Lệnh nμy sẽ mở một khung hội thoại để bạn chọn tập tin văn bản sau đó thì Text Import Wizard cho phép chỉ định cách Excel nhập dữ liệu.. Muốn nhập file nμy dới dạng dữ liệu tĩnh, nhấn Pr
Trang 1Thủ thuật trong Excel
PCWorld VN 8/99
Nhập tập tin văn bản vào Excel 2000
Ngời dùng Excel đã từ lâu ghen tị với khả năng chèn một tập tin văn bản vμo bảng tính của Lotus 1-2-3 Ngoại trừ Excel 2000, những phiên bản trớc của Excel đều yêu cầu bạn phải mở tập tin văn bản rồi mới sao chép vμ dán dữ liệu vμo bảng tính
Excel 2000 thực hiện điều nμy dễ dμng Bạn có thể thấy tính năng nμy trong menu File hay chọn Data.Get External Data.Import Text File
Lệnh nμy sẽ mở một khung hội thoại để bạn chọn tập tin văn bản sau đó thì Text
Import Wizard cho phép chỉ định cách Excel nhập dữ liệu Sau cùng, trong khung hội thoại Import Data bạn chỉ ra vị trí đa dữ liệu vμo (hình 1)
Excel nhập tập tin văn bản nh thao tác truy vấn cơ sở dữ liệu để bạn có thể cập nhật nếu dữ liệu trong tập tin văn bản thay đổi Muốn nhập file nμy dới dạng dữ liệu tĩnh, nhấn Properties trong khung hội thoại Import Data rồi bỏ chọn mục Save query definition
"Hạ gục" siêu liên kết trong Excel 2000
Chắc bạn đã biết Excel 2000 có hỗ trợ siêu liên kết tự động Bất cứ khi nμo bạn gõ vμi
kí tự giống địa chỉ URL hay địa chỉ e-mail, tính năng nμy sẽ tự động chuyển nội dung thμnh dạng siêu liên kết
Nhng nếu bạn không muốn tạo một siêu liên kết thì sao?
Cha có cách nμo để tắt tính năng siêu liên kết tự động của Excel nhng bạn có thể lờ nó
đi Nếu Excel tạo siêu liên kết từ một ô bạn nhập vμo, nhấn nút Undo (hoặc <Ctrl>-Z) để phục hồi nội dung của ô nμy thμnh dạng text thông thờng
Thật ngạc nhiên lμ Excel không có cách nμo để loại bỏ tất cả các siêu liên kết trong một bảng tính mμ phải thực hiện điều nμy cho từng ô một: nhấn phím phải vμo ô có chứa siêu liên kết rồi chọn Hyperlink.Remove Hyperlink Rất tiếc lμ lệnh nμy chỉ thực hiện đợc khi bạn chọn một ô duy nhất Muốn vô hiệu hóa tất cả các siêu liên kết một cách nhanh
Trang 2chóng, dùng macro sau: nhấn <Alt>-<F11> để mở trình Visual Basic Editor, chọn
Insert.Module để đa một module mới vμo rồi nhập đoạn mã sau:
Sub ZapHyperlinks()
Cells.Hyperlinks.Delete
End Sub
Khi thực thi macro ZapHyperlinks, mọi siêu liên kết trong bảng tính hiện hμnh sẽ bị xóa hết vμ đợc thay bằng text
Sẵn sàng cho năm 2000
Khi gõ ngμy tháng vμo một ô, Excel có thể hiển thị nó dới dạng năm có hai chữ số, ví dụ 16/7/99 Nếu muốn hiển thị năm bằng bốn chữ số để chuẩn bị sang năm 2000, bạn phải thay đổi định dạng ngμy tháng mặc định Excel dùng ngμy tháng hệ thống lμm thông số mặc định của nó Muốn thay đổi thông số nμy, chọn Start.Settings.Control Panel.Regional Settings Nhấn mục Date rồi chọn định dạng năm có bốn chữ số cho mục Short date (hình 2)
Đồng Sỹ Cường
PC World Mỹ 8/1999
Trang 3Thủ thuật trong Excel
PCWorld VN 1299
Bốn cách bảo vệ dữ liệu
Excel có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu nhng ít ai biết rõ sự khác biệt giữa chúng vμ những hạn chế của từng cách Bμi nμy giới thiệu 4 cách bảo vệ dữ liệu trong Excel 97 vμ
2000 Lu ý: Những tính năng nμy không phải dễ dùng Các tiện ích gỡ mật khẩu hiện có
vμ bất cứ ai cố tình xem dữ liệu của bạn đều có thể lμm đợc Ngoại trừ VBA trong Excel
2000 lμ có thể ngăn chặn những tiện ích gỡ mật khẩu
Bảo vệ ô Mỗi ô đều có 2 tính năng chính: khóa (locked) vμ ẩn (hidden) Bạn không thể
sửa đổi một ô đã bị khóa vμ nội dung của ô bị ẩn không xuất hiện trên thanh công thức khi bạn chọn ô đó Theo mặc định, mọi ô đều có thuộc tính locked vμ hidden Thuộc tính locked vμ hidden không có hiệu lực nếu không bảo vệ bảng tính Muốn thay đổi những thuộc tính nμy, hãy đánh dấu ô hoặc vùng bạn muốn, chọn Format.Cells Vμo khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Protection rồi chọn Locked hay Hidden Những ô không khóa vẫn cho phép ngời dùng nhập dữ liệu vμo còn những ô có công thức bị khóa vμ những ô khác thì giữ nguyên không thay đổi (nh tiêu đề) Nếu không muốn cho ngời khác thấy công thức của bạn, hãy khóa vμ giấu các ô có công thức, kết quả của công thức thì thấy đợc nhng công thức thì không Muốn bảo vệ một bảng tính, chọn
Tools.Protection.Protect Sheet để mở khung hội thoại Protect Sheet rồi đánh dấu chọn mục Contents Bạn có thể nhập mật khẩu để không cho ngời khác xem bảng tính của bạn Các ô bị khóa trong một bảng tính đã đợc bảo vệ không thể sửa đổi đợc vμ những thay đổi khác đối với bảng tính cũng bị vô hiệu hóa Ví dụ, không ai có thể thêm dòng, cột, thay
đổi độ rộng dòng, cột hoặc tạo biểu đồ
Hình 1: Công thức trong ô D3 dùng hàm SUBTOTAL để đếm số dòng hiển thị trong danh sách AutoFiltered
Bảo vệ cửa sổ workbook Lệnh Tools.Protection.Protect Workbook cho phép bạn bảo
vệ bảng tính, khiến không ai có thể thêm, xóa các bảng tính hoặc thay đổi kích thớc, di chuyển cửa sổ workbook
Trang 4Bảo vệ file workbook Đây lμ cách để lu một workbook theo cách phải nhập mật khẩu
lúc mở hoặc lúc muốn sửa đổi nó Với Excel 97, chọn File.Save As để mở khung hội thoại Save As, sau đó nhấn Options để mở khung hội thoại Save Options Với Excel 2000, chọn Tools.General Options khi khung hội thoại Save As xuất hiện Nếu nhập mật khẩu trong trờng ỏPassword to openõ, ngời dùng phải đa đúng mật khẩu mới mở đợc file Nếu nhập mật khẩu vμo trờng ỏPassword to modifyõ, ngời dùng phải đa đúng mật khẩu mới sửa đổi
đợc file Nếu mật khẩu không đúng, file sẽ có thuộc tính chỉ đọc (read-only)
Bảo vệ bằng VBA Nếu workbook có macro VBA, bạn có thể dùng macro nμy để
không cho ngời khác xem hoặc sửa file Nhấn <Alt>-<F11> để kích hoạt cửa sổ VB Editor rồi chọn chức năng của bạn từ cửa sổ Project Chọn Tools.VBA Project Properties Nhấn mục Project, đánh dấu chọn kế bên mục Lock project for viewing vμ nhập 2 lần mật khẩu vμo Nhấn OK vμ lu workbook
Đếm những dòng autofilter
Khi dùng Hμm AutoFiltering của Excel, thanh trạng thái sẽ hiển thị số dòng thỏa mãn
điều kiện Nhng con số nμy thờng bị biến mất Lμm sao có thể hiển thị nó trong khi lμm việc?
Hμm AutoFiltering giấu những dòng không thỏa mãn điều kiện bạn đa ra Sau khi áp dụng điều kiện, Excel hiển thị số các mẫu tin trên thanh trạng thái nhng con số nμy biến
đi khi thực hiện tính toán trên bảng tính Muốn hiển thị số những dòng trong danh sách AutoFiltered, hãy tạo một công thức dùng hμm SUBTOTAL của Excel Thông số đầu của SUBTOTAL chỉ ra loại toán tử (số 2 hiển thị tổng số ô nhìn thấy đợc trong một vùng)
Hình 1 hiển thị một phần của danh sách có 3000 dòng từ dòng 6 đến 3006 Công thức trong ô D3 lμ =SUBTOTAL (2,A6:A3006) Công thức nμy đếm số ô nhìn thấy đợc trong vùng (ngoại trừ dòng tiêu đề) Khi thay đổi điều kiện tìm kiếm, kết quả công thức sẽ khác
đi Hμm SUBTOTAL chỉ lμm việc với AutoFiltering vμ outlining Nếu giấu dòng bằng tay, kết quả sẽ không chính xác
Diễm Trang
PC World Mỹ 12/1999
Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức
Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa lμ chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vμo một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell Khi bỏ tuỳ chọn nμy, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô nμy trên thanh công thức Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vμo
Trang 5thanh công thức hoặc nhấn <F2> Nhấn đúp vμo một ô không chứa công thức sẽ chẳng
đ-ợc gì
Chuyển dòng thành cột hoặc ngợc lại
Bạn đã tạo xong một bảng vμ lại muốn chuyển dòng thμnh cột vμ cột thμnh dòng Sau
đây lμ cách thực hiện:
1 Chọn bảng
2 Chọn Edit.Copy
3 Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vμo
4 Chọn Edit.Paste Special
5 Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose vμ nhấn OK
6 Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ
Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn
<Enter> Cách nμy dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tợng hay nhấn <Ctrl>-V hay
<Shift>-<Ins> Tuy nhiên cách nμy có nhợc điểm lμ bạn chỉ có thể dán đợc một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste
In theo số trang bạn cần
Bạn có thể dùng tùy chọn in ấn Fit To của Excel để in bảng tính vμo trọn một trang Vμ bạn cũng có thể dùng tùy chọn nμy để in một bảng tính lớn vμo số trang đã chỉ định Ví
dụ, muốn in một bảng tính có 10 cột vμ 250 dòng vμo 2 trang giấy, thực hiện nh sau:
1 Chọn File.Page Setup
2 Dới mục Scaling, đặt mục Fit To = 1 Pages Wide by 2 Pages Tall
3 Nhấn Print vμ OK
Dùng lệnh Goto
Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel Thủ thuật nμy giới thiệu phơng cách dùng lệnh Go To Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực hiện nh sau:
1 Chọn ô ở góc trên trái của vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ nμy lμ A1)
2 Chọn Edit.Go To (hoặc nhấn <Ctrl>-G)
3 Trong hộp Reference, gõ địa chỉ của ô dới cùng bên phải (trong ví dụ nμy lμ Z52)
Trang 64 Giữ phím <Shift>
Nhấn <Enter> (hoặc nhấn OK)
Các thủ thuật Excel
PCWorld VN 7/99
Làm đẹp hình ảnh nền
Khi dùng hình ảnh lμm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh nμy trông rất xấu Lμm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn?
Nguyên nhân lμ vì Excel cha lμm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh Hãy nạp Excel vμ nhập số liệu vμo Chọn số liệu nμy rồi nhấn Insert.Chart Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish Nhấn phím phải vμo vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vμo hình ảnh bạn muốn dùng lμm nền cho sơ đồ
Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK vμ OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thớc sơ đồ để hình ảnh đợc
đẹp hơn
Hàm Proper trong Excel hoạt động nh thế nào?
Tôi thử dùng hμm PROPER của Excel vμ nghĩ rằng nó bị lỗi Ví dụ, tôi nhập vμo ô A1
nội dung THử DùNG HμM PROPER rồi nhập vμo ô A2 =proper(A1) Tôi muốn có kết quả trong ô A2 lμ "Thử dùng hμm proper" nhng kết quả lại lμ Thử Dùng Hμm Proper Đây
có phải lμ lỗi không?
Không Hμm Proper có chức năng chuyển ký tự đầu tiên của một từ thμnh chữ hoa vμ chuyển những ký tự còn lại thμnh chữ thờng Vì thế kết quả trên lμ thích hợp
Tìm kiếm trong Excel
Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word nhng cha bao
giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại nμy trong Excel Khung hội thoại Find trong Word vμ Excel có phần khác nhau Giả sử bạn cần tìm tất cả các hμm SUM xuất hiện
Trang 7trong bảng tính Chọn Edit.Find (hoặc nhấn <Ctrl>-F) Gõ SUM vμo khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục "Find entire cells only" Nhấn Find Next để tiếp tục
Lu ý rằng bạn có thể tìm theo cột, theo dòng Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó
Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ nh =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in
Vẽ hình trùng với đờng kẻ ô trong Excel
Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng với những
đ-ờng kẻ ô trong bảng tính Cách dễ nhất để thực hiện điều nμy lμ giữ phím <Alt> trong khi
vẽ
Muốn thử chức năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới Nếu cha thấy công cụ Drawing trên màn hình, chọn View.Toolbars Drawing Khi đã
có công cụ Drawing, nhấn vào hình tợng hình chữ nhật (giả sử bạn muốn vẽ một hình chữ nhật)
Bây giờ giữ phím <Alt> trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ nhật Bạn sẽ thấy các cạnh của hình chữ nhật trùng với các đờng kẻ ô trong bảng tính
Đồng Sỹ Cường
