bài giảng chứng từ kế toán

Khái niệm chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ ,vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành ,là căn cứ để ghi vào sổ kế toán  Chứng từ kế

Chào mừng cô và các bạn

đến với bài thuyết trình

Nguyên lý kế toán của

lớp NH7

Danh sách nhóm

• Nhóm 1 • Nhóm 2

CH NG T K TỐN Ứ Ừ Ế

CH NG T K TỐN Ứ Ừ Ế

• M c đích nghiên cứu M c đích nghiên cứu ụ ụ :

1 Hiểu được khái niệm ,ý nghĩa ,tác dụng ,tính chất pháp lý của chứng từ

2 Các cách phân loại chứng từ

3 Cách thiết lập chứng từ với đầy đủ các yếu tố quy định ,làm cơ sở pháp lý cho các số liệu kế toán

4 Trình tự xử lý chứng từ từ khi bắt đầu đến khi đưa vào bảo quản ,cất giữ

Khái niệm chứng từ kế toán

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ ,vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành ,là căn cứ để ghi vào sổ kế toán

 Chứng từ kế toán là phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và

thực sự đã hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ thể hiện bằng giấy hay vật mang tin theo quy định pháp luật

• VD :phiếu thu ,hoá đơn bán hàng

Ý nghĩa của chứng từ kế toán :

Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng

trong việc tổ chức công tác kế toán ,kiểm soát

nội bộ ,chứng nhận tính chất pháp lý của nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán

Tác dụng của chứng từ kế toán :

 Lập chứng từ kế toán là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

 Nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn

thành ,đảm bảo tính hợp lệ,hợp pháp của nghiệp vụ

 Tạo ra căn cứ để ghi sổ nghiệp vụ

Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán :

 Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán

Là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh,tính hợp pháp của nghiệp vụ,phát hiện các vi phạm pháp luật ,tham ô ,lãng phí.

Là căn cứ để cơ quan pháp lý giải quyết các tranh chấp ,khiếu nại ,tố cáo

Là căn cứ để kiểm tra tình hình nộp thuế

Là căn cứ xác định các đơn vị và cá nhân phải chịu trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh

Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán có nhiều loại và tùy theo tiêu thức phân loại mà được phân thành các nhóm khác nhau :

a,Phân loại theo vật mang thông tin

Chứng từ bằng giấy Chứng từ điện tử

b,Phân loại theo nội dung kinh tế

Chứng từ về lao động tiền lương

Chứng từ về hàng tồn kho Chứng từ về bán hàng

Chứng từ về tiền tệ Chứng từ về tài sản cố định

Vi du ve chung tu:

c,Phân loại theo tính chất pháp lý:

-Chứng từ bắt buộc :là những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân ,do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến được nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách ,biểu mẫu ,chỉ tiêu ,mục đích và phương pháp lập

-Chứng từ hướng dẫn :là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị ,nhà nước hướng dẫn những chỉ tiêu đặc trưng để vận dụng

d,Phân loại theo công dụng:

-Chứng từ gốc :là những chứng từ được lập trực tiếp

ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,có giá trị pháp lý quan trọng VD :Hợp đồng bán hàng ,phiếu nhập kho… Chứng từ gốc có hai loại :

thực hiện theo chỉ đạo ,dùng làm căn cứ để ghi sổ ,phiếu thu,phiếu chi

chứng từ gốc cùng loại,cùng nghiệp vụ ,là cơ sở để ghi vào sổ kế toán ,không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc

Nội dung của chứng từ kế

-Tên ,số hiệu của chứng từ

-Ngày,tháng ,năm lập chứng từ

-Tên ,địa chỉ của đơn vị ,cá nhân lập chứng từ -Tên ,địa chỉ của đơn vị ,cá nhân nhận chứng từ -Nội dung nghiệp vụ phát sinh

-Số lượng ,đơn giá ,số tiền của nghiệp vụ phát sinh ghi bằng số Tổng số tiền ghi bằng chữ

-Chữ ký ,họ và tên của người lập ,người duyệt ,những người có liên quan đến chứng từ

Tổ chức lập chứng từ kế toán:

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức việc lập chứng từ kế toán và qui định thời gian luân chuyển chứng từ.

Khi lập chứng từ cần chú ý các quy định trong luật kế toán :

1,Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính

2, Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ ,rõ ràng, kịp thời ,chính xác theo nội dung quy định trên mẫu

.Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ nội dung quy định

3,Nội dung nghiệp vụ kinh tế ,tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt ,không được tẩy xóa ,sửa

chữa ,khi viết phải bằng bút mực ,số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng ,chỗ trống phải gạch

chéo Chứng từ bị tẩy xóa ,sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai

4, Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy

định.Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính thì nội dung các

liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do đơn vị kế

toán quy định tại các điểm a,b,c và d khoản 1 điều 2

của luật này lập gửi cho các tổ chức cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.

5,Người lập ,người kí duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6, Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại điều 18 của Luật kế toán Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại điều 40 của Luật kế toán

Khi ký chứng từ kế toán cần tuân theo các quy định

trong luật kế toán :

1,Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký trên

chứng từ kế toán phải được kí bằng bút mực Không

được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký trên chứng từ của một người phải thống nhất

2,Chữ kí trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm

quyền kí hoặc người được ủy quyền kí Nghiêm cấm kí chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ

thuộc trách nhiệm của người kí.

3 ,Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy

quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán chi tiền phải ký theo từng liên.

4, Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo luật quy định

Trình tự xử lý chứng từ kế toán:

1,Kiểm tra chứng từ kế toán:

– Kiểm tra tính rõ ràng,trung thực ,đầy đủ của các chỉ

tiêu phản ánh trên chứng từ

– Kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế

tài chính phát sinh

– Kiểm tra tính chính xác của các số liệu ,thông tin trên

chứng từ

– Kiểm tra việc chấp hành hệ thống kiểm soát nội bộ.

2,Hoàn chỉnh chứng từ kế toán :

Sau khi kiểm tra nhân viên kế toán thực hiện việc tính

giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ

Các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh sẽ được dùng làm căn cứ ghi vào sổ kế toán

3,Tổ chức luân chuyển chứng từ:

đó nó phải được tổ chức luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan và trong nội bộ Phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán

4,Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán:

,theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật

giữ ,tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị giam giữ hoặc tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ giao dịch ,đồng thời lập biên bản nêu rõ lý do ,số lượng từng loại chứng từ kế toán bị giam giữ hoặc tịch thu và ký tên đóng dấu

– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán

phải lập biên bản nêu rõ lý do ,số lượng từng loại

chứng từ kế toán và ký tên đóng dấu

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiếu 5 năm ,gồm:

1,Tài liệu kế toán dùng cho quản lý điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán ,không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiếu 5 năm từ khi kết thúc kì kế toán năm

2,Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:

1,Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ,các bảng kê ,bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp ,báo cáo tài chính

tháng ,quý, năm của đơn vị kế toán ,biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ,trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán

2,Tài liêu có liên quan đến thanh lí tài sản cố định

3,Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư ,bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành

4 ,Tài liệu kế toán có liên quan đến thành lập ,chia tách, hợp nhất ,sát nhập ,chuyển đổi hình thức sở hữu ,giải thể,phá sản ,chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán.

5,Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó

6,Tài liệu ,hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của các tổ chức kiểm toán độc lập

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn:

1,Tài liệu kế toán có tính sử liệu ,có ý nghĩa quan trọng về kinh tế ,an ninh ,quốc phòng Việc xác định do

người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định và giao cho bộ phận kế toán hay bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc dưới hình thức khác

2,Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc bị tiêu hủy theo quyết định của người đại diện

theo pháp luật của đơn vị kế toán

Hóa đơn

Hóa đơn là một chứng từ thương mại được phát

hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.

• Điều 21 trong luật kế toán quy đinh về “hóa đơn bán hàng”

hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng.Trường hợp dưới mức tiền quy định mà người mua hàng không yêu cầu thi không lập hóa đơn bán hàng.

dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hóa đơn bán hàng cho mình.

đây:

4) Bộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng.

Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán hàng thì phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

5) Tổ chức, các nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nếu không lập, không giao hóa đơn bán hàng hoặc lập hóa đơn bán hàng không đúng quy định tại điều 19 và Điều 20 của luật này và các khoản 1,2,3 và 4 thì xử lí theo quy định của pháp luật.