Bài tập lớn Access QUẢN LÝ KHO

Để thực hiện chương trình này chúng em thực hiện theo: Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý Chương 2: Khảo sát đề tài Đề tài: Quản lý kho Chương 3: Hệ thống cá

Ngày nay khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà công nghệ thông tin không chen chân vào.Một trong những lĩnh vực mà tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thành tựu to lớn là lĩnh vực quản lý.Tin học trong lĩnh vực này góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc.

Và trong bài này chúng em xin giới thiệu chương trình quản lý kho bằng

Microsoft access.Mặc dù cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian với những kiến thức còn non yếu về chuyên ngành quản lý nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu

sót.Rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô,các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn

Để thực hiện chương trình này chúng em thực hiện theo:

Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Khảo sát đề tài

Đề tài: Quản lý kho

Chương 3: Hệ thống các bảng

Chương 4: Mô hình Query

Chương 5: Hệ thống các form

Chương 6: Hệ thống báo cáo

Và Chương 7: thiết kế Macro

I Tóm tắt về dự án:

1 Mục đích dự án:

- Dự án nhằm xây dựng nên một hệ thống (phần mềm) trợ giúp cho việc quản

lý thông tin của các kho hàng

-Thông tin hàng hóa, kho hàng được sử lý tập trung thuận tiện cho các công ty

có thể quản lý sản phẩm của mình cũng như trong vấn đề xuất, nhập, thống kê sản phẩm…một cách nhanh chóng,chính xác

2 Phạm vi ứng dụng:

-Tập trung vào việc quản lý các kho hàng, với nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau và tùy biến theo từng trường hợp cụ thể

-Dành cho các công ty/doanh nghiệp vừa và nhỏ

-Hệ thống quản lý nhiều kho hàng đặt ở nhiều nơi phục vụ cho 1 cửa hàng

-Theo khảo sát thực tế về nghiệp vụ của một hệ thống quản lý kho , chúng ta

có thể nắm được quy trình công việc của hệ thống như sau:

+ Khi nhận được yêu cầu nhập hàng từ phòng thông tin gửi đến, người quản lý kho có trách nhiệm làm thủ tục nhập hàng theo hóa đơn, viết phiếu nhập kho Kiểm tra và xác nhận các mặt hàng vừa nhập.Đưa số hàng vừa nhập vào kho

+Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác nhau, một kho

có thể lưu trư được nhiều mặt hàng khác nhau

+Khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi đến ,người quản lý kho kiểm tra lại

số lượng sản phẩm cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất kho, xuất các mặt hàng theo yêu cầu

+Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượng cần xuất.Người quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đề nghị nhập sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1 lần theo yêu cầu.Hoặc có thể xuất số sản phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”,sau đó tiếp tục xuất trả khi đủ sản phẩm

+Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồn kho thì người quản lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhà cung cấp

+Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng cho công ty và công ty nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau

+Hàng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuất nhập trong ngày

+Cuối tháng người quản lý kho tổng hợp các phiếu nhập kho-xuất kho hợp

lệ để ghi lại vào sổ.Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất, số lượng hàng tồn, hàng hỏng

4 Các hồ sơ :

a.Phiếu nhập:

Phiếu nhập kho

*****

Mã phiếu:…

Họ và tên người lập phiếu:………

Họ và tên người giao:………

Tên nhà cung cấp:………

Lý do nhập:………

Nhập tại kho số:………

Địa chỉ kho:………

Stt Tên sản phẩm Hãng sản xuất Số lượng Giá nhập Thành tiền

.

.

.

Tổng tiền:………….

-Tổng tiền (viết bằng chữ):……….

Nhập, Ngày….tháng…năm……

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) b.Phiếu xuất: Phiếu xuất kho ***** Mã phiếu:…

Họ và tên người lập phiếu:………

Họ và tên người nhận:………

Lý do xuất:………

Hóa đơn kèm theo:………

Xuất tại kho số:………

Địa chỉ kho:………

Stt Tên sản phẩm Hãng sản xuất Số lượng Giá Thành tiền

.

.

.

Tổng tiền:………….

-Tổng số tiền(Viết bằng chữ):………

Xuất, Ngày….tháng…năm……

II Bảng phân tích xác định:

1 Chức năng , tác nhân và hồ sơ dữ liệu:

Đông từ + Bổ ngữ Danh Từ Tác nhân ngoài và

HSDL

2 Nhóm các chức năng theo mạch công việc:

Các chức năng Gộp nhóm chức

năng

Gộp nhóm chức năng đỉnh

Kiểm tra hàng

1.Nhập kho

Viết phiếu nhập

Thống kê xuất kho

4.2.Loại hàng nhập mạnh

-Các nhân viên kho phân loại theo từng sản phẩm để lưu trữ tại kho chỉ định.-Các phiếu nhập được lưu lai để báo cáo thống kê

b.Xuất kho

-Xác nhận các mặt hàng theo phiếu yêu cầu xuất

-Kiểm tra số lượng , chất lượng của các sản phẩm

-Tạo phiếu xuất và lưu thông tin các mặt hàng vừa xuât trong cơ sơ dư liệu để báo cáo thồng kê

-Xuất hàng chuyển cho bộ phận thu ngân làm hóa đơn

c.Thông kê hàng hóa

-Thống kê số lượng nhập

Có thể thống kê theo ngày hay theo một khoảng thời gian theo yêu cầu

d.Quản lý thông tin

-Tổng kết các báo cáo nhập , xuất kho

T.Tin đơn giá

Phản hồi sự cố

Báo cáo 0

III Xác định sơ đồ luồng dữ liệu:

1.Sơ đồ luồng dư liệu mức 0:

Hóa đơn

Yêu cầu báo cáo

1.6.Nhập kho

1.1 Kiểm tra hàng

1.3 Lưu thông tin

1.5 Giám sát

1.6 Nhập kho

1.4 Phân loại hàng

1.2 Dòng nhập

Xác nhân hàng nhập

b.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Xuất kho”:

2.3.Lưu thông tin phiếu xuất 2.2.Lập phiếu xuất 2.1.Xác nhân hàng

2.4.Dòng xuất

2.5.Kiểm soát sau

2.Xuất Kho

2.1 Xác nhận hàng

2.3 Lưu thông tin

2.5

Kiểm soát sau cùng

2.4 Dòng xuất

2.2 Lập phiếu xuất

c.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Thống kê hàng hóa”:

3.4 Lập báo cáo

3.3 Hàng tồn kho

3.1 Hàng nhập kho

4.1.Tổng kết báo cáo

4.2.Loại hàng nhập mạnh

4.3.Lập báo cáo

4.Quản lý thông tin

4.2

Loại hàng nhập mạnh 4.3

Lập báo cáo

4.1

Tổng kết báo cáo

IV Xây dưng mô hình khái niệm dữ liệu:

1.Mô hình E-R và xây dựng cơ sở dư liệu vật lý:

Phiếu xuất Phụ thuộc hàm

Ghi chú

b.Xác định các thực thể và mối quan hệ:

1.HÀNG(mã hàng,tên hàng,đơn vị,đơn giá,số lượng)

2.PHIẾU NHẬP(số phiếu nhập,ngày nhập, mã kho,mã NCC,lý do nhập)

3.PHIẾU XUẤT(số phiếu,ngày nhập, mã kho,mã khách, lý do xuất)

4.DÒNG NHẬP(số phiếu nhập,mã hàng,số lượng nhập,giá nhập)

5.DÒNG XUẤt(số phiếu xuất,mã hàng,số lượng xuất)

6.NHÀ CUNG CẤP(mã NCC,tên NCC,địa chỉ NCC,Số điện thoại NCC,Email NCC)

7.MÃ KHÁCH(mã khách,đơn vị,số CMTND)

8.KHO(Mã kho, tên kho)

nhập

c.Vẽ sơ đồ khái niệm:

Hàng

Mã hàng,tên hàng ,đơn vị,số lượng,giá,thành tiên

Dòng xuất

Mã phiếu xuất,mã hàng,số lượng xuất

Chứa hàng

1:1

d.Mô hinh E-R:

Kho

Mã kho,tên kho dịa chỉ kho

Phiếu xuất

Mã phiếu xuất,

Mã kho,ngày xuất ,mã khách

Dòng xuất

mã phiếu xuất,mã hàng,số lượng xuất

1.6 Nhập kho

Xác nhân hàng nhập

Máy thực hiện 2 tiến trình 1.2 và 1.6:

-Xử lý hàng khi có phiếu nhập hàng.

-Xác định số lượng hàng trong kho:

Số lương hàng = số lượng hàng nhập + số lượng hàng tồn.

2.Sơ đồ cho tiến trình “Xuất kho”:

2.1 Xác nhận hàng

2.3 Lưu thông tin

2.5

Kiểm soát sau cùng

2.4 Dòng xuất

2.2 Lập phiếu xuất

Máy thực hiện 2 tiến trình 2.4 và 2.5:

-Sau khi phiếu xuaast được lập hợp lê, thủ kho xuất hàng theo phiếu xuất

3.Sơ đồ cho tiến trình “Thống kê hàng hóa”:

3.2 Hàng xuất kho

3.4 Lập báo cáo

3.3 Hàng tồn kho

3.1 Hàng nhập kho

Máy thực hiện 2 tiến trình 3.1 và 3.2:

-Tiến trình “Hàng nhập kho”:Xác dinh loại hàng và số lượng được nhập khớp với phiếu nhập hàng.

-Tiến trình “Hàng xuất kho”:Kiểm tra số lượng các mặt hàng xuất kho

Tổng kết giữa số lượng xuất và nhập để cập nhật hàng tồn kho:

Masp Number Mã sản phẩm

2 Dòng xuất:

5 Khách:

6 Kho:

7 Người cung cấp:

Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả

8 Phiếu nhập

9 Phiếu xuất:

VII Sơ đồ quan hệ:

VIII Một số giao diện của chương trình:

1.Giao diện “Phiếu tạo nhâp”:

a Giao diện “tạo phiếu nhập”:

b Giao diện “Xem phiếu nhập”:

2 Giao diện “Phiếu xuất”:

a Giao diện “Tạo phiếu xuất”:

a.Giao diện “Tìm NCC”

c Giao diện “Thêm NCC”

4 Giao diện “Hàng”

a Giao diện “Thêm thong tin sản phẩm”

b Giao diện “Tìm kiếm sản phẩm”: