giao trinh nghe

Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một workbook có tối đa 255 sheet Thanh tiêu đề Thanh công cụ chuẩn Standard Thanh công cụ định dạng Formatting Tê

PHẦN I: LÝ THUYẾT

XỬ LÝ BẢNG TÍNH VỚI MICROSOFT EXCEL

1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL

1.1 Khởi động và thoát khỏi Excel

1.1.2 Thoát khỏi Excel

- Nháy vào nút Close nằm bên phải thanh tiêu đề;

- Hay nhấn tổ hợp phím Alt+F4;

- Chọn lệnh File/Exit

2 Cấu trúc của một Workbook

2.1 Workbook:

Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc định là XLS

Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một workbook có tối đa 255 sheet

Thanh tiêu đề

Thanh công cụ chuẩn (Standard)

Thanh công cụ định

dạng (Formatting) Tên cột

(Columns

)

Chỉ số dòng (Rows) Tên các Sheet

Thanh công thức (Formula bar)

Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar)

Thanh cuộn đứng (Vertical scroll bar)

Địa chỉ ô hiện hành

Nút thu nhỏ (Minimize)

Nút phục hồi (Restore)

Nút đóng (Close)

Thanh công cụ vẽ (Drawing)

Thanh trạng thái (Status bar) Thanh lệnh đơn

2.2 Worksheet:

Mỗi một sheet là một bảng tính gồm các dòng và cột

Dòng (Row):có tối đa là 65.536 hàng, được đánh số thứ tự từ 1 đến 65.536

Cột (Column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A, B, Z,AA,AB AZ, IV

Ô (Cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách

Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô)

Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên cột trước và chỉ số dòng như sau

<tên cột><Chỉ số dòng>

Ví dụ: Giao giữa cột C và dòng 4 có địa chỉ là C4

Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành

Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference): gồm nhiều ô liên tiếp nhau, mỗi vùng có một địa

chỉ được gọi là địa chỉ vùng Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái

và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 ô này là dấu hai chấm (:)

Ví dụ: A1:D5 gồm 20 ô

Gridline: Trong bảng tính có các đường lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô, các

đường lưới này sẽ không xuất hiện trong trang in

Lưu ý: Muốn bật/ tắt Gridline, vào lệnh Tools/ Options/ View/Gridline

2.3 Các thao tác trên sheet

- Chọn Sheet làm việc: Nháy vào tên Sheet

- Đổi tên Sheet: Nháy đúp ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới

- Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/WorkSheet

- Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet.

Lưu ý: Ta cũng có thể thực hiện các thao tác trên bằng menu tắt được thực hiện bằng cách

nháy chuột phải tại Sheet sau đó chọn lệnh tương ứng trong menu tắt

3 Các kiểu dữ liệu, cách nhập và định dạng

3.1 Dữ liệu kiểu số (Number)

Khi nhập vào số bao gồm: 0 9, +, -, *, /, (, ), E, %, $, ngày và giờ thì số theo đúng quy ước trong môi trường Windows thì mặc định được canh lề phải trong ô

Lưu ý: Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options/Regional Options/Customize/Number

• Decimal symbol: quy ước dấu phân cách phần

thập phân

• No of digits after decimal : số chữ số thập phân

• Digits grouping symbol : Dấu phân cách hàng

ngàn

• Digits grouping : Số số hạng trong nhóm

• Negative nuber format : định dạng số âm

• List separator : quy ước dấu phân cách giữa các

3 Chọn Number trong nhóm Category

* Một số định dạng khác

Dữ liệu số khi nhập vào một ô trên bảng tính phụ thuộc vào 2 thành phần: Loại (Category) và mã định dạng (Format code) Một số có thể hiển thị theo nhiều loại như Number, Date, Percentage,… mỗi loại có nhiều cách chọn mã định dạng

Chọn loại thể hiện trong khung Category

General Định dạng số mặc định, canh phải, giữ nguyên dạng ban đầu như khi nhập vào 15.75 15234

Number Định dạng số năng động có thễ hỗ trợ bằng các dấu phẩy,

số chữ số thập phân tùy ý… 3.14159 (1,234.57)

Accounting Định dạng tiền tệ đặc biệt được thiết kế để canh các cột

theo các dấu thập phân của giá trị tiền tệ

$ 75.50

$ 5.50

Date Định dạng ngày tháng chung, ngày tháng được hiển thị theo một số kiểu tiêu chuẩn 01/09/2008 Sep-01-03

Time Định dạng giờ chung, giờ được hiển thị theo một số

kiểutiêu chuẩn

2:30 PM 14:30:20

Percentage Một cách định dạng mà các giá trị trong các ô được chọn

được nhân với 100 và kết quả hiển thị với biểu tượng %

184%

24.152%

Scientific Định dang số khoa học, sử dụng ký hiệu mũ cho các số có quá nhiều chữ số 1.25E+3 2.0E-2

Số chữ số thập phân

Sử dụng dấu phân cách hàng nghìn

Special Các dạng đặc biệt Zip Code, Phone Number 9810- 12312-34-56

Custom Danh sách các dạng tiêu chuẩn hoặc các dạng các dạng tùy chọn

15/06/20071,000.54 đồng 1,000.54 VNĐ …

Ngoài ra có thể định dạng nhanh cách hiển thị số bằng cách dùng công cụ trên thanh công cụ

Formatting

3.2 Dữ liệu dạng ngày (Date)

Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của Windows, dữ liệu sẽ canh phải trong ô Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi

Lưu ý: Để kiểm tra và thay đổi qui định khi nhập dữ liệu kiểu Date cho Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options / Regional

Options/Customize/ Date

* Định dạng hiển thị dữ liệu dạng ngày

1 Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng kiểu ngày

2 Chọn lệnh Format / Cells để mở hộp thoại Format Cells

3 Chọn lớp Number, chọn mục Date trong nhóm Category

4 Chọn kiểu ngày trong mục Type Nháy OK

* Dữ liệu dạng giờ (Time)

Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập đúng theo qui định của Windows, mặc định là giờ:phút:giây (hh:mm:ss AM/PM) Dữ liệu sẽ canh phải trong ô

3.3 Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)

Dữ liệu chuỗi bao gồm ký tự chữ và số, khi nhập thì mặc định là canh trái trong ô

Lưu ý: Nếu nhập ký tự đầu tiên là dấu ‘ (dấu nháy đơn) thì Excel luôn xem đó là chuỗi Ví dụ:

‘005 thì Excel hiểu là chuỗi “005”

3.4 Dữ liệu kiểu công thức (Formula)

Kiểu dạng ngày Thông thường ta chọn là dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm)

Ký hiệu phân cách ngày, tháng, năm

Định dạng

kiểu tiền tệ

Currency

Giảm bớt một số lẻ phần thập phân Decrease Decimal Định dạng kiểu

phần trăm Percen Style

Định dạng kiểu phân cách phần ngàn Comma Style

Tăng thêm một số

lẻ phần thập phân Increase Decimal

Dữ liệu kiểu công thức bắt đầu bằng dấu = (hoặc @, hoặc +) với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức đó, có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi

Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng

+ Các toán tử có thể là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, = ,<>

+ Các toán hạng có thể là: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng

3.5 Điều chỉnh dữ liệu trong ô

1 Nháy vào ô muốn điều chỉnh dữ liệu

2 Nhấn phím F2 hoặc nháy đúp vào ô cần điều chỉnh dữ liệu

3 Tiến hành điều chỉnh dữ liệu

4 Điều chỉnh xong, nhấn phím Enter

4 Các loại địa chỉ và các thông báo lỗi thường gặp

4.1 Các loại địa chỉ :

4.1.1 Địa chỉ tương đối

Quy ước: Địa chỉ tương đối của ô có dạng

<Tên cột><Chỉ số dòng>

Ví dụ: A1, B4, C5, …

Lưu ý: Trong quá trình sao chép công thức, các địa chỉ này tự động thay đổi theo để bảo

toàn mối quan hệ tương đối giữa các ô trong công thức

4.1.2 Địa chỉ tuyệt đối

Quy ước: Địa chỉ tuyệt đối của ô có dạng

$<Tên cột>$<Chỉ số dòng>

Ví dụ: $A$1, $A$1:$C$1

Lưu ý: Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ được giữ cố định trong khi copy công thức

4.1.3 Địa chỉ hổn hợp:

Quy ước địa chỉ hổn hợp có dạng

$<Tên cột><Chỉ số dòng>: giữ cố định cột khi copy công thức

Ví dụ: $A1

<Tên cột>$<Chỉ số dòng>: giữ cố định dòng khi copy công thức Cách chuyển đổi giữa các loại địa chỉ

Nhấn phím F4 để chuyển từ địa chỉ tương đối sang tuyệt đối và hổn hợp

A1 $A$1 A$1 $A1 A1

4.2 Các thông báo lỗi thường gặp trong Excel

Khi Excel không tính được một công thức thì chương trình sẽ báo lỗi sai, bắt đầu bằng dấu

#, dưới đây là danh sách các thông báo lỗi thường gặp

#DIV/0! Trong công thức có phép tính chia cho 0

#N/A Công thức tham chiếu đến ô có giá trị không tìm thấy hoặc nhập hàm thiếu đối số

#NAME? Trong công thức có tên hàm hoặc tên ô sai

#NULL Xãy ra khi xác định giao giữa 2 vùng nhưng vùng giao nhau là rỗng

#NUM! Dữ liệu số bị sai

#REF! Xãy ra khi trong công thức có tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ

#VALUE! Trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu

5 Các thao tác cơ bản

5.1 Xử lý trên vùng dữ liệu (Range)

5.1.1 Đặt tên cho vùng (Insert/ Name/ Define)

Để thuận tiện cho việc thao tác trên dữ liệu, ta có thể đặt tên cho một vùng dữ liệu được chọn như sau:

1 Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên

2 Chọn lệnh Insert/ Name/ Define

3 Nhập tên vùng vào mục Names in workbook

4 Click OK hoặc Add

5.1.2 Xóa bỏ dữ liệu (Edit/Clear)

1 Chọn vùng dữ liệu muốn xóa

2 Chọn lệnh Edit / Clear, một menu xuất hiện

3 Chọn: + All : Xóa nội dung, định dạng, ghi

1 Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép

2 Chọn Edit/ Cut; hoặc nhấn Ctrl + X; hoặc Click vào nút Cut

3 Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích

4 Chọn Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste

5.1.4 Sao chép dữ liệu:

* Thông thường:

1 Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép

2 Chọn Edit/ Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click vào nút Copy

3 Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích

4 Chọn Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste

5.2 Thao tác trên hàng và cột

5.2.1 Thêm hàng (Row)

1 Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào

2 Vào menu Insert/ Rows; hoặc nháy chuột phải, chọn Insert

5.2.2 Thêm cột (Column)

1 Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào

2 Vào menu Insert/ Columns; hoặc nháy chuột phải, chọn Insert

5.2.3 Thêm ô mới

1 Chọn các ô hoặc đưa con trỏ đến ô mà tại đó muốn chèn các ô trống vào

2 Chọn menu Insert/ Cells; hoặc Nháy chuột phải, chọn Insert , xuất hiện hộp thoại sau:

3 Chọn:

• Shift cells right: dữ liệu trong ô hiện hành bị đẩy sang phải

• Shift cells down: dữ liệu trong ô hiện hành bị đẩy xuống dưới

• Entire row: chèn cả dòng mới

• Entire column: chèn cả cột mới

5.2.4 Xóa hàng, cột, hoặc ô:

Xóa hàng/ cột: Chọn các hàng/cột cần xóa Chọn Edit/ Delete; hoặc nháy chuột phải chọn Delete

Xóa ô : Chọn các ô cần xóa Chọn menu Edit / Delete, hoặc Nháy chuột phải chọn Delete 5.2.5 Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của dòng

Có thể thay đổi độ rộng của cột hoặc chiều cao của dòng bằng cách đưa chuột đến biên giữa tên cột/dòng sau đó drag chuột để thay đổi kích thước

Hoặc dùng menu Format / Row (hoặc Column)

• Chọn Height để thay đổi chiều cao của dòng (chọn Width để thay đổi độ rộng của

cột)

• Chọn AutoFit để tự động điều chỉnh kích thước vừa với dữ liệu

5.3 Gộp và canh giữa dữ liệu

1 Chọn các ô cần gộp

2 Nháy nút Merge and Center trên thanh công cụ định dạng

5.4 Canh lề dữ liệu trong ô

1 Chọn vùng dữ liệu cần canh lề

2 Chọn lệnh Format/Cells/Alignment Hộp thoại xuất hiện

Canh lề theo chiều ngang Canh lề theo chiều đứng

Dữ liệu tự động xuống dòng khi gặp lề phải ô

Dữ liệu tự động thu nhỏ kích thước cho vừa với ô

Gộp ô Chọn hướng cho dữ liệu

5.5 Kẻ khung cho bảng tính:

1 Chọn vùng dữ liệu cần kẻ khung

2 Chọn lệnh Format/ Cells /Border Hộp thoại Format Cells xuất hiện

Lưu ý: Ta có thể kẻ khung nhanh bằng cách nháy vào mũi tên của nút trên thanh công cụ

Formatting, rồi chọn các kiểu kẻ cần thiết

5.6 Tô nền cho bảng tính:

1 Chọn vùng dữ liệu cần kẻ tô nền

2 Chọn lệnh Format/ Cells /Pattern Hộp thoại Format

Cells xuất hiện

Lưu ý: Ta có thể tô nền nhanh bằng nút Fill Color

trên thanh công cụ Drawing

Lưu ý: Đa số các hàm của Excel đều có đối số nhưng cũng có những hàm không có đối

số như hàm RAND(), TODAY(), NOW(), PI(),… Nếu hàm có nhiều đối số thì giữa các đối

số phải được phân cách bằng ký hiệu phân cách được quy định trong Windows mặc định là dấu phẩy (,)

1 Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm

2 Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +)

3 Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp

4 Gõ Enter để kết thúc

+ Cách 2: thông qua hộp thoại Insert Function

1 Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm

2 Click chọn Insert/ Function hoặc Shift + F3

3 Chọn nhóm hàm trong danh sách Function category

4 Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Select a function

4 POWER(số, số_mũ) Trả về kết quả là số lũy thừa số_mũ =POWER(3,4)  81

6 PRODUCT(số_1, số_2, ) Trả về tích của số_1, số_2, =PRODUCT(2, -6, 3, 4) -144

8 ROUND(số, số_chữ_số_làm_tròn)

Làm tròn số với độ chính xác đến số_chữ_số_làm_tròn chữ số thập phân (với

qui ước 0 là làm tròn tới hàng đơn vị, 1 là lấy

1 chữ số thập phân, -1 là làm tròn tới hàng chục, )

Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện

- vùng_đk: vùng mà điều kiện sẽ được so

sánh

- đk : chuỗi mô tả điều kiện Ví dụ: "10",

">15", "<20", … Lưu ý: không sử dụng hàm trong đk, chỉ có thể sử dụng ký tự đại diện *

- vùng_tính_tổng: Các ô trong vùng này sẽ

được tính tổng nếu các ô tương ứng trong

vùng_đk thỏa đk Lưu ý: Nếu không có đối

8 RANK(number, ref [, order])

Trả về thứ hạng của number trong ref, với order là

3 IF(BTĐK, giá trị 1, giá trị 2) =

Giá trị 2 nếu BTĐK sai

Ví dụ: 1 Xếp loại học sinh lên lớp, ở lại dựa vào ĐTB

= IF(ĐTB>=5,”lên lớp”, “ở lại” )

2 Xếp loại học sinh vào 4 loại: Yếu, TB, Khá, Giỏi dựa vào ĐTB

=IF(ĐTB<5, “Yếu”, IF(ĐTB<7, “TB”,IF(ĐTB<9, “Khá”, “Giỏi”)))

Qua 2 ví dụ trên, nhận xét: số hàm IF lồng nhau của mỗi trường hợp.

3 XL lên lớp: ĐTB>=5 hoặc ĐTB>=4 và ĐT>7; còn lại là ở lại

=IF(OR(DTB>=5,AND(DTB>=4,DT>7)),”LÊN LỚP”, “Ở LẠI”)

=RANK(A1,$A$1:$A$5,0)  4

=RANK(A1,$A$1:$A$5,1)  2

6.2.4 Các hàm xử lý chuỗi (Text)

1 LOWER(chuỗi)

Chuyển chuỗi thành chữ thường

=LOWER(“Trường THPT Mai Thanh Thế”)

 trường thpt mai thanh thế

2 UPPER(chuỗi)

Chuyển chuỗi thành chữ in hoa

=UPPER(“Trường THPT Mai Thanh Thế”)

 TRƯỜNG THPT MAI THANH THẾ

3 PROPER(chuỗi)

Đổi các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi

thành chữ in hoa, còn lại đều là chữ thường

=PROPER(“MAI THANH THẾ”)  Mai Thanh Thế

Trả về số_ký_tự bên trái chuỗi

=LEFT(“Mai Thanh Thế”, 3)  Mai

7 RIGHT(chuỗi, số_ký_tự) Trả về số_ký_tự bên phải chuỗi =RIGHT(“Mai Thanh Thế”, 4) Thế

8 MID(chuỗi, vị_trí_bắt_đầu, số_ký_tự)

Cắt chuỗi từ vị_trí_bắt_đầu lấy số_ký_tự

=MID(“Mai Thanh Thế”, 5, 5 Thanh

9 VALUE(chuỗi_dạng_số)

Chuyển chuỗi_dạng_số thành trị số

= VALUE("1981”)-9-1 1971

10 FIND(chuỗi_1, chuỗi, vị_trí_bắt_đầu) Tìm chuỗi _1 trong chuỗi từ vị_trí_bắt_đầu

11 & Toán tử ghép chuỗi= “Mai Thanh”&“ Thế”  Mai Thanh Thế6.2.5 Các hàm ngày và giờ (Date & Time)

Ví dụ: Ta có dữ liệu tại ô A1

1. TODAY( ) Trả về ngày hiện hành của hệ thống

2 NOW( ) Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống

3 DAY(dữ_liệu_kiểu_ngày)

Trả về giá trị ngày trong tháng của

dữ_liệu_kiểu_ngày

=DAY(A1)14

4 MONTH(dữ_liệu_kiểu_ngày) Trả về giá trị tháng trong năm của dữ_liệu_kiểu_ngày

• Cách_dò = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng_dò không cần sắp

xếp thứ tự Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A

2 HLOOKUP(Trị_dò, bảng_dò, hàng_lấy_trị, cách_dò)

Chức năng: Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm giá trị trị_dò trong dòng trên cùng của bảng_dò theo cách_dò trả về trị tương ứng trong dòng thứ dòng_lấy_trị.

3 MATCH(Trị_dò, bảng_dò, cách_dò)

Chức năng: trả về vị trí của trị_dò trong bảng_dò theo cách_dò

• Cách_dò = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng_dò không cần sắp

xếp thứ tự Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A

• Cách_dò = -1: Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp các giá trị dò tìm của bảng_dò

theo thứ tự giảm dần Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng

Chức năng: Lệnh Data/Filters/AutoFilter dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những tiêu

chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu Kết quả chỉ hiển thị những mẫu tin thỏa điều kiện còn những mẫu tin khác sẽ tạm thời bị ẩn

Cách thực hiện

1 Chọn vùng CSDL với tiêu đề là một hàng

2 Chọn menu Data/Filters/AutoFilter, Excel sẽ tự động xuất hiện các nút thả cạnh

tên field cho phép chọn điều kiện lọc tương ứng với các field đó

3 Chọn điều kiện lọc trong hộp liệt kê của từng filed tương ứng

• All: cho hiển thị tất cả các mẫu tin

• Top 10: cho phép chọn lọc lấy một số mẩu tin có giá trị cao nhất (Top) hay thấp

nhất (Bottom)

• Custom: cho phép đặt các điều kiện so sánh khác ( >, >=, )

• Các trị: chỉ hiển thị những mẫu tin đúng bằng trị đó

• Nếu chọn mục Custom thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép đặt điều kiện theo

tiêu chuẩn khác

7.3.2 Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter)

Chức năng: Lệnh Data/ Filter/ Advanced Filter dùng để trích ra các mẫu tin theo các điều

kiện chỉ định trong vùng điều kiện được tạo trước

Cách thực hiện

1 Tạo vùng điều kiện lọc sử dụng một trong hai cách sau:

Cách 1: Sử dụng tên trường để tạo vùng điều kiện: vùng điều kiện sẽ có ít nhất hai

hàng, hàng đầu chứa các tên field điều kiện, các hàng khác dùng để mô tả điều kiện B1: Chọn các ô trống trong bảng tính để làm vùng điều kiện

B2: Sao chép tên field điều kiện làm tiêu đề của vùng điều kiện

B3: Nhập trực tiếp các điều kiện vào ô dưới tên trường tương ứng Các điều kiện ghi trên cùng một hàng là các điều kiện thỏa mãn đồng thời (AND), những điều kiện ghi trên các hàng khác nhau là những điều kiện thỏa mãn không đồng thời (OR)

Ví dụ:

Cách 2: Sử dụng công thức để tạo vùng điều kiện : vùng điều kiện sẽ có hai ô, ô trên

chứa tiêu đề như: “điều kiện”, …hoặc bỏ trống nhưng phải khác với tên trường, ô dưới là công thức mô tả điều kiện

B1: Chọn hai ô trống trong bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn

B2: Nhập tiêu đề ở ô trên của vùng tiêu chuẩn khác với các field trên table cần trích lọc

B3: Nhập công thức vào ô bên dưới mô tả điều kiện, dùng mẫu tin đầu tiên trong

cơ sở dữ liệu để đặt điều kiện so sánh, hàm AND dùng để lập các điều kiện thỏa mãn đồng thời, hàm OR dùng để lập các điều kiện thỏa mãn không đồng thời

Đối tượng Điểm

Ví dụ:

2 Vào menu Data/ Filter/ Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại sau:

7.4 Sắp xếp dữ liệu

Lệnh Data/ Sort cho phép sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ

tự tùy chọn, tương ứng khoá sắp xếp được chỉ định, vùng sắp xếp phải chọn tất cả các ô có liên hệ với nhau

Cách thực hiện:

1 Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp

2 Vào menu Data/ Sort, xuất hiện hộp thoại sau

Lưu ý: * Nếu muốn sắp theo hàng thì chọn nút lệnh Options của hộp thoại Sort, sau đó chọn

mục Sort left to right

* Muốn sắp xếp nhanh theo cột nào đó thì đặt trỏ vào ô bất kỳ của cột đó nháy chọn nút Sort Ascending (tăng dần) hoặc Sort Descending (giãm dần) trên thanh công cụ chuẩn

8 TẠO BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL

8.1 Các loại biểu đồ

Kết quả được hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL Kết quả được đặt tại vị trí được chỉ ra bởi Copy to

Chọn địa chỉ vùng CSDL Chọn địa chỉ vùng điều kiện Chọn địa chỉ ô đầu tiên vùng xuất kết quả Chỉ lấy duy nhất 1 mẫu tin đại diện nếu có nhiều mẫu

tin giống nhau

Nháy chọn khóa sắp xếp ưu

tiên 1 Nháy chọn khóa sắp xếp ưu

Có 3 loại biểu đồ thường gặp là biểu đồ dạng cột (Column), dạng đường thẳng (Line) và dạng bánh (Pie) Từ 3 dạng này Excel triển khai thành 14 loại biểu đồ chuẩn (Standard types) và 20 kiểu biểu đồ tuỳ chọn (Customize types) có thể dùng để biểu diễn số liệu trong bảng tính thành nhiều cách nhìn khác nhau tùy theo yêu cầu của người dùng

Các loại biểu đồ chuẩn trong Excel và công dụng cơ bản của mỗi loại

Biểu

tượng

Loại

Column So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều dọc

Bar So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều ngang

Line Cho xem sự thay đổi dữ liệu trong một giai đoạn

Pie So sánh tỷ lệ của các thành phần trong một tổng thể

XY (Scatter) Mô tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan

Area Nhấn mạnh tầm quan trọng tương đối của các giá trị qua một giai

đoạn

Doughnut So sánh các phần với tổng thể trong một hoặc nhiều phảm trù dữ liệu

(Biểu đồ Pie có một lỗ ở giữa)

Rada Chỉ ra các thay đổi trong dữ liệu hoặc tần số dữ liệu tương đối với tâm

điểm

Surface Tạo vết các thay đổi trong hai biến số khi biến số thứ ba (như thời

gian) thay đổi, là một đồ họa 3 chiều

Buble Hiện sáng các chùm giá trị, tương tự như đồ họa Scatter

Stock Kết hợp đồ họa Line và đồ họa Column Được thiết kế đặc biệt để tạo

Bước 2 (Step 2 of 4-Chart Source Data): Chọn vùng dữ liệu

 Lớp Data Range

• Data Range: vùng dữ liệu dựng biểu đồ

• Series in: dữ liệu của từng đối tượng nằm theo hàng (Row) hay cột (Column)

 Lớp Series: vùng dữ liệu từng thành phần trong biểu đồ

• Series: mỗi tên trong danh sách xác định một dãy số liệu trong biểu đồ Dữ liệu

tương ứng được định nghĩa trong hộp Name và Values

• Name: tên cho dãy số liệu của đối tượng được chọn trong danh sách Series, là địa

chỉ ô tiêu đề của dãy số liệu, nếu không có thì hộp Name sẽ trống, khi đó bạn phải tự nhập tên vào

Lưu ý: Những tên (Name) này sẽ là nhãn cho chú giải (Legend) để xác định mỗi dãy

số liệu trong biểu đồ

• Values: địa chỉ của dãy số liệu của đối tượng được chọn trong danh sách Series

• Nút Add: Thêm dãy số liệu mới

• Nút Remove: Xóa dãy số liệu không dùng trong biểu đồ

Bước 3 (Step 3 of 4-Chart Options): xác định

các tùy chọn cho biểu đồ

 Titles: Đặt các tiêu đề cho biểu đồ

• Chart title: tiêu đề biểu đồ

• Category(X) axis: tiêu đề trục X

• Value (Y) axis: tiêu đề trục Y

 Axes: Tùy chọn cho các trục toạ độ X,Y,

 Gridlines: Tùy chọn cho đường lưới

 Legend: Tùy chọn cho chú giải

 Data Labels: thêm hoặc bỏcác nhãn dữ liệu cho các thành phần của biểu đồ

 Data Table: Bật / tắt hiển thị bảng dữ liệu.

Bước 4 (Step 4 of 4-Chart Location): Xác định

Sau khi tạo xong biểu đồ, ta có thể hiệu chỉnh biểu đồ như thay đổi loại biểu đồ, vùng dữ liệu, hiệu chỉnh các tiêu đề, …bằng cách: Nháy chuột phải vào biểu

đồ cần hiệu chỉnh, trong menu tắt, chọn các loại hiệu chỉnh

•Chart Type: Chọn lại kiểu biểu đồ

•Source Data: Chọn lại vùng dữ liệu nguồn.

•Chart Options: Chọn lại các tùy chọn

•Location: Chọn lại vị trí cho biểu đồ

PHẦN II: THỰC HÀNHBài 1:

Câu 1: Trong bảng tính Excel, hãy nhập dữ liệu và trang trí bảng tính như sau: (4 điểm)

SBD Ngày sinh Ban thi Điểm toán Điểm văn Điểm NN Điểm TB Xếp loại hạng Xếp

ĐTB Xếp loại Điểm từ 8 trở lên lượng Số

5 dến dưới 6.5 Trung bình Điểm Văn

8 đến 10 Giỏi

Mô tả: Trong cột SBD: Ký tự đầu cho biết Ban Thi

Câu 2: Lập công thức tính theo yêu cầu sau: (6 điểm)

a) Ban thi: Lập công thức để điền dữ liệu vào cột Ban thi (1 điểm)

Điểm TB = ((Điểm Toán *2) + (Điểm văn *2) + Điểm NN) / Tổng hệ số

c) Xếp loại: Lập công thức để điền vào cột Xếp Loại, dựa vào Cách xếp loại đã cho

(1 điểm)

e) Bảng thống kê: Lập công thức trong Bảng Thống Kê số lượng của từng Môn (1 điểm)

Bài 2:

Câu 1: Trong bảng tính Excel, hãy nhập dữ liệu và trang trí bảng tính như sau: (4 điểm)

BÁO CÁO THUÊ KHO THÁNG 1/2012

Ngày lấy hàng: 30/01/2012 STT Mã số hàng Mặt Ngày gởi hàng Số ngày gởi Đơn giá Số lượng Thành tiền

Đơn giá

Mặt hàng

Thành tiền

Mô tả: Trong cột Mã số: Ký tự cuối cho biết Mã hàng.

Câu 2: Lập công thức tính theo yêu cầu sau: (6 điểm)

a) Mặt hàng: dựa vào ký tự cuối của Mã số và Bảng phụ (1 điểm)

b) Số ngày gởi: Nếu ngày gởi hàng và ngày lấy hàng cùng một ngày thì tính 01 ngày, các trường hợp khác: Số ngày gởi = Ngày lấy hàng – Ngày gởi hàng (1 điểm)

c) Đơn giá: dựa vào ký tự cuối của Mã số và Bảng phụ (1 điểm)

d) Thành tiền: = Số lượng * Đơn Giá * Số ngày gởi. (1 điểm)

f) Lọc ra những mặt hàng sắt và số lượng lớn hơn 30. (1 điểm)