Đào tạo và phát triển nhân sự

Đối với một công ty mới thành lập thì nhu cầu đào tạo nhân viên là một

nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất Bởi vì cho dù chúng ta có lắp đặt cả một hệ

thống máy móc tinh vi mà không có người biết đièu khiển cũng trở nên vô ích Đây

là chưa kể các nghiệp vụ có tính cách vô hình như các kỹ năng quản trị Tuy nhiên

một điểm mà các nhà quản trị Việt Nam ít để ý, đó là định hướng nghề nghiệp cho

nhân viên, đáp ứng những thay đổi đang xảy ra và tiên đoán những thay đổi trong

tương lai liên quan đến tay nghề của nhân viên

Chúng ta đang sống trong một thời đại mà nhịp độ thay đổi diễn ra với tốc độ

chóng mặt Đó là thời đại bùng nổ công nghệ, bùng nổ thông tin Những bùng nổ

này có tác động mạnh đến dây chuyền sản xuất, cung cách quản lý, nếp sống và suy

nghĩ của mọi người trong công ty Và cũng chính sự bùng nổ này mà các cấp lãnh

đạo thấy cần phải trang bị cho mọi người các kiến thức và kỹ năng mới để theo kịp

với sự thay đổi Nhu cầu đào tạo và huấn luyện trở nên cấp bách hơn bao giờ hết

Thế nhưng nhà quản trị tài giỏi không thể dừng lại ở những chương trình đào

tạo có tính cách đối phó này Họ là những người có nhãn quan nhạy bén, nhìn xa

trông rộng Họ thấy trước xu hướng của thời đại trong năm hay mười năm tới Các

chương trình giáo dục và phát triển đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị đối

phó với những thay đổi trong tương lai

Ø Mục đích của đào tạo và phát triển

- Giúp nhân viên thực hiện tốt công việc

- Cập nhật thông tin, kỹ năng

- Thay đổi và cải tiến phương pháp quản lý

- Giải quyết các vấn đề tổ chức

- Hướng dẫn công việc cho nhân viên mới

- Chuẩn bị đội ngũ kế cận

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

- Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên

Ø Hệ thống đào tạo và phát triển có 4 giai đoạn:

- Xác định nhu cầu

- Xây dựng chương trình

- Triển khai

- Đánh giá

Ø Huấn luyện nhân sự

- Năng lực: đánh giá mức độ làm việc hiện tại

- Mục tiêu: đặt ra mục tiêu cho việc học hỏi

- Hành động: thống nhất các phương pháp và bắt đầu hành động

- Kiểm tra: cung cấp các thông tin phản hồi và ghi nhận các điều đã học

1.2.5 Đánh giá thành tích

Đánh giá thành tích là đánh giá kết quả đạt được trong một giai đoạn nhất

định Thu thập thông tin về quá trình thực hiện công việc Thu thập thông tin về

phát triển cá nhân của nhân viên Nếu so sánh giữa tất cả các kỹ năng quản lý thì có

lẽ kỹ năng đánh giá nhân viên là khó nhất Tuy nhiên đây lại là công việc rất quan

trọng trong công tác quản trị nhân sự

Người đứng đầu doanh nghiệp dù có xuất sắc đến đâu nhưng nếu không có

những đồng sự giỏi sẽ khó mà thực hiện được những chiến lược, chiến thuật để đạt

được mục tiêu của doanh nghiệp Đánh giá đúng nhân viên sẽ giúp lãnh đạo đặt cấp

dưới vào đúng vị trí, giao việc đúng với khả năng Ngược lại, khi cấp dưới được cấp

trên đánh giá đúng năng lực, đó là cách động viên học tốt nhât

Ø Mục đích và quy trình đánh giá

- Dựa vào kết quả đánh giá có quyết định đúng, chính xác về lương, thưởng

cho nhân viên Làm căn cứ xây dựng kế hoạch đào tạo, hoạch định nhu cầu

nhân viên và kế hoach tuyển dụng

- Cung cấp thông tin cho nhân viên biết về mức độ hoàn thành công việc cũng

như yêu cầu của nhà quản lý để họ tự điều chỉnh mình cho phù hợp Động

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

viên nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ vì được ghi nhận thành tích và có chế

độ đãi ngộ hợp lý

- Tạo môi trường văn hóa hiểu biết lẫn nhau giữa nhân viên và cấp quản lý qua

hoạt động đánh giá

- Xác định yêu cầu cần đánh giá Dựa vào kế quả phân tích công việc.Chọn

phương pháp đánh giá tùy thuộc vào bộ phận, đặc điẻm của công việc mà

chọn phương pháp cho phù hợp Đối với công việc trực tiếp đã được giao

định mức trước, việc đánh giá khá đơn giản Nhưng với những công việc của

nhân viên gián tiếp của cán bộ quản lý sẽ phức tạp hơn nhiều

- Tập huấn hoặc kiểm tra lại kỹ năng đánh giá của cán bộ quản lý hay những

nhân viên phòng nhân sự tham gia vào chương trình đánh giá

- Thảo luận với nhân viên về nội dung, chỉ tiêu, thời gian, địa điểm, phương

thức và kết quả đánh giá Việc này thỏa mãn tính công khai trong công tác

quản lý Tiến hành kiểm tra đánh giá vừa theo kỳ, vừa đột xuất Đảm bảo sự

khách quan

Ø Phương pháp đánh giá:

- Cho điểm

- Thống nhất thang điểm

- - Thống nhất các yêu cầu đánh giá như số lượng công việc, chất lượng công

việc, thái độ, ý thức thực hiện công việc …

- - Xếp hạng nhân viên trong mỗi bộ phận trong từng thời gian nhất định Qua

mỗi lần xếp hạng, những người thay đổi thứ hạng theo hướng cải thiện tốt

hơn là những người có kết quả ngược lại hoặc không được cải thiện

- Quan sát hành vi thực hiện công việc và ghi nhận những sai lầm hay những

thành tích dù lớn, dù nhỏ

- Ghi nhận lại những ưu điểm của nhân viên Qua đó sẽ phát hiện được những

người xuất sắc và những người kém

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

Ø Tiêu chuẩn đánh giá:

- Các tiêu chuẩn cho cá nhân phải nhằm triển khai chiến lược của doanh

- Đánh giá nhân sự được tiến hành bới cán bộ quản lý trực tiếp và được xem

xét bởi cán bộ quản lý ở một bậc cao hơn

- Nhân viên tự đánh giá bản thân, thường là điền vào mẫu đánh giá có sẵn

- Tập thể đánh giá

- Lãnh đạo đánh giá

Nói tóm lại, nhà quản lý không cần phải có kiến thức và trình độ xuất sắc

vẫn có thể thành công trong công việc, nếu có tâm trong việc đánh giá và sử dụng

người Trung thực, thẳng thắn, công bằng và quan tâm tới yếu tố con người thể hiện

cái tâm của nhà quản lý giỏi Điều dễ hiểu là về mặt các nhân, nhà quản lý có thể có

thiện cảm với nhân viên này nhièu hơn nhân viên khác, nhưng trong tổ chức nhà

quản lý phải tỏ ra không thiên vị và quan tâm tới tất cả các thành viên trong tổ chức

của mình Việc khen, chê rõ ràng sẽ tạo động lực làm việc hứng thú cho nhân viên,

kích thích họ sáng tạo đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

1.2.6 Đãi ngộ nhân sự

Đãi ngộ là sự nhìn nhận về các nỗ lực của nhân viên, là quá trình bù đắp các

hao phí lao động của người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần đó là nền tảng đảm

bảo sự ổn định của tổ chức Có rất nhiều hình thức đãi ngộ như: tăng lương cơ bản,

phụ cấp, thưởng, phúc lợi, tạo cơ hội thăng tiến, công việc thú vị, và điều kiện làm

việc

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

2.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp:

