Bài giảng nhập môn lưu trữ học chương 3

Bài giảng nhập môn lưu trữ học chương 3

NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC

Giảng viên: TS Nguyễn Lệ Nhung

ĐT 0912581997

Sự hình thành công tác lưu trữ

• Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới

việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời

sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong TLLT Mục đích cao cả của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các QG và của mỗi con

người

• Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các CQ, TC, DN được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các QG, địa phương, các CQ và

toàn xã hội

• Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp các

CQ, TC, DN lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán

bộ trong quá trình thực hiện công việc

• Nội dung của nhiều TLLT còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình

phát triển của QG, của các CQ, TC Vì vậy, c/tác

LT giúp các CQ, TC, DN trong việc khai thác

thông tin trong TL để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ, tổng kết h/động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong

quản lý, sản xuất, kinh doanh

1 Khái niệm

• C/tác LT là một lĩnh vực QLNN bao gồm tất

cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức KH tài liệu, bảo quản TLLT, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phục vụ c/tác quản lý, NCKH và các nhu cầu chính đáng của công dân

• C/tác LT ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT để phục vụ XH

3 Mục đích, ý nghĩa của c/tác lưu trữ

• Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới

việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của ĐSXH hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của

XH, của các QG và của mỗi con người thông

qua việc khai thác các thông tin quá khứ có

trong TLLT

• Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp các

CQ, d/nghiệp lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp

thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc

3 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ

(tiếp theo)

• Nội dung của nhiều TLLT chứa đựng

những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của QG, của các CQ,

TC Vì vậy, c/tác LT giúp các CQ, TC,

d/nghiệp trong việc khai thác thông tin

trong TL để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ học kinh nghiệm

Một số khái niệm

• Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt

động lưu trữ đối với TLLT của CQ, TC

• Lưu trữ lịch sử là CQ thực hiện h/động lưu

trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan

và từ các nguồn khác.

• Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tổ chức hoặc của cá nhân

• Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài

liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ

thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin

• Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm

Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và

• Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ TLLT

được h/thành trong quá trình h/động của các tổ chức

của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức

CT - XH; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ

chức tiền thân của Đảng và của tổ chức CT - XH.

• Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ TLLT được

h/thành trong quá trình h/động của các CQ NN, tổ chức

CT - XH - nghề nghiệp, tổ chức XH, tổ chức XH - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ

trang ND, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và TL khác được

2 Nội dung

(Chương III - PLLTQG 2001)

2.1 Hoạt động quản lý

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT

1.1 Tổ chức bộ phận làm c/tác LT trong CQ, TC

Công tác LT là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ

quan trọng của tất cả các CQTC Vì vậy, để thực hiện tốt c/tác LT, trong mỗi CQ, TC cần có bộ phận chuyên trách làm c/tác LT.

Bộ phận lưu trữ trong CQ có trách nhiệm tư vấn, tham

mưu cho lãnh đạo CQ trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn c/tác LT;

- Soạn thảo những VB chỉ đạo ng/vụ LT trong CQ;

- Thực hiện các ng/vụ LT cụ thể; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản TLLT; làm các b/cáo tổng kết về c/tác LT của CQ và

những đóng góp của c/tác LT đối với sự phát triển của

CQ, của ngành…

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT

2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT

Cán bộ làm c/tác LT trong các CQ cần có ng/vụ chuyên

môn nhất định về c/tác LT Ở các CQ có bộ phận làm c/tác LT độc lập thì cán bộ làm ng/vụ LT chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng LT, ở các CQ bộ phận LT thuộc VP thì cán bộ LT chịu sự chỉ đạo trực tiếp của

CVP cơ quan.

1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT

1.2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT (tiếp)

• C/tác LT có quan hệ mật thiết với c/tác VT

C/tác VT là việc đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm TL khi c/việc ph/ánh trong TL chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được 1 năm, sau đó TL mới được chuyển vào LT

• C/tác VT làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy c/tác LT làm tốt và ngược lại Vì vậy, trong một số CQ

nhỏ người ta thường bố trí cán bộ VT - LT kiêm nhiệm Tuy nhiên, cán bộ VT - LT kiêm nhiệm

ko thể đầu tư nhiều thời gian cho c/tác LT

• Các CQ, TC tùy thuộc vào mức độ công việc của CQ để bố trí nhân sự phù hợp

• Cần lưu ý c/tác LT chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc c/cấp thông tin quá khứ ch/lượng cho h/động QL của lãnh đạo khi cán bộ

chuyên trách c/tác LT có trình độ ch/môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các

trường tr/cấp, CĐ hoặc ĐH đúng chuyên ngành.

Ban hành VB QPPL và VB h/dẫn về c/tác LT

• C/tác LT là một lĩnh vực h/động QLNN Để thực hiện tốt c/tác LT cần có hệ thống VB QPPL quy định những v/đề quản lý về c/tác LT trong phạm

• Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành LT là Pháp lệnh

Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước

CHXHCNVN thông qua ngày 04/4/2001 và được Chủ

tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001

• P/lệnh LTQG 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của

những VB được ban hành trước đó có hiệu lực pháp lý

trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của HĐCP

ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về c/tác

CVGT và c/tác LT P/lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ

sung Pháp lệnh Bảo vệ TLLTQG do HĐBT ban hành

năm 1982 sẽ hết hiệu lực từ ngày Luật lưu trữ có hiệu

lực thi hành vào ngày 01 tháng 7 năm 2012

• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của CP ngày

08/4/2004 về c/tác VT và NĐ số

111/2004/NĐ-CP của 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của PLLTQG Đây là hai VB quan trọng trong

c/tác VTLT mới được ban hành

• Để thực hiện các điều quy định trong PL và các

NĐ trên, NN, Bộ Nội vụ và Cục VTLTNN đã biên soạn và ban hành các Thông tư, Q/định, C/văn h/dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong PL

và NĐ Những VB đó góp phần thống nhất việc thực hiện các ng/vụ LT trong các CQ, TC từ TW tới ĐP

3 Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

- Thu thập, bổ sung TL;

- Xác định giá trị TL;

- Thống kê và kiểm tra trong LT;

- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học TL;

- Chỉnh lý TL;

- Tổ chức bảo quản TL;

- Tổ chức khai thác, sử dụng TL;

- Ứng dụng CNTT trong LT

4 Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

• Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các CQ, TC

nắm được tình hình thực hiện các quy định của NN về

một ngành, một lĩnh vực nhất định

• Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình

công việc được xem xét trong một thời gian hoàn

thành nhất định

• Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có

được những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận

đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không

• Trong lĩnh vực QLNN thì mục đích chính là kiểm tra

việc thực hiện các VB QPPL, các VB h/dẫn của CQ

chủ quản tại các CQ thuộc phạm vi điều chỉnh của các

VB đó

• Kiểm tra, đánh giá trong LT là tiến hành kiểm tra các VB QPPL, các VB h/dẫn ng/vụ của Cục

VTLTNN về c/tác LT trong các CQ, TC theo một thời gian thực hiện nhất định

• Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các CQ

thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra

thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột

xuất, kiểm tra qua các b/cáo bằng VB

Nội dung của công tác kiểm tra

• Kiểm tra về tổ chức c/tác LT tại CQ, trình độ

và số lượng cán bộ làm c/tác LT trong CQ,

trang thiết bị bảo quản TL tại LTCQ và việc

thực hiện các ng/vụ LT theo những quy định, h/dẫn của NN

• Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đ/giá ch/xác về sự phát triển ngành LT trong toàn quốc, đồng thời xây dựng ph/án, kế hoạch

khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành LT phát triển bền

vững đáp ứng được đầy đủ các y/cầu xã hội

• Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc VPCQ có

thể kiểm tra c/tác LT tại các CQ, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện c/tác kiểm tra đối với CQ cấp dưới, sau đó b/cáo với CQ chủ quản hoặc lãnh đạo CQ cùng cấp

• Ở mỗi CQ, TC bộ phận làm c/tác kiểm tra,

đánh giá về c/tác LT thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo VP quy định

Nguyên tắc quản lý lưu trữ

• 1 Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

• 2 Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

• 3 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt

Nam được Nhà nước thống kê

Chính sách của Nhà nước về lưu trữ

• 1 Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

• 2 Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.

• 3 Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ;

khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ

cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ

lưu trữ.

Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình,

dòng họ

• 1 Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt

động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với

quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:

• a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

• b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;

• c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;

• d) Công trình, bài viết về cá nhân;

• đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

• 2 Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông LTQGVN

• 3 Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:

• a) Được đăng ký tài liệu tại LT lịch sử và hướng dẫn,

giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị TL;

• b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho LTLS;

• c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;

• d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;

• đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại LTLS, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của

NN, quyền và lợi ích hợp pháp của CQ, TC, cá nhân;

• e) Được NN khen thưởng theo quy định của pháp luật.

4 Cá nhân có TL có các nghĩa vụ sau đây:

• a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an

ninh quốc gia;

• b) Trả phí bảo quản theo quy định của

pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.

Trách nhiệm của người đứng đầu cơ

quan, tổ chức

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về LT, áp dụng các

biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử

dụng TLLT; ban hành quy chế về c/tác LT

Người làm lưu trữ

• 1 Người làm lưu trữ phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ LT và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong CQ, TC và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

• 2 Người làm lưu trữ chưa được đào tạo phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.

• 3 Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Các hành vi bị nghiêm cấm

• 1 Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất TLLT

• 2 Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung

TLLT

• 3 Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép TLLT

• 4 Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm

phạm lợi ích của NN, quyền và lợi ích hợp pháp của CQ, TC, cá nhân

• 5 Mang TLLT ra nước ngoài trái phép

2.2 Hoạt động nghiệp vụ chủ yếu

1 Công tác thu thập, bổ sung TL

2 C/tác phân loại TL

3 C/tác xác định giá trị TL

4 C/tác chỉnh lý tài liệu

5 C/tác thống kê trong lưu trữ

6 C/tác xây dựng công cụ tra tìm TL

7 C/tác bảo quản TLLT

8 C/tác tổ chức và sử dụng TLLT

• Thu thập tài liệu là quá trình xác định

nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu

có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

• Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ

thể hoặc có đặc điểm chung, h/thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm

vi ch/năng, nh/vụ của CQ, TC, cá nhân

• Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp TL h/thành

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của

CQ, TC, cá nhân thành hồ sơ theo những ng/tắc

và ph/pháp nhất định

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

• 1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của

CQ, TC có trách nhiệm LHS về công việc được giao và nộp lưu HS, TL vào LTCQ; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển c/tác khác thì phải bàn giao đầy đủ HS, TL cho người có trách nhiệm của CQ, TC.

• 2 Người đứng đầu CQ, TC có trách nhiệm quản lý TLLT của CQ, TC; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc LHS và nộp lưu HS, TL vào LTCQ.

Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

• 1 Giúp người đứng đầu CQ, TC hướng

Thời hạn nộp lưu HS, TL vào LTCQ

• 1 Thời hạn nộp lưu HS, TL vào LTCQ được quy định như sau:

• a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

• b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với HS, TL xây dựng cơ bản.

• 2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu CQ, TC đồng ý và phải lập Danh

Trách nhiệm giao, nhận HS, TL vào LTCQ

• 1 Đơn vị, cá nhân giao HS, TL có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc,

thống kê Mục lục HS, TL nộp lưu và giao nộp

Công tác phân loại tàì liệu

Khái niệm: Phân loại TLLT là căn cứ vào

những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm,

hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác

nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng

có hiệu quả những tài liệu đó

Mục đích:

- Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ, xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ

để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn

quốc.

- Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu