Kết hợp EXCEL và WORD để tạo chú thích nghiêng theo hình vẽ: Bạn có thể tạo các chú thích nghiêng theo hình vẽ chẳng hạn chú thích của cạnh huyền một tam giác vuông trong Word như sau:
Trang 1Moọt soỏ thuỷ thuaọt soaùn thaỷo
1 Kết hợp EXCEL và WORD để tạo chú thích nghiêng theo hình vẽ:
Bạn có thể tạo các chú thích nghiêng theo hình vẽ (chẳng hạn chú thích của cạnh
huyền một tam giác vuông) trong Word như sau:
Bước 1: Khởi động Excel, trên thanh Drawing, vào menu AutoShapes và vẽ một tam
giác vuông
Bước 2: nhấp chuột vào một ô nào đó có vị trí nằm trên cạnh huyền rồi gõ vào độ dài cạnh
“7cm” Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Alignment, ở khung Orientation, nhấn chọn
đường thẳng có chữ Text và kéo theo hướng nghiêng phù hợp với độ nghiêng cạnh huyền
của tam giác Nhấn OK
Bước 3: Điều chỉnh lại vị trí của tam giác sao cho thật khớp với chú thích nghiêng
Phủ khối vùng chứa hình ảnh của tam giác và chú thích, vào menu Edit\Copy (Ctrl+C)
Bước 4: Vào MS Word, chọn Edit\Paste Special rồi chọn định dạng là Picture (Enhanced Metafile) Nhấn OK Lúc này hình ảnh tam giác vuông có kèm chú thích sẽ
được dán vào Word và dù bạn có “lôi” nó đi đến đâu thì chú thích và hình tam giác và chú
thích vẫn đi song hành với nhau
2 Lặp lại tiêu đề cho các cột trong MS Word:
Làm thế nào để khi tạo bảng ở Word, ta có thể lặp lại tiêu đề của cột cho tất cả mọi trang?
Hãy bôi đen toàn bộ bảng rồi vào menu Table\Table Properties\Row ở mục Options, đánh dấu chọn vào Repeat as header row at top of each page Nhấn OK để có
hiệu lực
3 Không cho hiển thị màn hình đen khi kết thúc trình diễn trong PowerPoint:
Trong PowerPoint, khi trình diễn các Slide dù để chế độ điều khiển bằng tay hay tự
động thì khi kết thúc trình diễn, màn hình thường xuất hiện một slide màu đen trông rất xấu Nếu muốn khi kết thúc trình diễn, chương trình tự động trở về PowerPoint mà khong hiển thị
slide màu đen này, thì làm như sau: vào menu Tool\Options, chọn thẻ View, bỏ chọn mục End with black slide, nhấn OK
4 Tạo tiêu đề bắt mắt trong MS Word:
Chỉ cần sử dụng công cụ Text Box của Word, ta có thể tạo được các tiêu đề bắt mắt ,
gay ấn tượng, tạo nhiều cảm tình cho người đọc
- Bước 1: Mở MS Word, vào menu View\Toolbars\Drawing Nhấp biểu tượng Text Box, sau đó rê chuột tạo ra một khung hình chữ nhật trên văn bản Nhập noi dung tiêu đề vào trong khung, bôi đen chữ rồi nhấp biểu tượng bôi đậm (Bold) và Center
Trang 2- Bước 2: Đưa trỏ chuột vào một cạnh nào đó của khung, có mũi tên 4 chiều xuất hiện
Nhấp đúp chuột để mở hộp Format Text Box Chọn thẻ Color and Line:
+ Mục Line: Phần Color chọn mầu đen, phần Dashed chọn đường liền nét, phần Style chọn đường kẻ 6pt, phần Weight chọn 6pt
+ Mục Fill: phần Color, nhấp mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects Hộp thoại Fill Effects mở ra Chọn Two color, phần Color 1 chọn màu xám đen, phần Color 2 chọn màu trắng Mục Transparency: From là 42% và To là 0% Trong mục Shading Styles,
đánh dấu chọn Horizontal, phần Variants chọn ô ở góc dưới trái Nhấp OK để đóng các
hộp thoại lại
Để tạo tiêu đề có màu sắc khác, làm tương tự như hai bước trên, chỉ có thay đổi một
chút ở thẻ Gradient, mục Colors đánh dấu chọn là Preset, phần Preset colors chọn Daybreak hay Horizon
5 Một số mẹo với worksheet của Excel
Luôn nhớ đặt tên sheet: không có gì buộc bạn phải đặt tên cho sheet Tuy nhiên,nên
nhớ rằng một khi bạn có quá nhiều file.xls thì việc tìm nội dung bên trong của các Workbook thuận tiện hay không tuỳ thuộc vào việc bạn đặt tên sheet như thế nào Trong hộp thoại Open của Excel, nhấp chuột phải vào tên file.xls, chọn thẻ Content, bạn sẽ nhanh
chóng nhận diện được file này chứa gì trong đó
Di chuyển (move) qua lại giữa các sheet: nếu dùng bàn phím, hãy bấm tổ hợp
Ctrl+PageUp và Ctrl+PageDown để di chuyển giữa các sheet liền kề
Sao chép (copy) hoặc di chuyển sheet:
-Ngay trong workbook: chọn sheet cần copy, bấm giữ phím Ctrl trong khi kéo sheet
này sang bên cạnh, khi thấy hình trang giấy có dấu + thì thả ra Đừng bấm Ctrl nếu move
-Sang workbook khác: Chọn Edit\Move or Copy Sheet hoặc bấm chuột phải vào
sheet rồi chọn Move or Copy, chọn tên của workbook đích trong hộp To book (có thể chọn tên của workbook hiện hành, lúc này xem như thực hiện copy hay di chuyển ngay trong workbook này), chọn nơi dừng chân của sheet cần copy/move tại hộp danh sách Before sheet Nếu muốn copy, chọn hộp kiểm Create a copy, còn nếu không chọn thì xem
như move
6 Gõ công thức phân số bằng tiếng Việt:
Trong quá trình sử dụng công thức phân số hay biểu thức toán học trong MS Equation, sẽ có một lúc nào đó bạn phải gõ cả tiếng Việt vào các công thức này nhưng bạn gặp phải vấn đề Font chữ tiếng Việt Có thể khắc phục vấn đề bằng thủ thuật sau:
-Vào Insert\Object\Microsoft Equation 3.0>OK Gõ công thức tiếng Việt (lúc này
chưa hiển thị tiếng Việt đâu)
- Phủ khối công thức>vào Style\Other> chọn Font tiếng Việt tương ứng>OK
Điểm kỳ I + Điểm Kỳ 2 2
Điểm trung b ì nh cả năm =
3
Trang 31
sgn( )
1
⎩
Nếu x > 0 Nếu x < 0
7 Không cho in đoạn văn bản trong Word:
Trước tiên bôi đen đoạn văn bản không cho in, vào menu Format\Font> mục Effects> đấnh dấu chọn Hidden
Vào menu Tools\Option\View\Formatting marks\chọn Hidden Text.>OK Lúc
này, đoạn văn bản đã chọn sẽ có những dấu chấm li ti ở dưới chân có thể đọc được bình thường nhưng khi in ra sẽ không thấy đoạn văn bản này
8 ẩn hiện con trỏ chuột trong khi trình diễn bằng PowerPoint:
Trong lúc trình diễn các Slide, khi chạm tay vào con chuột, trên màn hình xuất hiện con trỏ chuột, nếu dùng con trỏ chuột để di chuyển ra ngoài cạnhmànhình thì trông rất xấu
Để không phải di chuyển chuột mà trỏ chuột vẫn biến mất khỏi màn hình, bạn dùng tổ hợp phím Ctrl+H và để hiện lại thì dùng Ctrl+A
9 Loại bỏ password trong MS Word:
Đây là cách lấy nội dung của file Word được bảo vệ bởi chức năng Protect Document
ở cấp độ bảo vệ Forms Vào menu Insert\File, chỉ đường dẫn đến file cần bỏ password Vậy
là bây giờ bạn có thể chỉnh sửa thoải mái được rồi Chỉnh sửa xong, vào File\Save để lưu lại
10 Đánh số thứ tự lặp lại giữa các ngắt phần (section break) trong Word:
Bạn thường sử dụng chức năng Bullets and Numbering để đánh số thứ tự liên tục, chức năng này còn cho phép đánh số thứ tự lặp lại giữa các ngắt phần (section break) Ví dụ bạn soạn thảo một tài liệu gồm nhiều chương, và muốn đánh số thứ tự cho các mục ở các chương như sau: Các mục (cấp 1) ở chương 1 được đánh số là 1.1, 1.2,1.3, … Các mục (cấp 1) ở chương 2 được đánh số là 2.1, 2.2, 2.3, và cứ đánh số theo quy tắc như vậy cho các chương tiếp theo Nếu đánh số thủ công thì sẽ mất nhiều thời gian và sẽ khó thóng nhất các kiểu định dạng Do vậy, bạn nên áp dụng kiểu định dạng style để đánh số tự động trong trường hợp này Cách làm như sau:
1/ Vào menu Insert\Break, chọn Next page để ngắt phần giữa các chương
2/ Đánh số tự động cho các tiêu đề chương bằng cách:
- Đặt điểm chèn vào dòng chứa tiêu đề chương 1, sau đó vào menu Format\Bullets and Numbering, chọn thẻ Outline Numbered Chọn kiểu cuối cùng rồi nhấn nút Customize
- Hộp thoại Customize Outline Numbered List xuất hiện Tại mục Number format, bạn thay chữ Chapter thành Chương (hoặc có thể giữ nguyên tuỳ bạn) trong khungLevel, số
1 đang được chọn, nghĩa là tiêu đề chương ở mức 1 Nhấn More để hiển thị thêm các phấn khác ở mục Link level to style, kiểu Heading 1 đạng được chọn, nghĩa là tiêu đề chương mang kiểu định dạng Heading 1 Các thành phần khác, bạncó thể giữ nguyên
- Tiếp theo, bạn chọn số 2 trong khung Level ở hộp Number style, chọn none Các phần khác bạn giữ nguyên
Trang 4- ở bước này, bạn sẽ thiết lập kiểu đánh số tự động cho các mục (cấp 1) ở các chương bằng cách: chọn số 3 trong khung Level Chọn kiểu số, chẳng hạn 1, 2, 3, … trong hộp Number style Lúc này trong hộp Number format xuất hiện số 1, bạn nhấp mũi tên ở hộp Previous level number và chọn Level 1 Lập tức xuất hiện thêm số 1 trong hộp Number style Chọn cả hai số 1 này và tiếp tục chọn Level 1 trong hộp Previous level number Sau
đó, bạn gõ dấu (.) vào giữa hai số1 trong hộp Number style Bạn lưu ý, ở hộp Link level to style, kiểu Heading 3 được chọn, ở hộp Restart numbering after, Level 2 được chọn Cuối cùng nhấn OK
- Như vậy, bạn đã thiết lập kiểu định dạng Heading1 cho tiêu đề các chương, kiểu Heading 3 cho các mục (cấp 1) Vấn đề còn lại là định dạng lại các kiểu style này cho vừa ý mình Sau đó, áp dụng các style này vào tài liệu của mình (có thể gán phím tắt để sử dụng cho nhanh) Với cách thực hiện như trên, bạn có thể đánh số tự động cho các mục ở nhiều cấp khác nhau
11 Khai thác sức mạnh của hàm IF trong Excel:
Hàm If(điều kiện; điều kiện đúng; điều kiện sai) nằm trong nhóm hàm Logical, trả về một kết quả tương tự như nhóm lệnh If… then….Else trong hầu hết các ngôn ngữ lập trình Muốn viết một hàm tương tự hàm If, bạn hãy vào Visual Basic Editor (Alt+F11), gõ mấy dòng lênh tạo ra hàm Neu (tức là Nếu ấy mà) dưới đây để hiểu rõ hơn
Function Neu (DK,DKdung,DKsai)
If DK = True Then
‘Nếu điều kiện là đúng
‘Hàm Neu sẽ lấy giá trị DKdung
Else
‘Bằng không thì
‘Hàm Neu sẽ lấy giá trị DKsai
End Function
Hàm Neu này có công dụng y như hàm If Khong những vậy, khi nhập vào tập hợp hàm của Excel, bạn cũng sẽ được Excel hướng dẫn cách sử dụng giống như khi dùng hàm If
Sức mạnh của hàm If nằm ở chỗ có thể lồng bao nhiêu hàm If con ở bên trong cũng
được Khi đó, mỗi cái đóng ngoặc đơn tương đương với câu lệnh End If của Visual Basic Hãy tham khảo ví dụ về xếp loại học sinh:
Nếu giá trị ô B3 từ 8 đến 10 điểm thì xếp loại giỏi, từ 6,5 đến dưới 8 xếp loại khá, từ 5
đến dưới 6,5 xếp loại trung bình, dưới 5 xếp loại yếu Hàm If có cấu trúc như sau:
=If(B3>=8;”Giỏi”;If(B3>=6,5;”Khá”;IfB3>=5;”Trung bình”;”Yếu”)))
Trong công thức trên, bạn đừng lo biểu thức B3>=6,5 là chưa đủ mà đáng lý ra là B3>=6,5 And B3<=8, bởi những giá trị từ 8 trở lên đã được kiẻm tra bằng If đầu tiên, nếu
đúng vậy nó đã trả về hàm giá trị là “Giỏi” rồi và sẽ không xét tiếp cái If thứ hai nữa Càng lồng vào nhiều điều kiện thì khả năng xảy ra sai sót khi gõ cú pháp của hàm càng lớn Do đó bạn cần lưu ý:
Trang 5-Có bao nhiêu If, bạn phải đóng bấy nhiêu ngoặc đơn cuối công thức Kể từ Excel
2000, cứ mỗi cái ngoặc đơn là Excel lạ dùng một màu khác nhau nên bạn không cần phải
đếm, đến ngoặc đơn có màu đen là đủ số cần thiết Trường hợp thừa hay thiếu, Excel sẽ gợi
ý số ngoặc, bạn chỉ cần chọn Yes là ổn
-Dấu phân cách các đối số của hàm , phân cách hàng ngàn và phân cách hàng thập phân phải quy định trước trong Control Panel/Regional Settings Nừu bạn gõ sai hoặc thiếu dấu phân cách, Excel báo lỗi “The formula you typed contains an error” Chọn OK, Excel sẽ tô đen vùng bị lỗi trong công thức để bạn kiểm tra, sửa lại
-Nếu đặt điều kiện sai, Excel sẽ không phát hiện được để cảnh báo cho bạn Kết quả của hàm bị trật lất mà chính bạn cứ ngỡ là đúng Đây chính là điều tai hại nhất mà bạn nên
cố gắng hạn chế
12 Ghi một Macro tạo phân số trong MS Word:
Bạn muốn có một phân số x2
3x bạn chỉ cần nhập (x
2,3x) ở vị trí muốn đặt phân số, chọn vừa đúng từ dấu ngoặc mở đến dấu ngoặc đóng, rồi bấm một nút lênh macro Trong nháy mắt, bạn sẽ có một phân số:
2
3
x
x Quá khoẻ phải không?
Cách làm rất dễ:
-Mã trường định dạng một phân số, ví dụ x2/3x là: eq \f(x2,3x) (giữa eq và dấu \, có một khoảng trắng), trong đó chuỗi ký tự trước dấu phẩy trong ngoặc đơn là tử số, chuỗi ký tự
sau dấu phẩy là mẫu số Các chuỗi ký tự tử số hoặc mẫu số có thể là các số hoặc dòng văn bản bất kỳ, kể cả khoảng trắng
-Ghi macro tạo phân số dựa trên mã trường theo các bước như sau:
1 Mở một tài liệu mới Nhập ngay đầu tài liệu 2 ký tự bất kỳ trong ngoặc đơn Ví dụ: (2,3)
2 Chọn vừa đúng từ dấu ngoặc mở đến dấu ngoặc đóng (2,3)
3 Bấm kép vào mục REC ở thanh trạng thái để bắt đầu quá trình tạo macro Khi hiện hộp Record Macro, nhập tên macro trong mục Macro Name; tên nhập không có khoảng trắng, ví dụ: “Phanso”. Chọn All Documents (Normal.dot) ở mục Store macro in Xong bấm Toolbars
4 Hộp Customize, tab Commands: bấm giữ trên Normal.NewMacros.Phanso, kéo
và thả lên thanh trình đơn
Kế tiếp bấm Close để hiện hộp ghi macro Lúc này, mọi thao tác từ bước 5 đến 9 dưới
đây sẽ được ghi vào macro (giống như quay một cuốn phim)
5 Bấm Ctrl+X để cắt phần ngoặc đơn được chọn vào Clipboard
6 Bấm Ctrl+F9 để khởi tạo một trường → hiện ra dấu ngoặc trường { } Bấm phím
Delete, rồi phím Backspace để xoá các khoảng trrắng trong trường
7 Nhập eq \s\do3(\f
8 Bấm Ctrl+V để dán phần ngoặc đơn từ Clipboard vào ngay sau chữ f, rồi gõ tiếp một dấu ngoặc đóng (Đoạn mã sẽ là {eq \s\do3(\f(2,3))} Mã chỉ định \s\do3, được thêm nhằm dời phân số xuống giữa dòng văn bản)
Trang 69 Bấm Shift+F9 (sẽ hiện phân số 2
3)
10 Bấm nút Stop ở hộp thu để kết thúc quá trình ghi macro
Vậy là macro tạo phân số đã được ghi xong
Để thử sử dụng, nhập: (x2 + 4x + 2,x + 2), chọn vừa đúng từ dấu ngoặc mở đến dấu ngoặc đóng, rồi bấm Normal.Newmacro.Phanso trên thanh Menu để chạy macro Các bước từ 5 đến 9 sẽ được tự động thực hiên và bạn sẽ có: x2+4x+2
x+2
Từ nay bạn có thể dùng macro này để toạ phân số tuỳ ý trong mọi văn bản
Để nhập phân số theo kiểu Superscript và Subscript lại càng dễ Chỉ cần tạo một macro ghi lại thao tác chèn ký tự dấu chia từ Font Symbol (mã 00A4) Còn lệnh
Superscipt và Subscript đã có sẵn trong thanh Format, chỉ việc nhập tử số và mẫu số, chọn rồi bấm nút tương ứng
Tương tự, sử dụng các mã trường định dạng khác, bạn có thể ghi những macro tạo đủ thứ biểu thức (Tích phân, Tổ hợp, ma trận, ….) Nếu muốn, bạn còn có thể “xuất bản” các macro của mình để bạn bè cùng “xài cho vui”
Tên macro dài, bạn chọn Customize để đổi lại tên Nếu có nhiều macro, nên tạo một trình đơn “Biểu thức” và gom tất cả các macro vào đó
Để xoá các macro, chọn Tool>Macro>Macros, Từ hộp thoại Macros, bấm chọn macro rồi nhấn nút Delete
13 Đảo ngược chữ trong MS Word:
Bạn muốn trang trí cho tài liệu Word của mình bằng một dòng chữ bị đảo ngược hay
đảo lộn xuống dưới như đang nhìn chúng ở trong gương?
Bạn vào MS Word rồi mở WordArt, sau đó gõ dòng chữ của bạn vào Tiếp theo, bạn bấm chọn dòng chữ mới chèn, sẽ thấy xuất hiện 8 nút màu đen bao quanh để điều chỉnh dòng chữ Nụu bạn muốn dòng chữ của minh đảo ngược chiều lại thì đưa chuột đến một trong hai điểm ở hai bên của hàng chữ rồi kéo về hướng thu hẹp hàng chữ lại và cứ thế tiếp tục cho đến khi dòng chữ đã đảo ngược chiều hẳn Tương tự bạn cũng có thể bấm chuột vào
điểm ở biên trên của hàng chữ và kéo xuống dưới để được dòng chữ đảo lộn đầu
14 Đóng khung nhiều cột trong MS Word:
Bạn muón đóng khung riêng cho từng cột trên cùng một trang? Chỉ cần dùng mẹo sau:
- Mở tài liệu có các cột cần đóng khung Vào menu View\Header and Footer
- Nhấn chọn công cụ Rectangle trên thanh Drawing rồi rê chuột vẽ ra một khung chữ nhật làm đường bao có kích cỡ bằng với cột thứ nhất trên trang giấy
- Định dạng khung đường bao trên sao cho chữ phải nằm vừa đủ trong đó, chọn nét viền đậm nhạt theo ý thích
- Đinh dạng xong, chép đường bao này qua cho các cột còn lại trên trang: nhấn chuột chọn khung đường bao vừa định dạng xong, nhấn phím Control, lhi thấy cạnh con trỏ
Trang 7xuất hiện hình dấu + , ta kéo chúng sang các cột còn lại trên trang, vừa kéo vừa canh sao cho các khung bao quanh vừa đủ các chữ của cột Lúc này hai khung Header and Footer ở đầu và
đáy của trang giấy sẽ là hai thước canh giúp ta chỉnh toạ độ của các khung đường bao chính xác hơn sau đó ta nhấn chọn tất cả các khung đường bao (giữ phím Shift khi chọn) nhấn nút Draw trên thanh Drawing, chịn Align or Distribute Horizontally và Distrribute Vertically để gióng thẳng hàng các đối tượng nàytheo chiều dọc và ngang thật chính xác
- Nhấn nút Close để đóng thanh công cụ Header and Footer Vậy là xong
15 Chèn tập tin bất kỳ vào tập tin PDF:
Có thể đính kèm tập tin vào tập tin PDF như sau:
(Từ Adobe Acrobat Professional 6 trở lên)
- Vào menu Tool\Ađvance Commenting\Attach\Show Attach Toolbar
- Muốn đính kèm tập tin nào thì nhấn nút Attach File Tool, nhấp chuột tại điểm cần chèn trên trang PDF rồi chọn tập tin
- Muốn đính kèm một đoạn thu âm, nhấn nút Attach Sound Tool, nhấp chuột vào
điểm cần chèn để mở công cụ thu âm (Sound Recorder) Sau đó tiến hành thu âm
- Muón đính kèm hình từ Clipboard thì nhấn nút Paste Clipboard Image, nhấp chuột vào điểm cần chèn, hình ảnh trong clipboard sẽ được dán vào vị trí được chọn
- Cuối cùng vào menu File\Save (hay Save As) để lưu lại tập tin PDF này
16 Trích xuất một hay nhiều trang bất kỳ từ tập tin PDF:
(Từ Adobe Acrobat Professional 6 trở lên)
- Mở tập tin PDF, vào menu Document\Page\Extract để mở hộp thoại Extract Page
- Muốn trích xuất từ trang nào thì nhập số trang vào ô From và To Nếu muốn xoá
bỏ trang đã được trích xuất khỏi tập tin PDF gốc thì đánh dấu chọn Delete Page After Extracting Nhấn OK để chương trình làm việc
- Khi hoàn tất, các trang được trích xuất sẽ tạo thành một tập tin PDF mới Để lưu tập tin này, vào menu File\Save (Ctrl+S) hay Save As (Ctrl+Shift+S)
17 Gỡ bỏ mật khẩu chống sửa đổi tài liệu trong Word
Bạn có bao giờ mở một tài liệu Word mà không sửa đổi được gì không? Khi đó bạn gõ vào hay xoá bất kỳ cái gì cũng không được, một vài nút trên thanh công cụ Standard và Formatting sẽ mờ đi, dòng trạng thái xuất hiện “This command is not available because the document is locked for edit” đó là tài liệu đã được bảo vệ bằng mật khẩu khong cho phép ai sửa đổi nó (xem chơi thì được) Nhưng chúng ta có thể bỏ mật khẩu này để sửa tài liệu được bằng hai cách:
Phương pháp 1: Vào Microsoft Word, mở tài liệu có mật khẩu chống sửa đổi, vào menu Edit\Select All (hoặc nhấn Ctrl+A) để đánh dấu toàn bộ khối tài liệu > chép khối (nhấn Ctrl+C hoặc vào menu Edit\Copy) > đóng tài liệu này lại > mở một tài liệu mới, dán khối vào (nhấn Ctrl+C hoặc vào menu Edit\Paste) > lưu tài liệu lại
Phương pháp 2: Vào Microsoft Word, mở một tài liệu mới > vào menu Insert\File > trong hộp thoại Insert File, chọn tập tin có mật khẩu chống chỉnh sửa, rồi nhấn nút Insert để chèn nội dung của nó vào > lưu tài liệu lại
Trang 818 Kiểm soát việc định dạng các đề mục trong văn bản MS Word bằng Style:
Có khi nào bạn phải đánh một văn bản dài khoảng 10 trang trở lên, có các mục lớn
được phân thành nhiều cấp đề mục nhỏ hơn như: A, I, 1, 1.1, 1.1.1,… ? khi ấy bạn ắt phải
đau đầu khi phải dò từng đề mục để định dạng: thụt đầu dòng bao nhiêu, phông chữ gì, nghiêng, đậm … Sao cho thống nhất trong cả văn bản dài ngoằng đó Đây là phương thuốc Style, đảm bảo “hết nhức đầu mà không gây buồn ngủ”:
* Trong tập tin văn bản, quét chọn dòng tiêu đề cấp cao nhất cần định dạng, dùng
chuột nắm cái con trỏ thụt đầu dòng (First Line Indent) trên thước ngang của văn bản kéo
vào một đoạn (dài ngắn bao nhiêu tuỳ thuộc vào cấp đề mục – cấp cao nhất không nên thụt dòng)
* Vào menu Format\Style and Formatting\New Style > tronghộp Name, gõ vào tên
chọn Font, Paragraph, Border, Numbering sao cho thích hợp > nhấn nút Shortcut Key
để đặt phím tắt cho style (trong MS Word XP: thành phần Shortcut Key nằm trong nút
Format) > trong hộp Press new shortcut key bấm tổ hợp phím tuỳ chọn (tôt chọn Ctrl+1),
rồi bấm Assign Windows sẽ thông báo bên dưới hộp Press new shortcut key rằng tổ hợp phím bạn chọn trùng với một tổ hợp phím Windows nào đó có sẵn hoặc tổ hợp này chưa ai
đăng ký Nhớ rằng Windows sẽ ưu tiên tổ hợp phím ấy cho bạn nếu có trùng lặp (hào phóng ghê!) Cuối cùng ấn OK, rồi Apply Bây giờ bạn thử di chuyển dấu chèn đến một dòng bất
kỳ và ấn tổ hợp phím tắt vừa đặt xem, được đấy chứ hả?
* Tiếp tục như vậy, bạn tạo ra các đề mục cấp thấp hơn với khoảng cách thụt đầu dòng lớn hơn một chút, chữ nhỏ hơn một chút… Với các tên phím tắt lần lượt là TieuDe2
(Ctrl+2), TieuDe3 (Ctrl+3)…
Sau này khi gặp văn bản có bố cục phức tạp với nhiều cấp đề mục, Chọn cấp đề mục cấp thứ nhất bấm Ctrl+1, đề mục cấp thứ hai bấm Ctrl+2, … Chúc thành công
Tạo một danh sỏch font trong mỏy tớnh bằng macro của MS Word
Để dễ dàng xem và thay đổi cỏc phụng chữ trong tài liệu, bạn cú thể tạo ra một danh sỏch cỏc phụng chữ (bao gồm mẫu phụng) trong Word Cỏch làm như sau:
- Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Visual Basic Editor (hay nhấn Alt+F11)
- Ở cửa sổ bờn trỏi, nhấn đỳp vào NewMacros Ở cửa sổ bờn phải, nhập vào đoạn mó dưới đõy (cú thể chộp tại www.echip.com.vn ):
Sub ListAllFonts()
Dim J As Integer
Dim FontTable As Table
'Mo mot tai lieu moi
Set NewDoc = Documents.Add
'Tao bang va dat tieu de bang
Set FontTable = NewDoc.Tables.Add(Selection.Range, FontNames.Count + 1, 2)
Trang 9With FontTable
.Borders.Enable = False
.Cell(1, 1).Range.Font.Name = "Arial"
.Cell(1, 1).Range.Font.Bold = 1
.Cell(1, 1).Range.InsertAfter "Font Name"
.Cell(1, 2).Range.Font.Bold = 1
.Cell(1, 2).Range.InsertAfter "Font Example"
End With
'Duyet qua tat ca cac phong va them chung vao bang
For J = 1 To FontNames.Count
With FontTable
.Cell(J + 1, 1).Range.Font.Name = "Arial"
.Cell(J + 1, 1).Range.Font.Size = 10
.Cell(J + 1, 1).Range.InsertAfter FontNames(J)
.Cell(J + 1, 2).Range.Font.Name = FontNames(J)
.Cell(J + 1, 2).Range.Font.Size = 10
.Cell(J + 1, 2).Range.InsertAfter "ABCDEFG abcdefg 1234567890"
End With
Next J
FontTable.Sort SortOrder:=wdSortOrderAscending
End Sub
- Nhấn Alt+Q để trở về cửa sổ Word Vào menu Tools\ Macro\ Macros (hoặc nhấn Alt+F8), chọn tên macro ListAllFonts, nhấn nút Run
- Word sẽ tạo ra một danh sách phông trong tài liệu mới Từ đây bạn cũng có thể in nó ra giấy dễ dàng.
Gỡ bỏ hàng loạt liên kết trong MS Word
Trong Word, nếu chúng ta không tắt chế độ tự động tạo liên kết tới địa chỉ trang web thì mỗi lần đánh một địa chỉ web, chương trình sẽ tự động chuyển thành liên kết (hyperlink) Nếu bạn muốn sửa địa chỉ này thì không thể, bạn phải nhấn chuột phải vào, chọn Remove Hyperlink để gỡ bỏ liên kết mới sửa được Khi cần gỡ bỏ nhiều liên kết thì làm cách trên sẽ rất mất công Tôi sẽ cung cấp cho bạn một macro để gỡ bỏ hàng loạt liên kết thật nhanh chóng
Trước tiên, bạn vào menu Tools\ Macro\ Visual Basic Editor (Alt+F11) Tại cửa sổ Microsoft Visual Basic, vào menu Insert\ Module và nhập đoạn mã sau vào (có thể chép tại www.echip.com.vn )
Sub RemoveHyperLink()
Dim oHlink As Hyperlink, i As Long, MyRange As Range, _
oToc As TableOfContents, LinkIsInToc As Boolean
For i = ActiveDocument.Hyperlinks.Count To 1 Step -1
With ActiveDocument.Hyperlinks(i)
Set MyRange = Range
LinkIsInToc = False
For Each oToc In ActiveDocument.TablesOfContents
If MyRange.InRange(oToc.Range) Then
LinkIsInToc = True
Exit For
End If
Next oToc
If Not LinkIsInToc Then
Trang 10MyRange.Font.Reset
End If
End With
Next i
End Sub
Nhập xong, nhấn Alt+Q để quay về cửa sổ MS Word Chạy macro bằng cách vào menu Tools\ Macro\ Macros, chọn RemoveHyperLink và nhấn nút Run.
Một số thao tác với Microsoft Word
Thông thường khi bạn xử lý với Microsoft Word, Word tự động hiển thị những font bạn thường dùng trong cửa sổ xuống (pull-down) Tuy nhiên, nếu bạn phải
xử lý nhiều font, Word phải liên tục thay đổi vị trí menu font làm chậm quá trình
xử lý Để tạm loại bỏ tính năng này, chọn Tools/Customize và bỏ "List font names in their font" rồi nhấn "Close"
* Phóng to, thu nhỏ văn bản
Nếu chuột của bạn có con lăn (wheel), bạn có thể dễ dàng phóng to, thu nhỏ màn hiển thị văn bản bằng cách giữ phím Ctrl (Control) rồi kéo con lăn về phía trước (phóng to) hoặc phía sau (thu nhỏ)
* Kiểm soát danh sách phím nóng
“Phím nóng” (shortcut key) tăng tốc quá trình làm việc của bạn lên rất nhiều lần Để nắm bắt các phím nóng trong Wordl 2000, bật tính năng Help (Windows/Help), chọn thẻ Index Tiếp đến, gõ
"Keyboard shortcuts" và nhấn Search Dưới tuỳ chọn "Choose a topic", chọn "Print a list of
shortcut keys" Bạn đã có một danh sách các phím nóng tiện dụng!
Trong những phần mềm của Office XP như Word và Excel thường trong cửa sổ Open File, ngay nút Open nếu bạn bấm nút mũi tên gần đó sẽ thấy có một menu hiện ra cho bạn các chức năng
để mở tập tin như: Open Read Only: Mở tập tin ra để xem chứ không chỉnh sửa nội dung được Open as Copy: Mở một bản sao của tập tin Open in Browser: Cho phép mở tập tin đó bằng trình duyệt Open and Repair: Nếu như tập tin đó có lỗi thì dùng chức năng này để sửa lỗi (nếu có thể trước khi mở tập tin
* Tạo shortcut đến một đoạn trong tài liệu Word
Khi bạn muốn mở tài liệu quá dài và di chuyển nhanh đến đoạn bạn cần, bạn có thể tạo một shortcut đến đoạn văn đó trên Desktop của Windows bằng cách tô đen để chọn đoạn văn bản này rồi nhấn nút Copy trên thanh công cụ, di chuyển chuột ra màn hình Desktop, bấm chuột phải
và chọn mục Paste Shortcut Lúc này bạn chỉ cần bấm đúp vào shortcut vừa tạo là Word sẽ mở
ra cho bạn ngay đoạn văn bạn cần
Bạn có thể canh lề trước khi nhập nội dung một đoạn văn bản mới một cách nhanh nhất là trên dòng trống của văn bản, nếu bạn muốn canh lề trái bạn bấm đúp chuột ngay vị trí bên trái của tài