2.1.1 Lịch sử hình thành:

Công ty Cổ Phần Xây Dựng – Thương Mại - Dịch Vụ Vận Tải Quý Phát

thành lập ngày 15 tháng 06 năm 1994 với vốn đầu tư ban đầu chỉ 1.000.000.000

đồng và hoạt động với chuyên ngành kinh doanh mua bán: máy móc, vật tư thiết bị

công nghiệp, máy móc văn phòng, văn phòng phẩm và phụ tùng thay thế…

Sản phẩm của tập đoàn RICOH tham gia thị tường Việt Nam từ năm 1989

với các loại thiết bị như máy photocopy, fax và phụ tùng thay thế Hiện nay sản

phẩm RICOH và dịch vụ hậu mãi do công ty Quý Phát cung cấp rất được khách

hàng tín nhiệm và tin tưởng sử dụng

Trong những năm gần đây, thông qua việc cung cấp các sản phẩm RICOH

chất lượngcao với giá cả phù hợp thị trường, cùng với hệ thống dịch vụ hậu mãi tốt

trên toàn quốc, công ty Quý Phát được vinh dự là nhà cung cấp sản phẩm thiết bị

văn phòng cho hầu hết các dự án lớn tại TPHCM và các tỉnh thành trên toàn quốc

Trụ sở hoạt động:

Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN XD- TM - DICH VU VẬN TẢI QUÝ

PHÁT

Tên viết tắt: : QUY PHAT CORP

Trụ sở: 172/49 Lê Thúc Hoạch, Phường Phú Thọ, Quận Tân Phú, TP HCM

Mã số thuế: 0309555656

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh:

Mua bán thiết bị máy văn phòng, máy photocopy, máy vi tính, vật tư ngành

in và phụ tùng, máy fax, máy chiếu, máy chấm công, máy hủy giấy, máy đếm tiền

Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị văn phòng

Cho thuê thiết bị văn phòng

Mua bán văn phòng phẩm sỉ và lẻ

Đại lý ký gửi hàng hóa…

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng bộ máy quản lý:

Công ty có cơ cấu tổ chức bao gồm các hệ thống đảm bảo mang lại hiệu quả

cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Để thực hiên được điều đó,

các bộ phận phải có mối liên hệ nhất định

Ø Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi

vấn đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh Nghiệp và điều lệ công ty

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư

ngắn hạn và dài hạn trong việc phát triển công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu

ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty

Ø Ban kiểm soát: do đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát

mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty

Ø Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công

ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty,

trừ những vấn đề thuộc Đại hội đồng cổ đông quyết định Hội đồng quản trị

định hướng các chính sách tồn tại và phát triển thông qua việc hoạch định

chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm cho phù hợp với tình

hình sản xuất kinh doanh của công ty Chủ tịch hội đồng quản trị là người đại

diên theo pháp luật của công ty

Ø Tổng giám đốc: do hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi nhiệm, chịu trách nhiệm

trước HĐQT trong công tác điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty,

ban hành kế hoạch kinh doanh, dịch vụ, nhân sự, tài chính hàng năm theo

định hướng của hội đồng quản trị

Ø Giám đốc: do hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi nhiệm, giúp việc cho tổng

giám đốc trong công tác xây dựng và triển khai công tác tổ chức, quản lý

trong công ty, đồng thời tham mưu nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh-

dịch vụ do hội đồng quản trị đề ra Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám

đốc và các trưởng phòng/ phó phòng

Ø Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc trong công tác triển khai

tổ chức, quản lý điều hành hệ thống kinh doanh bán lẻ của công ty

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

Ø Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc trong công tác triển khai tổ

chức, quản lý điều hành hệ thống kinh doanh dịch vụ của công ty

Ø Các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc:

- Phòng hành chính và nhân sự: quản trị nguồn nhân lực, thực hiện công tác

tiền lương và chế độ chính sách cho người lao động

- Phòng kế toán: lập kế hoạch tài chính: tiền mặt, vay vốn, vốn lưu động, quản

lý khoản thu, chi, giao dịch ngân hàng và quản lý sồ sách chứng từ báo cáo

tài chính cho công ty

- Phòng kinh doanh bán sỉ và lẻ: lập kế hoạch kinh doanh, triển khai chiến lược

kinh doanh, Kiểm soát, theo dõi kết quả kinh doanh định kỳ, tìm kiếm khách

hàng, thiết lập mối quan hệ đối với khách hàng tiềm năng và tổ chức hệ thống

đại lý của công ty

- Phòng dự án : Tổ chức thu thập, phân tích thông tin các dự án, thiết lập mối

quan hệ đối với các chủ dự án., thực hiện dự án

- Phòng ký thuật và bảo hành: đảm bảo chất lượng công tác hậu mãi của công

ty Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng Giải quyết khiếu nại của khách

hàng

- Phòng tổng hợp: nhu cầu của các phòng ban có liên quan để lập kế hoạch

mua hàng và đặt hàng Phối hợp với phòng kho vận để kiểm tra hàng mua

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

- Phòng tiếp thị: cập nhật thông tin sản phẩm, giá cả, phương thưc chiêu thị

của các thương hiệu cạnh tranh, tổng hợp, phân tích và xử lý Xây dựng, tổ

chức, triển khai các ý tưởng tiếp thị, chiến lược tiếp thị Cung cấp thông tin

sản phẩm và thị trường, hỗ trợ cung cấp thông tin khách hàng tư vấn và hỗ

trợ xử lý thương vụ Hỗ trợ thực hiện các chương trình hội nghị khách hàng,

thuyết trình về sản phẩm, giải đáp các thông tin liên quan đến sản phẩm

- Phòng đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo hàng năm/ đột xuất và tham mưu giám

đốc phê duyệt Thực hiện kiểm tra đánh giá kết quả đào tạo

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

2.1.4 Sơ Đồ Tổ Chức Công Ty Quý Phát

Hình 2-1: Sơ đồ tổ chức 2.2 Hoạt động kinh doanh:

2.2.1 Sản phẩm, dịch vụ chính:

a Máy photocopy:

Dòng sản phẩm kỹ thuật số, cung cấp giải pháp photocopy đen trắng với tốc

độ cao, có thể kết nối với máy vi tính để in trực tiếp mà không cần máy in, có chức

năng đảo hai mặt và chia ra thành bộ

Dòng máy photocopy đa chức năng: photocopy, in, fax, scan

b Máy fax:

Giám đốc

Phó Giám kinh tế Phó Giám đốc KD

Phòng

kinh

doanh

Phòng tổng hợp

Phòng

kỹ thuật

và bảo hành

Phòng

kế toán

Phòng hành chính nhân

Phòng đào tạo

Phòng

dự án

Tổng giám đốc Hội đồng QT

Bán sỉ

Bán lẻ

Phòng tiếp thị

SVTH: Lê Thị Hồng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

Các sản phẩm máy fax cung cấp giải pháp dành cho văn phịng và các ứng dụng mở rộng, máy đa chức năng tốc độ fax nhanh và tự động

c Máy in khổ rộng:

Giải pháp máy in khổ rộng thích hợp cho các cơng ty chuyên xây dựng thiết

kế

Máy in màu với độ phân giải cao, rõ nét

Máy in siêu tốc: giải pháp sao chụp số lượng nhiều, tốc độ cao mà chi phí thấp

d Các dụng cụ văn phịng:

Cần thiết cho việc lưu giữ tài liệu như đồ bấm kim, bấm lỗ, kẹp giấy, bìa đựng hồ sơ… là những vật dụng tuy nhỏ nhưng cũng vơ cùng quan trọng đã gĩp

phần cho văn phịng bạn trở nên chuyên nghiệp hơn

Ngồi các sản phẩm chính cơng ty cịn phân phối và cung cấp các phụ kiện và dịch vụ đi kèm như: bảo hành, lắp ráp, sửa chữa, cho thuê…

Các sản phẩm mà cơng ty cung cấp luơn áp dụng cơng nghệ tiên tiến nhất với các tính năng hiện đại, mang tính tiên phong, tích hợp các tiện ích, đa tính

năng, đơn giản trong điều khiển sử dụng: do vậy luơn đảm bảo sẵn sàng cung cấp

cho người sử dụng những giải pháp phân phối tài liệu tối ưu trong quản lý văn bản

cũng như kiểm sốt tốt chi phí văn phịng

Bảng 2-1 Kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

(Nguồn: P Tài Chính Kế Toán – Công ty Cổ Phần Quý Phát)

Nhìn chung, cơ cấu tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của công ty chủ yếu là máy photocopy và các linh kiện đi kèm Tỷ trọng các phần này chiếm hơn 90% giá

trị doanh thu qua các năm Đây cũng là thế mạnh của công ty trong phân khúc thị

trường thiết bị văn phòng

2.2.2 Nguồn hàng cung cấp:

a Danh sách một số nhà cung cấp chính:

1 Máy photocopy, máy

fax, máy in, phụ tùng

máy photocopy…

Supreme Sound Room 701.7/ F Chung Wo

Comm, CTR 42-46 Shang Hai St ,Jordan, KLN , Hong Kong

2 Chân máy photocopy Cơ sở Minh Tài 258 Nguyễn Thái Bình,

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

Công ty Viễn Đông Tô Hiến Thành, quận 10

7 Văn phòng phẩm Plus Công ty Hảo Vọng Hồ Tùng Mậu, quận 1

8 Văn phòng phẩm Pentel Công ty Hoàng Gia Bùi Thị Xuân, quận 1

Bến Nghé

KCN Tân Tạo, Bình Tân

(Nguồn: P Tài Chính Kế Toán – Công ty Cổ Phần Quý Phát)

b Sự ổn định của các nguồn cung cấp:

Đối với một công ty thì sự ổn định của nguồn cung cấp mang tính chất sống

còn vì nó đảm bảo guồng máy hoạt động của công ty được thông suốt, và càng đặc

biệt quan trọng hơn với một công ty mang tính chất đặc thù phân phối sản phẩm đa

dạng như Quý Phát Vì vậy các cam kết dài hạn về số lượng, chất lượng, thời gian

cũng như chính sách giá cả, chiết khấu cho khách hàng là điều vô cùng quan trọng

Điều đó đảm bảo uy tín cũng như lợi nhuận của công ty, góp phần cho sự phát triển

vững chắc của công ty trên thị trường Việt Nam

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

(Nguồn: P Tài Chính Kế Toán – Công ty Cổ Phần Quý Phát)

b Tỷ trọng từng loại chi phí qua các năm:

Năm 2008 Năm 2009

(Nguồn: P Tài Chính Kế Toán – Công ty Cổ Phần Quý Phát)

Nhìn chung, tỷ trọng các loại chi phí sản xuất khá ổn định qua các năm Giá

vốn hàng bán chiểm khoảng 80% tổng chi phí, trong khi tỷ lệ khoảng 20% cho chi

phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Với kinh nghiệm hoạt động trong

ngành phân phối cùng với các chính sách quản trị đúng đắn cũng như chính sách

quan hệ tốt đối với các nhà cung cấp đã giúp công ty kiểm soát được các khoản chi

phí ngày càng hiệu quả Tỷ trọng từng loại chi phí so với doanh thu thuần đều được

cải thiện rõ rệt qua các năm Chính điều này đã làm cho tỷ trọng của tổng chi phí so

với doanh thu thuần được cải thiện đáng kể góp phần gia tăng lợi nhuận cho công

ty

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

2.2.4 Trình độ công nghệ:

Là một đợn vị thương mại nên Quý Phát không có những dây chuyền, máy móc sản xuất hiện đại Tuy nhiên, các sản phẩm mà Quý Phát phân phối thì nổi

tiếng lâu nay với chất lượng cao cùng các tính năng hiện đại và liên tục được cải

tiến cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng Hơn nữa, với mạng lưới phân

phối đa dạng hóa sản phẩm thì Quý Phát không những phải trang bị cho mình

những thiết bị văn phòng nhằm duy trì phát triển hệ thống phân phối mà còn phải

tự trang bị cho mình một đội ngũ nhân viên bán hàng và nhân viên kỹ thuật chuyên

nghiệp cùng với các phương pháp quản trị hiện đại nhằm luôn luôn cung cấp dịch

vụ tốt nhất cho khách hàng

2.2.5 Tình hình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới:

Thiết bị máy văn phòng do Ricoh sản xuất hiện nay chỉ tập trung chủ yếu phát triển dòng sản phẩm đa chức năng chuyên nghiệp, máy fax chuyên nghiệp

và các loại khác, hầu như chỉ chú trọng việc hoàn thiện sản phẩm hiện tại để cho ra

các phiên bản mới, không phát triển chủng loại sản phẩm mới Với tốc độ tiến bộ

của công nghệ thông tin hiện nay thì các sản phẩm có liên quan có chu kỳ thay

phiên bản được rút ngắn chỉ còn 1 đến 2 năm Hiện tại Quý Phát chỉ phân phối nên

việc phát triển sản phẩm mới sẽ phụ thuộc vào kế hoạch của Ricoh

Với bề dày kinh nghiệm và một mạng lưới phân phối rộng khắp, Quý Phát mục tiêu trở thành một tập đoàn đa ngành, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, tập

trung phân phối cho các sản phẩm của các tập đoàn tên tuổi trên thế giới

Hiện nay, ngoài việc phân phối các sản phẩm của tập đoàn Ricoh thì Quý Phát còn đang tìm kiếm các tập đoàn nổi tiếng khác nhằm trở thành nhà phân

phối chính thức của họ trên thị trường Việt Nam

2.2.6 Tình hình kiểm tra chất lượng sản phẩm:

a Hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng:

Với đặc thù là một nhà thương mại, Quý Phát tự trang bị cho mình một hệ thống quản lý chất lượng chuyên nghiệp nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

mọi khách hàng bằng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, với

việc áp dụng hệ thồng quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế này, phiên bản của tiêu chuẩn

quốc tế và đưa công ty lên một tầm cao mới trong thời kỳ hội nhập với thế giới

b Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm:

Các sản phẩm mua về sẽ được bộ phận giao nhận và trưởng kho kiểm tra Trong trường hợp sản phẩm mua về không đúng chủng loại, quy cách, có chênh

lệch về số lượng hay không đạt chất lượng, bộ phận kiểm tra lập biên bản kiểm

nghiệm hàng hóa và báo cáo về ban giám đốc để giải quyết

Hình 2-2 Quy trình thực hiện kiểm tra

2.2.7 Hoạt động Marketing:

a Hoạt động xây dựng thương hiệu:

Trong ngành thương mại, ngoài thương hiệu của sản phẩm được phân phối thi việc xây dựng hình ảnh của công ty với tư cách là nhà phân phối vô cùng

quan trọng Ngay từ đầu khi mới thành lập, Quý Phát đã rất chú trọng xây dựng

thương hiệu, hình ảnh riêng của công ty nhằm xây dựng một mạn lưới phân phối

rộng khắp và vững chắc Cùng với sự phát triển kinh tế, Quý Phát càng trưởng

thành vượt bậc Điều này đòi hỏi công ty phải trở thành nhà phân phối và cung cấp

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

b Hoạt động quảng cáo, tiếp thị:

Trong các hoạt động marketing của Quý Phát không thể thiếu các hoạt động quảng cáo, tiếp thị Công ty thường xuyên tổ chức chương trình khuyến mãi

cho khách hàng vào các thời điểm giữa năm và cuối năm, đồng thời tích cực tham

gia hội chợ triển lãm 1 đến 2 lần mỗi năm

Trong đó việc quảng cáo tập trung thông qua kênh tiếp thị trực tiếp đến từng khách hàng để tư vấn và tạo mối quan hệ đối tác

c Quan hệ cộng đồng (PR):

Ngoài các hoạt động kinh doanh của mình, Quý Phát cũng rất quan tâm tới việc đóng góp lợi ích xã hội thông qua các hoạt động từ thiện, tài trợ chương

trình từ thiện Quý Phát luôn tích cực tham gia các chương trình bảo trợ, khám chữa

bệnh cho người nghèo “lá lành đùm lá rách”, tài trợ học bổng cho con em gia đình

Tạo, KCN Biên Hòa, KCN Sóng Thần và KCN VN-Singapore Bên cạnh đó, hỗ trợ

mạng lưới phân phối là đội ngũ chuyên viên kỹ thuật đươc đào tạo bài bản và

chuyên nghiệp, hoàn toàn đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu nghiêm ngặt và khắt khe

nhất của khách hàng

e Chính sách giá:

Là một công ty phân phối sản phẩm cho một tập đoàn nước ngoài nên chính

sách giá là một yếu tố then chốt ảnh hưởng tới lợi nhuận, hoạt động kinh doanh của

Quý Phát

Nhìn chung, giá bán sản phẩm cao, do công ty phải phụ thuộc vào nguồn cung từ nhà cung cấp nước ngoài Do đó chính sách giá không linh hoạt và

công tác đặt hàng còn bị động

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

Hiện nay, sản phẩm công ty được tiêu thụ chủ yếu trong khối doanh nghiệp Trong khi đó khối hành chính sự nghiệp chưa được tập trung và khai thác

đúng mức Điều này đòi hỏi công ty phải đẩy mạnh hoạt động tiếp thị, PR mạnh mẽ

hơn nữa

Đối thủ cạnh tranh của Quý Phát là các công ty và nhà phân phối các sản

phẩm khác như Canon, Fuji, Xerox, Toshiba, Minolta, Sharp đang cố gắng chiếm

thị phần Những đối thủ này liên tục đưa ra sản phẩm mới của họ Đặc biệt là chính

sách giá cả Trong khi đó công ty Quý Phát còn rất hạn chế về chiến lược này

Sau khi gia nhập WTO sự cạnh tranh sẽ càng gay gắt về chất lượng sản phẩm và tính đột phá của sản phẩm chủ lực nên đòi hỏi công ty phải có những

giải pháp về thị trường và đầu tư mang tính hiệu quả cao

2.2.8 Vị trí của công ty so với các doanh nghiệp khác cùng ngành:

a Vị thế của công ty trong ngành:

Ø Tập đoàn Ricoh rất nổi tiếng trong việc cung cấp các sản phẩm, thiết bị văn

phòng nhờ vào chi phí và chất lượng nổi trội Điều này được thể hiện sự

thành công liên tục của Ricoh tại thị trường Việt Nam kể từ khi có mặt tại

Việt Nam từ những năm cuối thập niên 80

Ø Việc Quý Phát trở thành nhà phân phối độc quyền chính thức của Ricoh đã

khẳng định vị thế của Quý Phát trong ngành

Theo số liệu thống kê của Dataquest năm 2009 thì thị phần của Quý Phát trên

thị trường thiết bị văn phòng là khoảng 40% Tuy nhiên sự cạnh tranh ngày càng

khốc liệt từ phía các nhà phân phối của các hãng như:

- Công ty Sao Nam phân phối sản phẩm của Konica Minotal

- Công ty TNHH Đại Hoàng Gia phân phối sản phẩm của Toshiba

- Công ty Cổ phần Xem Sơn phân phối sản phẩm của Fuji Xerox

- Công ty cổ phần Viscom phân phối sản phẩm Dlink, BenQ, WD, A4tech

b Những lợi thế cạnh tranh nổi bật của Quý Phát so với các công ty

khác trong ngành:

SVTH: Lê Thị Hoàng Oanh GVHD: Lê Đình Thái

Ø Nguồn nhân lực dồi dào, đội ngũ nhân viên đoàn kết, kỷ luật, chuyên nghiệp,

dày dạn kinh nghiệm, luôn cung cấp dịch vụ khá tốt cho khách hàng

Ø Mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước

Ø Vị thế hình ảnh của công ty ngày càng được khẳng định qua các hoạt động

quảng bá, tiếp thị

Ø Ban lãnh đạo có năng lực và giàu kinh nghiệm cùng với các chính sánh phát

triển hợp lý và đúng đắn

c Vị thế của nhóm sản phẩm Quý Phát trên thị trường:

Ø Sản phẩm thiết bị văn phòng của tập đoàn Ricoh đã nổi tiếng từ rất lâu, đặc

biệt là máy photocopy Có thể nói, khi nói đến máy photocopy là nói đến

Ricoh, mà nói đến Ricoh là nói đến Quý Phát Vì thế đây là một lợi thế

không nhỏ của Quý Phát trong việc phân phối các sản phẩm thiết bị văn

phòng tại Việt Nam

Ø Không những thế chất lượng sản phẩm của Ricoh luôn được đảm bảo cùng

với dịch vụ hậu mãi tốt và chuyên nghiệp của Quý Phát đã đáp ứng được mọi

yêu cầu của khách hàng, kể cả khách hàng khó tính nhất, góp phần nâng cao

vị thế nhóm sản phẩm của Quý Phát trên thị trường Từ đó, có thể thấy được

các ưu thế đặc biệt của nhóm sản phẩm Quý Phát trên thị trường là:

- Các dòng sản phẩm đa năng, đa dạng, khách hàng dễ sử dụng

- Mạnh về thương hiệu, dịch vụ và thay đổi phiên bản mới liên tục